JPH1145236A - 文書管理支援装置およびその装置としてコンピュータを機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書を保存する際に、保存先となるフォルダ
（分類項目）を自動的に判別することができるようにし
て、保存処理の自動化を図ること。 【解決手段】 文書を格納するためのハードディスク装
置１０３と、文書をハードディスク装置１０３に分類し
て格納するための分類条件を入力し、入力した分類条件
を分類項目として設定し、文書の保存が指定されると、
設定した分類項目に基づいて、文書をいずれの分類項目
に分類するかを判定し、判定結果に基づいて、文書を該
当する分類項目に分類してハードディスク装置１０３に
格納する文書管理支援ソフト１０４と、を備えている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書を保存する際
に、保存先となるフォルダを自動的に判別することがで
きるようにして、保存処理の自動化を図った文書管理支
援装置およびその装置としてコンピュータを機能させる
ためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能
な記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】ハードディスク等の記憶媒体に保存され
た文書は、フォルダ（またはディレクトリ）と呼ばれる
論理的区分に従って分類されて管理されるのが一般的で
ある。このフォルダは、文書管理を簡便に行うために、
ユーザが好みに応じて作成することができ、作成したフ
ォルダに関連のある複数の文書をまとめるために利用す
ることができるものである。作成したフォルダの下に
は、さらにフォルダを作成することができ、様々なレベ
ルのフォルダを作成することによって階層構造で文書を
管理することができる。

【０００３】ワードプロセッサ等のアプリケーションプ
ログラムを用いて作成した文書を保存するには、この文
書の保存先となるフォルダを指定し、指定したフォルダ
に文書を保存する処理を行うことにより、文書を分類し
て保存することができる。また、文書を読み出す際に
は、フォルダを指定することによってそのフォルダ内の
文書名の一覧を表示し、一覧表示した文書名のいずれか
を選択することによって所望の文書を読み出すことがで
きる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の技術においては、フォルダを用いて文書を分類する
ことによって文書管理の容易化を図ることができるが、
フォルダを用いて文書を分類するには、文書を保存する
際に保存先としてフォルダを指定しなければならないた
め、特に、多数のフォルダを用意して文書を分類して管
理しているような場合にあっては、フォルダを指定する
処理が非常に面倒であるという問題点があった。

【０００５】本発明は上記に鑑みてなされたものであっ
て、文書を保存する際に、保存先となるフォルダを自動
的に判別することができるようにして、保存処理の自動
化を図ることを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１の文書管理支援装置は、予め設定したフォ
ルダやディレクトリと呼ばれる分類項目に従って、文書
を分類して管理する文書管理支援装置であって、前記文
書を格納するための格納手段と、前記文書を前記格納手
段に分類して格納するための分類条件を入力する分類条
件入力手段と、前記分類条件入力手段で入力した分類条
件を前記分類項目として設定する分類項目設定手段と、
前記文書の保存が指定されると、前記分類項目設定手段
で設定した分類項目に基づいて、前記文書をいずれの分
類項目に分類するかを判定する分類項目判定手段と、前
記分類項目判定手段の判定結果に基づいて、前記文書を
該当する分類項目に分類して前記格納手段に格納する格
納処理手段と、を備えたものである。

【０００７】また、請求項２の文書管理支援装置は、請
求項１に記載の文書管理支援装置において、前記分類項
目設定手段が、前記分類項目として設定した分類条件を
ベクター表現に変換して保持し、前記分類項目判定手段
が、前記文書をベクター表現に変換した後、前記分類条
件のベクター表現と前記文書のベクター表現との類似度
を求め、求めた類似度に基づいて、前記文書をいずれの
分類項目に分類するかを判定するものである。

【０００８】また、請求項３の文書管理支援装置は、予
め設定したフォルダやディレクトリと呼ばれる分類項目
に従って、文書を分類して管理する文書管理支援装置で
あって、前記文書を格納するための格納手段と、前記文
書を前記格納手段に分類して格納するための分類条件を
入力する分類条件入力手段と、前記分類条件入力手段で
入力した分類条件を分類項目として設定する分類項目設
定手段と、前記文書に前記文書の内容を示した内容情報
を設定する内容情報設定手段と、前記文書の保存が指定
されると、前記分類項目設定手段で設定した分類項目お
よび前記内容情報設定手段で設定した内容情報に基づい
て、前記文書をいずれの分類項目に分類するかを判定す
る分類項目判定手段と、前記分類項目判定手段の判定結
果に基づいて、前記文書を該当する分類項目に分類して
前記格納手段に格納する格納処理手段と、を備えたもの
である。

【０００９】また、請求項４の文書管理支援装置は、請
求項３に記載の文書管理支援装置において、前記分類項
目設定手段が、前記分類項目として設定した分類条件を
ベクター表現に変換して保持し、前記分類項目判定手段
が、前記内容情報をベクター表現に変換した後、前記分
類条件のベクター表現と前記内容情報のベクター表現と
の類似度を求め、求めた類似度に基づいて、前記文書を
いずれの分類項目に分類するかを判定するものである。

【００１０】さらに、請求項５のコンピュータ読み取り
可能な記録媒体は、前記請求項１〜４のいずれか１つに
記載の文書管理支援装置の各手段としてコンピュータを
機能させるためのプログラムを記録したものである。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、本発明の文書管理支援装置
およびその装置としてコンピュータを機能させるための
プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録
媒体の実施の形態について、添付の図面を参照しつつ詳
細に説明する。

【００１２】〔実施の形態１〕図１は、実施の形態１の
文書管理支援装置のブロック構成図である。図１におい
て、１００はＣＰＵを、１０１はＲＯＭを、１０２はＲ
ＡＭを、１０３は文書を分類する機能（例えば、ＣＬＡ
ＲＩＴＥＣＨ社のＣＬＡＲＩＴ等を利用することができ
る）を利用して、文書を保存する際に、文書の保存先と
なるフォルダを自動的に判別する文書管理支援ソフト１
０４を格納したハードディスク装置を、１０５はキーボ
ード，マウス等からなる入力装置を、１０６はＣＲＴ等
からなるディスプレイを、１０７は上記各部を接続する
バスをそれぞれ示している。

【００１３】図１において、文書管理支援ソフト１０４
は、文書をフォルダ（またはディレクトリ）に分類して
管理するという機能以外に、文書を保存する際に、文書
の保存先となるフォルダを自動的に判別する機能を有す
るものである。

【００１４】具体的には、フォルダを作成する際に、作
成したフォルダに文書を分類するための分類条件を入力
し、入力した分類条件に基づいて、そのフォルダに格納
する文書のプロファイル（請求項１〜５に記載の分類項
目に該当する）を生成しておき、文書を保存する際に、
この文書の内容がいずれのプロファイルに合致するかを
判定し、該当するフォルダに格納するというものであ
る。上記分類条件は、特定のフォルダに格納したい文書
の特徴を表すものであって、文書検索を行う際に用いる
ものと同様な式（検索式に対応する），文（検索文に対
応する），キーワードの集合，例示用文書等のいずれで
あっても良い。また、分類条件として、フォルダに付し
たフォルダ名を用いることにしても良い。このように、
文書管理支援ソフト１０４は、プロファイルの生成処理
とフォルダへの文書の分類・保存処理とを行うものであ
る。そして、このプロファイルや文書は、ハードディス
ク装置１０３に格納される。

【００１５】図２は、文書管理支援ソフト１０４の処理
を示す概略ブロック図である。文書管理支援ソフト１０
４において、プロファイルの生成処理は、自然言語処理
モジュール２０１と、プロファイル生成部２０５とによ
って行われる。具体的に、自然言語処理モジュール２０
１は、上述した分類条件２００を入力すると、分類条件
２００について、品詞情報等を格納した辞書２０２およ
び各単語の係り受け等を解析するための文法辞書２０３
を用いて形態素解析，構文解析等の解析処理を行って、
分類条件２００を予め定めた複数のセンテンスからなる
サブドキュメント単位に区切り、サブドキュメントから
名詞句を抽出して、サブドキュメント毎の名詞句リスト
を含むドキュメント・セット２０４を生成する。プロフ
ァイル生成部２０５は、自然言語処理モジュール２０１
で生成したドキュメント・セット２０４を入力し、各名
詞句それぞれに対して所定の統計情報を与えることによ
って分類条件２００をベクター表現に変換し、分類条件
２００のベクター表現を該当するフォルダに格納する文
書のプロファイル２０６を生成する。このプロファイル
２０６は、上述した処理によって、各フォルダ毎に生成
され、対応するフォルダに関連づけられる。なお、プロ
ファイル２０６には、後述する閾値が設定される。

【００１６】一方、フォルダへの文書の分類・保存処理
は、自然言語処理モジュール２０１と、保存先判定情報
生成部２０７と、類似度演算部２０９と、保存先判定部
２１０とによって行われる。具体的に、自然言語処理モ
ジュール２０１は、保存しようとする文書２１１を入力
し、品詞情報等を格納した辞書２０２および各単語の係
り受け等を解析するための文法辞書２０３を用いて形態
素解析，構文解析等の解析処理を行い、文書２１１を予
め定めた複数のセンテンスからなるサブドキュメント単
位に区切り、サブドキュメントから名詞句を抽出して、
サブドキュメント毎の名詞句リストを含むドキュメント
・セット２０４を生成する。保存先判定情報生成部２０
７は、自然言語処理モジュール２０１で生成したドキュ
メント・セット２０４を入力し、各名詞句それぞれに対
して所定の統計情報を与えることによって文書２１１を
ベクター表現に変換した保存先判定情報２０８を生成す
る。類似度演算部２０９は、保存先判定情報生成部２０
７で生成した保存先判定情報２０８を入力し、入力した
保存先判定情報２０８と各フォルダのプロファイル２０
６との類似度を演算し、各プロファイル２０６毎の類似
度のスコアを出力する。保存先判定部２１０は、類似度
演算部２０９から各プロファイル２０６毎のスコアを入
力し、入力したスコアに基づいて、各プロファイル２０
６に設定された閾値を超えるスコアを得たプロファイル
に該当するフォルダを文書２１１の保存先のフォルダと
判定し、そのフォルダ名を判定結果として出力する。そ
して、この判定結果に基づいて、該当するフォルダに文
書２１１が保存されることになる。

【００１７】次に、上述した構成を備えた文書管理支援
装置の動作について、（１）プロファイルの生成処理，
（２）フォルダへの文書の分類・保存処理の順で詳細に
説明する。

【００１８】（１）プロファイルの生成処理 図３は、プロファイルの生成処理を示すフローチャート
である。文書管理支援ソフト１０４は、フォルダの作成
の指定を入力すると（Ｓ３０１）、フォルダを作成する
処理を開始する（Ｓ３０２）。

【００１９】図４は、フォルダを作成する様子の一例を
示す説明図である。ユーザは、入力装置１０５を用いて
文書管理支援ソフト１０４に指示を出し、ディスプレイ
１０６で画面表示された様子を確認しつつ、フォルダを
作成していく。具体的には、新規フォルダの作成を指定
し、フォルダ名を入力する。ここでは、「自然言語処理
プロジェクト」，「検索処理プロジェクト」および「文
書管理プロジェクト」に関する文書を格納するフォルダ
をそれぞれ作成したものとする。なお、ここでは、ハー
ドディスク装置１０３を文書２１１の保存先としてフォ
ルダを作成するものとする。

【００２０】続いて、作成したフォルダに文書２１１を
分類して保存するための分類条件２００を入力する（Ｓ
３０３）。この分類条件２００は、特定のフォルダに格
納したい文書の特徴を表すものであって、文書検索を行
う際に用いるものと同様な式（検索式に対応する），文
（検索文に対応する），キーワードの集合，例示用文書
等のいずれであっても良い。また、分類条件２００とし
て、フォルダに付したフォルダ名を用いることにしても
良い。さらに、分類条件２００として、例示用文書を用
いるような場合には、その文書のファイル名を入力すれ
ば良い。

【００２１】ステップＳ３０３において、分類条件２０
０を入力すると、文書管理支援ソフト１０４の自然言語
処理モジュール２０１は、入力した分類条件２００につ
いて解析処理を行う（Ｓ３０４）。

【００２２】具体的には、分類条件２００について、品
詞情報等を格納した辞書２０２および各単語の係り受け
等を解析するための文法辞書２０３を用いて形態素解
析，構文解析等の解析処理を行う。その後、分類条件２
００を予め定めた複数のセンテンスからなるサブドキュ
メント単位に区切り、サブドキュメントから名詞句を抽
出する。ただし、分類条件２００が単語のみまたはキー
ワードの集合であるような場合には、サブドキュメント
単位に区切る処理は不要となる。

【００２３】続いて、自然言語処理モジュール２０１
は、ステップＳ３０４における処理の結果に基づいて、
サブドキュメント毎に名詞句リストを生成し、生成した
名詞句リストを含むドキュメント・セット２０４を生成
する（Ｓ３０５）。

【００２４】プロファイル生成部２０５は、自然言語処
理モジュール２０１で生成したドキュメント・セット２
０４を入力し、入力したドキュメント・セット２０４に
基づいて、該当するフォルダに格納する文書のプロファ
イル２０６を生成する（Ｓ３０６）。

【００２５】すなわち、プロファイル生成部２０５は、
入力したドキュメント・セット２０４中の各名詞句それ
ぞれに対して所定の統計情報を与えることによって、分
類条件２００をベクター表現に変換する。そして、この
分類条件２００のベクター表現を該当するフォルダに格
納する文書のプロファイル２０６とする。なお、生成し
たプロファイル２０６には、文書の保存先のフォルダを
決定する際の基準となる閾値が設定される。

【００２６】このようにして、図４に示した各フォルダ
毎に入力された分類条件２００それぞれについて、プロ
ファイル２０６が生成される。また、図４に示した各フ
ォルダには、必要に応じてサブのフォルダを作成するこ
とができる。このサブのフォルダに対しても、分類条件
２００を入力することができ、この場合は、上位のフォ
ルダの分類条件２００とのアンド条件となる。さらに、
ここでは、フォルダを新規に作成し、分類条件２００を
入力することにしたが、既存のフォルダに対して分類条
件２００を入力することによって、プロファイル２０６
を生成することもできる。

【００２７】（２）フォルダへの文書の分類・保存処理 次に、上述したようにして作成したフォルダへの文書の
分類・保存処理について説明する。図５は、フォルダへ
の文書の分類・保存処理を示すフローチャートである。

【００２８】ユーザは、ワードプロセッサ等のアプリケ
ーションプログラムを用いて文書を作成し、作成した文
書２１１の保存処理の実行を指定する。ここでは、検索
処理プロジェクトに関する文書である文書名「検索エン
ジンの仕様書」を作成して保存するものとする。

【００２９】文書管理支援ソフト１０４は、アプリケー
ションプログラムから文書２１１の保存の指定を入力す
ると（Ｓ５０１）、保存が指定された文書２１１を入力
して、解析処理を行う（Ｓ５０２）。

【００３０】具体的に、文書管理支援ソフト１０４の自
然言語処理モジュール２０１は、入力した文書２１１が
ワープロ文書，ＨＴＭＬ等の構造化文書等、いかなるフ
ォーマットの文書であるかを判定する処理を行う。その
後、辞書２０２および文法辞書２０３を用いて形態素解
析，係り受け等の構文解析を行い、文書２１１を予め定
めた複数のセンテンスからなるサブドキュメントに区分
すると共に、区分したサブドキュメントから名詞句を抽
出する等の処理を行う。

【００３１】そして、自然言語処理モジュール２０１
は、ステップＳ５０２における処理の結果に基づいて、
サブドキュメント毎に名詞句リストを生成し、生成した
名詞句リストを含むドキュメント・セット２０４を生成
する（Ｓ５０３）。

【００３２】その後、保存先判定情報生成部２０７は、
自然言語処理モジュール２０１で生成したドキュメント
・セット２０４を入力し、入力したドキュメント・セッ
ト２０４中のサブドキュメントの各名詞句それぞれに対
して所定の統計情報を与えることによって、入力したド
キュメント・セット２０４をベクター表現に変換した保
存先判定情報２０８を生成する（Ｓ５０４）。すなわ
ち、文書２１１の例として挙げた「検索エンジンの仕様
書」のベクター表現が生成されることになる。

【００３３】類似度演算部２０９は、保存先判定情報生
成部２０７で生成した保存先判定情報２０８を入力し、
各フォルダ毎に生成されたプロファイル２０６との類似
度を演算する（Ｓ５０５）。

【００３４】すなわち、類似度演算部２０９は、保存先
判定情報２０８と各フォルダのプロファイル２０６との
ベクトルの類似度を演算し、各プロファイル２０６毎に
それぞれ類似度のスコアを出力する。

【００３５】続いて、保存先判定部２１０は、類似度演
算部２０９から各プロファイル２０６毎のスコアを入力
し、入力したスコアに基づいて、いずれのフォルダを文
書２１１の保存先とするかを判定する（Ｓ５０７）。

【００３６】具体的には、各プロファイル２０６に設定
された閾値に基づいて、この閾値を超えるスコアを得る
ことができたプロファイルに該当するフォルダを文書２
１１の保存先のフォルダと判定する。例えば、上記「検
索エンジンの仕様書」は、その内容が検索処理に関する
ものであることから、「検索処理プロジェクト」のフォ
ルダのプロファイルに最も類似した内容を有するもので
ある。したがって、この場合は、「検索処理プロジェク
ト」のフォルダのプロファイルとの間のスコアのみが閾
値を超えることになり、この「検索エンジンの仕様書」
の保存先は、「検索処理プロジェクト」のフォルダとい
うことになる。

【００３７】保存先判定部２１０からは、判定した保存
先のフォルダ名が判定結果として出力され、このフォル
ダに文書２１１が保存されることになる（Ｓ５０７）。
なお、閾値を超えるプロファイルが複数あるような場合
には、対応する複数のフォルダにそれぞれ文書２１１を
保存することにしても良い。

【００３８】以上のようにして保存した文書２１１を読
み出す場合には、文書２１１が保存されているフォルダ
を開けばよい。図６（ａ）および図６（ｂ）は、保存し
た文書を読み出す場合の一例を示す説明図である。

【００３９】例えば、「検索エンジンの仕様書」を読み
出す場合には、検索に関するフォルダを選択すれば良
い。すなわち、図６（ａ）において、「検索処理プロジ
ェクト」のフォルダを選択すると、図６（ｂ）に示すよ
うに、「検索エンジンの仕様書」を見つけ出すことがで
きる。

【００４０】このように、実施の形態１の文書管理支援
装置によれば、文書を保存する際に、保存先となるフォ
ルダを自動的に判別することができるようにしたため、
ユーザが保存先のフォルダを指定しなくても、適切なフ
ォルダに文書を保存することができ、保存処理の自動化
を図ることができる。

【００４１】なお、各フォルダに保存された文書におい
て、ユーザが分類結果としてふさわしいと思う文書やふ
さわしくないと思う文書については、その結果を文書管
理支援ソフト１０４にフィードバックすることができ
る。すなわち、ユーザは、分類結果としてふさわしいと
思う文書に対して、正の重み、例えば「＋」を指定する
ことができ、検索結果としてふさわしくないと思う文書
に対して負の重み、例えば「−」を指定することができ
る。その結果、入力した重みが正の指定である場合に
は、該当するプロファイル２０６の重みが強化され、入
力した重みが負の指定である場合には、重みが弱められ
る。

【００４２】また、保存先判定部２１０が判定した保存
先のフォルダを、保存前または保存後にユーザに表示す
るようにしても良い。

【００４３】さらに、フォルダに対して分類条件２００
を入力する際には、上述したように、ユーザが自ら作成
した分類条件２００を関連づけても良いし、予め該当す
るフォルダに保存されている文書から関連語を抽出し、
抽出した関連語を分類条件２００としても良い。

【００４４】〔実施の形態２〕次に、実施の形態２の文
書管理支援装置について説明する。実施の形態１の文書
管理支援装置においては、プロファイル２０６との類似
度を求める対象となる保存先判定情報２０８を文書２１
１の記載そのものとしたが、実施の形態２の文書管理支
援装置は、文書２１１の記載そのものではなく、保存先
判定情報２０８を生成するための情報（以下、「内容情
報」と記述する）を文書２１１に設定するというもので
ある。

【００４５】この内容情報としては、文書２１１の作成
日，作成者等を登録するためのいわゆる文書情報中に登
録した文書２１１の要約文・キーワードや、文書２１１
の索引を作成するために用いた索引語，文書２１１を保
存する際に文書名と共に文書の見出しをつけることがで
きる場合にはその見出し等、いかなるものを用いても良
い。また、文書２１１の任意の範囲を指定して、これを
内容情報としても良い。

【００４６】さらに、上記内容情報は、１つだけではな
く、複数設定することができる。例えば、文書２１１の
複数の範囲を指定し、これを内容情報とすることができ
る。そして、このように複数の内容情報を設定した場合
には、設定した内容情報それぞれに対して重みを設定す
ることもできる。すなわち、保存先のフォルダを決定す
る際に考慮して欲しくない内容情報を設定し、これに
「−」の重みを設定することにより、その内容情報（保
存先判定情報２０８）とプロファイル２０６との類似度
が小さくなるようにすることができる。一方、保存先の
フォルダを決定する際に、特に考慮して欲しい内容情報
については、「＋」の重みを設定することにより、その
内容情報（保存先判定情報２０８）とプロファイル２０
６との類似度が大きくなるようにすることができる。

【００４７】なお、上述した内容情報が設定された文書
２１１を保存する場合においては、文書２１１の記載そ
のものではなく、内容情報をベクター表現に変換して保
存先判定情報２０８を生成するのみであり、その処理に
ついて実施の形態１で説明した通りであるため、ここで
は詳細な説明を省略する。ただし、上述したようにして
各内容情報に重みが設定されている場合には、保存先判
定情報２０８を生成する際に各名詞句に付与する統計情
報の一つとして考慮されることになる。

【００４８】このように、実施の形態２の文書管理支援
装置によれば、文書２１１の記述そのものではなく、他
に設定した内容情報を用いて、保存先となるフォルダを
決定するため、特に、複数のトピックを有する文書を特
定の内容の文書を集めたフォルダに分類して保存するこ
とができる。また、文書ではなく、画像を保存するよう
な場合であっても、この内容情報を用いることによっ
て、適切なフォルダに自動的に分類して保存することが
できる。

【００４９】なお、実施の形態１および２の文書管理支
援装置において、文書２１１を保存する際に適切なフォ
ルダを見つけることができないような場合は、一時保存
フォルダ等を生成して、そのフォルダに保存することに
しても良い。このような場合は、ユーザに報告するよう
にすることが好ましい。

【００５０】また、例えば、ネットワークを介して文書
をダウンロードする場合や、フロッピーディスク等から
文書をコピーまたは移動する場合であっても、実施の形
態１および２の文書管理支援装置を適用することが可能
であることは明らかである。

【００５１】さらに、実施の形態１および２で説明した
文書管理支援装置は、予め用意されたプログラムをコン
ピュータやワークステーションで実行することによって
実現される。このプログラムは、ハードディスク，フロ
ッピーディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＭＯ，ＤＶＤ等のコン
ピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピ
ュータによって記録媒体から読み出されることによって
実行される。また、このプログラムは、上記記録媒体を
介して、またはネットワークを介して配布することがで
きる。

【００５２】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の文書管理
支援装置（請求項１）によれば、文書を格納するための
格納手段と、文書を格納手段に分類して格納するための
分類条件を入力する分類条件入力手段と、分類条件入力
手段で入力した分類条件を分類項目として設定する分類
項目設定手段と、文書の保存が指定されると、分類項目
設定手段で設定した分類項目に基づいて、文書をいずれ
の分類項目に分類するかを判定する分類項目判定手段
と、分類項目判定手段の判定結果に基づいて、文書を該
当する分類項目に分類して格納手段に格納する格納処理
手段と、を備えたため、文書を保存する際に、保存先と
なる分類項目を自動的に判別することができる。したが
って、ユーザが保存先を指定しなくても、適切な分類項
目に文書を分類して保存することができ、保存処理の自
動化を図ることができる。

【００５３】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
２）によれば、請求項１に記載の文書管理支援装置にお
いて、分類項目設定手段は、分類項目として設定した分
類条件をベクター表現に変換して保持し、分類項目判定
手段は、文書をベクター表現に変換した後、分類条件の
ベクター表現と文書のベクター表現との類似度を求め、
求めた類似度に基づいて、文書をいずれの分類項目に分
類するかを判定するため、極めて容易に文書の分類を行
うことができる。

【００５４】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
３）によれば、文書を格納するための格納手段と、文書
を格納手段に分類して格納するための分類条件を入力す
る分類条件入力手段と、分類条件入力手段で入力した分
類条件を分類項目として設定する分類項目設定手段と、
文書に文書の内容を示した内容情報を設定する内容情報
設定手段と、文書の保存が指定されると、分類項目設定
手段で設定した分類項目および内容情報設定手段で設定
した内容情報に基づいて、文書をいずれの分類項目に分
類するかを判定する分類項目判定手段と、分類項目判定
手段の判定結果に基づいて、文書を該当する分類項目に
分類して格納手段に格納する格納処理手段と、を備えた
ため、文書を保存する際に、保存先となる分類項目を自
動的に判別することができる。したがって、ユーザが保
存先を指定しなくても、適切な分類項目に文書を分類し
て保存することができ、保存処理の自動化を図ることが
できる。特に、複数のトピックを有する文書であって
も、内容情報を設定することにより、ある特定の内容の
文書に関する分類項目に分類して保存することができ
る。また、文書ではなく、画像を保存するような場合で
あっても、この内容情報を用いることによって、適切な
分類項目に自動的に分類して保存することができる。

【００５５】また、本発明の文書管理支援装置（請求項
４）によれば、請求項３に記載の文書管理支援装置にお
いて、分類項目設定手段は、分類項目として設定した分
類条件をベクター表現に変換して保持し、分類項目判定
手段は、内容情報をベクター表現に変換した後、分類条
件のベクター表現と内容情報のベクター表現との類似度
を求め、求めた類似度に基づいて、文書をいずれの分類
項目に分類するかを判定するため、極めて容易に文書の
分類を行うことができる。

【００５６】さらに、本発明のコンピュータ読み取り可
能な記録媒体（請求項５）によれば、請求項１〜４のい
ずれか１つに記載の文書管理支援装置の各手段としてコ
ンピュータを機能させるためのプログラムを記録したた
め、このプログラムをコンピュータに実行させることに
より、文書を保存する際に、保存先となる分類項目を自
動的に判別することができ、ユーザが保存先を指定しな
くても、適切な分類項目に文書を分類して保存すること
ができる文書管理支援装置を実現することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施の形態１の文書管理支援装置のブロック構
成図である。

【図２】実施の形態１の文書管理支援装置において、文
書管理支援ソフト１０４の処理を示す概略ブロック図で
ある。

【図３】実施の形態１の文書管理支援装置において、プ
ロファイルの生成処理を示すフローチャートである。

【図４】実施の形態１の文書管理支援装置において、フ
ォルダを作成する様子の一例を示す説明図である。

【図５】実施の形態１の文書管理支援装置において、フ
ォルダへの文書の分類・保存処理を示すフローチャート
である。

【図６】（ａ）および（ｂ）は、実施の形態１の文書管
理支援装置において、保存した文書を読み出す場合の一
例を示す説明図である。

【符号の説明】

１００ ＣＰＵ １０１ ＲＯＭ １０２ ＲＡＭ １０３ ハードディスク装置 １０４ 文書管理支援ソフト １０５ 入力装置 １０６ ディスプレイ １０７ バス ２００ 分類条件 ２０１ 自然言語処理モジュール ２０２ 辞書 ２０３ 文法辞書 ２０４ ドキュメント・セット ２０５ プロファイル生成部 ２０６ プロファイル ２０７ 保存先判定情報生成部 ２０８ 保存先判定情報 ２０９ 類似度演算部 ２１０ 保存先判定部 ２１１ 文書

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 予め設定したフォルダやディレクトリと
   呼ばれる分類項目に従って、文書を分類して管理する文
   書管理支援装置であって、 前記文書を格納するための格納手段と、 前記文書を前記格納手段に分類して格納するための分類
   条件を入力する分類条件入力手段と、 前記分類条件入力手段で入力した分類条件を前記分類項
   目として設定する分類項目設定手段と、 前記文書の保存が指定されると、前記分類項目設定手段
   で設定した分類項目に基づいて、前記文書をいずれの分
   類項目に分類するかを判定する分類項目判定手段と、 前記分類項目判定手段の判定結果に基づいて、前記文書
   を該当する分類項目に分類して前記格納手段に格納する
   格納処理手段と、 を備えたことを特徴とする文書管理支援装置。
2. 【請求項２】 前記分類項目設定手段は、前記分類項目
   として設定した分類条件をベクター表現に変換して保持
   し、 前記分類項目判定手段は、前記文書をベクター表現に変
   換した後、前記分類条件のベクター表現と前記文書のベ
   クター表現との類似度を求め、求めた類似度に基づい
   て、前記文書をいずれの分類項目に分類するかを判定す
   ることを特徴とする請求項１に記載の文書管理支援装
   置。
3. 【請求項３】 予め設定したフォルダやディレクトリと
   呼ばれる分類項目に従って、文書を分類して管理する文
   書管理支援装置であって、 前記文書を格納するための格納手段と、 前記文書を前記格納手段に分類して格納するための分類
   条件を入力する分類条件入力手段と、 前記分類条件入力手段で入力した分類条件を分類項目と
   して設定する分類項目設定手段と、 前記文書に前記文書の内容を示した内容情報を設定する
   内容情報設定手段と、 前記文書の保存が指定されると、前記分類項目設定手段
   で設定した分類項目および前記内容情報設定手段で設定
   した内容情報に基づいて、前記文書をいずれの分類項目
   に分類するかを判定する分類項目判定手段と、 前記分類項目判定手段の判定結果に基づいて、前記文書
   を該当する分類項目に分類して前記格納手段に格納する
   格納処理手段と、 を備えたことを特徴とする文書管理支援装置。
4. 【請求項４】 前記分類項目設定手段は、前記分類項目
   として設定した分類条件をベクター表現に変換して保持
   し、 前記分類項目判定手段は、前記内容情報をベクター表現
   に変換した後、前記分類条件のベクター表現と前記内容
   情報のベクター表現との類似度を求め、求めた類似度に
   基づいて、前記文書をいずれの分類項目に分類するかを
   判定することを特徴とする請求項３に記載の文書管理支
   援装置。
5. 【請求項５】 前記請求項１〜４のいずれか１つに記載
   の文書管理支援装置の各手段としてコンピュータを機能
   させるためのプログラムを記録したことを特徴とするコ
   ンピュータ読み取り可能な記録媒体。