JPH11306098A - メッセージ処理装置、メッセージ管理方法及びメッセージ管理プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】メッセージの内容と複数の受信者の状況を同時
に把握できるようにすることである。他の課題は、複数
の受信者がメッセージの内容を確認したか、あるいは業
務が完了したかが分かるようにすることである。 【解決手段】メッセージを開封すると、メッセージの内
容と受信者状況表とが連携して表示される。受信者状況
表２４には、受信者名と開封日時と完了状況と受信者の
コメントが表示される。メッセージの発信者及び全受信
者は、受信者状況表２４の完了情報からメンバーがメッ
セージに関わる業務を完了しているか否かを知ることが
できる。また、コメントからメンバーのメッセージに対
する意見を知ることができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、端末装置から送信
されてくるメッセージを処理するメッセージ処理装置、
メッセージの管理方法及びメッセージ管理プログラムを
記録した記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】パソコン通信、ＵＮＩＸシステム等のメ
ールシステムにより個人宛のメールを送信することも、
複数の人に同一のメールを送信することも簡単に実現で
きるようになっている。

【０００３】ところで、複数の人間が協同して１つの業
務を行う場合などに、グループのメンバーの業務の進捗
状況を知るために、リーダがメンバーに業務が完了した
か否かを確認するためのメールを送信することが考えら
れる。このような場合、グループのメンバーは、それぞ
れ自分の業務が完了したか否かを報告するメールを作成
してリーダに送信する。リーダはメンバー全員のメール
を読んで、メンバーの業務が完了したか否かを把握す
る。このような方法では、メンバーの数が増えると、読
まなければならないメールの数も増えるので、リーダの
負担が増えることになる。

【０００４】また、リーダ以外のメンバーが他のメンバ
ーの進捗状況を知るためには、上述したのと同様に他の
メンバーに進捗状況を確認するメールを送り、それに対
する報告を受ける必要があり、メンバー間でのメールの
やり取りが煩雑となる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】また、受信したメール
のリストを表示することは従来行われているが、それは
リストを単独で表示するだけであった。

【０００６】また、メールを送信したときに、そのメー
ルの内容を受信者が確認したかどうかを知りたい場合が
多いが、従来の電子メールシステムでは、受信者がメー
ルを開封したか否かを知ることはできても、そのメール
の内容を実際に確認したか否かを知ることはできなかっ
た。また、パソコン通信等では、ホストコンピュータに
記憶されているメールを受信者が読み出したときにメー
ルが開封されたものとして発信者に通知することが行わ
れているが、その方法では、受信側の端末装置が自動的
にメールをホストから読み出した場合でもメールが開封
されたものとして扱われるので、受信者がメールの内容
を実際に確認したか否かを知ることはできなかった。

【０００７】また、業務の処理フローをメールにより送
信することが行われており、このような業務に関する定
型メッセージからなるメールと個人宛の非定型メッセー
ジからなるメールのリストを同じ表示画面上に表示し
て、メールを管理することは行われていなかった。

【０００８】本発明の課題は、メッセージと受信者状況
表とを連携して表示できるようにすることである。他の
課題は、受信者がメッセージを開封したか、メッセージ
を確認したか、あるいは業務が完了したかが分かるよう
にすることである。さらに他の課題は、業務の処理に関
わる定型のメッセージとそれ以外の非定型のメッセージ
をそれぞれのメッセージ種別と共に一覧表示して、受信
メッセージを統一的に管理できるようにすることであ
る。

【０００９】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明は、
複数の端末装置からのメッセージを処理するメッセージ
処理装置において、複数の受信者を宛先とするメッセー
ジを表示する場合に、メッセージの内容とメッセージの
複数の受信者の状況を示す受信者状況表を連携して端末
装置に表示させる制御手段を備える。

【００１０】請求項１記載の発明によれば、メッセージ
と共にそのメッセージの複数の受信者の状況、例えばメ
ッセージの内容を確認したか否か、メッセージの案件が
完了したか否かを知ることができるので、グループのメ
ンバー全員の状況を一度に把握することができる。

【００１１】また、メッセージに対して受信者がコメン
トを入力し、そのコメントを受信者状況表に表示するこ
とで、メッセージが受信者に正確に伝わっているか、あ
るいは受信者がメッセージに同意するのか、不同意なの
か等を知ることができる。

【００１２】請求項２記載の発明は、複数の端末装置か
らのメッセージを処理するメッセージ処理装置におい
て、複数の受信者のメッセージの開封状況を示す情報
と、メッセージを確認したこと、あるいは業務を完了し
たことを示す完了情報とを含む受信者状況表を端末装置
に表示させる制御手段を備える。

【００１３】請求項２記載の発明によれば、受信者状況
表の開封情報と完了情報から、複数の受信者について、
それぞれの受信者がメッセージの内容を確認したか、あ
るいはメッセージに関わる業務を完了したか否かを一度
に把握することができる。

【００１４】また、受信者状況表に各メッセージのメッ
セージ種別を表示することで、そのメッセージがどのよ
うな種類のメッセージかをメッセージを開封する前に知
ることができる。

【００１５】さらに、受信者が入力したコメントを受信
者状況表の受信者名に対応づけて表示することで、それ
ぞれの受信者の業務の進捗状況、メッセージに同意か、
不同意か等をメッセージの受信者全員が知ることができ
る。

【００１６】請求項１５記載の発明は、複数の端末装置
からのメッセージを処理するメッセージ処理装置におい
て、業務の処理に関わる定型メッセージと業務以外の非
定型のメッセージを、メッセージ種別と共に端末装置に
表示させる制御手段を備える。

【００１７】この発明によれば、ワークフローのような
定型メッセージと、個人宛のメールのような非定型のメ
ッセージの一覧が１つの受信表で表示され、それぞれの
メッセージ種別からメッセージがどのような業務、ある
いは個人メールに関するものかを知ることができるの
で、それらの情報からメッセージを自由に参照すること
ができる。

【００１８】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照しながら説明する。図１は、本発明の実施の形態
のメッセージ処理システムのシステム構成図である。

【００１９】このメッセージ処理システムは、複数の端
末装置１１がＬＡＮ等の回線網１２を介してサーバ装置
１３に接続されている。サーバ１３のメッセージ処理プ
ログラム１４は、端末装置１１におけるメッセージの作
成、発信機能、受信メッセージの一覧、発信メッセージ
の一覧、受信メッセージ等の表示機能を有している。メ
ッセージファイル１５は、メッセージの発信者側の情報
が記憶されるファイルであり、発信者ＩＤ、メッセージ
のタイトル、メッセージ内容等が記憶される。メッセー
ジ管理テーブル１６は、メッセージの受信者側の情報が
記憶されるテーブルであり、受信者ＩＤ、完了日時、メ
ッセージに対するコメント等が記憶される。メンバーテ
ーブル１７は、メッセージの送信先となるメンバーに関
する情報が記憶されるテーブルであり、メンバーＩＤ、
氏名、所属グループ等が記憶される。

【００２０】図２は、上述したメッセージファイル１
５、メッセージ管理テーブル１６及びメンバーテーブル
１７の構成を示す図である。メッセージファイル１５
は、メッセージ毎に割り当てられるメッセージＩＤを記
憶する領域１５ａと、発信者のＩＤを記憶する領域１５
ｂと、発信日時を記憶する領域１５ｃと、メッセージに
対する回答の期限を記憶する領域１５ｄと、仕事の依
頼、掲示等のメッセージ種別を記憶する領域１５ｅと、
そのメッセージが親展のメッセージか否かの情報を記憶
する領域１５ｆと、タイトルを記憶する領域１５ｇと、
メッセージの内容を記憶する領域１５ｈとが設けられて
いる。さらに、メッセージを更新した日時を記憶する領
域１５ｉと、メッセージを許可するか否かを審査する審
査者のＩＤを記憶する領域１５ｊと、審査結果を記憶す
る領域１５ｋと、審査後の承認を行う承認者のＩＤを記
憶する領域１５Ｌと、承認結果を記憶する領域１５ｍ
と、審査、承認が行われてメッセージが読み取り可能と
なっているか否かを示す情報を記憶する領域１５ｎと、
発信者により指定されたコメントパターンを記憶する領
域１５ｐとが設けられている。この他にコメント要、重
要、至急等の属性情報等を記憶する領域が設けられてい
る。

【００２１】ここで、メッセージ種別とは、例えばメッ
セージの内容が、仕事の依頼か、調査か、特定の事柄を
周知徹底するためのものか、メンバーから意見・要望を
求めるもの等の何れであるかを示す情報である。本実施
の形態では、メッセージを作成する際に、発信者により
メッセージ種別が選択されると、選択されたメッセージ
種別に応じて、例えば応答にコメントが必要、ＹＥＳ／
ＮＯの回答が必要等の属性が自動的に設定される。例え
ば、メッセージ種別として期限付きの調査が選択された
場合には、そのメッセージには”コメント要”、”納期
有り”の属性が自動的に設定されので、発信者は、メッ
セージの属性をいちいち設定する必要がない。

【００２２】次に、メッセージ管理テーブル１６には、
メッセージＩＤを記憶する領域１６ａと、受信者のＩＤ
を記憶する領域１６ｂと、メッセージが開封された日時
を記憶する領域１６ｃと、受信者がメッセージを開封し
て後述する確定ボタンを操作したときの完了日時を記憶
する領域１６ｄと、メッセージに対するコメントを記憶
する領域１６ｅとが設けられている。なお、メッセージ
管理テーブル１６のデータはメッセージＩＤによりメッ
セージファイル１５のデータと対応づけられている。

【００２３】メンバーテーブル１７には、メンバーのＩ
Ｄを記憶する領域１７ａと、氏名を記憶する領域１７ｂ
と、所属グループを記憶する領域１７ｃとが設けられて
いる。このメンバーテーブル１７は、所属、氏名が指定
されたとき、そのメンバーのＩＤを調べるときに利用さ
れる。

【００２４】次に、以上のような構成のメッセージ処理
システムの動作を説明する。図３は、メッセージ発信処
理の概略プロセスを示すフローチャートである。先ず、
発信者が端末装置１１からユーザＩＤを入力してログイ
ンし、メッセージの新規発信の為の操作を行うと、サー
バ装置１３のメッセージ処理プログラム１４がメッセー
ジの新規発信のための作成画面を端末装置１１に表示す
る（図３、Ｓ１１）。

【００２５】図４は、メッセージ発信時の表示状態を示
す図であり、宛先、メッセージ種別、タイトル、本文等
を入力する欄が表示される。また、表示画面の右上には
実行ボタン２１とクリアボタン２２が表示され、メッセ
ージの作成が終了して実行ボタン２１をクリックすると
メッセージの発信が行われて、メッセージファイル１５
に入力したデータが書き込まれる。また、クリアボタン
２２をクリックすると入力したデータがクリアされる。

【００２６】メッセージの発信者は、発信するメッセー
ジの本文を入力すると共に宛先、メッセージ種別、審査
・承認の要・不要と、審査・承認が必要な場合は、審査
者名と承認者名を設定する（Ｓ１２）。なお、宛先、メ
ッセージ種別等は予め設定されている選択肢の中から任
意に選択できるようになっている。

【００２７】サーバ装置１３のメッセージ処理プログラ
ム１４は、メッセージ種別が入力されたなら、メッセー
ジ種別に対応する属性を設定する（Ｓ１３）。また、発
信者がメッセージの作成画面で審査・承認ありのボック
スをクリックして、審査者名、承認者名を設定すると、
審査・承認ありの欄のチェックボックスが黒く表示さ
れ、審査者、承認者の指定に対応する処理が実行される
（Ｓ１４）。

【００２８】次に、メッセージファイル１５に発信者Ｉ
Ｄ、メッセージＩＤ、メッセージ種別、納期、審査者Ｉ
Ｄ、承認者ＩＤ、メッセージ種別に対応する属性、審査
者、承認者及び発信者以外は読取不可であることを示す
情報を等を書き込む（Ｓ１５）。

【００２９】これにより、発信者が、例えば図４に示す
ようにメッセージ種別として仕事の依頼を選択すると、
属性として”コメント要”、”納期有り”が自動的に設
定され、同図に示すように”コメント要”と”納期あ
り”の欄のチェックボックスが黒く表示されるので、発
信者はいちいち属性を設定する必要がない。

【００３０】なお、メッセージの属性として”コメント
要”が設定されていると、受信者側でメッセージを開封
して、確定ボタンを操作しても受信者がコメントを入力
するまで完了状態とならない。また、納期が設定されて
いて、未完了の状態で納期を過ぎると、納期に対する遅
延日数が後述する受信メッセージ一覧表に表示されるの
で、受信者は早急に処理しなければならないメッセージ
が存在すること知ることができる。

【００３１】次に、発信者により宛先が指定され、実行
ボタン２１がクリックされたなら、メッセージ管理テー
ブル１６のメッセージＩＤに対応させて受信者ＩＤを書
き込み、さらにそのときの時刻を発信日時としてメッセ
ージファイル１５の発信日時を記憶する領域１５ｃに書
き込む（Ｓ１６）。

【００３２】次に、図３のステップＳ１３のメッセージ
種別に応じた属性を設定する処理を図５のフローチャー
トを参照して説明する。先ず、メッセージ種別が”伝
言”か否かを判別する（図５、Ｓ２１）。メッセージ種
別が”伝言”のときには、ステップＳ２２に進みメッセ
ージの属性として”受信者によるメッセージの削除が可
能”であることを設定する。

【００３３】ステップＳ２１でメッセージ種別が”伝
言”ではないと判別されたときには（Ｓ２１、ＮＯ）、
ステップＳ２３に進みメッセージ種別が”納期チェッ
ク”か否かを判別する。メッセージ種別が”納期チェッ
ク”である場合には、ステップＳ２４に進み属性とし
て”コメント要”、”納期有り”を設定する。

【００３４】ステップＳ２３でメッセージ種別が”納期
チェック”ではないと判別されたときには（Ｓ２３、Ｎ
Ｏ）、ステップＳ２５に進み”仕事の依頼”か否かを判
別する。メッセージ種別が”仕事の依頼”であった場合
には、上述したステップＳ２４に進み属性として”コメ
ント要”、”納期有り”を設定する。

【００３５】ステップＳ２５でメッセージ種別が仕事の
依頼ではないと判別されたときには（Ｓ２５、ＮＯ）、
ステップＳ２６に進み提出期限有りの調査か否かを判別
する。メッセージ種別が”提出期限有りの調査”のとき
には、上述したステップＳ２４に進み属性として”コメ
ント要”、”納期有り”を設定する。

【００３６】ステップＳ２６でメッセージ種別が”提出
期限有りの調査”ではないと判別されたときには（Ｓ２
６、ＮＯ）、ステップＳ２７に進み種別が”ＹＥＳ／Ｎ
Ｏの調査”か否かを判別する。メッセージ種別が”ＹＥ
Ｓ／ＮＯの調査”のときには、ステップＳ２８に進み属
性として”ＹＥＳ／ＮＯのチェック要”及び”納期有
り”を設定する。

【００３７】ステップＳ２７でメッセージ種別が”ＹＥ
Ｓ／ＮＯの調査”ではないと判別されたときには（Ｓ２
７、ＮＯ）、ステップＳ２９に進みメッセージ種別が”
周知徹底”か否かを判別する。メッセージ種別が”周知
徹底”のときには、ステップＳ３０に進み属性として”
同意チェックの自動表示要”を設定する。

【００３８】ステップＳ２９でメッセージ種別が”周知
徹底”ではないと判別されたときには（Ｓ２９，Ｎ
Ｏ）、ステップＳ３１に進みメッセージ種別が”備忘
録”か否かを判別する。メッセージ種別が”備忘録”で
あれば、ステップＳ３２に進み属性として”親展”を設
定する。メッセージを作成する際にメッセージ種別とし
て”備忘録”を設定すると、そのメッセージは自分宛と
なり、かつ属性が親展となるので、自分だけが見ること
のできるメッセージとして保存することができる。

【００３９】ステップＳ３１でメッセージ種別が”備忘
録”ではないと判別されたときには（Ｓ３１、ＮＯ）、
ステップＳ３３に進みメッセージ種別が”意見要望”か
否かを判別する。メッセージ種別が”意見要望”であっ
たときには、ステップＳ３４に進み属性として”コメン
ト要”を設定する。

【００４０】ステップＳ３３でメッセージ種別が”意見
要望”ではないと判別されたとき、すなわちメッセージ
種別が上記の何れにも該当しないとき、またはメッセー
ジ種別に応じた属性がメッセージの作成画面の属性欄に
設定されたときには、属性欄に設定された属性をメッセ
ージファイル１３の該当する領域に書き込む（Ｓ３
５）。

【００４１】上記のようにメッセージ種別に応じてコメ
ントの入力、ＹＥＳ／ＮＯの回答等を受信者に求める属
性を設定し、受信者がそれに回答することで、受信者に
メッセージの主旨が正確に伝わっているか否か、あるい
はメッセージ対する賛否を確認することができる。

【００４２】次に、以上のようにして発信されたメッセ
ージの表示、返送、転送、流用発信処理を図６のフロー
チャートを参照して説明する。端末装置のユーザが受信
メッセージを表示させるための操作を行うと、サーバ装
置１３のメッセージ処理プログラム１４がメッセージ管
理テーブル１６からユーザＩＤにより受信メッセージの
メッセージＩＤを検索し、図７に示すような受信メッセ
ージの一覧表２０を表示する（図６、Ｓ４１）。

【００４３】ここで、図６のステップＳ４１の受信メッ
セージ一覧表２０を表示する処理の内容を、図８のフロ
ーチャートを参照して説明する。先ず、メッセージ一覧
の表示要求のあった端末装置１１にログインしているユ
ーザのメンバーＩＤを受信者ＩＤとして設定する（図
８、Ｓ５１）。次に、受信者ＩＤをキーとしてメッセー
ジ管理テーブル１６を検索し、該当するメッセージＩＤ
を抽出する（Ｓ５２）。次に、抽出したメッセージＩＤ
をもとにメッセージファイル１５からそれぞれのメッセ
ージのメッセージ種別、状況、タイトル等を取得する
（Ｓ５３）。取得した各項目の情報を編集して受信メッ
セージ一覧表２０として該当する端末装置１１に表示す
る（Ｓ５４）。

【００４４】受信者は、図７の受信メッセージ一覧表２
０のメッセージ種別からメッセージが何に関するもの
か、すなわち仕事の依頼か、納期チェックか、周知徹
底、個人メールか等をメッセージを開封する前に知るこ
とができ、さらに属性情報から緊急性のあるメッセージ
か、重要度の高いメッセージか等を判断できる。

【００４５】また、受信メッセージ一覧表２０に業務の
ワークフローのような定型メッセージと、個人宛メール
のような非定型のメッセージの両方をメッセージ種別と
共に表示することができるので、受信者は全ての受信メ
ッセージを一括して管理することができる。

【００４６】さらに、未開封のメッセージ、納期を過ぎ
ているメッセージがあるか否かを知ることができる。ま
た、メッセージの完了状況から回答状況、何人の人が完
了したか、完了率は何割かを知ることができる。なお、
図７には示していないが、未完了の状態で納期を過ぎる
と、例えば炎のマーク、発信者の怒った顔が表示され、
遅延日数が増えるに従ってそれらの表示が次第に大きく
なることで遅延の程度を受信者に知らせるようになって
いる。

【００４７】図６に戻り、受信者はメッセージを読みた
い場合には、受信メッセージ一覧表２０の開封したいメ
ッセージのタイトルをクリックする（Ｓ４２）。サーバ
装置１３のメッセージ処理プログラム１４は、メッセー
ジの開封が指示されると、指定されたメッセージの内容
をメッセージファイル１５から読み出し、そのメッセー
ジを端末装置１１の画面に表示する（Ｓ４３）。さら
に、そのメッセージの受信者の完了状況、コメント等を
示す受信者状況表２４を、メッセージと連携させて端末
装置１１に表示する（Ｓ４４）。

【００４８】ここで、受信メッセージと受信者状況表２
４とを連携させて表示させる処理を、図９〜図１４のフ
ローチャート及び図１５の表示状態を示す図を参照して
説明する。

【００４９】先ず、メッセージ受信表２０のメッセージ
ＩＤをもとにメッセージファイル１５を参照してそれぞ
れのメッセージのメッセージ種別、タイトル、発信日、
メッセージ内容、発信者ＩＤを取得する（図９、Ｓ６
１）。次に、ステップＳ６２の開封日時セット処理を実
行する。

【００５０】この開封日時セット処理を図１０を参照し
て説明すると、先ず、メッセージ管理テーブル１６の開
封日時を記憶する領域１６ｃに開封日時が記憶されてい
るか否かにより、メッセージが既に開封されているか否
かを判断する（図１０、Ｓ８１）。メッセージが既に開
封されている場合には、そこで処理を終了し、開封され
ていない場合には、今回始めてメッセージが開封された
ことになるので、現在の日時を取得する（Ｓ８２）。そ
して、メッセージの表示編集領域の開封日時欄に取得し
た日時を開封日時としてセットする（Ｓ８３）。

【００５１】次に、図９のステップＳ６３のコメントセ
ット処理を実行する。このコメントセット処理を図１１
を参照して説明すると、メッセージＩＤと受信者ＩＤと
によりメッセージ管理テーブル１６を検索して、該当す
るメッセージＩＤ及び受信者ＩＤに対応するコメントの
記憶領域１６ｅにコメントが記憶されているか否かを判
別する（図１１、Ｓ９１）。コメントが記憶されていな
い場合には、そこで処理を終了し、メッセージ管理テー
ブル１６の領域１６ｅにコメントが記憶されている場合
には、そのコメントを画面のコメント入力欄にセットす
る（Ｓ９２）。

【００５２】これにより、メッセージに対して受信者が
コメントを既に設定してある場合には、設定してあるコ
メントがメッセージのコメント欄に表示される。次に、
図９のステップＳ６４の完了チェック処理を実行する。

【００５３】この完了チェック処理を図１２を参照して
説明すると、先ず、完了チェックが指定されているか否
か、つまり受信者がメッセージの内容を確認して確定ボ
タン２３を既に操作しているか否かを判別する（図１
２、Ｓ１０１）。完了チェックが指定されていない場
合、つまり受信者が完了のための操作を行っていないと
きには、そこで処理を終了する。他方、完了チェックが
指定されている場合には、画面の完了チェック欄に完了
をセットする（Ｓ１０２）。

【００５４】次に、図９のステップＳ６５の開封率の計
算処理を実行する。この開封率の計算処理を、図１３の
フローチャートを参照して説明すると、最初に、メッセ
ージ管理テーブル１６から、指定されたメッセージＩＤ
に対応する全受信者のデータを取得する（図１３、Ｓ１
１１）。次に、メッセージ管理テーブル１６にメッセー
ジの開封日時が設定されている受信者の数を計数する
（Ｓ１１２）。そして、メッセージを開封している受信
者の数Ｋを全受信者数で割って、「１００」を掛けて開
封率を求める（Ｓ１１３）。

【００５５】次に、図９のステップＳ６６で完了チェッ
ク率の計算処理を実行する。この完了チェック率の計算
処理を、図１４のフローチャートを参照して説明する
と、最初に、メッセージ管理テーブル１６から、指定さ
れたメッセージＩＤに対応する全受信者のデータを取得
する（図１４、Ｓ１２１）。次に、完了日付が設定され
ている受信者の数を計数する（Ｓ１２２）。そして、完
了している受信者の数Ｃを全受信者で割って、「１０
０」を掛けて完了チェック率を算出する（Ｓ１２３）。

【００５６】次に、図９のステップＳ６７で上記の処理
で取得したメッセージ種別、発信日時、タイトル、メッ
セージの内容、発信者名、開封率、完了チェック率をメ
ッセージを編集する際の表示データを記憶する表示編集
領域に転送する。そして、表示編集領域のデータをメッ
セージ表示画面として表示する（Ｓ６８）。

【００５７】次に、選択されたメッセージのメッセージ
ＩＤをもとにメッセージ管理テーブル１６を逐次参照し
て受信者ＩＤを取得する（Ｓ６９）。この処理では、メ
ッセージ管理テーブル１６をメッセージＩＤをキーとし
て検索し、対応する受信者ＩＤを取得する。

【００５８】次に、その受信者ＩＤに対応して記憶され
ている開封日時、完了日時、コメントを取得する（Ｓ７
０）。この場合、開封日時、完了日時が記憶されていな
いものは未開封、未完了として扱われる。さらに、受信
者ＩＤをキーにメンバーテーブル１７を参照して受信者
ＩＤに対応する氏名を取得し、受信者名とする（Ｓ７
１）。

【００５９】上記の処理で取得した受信者名、開封日
時、完了日時 コメントを表示編集領域に転送する（Ｓ
７２）。そして、メッセージ管理テーブル１６にメッセ
ージＩＤに対応して記憶されている全ての受信者につい
て処理が終了したか否かを判別する（Ｓ７３）。全受信
者について処理が終了していない場合には、ステップＳ
６９に戻り上述した処理を繰り返す。他方、全ての受信
者について処理が終了した場合には、表示編集領域の内
容を受信者状況表２４として表示する（Ｓ７４）。

【００６０】以上の処理により受信メッセージと受信者
状況表２４が連携して表示される。図６に戻り、メッセ
ージと受信者状況表２４が表示された状態で、受信者は
図１５の確定ボタン２３、返信ボタン２５、転送ボタン
２６、流用発信ボタン２７の何れかのボタンを操作して
メッセージを閉じる（Ｓ４５）。

【００６１】確定ボタン２３が操作された場合には、ス
テップＳ４６に進み、そのときの日時をメッセージ管理
テーブル１６の完了日時を記憶する領域１６ｄに書き込
み、さらにコメントが入力されていれば、入力されたコ
メントをコメントの記憶領域１６ｅに書き込む。

【００６２】返信ボタン２５が操作された場合には、ス
テップＳ４７に進みメッセージの発信者を宛先として新
規にメッセージを作成するための返信処理を実行する。
また、転送ボタン２６が操作された場合には、ステップ
Ｓ４８に進み受信したメッセージをそのまま他の人に転
送するための転送処理を実行する。さらに、流用発信ボ
タン２７が操作された場合には、ステップＳ４９に進み
受信したメッセージの本文を流用して新規にメッセージ
を作成する流用発信処理を実行する。

【００６３】図１５は、上述した処理によりメッセージ
と受信者状況表２４を連携して表示させたときの表示状
態を示す図である。受信メッセージ一覧表２０を表示さ
せた状態で特定のメッセージのタイトルをクリックする
と、そのメッセージの種別、タイトル、メッセージの内
容等が表示される。そして、このときが最初の開封であ
れば、現在の日時がメッセージ管理テーブル１６の開封
日時を記憶する領域１６ｃに記憶される。メッセージの
内容を確認した後、メッセージ種別に応じて受信者が、
ＹＥＳ／ＮＯのチェック、あるいはコメントの入力等を
行った後、確定ボタン２３を操作すると、コメント欄に
入力したコメントがメッセージ管理テーブル１６のコメ
ントの記憶領域１６ｅに書き込まれ、確定ボタン２３が
操作された日時が完了日時として完了日時の記憶領域１
６ｄに書き込まれる。このとき、メッセージの属性とし
て”コメント要”、あるいは”ＹＥＳ／ＮＯのチェック
要”が設定されている場合には、コメントの入力、ある
いはＹＥＳ／ＮＯのチェックを行わずに確定ボタン２３
を操作しても完了として処理されず、メッセージ管理テ
ーブル１６には完了日時は書き込まれない。

【００６４】この実施の形態によれば、メッセージを表
示させたときに、そのメッセージの受信者の状況、すな
わちそれぞれの受信者がメッセージを開封しているか、
メッセージを受信者が確認、あるいはメッセージの案件
が完了して完了状態となっているか、メッセージに対し
てそれぞれの受信者がどのようなコメントを書いている
かを、メッセージの発信者及び受信者全員が閲覧するこ
とができる。従って、例えばグループのメンバーの業務
の遂行状況を確認するメッセージであった場合に、メッ
セージと受信者状況表の完了状況、コメント等を見るこ
とでメンバー全体の状況を把握することができ、グルー
プのリーダの立場からみれば、メンバーからの個別のメ
ッセージを読まなくとも全員の状況を把握することがで
きる。また、メンバーにとっては、他のメンバーの状況
を知ることができるので、メンバー全員が集まって状況
を報告しているのと同じように情報を共有することがで
きる。これにより、業務の指示、遂行、状況報告といっ
た一連の作業を行う仮想的な電子空間を提供することが
できる。

【００６５】次に、発信済のメッセージを修正する処理
と修正されたメッセージを未開封に戻す処理を、図１６
のフローチャートを参照して説明する。ユーザにより発
信メッセージの一覧を表示させるための操作が行われる
と、サーバ装置１３のメッセージ処理プログラム１４
は、端末装置１１から入力されているユーザＩＤと一致
する発信者ＩＤのメッセージをメッセージファイル１５
から検索し、図１７に示すようなメッセージ種別、完了
状況、タイトル、発信日時、期限及び修正と削除ボタン
３２、３３からなる発信メッセージ一覧表３１を表示す
る（図１６、Ｓ１３１）。発信メッセージ一覧表３１の
状況欄３１ａには、メッセージの受信者の中で完了応答
のあった人数及び完了率が表示される。

【００６６】発信者は一覧表を見て更新したいメッセー
ジのタイトル、あるいは修正ボタン３２をクリックする
（Ｓ１３２）。メッセージ処理プログラム１４は、修正
ボタン３２が操作されたか否かを判別し（Ｓ１３３）、
修正ボタン３２が操作された場合には、メッセージファ
イル１５から指定されたメッセージのデータを読み出
し、図１８に示すメッセージ編集画面を表示する（Ｓ１
３４）。このメッセージ編集画面には、メッセージファ
イル１５から読み出された、メッセージ種別、タイト
ル、本文、発信者名、属性、審査・承認、取り消す宛
先、追加する宛先が表示される。

【００６７】発信者は、必要に応じてメッセージ種別、
タイトル、本文、属性、完了状況欄、宛先を変更する
（Ｓ１３５）。必要なデータを修正し、完了状況欄の未
開封に戻すか否かを決めるチェックボックスをチェック
状態（図１８に黒いボックスで示す状態）のまま、ある
いは未チェックの状態にして更新ボタン３４クリックす
る（Ｓ１３６）。なお、修正したメッセージを新たなメ
ッセージとして発信する場合には、新規発信ボタン３５
をクリックし、そのメッセージを削除する場合には、削
除ボタン３６をクリックする。

【００６８】メッセージ処理プログラム１４は、未開封
に戻すチェックボックスがチェックされているか否かに
より、メッセージを未開封に戻すか否かを判断する（Ｓ
１３７）。

【００６９】メッセージを未開封に戻す場合には、メッ
セージ管理テーブル１６の該当するメッセージＩＤの開
封日時、完了日時をクリアする（Ｓ１３８）。次に、現
在日時を取得し（Ｓ１３９）、メッセージファイル１５
の更新日時を記憶する領域１５ｉに現在日時を書き込む
（Ｓ１４０）。さらに、修正されたデータをメッセージ
ファイル１５の該当する記憶領域に書き込む（Ｓ１４
１）。なお、メッセージが未開封に戻された場合でも、
受信者の書いたコメントはそのまま保存されるので、受
信者は修正されたメッセージを表示させ、内容を確認し
てコメントを変更する必要がなければ、確定ボタン２３
を操作することで応答操作が完了する。

【００７０】例えば、修正が宛先の追加、あるいは宛先
の取り消しで、発信者が未開封に戻すチェックボックス
を未チェックに設定したときには、ステップＳ１３７か
らステップＳ１３９に進み、開封日時、完了日時をクリ
アせず、更新日時をメッセージファイル１５に書き込
む。

【００７１】また、ステップＳ１２３で修正ボタン３２
のクリックではないと判別された場合、つまりタイトル
がクリックされた場合には、ステップＳ１４２に進み指
定されたメッセージと受信者状況とを連携させて表示す
る。メッセージが表示された状態で、さらにメッセージ
のタイトル欄をクリックすると、メッセージの編集画面
に切り替わり（Ｓ１４３）、上述したステップＳ１３４
以降の処理が実行される。

【００７２】以上のように、発信済のメッセージのデー
タを変更した場合に、そのメッセージを未開封の状態に
戻すことができるので、メッセージを修正する場合に、
新規のメッセージを再度作成して発信する必要が無く、
メッセージ作成の作業が軽減される。また、受信者にと
っては、修正されたメッセージがコメント要のメッセー
ジであって、その修正されたメッセージに対するコメン
トを変更する必要がない場合には、前回作成したコメン
トがそのまま保存されているので、新たな応答メッセー
ジを作成したり、受信メッセージにコメントを入力した
りする必要がなく、メッセージの応答のための負担が軽
減される。

【００７３】次に、図３のステップＳ１４の発信・承認
者指定に対応した処理の内容を、図１９のフローチャー
トを参照して説明する。先ず、メッセージ発信画面の審
査・承認の欄が有りとなっているか否かを判別する（図
１９、Ｓ１５１）。審査・承認の欄が有りとなっている
場合には、審査者の指定が行われているか否かを判別す
る（Ｓ１５２）。審査者が指定されている場合には、さ
らに承認者の指定が行われているか否かを判別する（Ｓ
１５３）。

【００７４】審査者が指定されていない場合には、ステ
ップＳ１５４に進み、承認者指定が行われているか否か
を判別し、承認者の指定がある場合には、審査者指定の
エラー表示を行う（Ｓ１５５）。また、承認者の指定が
行われていない場合には、ステップＳ１５５で承認者指
定のエラー表示を行う。これに対して発信者が審査者ま
たは承認者を指定したなら（Ｓ１５６）、ステップＳ１
５１に戻る。

【００７５】審査者・承認者が指定されている場合には
（Ｓ１５２、Ｓ１５３、ＹＥＳ）、、メッセージファイ
ル１５の審査者ＩＤを記憶する領域１５ｊに指定された
審査者のＩＤを書き込む（Ｓ１５７）。

【００７６】次に、メッセージファイル１５の承認者Ｉ
Ｄを記憶する領域１５Ｌに指定された承認者ＩＤを書き
込む（Ｓ１５８）。さらに、そのメッセージは審査・承
認が完了するまで他の人が読むことができないように、
メッセージファイル１５の読取可能か否かを示すデータ
を記憶する領域１５ｎに、審査・承認者以外は読むこと
のできないメッセージであることを示すデータを書き込
む（Ｓ１５９）。

【００７７】次に、審査処理及び承認処理を図２０及び
図２１を参照して説明する。ログインしたときに、ログ
インした人が審査・承認すべきメッセージがあると、未
チェックの受信メッセージ一覧表の中で審査・承認の必
要なメッセージが明示されるので、審査者は該当するタ
イトルをクリックする。タイトルがクリックされると、
メッセージ処理プログラム１４は、図２０のステップＳ
１６１で、端末装置１１から入力された審査者のユーザ
ＩＤによりメッセージ管理テーブル１６の受信メッセー
ジＩＤを検索し、さらにそのメッセージＩＤによりメッ
セージファイル１５を検索して指定されたメッセージが
審査・承認が必要なメッセージか否かを判断する。受信
メッセージが審査・承認が必要なメッセージの場合に
は、さらにメッセージファイル１５に設定されている審
査者ＩＤとユーザＩＤが一致するかを判別し、ＩＤが一
致する場合には、そのメッセージを表示する。

【００７８】審査者は、表示されたメッセージの内容を
確認し、そのメッセージの審査・承認欄に「保留」、
「審査済」または「却下」を入力する（Ｓ１６２）。メ
ッセージ処理プログラム１４は、審査・承認欄に入力さ
れた審査結果を、メッセージファイル１５の審査結果を
記憶する領域１５ｋに書き込む（Ｓ１６３）。

【００７９】上述した審査の場合と同様に、承認者が未
チェックの受信メッセージ一覧表２０の承認が必要なメ
ッセージのタイトルをクリックすると、メッセージ処理
プログラム１４は、図２１のステップＳ１７１で、指定
されたメッセージのメッセージＩＤでメッセージファイ
ル１５を検索して指定されたメッセージが審査・承認が
必要なメッセージか否かを判断する。受信メッセージが
審査・承認が必要なメッセージの場合には、さらにメッ
セージファイル１５に設定されている承認者ＩＤと、端
末装置１１から入力されたユーザＩＤが一致するかを判
別し、ＩＤが一致する場合には、そのメッセージを表示
する。

【００８０】さらに、そのメッセージに対して審査が行
われているか、すなわちメッセージファイル１５のその
メッセージＩＤに対応する審査結果を記憶する領域１５
ｋにデータ書き込まれているか否かを判別する（Ｓ１７
２）。データが何も書き込まれていない場合には、そこ
で処理を終了し、データが書き込まれている場合には、
審査結果が審査済となっているか否かを判別する（Ｓ１
７３）。

【００８１】審査済となっている場合には、承認者はメ
ッセージの内容を確認し、「保留」、「承認済」または
「却下」を入力する（Ｓ１７４）。これを受け、メッセ
ージ処理プログラム１４は、メッセージファイル１５の
承認結果を記憶する領域１５ｍに、入力された「保
留」、「承認済」または「却下」を書き込む（Ｓ１７
５）。そして、承認結果が「承認済」か否かを判別し
（Ｓ１７６）、「承認済」であれば、メッセージが読取
可能か否かを記憶する領域１５ｎに読取可能であること
を示す情報を書き込み、そのメッセージを読取可能な状
態にする（Ｓ１７７）。

【００８２】次に、受信したメッセージを約束リストと
して保管する処理を、図２２を参照して説明する。先
ず、受信メッセージ一覧表２０を表示し（図２２、Ｓ１
８１）、それに対して受信者が特定のメッセージのタイ
トルをクリックしたなら（Ｓ１８２）、メッセージの内
容を表示する（Ｓ１８３）。さらに、受信者状況表２２
を表示する（Ｓ１８４）。それに対して受信者が確定、
返信、転送、流用発信の何れかのボタンを操作したなら
（Ｓ１８５）、操作されたボタンが転送ボタン２１か
（Ｓ１８６）、流用発信ボタン２５か（Ｓ１８７）か、
その他のボタンかを判別する。操作されたのが、転送ボ
タン２４であった場合には、オリジナルの発信者名と発
信日時を本文に付記し、タイトルに転送を付記する（Ｓ
１８８）。ステップＳ１８８の次、または流用発信ボタ
ン２５が操作された後には、新規発信画面を表示し、オ
リジナルの受信メッセージの内容をコピーする（Ｓ１８
９）。上記の処理は、基本的には、図６のステップＳ４
１からＳ４９の処理と同様である。

【００８３】受信者は、転送、あるいは流用するメッセ
ージのメッセージ種別として備忘録を設定する（Ｓ１９
０）。メッセージ処理プログラム１４は、メッセージ種
別が備忘録か否かを判別し、備忘録であれば、属性を親
展にし、宛先をログインされているユーザＩＤにする
（Ｓ１９２）。

【００８４】図２３は、約束リスト（Ｔｏ Ｄｏ Ｌｉ
ｓｔ）の表示画面を示す図である。メッセージ種別とし
て備忘録が表示され、タイトルに転送であること、本文
にオリジナルメッセージの発信日、発信者が表示され
る。さらに、この場合、メッセージ種別が備忘録で、宛
先が自分だけであるので、受信者状況表２２に本人だけ
が受信者として表示される。

【００８５】図２２に戻り、実行ボタン２１が操作され
たなら、新規発信画面の内容をメッセージファイル１５
の各領域に書き込み（Ｓ１９３）、宛先をメッセージ管
理テーブル１６の受信者ＩＤを記憶する領域に書き込む
（Ｓ１９４）。

【００８６】これらの処理により、メッセージの応答で
業務の完了予定等を報告した場合に、その受信メッセー
ジを転送にし、さらにメッセージ種別を備忘録とするこ
とで、そのメッセージを自分宛の親展のメッセージとし
て保存しておくことができる。これにより仕事の完了予
定日を約束した案件などがあるか否かを備忘録で確認す
ることができる。

【００８７】次に、メッセージを作成する際に、発信者
側で受信者が回答すべきコメントの形式をメッセージ種
別に応じて自動的に設定できるようにした実施の形態に
ついて説明する。

【００８８】この実施の形態では、メッセージ種別に対
応させてコメントパターンとコメントパターンの内容
（後述するコメント選択肢）を記憶した、図２４に示す
ようなメッセージ種別／コメントパターンテーブル３２
が設けられている。図２４のコメントパターンの内容の
欄で、「（理由）」が付加されているコメント選択肢
は、そのコメント選択肢を選択した理由の記入を求める
拡張子であり、受信者がコメントとして「拒否」、「保
留」を選択した場合には、その理由を入力する必要があ
る。

【００８９】なお、図２４には、１つのメッセージ種別
に対して１種類のコメントパターンのみを示してある
が、１つのメッセージ種別に対して複数のコメントパタ
ーンを記憶しておいて、メッセージ種別が指定されたと
きに複数のコメントパターンを表示し、それらの中から
発信者が任意のコメントパターンを選択できるようにし
てもよい。

【００９０】先ず、新規メッセージの作成画面でタイト
ル、本文、宛先等を入力し（図２５、Ｓ２０１）、メッ
セージ種別を設定する（Ｓ２０２）。メッセージ処理プ
ログラム１４は、入力されたメッセージ種別をもとにメ
ッセージ種別／コメントパターンテーブル３２を検索す
る（Ｓ２０３）。そして、対応するコメントパターンが
存在するか否かを判別し（Ｓ２０４）、コメントパター
ンが存在する場合には、そのコメントパターンを取得す
る（Ｓ２０５）。さらに、属性を属性欄、取得したコメ
ントパターンをコメント欄（図４のメッセージの発信画
面に新たに設ける）に表示する（Ｓ２０６）。発信者が
メッセージの作成を完了して実行ボタン２１を操作した
なら、コメント欄に表示されたコメントパターンをメッ
セージファイル１５の該当するメッセージのコメントパ
ターンを記憶する領域１５ｐに書き込む（Ｓ２０７）。

【００９１】この実施の形態では、発信者がメッセージ
種別を指定すると、そのメッセージ種別に対応したコメ
ントパターンが自動的に選択され、コメントパターンと
そのコメントパターンの内容、例えばメッセージに対す
る「了承」、「拒否」、「保留」等のコメント選択肢が
受信者側のメッセージのコメント欄に表示され、受信者
のコメントの作成がそれらのコメント選択肢の１つを選
択することで行われる。これにより、発信者が指定した
複数のコメント選択肢の中から特定のコメント選択肢を
選択するという形で受信者のコメントの作成が行われる
ので、受信者から発信者の意図した形式のコメントを得
ることができる。

【００９２】次に、メッセージ受信時のコメントの自動
設定処理を、図２６のフローチャートを参照して説明す
る。受信者により受信メッセージ一覧表２０のタイトル
がクリックされて開封するメッセージが指定されたな
ら、指定されたメッセージのメッセージ種別、コメント
パターン、タイトル、本文、コメント選択肢等をメッセ
ージファイル１５から読み出し、端末装置１１の画面に
表示する（図２６、Ｓ２１１）。

【００９３】メッセージファイル１５の該当するメッセ
ージのコメントパターンを記憶する領域１５ｐにコメン
トパターンが設定されているときには、さらに設定され
ているコメントパターンの内容、つまりコメント選択肢
をメッセージ種別／コメントパターンテーブル３２から
読み出し、コメントパターンとコメント選択肢をコメン
ト欄に表示する（Ｓ２１２）。

【００９４】表示されたコメント選択肢の何れかをクリ
ックして受信者が応答コメントを選択すると（Ｓ２１
３）、メッセージ処理プログラム１４は、選択されたコ
メントに拡張子（例えば追加のコメントを求める拡張
子）が付加されているか否かを判別する（Ｓ２１４）。
拡張子が付加されている場合には、拡張子の内容をメッ
セージ表示画面のコメント欄に表示する（Ｓ２１５）。
受信者は、表示された拡張子の内容に対応するコメント
を入力する（Ｓ２１６）。

【００９５】例えば、図２７に示すようにコメント選択
肢の入力画面のコメント欄に、「了承」、「拒否（理
由）」、「保留（理由）」、「その他（ ）」、「要相
談（）」等のコメント選択肢が表示されているときに、
各コメント選択肢のチェックボックスをクリックする
と、クリックしたチェックボックスがチェクス済とな
り、対応するコメントが応答コメントとして選択され
る。さらに、そのコメントが拡張子（同図で（理由）と
して示されているもの）が設定されているコメントであ
れば、コメント欄に「理由」の文字が表示され、そのコ
メント選択肢を選択した理由の入力が要求される。

【００９６】図２６に戻り、コメントの入力が完了し、
確定ボタン２３が操作されたなら、メッセージ処理プロ
グラム１４は、メッセージ管理テーブル１６の受信ＩＤ
に対応するコメントの記憶領域１６ｅに、コメント欄に
入力されたコメントを書き込む（Ｓ２１７）。

【００９７】このように、発信者によりコメントパター
ンが設定されている場合には、設定されているコメント
パターン対応するコメント選択肢が表示されるので、受
信者はコメント選択肢の中からコメントを選択するだけ
で発信者が求める回答に適合したコメントを簡単に作成
することができる。

【００９８】次に、受信者のコメントからキーワードを
抽出してそれぞれのキーワードの占める割合を求めるコ
メント内容の抽出統計処理を、図２８のフローチャート
を参照して説明する。

【００９９】最初に、指定されたメッセージと受信者状
況表２４を連携させて表示する（図２８、Ｓ２２１）。
次に、図２９に示すキーワードテーブル３３を用いて検
索を行うか否かを判別する（Ｓ２２２）。キーワードテ
ーブル３３を用いて検索を行う場合には、ステップＳ２
２３に進みキーワードテーブル３３の内容を端末装置１
１に表示する。発信者は、コメントの内容から判断して
最適なキーワードテーブル名を選択する（Ｓ２２４）。
キーワードテーブル３３の選択されたキーワード名に対
応するキーワードを、図３０に示すアクティブキーワー
ドテーブル３４に設定する（Ｓ２２５）。

【０１００】キーワードテーブル３３を用いない場合に
は（Ｓ２２２、ＮＯ）、ユーザが受信者状況表２４のコ
メント欄から必要な語句をキーワードとして選択する
（Ｓ２２６）。

【０１０１】メッセージ処理プログラム１４は、ユーザ
により選択された語句をアクティブキーワードテーブル
３４にセットする（Ｓ２２７）。そして、キーワードと
すべき語句の入力が終了したか否かを判別する（Ｓ２２
８）。

【０１０２】キーワードテーブル３３の選択されたキー
ワードをアクティブキーワードテーブル３４に設定した
なら、あるいはユーザによるキーワードの入力が終了し
たなら、アクティブキーワードテーブル３４からキーワ
ードを順に取りだし、受信者状況表２４のコメント欄を
検索して一致した件数をカウントする（Ｓ２２９）。そ
して、カウントした件数をアクティブキーワードテーブ
ル３４のキーワードに対応する件数としてセットする
（Ｓ２３０）。そして、アクティブキーワードテーブル
３４に集計していないキーワードが存在するか否かを調
べ、キーワードとすべき語句が終了したか否かを判別す
る（Ｓ２３１）。アクティブキーワードテーブル３４の
全てのキーワードに対する集計が終了したなら、図３１
に示すキーワード抽出一覧表３５を作成して受信者状況
表２４に続けて表示する（Ｓ２３２）。

【０１０３】このコメント内容の抽出統計処理によれ
ば、メッセージに対する受信者のコメントからメッセー
ジの内容を了承した人が何人いるか、拒否した人が何人
いるか、保留の人が何人いるか等を知ることができ、さ
らにそれらの比率も知ることができる。

【０１０４】図３２は、上述したメッセージ処理プログ
ラムを、ＣＤ−ＲＯＭ、フロッピーディスク等の可搬記
憶媒体４４、あるいはプログラム提供者の有する記憶装
置に記憶しておいて、そのプログラムをユーザの処理装
置４１にロードして実行する場合の説明図である。

【０１０５】プログラムがＣＤ−ＲＯＭ、フロッピーデ
ィスク等の可搬記憶媒体４４に記憶されている場合に
は、その可搬記憶媒体４４を処理装置４１のドライブ装
置４２に挿入してプログラムを読み取り、読み取ったプ
ログラムをＲＡＭ、ハードディスク等のメモリ４３に格
納してプログラムを実行する。また、プログラム提供者
から通信回線を介してプログラムが提供されている場合
には、プログラム提供者の記憶装置、メモリ等に格納さ
れているプログラムを通信回線を介して処理装置４１で
受信し、受信したプログラムをＲＡＭ、ハードディスク
等のメモリ４３に格納して実行する。

【０１０６】なお、上述した実施の形態では、サーバ装
置１３内の記憶装置にメッセージフィル１５、メッセー
ジ管理テーブル１６等を記憶するようにしたが、メッセ
ージを記憶する記憶装置をサーバ装置１３と別に設け、
サーバ装置１３が通信回線を介してその記憶装置にメッ
セージを書き込みに、あるいは読み出しを行うようにし
てもよい。

【０１０７】

【発明の効果】本発明によれば、メッセージとそのメッ
セージの受信者の状況を示す受信者状況表とが連携して
表示されるので、メッセージの発信者、あるいは受信者
全員が、メッセージの内容と共にそのメッセージの受信
者全員の状況、例えばメッセージを了承したか、あるい
は業務が完了したかを一度に把握することができる。ま
た、メッセージが開封済か否かを示す情報と、メッセー
ジを確認したしたか、あるいは業務を完了したか否かを
示す完了情報とを受信者状況表として表示するようにし
たので、受信者全員の完了状況を一度に把握することが
できる。さらに、業務に関するワークフローのような定
型メッセージと、個人用の非定型メッセージをそれぞれ
のメッセージ種別と共に一覧表に表示したので、異なる
目的のメッセージを、そのメッセージ種別と共に同じ表
示画面で参照することができる。また、発信者がキーワ
ードを設定し、受信者のコメントの中からキーワードを
抽出して統計処理を行うので、発信者は効率的にメッセ
ージに対する受信者の返答や反応を統計分析データとし
て把握できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施の形態のメッセージ処理システムのシステ
ム構成図である。

【図２】メッセージファイル１５，メッセージ管理テー
ブル１６及びメンバーテーブル１７の構成を示す図であ
る。

【図３】メッセージ発信処理の概略プロセスを示すフロ
ーチャートである。

【図４】メッセージ発信時の表示状態を示す図である。

【図５】発信するメッセージのメッセージ種別に応じた
属性を設定する処理のフローチャートである。

【図６】メッセージの表示、返信、転送、流用発信処理
のフローチャートである。

【図７】受信メッセージ一覧表を示す図である。

【図８】受信メッセージ一覧表を表示する処理のフロー
チャートである。

【図９】メッセージと受信者状況表２４を連携して表示
する表示処理のフローチャートである。

【図１０】開封日時セット処理のフローチャートであ
る。

【図１１】コメントセット処理のフローチャートであ
る。

【図１２】完了チェック処理のフローチャートである。

【図１３】開封率の計算処理のフローチャートである。

【図１４】完了チェック率の計算処理のフローチャート
である。

【図１５】メッセージと受信者状況表を連携して表示さ
せたときの表示状態を示す図である。

【図１６】発信済メッセージを修正する処理と修正され
たメッセージを未開封に戻す処理のフローチャートであ
る。

【図１７】受信メッセージ一覧表３１を示す図である。

【図１８】メッセージ編集画面を示す図である。

【図１９】審査者、承認者指定に対応する処理のフロー
チャートである。

【図２０】審査処理のフローチャートである。

【図２１】承認処理のフローチャートである。

【図２２】受信したメッセージを約束リストとして保管
する処理のフローチャートである。

【図２３】約束リストを示す図である。

【図２４】メッセージ種別／コメントパターンテーブル
３２のデータ構造図である。

【図２５】メッセージ発信時のメッセージ種別に対応し
たコメントパターンの自動設定処理のフローチャートで
ある。

【図２６】メッセージ受信時のコメントの自動設定処理
のフローチャートである。

【図２７】コメント選択肢の入力画面を示す図である。

【図２８】コメント内容の抽出統計処理のフローチャー
トである。

【図２９】キーワードテーブル３３のデータ構造図であ
る。

【図３０】アクティブキーワードテーブル３４のデータ
構造図である。

【図３１】キーワード抽出一覧表を示す図である。

【図３２】メッセージ処理プログラムを記憶媒体に記憶
した場合の説明図である。

【符号の説明】

１１ 端末装置 １３ サーバ装置 １４ メッセージ処理プログラム １５ メッセージファイル １６ メッセージ管理テーブル

Claims (19)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数の端末装置からのメッセージを処理す
   るメッセージ処理装置において、 複数の受信者を宛先とするメッセージを表示する場合
   に、該メッセージの内容と該メッセージの複数の受信者
   の状況を示す受信者状況表を連携して端末装置に表示さ
   せる制御手段を備えることを特徴とするメッセージ処理
   装置。
2. 【請求項２】複数の端末装置からのメッセージを処理す
   るメッセージ処理装置において、 複数の受信者のメッセージの開封状況を示す情報と、前
   記メッセージを確認したこと、あるいは前記メッセージ
   に関わる業務が完了したことを示す完了情報とを含む受
   信者状況表を端末装置に表示させる制御手段を備えるこ
   とを特徴とするメッセージ処理装置。
3. 【請求項３】前記受信者状況表は、受信者名と受信者が
   前記メッセージを確認したこと、あるいは前記メッセー
   ジに関わる業務が完了したことを示す完了情報とを含む
   ことを特徴とする請求項１記載のメッセージ処理装置。
4. 【請求項４】メッセージの内容と発信者名と受信者名と
   前記メッセージを開封して確認したこと、あるいは前記
   メッセージに関わる業務が完了したことを示す完了情報
   とを対応づけて記憶する記憶手段を有し、 前記制御手段は、前記記憶手段に記憶されている受信者
   名と前記完了情報とに基づいて前記受信者状況表を作成
   し、前記受信者状況表を前記メッセージと連携して表示
   させることを特徴とする請求項１または２記載のメッセ
   ージ処理装置。
5. 【請求項５】前記記憶手段は、前記メッセージのメッセ
   ージ種別を記憶し、 前記制御手段は、前記記憶手段に記憶されているメッセ
   ージ種別と、受信者名と、完了情報とを前記メッセージ
   の受信者状況表の情報として表示させることを特徴とす
   る請求項４記載のメッセージ処理装置。
6. 【請求項６】前記メッセージの内容と前記受信者状況表
   を、前記メッセージの発信者及び受信者全員が端末装置
   の画面上で確認できるようにしたことを特徴とする請求
   項１、２または３記載のメッセージ処理装置。
7. 【請求項７】受信者が受信したメッセージに対するコメ
   ントを入力するコメント欄をメッセージに設け、前記コ
   メント欄に入力されたコメントを前記受信者状況表の各
   受信者のコメントとして表示させることを特徴とする請
   求項１、２、３または６記載のメッセージ処理装置。
8. 【請求項８】前記記憶手段は、メッセージが開封された
   か否かを示す開封情報を受信者に対応させて記憶し、 前記記憶手段に記憶されている発信済のメッセージの内
   容を修正する修正手段と、 前記修正手段により修正されたメッセージの全受信者の
   開封情報を開封済の状態から未開封の状態に戻す回復手
   段とを備えることを特徴とする請求項４記載のメッセー
   ジ処理装置。
9. 【請求項９】前記記憶手段は、メッセージの受信者によ
   り入力されたコメントを前記メッセージと対応させて記
   憶し、 前記回復手段は、前記修正手段により発信済のメッセー
   ジが修正されたとき、前記記憶手段に記憶されている前
   記発信済メッセージの開封情報を未開封の状態に戻すと
   共に、前記受信者が作成した前記メッセージに対するコ
   メントをそのまま保存することを特徴とする請求項８記
   載のメッセージ処理装置。
10. 【請求項１０】前記記憶手段に記憶されているメッセー
    ジの受信者の開封情報から該メッセージの開封率を求め
    る開封率取得手段を有し、 該開封率取得手段で取得された開封率をメッセージ毎に
    表示させることを特徴とする請求項８記載のメッセージ
    処理装置。
11. 【請求項１１】前記制御手段は、受信メッセージに設定
    されている応答期限に対する遅延状況を前記メッセージ
    毎に表示させることを特徴とする請求項１、２、３また
    は４記載のメッセージ処理装置。
12. 【請求項１２】前記メッセージの受信者の完了情報から
    完了率を求める完了率取得手段を有し、 前記完了率取得手段で取得された完了率をメッセージ毎
    に表示させることを特徴とする請求項１，２，３または
    ４記載のメッセージ処理装置。
13. 【請求項１３】前記記憶手段は、前記メッセージ種別に
    対応させて少なくとも１つのコメントパターンと該コメ
    ントパターンに対応するコメント選択肢とを記憶するコ
    メントパターン記憶部を有し、 受信メッセージに対するコメントを作成する際に、前記
    受信メッセージのメッセージ種別に対応するコメントパ
    ターンの複数のコメント選択肢を前記受信メッセージの
    コメント欄に表示すると共に、表示されたコメント選択
    肢の内で受信者により選択されたコメント選択肢を受信
    メッセージに対する前記受信者のコメントとして設定す
    る設定手段とを備えることを特徴とするメッセージ処理
    装置。
14. 【請求項１４】検索すべきキーワードを設定する設定手
    段と、 前記設定手段で設定されたキーワードを全受信者のコメ
    ントから検索する検索手段と、 前記検索手段で検索された前記キーワードを含むコメン
    トの件数を集計する集計手段と、 前記集計手段で集計された前記キーワード別の件数を端
    末装置に表示させる表示制御手段とを備えることを特徴
    とする請求項１、２または３記載のメッセージ処理装
    置。
15. 【請求項１５】複数の端末装置からのメッセージを処理
    するメッセージ処理装置において、 業務の処理に関わる定型メッセージと業務以外の非定型
    のメッセージを、メッセージ種別と共に端末装置に表示
    させる制御手段を備えることを特徴とするメッセージ処
    理装置。
16. 【請求項１６】複数の端末装置からのメッセージを管理
    するメッセージ管理方法において、 複数の受信者を宛先とするメッセージを表示する場合
    に、前記メッセージの内容と前記メッセージの複数の受
    信者の状況を示す受信者状況表を連携して端末装置に表
    示させることを特徴とするメッセージ管理方法。
17. 【請求項１７】複数の端末装置からのメッセージを管理
    するメッセージ管理方法において、 複数の受信者のメッセージの開封状況を示す情報と、前
    記メッセージを確認したこと、あるいは前記メッセージ
    に関わる業務が完了したことを示す完了情報とを含む受
    信者状況表を端末装置に表示させることを特徴とするメ
    ッセージ管理方法。
18. 【請求項１８】複数の受信者を宛先とするメッセージを
    表示する場合に、前記メッセージの内容と前記メッセー
    ジの複数の受信者の状況を示す受信者状況表を連携して
    端末装置に表示させるメッセージ管理プログラムを記録
    したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
19. 【請求項１９】複数の受信者のメッセージの開封状況を
    示す情報と、前記メッセージを確認したこと、あるいは
    前記メッセージに関わる業務を完了したことを示す完了
    情報とを含む受信者状況表を端末装置に表示させるメッ
    セージ管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り
    可能な記録媒体。