JPH1127487A - 文書管理方法および装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】文書の登録や更新が行われた際に、自動的にユ
ーザへ通知し、ユーザの手間や時間の浪費を低減するこ
とのできる文書管理方法および装置を提供する。 【解決手段】文書の登録や更新が行われた際に、予め設
定された条件に基づいて、ファイル制御部（１３）がデ
ータベース（１４）に登録されている文書の検索を行
い、この検索結果からフォーム生成部（１２）で文書目
録フォームを生成して、これをＩＯＴ（１７）、ファク
シミリ装置（４）、ＰＣ（５）の少なくとも１つから出
力する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、文書管理方法お
よび装置に関し、特に、文書の登録や更新等の処理が行
われた際に、ユーザに自動通知する文書管理方法および
装置に関する。

【０００２】

【従来技術】近年、コピー機能やファクシミリ機能を有
するマルチファンクションＯＡ機器では、これらの機能
に加えてファイル機能を具備した文書管理装置が提供さ
れている。この文書管理装置においては、電話回線を通
じて遠隔のファクシミリ装置からも文書の登録や取得な
どの操作が行えるようにしたシステムも提案されてい
る。

【０００３】例えば、特開昭６３−２６８３２７号では
登録されたユーザ毎に受信データを蓄積する通信端末装
置に関する技術が提案され、特開平５−７５６４６号で
は、電子掲示板機能を有するファクシミリ蓄積交換装置
に関する技術で、新しい電子掲示板電文が登録されると
その登録掲示板番号や登録加入者名、登録日時等の情報
を編集してファクシミリイメージに変換して、電子掲示
板の加入者に配信するシステムが提案されている。

【０００４】また、文書管理装置における文書の登録や
取得等の操作を特定のフォームを用いて行うことができ
るシステムも提供されており、特開平８−１６６０５号
では、このような特定のフォームを用いたシステムがネ
ットワーク環境により、文書が分散して登録されている
場合のフォームの転送に関する技術が提案されている。

【０００５】ここで、特定のフォームを利用して文書管
理装置の操作を行うシステムについて説明する。

【０００６】図７は、文書管理装置の操作を行うフォー
ムの一例を示した図である。

【０００７】図７において、５０は文書を取得するため
の文書目録フォームであり、この文書目録フォーム５０
を用いて、文書管理装置に登録されている文書を取得す
る場合には、文書リスト５１から取得したい文書を選択
して、その選択した文書に該当するボックスをチェック
して（全文書を選択した場合にはボックス５２をチェッ
ク）、文書管理装置の画像読取部（コピー機能やファク
シミリ機能における原稿読取部）で読み取らせて入力す
るか、遠隔地からはファクシミリ装置で文書目録フォー
ム５０を文書管理装置に送信することで入力を行う。

【０００８】文書管理装置は、入力された文書目録フォ
ーム５０のチェック箇所に基づいて、登録されている文
書からユーザが選択した文書を検索して、この文書を文
書管理装置の印刷部か遠隔地のファクシミリ装置から出
力する。

【０００９】ところが、この文書管理装置では新規文書
の登録や既に登録されている文書の更新等がおこなわれ
た場合には、文書目録フォーム５０は文書管理装置内に
登録されている文書と対応しなくなってしまう。

【００１０】このため、新規に登録された文書を取得で
きなくなってしまうことがある。

【００１１】また、このような場合には、ユーザは文書
目録フォーム５０の最新版を取得するためにボックス５
３をチェックして、上述の文書取得時と同様に文書管理
装置に入力することで最新の文書目録フォームを入手す
ることができるが、文書目録フォームの最新版を取得す
るための手間や時間が掛かる上に、ユーザ、特に遠隔地
のユーザは、文書の登録や更新がいつ行われたかはわか
らないため、無駄な（同一の）文書目録フォームを取得
してしまい、時間や手間、通信料金等を無駄にしてしま
うことになる。

【００１２】このような問題に対する解決手段は、上述
の特開昭６３−２６８３２７号や特開平８−１６６０５
号には何等記載されておらず、特開平５−７５６４６号
は、前提とするシステムが異なっており、これも問題を
解決する手段とはなり得ない。

【００１３】このため、従来の文書管理装置では、上述
の問題を解決しないまま使用されているか、文書の登録
や更新を行ったユーザが他のユーザに電話で通知した
り、新しい文書目録フォームを作成して送付する等の処
理を行っていた。

【００１４】

【発明が解決しようとする課題】上述の如く、従来の文
書管理装置は、文書の登録や更新が行われたことをユー
ザが知ることができず、このため、文書を取得するユー
ザが、新しい文書目録フォームを取得したり、文書の登
録や更新を行ったユーザが他のユーザへの通知を行うな
どの操作により、ユーザの手間や時間を無駄にすること
が多かった。

【００１５】そこで、この発明は、文書の登録や更新が
行われた際に、自動的にユーザへ通知し、ユーザの手間
や時間の浪費を低減することのできる文書管理方法およ
び装置を提供することを目的とする。

【００１６】

【課題を解決するための手段】上述した目的を達成する
ため、この発明では、所定の文書処理シート上の画像情
報を入力することにより、文書記憶手段に対する文書の
登録管理を行う文書管理方法であって、前記文書の登録
と更新と削除とのうちいずれかの処理が行われた際に、
前記文書記憶手段から該文書に関連する文書を検索し、
該検索した文書を表示した文書目録シートを生成し、該
文書目録シートを指定された出力先に出力することを特
徴とする。

【００１７】また、この発明では、文書を記憶する文書
記憶手段を備え、所定の文書処理シートを入力すること
により前記文書記憶手段に対する文書の登録および取得
を含む各処理を行う文書管理装置であって、前記文書の
登録と更新と削除とのうちいずれかの処理が行われた際
に、該文書に関連する文書を検索する文書検索手段と、
該文書検索手段により検索された文書を表示した文書目
録シートを生成する目録シート生成手段と、該目録シー
ト生成手段により生成された前記文書目録シートを出力
する目録シート出力手段とを具備することを特徴とす
る。

【００１８】ここで、前記目録シート出力手段は、前記
登録と更新と削除とのうちいずれかの処理が行われた文
書とともに入力された文書処理シートに前記文書目録シ
ート作成の指示があった場合に前記目録シートを出力す
るように構成することができる。

【００１９】また、前記文書検索手段と前記目録シート
生成手段と前記目録シート出力手段とは、前記登録と更
新と削除とのうちいずれかの処理が行われた文書が、予
め設定した条件に合致する場合に動作するように構成す
ることができる。

【００２０】さらに、前記条件および出力先の設定を、
入力された前記文書目録シートに基づいて行う設定手段
をさらに具備するように構成することができる。

【００２１】

【発明の実施の形態】以下、この発明に係わる文書管理
方法および装置の一実施例を添付図面を参照して詳細に
説明する。

【００２２】図１は、この発明に係わる文書管理装置の
構成を示すブロック図である。

【００２３】図１において、文書管理装置１は、ジョブ
制御部１１、フォーム生成部１２、ファイル制御部１
３、データベース（ハードディスク）１４、ＦＡＸ部１
５、プリント部１６、ＩＯＴ（イメージアウトプットタ
ーミナル）１７、ユーザ操作部（フォーム自動生成設定
部）１８、画像処理部１９、スキャン部２０、ＩＩＴ
（イメージインプットターミナル）２１、ネットワーク
制御部２２を具備して構成される。

【００２４】また、ＦＡＸ部１５には電話回線２が接続
され、この電話回線２を介してファクシミリ装置４等が
接続される。ネットワーク制御部２２はＬＡＮ３に接続
され、このＬＡＮ３にはＰＣ５等が接続される。

【００２５】ジョブ制御部１１は、コピージョブ（コピ
ー機能）、プリントジョブ（プリンタ機能）、ＦＡＸ送
信ジョブ（ファクシミリ機能）、ＦＡＸ受信ジョブ（フ
ァクシミリ機能）、文書登録ジョブ（ファイリング機
能）、文書取得（ファイリング機能）等の各ジョブに応
じて、各部を制御する。

【００２６】データベース１４は、ファイリング機能に
よる文書を格納する装置であり、ファイル制御部１３
は、データベースへの文書の登録や更新、削除を行う。

【００２７】フォーム生成部１２は、ファイリング機能
の各操作に応じたフォームを生成する装置であり、文書
目録フォーム等のデータベース１４に登録されている文
書の情報が必要な場合には、ファイル制御部１３を介し
て登録されている文書の情報を取得して、フォームを生
成する。

【００２８】プリント部１６は、文書等を印刷するＩＯ
Ｔ１７を制御する装置であり、コピーやファクシミリ受
信、フォーム取得の際に利用される。

【００２９】スキャン部２０は、文書等を読み込むＩＩ
Ｔ２１を制御する装置であり、コピーやファクシミリ送
信、フォーム入力の際に利用される。

【００３０】また、画像処理部１９は、画像のイメージ
展開や拡大縮小処理等の処理を行う。

【００３１】ＦＡＸ部１５、ネットワーク制御部２２は
各々電話回線２、ネットワーク３とのインターフェイス
となる通信制御部である。

【００３２】この文書管理装置１で、例えば、コピー機
能を利用しようとする場合は、ＩＩＴ２１で読み込まれ
た文書を、スキャン部２０を介して画像処理部１９で必
要な処理を行い、プリント部１６を介してＩＯＴ１７で
プリントされる。

【００３３】プリンタ機能では、ＬＡＮ３を介してＰＣ
５から入力されたプリントジョブは、ネットワーク制御
部２２を介して、画像処理部１９でイメージ展開してプ
リント部１６を介してＩＯＴ１７でプリントされる。

【００３４】ファクシミリ機能では、送信ジョブではＩ
ＩＴ２１で読み込まれた文書を、スキャン部２０を介し
て画像処理部１９で必要な処理を行い、ＦＡＸ部１５か
ら電話回線２を介してファクシミリ装置４へ送信し、受
信ジョブではファクシミリ装置４から電話回線２を介し
てＦＡＸ部１５へ入力されたデータを画像処理部１９、
プリント部１６を介してＩＯＴ１７でプリントする。

【００３５】さて、この文書管理装置１では、ファイリ
ング機能によりデータベース１４への文書の登録や更
新、削除等の処理を行った場合には、その処理後のデー
タベース１４の格納内容に応じた文書目録フォームを自
動生成してユーザに配信するが、この文書目録の自動生
成やユーザへの配信は予め設定された条件に基づいて行
われる。

【００３６】これらの条件には、文書目録フォームを自
動生成する条件、自動生成する目録の検索条件、出力
先、出力日時、出力形式等があり、ユーザ操作部１８よ
りジョブ制御部１１に設定する。

【００３７】また、条件の設定はＬＡＮ３に接続された
ＰＣ５から行うことや、条件設定用のフォームを用いて
ＩＩＴ２１を介してスキャン部２０やファクシミリ装置
４から行うこともできる。

【００３８】ここで、文書目録を自動生成する条件は、 （１）新たな文書の登録があった場合 （２）個々の文書について更新があった場合（文書毎の
指定、全文書の指定も可能） （３）個々の登録ユーザ毎に、そのユーザに対する新た
な文書の登録、そのユーザに属する個々の文書について
更新があった場合 （４）特定のキーワードが付された文書に対しての更
新、そのキーワードが付された文書が新たに登録となっ
た場合（複数のキーワードの論理和、論理積の指定も可
能） （５）キーワードが付されていない文書に対しての登
録、更新があった場合 （６）特定の保存期限のついた文書に対しての登録、更
新があった場合 （７）上記（３）、（４）、（５）、（６）の組み合わ
せ等がある。

【００３９】また、自動生成する目録の検索条件は、ど
のユーザの目録を生成するかを設定するが、この条件に
加えて、 （１）全文書に関する目録作成 （２）キーワードの論理和指定あるいは論理積指定によ
る目録作成 （３）文書保存時期の指定による目録作成 （４）上記（２）、（３）の組み合わせ等を指定するこ
とができる。

【００４０】出力先の指定は （１）ＦＡＸ番号（複数指定可） （２）ネットワーク端末アドレス（複数指定可） （３）ローカル出力 （４）上記（１）、（２）、（３）の組み合わせ等があ
る。

【００４１】出力日時の指定は、出力する文書目録フォ
ームの出力日時を指定できるもので、指定された日時ま
でに同じ条件の目録が複数回自動生成された場合には、
最新版が出力され、出力日時が未指定の場合には即時出
力となる。

【００４２】出力形式の指定は、 （１）更新された文書の表示を変える（例、文書名を白
抜きにする、文書名のフォントを変える、更新文書の１
ページ目のイメージを表示する等） （２）更新された文書のみを表示する （３）自動生成した文書目録フォームはフォーム名（タ
イトル）を変える（例、「文書目録」を「自動生成文書
目録」に変える等）等ユーザに自動生成文書目録である
ことや登録文書と更新文書の相違を判りやすく伝えるよ
うにすることができる。

【００４３】文書管理装置１は、これらの諸条件に基づ
いて文書目録フォームの自動生成および配信の処理を行
うが、その処理の一例を図２を参照して説明する。

【００４４】図２は、文書目録フォームの自動配信処理
の流れを示すフローチャートである。

【００４５】文書管理装置１が動作を開始し（ステップ
１０１）、ジョブ制御部１１がＦＡＸ部１５またはスキ
ャン部２０、ネットワーク制御部２２からジョブを受け
付けると（ステップ１０２）、まずそのジョブを通常に
処理する（ステップ１０３）。

【００４６】ここで、ステップ１０３で処理したジョブ
が文書の登録や更新、削除、つまり、データベース１４
に関する処理ではないコピージョブやプリンタジョブ等
であった場合には（ステップ１０４でＮＯ）、このジョ
ブを終了する（ステップ１２１）。

【００４７】一方、ステップ１０３で処理したジョブが
データベース１４に関する処理であった場合には（ステ
ップ１０４でＹＥＳ）、ステップ１０５乃至１１２でそ
のジョブで処理された文書が設定された条件に合致する
か否かを判定する。

【００４８】ステップ１０３で処理したジョブが文書の
登録で（ステップ１０５でＹＥＳ）、登録時に目録を自
動生成する設定がなされていた場合には（ステップ１０
６でＹＥＳ）、ステップ１１３へ進み目録の自動生成処
理が開始され、登録時に目録を自動生成する設定がなさ
れていない場合には（ステップ１０６でＮＯ）、ステッ
プ１０８へ進み他の条件との比較が行われる。

【００４９】一方、ステップ１０３で処理したジョブが
文書の更新または削除で（ステップ１０５でＮＯ）、そ
の文書が目録の自動生成対象であった場合には（ステッ
プ１０７でＹＥＳ）、ステップ１１３へ進み目録の自動
生成処理が開始され、目録の自動生成対象でなかった場
合には（ステップ１０６でＮＯ）、ステップ１０８へ進
み他の条件との比較が行われる。

【００５０】ステップ１０６および１０７で目録の自動
生成対象とならなかった文書は、その文書のオーナーが
目録自動生成の対象であった場合（ステップ１０８でＹ
ＥＳ）、その文書にキーワードが付されており（ステッ
プ１０８でＮＯ、ステップ１０９でＹＥＳ）、そのキー
ワードが目録自動生成の対象であった場合（ステップ１
１０でＹＥＳ）、キーワードが付されておらず（ステッ
プ１０９でＮＯ）、キーワードがない時に目録を自動生
成する設定となっていた場合（ステップ１１１でＹＥ
Ｓ）、その文書の保存期限が目録自動生成対象であった
場合（ステップ１１０または１１１でＮＯ、ステップ１
１２でＹＥＳ）のいずれかの場合は、ステップ１１３へ
進み目録の自動生成処理が開始される。

【００５１】いずれの条件にも合致しない場合は（ステ
ップ１１２でＮＯ）、このジョブを終了する（ステップ
１２１）。

【００５２】さて、目録自動生成処理の対象となった文
書の処理が行われた場合には、ジョブ制御部１１はファ
イル制御部１３に、設定された検索条件にしたがってデ
ータベース１４から文書の検索を行わせる（ステップ１
１３）。

【００５３】ここで、文書目録フォームの出力形式とし
て更新された文書のみを表示するように設定されていた
場合には（ステップ１１４でＹＥＳ）、検索された文書
中に更新文書があった場合に（ステップ１１５でＹＥ
Ｓ）、フォーム生成部１２は更新された文書のみを表示
した目録を作成し（ステップ１１６）、更新文書がなか
った場合には（ステップ１１５でＮＯ）、このジョブを
終了する（ステップ１２１）。

【００５４】一方、文書目録フォームの出力形式として
更新された文書のみを表示するように設定されていない
場合には（ステップ１１４でＮＯ）、フォーム生成部１
２は検索された文書を表示した目録を作成する（ステッ
プ１１７）。

【００５５】目録の作成が終了すると、その目録の出力
日時が指定されていた場合には（ステップ１１８でＹＥ
Ｓ）指定日時まで待って（ステップ１１９）、出力日時
が指定されていなければ（ステップ１１８でＮＯ）すぐ
に、指定された出力先にＦＡＸ部１５またはプリント部
１６、ネットワーク制御部２２を介して文書目録フォー
ムを出力して（ステップ１２０）、このジョブを終了す
る（ステップ１２１）。

【００５６】以上のように、ジョブ制御部１１に文書目
録フォームの自動生成や配信の条件を設定する方法は主
として文書管理装置１の管理者が行う場合に特に適して
いる。

【００５７】この方法の他にも、文書の登録や更新、削
除を行う際に、これらの処理を行うフォームに文書目録
フォームの自動生成や配信を指示するオプションを設け
て、ユーザが文書毎に自動生成や配信を指示する方法
や、自動生成された文書目録フォームを受信したいユー
ザがその旨を登録することで自動生成された文書目録フ
ォームの配信を受けられるように設定する方法もある。

【００５８】ここで、第２の実施例として文書の登録や
更新、削除等の処理を行うフォームに文書目録フォーム
の自動生成や配信を指示するオプションを設けた場合の
説明をする。

【００５９】図３はフォームのオプション欄の一例を示
した図であり、図４はオプションによる文書目録フォー
ム配信処理の流れを示すフローチャートである。

【００６０】また、この第２の実施例においても、文書
管理装置の構成は図１に示すものと同様であるためこれ
を参照して説明する。

【００６１】さて、図３に示すオプション欄はユーザが
文書の登録や更新、削除を行うフォームに付加されるオ
プション欄であり、これを利用することで文書の登録ま
たは更新、削除の処理を行った際に、文書目録フォーム
を生成して、指定先に出力することができるものであ
る。

【００６２】フォーム作成指示ボックス３１は、このフ
ォームを使用したジョブ（文書の登録または更新、削
除）の処理を行った際に文書目録フォームの最新版を作
成するか否かを設定するボックスであり、このフォーム
作成指示ボックス３１をチェックすることでそのジョブ
処理時に文書目録フォームの最新版が作成される。

【００６３】プリンタ出力指定ボックス３２、ＦＡＸ出
力指定ボックス３３はフォーム作成指示ボックス３１を
チェックした際に作成される文書目録フォームの出力先
を設定するためのボックスであり、プリンタ出力指定ボ
ックス３２をチェックした場合にはプリント部１６を介
してプリンタ（ＩＯＴ１７）に文書目録フォームを出力
し、ＦＡＸ出力指定ボックス３３をチェックした場合に
はＦＡＸ部１５を介して、ＦＡＸ番号指定欄３４で指定
した番号のＦＡＸに文書目録フォームを出力する。

【００６４】さて、文書管理装置１が動作を開始し（ス
テップ２０１）、ジョブ制御部１１がＦＡＸ部１５また
はスキャン部２０、ネットワーク制御部２２からジョブ
を受け付けると（ステップ２０２）、まずそのジョブを
通常に処理する（ステップ２０３）。

【００６５】ここで、ステップ２０３で処理したジョブ
が文書の登録や更新、削除、つまり、データベース１４
に関する処理ではないコピージョブやプリンタジョブ等
であった場合には（ステップ２０４でＮＯ）、このジョ
ブを終了する（ステップ２１４）。

【００６６】一方、ステップ２０３で処理したジョブが
データベース１４に関する処理であった場合には（ステ
ップ２０４でＹＥＳ）、フォーム作成指示ボックス３１
がチェックされていたか否かを調べ（ステップ２０
５）、フォーム作成指示ボックス３１がチェックされて
いなければ文書目録フォームの作成は指示されていない
ので（ステップ２０５でＮＯ）、このジョブを終了する
（ステップ２１４）。

【００６７】また、フォーム作成指示ボックス３１がチ
ェックされていれば文書目録フォームの作成が指示され
ていることになるので（ステップ２０５でＹＥＳ）、フ
ァイル制御部１３はこのジョブを起動したフォームのユ
ーザに関する全文書を検索し（ステップ２０６）、フォ
ーム生成部１２がこの検索により検索された文書を表示
した文書目録フォームを作成する（ステップ２０７）。

【００６８】次に、プリンタ出力指定ボックス３２、Ｆ
ＡＸ出力指定ボックス３３がチェックされているか否か
を調べ、どちらもチェックされていない場合には文書目
録フォームの出力先が指定されていないので（ステップ
２０８でＮＯ）、デフォルトの設定としてプリント部１
６を介してＩＯＴ１７から文書目録フォームを出力する
（ステップ２０９）。

【００６９】また、プリンタ出力指定ボックス３２がチ
ェックされ、出力先にプリンタが指定されていた場合に
は（ステップ２１０でＹＥＳ）、ネットワーク制御部２
２を介してＰＣ５に接続されたプリンタから文書目録フ
ォームを出力し（ステップ２１１）、ＦＡＸ出力指定ボ
ックス３３がチェックされ出力先にＦＡＸが指定されて
いた場合には（ステップ２１２でＹＥＳ）、ＦＡＸ部１
５を介して、ＦＡＸ番号指定欄３４にチェックされてい
る番号のファクシミリ装置に文書目録フォームを出力し
て（ステップ２１３）、このジョブを終了する（ステッ
プ２１４）。

【００７０】なお、プリンタ出力指定ボックス３２にお
いて、ＰＣまたはプリンタの情報を指定するようにすれ
ば、ネットワーク上で任意の出力先を選択して出力する
ことができる。

【００７１】次に、第３の実施例として文書の登録や更
新、削除等の処理が行われた際に文書目録フォームを自
動生成させて、それを通知させるようにユーザが登録す
る場合の説明をする。

【００７２】図５は文書目録フォームの自動生成および
通知登録の処理の流れを示すフローチャートであり、図
６はその登録により行われる文書目録フォーム配信処理
の流れを示すフローチャートである。

【００７３】また、この第３の実施例においても、文書
管理装置の構成は図１に示すものと同様であるためこれ
を参照して説明する。

【００７４】さて、文書管理装置１が動作を開始し（ス
テップ３０１）、ジョブ制御部１１がＦＡＸ部１５また
はスキャン部２０、ネットワーク制御部２２からジョブ
を受け付け（ステップ３０２）、そのジョブを起動した
フォームが文書目録フォーム以外のフォームであるか、
文書目録フォームであっても文書目録の自動生成および
更新通知の登録が指示されていなければ（ステップ３０
３でＮＯ）、そのジョブを通常に処理して（ステップ３
０４）、このジョブを終了する（ステップ３１５）。

【００７５】また、ステップ３０２で受け付けたジョブ
を起動したフォームが文書目録フォームであり、かつ、
文書目録の自動生成および更新通知の登録が指示されて
いれば（ステップ３０３でＹＥＳ）、ジョブ制御部１１
はその文書目録フォームから、これが作成された時の条
件を取得し（ステップ３０５）、さらに出力先や出力日
時、出力形式等の情報を取得する（ステップ３０６）。

【００７６】ここで、ステップ３０５で取得した条件か
ら、このジョブを起動した文書目録フォームがユーザ別
で検索および作成されたものであった場合には（ステッ
プ３０７でＹＥＳ）、そのユーザの文書の登録または更
新、削除等の処理が行われた時に文書目録フォームを作
成および通知（配信）するように設定する（ステップ３
０８）。

【００７７】また、このジョブを起動した文書目録フォ
ームがキーワード検索で作成されたものであった場合に
は（ステップ３０９でＹＥＳ）、そのキーワードの付さ
れた文書の登録または更新、削除等の処理が行われた時
に文書目録フォームを作成および通知するように設定し
（ステップ３１０）、キーワード無しで検索および作成
されたものであった場合には（ステップ３１１でＹＥ
Ｓ）、キーワードの付されていない文書の登録または更
新、削除等の処理が行われた時に文書目録フォームを作
成および通知するように設定する（ステップ３１２）。

【００７８】さらに、このジョブを起動した文書目録フ
ォームが保存期限で検索および作成されたものであった
場合には（ステップ３１３でＹＥＳ）、その保存期限の
文書の登録または更新、削除等の処理が行われた時に文
書目録フォームを作成および通知するように設定し（ス
テップ３１４）、このジョブを終了する。

【００７９】また、この文書目録フォームの自動生成お
よび通知登録による文書目録フォーム配信処理は、文書
管理装置１が動作を開始し（ステップ４０１）、ジョブ
制御部１１がＦＡＸ部１５またはスキャン部２０、ネッ
トワーク制御部２２からジョブを受け付けると（ステッ
プ４０２）、まずそのジョブを通常に処理する（ステッ
プ４０３）。

【００８０】ここで、ステップ４０３で処理したジョブ
が文書の登録や更新、削除、つまり、データベース１４
に関する処理ではないコピージョブやプリンタジョブ等
であった場合には（ステップ４０４でＮＯ）、このジョ
ブを終了する（ステップ４１８）。

【００８１】一方、ステップ４０３で処理したジョブが
データベース１４に関する処理であった場合には（ステ
ップ４０４でＹＥＳ）、ステップ４０５乃至４０９でそ
のジョブで処理された文書が設定された条件に合致する
か否かを判定する。

【００８２】ステップ４０３で処理されたジョブの文書
のオーナーが目録自動生成の対象であった場合（ステッ
プ４０５でＹＥＳ）、その文書にキーワードが付されて
おり（ステップ４０５でＮＯ、ステップ４０６でＹＥ
Ｓ）、そのキーワードが目録自動生成の対象であった場
合（ステップ４０７でＹＥＳ）、キーワードが付されて
おらず（ステップ４０６でＮＯ）、キーワードがない時
に目録を自動生成する設定となっていた場合（ステップ
４０８でＹＥＳ）、その文書の保存期限が目録自動生成
対象であった場合（ステップ４０７または４０８でＮ
Ｏ、ステップ４０９でＹＥＳ）のいずれかの場合は、ス
テップ４１０へ進み目録の自動生成処理が開始される。

【００８３】いずれの条件にも合致しない場合は（ステ
ップ４０９でＮＯ）、このジョブを終了する（ステップ
４１８）。

【００８４】さて、目録自動生成処理の対象となった文
書の処理が行われた場合には、ジョブ制御部１１はファ
イル制御部１３に、設定された検索条件にしたがってデ
ータベース１４から文書の検索を行わせる（ステップ４
１０）。

【００８５】ここで、文書目録フォームの出力形式とし
て更新された文書のみを表示するように設定されていた
場合には（ステップ４１１でＹＥＳ）、検索された文書
中に更新文書があった場合に（ステップ４１２でＹＥ
Ｓ）、フォーム生成部１２は更新された文書のみを表示
した目録を作成し（ステップ４１３）、更新文書がなか
った場合には（ステップ４１２でＮＯ）、このジョブを
終了する（ステップ４１８）。

【００８６】一方、文書目録フォームの出力形式として
更新された文書のみを表示するように設定されていない
場合には（ステップ４１１でＮＯ）、フォーム生成部１
２は検索された文書を表示した目録を作成する（ステッ
プ４１４）。

【００８７】目録の作成が終了すると、その目録の出力
日時が指定されていた場合には（ステップ４１５でＹＥ
Ｓ）指定日時まで待って（ステップ４１６）、出力日時
が指定されていなければ（ステップ４１５でＮＯ）すぐ
に、指定された出力先にＦＡＸ部１５またはプリント部
１６、ネットワーク制御部２２を介して文書目録フォー
ムを出力して（ステップ４１７）、このジョブを終了す
る（ステップ４１８）。

【００８８】なお、上述の各実施例における文書目録の
自動生成および配信の条件はこれに限られることはな
く、複数の条件の論理和および論理積を用いることも可
能である。

【００８９】

【発明の効果】以上説明したように、この発明によれ
ば、ユーザが文書管理装置本体またはＬＡＮ、電話回線
を通して条件を設定し、この設定された条件に基づき、
文書の登録または更新、削除等の処理が行われた際に、
その処理後の文書目録フォームを自動生成して、指定さ
れた出力先（ユーザ）に自動配信するように構成したの
で、ユーザが文書を取得する際に、新たに文書目録フォ
ーマットを取得する必要がなく、ユーザの手間や時間の
浪費を低減することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明に係わる文書管理装置の構成を示すブ
ロック図。

【図２】文書目録フォームの自動配信処理の流れを示す
フローチャート。

【図３】第２の実施例におけるフォームのオプション欄
の一例を示した図。

【図４】第２の実施例における文書目録フォーム配信処
理の流れを示すフローチャート。

【図５】第３の実施例における文書目録フォームの自動
生成および通知登録の処理の流れを示すフローチャー
ト。

【図６】第３の実施例における文書目録フォーム配信処
理の流れを示すフローチャート。

【図７】文書管理装置の操作を行うフォームの一例を示
した図。

【符号の説明】

１ 文書管理装置 ２ 電話回線 ３ ＬＡＮ ４ ファクシミリ装置 ５ ＰＣ １１ ジョブ制御部 １２ フォーム生成部 １３ ファイル制御部 １４ データベース（ハードディスク） １５ ＦＡＸ部 １６ プリント部 １７ ＩＯＴ １８ ユーザ操作部（フォーム自動生成設定部） １９ 画像処理部 ２０ スキャン部 ２１ ＩＩＴ ２２ ネットワーク制御部 ３１ フォーム作成指示ボックス ３２ プリンタ出力指定ボックス ３３ ＦＡＸ出力指定ボックス ３４ ＦＡＸ番号指定欄

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 宮田 裕之 神奈川県川崎市高津区坂戸３丁目２番１号 ＫＳＰ Ｒ＆Ｄ ビジネスパークビル 富士ゼロックス株式会社内

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 所定の文書処理シート上の画像情報を入
   力することにより、文書記憶手段に対する文書の登録管
   理を行う文書管理方法であって、 前記文書の登録と更新と削除とのうちいずれかの処理が
   行われた際に、前記文書記憶手段から該文書に関連する
   文書を検索し、 該検索した文書を表示した文書目録シートを生成し、 該文書目録シートを指定された出力先に出力することを
   特徴とする文書管理方法。
2. 【請求項２】 文書を記憶する文書記憶手段を備え、所
   定の文書処理シートを入力することにより前記文書記憶
   手段に対する文書の登録および取得を含む各処理を行う
   文書管理装置であって、 前記文書の登録と更新と削除とのうちいずれかの処理が
   行われた際に、該文書に関連する文書を検索する文書検
   索手段と、 該文書検索手段により検索された文書を表示した文書目
   録シートを生成する目録シート生成手段と、 該目録シート生成手段により生成された前記文書目録シ
   ートを出力する目録シート出力手段とを具備することを
   特徴とする文書管理装置。
3. 【請求項３】 前記目録シート出力手段は、 前記登録と更新と削除とのうちいずれかの処理が行われ
   た文書とともに入力された文書処理シートに前記文書目
   録シート作成の指示があった場合に前記目録シートを出
   力することを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
4. 【請求項４】 前記文書検索手段と前記目録シート生成
   手段と前記目録シート出力手段とは、 前記登録と更新と削除とのうちいずれかの処理が行われ
   た文書が、予め設定した条件に合致する場合に動作する
   ことを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
5. 【請求項５】 前記条件および出力先の設定を、 入力された前記文書目録シートに基づいて行う設定手段
   をさらに具備することを特徴とする請求項２記載の文書
   管理装置。