JPS63204874A - 電子フアイルシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 この発明は、画像読取り手段から読み取られる画像情報
を大容量記録媒体に登録する電子ファイルシステムに関
するものである。

〔従来の技術〕

従来、この種の電子ファイルシステムにおいては、光デ
ィスク等の記録媒体に大量の情報を登録して、登録時に
付加された読出し情報（キーワード）を入力することに
より、登録した情報、例えば文書または画像を随時読み
出すことができるように構成されている。

この場合、登録する情報（シート状またはブック状）は
、イメージリーダ（光学スキャナ）から光学的に読み取
られて２値化された後、オペレータがキーボード等の入
力手段よりキーワードを入力する操作を登録する各情報
毎に行うタイプと、あらかじめ登録する文書ファイルの
キーワードファイルを作成しておき、イメージリーダか
ら文書ファイルの読取り操作を行い、読取りが終了した
時点で、オペレータが前述したキーワードファイルと文
書ファイルとの関係をリンクする作業を行っていた。

〔発明が解決しようとする問題点〕

このため、前者の場合、複数の文書を登録する場合には
、オペレータが必ず各文書に対するキーワードを付加す
るキー操作を各文書毎に行わなければならず文書登録効
率が著しく低下してしまう問題点があった。また、後者
については、複数の文書を一括して人力できるが、入力
後オペレータが必ず各文書に対するキーワードをリンク
する作業を行わなければならず、電子ファイリングにお
ける文書登録に要する時間の方が文書呼び出しに要する
時間に比べてかなりかかってしまう問題点があった。

この発明は、上記の問題点を解消するためになされたも
ので、作成されるキーワードに基づく識別コードを発生
させて、発生される識別コードを有する文書ファイルに
作成されるキーワードを結合させることにより、キーワ
ードによる文書データベースを自動作成できる電子ファ
イルシステムを得ることを目的とする。

（問題点を解決するための手段） この発明に係る電子ファイルシステムは、画像読取り手
段から読み取られる文書シートのキーワード情報を作成
するキーワード作成手段と、このキーワード作成手段に
より作成されたキーワード情報を画像ファイルに結合す
るキーワード結合手段と、このキーワード結合手段が結
合するキーワード情報数を順次更新する結合情報カウン
ト手段とを設けたものである。

〔作用〕

この発明においては、キーワード作成手段により作成さ
れるキーワード情報をキーワード結合手段が画像ファイ
ルに結合させる。結合されるキーワード情報数は結合情
報カウント手段により順次更新されて管理される。

〔実施例〕

第１図はこの発明の一実施例を示す電子ファイル装置の
構成を説明する外観図であり、１はこの発明の読取り手
段を兼ねるリーダ部で、自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）２
より搬送される文書シートまたは後述するＩＤコードシ
ートを光学的に読み取り、両シートを識別する識別手段
１１とこの識別手段１１から出力される識別情報に基づ
いて光学走査部（後述する）の走査速度または自動原稿
搬送装置２の原稿搬送速度を制御する制御手段１２を有
している。なお、識別手段１１および制御手段１２は後
述するり一ダインタフェース部２１に設けられる。また
、識別手段１１は、後述するＩＤコードシートの斜搬送
を検出することができるように構成されている。制御手
段１２は、この発明のキーワード結合手段、結合情報カ
ウント手段とを兼ねており、後述するマイクロコンピュ
ータにより作成されるキーワード情報を画像ファイルに
結合させ、画像ファイルの結合毎に後述する結合データ
５５が更新される。３はこの発明の画像出力手段をなす
プリンタ部で、例えばレーザビームプリンタで構成され
る。４は給紙部で、シート状の記録媒体をプリンタ内部
の画像形成部に出力する。５はこの発明のパターン発生
手段を兼ねるワークステーション部で、光ディスクで構
成される光記録媒体が収容される画像登録部５ａ、オペ
レーション指令を入力するキーボード５ｂ、ポインティ
ングデバイス５ｃ、　　リーダ部１から読み取られる文
書画像をラスクイメージで表示するビットマツプディス
プレイ５ｄ等から構成されており、プリンタ部３および
リーダ部１とが通信ライン６．７で接続されている。な
お、ワークステーション部５には各部５８〜５ｄおよび
プリンタ部３．リーダ部１等を総括的に制御する制御部
（ＣＰＵ）を有している。８はこの発明のキーワード作
成手段をなすパーソナルコンピュータで、文書シート登
録のためのキーワード群を編集して、記録媒体、例えば
フロッピーディスクシートに登録し、ワークステーショ
ン部５に引き渡すか、または通信媒体を介してキーワー
ド情報をワークステーション部５に伝送することができ
る。

第２図は、第１図に示したリーダ部１の構成を説明する
断面図であり、第１図と同一のものには同じ符号を付し
である。

この図において、１ａは光源で、ＡＤＦ２によりリーダ
部１上の原稿載置台（プラテン）に自動搬送された文書
シートまたはＩＤコードシートに光を照射する。１ｂは
読取りセンサで、光源１ａからの反射光を受光する。１
ｃ、１ｃｌは走査ミラーで、反射光を光学レンズ１ｅを
介して、例えばＣＣＤで構成される撮像素子（ラインセ
ンサ）１ｆに光情報を結像させる。１ｇはこの発明の画
像処理手段を兼ねる画像処理部で、ラインセンサ１ｆか
ら出力される画像情報に基づく画像信号に所定の処理、
例えば中間調処理（ディザ処理）。

後述するスライスレベルに基づく２値化処理を行い、リ
ーダインタフェース部２１を介してそれらの情報をワー
クステーション部５に転送する。

２ａは原稿トレイで、文書シート（破線で示す）および
ＩＤコードシート（実線で示す）が積載され、最下面の
シートから、順次自動搬送されて行く。なお、ＡＤＦ２
により原稿載置台に自動搬送され、光学走査さねたシー
トは自動排紙される構成となっている。また、読取りセ
ンサ１ｂおよび光源１ａにより光学走査部が構成され、
この光学走査部が矢印方向に移動して、プラテン上に載
置されたシートを読み取る。

第３図は、第１図に示したプリンタ部３の一例を示すレ
ーザビームプリンタの断面図であり、第１図と同一の機
能を果たす部分には同じ符号を付しである。

この図において、３ａはレーザユニットで、プリンタイ
ンタフェース部２２から送出される画像情報に基づいて
半導体レーザをオン／オフ変調する。３ｂは走査ミラー
で、レーザユニット３ａに設けられるポリゴンミラー（
図示しない）により偏向されたレーザビームＬＢを感光
ドラム３Ｃに照射して静電潜像を形成する。３ｄは現像
器で、感光ドラム３Ｃに形成された静電潜像を現像剤（
トナー）で現像して可視化させる。３ｅは転写帯電器で
、給紙部４から給紙された記録紙にトナー像を転写させ
る。３ｆは搬送ベルトで、転写の終了した記録紙を点線
矢印方向に搬送させる。

３ｇは定着ローラで、記録紙に転写されたトナー像を記
録紙上に定着させて排紙トレーに排紙する。

第４図は、第１図に示した電子ファイルシステムの制御
構成を説明する制御ブロック図であり、第１図および第
２図と同一のものには同じ符号を付しである。

この図において、２３は例えばモトローラ社製の６８０
００　（３２ビツト）のＣＰＵで、ＲＯＭ２４に格納さ
れた制御プログラムに基づいて各部を制御する。なお、
ＣＰＵ２３はＲＯＭ２４の特定エリアに常駐させるＵＮ
ＩＸオペレーティングシステム（Ｏ３）、例えばＳＹＳ
ＴＥＭ　　Ｖにより各部を制御している。２５はパスラ
インで、ワークステーション部５．プリンタ部３．リー
ダ部１との情報伝達を行う。２６はイメージメモリで、
リーダ部１から読み取られる文書シートの２値画像情報
を蓄える。２７はマーク情報メモリで、後述するＩＤコ
ードシートに印字された各種のタイミングマークのアド
レス情報を蓄える。

２８はビデオラム（ＶＲＡＭ）で、イメージメモリ２６
に格納された２値画像情報を、所定の割合で間引いた圧
縮データを蓄え、ビットマツプディスプレイ５ｄに転送
する。２９は入出力インタフェース部（Ｉ１０インタフ
ェース）で、キーボード５ｂ、ポインティングデバイス
５ｃからのオペレーティング入力をパスライン２５を介
してＣＰＵ２３に転送する。３０は光デイスクインタフ
ェース部で、画像登録部５ａに収容される光ディスクに
書き込まれた情報の読み出しまたはイメージメモリ２６
に格納された２値画像情報の圧縮データの書き込みをＣ
ＰＵ２３からパスライン２５を介して転送される制御指
令に基づいて制御する。

３１はＡＤＦコントローラで、ＡＤＦ２から搬送される
文書シートまたはＩＤコードシートの搬送および搬送速
度を制御する。

第５図は、第１図に示したプリンタ部３により出力され
るＩＤコードシートの構成を説明する模式図であり、４
１はＩＤコードシートで、識別パターン４２．ＩＤコー
ドパターン４３．キーワード群４４等から構成されてい
る。識別パターン４２はリーダ部】が読み取る原稿が文
書シートなのかＩＤコードシート４１なのかを識別する
パターンである。ＩＤコードパターン４３は編集された
キーワードファイルがワークステーション部５に登録さ
れる時点で発生される固有のパターンで、キーワード情
報４４ａに１対１に対応する。

次にキーワードファイル作成手順について説明する。

第１図に示したワークステーション部５とは独立するパ
ーソナルコンピュータ８または第４図に示したパスライ
ン２５に接続されるシステムにより、第５図に示したキ
ーワード群４４を入力してキーワードファイルを構成す
るためのデータ人力を行い、例えばフロッピーディスク
シート等の記録媒体に登録してワークステーション部５
に入力するか、またはネットワークされた通信回線によ
り伝送させてワークステーション部５にキーワード群４
４のデータを引き渡す。

これによって、ワークステーション部５はＩＤコードシ
ート４１を出力するための編集作業に穆る。

まず、入力されたキーワード群４４のデータ群、すなわ
ちキーワードファイルをビットマツプディスプレイ５ｄ
に読み出す。これによりビットマツプディスプレイ５ｄ
には第５図に示したキーワード群４４が表示される。こ
こで、キーボード５ｂまたはポインティングデバイス５
０等により任意のキーワード情報４４ａをセーブするコ
マンドを入力すると、ワークステーション部５がそのキ
ーワード情報４４ａに対して識別パターン４２およびＩ
Ｄコードパターン４３を発生させてリンクさせてキーワ
ードファイルに登録する。

これにより、キーボード５ｂまたはポインティングデバ
イス５０等によりキーワードファイル一覧をビットマツ
プディスプレイ５ｄに表示させ、所望とするキーワード
情報４４ａを選択し、画像出力を指令すると、プリンタ
部３から第５図に示すＩＤコードシート４１を画像出力
することができる。画像出力されたＩＤコードシート４
１は第１図に示したＡＤＦ２からリーダ部１に搬送させ
て読み取らせることにより、後続して読み取る文書シー
ト（原稿シート）を登録されたキーワード情報４４ａに
従属する画像ファイルとして画像登録部５ａにデータベ
ースを構築できる。

次に第６図を参照しながらキーワード登録手順について
説明する。

第６図はこの発明によるキーワード登録手順を説明する
フローチャートである。なお、（１）〜（８）は各ステ
ップを示す。

まず、キーワードファイルを呼び出しく１）、例えばパ
ーソナルコンピュータ８により作成されたキーワードフ
ァイルが新規ファイルかどうかをＣＰＵ２３が判断する
（２）。この判断でＹＥＳと判断した場合は、編集モー
ドを設定しく３）、キーボード５ｂまたはポインティン
グデバイス５Ｃにより編集を行い、編集されたキーワー
ドファイルをセーブする指示を人力すると（４）、識別
パターン４２、ＩＤコードパターン４３を発生させて、
キーワード情報４４ａにリンクさせてキーワードファイ
ルに登録するとともに、管理ファイルＭＦ（後述する）
にファイル名を追加する（５）。

一方、ステップ（２）の判断でＮＯの場合、すなわちキ
ーワードファイルに既に登録されている場合は、キーワ
ードファイルを管理する管理ファイルＭＦをＣＰＵ２３
がアクセスしく６）、キーワードファイルに登録された
キーワード名で文書が登録されているかどうかを判断す
る（７）。この判断で、Ｎｏの場合はステップ（３）に
戻り、ＹＥＳならば編集作業を不可に設定しく８）、す
なわち、既に同一キーワードファイルのアクセスがある
場合は、そのキーワードファイルへの文書ファイルの結
合を禁止させて制御を終了する。上記ステップ（１）〜
（８）により第５図に示したＩＤコードパターン４３を
キーワードと１体１に対応付けて、プリンタ部３からＩ
Ｄコードシート４１として出力でき、このＩＤコードシ
ート４１と文書シートをＡＤＦ２に載置して、リーダ部
１に搬送することにより、登録されたキーワードに従属
する画像ファイルを構築できる。

次にこの発明による管理ファイルについて説明する。

第７図は登録されたキーワードによる画像ファイルの構
築を管理する管理ファイルＭＦを説明する模式図であり
、第１図に示した画像登録部５ａの一部に管理データと
して格納される。

この図において、５１はＩＤ番号で、キーワードファイ
ル登録時に順次カウントアツプされて行く。５２はファ
イル名（ｆｉｌｅ名）で、登録されたキーワードファイ
ル名に対応する。５３は枚数データで、ファイル名５２
で登録された画像ファイル数を示す。５４は状態変数で
、リーダ部１から入力されたＩＤコードシート４１から
読み取ったＩＤコードパターン４３から生成されたＩＤ
番号５１に対応する画像ファイルが構築された場合、ワ
ークステーション部５が状態変数５４を「１」に設定し
て以後キーワード登録不可とし、リーダ部１から入力さ
れたＩＤコードシート４１から読み取ったＩＤコードパ
ターン４３から生成されたＩＤ番号５１に対応する画像
ファイルが構築されていない場合に、状態変数５４をｒ
ＱＪに設定し、キーワード登録待ちとし、さらにリーダ
部１から入力されたＩＤコードシート４１から読み取っ
たＩＤコードパターン４３から生成されたＩＤ番号５１
に対応する画像ファイルが既に構築されて、状態変数５
４が「１」に設定されてる場合には、状態変数５４を「
２」に設定し、キーワード登録できないファイルが発生
したことを示す。５５は結合データで、ＩＤコードシー
ト４１が読み取られてＩＤコードパターン４３よりＩＤ
番号５１に対応する画像ファイルがアクセスされる毎に
カウントアツプ（ただし初期値は「Ｏ」）される。この
結合データ５５はそのファイル名５２の画像ファイルが
いくつのキーワードを有しているかを示す。

次に状態変数５４が「２」の場合の処理について説明す
る。

第８図はこの発明による一時退避フアイルＴＦを説明す
る模式図であり、６１はシリアル番号で、第７図に示し
た状態変数５４が「２」に設定された場合に順次カウン
トされる番号で、キーワード登録できなかった画像ファ
イルに付される。

６２は枚数データで、キーワード登録できなかった画像
ファイルの枚数が書き込まれる。６３はキーワードファ
イル名で、第７図に示したファイル名５２が書ぎ込まれ
る。

リーダ部１から人力されたＩＤコードシート４１から読
み取ったＩＤコードパターン４３から生成されたＩＤ番
号５１に対応する画像ファイルが既に構築されて、状態
変数５４が「１」に設定されている場合には、状態変数
５４を「２」に設定するとともに、シリアル番号６１を
カウントアツプ（ただし初期値は「０」）し、その画像
ファイル枚数、すなわちリーダ部１が読み取ったシート
枚数、例えば°「３」を枚数データ６２に書き込むとと
もに、そのファイル名５２、例えば「ａ」をキーワード
ファイル名６３に登録して画像ファイルを一時退避させ
る。

次に第９図を参照しながら未登録キーワードによる画像
ファイル登録処理について説明する。

第９図は未登録キーワード付画像ファイルを管理する未
登録管理ファイルＲＦを説明する模式図であり、７１は
シリアル番号で、キーワード管理ファイルに未登録のキ
ーワード付のＩＤコードシート４１がリーダ部１に入力
された場合に、順次番号が付記される。７２は枚数デー
タで、シリアル番号７１が付された画像ファイル数、す
なわちリーダ部１が読み取るシート枚数が書き込まれる
。

リーダ部１から入力されたＩＤコードシート４１から３
売み取ったＩＤコードパターン４３から生成されたＩＤ
番号５１を第６図に示した管理ファイルＭＦに見出せな
かった場合には、ワークステーション部５は、リーダ部
１から入力された文書シートにシリアル番号７１を付記
し、未登録管理ファイルＲＦに登録するとともに、ソー
ダ部１力身売み取った画像ファイル数を、枚数データ７
２に書き込み、画像登録終了後、未登録管理ファイルＲ
Ｆのシリアル番号７１をアクセスすることにより、例え
ばビットマツプディスプレイ５ｄ上で確認することがで
きる。

次に第１０図を参照しながらこの発明による画像ファイ
ルの自動登録動作について説明する。

第１０図はこの発明による画像ファイルの自動登録動作
を説明するフローチャートである。なお、（１）〜（１
３）は各ステップを示す。

第２図に示したＡＤＦ２から搬送されたシートをリーダ
部１に搬送すると、光源１ａを点灯して原稿走査を開始
する。この反射光が読取りセンサ１ｂに導かれてその原
稿がＩＤコードシート４１かどうかが判断される（１）
。この判断はＩＤコードシート４１の識別パターン４２
を検出したかどうかで判断される。この判断で、識別パ
ターン４２を検出した場合は、読取りセンサ１ｂがＩＤ
コードパターン４３を検知するのを待機しく２）、ＩＤ
コードパターン４３を検知したら、検知したＩＤコード
パターン４３からＩＤコードを算出しく３）、算出され
たＩＤコードに対応するＩＤ番号５１をロードするため
にワークステーション部５は画像登録部５ａに設けられ
る第６図に示した管理ファイルＭＦをアクセスする（４
）。このアクセスで、ＩＤ番号５１にＩＤコードに対応
するＩＤ番号５１が登録されているかどうかを判断する
（５）。この判断で、Ｎｏの場合は、第９図に示した未
登録管理ファイルＲＦを呼び出しく６）、シリアル番号
７１のインクリメントを実行しく７）、ステップ（１０
）以降に進み、ＹＥＳの場合は管理ファイルＭＦ中の状
態変数５４が「０」かどうかを判断する（８）。この判
断で、ＹＥＳの場合は、状態変数５４を「１」インクリ
メントしく９）、リーダ部１が読み取る画像データをイ
メージメモリ２６に登録しく１０）、他の制御に穆行す
る。

一方、ステップ（８）の判断で、Ｎｏの場合は、第８図
に示した一時退避フアイルＴＦをアクセスしく１１）、
シリアル番号６１を「１」インクリメントする（１２）
。次いで、管理ファイルＭＦの状態変数５４をｒ２」に
セットしく１３）、ステップ（１０）に戻る。　一方、
ステップ（１）の判断で、Ｎｏの場合はステップ（１０
）に進む。

これにより、キーワード登録されていないＩＤコードシ
ート４１がリーダ部１に読み取られた場合は、一時退避
ファイルＴＦの管理の下で、次のＩＤコードシート４１
を検出するまで、読み取った画像データをイメージメモ
リ２６に保持することができ、読取り動作を中断するこ
となく継続することかできる。

次に第１１図を参照しながらこの発明によるキーワード
による文書シート登録動作について説明する。

第１１図はこの発明による文書シートの登録動作を説明
するフローチャートである。なお、（１）〜（８）は各
ステップを示す。

まず、ＡＤＦ２からシートをリーダ部１の図示しない原
稿載置台に搬送する（１）。次いで、光学走査系が原稿
読み取りのために、スキャンニングを開始する。この時
、光源１ａから反射する反射光を読取りセンサ１ｂによ
りＩＤコードシート４１の識別パターン４２を読み取っ
たかどうかを判断する（２）。この判断で、ＹＥＳの場
合は、読み取った識別パターン差、すなわち２つの識別
パターン４２の読取りタイミング差からＩＤコードシー
ト４１の斜行搬送量を算出して（３）、算出した斜行搬
送量が許容斜行搬送量以内かどうかを判断しく４）、Ｎ
ｏならばステップ（１）に戻り、ＹＥＳならば後続して
ＩＤコードパターン４３を検出する（５）。次いで、検
出したＩＤコードパターン４３よりキーワードデータベ
ースを構築しく６）、ステップ（１）に戻る。

一方、ステップ（２）の判断でＮｏの場合は、読取りセ
ンサ１ｂが読み取ったシート種を文書シートと判別して
、画像処理部１ｇで２値化された画像データをイメージ
メモリ２日に順次格納する（７）。次いで、ステップ（
６）で構築されたキーワードデータベースにイメージメ
モリ２６に格納された画像データをリンクして（８）、
ステップ（１）に戻る。これにより、画像データのキー
ワード登録が行われ、随時登録された画像データをキー
ワードで管理することができる。

〔発明の効果〕

以上説明したように、この発明によれば画像読取り手段
から読み取られる文書シートのキーワード情報を作成す
るキーワード作成手段と、このキーワード作成手段によ
り作成されたキーワード情報を画像ファイルに結合する
キーワード結合手段と、このキーワード結合手段が結合
するキーワ−ド情報数を順次更新する結合情報カウント
手段とを設けたことにより、キーワード登録時における
キーボードからの煩雑なキーワード人力操作を行わずに
、任意のキーワードに読み取られる文書情報を自動登録
でき、煩雑なキーワード処理を行わずに効率よく画像登
録を行える優れた利点を有する。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例を示す電子ファイル装置の
構成を説明する外観図、第２図は、第１図に示したり−
ダ部の構成を説明する断面図、第３図は、第１図に示し
たプリンタ部の一例を示すレーザビームプリンタの断面
図、第４図は、第１図に示した電子ファイルシステムの
制御構成を説明する制御ブロック図、第５図は、第１図
に示したプリンタ部により出力されるＩＤコードシート
の構成を説明する模式図、第６図はこの発明によるキー
ワード登録手順を説明するフローチャート、第７図は登
録されたキーワードによる画像ファイルの構築を管理す
る管理ファイルＭＦを説明する模式図、第８図はこの発
明による一時退避フアイルＴＦを説明する模式図、第９
図は未登録キーワード付画像ファイルを管理する未登録
管理ファイルＲＦを説明する模式図、第１０図はこの発
明による画像ファイルの自動登録動作を説明するフロー
チャート、第１１図はこの発明による文書シートの登録
動作を説明するフローチャートである。 図中、１はリーダ部、２はＡＤＦ、３はプリンタ部、４
は給紙部、５はワークステーション部、８はパーソナル
コンピュータ、１１は識別手段、１２は制御手段、２１
はリーダインタフェース部、２２はプリンタインタフェ
ース部、２３はＣＰＵ、２４はＲＯＭ、２５はパスライ
ン、２６はイメージメモリである。 １ｐｉｊニジ−１− 第１図 第２図 第３図 第５図 ム１ 第６図 第７図 第８図 第９図 第１０図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 画像読取り手段から読み取られる画像情報を大容量記録
   媒体にファイル登録し、登録された画像ファイルを表示
   手段に表示する電子ファイルシステムにおいて、前記画
   像読取り手段から読み取られる文書シートのキーワード
   情報を作成するキーワード作成手段と、このキーワード
   作成手段により作成されたキーワード情報を前記画像フ
   ァイルに結合するキーワード結合手段と、このキーワー
   ド結合手段が結合するキーワード情報数を順次更新する
   結合情報カウント手段とを具備したことを特徴とする電
   子ファイルシステム。