JPH11195060A - 手続管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 手続の管理を行うデータベースにおいて、デ
ータの表示を行う際に、手続に用いたファイルの内容を
即座に表示、確認できるデータの表示方式を提供する。 【解決手段】外部文書ファイルを指定し、それに含まれ
るキー項目のデータを抽出する。抽出したデータと共に
データベースに外部文書ファイルのファイル名とパス名
を記録する。データ管理は、キー項目のデータにて行
い、データベースの入力画面等に設けられた呼出し手段
を操作すると外部文書ファイルが直接参照できる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、特許管理データベ
ースのようなデータベースによる手続管理システムに関
する。更に詳細には、オペレータの操作を軽減できる特
許管理データベース等における手続管理システムに関す
る。

【０００２】

【従来の技術及びその問題点】近年、各種団体、政府機
関等へ行う手続が、電子化される傾向にある。電子化さ
れた手続に用いたファイル等から、データの確認を行い
ながら電子的にデータベースに管理データの入力を行う
データ表示入力方式を本出願人は先に提案している（特
願平９−２１２６８５号）。然るに、管理データのデー
タベースは、手続に用いた全内容を管理するものではな
い。このため、管理データと手続に用いた全内容、或は
これに近い内容を関連付けて表示、確認できる手続に関
するデータベースを用いた手続管理システムが望まれて
いる。

【０００３】特に、特許出願管理システムのような特許
手続に関するデータベースにおいては、必要な種々の手
続が逐次的に何度も発生する。また、図面等のように電
子化すると媒体の容量を多く必要とする内容も含まれ
る。このため、管理データベースには、書誌事項等の管
理データのみを置き、必要に応じて図面等を即座に表
示、確認できるデータベースを構築することが望まし
い。特に特許の分野にあっては、特許出願時には、願
書、明細書、図面、要約書等を用意し、これをファイル
に保存する。管理データベースには、願書、明細書、要
約書などから、書誌事項あるいは、書誌事項と要約書な
どの基本データを記録し、必要に応じて図面、全文明細
書などを即座に表示できるシステムが望まれている。一
般に、全手続を記録して保管した単位を包袋と称してい
るが、この単位をそのままデータベースに登録し、単位
毎に入出可能にデータベースを構築すると、データベー
ス固有の構造に包袋等のデータが拘束され、管理システ
ム、ソフトウェア共に大がかりなものとなり、開発に工
数がかかると共に、信頼性にも問題を生じやすい。

【０００４】一般に包袋管理システムと期日等の管理シ
ステムは、その性格を異にするもので、期日等の管理シ
ステムは、審査請求期日、年金納付期日等を簡易迅速に
管理するものであって、包袋管理システムは、全手続の
履歴を管理するものである。これらのシステムは、扱う
データ量の相違から、管理方式およびデータ構造をそれ
ぞれに適したものにすることが必要である。然るに、期
日等の管理システムと包袋の管理システムは、同時に稼
動することが望ましい。例えば、審査請求期限に来てい
るものを期日の管理システムで抽出した後、手続の全内
容を保管する包袋管理システムから、詳しい内容を確認
したい要求が生じる。専用の包袋管理システムを構築す
るのはシステムが肥大化するのであまり得策ではなく、
また、期日管理システムのみでは、充分な管理ができな
い。また、期日等の管理と包袋管理等の総合的な管理を
行うデータベースは、システム、プログラム量共に膨大
となり、費用、開発時間等の面で問題がある。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述の従来
技術の問題を解決することを課題とする。すなわち、本
発明は、手続の管理を行うデータベースにおいて、デー
タの表示を行う際に、手続に用いたファイルの内容を即
座に表示、確認できる手続管理システムを提供すること
を課題とするものである。また、本発明は、期日等の手
続の管理と包袋管理を統一的に効率よく行うとともにシ
ステム全体を経済的に構築できるデータベースを用いた
手続管理システムを提供することを課題とするものであ
る。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明（請求項１）は、
手続き、例えば各種団体や政府機関、民間機関等に行っ
た手続に関する種々の項目からなるレコードを保持し、
手続の管理等を行うデータベースを用いた手続管理シス
テムにおいて、前記データベースは前記手続に関する外
部文書ファイルが蓄積されている蓄積位置およびファイ
ル名を、前記レコードの項目に関連づけて蓄積してお
り、前記項目を指定することにより関連する外部文書フ
ァイルを前記蓄積位置およびファイル名を基に呼び出
し、その内容を前記データベースの表示画面に表示する
ことを特徴とする。

【０００７】また、本発明の一態様（請求項２）は、上
記発明において、データベースに１ないし複数の手続き
の種類を表示する表示窓を備え、この表示窓に表示され
た手続きを指定することにより、その指定された手続に
相当する外部文書ファイルを、読み込み表示することを
特徴とする。また、本発明の他の態様（請求項３）は、
上記発明（請求項１）において、データベースに１ない
し複数の手続きの種類を表示する表示窓を備え、この表
示窓に表示された手続きの指定および編集指定をするこ
とにより、その指定された手続に相当する外部文書ファ
イルの複製を作成し、その複製ファイルを編集ソフトウ
ェアに読み込んで編集し、新たな手続き文書を作成する
ことを特徴とする。また、本発明の他の態様（請求項
４）においては、上記表示窓には手続き名と手続きの提
出日が対となって表示され、呼び出しの指示が与えられ
ることによって、データの蓄積に用いた外部文書ファイ
ルの内容が表示されることを特徴とする。

【０００８】また、本発明（請求項４）は、手続きに関
する種々の項目からなるレコードを保持し、手続きの管
理等を行うデータベースを用いた手続管理システムにお
いて、前記手続きに関する外部文書ファイルをデータベ
ースの入力用ファイルとして指定する手段と、前記外部
文書ファイルから、データベースのレコードの項目を抽
出する手段と、前記抽出した項目を登録するとともに、
前記外部文書ファイルの蓄積位置およびファイル名を、
手続の種類を表す項目に関連づけて登録する手段を備
え、登録された手続の種類を表す項目を指定することに
より、関連する外部文書ファイルを呼び出して表示する
手段を有することを特徴とする。

【０００９】

【作用】手続のために作成した例えば特許願や手続補正
書、審査請求書あるいは手続において特許庁から受け取
った例えば拒絶理由通知書等の諸通知に関する文書が外
部文書ファイルとして適宜の媒体に蓄積されている。本
発明の手続管理システムにおいては、データベースは、
手続に関する種々の外部文書ファイルの蓄積位置（ファ
イルのパス名）およびファイル名を、前記レコードの項
目のひとつとしてそれぞれ蓄積している。そして、その
ようなデータを蓄積しているデータベースの検索操作中
においては、表示したレコードの所望の項目を操作者が
指定することによりその項目に関連する外部文書ファイ
ルを、前記蓄積位置とファイル名に基づいて呼び出し
て、画面に表示する。外部文書ファイルの指定は、例え
ば手続きの種類を表示する表示窓を設け、この表示窓に
表示された手続きを指定することにより行うことができ
る。本発明によれば、データベースのデータの表示を行
う際に、手続に関連する外部文書ファイルを容易に呼出
して表示、確認することができるので、手続の管理のた
めの作業が効率的となり、手続の管理システムとして極
めて有効なシステムが構築できる。

【００１０】また、本発明（請求項５）の手続管理シス
テムにおいては、まず、手続きのために作成しあるいは
手続きにおいて受け取った、外部文書ファイルをデータ
ベースの入力用ファイルとして指定する。指定の方法と
しては、例えば外部文書ファイルのアイコンをデータベ
ースのアイコンまたはウインドウへドラッグドロップ操
作するというグラフィカルでわかりやすいインターフェ
イスを用いると良い。次に指定された文書ファイルから
書類名、提出日、整理番号、出願番号などの入力項目を
抽出する。これらの入力項目は、文書ファイルのパス名
およびファイル名とともに、データベースに蓄積され
る。なお、入力後に文書ファイルのパス名、ファイル名
を変更したときのために、データベースに蓄積したファ
イル名を変更できるものとする。このようにして蓄積さ
れたデータベースの検索においては、検索の結果として
あるレコードが表示されたとすれば、表示されている特
定の手続についてその基となる文書ファイルを確認した
いときには、パス名とファイル名を基に文書ファイルを
呼び出す。そのためのボタンを備えるとよい。しかし、
文書ファイルを呼び出すのはボタンに限らず、指示を与
えられるものであればどのようなものでもよい。たとえ
ば、項目名あるいは書類名のリストの上でマウスをダブ
ルクリックするようなものであっても良い。指定された
文書ファイルは、例えばパソコン出願のファイルであれ
ば、ＨＴＭＬ形式のものを用い、読込みの指示により、
ブラウザに読込まれ、表示される。本発明によれば、特
許管理のような手続の管理における書誌的事項の管理と
包袋管理のような文書管理が同一のプラットフォームで
効率よく行われる。また、包袋管理のために多くのプロ
グラムコードを書く必要がないので、システム全体を経
済的に構築することが可能となる。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下に本発明の実施の形態を、添
付図面を参照して説明する。図１は、本発明の一実施例
の特許手続きデータベースのフロー図である。図中参照
番号Ｓ１００は、外部ファイル１０の読込み指定を行う
ステップを示す。読込みの指定方法は種々のものがある
が、図２に示す如くファイルを示すアイコン２１をデー
タベース管理ソフト等のアプリケーションのアイコン２
２にドラッグアンドドロップする方法、図３に示す如く
ファイルを表すアイコン３１を起動したアプリケーショ
ンのフォーム３２上にドラッグアンドドロップする方
法、図４に示す如くアプリケーションのメニューからフ
ァイルの一覧４１を表示して選択させる方法等がある。

【００１２】選択されたファイルは、ステップＳ１０１
にてアプリケーションに読込まれる。読込まれたファイ
ルは図示せぬチェックルーチンによりファイル形式等が
確認され、必要によりファイル形式の変換が行われる。
例えば内部処理をテキスト形式で行っている場合は、入
力ファイルがＨＴＭＬ形式やワープロの固有の形式等の
ファイルであれば、これをテキスト形式に変換してから
処理する。ファイル形式の変換はこの発明を特に構成す
るものではないが、選択されるファイルとして形式があ
らかじめ予想されるものについては、変換ルーチンを用
意しておいたほうが利用に便利である。

【００１３】読込まれるファイルの内容は例えば特許手
続き関係のものであれば、図５に示すような例がある。
図５は特許出願願書の形式を示すものであり、各項目の
表題がすみ付括弧による識別子で括られ、その直後にそ
の表題の内容が続く形式となっている。アプリケーショ
ンは、すみ付括弧による識別子で識別された内容に沿っ
てデータベースのデータ項目にデータを割り当てる。書
類名は必須項目なので、入力ファイル中に必ずある。ま
た、提出日あるいは発送日は、ほとんどの書類に記載さ
れているので、書類名と日付が手続きの経緯を示すこと
となる。なお、日付が手続き中にない場合は、パソコン
で管理しているシステムの日付を割当てることもでき
る。

【００１４】図６は、本実施例のデータベースのレコー
ドの構成の例を示す概念図である。レコード６０は各項
目が所定の順序で並べられた構成を有し、特に、手続名
・提出日の項目６２に対応してその手続に用いられた外
部ファイルのパス名・ファイル名の項目６６が設けられ
ている。特許庁に特許願の手続きを行った場合は、例え
ば図５に示すような様式の外部ファイルができるので、
このファイルからデータベースのレコードを抽出すると
図６に示すように、整理番号６１１、手続名・提出日６
２、分類（国際特許分類）６３、発明の名称６４、出願
人６５などのデータを登録することができる。これまで
の説明中で、外部ファイルとして説明しているのは、デ
ータベースと切り離されたファイルという意味であっ
て、同じハードディスク上に存在しても良く、また、ネ
ットワークに接続されたサーバーの記憶領域に存在して
もよい。

【００１５】外部ファイルに出願番号、登録番号等の１
出願に一つしかないキーが含まれていれば、これを用い
てデータベースを検索する。外部ファイルを指定して検
索する方法は本発明者による前記先の出願（特願平９−
２１２６８５号）において詳述した図８に示す方法をと
ることができる。以下にその概略を説明する。読込まれ
るファイルの内容は例えば特許手続き関係のものであれ
ば、図５に示すものがある。図５は特許出願願書の形式
を示すものであり、各項目の表題がすみ付括弧による識
別子で括られ、その直後にその表題の内容が続く形式と
なっている。特許出願願書５０には、後に変更されない
キーとして利用できる項目「整理番号」がある。特許以
外のどのようなドキュメントであっても、手続きとキー
とが対を成しているものであれば本発明の方法が適用で
きるのが明らかである。項目「整理番号」がアプリケー
ション側でキーの項目として設定されている場合、ステ
ップＳ８０２で、読み込まれた外部ファイル８０中に設
定されたキーの項目と同じ項目が有るか無いか、即ちキ
ー項目「整理番号」を外部ファイルの識別子で囲まれた
項目名を探索し、対応する内容を取出す。図５に示す例
では項目「整理番号」の内容は「Ｐ１２３４５６」とな
っている。

【００１６】次いでステップＳ８０３にて、データベー
ス中にファイルから取り出した内容「Ｐ１２３４５６」
と一致する「整理番号」を持つレコードがあるか検索を
行う。検索は通常インデックスファイル８１を用いて行
う。ステップＳ８０４で、該当するレコードの有無の確
認を行い、該当するレコードがあれば、ステップＳ８０
５にてデータベース８２のマスターファイルからそれを
読み出す。読み出された内容はステップＳ８０６にて、
ディスプレイの画面８３上に表示される。例示では、デ
ィスプレイ８３の項目１から項目３までが既に入力済み
になっていることが示される。この状態は、同じ整理番
号をキーとするデータがデータベース８２に蓄積され、
項目１から項目３までが入力されていることを示す。特
許事務所等で分類は後に付与するとして整理番号と、名
称と出願人名までを先に入力しておくような利用の形態
がこのレコードの状態である。

【００１７】次いでステップＳ８０７において、ステッ
プＳ８０１で読込まれたファイルの内容と整理番号をキ
ーとして読出されたレコードのデータの内容の比較が行
われ、両者の差分がチェックされる。差分があればその
差分はステップＳ８０８で新規入力データとしてディス
プレイの画面８４に表示される。図８の例ではディスプ
レイの画面８４の項目７から項目９で示される内容が既
に記録されたレコードのデータに無い部分、即ち追加さ
れるべき部分を示している。このように、外部ファイル
を読み込んで、その中にあるキー項目を用いてデータベ
ースの検索を行い、該当するレコードがあればこれを表
示し、外部ファイルに更に追加データがあればこれを新
規入力データとしてディスプレイの画面８４に表示する
のである。もちろん表示したデータは、登録ボタンのア
イコン８５をクリックする等の操作を行うことによりデ
ータベース８２に保存できる。なお、差分がある旨の確
認メッセージを出して操作者に注意を促し、確認ボタン
をクリックすることで差分の表示を行わずに登録するこ
ともできる。

【００１８】本実施例においては、図６に示すように手
続名、提出日に続いて、ファイルのパス名とファイル名
６６を記録する点が前記先の出願とは大きく異なる点で
ある。ファイルのパス名にはネットワークのパス名を指
定しても良く、この場合は、外部ファイルがネットワー
ク上に置かれる。

【００１９】以上のようにしてデータベース中に登録さ
れた外部ファイルのパス名・ファイル名を利用した外部
ファイルの呼出しについて説明する。図１の参照番号１
１０で示されるのは、提出日でソートされた、手続きの
一覧を表示する窓である。この窓に表示された手続き名
をマウスでダブルクリックするか、選択して呼び出しボ
タン１１２を押し下げると、図６の手続名・提出日６２
に対応させて記録されたパス名・ファイル名の項目６６
により指定される外部ファイルが読込まれる。特許庁の
パソコン出願の仕様では１手続が１文書ファイルとなる
ように文書ファイルが作成されなければならない。例え
ば、特許出願の手続においては、願書、明細書、図面、
要約書の４個の書類が１つのＨＴＭＬ文書ファイルとし
て構成され、１つのファイル名がつけられる。したがっ
て、キーワードによって検索されたレコードにおける手
続き名を指定することにより、その手続に関わる書類を
読み込んで表示することができる。すなわち、特定の願
書番号を持つ出願の図面を閲覧したいときには、願書番
号によりレコードをデータベースで検索し、レコードが
存在したら、手続の一覧を表示させ、手続が特許願であ
る欄を選択することにより、対応する文書ファイル名が
わかり、その対応する文書ファイルをブラウザに読み込
むと、特許願、明細書、図面、要約書を含む書類が表示
可能となり、ブラウザ上で図面を探して見ることができ
る。各手続の種類ごとに含まれるべき書類名は予めわか
っているので、手続を選択したときに、含まれる書類名
の一覧を表示するようにすれば、目的の書類がその手続
の文書ファイルに含まれているか否かが容易にわかる。
なお、選択された手続名・提出日に対応するファイルの
パス名とファイル名が窓１１１に表示される。読込まれ
たファイルの内容は、図７に示されるようにデータベー
スの表示窓７１の手前に重畳して表示されるファイル表
示窓７２に表示される。

【００２０】ファイルがＨＴＭＬ形式で構成されている
場合は、ウェブブラウザを起動して表示を行うことがで
きる。その際、ＨＴＭＬ形式のファイルの編集が可能な
編集ソフトを用いて読込んだファイルの表示および編集
を行うようにすることができる。例えば、特許手続にお
いて、手続補正指令に応答するするため、補正書を作成
するときは、補正の対象となる手続を表示窓に表示さ
せ、該当する手続をマウスでクリックするなどして指定
し、呼出しボタン１１２の左にある編集ボタン１１４を
クリックする。これにより、窓１１１に現れたファイル
名を持つファイルの複製が図９のステップＳ９０１で示
されるように作成される。ファイル名は例えば、Ｃ：￥
包袋￥ＴＥＭＰ０１．ＨＴＭのようになる。次いで、こ
の複製されたファイルがステップＳ９０２に示すよう
に、予め設定したワードプロセッサ、ＨＴＭＬファイル
編集ソフト等で読み込まれ、編集される。すなわち、手
続に用いた原本に何ら影響を与えずに、複製のファイル
を用いて補正書等の手続を即座に作成することができ
る。ワードプロセッサ、ＨＴＭＬファイル編集ソフト
（アプリケーション）の指定方法は、特に本発明を構成
するものではなく、設定ファイル等に記録しておき、ア
プリケーションの起動時にパラメータとして複製したフ
ァイルを指定すればよい。このようにすれば、包袋の閲
覧と、包袋を用いた手続書類の作成、および担当部署等
への連絡文書の作成等を容易に行うことができる。

【００２１】本実施例によれば、ファイルを指定してデ
ータの入力を行う手続きの管理データベースに、ファイ
ルのパス名とファイル名を記録しておくことで、管理デ
ータベースから、容易に元のファイルを呼出して表示す
ることができるので、特許手続の包袋管理システムとし
て極めて有効なシステムが構築できる。また、手続が、
書類名と日付をセットとして表示されるので、出願の経
緯が容易に理解でき、原文書の参照が容易になる。図面
についても、管理データベースと、出願書類とで２重に
保管する必要がないので、経済的な効果も発揮できる。
また、包袋の閲覧と、包袋を用いた手続書類の作成、お
よび担当部署等への連絡文書の作成等を容易に行うこと
ができる。更に、手続書類を、明細書と納付書とで別々
のコンピュータに分けて保管し、本発明にかかるデータ
ベースに記録されたパス名とファイル名によりこれらを
統合して管理することも可能になり、システムの運用を
極めて柔軟に行うことができる。

【００２２】

【発明の効果】以上述べたように、本発明によれば、手
続のデータベース管理のために操作中に原手続のファイ
ルを容易に参照し確認したり、あるいはファイルの複製
を用いて新たな文書を作成したりすることができるの
で、手続の管理のための作業が効率的となり、手続の管
理システムとして極めて有効なシステムが構築できる。

【００２２】また、本発明によれば、ファイルとして作
成した政府機関、民間機関等への手続きにおける期日の
ような書誌事項の管理と包袋管理のような原手続ファイ
ルの文書管理を、同一のプラットフォームで効率よく柔
軟に行うことができる。また、包袋管理のために多くの
プログラムコードを書く必要がないので、システム全体
を経済的に構築することが可能となる。

【００２３】また、外部文書ファイルをデータベースの
入力用ファイルとして指定する場合には、データ入力の
誤りもなく、経済的且つ簡便で高機能なデータベースが
構築できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の手続管理システムのフロー
図、

【図２】本発明の実施例の読込み指定の方法の一例を示
す図、

【図３】本発明の実施例の読込み指定の方法の他の例を
示す図、

【図４】本発明の実施例の読込み指定の方法のさらに他
のを示す図、

【図５】本発明の実施例の外部ファイルの一例を示す
図、

【図６】本発明の一実施例のレコードの一例を示す概念
図、

【図７】読み込まれたファイルの表示例を示す図、

【図８】外部ファイルを読み込んで対応するレコードを
検索し、新たなデータを含む項目を表示する手順を示す
図、

【図９】複製を作成し、編集する手順を示す図。

【符号の説明】

１０…外部ファイル、１１０…表示窓、１１２…呼出し
ボタン、１１３…登録ボタン。

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】手続に関する種々の項目からなるレコード
   を保持し、手続の管理等を行うデータベースを用いた手
   続管理システムにおいて、前記データベースは前記手続
   に関する外部文書ファイルが蓄積されている蓄積位置お
   よびファイル名を、前記レコードの項目に関連づけて蓄
   積しており、前記項目を指定することにより関連する外
   部文書ファイルを前記蓄積位置およびファイル名を基に
   呼び出し、その内容を前記データベースの表示画面に表
   示することを特徴とする手続管理システム。
2. 【請求項２】データベースに１ないし複数の手続きの種
   類を表示する表示窓を備え、この表示窓に表示された手
   続きを指定することにより、その指定された手続に相当
   する外部文書ファイルを、読み込み表示することを特徴
   とする請求項１記載の手続管理システム。
3. 【請求項３】データベースに１ないし複数の手続きの種
   類を表示する表示窓を備え、この表示窓に表示された手
   続きの指定および編集指定をすることにより、その指定
   された手続に相当する外部文書ファイルの複製を作成
   し、その複製ファイルを編集ソフトウェアに読み込んで
   編集し、新たな手続き文書を作成することを特徴とする
   請求項１記載の手続管理システム。
4. 【請求項４】表示窓には手続き名と手続きの提出日が対
   となって表示され、呼び出しの指示が与えられることに
   よって、データの蓄積に用いた外部文書ファイルの内容
   が表示されることを特徴とする請求項２または請求項３
   記載の手続管理システム。
5. 【請求項５】手続きに関する種々の項目からなるレコー
   ドを保持し、手続きの管理等を行うデータベースを用い
   た手続管理システムにおいて、前記手続きに関する外部
   文書ファイルをデータベースの入力用ファイルとして指
   定する手段と、前記外部文書ファイルから、データベー
   スのレコードの項目を抽出する手段と、前記抽出した項
   目を登録するとともに、前記外部文書ファイルの蓄積位
   置およびファイル名を、手続を表す項目に関連づけて登
   録する手段と、登録された手続を表す項目を指定するこ
   とにより、関連する外部文書ファイルを呼び出して表示
   する手段を有することを特徴とする手続管理システム。