KR20200030743A - 이메일을 연동하여 협업 시스템을 구현하는 방법 및 장치 - Google Patents

이메일을 연동하여 협업 시스템을 구현하는 방법 및 장치 Download PDF

Info

Publication number
KR20200030743A
KR20200030743A KR1020180109319A KR20180109319A KR20200030743A KR 20200030743 A KR20200030743 A KR 20200030743A KR 1020180109319 A KR1020180109319 A KR 1020180109319A KR 20180109319 A KR20180109319 A KR 20180109319A KR 20200030743 A KR20200030743 A KR 20200030743A
Authority
KR
South Korea
Prior art keywords
information
business
email
mail
task
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Granted
Application number
KR1020180109319A
Other languages
English (en)
Other versions
KR102144747B1 (ko
Inventor
강경림
진창숙
Original Assignee
주식회사 피앤피소프트
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by 주식회사 피앤피소프트 filed Critical 주식회사 피앤피소프트
Priority to KR1020180109319A priority Critical patent/KR102144747B1/ko
Priority to PCT/KR2019/008882 priority patent/WO2020054961A1/ko
Publication of KR20200030743A publication Critical patent/KR20200030743A/ko
Application granted granted Critical
Publication of KR102144747B1 publication Critical patent/KR102144747B1/ko
Expired - Fee Related legal-status Critical Current
Anticipated expiration legal-status Critical

Links

Images

Classifications

    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING OR CALCULATING; COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G06Q10/103—Workflow collaboration or project management
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING OR CALCULATING; COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING OR CALCULATING; COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G06Q10/107—Computer-aided management of electronic mailing [e-mailing]

Landscapes

  • Business, Economics & Management (AREA)
  • Engineering & Computer Science (AREA)
  • Human Resources & Organizations (AREA)
  • Strategic Management (AREA)
  • Entrepreneurship & Innovation (AREA)
  • Operations Research (AREA)
  • Economics (AREA)
  • Marketing (AREA)
  • Data Mining & Analysis (AREA)
  • Quality & Reliability (AREA)
  • Tourism & Hospitality (AREA)
  • Physics & Mathematics (AREA)
  • General Business, Economics & Management (AREA)
  • General Physics & Mathematics (AREA)
  • Theoretical Computer Science (AREA)
  • Computer Hardware Design (AREA)
  • Information Transfer Between Computers (AREA)

Abstract

본 발명의 일 실시예에 따른, 업무시스템 서버에 의해 수행되는, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법에 있어서, (a) 메일 서버로부터 수신된 이메일에 관한 정보를 실시간 또는 주기적으로 전달 받는 단계; (b) 이메일의 도메인네임을 기준으로 업무정보를 생성할 기업을 식별하는 단계; 및 (c) 이메일이 포함하는 속성정보에 기초하여, 업무 요청자, 업무 담당자 및 업무 제목을 포함하는 업무정보를 식별된 기업의 데이터베이스에 생성하는 단계;를 포함하되, (c) 단계는 이메일의 속성정보에 기초하여 업무정보가 종속되어야 할 태스크 정보를 식별하여 분류 과정을 수행하는 단계를; 포함하되, 속성정보는 발신자, 수신자, 메일 제목, 메일 본문 및 발신일을 포함하며, 상기 태스크 정보는 복수의 업무정보로 구성되며, 업무시스템 서버에는 복수의 태스크 정보가 저장되어 있다.

Description

이메일을 연동하여 협업 시스템을 구현하는 방법 및 장치 {METHOD AND APPARATUS FOR COOPERATING WITH E-MAIL TO IMPLEMENT A COLLABORATIVE SYSTEM}
본 발명은 이메일의 프로토콜(SMTP)을 사용하여, 이메일 정보를 업무 기반의 협업 솔루션과 연동시켜, 사용자들 간에 주고 받는 이메일 정보를 실시간으로 업무에 반영하는 방법 및 장치에 관한 것이다.
현대에 들어 이메일은 회사의 업무를 수행하는데 가장 많이 이용되는 커뮤니케이션(communication)툴이지만, 이메일 내용을 수신하는 사람이 수신자로 한정되어 공유가 어렵다는 단점이 있다.
메인 프로세스나 프로젝트 등의 업무를 수행할 경우에는 다수의 참여자에게 업무 내용을 실시간 공유해야 하는데, 메일로 이러한 업무를 공유하려면 매번 다수의 사용자들을 선택하여 메일을 발송해야 한다는 번거로움이 있고, 더욱이 메일 내용이 프로세스나 프로젝트로 분류되지 않아서 업무 공유와 추적에 어려움이 있다.
이러한 문제를 해결하기 위해 대부분의 회사에서는 별도의 협업 시스템을 구축하게 되는데, 협업 시스템과 이메일이 연동되지 않아 각기 개별적으로 사용하고 있는 상황으로 이메일을 커뮤니케이션툴로 사용하면서 협업을 위한 시스템의 구축이 필요한 상황이다.
본 발명은 전술한 문제점을 해결하기 위하여, 사용자는 이메일을 보내는 행동만으로도 업무 담당자가 협업 시스템 내의 업무를 처리할 수 있는 강력한 커뮤니케이션 환경을 만드는 것을 목적으로 한다.
상기한 기술적 과제를 달성하기 위한 기술적 수단으로서 본 발명의 일 실시예에 따른, 업무시스템 서버에 의해 수행되는, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법에 있어서, (a) 메일 서버로부터 수신된 이메일에 관한 정보를 실시간 또는 주기적으로 전달 받는 단계; (b) 이메일의 도메인네임을 기준으로 업무정보를 생성할 기업을 식별하는 단계; 및 (c) 이메일이 포함하는 속성정보에 기초하여, 업무 요청자, 업무 담당자 및 업무 제목을 포함하는 업무정보를 식별된 기업의 데이터베이스에 생성하는 단계;를 포함하되, (c) 단계는 이메일의 속성정보에 기초하여 업무정보가 종속되어야 할 태스크 정보를 식별하여 분류 과정을 수행하는 단계를; 포함하되, 속성정보는 발신자, 수신자, 메일 제목, 메일 본문 및 발신일을 포함하며, 상기 태스크 정보는 복수의 업무정보로 구성되며, 업무시스템 서버에는 복수의 태스크 정보가 저장되어 있을 수 있다.
또한, 다른 일 실시예로, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 하는 장치에 있어서, 메일 서버로부터 이메일을 수신하고, 이후 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 하는 프로그램이 저장된 메모리 및 메모리에 저장된 프로그램을 실행하여 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 하는 프로세서를 포함하되, 프로세서는 메일 서버로부터 수신된 이메일에 관한 정보를 실시간 또는 주기적으로 전달 받고, 이메일의 도메인네임을 기준으로 업무정보를 생성할 기업을 식별하고, 이메일의 속성정보에 기초하여, 업무 요청자, 업무 담당자 및 업무 제목을 포함하는 업무정보를 식별된 기업의 데이터베이스에 생성하되, 이메일의 속성정보에 기초하여 업무정보가 종속되어야 할 태스크 정보를 식별하여 분류 과정을 수행하되, 속성정보는 발신자, 수신자, 메일 제목, 메일 본문 및 발신일을 포함하며, 태스크 정보는 복수의 업무정보로 구성되며, 서버에는 복수의 태스크 정보가 저장되어 있는 장치일 수 있다.
전술한 본 발명의 과제 해결 수단에 의하면, 사용자는 이메일을 보내는 행동만으로도 업무 담당자가 협업 시스템 내의 업무를 처리할 수 있는 강력한 커뮤니케이션 환경을 만들 수 있다.
일반적으로 고객이 요청한 업무는 주로 이메일을 통해 수행되는 상황이고, 고객의 이메일 수신한 담당자는 내부 직원들에게 추가적인 업무 요청을 위해 메일 포워딩 기능을 활용하게 된다. 이때, 포워딩하는 것만으로도 협업 시스템에서 업무 담당자에게 자동으로 업무가 등록되면, 업무의 분류 및 공유가 훨씬 쉬워진다는 강점이 발생한다.
특히, 프로세스류의 업무에서 해당 프로세스를 시작하기 위해 처음 요청한 업무가 있어야 하는데, 이러한 요청 업무를 이메일로 간단히 처리할 수 있게 되어 업무의 효율성이 증가할 수 있다. 또한, 이메일로 프로세스 업무를 요청하더라도 업무를 협업 시스템 안에서 처리함으로써, 분류 및 공유가 쉬워진다는 강점이 있다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른, 이메일을 이용한 업무시스템을 자동등록 하는 시스템의 구성을 나타낸 도면이다.
도 2는 본 발명의 일 실시예에 따른, 업무시스템 서버의 구성을 나타낸 도면이다.
도 3은 본 발명의 일 실시예에 따른, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 하는 방법을 나타낸 동작흐름도이다.
도 4는 본 발명의 일 실시예에 따른, 도 4는 본 발명의 일 실시예에 따른, 태스크 정보에 따른 업무의 분류 방법을 나타낸 동작흐름도이다.
아래에서는 첨부한 도면을 참조하여 본 발명이 속하는 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 자가 용이하게 실시할 수 있도록 본 발명의 실시예를 상세히 설명한다. 그러나 본 발명은 여러 가지 상이한 형태로 구현될 수 있으며 여기에서 설명하는 실시예에 한정되지 않는다. 그리고 도면에서 본 발명을 명확하게 설명하기 위해서 설명과 관계없는 부분은 생략하였으며, 명세서 전체를 통하여 유사한 부분에 대해서는 유사한 도면 부호를 붙였다.
명세서 전체에서, 어떤 부분이 다른 부분과 "연결"되어 있다고 할 때, 이는 "직접적으로 연결"되어 있는 경우뿐 아니라, 그 중간에 다른 소자를 사이에 두고 "전기적으로 연결"되어 있는 경우도 포함한다. 또한, 어떤 부분이 어떤 구성요소를 "포함"한다고 할 때, 이는 특별히 반대되는 기재가 없는 한 다른 구성요소를 제외하는 것이 아니라 다른 구성요소를 더 포함할 수 있는 것을 의미하며, 하나 또는 그 이상의 다른 특징이나 숫자, 단계, 동작, 구성요소, 부분품 또는 이들을 조합한 것들의 존재 또는 부가 가능성을 미리 배제하지 않는 것으로 이해되어야 한다.
명세서 전체에서, 업무시스템 서버(100)는 이메일 프로토콜을 이용한 정보를 연동 및 공유 기능을 제공하는 장치를 의미할 수 있다.
이하의 실시예는 본 발명의 이해를 돕기 위한 상세한 설명이며, 본 발명의 권리 범위를 제한하는 것이 아니다. 따라서 본 발명과 동일한 기능을 수행하는 동일 범위의 발명 역시 본 발명의 권리 범위에 속할 것이다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른, 이메일을 이용한 업무시스템을 자동등록 하는 시스템의 구성을 나타낸 도면이다.
도 1을 참조하면, 본 발명의 일 실시예에 따라 이메일을 이용한 업무시스템을 자동등록 하는 시스템(1)은 업무시스템 서버(100), 메일 서버(200) 및 담당자 단말(300)을 포함할 수 있고, 이를 통신망이 상호 연결하게 된다.
업무시스템 서버(100)는 메일 서버(200)로부터 실시간 도는 주기적으로 이메일에 관한 정보를 수신하는 경우, 업무시스템 서버(100)는 이메일의 도메인네임을 기준으로 업무정보를 생성할 기업을 식별한다.
또한, 이메일이 포함하고 있는 속성정보에 기초하여 업무 요청자, 업무 담당자 및 업무 제목을 포함하는 업무정보를 식별된 기업의 데이터베이스에 생성하여, 담당자 단말(300)이 업무에 활용하는 것을 특징으로 한다.
이때, 속성정보는 발진자, 수신자, 메일 제목, 메일 본문 및 발신일을 포함하는 정보를 뜻하게 된다. 예를 들어, 이메일의 프로토콜인 SMTP(simple mail transfer protocol)에 담겨 있는 이메일 송수신에 대한 기본적인 정보인 발신자(mail from), 수신자(rcpt to), 메일 제목(data, subject), 발신일(data, date) 등을 사용하게 되는 것이다.
또한, 업무시스템 서버(100)는 이메일의 속성정보에 기초하여 업무정보가 종속되어야 하는 태스크(task) 정보를 식별하여 분류하는 과정을 더 수행하게 되는데, 태스크 정보는 복수의 업무정보로 구성되고, 업무시스템 서버(100)는 복수의 태스크 정보가 저장되는 것이다.
이때, 업무정보는 속성정보가 포함하는 정보를 각각 요청자, 담당자, 업무 제목, 기한일에 매핑하여 저장하게 된다.
메일 서버(200)는 이메일의 SMTP(simple mail transfer protocol)에 관한 서버로서, 담당자 단말(300)이 업무를 위해 이메일을 주고 받기 위해 사용되는 외부 서버를 지칭한다.
담당자 단말(300)은 이메일을 이용한 업무시스템을 자동등록 하는 시스템(1)을 이용하는 단말을 이용할 수 있다. 이때, 담당자 단말(300) 중 일부는 태스크 정보를 수동으로 조작할 수 있는 상위 관리 권한을 지닌 단말이 포함될 수 있다.
이메일을 이용한 업무시스템 자동등록을 제공하는 어플리케이션은 관리자 단말(300)에 내장된 어플리케이션이거나, 어플리케이션 배포 서버로부터 다운로드되어 관리자 단말(300)에 설치된 어플리케이션일 수 있다.
관리자 단말(300)은 유무선 통신 환경에서 단말 어플리케이션을 이용할 수 있는 통신 단말기를 의미한다. 여기서 관리자 단말(300)은 메일 서버(200)로부터 비정형 텍스트 및 이미지로 구성된 이메일을 수신 후 이를 업무시스템 서버(100)로 제공하고, 그에 대한 결과 정보를 수신할 수 있는 디바이스일 수 있다. 도 1에서는 관리자 단말(300)이 휴대용 단말기의 일종인 스마트폰(smart phone)으로 도시되었지만, 본 발명의 사상은 이에 제한되지 아니하며, 상술한 바와 같이 단말 어플리케이션을 탑재할 수 있는 단말에 대해서 제한 없이 차용될 수 있다.
이를 더욱 상세히 설명하면, 관리자 단말(300)은 핸드헬드 컴퓨팅 디바이스(예를 들면, PDA, 이메일 클라이언트 등), 퍼스널 컴퓨터(Personal computer), 또는 다른 종류의 컴퓨팅 또는 커뮤니케이션 플랫폼의 임의의 형태를 포함할 수 있으나, 본 발명이 이에 한정되는 것은 아니다.
한편, 통신망은 업무시스템 서버(100), 메일 서버(200) 및 관리자 단말(300)들을 연결하는 역할을 수행한다. 즉, 통신망은 관리자 단말(300)이 업무시스템 서버(100) 및 메일 서버(200)에 접속한 후 데이터를 송수신할 수 있도록 접속 경로를 제공하는 통신망을 의미한다. 통신망은 예컨대 LANs(Local Area Networks), WANs(Wide Area Networks), MANs(Metropolitan Area Networks), ISDNs(Integrated Service Digital Networks) 등의 유선 네트워크나, 무선 LANs, CDMA, 블루투스, 위성 통신 등의 무선 네트워크를 망라할 수 있으나, 본 발명의 범위가 이에 한정되는 것은 아니다.
도 2는 본 발명의 일 실시예에 따른, 서버의 구성을 나타낸 도면이다.
도 2를 참조하면, 본 발명의 일 실시예에 따른 업무시스템 서버(100)는 통신 모듈(110), 메모리(120), 프로세서(130) 및 데이터베이스(140)를 포함한다.
상세히, 통신 모듈(110)은 통신망과 연동하여 업무시스템 서버(100), 메일 서버(200) 및 관리자 단말(300) 간의 송수신 신호를 패킷 데이터 형태로 제공하는 데 필요한 통신 인터페이스를 제공한다. 나아가, 통신 모듈(110)은 메일 서버(200) 및 관리자 단말(300)로부터 데이터 요청을 수신하고, 이에 대한 응답으로서 데이터를 송신하는 역할을 수행할 수 있다.
여기서, 통신 모듈(110)은 다른 네트워크 장치와 유무선 연결을 통해 제어 신호 또는 데이터 신호와 같은 신호를 송수신하기 위해 필요한 하드웨어 및 소프트웨어를 포함하는 장치일 수 있다.
메모리(120)는 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 하는 방법을 수행하기 위한 프로그램이 기록된다. 또한, 프로세서(130)가 처리하는 데이터를 일시적 또는 영구적으로 저장하는 기능을 수행한다. 여기서, 메모리(120)는 자기 저장 매체(magnetic storage media) 또는 플래시 저장 매체(flash storage media)를 포함할 수 있으나, 본 발명의 범위가 이에 한정되는 것은 아니다.
프로세서(130)는 일종의 중앙처리장치로서 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 하는 전체 과정을 제어한다. 프로세서(130)가 수행하는 각 단계에 대해서는 도 3을 참조하여 후술하기로 한다.
여기서, 프로세서(130)는 프로세서(processor)와 같이 데이터를 처리할 수 있는 모든 종류의 장치를 포함할 수 있다. 여기서, '프로세서(processor)'는, 예를 들어 프로그램 내에 포함된 코드 또는 명령으로 표현된 기능을 수행하기 위해 물리적으로 구조화된 회로를 갖는, 하드웨어에 내장된 데이터 처리 장치를 의미할 수 있다. 이와 같이 하드웨어에 내장된 데이터 처리 장치의 일 예로써, 마이크로프로세서(microprocessor), 중앙처리장치(central processing unit: CPU), 프로세서 코어(processor core), 멀티프로세서(multiprocessor), ASIC(application-specific integrated circuit), FPGA(field programmable gate array) 등의 처리 장치를 망라할 수 있으나, 본 발명의 범위가 이에 한정되는 것은 아니다.
데이터베이스(140)는 메일 서버(200)로부터 수신된 이메일의 속성정보, 태스크 정보 및 업무정보를 식별하여 분류할 수 있는 알고리즘(혹은 식별정보)가 저장될 수 있다.
비록 도 2에는 도시하지 아니하였으나, 속성정보, 태스크 정보 및 이를 분류하기 위한 알고리즘(혹은 식별정보)는 데이터베이스(140)와 물리적 또는 개념적으로 분리된 데이터베이스(미도시)에 저장될 수 있다.
도 3은 본 발명의 일 실시예에 따른, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 하는 방법을 나타낸 동작흐름도이다.
도 3을 참조하여 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 하는 방법에 있어서, 먼저 메일 서버(200)로부터 업무시스템 서버(100)가 이메일에 관한 정보를 수신한다(S310).
이때, 업무시스템 서버(100)는 메일 서버(200)로부터 기설정된 주기 혹은 실시간으로 연동되어 이메일에 관한 정보를 수신하게 된다. 추가 실시예로 관리자 단말(300)이 이메일을 수신하는 경우, 이를 업무시스템 서버(100)로 알리고 동일한 이메일에 관한 정보를 메일 서버(200)로부터 수신할 수도 있다.
앞서 설명한 바와 같이, 수신된 이메일의 정보는 속성정보로서 발신자, 수신자, 메일 제목, 메일 본문 및 발신일을 포함할 수 있으며, 그 외, 첨부자료와 같은 정보를 더 포함할 수 있다.
다음으로 이메일의 도메인네임을 기준으로 업무정보를 생성할 기업을 식별한다(S320).
단계(S320)에서는 도메인네임을 통해 메일 서버(200)로부터 수신된 이메일이 어느 기업에 의해 생성된 자료인지 인지하고, 단계(S310)에서 획득한 속성정보를 통해 업무정보를 생성하게 된다.
예컨대, 발신자는 요청자로, 수신자는 담당자로, 메일 제목은 업무 제목으로, 발신일은 기한일로 매핑하여 저장하게 되는 것이다.
마지막으로 이메일에 포함된 식별정보를 통해 기업의 데이터베이스를 생성한다(S330).
이때, 이메일의 속성정보에 기초하여, 단계(S320)에서 생성한 업무정보가 종속되어야 할 태스크 정보를 식별하여 분류하게 된다. 태스크 정보를 식별하여 분류하는 방법은 후술할 도 4를 통해 설명하도록 한다.
도 4는 본 발명의 일 실시예에 따른, 태스크 정보에 따른 업무의 분류 방법을 나타낸 동작흐름도이다.
도 4를 참조하여 업무의 분류 방법으로, 먼저 이메일의 제목 및 본문에서 태스크 정보에 대한 키워드를 검색한다(S410).
다음으로 이메일의 본문 혹은 참조인의 업무정보의 생성을 위한 식별정보가 포함되었는지 유무를 확인한다(S420).
마지막으로 키워드를 통해 식별된 태스크 정보에 종속되도록 업무정보를 생성하고, 분류한다(S430).
앞서 서술한 3가지 단계를 본 발명의 적용하여 업무정보를 태스크 정보에 매핑하여 분류하는 방법을 세부적으로 설명하면, 후술할 3가지 방법을 적용할 수 있다.
첫 번째로 메일 주소가 포함하는 ID를 이용하는 방법이 있을 수 있다.
태스크 정보에 업무정보를 분류하기 위한 ID를 사전에 부여한다(단계(S410)). 다음으로 전달받은 메일의 도메인네임과 참조인의 메일주소가 포함하는 문자열이 ID와 매핑하는지 여부를 확인한다(단계(S420)). 마지막으로 도메인네임과 참조인의 메일주소가 포함하는 문자열이 ID와 매핑하면, 전달받은 이메일을 ID가 매핑된 태스크 정보에 종속시키고, 이메일에 관하여 생성된 업무정보를 분류하게 된다(단계(S430)).
이를 예를 들어서 설명하면, 업무시스템 서버(100)에서 진행중인 "PNP UI 개선"프로젝트(태스크 정보)에 대한 식별정보를 "UI"로 기 등록한다. 이후 메일 서버(200)에서 참조로 "UI@sumsong.com"으로 이메일을 발송하면 업무시스템 서버(100)가 이를 인지하고 해당 프로젝트 내에서 수신인의 업무로 업무정보가 담당자 단말(300)로 자동 할당되는 것이다.
두 번째로 키워드를 이용한 색인 방식을 적용하는 방법이 있을 수 있다.
먼저, 태스크 정보의 제목에 대한 키워드 색인으로 기 등록한다(단계(S410)). 업무를 등록하기 위한 식별정보를 포함하는 이메일을 메일 서버(200)로부터 수신하고, 이메일의 제목이나 본문에서 검색된 키워드가 기 등록된 태스크 정보의 제목에 대한 키워드와 매칭하는지 확인한다(단계(S420)). 만약, 키워드와 매칭하게 된다면, 키워드가 매칭된 태스크 정보에 종속되도록 업무정보를 생성하고 분류하게 된다(단계(S430)).
이때 상기 도메인네임이나 참조인 메일주소, 상기 이메일의 제목이나 본문에 포함된 기설정된 링크정보를 포함하는 수 있고, 키워드 색인은 상기 이메일의 제목이나 본문에 상기 키워드 혹은 키워드와 연관된 단어의 사용 빈도수를 가중평균으로 계산하여 기설정된 수치이상을 가지는지 여부로 판단하게 된다.
이를 예를 들어 설명하면, 업무시스템 서버(100)는 채용 프로세스 업무를 "신입사원 공채 채용 이력서"라고, KWIC 색인을 등록한다. 이후 메일 서버(200)에서 수신한 지원자의 이력서 메일을 업무 등록을 수행하고, 이메일 발송하면 업무시스템 서버(100)에서 수신한 이메일의 제목과 본문 내용이 포함하는 키워드 및 연관 단어 빈도수 검사를 수행하여, 기설정된 빈도수 이상인 경우 자동으로 '채용 프로세스"업무로 분류하고 담당자 단말(300)로 전달한다.
세번째로, 해시태그(hash tag)를 이용하는 방법이 있을 수 있다.
먼저, 이메일의 제목이나 본문이 해시태그를 포함하고, 이메일의 참조인에 기설정된 도메인네임의 포함되어 있다면(단계(S420)), 해시태그와 관련된 용어에 대응하는 제목을 갖는 태스크 정보에 종속시키고, 업무정보를 생성하여 분류한다(단계(S430)).
이를 예를 들어 설명하면, 이메일의 제목에 "S사 제품 하자에 대한 고객 클래임 대응 요청#클래임"이라고 작성하고, 참조자를 task@samsong.com으로 이메일을 발송하면, 업무시스템 서버(100)는 "#클래임"을 인식하고, 태스크 정보를 클래임 관련 업무로 분류 후 업무를 생성하여 담당자 단말(300)에 전달한다.
이러한 방식을 통해 업무를 자동으로 분류할 수 있으나, 이메일의 제목이나 본문에 태스크 정보의 제목에 관한 키워드가 누락되어 태스크 정보가 분류되지 않는 경우가 발생할 수도 있다.
이러한 경우태스크 정보의 종속 없이 업무정보를 생성하고, 업무를 수행하게 될 담당자 단말(300)로 직접 전달할 수도 있다.
그 외에도 미분류된 업무정보는 태스크 정보의 분류 권한을 지닌 담당자 단말(300)에 의해 직접 분류되어 저장되는 기능을 더 가지거나, 태스크 정보를 열람할 수 있는 적어도 하나 이상의 담당자 단말(300)의 지정하는 기능이 더 포함될 수 있다.
본 발명의 일 실시예는 컴퓨터에 의해 실행되는 프로그램 모듈과 같은 컴퓨터에 의해 실행 가능한 명령어를 포함하는 기록 매체의 형태로도 구현될 수 있다. 컴퓨터 판독 가능 매체는 컴퓨터에 의해 액세스될 수 있는 임의의 가용 매체일 수 있고, 휘발성 및 비휘발성 매체, 분리형 및 비분리형 매체를 모두 포함한다. 또한, 컴퓨터 판독가능 매체는 컴퓨터 저장 매체를 포함할 수 있다. 컴퓨터 저장 매체는 컴퓨터 판독가능 명령어, 데이터 구조, 프로그램 모듈 또는 기타 데이터와 같은 정보의 저장을 위한 임의의 방법 또는 기술로 구현된 휘발성 및 비휘발성, 분리형 및 비분리형 매체를 모두 포함한다.
본 발명의 방법 및 시스템은 특정 실시예와 관련하여 설명되었지만, 그것들의 구성 요소 또는 동작의 일부 또는 전부는 범용 하드웨어 아키텍쳐를 갖는 컴퓨터 시스템을 사용하여 구현될 수 있다.
전술한 본 발명의 설명은 예시를 위한 것이며, 본 발명이 속하는 기술분야의 통상의 지식을 가진 자는 본 발명의 기술적 사상이나 필수적인 특징을 변경하지 않고서 다른 구체적인 형태로 쉽게 변형이 가능하다는 것을 이해할 수 있을 것이다. 그러므로 이상에서 기술한 실시예들은 모든 면에서 예시적인 것이며 한정적이 아닌 것으로 이해해야만 한다. 예를 들어, 단일형으로 설명되어 있는 각 구성 요소는 분산되어 실시될 수도 있으며, 마찬가지로 분산된 것으로 설명되어 있는 구성 요소들도 결합된 형태로 실시될 수 있다.
본 발명의 범위는 상기 상세한 설명보다는 후술하는 특허청구범위에 의하여 나타내어지며, 특허청구범위의 의미 및 범위 그리고 그 균등 개념으로부터 도출되는 모든 변경 또는 변형된 형태가 본 발명의 범위에 포함되는 것으로 해석되어야 한다.
1: 이메일을 이용한 업무시스템을 자동등록 하는 시스템
100: 업무시스템 서버 200: 메일 서버
300: 담당자 단말

Claims (14)

  1. 업무시스템 서버에 의해 수행되는, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법에 있어서,
    (a) 메일 서버로부터 수신된 이메일에 관한 정보를 실시간 또는 주기적으로 전달 받는 단계;
    (b) 상기 이메일의 도메인네임을 기준으로 업무정보를 생성할 기업을 식별하는 단계; 및
    (c) 상기 이메일이 포함하는 속성정보에 기초하여, 업무 요청자, 업무 담당자 및 업무 제목을 포함하는 업무정보를 상기 식별된 기업의 데이터베이스에 생성하는 단계;
    를 포함하되,
    상기 (c) 단계는 상기 이메일의 속성정보에 기초하여 상기 업무정보가 종속되어야 할 태스크 정보를 식별하여 분류 과정을 수행하는 단계를;
    포함하되,
    상기 속성정보는 발신자, 수신자, 메일 제목, 메일 본문 및 발신일을 포함하며, 상기 태스크 정보는 복수의 업무정보로 구성되며, 상기 업무시스템 서버에는 복수의 태스크 정보가 저장되어 있는 것인, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법.
  2. 제 1 항에 있어서,
    상기 (b) 단계는,
    상기 업무정보는 상기 속성정보를 각각 요청자, 담당자, 업무 제목, 기한일에 각각 매핑하여 생성하는 것인, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법.
  3. 제 1 항에 있어서,
    상기 (c) 단계는
    상기 전달받은 이메일의 제목이나 본문에는 상기 태스크 정보의 제목에 관한 키워드를 포함하고 있고, 수신한 상기 이메일의 본문이나 참조인에 업무정보 생성을 위한 식별정보가 포함되어 있는 경우, 상기 키워드를 통해 식별된 상기 태스크 정보에 종속되도록 상기 업무정보를 생성하고 분류하는 단계를 포함하는 것인, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법.
  4. 제 3 항에 있어서,
    상기 태스크 정보에는 상기 업무정보를 분류하기 위한 ID를 사전에 부여하고, 상기 전달받은 메일의 도메인네임이나 참조인의 메일주소가 상기 ID와 매핑하는 경우, 상기 이메일을 상기 ID가 매핑된 태스크 정보에 종속되도록 상기 이메일에 관하여 생성된 업무정보를 분류하는 것인, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법.
  5. 제 3 항에 있어서,
    업무를 등록하기 위한 식별정보를 포함하는 이메일을 수신하며, 상기 이메일의 제목이나 본문에서 검색된 키워드가 기 등록된 태스크 정보의 제목에 대한 키워드와 매칭하는 경우, 상기 키워드가 매칭된 태스크 정보에 종속되도록 업무정보를 생성하고 분류하 는 것인, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법.
  6. 제 5 항에 있어서,
    상기 식별정보는 상기 도메인네임이나 참조인 메일주소, 상기 이메일의 제목이나 본문에 포함된 기설정된 링크정보를 포함하는 것인, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법.
  7. 제 5 항에 있어서,
    상기 키워드 색인은 상기 이메일의 제목이나 본문에 상기 키워드 혹은 키워드와 연관된 단어의 사용 빈도수를 가중평균으로 계산하여 기설정된 수치이상을 가지면 기 등록된 태스크 정보의 제목에 대한 키워드와 매칭으로 판단하는 것인, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법.
  8. 제 3 항에 있어서,
    상기 전달받은 이메일의 제목이나 본문이 해시태그(hash tag)를 포함하고, 상기 이메일의 참조인에 기 설정된 도메인네임이 포함되어 있으면, 상기 해시태그와 연관된 용어에 대응하는 제목을 갖는 태스크 정보에 종속되도록 업무정보를 생성하고 분류하는 것인, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법.
  9. 제 1 항에 있어서,
    상기 (c) 단계는,
    상기 이메일의 제목이나 본문에 태스크 정보의 제목에 관한 키워드가 누락되어 상기 태스크 정보가 분류되지 않으면, 상기 태스크 정보의 종속 없이 상기 업무정보를 생성하고, 상기 업무정보의 생성 사실을 상기 업무 담당자의 메일주소로 알리는 것인, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법.
  10. 제 9 항에 있어서,
    미분류된 상기 업무정보는 상기 태스크 정보의 분류 권한을 지닌 상기 담당자의 단말에 의해 직접 분류되어 저장되는 기능을 더 포함하는 것인, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법.
  11. 제 10 항에 있어서,
    상기 태스크 정보의 분류 권한을 지닌 상기 담당자의 단말에 의해 상기 태스크 정보를 열람할 수 있는 적어도 하나이상의 상기 담당자의 단말을 지정하는 기능을 더 포함하는 것인, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법.
  12. 제 1 항에 있어서,
    상기 메일 서버는 이메일의 SMTP(simple mail transfer protocol)에 관한 서버인 것인, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 방법.
  13. 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 하는 장치에 있어서,
    메일 서버로부터 이메일을 수신하고, 이후 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 하는 프로그램이 저장된 메모리 및
    상기 메모리에 저장된 프로그램을 실행하여 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 하는 프로세서를 포함하되,
    상기 프로세서는 메일 서버로부터 수신된 이메일에 관한 정보를 실시간 또는 주기적으로 전달 받고, 상기 이메일의 도메인네임을 기준으로 업무정보를 생성할 기업을 식별하고, 상기 이메일의 속성정보에 기초하여, 업무 요청자, 업무 담당자 및 업무 제목을 포함하는 업무정보를 상기 식별된 기업의 데이터베이스에 생성하되,
    상기 이메일의 속성정보에 기초하여 상기 업무정보가 종속되어야 할 태스크 정보를 식별하여 분류 과정을 수행하되,
    상기 속성정보는 발신자, 수신자, 메일 제목, 메일 본문 및 발신일을 포함하며, 상기 태스크 정보는 복수의 업무정보로 구성되며, 상기 업무시스템 서버에는 복수의 태스크 정보가 저장되어 있는 것인, 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 하는 장치.
  14. 제 1 항 내지 제 12 항 중 어느 한 항에 따른 이메일을 이용한 업무시스템 자동등록 하는 방법을 제공하는 프로그램이 기록 된 컴퓨터 판독가능 기록 매체.
KR1020180109319A 2018-09-13 2018-09-13 이메일을 연동하여 협업 시스템을 구현하는 방법 및 장치 Expired - Fee Related KR102144747B1 (ko)

Priority Applications (2)

Application Number Priority Date Filing Date Title
KR1020180109319A KR102144747B1 (ko) 2018-09-13 2018-09-13 이메일을 연동하여 협업 시스템을 구현하는 방법 및 장치
PCT/KR2019/008882 WO2020054961A1 (ko) 2018-09-13 2019-07-18 이메일을 연동하여 협업 시스템을 구현하는 방법 및 장치

Applications Claiming Priority (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
KR1020180109319A KR102144747B1 (ko) 2018-09-13 2018-09-13 이메일을 연동하여 협업 시스템을 구현하는 방법 및 장치

Publications (2)

Publication Number Publication Date
KR20200030743A true KR20200030743A (ko) 2020-03-23
KR102144747B1 KR102144747B1 (ko) 2020-08-18

Family

ID=69777208

Family Applications (1)

Application Number Title Priority Date Filing Date
KR1020180109319A Expired - Fee Related KR102144747B1 (ko) 2018-09-13 2018-09-13 이메일을 연동하여 협업 시스템을 구현하는 방법 및 장치

Country Status (2)

Country Link
KR (1) KR102144747B1 (ko)
WO (1) WO2020054961A1 (ko)

Families Citing this family (1)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
CN113657096A (zh) * 2021-08-24 2021-11-16 北京来也网络科技有限公司 基于rpa和ai的异常业务数据处理方法、装置、设备及介质

Citations (4)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2003296251A (ja) * 2002-03-29 2003-10-17 Ntt Comware Corp 組織単位メール閲覧管理システムおよび組織単位メール閲覧管理方法、プログラムとコンピュータ読取り可能な記録媒体
JP4118888B2 (ja) * 2005-01-25 2008-07-16 三井住友海上火災保険株式会社 メール振分けサーバ、メール振分け方法及びプログラム
KR101308210B1 (ko) 2012-09-04 2013-09-13 이예행 수신 이메일의 개인화된 자동 분류 시스템 및 그 운용하는 방법
KR101822629B1 (ko) * 2016-08-31 2018-01-26 한국교통대학교산학협력단 온톨로지 기반 이메일 분류 및 아카이빙 방법 및 시스템

Family Cites Families (2)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP5046634B2 (ja) * 2006-12-15 2012-10-10 中国電力株式会社 情報検索システム
KR20160139379A (ko) * 2015-05-27 2016-12-07 주식회사 아이온커뮤니케이션즈 이메일 첨부 문서 관리 시스템

Patent Citations (4)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2003296251A (ja) * 2002-03-29 2003-10-17 Ntt Comware Corp 組織単位メール閲覧管理システムおよび組織単位メール閲覧管理方法、プログラムとコンピュータ読取り可能な記録媒体
JP4118888B2 (ja) * 2005-01-25 2008-07-16 三井住友海上火災保険株式会社 メール振分けサーバ、メール振分け方法及びプログラム
KR101308210B1 (ko) 2012-09-04 2013-09-13 이예행 수신 이메일의 개인화된 자동 분류 시스템 및 그 운용하는 방법
KR101822629B1 (ko) * 2016-08-31 2018-01-26 한국교통대학교산학협력단 온톨로지 기반 이메일 분류 및 아카이빙 방법 및 시스템

Also Published As

Publication number Publication date
KR102144747B1 (ko) 2020-08-18
WO2020054961A1 (ko) 2020-03-19

Similar Documents

Publication Publication Date Title
US8484662B2 (en) Systems and/or methods for end-to-end business process management, business event management, and/or business activity monitoring
US9501744B1 (en) System and method for classifying data
CN103020541B (zh) 个人空间（数据）对比于公司空间（数据）
US8938773B2 (en) System and method for adding context to prevent data leakage over a computer network
US11153249B2 (en) Methods and apparatuses for managing limited engagement by external email resource entity within a group-based communication system
US9961032B2 (en) Extended email functionality
TW200425692A (en) Methods, apparatus and computer programs for processing alerts and auditing in a publish/subscribe system
US10965635B2 (en) Email chain navigation
US11250166B2 (en) Fingerprint-based configuration typing and classification
US20190377896A1 (en) Systems and methods for securing data in electronic communications
CN102948117A (zh) 信息追踪系统和方法
CN109033471A (zh) 一种信息资产识别方法及装置
US10051085B2 (en) System and method of data and command request processing
US20120143960A1 (en) Related message detection and indication
CN111641548B (zh) 企业协同办公邮件的处理方法及装置、系统
KR102144747B1 (ko) 이메일을 연동하여 협업 시스템을 구현하는 방법 및 장치
CN114650269B (zh) 基于数据处理的邮件转发方法及装置
US8375089B2 (en) Methods and systems for protecting E-mail addresses in publicly available network content
US20200380132A1 (en) Method and system for data security and apparatus for executing the same
US20210158367A1 (en) Client manager and router
US20150113081A1 (en) Symbolic variables within email addresses
CN115623060B (zh) 一种微服务的服务目录生成方法及装置
EP4702703A1 (en) Statistical modeling of email senders to detect business email compromise
US7802258B2 (en) Interface between computer software modules
US11100454B1 (en) CDD with heuristics for automated variable use-case based constrained logistics route optimization

Legal Events

Date Code Title Description
PA0109 Patent application

St.27 status event code: A-0-1-A10-A12-nap-PA0109

PA0201 Request for examination

St.27 status event code: A-1-2-D10-D11-exm-PA0201

D13-X000 Search requested

St.27 status event code: A-1-2-D10-D13-srh-X000

R18-X000 Changes to party contact information recorded

St.27 status event code: A-3-3-R10-R18-oth-X000

D14-X000 Search report completed

St.27 status event code: A-1-2-D10-D14-srh-X000

E902 Notification of reason for refusal
PE0902 Notice of grounds for rejection

St.27 status event code: A-1-2-D10-D21-exm-PE0902

AMND Amendment
E13-X000 Pre-grant limitation requested

St.27 status event code: A-2-3-E10-E13-lim-X000

P11-X000 Amendment of application requested

St.27 status event code: A-2-2-P10-P11-nap-X000

P13-X000 Application amended

St.27 status event code: A-2-2-P10-P13-nap-X000

PG1501 Laying open of application

St.27 status event code: A-1-1-Q10-Q12-nap-PG1501

E601 Decision to refuse application
PE0601 Decision on rejection of patent

St.27 status event code: N-2-6-B10-B15-exm-PE0601

X091 Application refused [patent]
AMND Amendment
E13-X000 Pre-grant limitation requested

St.27 status event code: A-2-3-E10-E13-lim-X000

P11-X000 Amendment of application requested

St.27 status event code: A-2-2-P10-P11-nap-X000

P13-X000 Application amended

St.27 status event code: A-2-2-P10-P13-nap-X000

PX0901 Re-examination

St.27 status event code: A-2-3-E10-E12-rex-PX0901

PX0701 Decision of registration after re-examination

St.27 status event code: A-3-4-F10-F13-rex-PX0701

X701 Decision to grant (after re-examination)
PN2301 Change of applicant

St.27 status event code: A-3-3-R10-R13-asn-PN2301

St.27 status event code: A-3-3-R10-R11-asn-PN2301

GRNT Written decision to grant
PR0701 Registration of establishment

St.27 status event code: A-2-4-F10-F11-exm-PR0701

PR1002 Payment of registration fee

St.27 status event code: A-2-2-U10-U11-oth-PR1002

Fee payment year number: 1

PG1601 Publication of registration

St.27 status event code: A-4-4-Q10-Q13-nap-PG1601

PR1001 Payment of annual fee

St.27 status event code: A-4-4-U10-U11-oth-PR1001

Fee payment year number: 4

PC1903 Unpaid annual fee

St.27 status event code: A-4-4-U10-U13-oth-PC1903

Not in force date: 20240811

Payment event data comment text: Termination Category : DEFAULT_OF_REGISTRATION_FEE

PC1903 Unpaid annual fee

St.27 status event code: N-4-6-H10-H13-oth-PC1903

Ip right cessation event data comment text: Termination Category : DEFAULT_OF_REGISTRATION_FEE

Not in force date: 20240811