<Desc/Clms Page number 1>
"Dispositif pour le classement des documents".
La présente invention a pour objet des dispositifs desti- nés à assurer le classement rapide et précis des documents et en particulier de la correspondance et à réaliser un tel clas- sement, de manière que la recherche et la mise en place des do- cuments s'effectuent également rapidement et avec certitude.
Le nouveau dispositif de classement combine les systèmes de classement alphabétique et numérique, de manière à éliminer la recherche dans un répertoire intermédiaire qui est l'incon- vénient fortement critiqué du système de classement numérique.
L'utilisation de numéros de classement permet d'assurer la po- sition immuable des documents et évite les inconvénients du classement alphabétique absolu, dont l'application parfaite est toujours problémantique.
Suivant l'invention, les éléments à classer, en particu-
<Desc/Clms Page number 2>
lier les fardes, sont munis d'onglets décalés à lecture directe et sont disposés par groupesentre des indicateurs divisionnai- res dans chaque groupe, ils sont répartis suivant l'ordre chro- nologique dé leur établissement et numérotés suivant cet ordre.
Les indicateurs divisionnaires et les guides alphabétiques dé- limitent les groupes et permettent le repérage immédiat. Les inscriptions sur les onglets s'établissent rapidement et simple ment sur des étiquettes gommées, fournies en feuilles et desti- nées à être collées sur les onglets.
Des fardes spéciales sont destinées à indiquer et à remplacer les dossiers absents et à recevoir momentanément les documents à y classer. bailleurs l'invention sera décrite plus en détail ci-des- sous, avec référence aux figures du dessin annexé, lesquelles représentent, schématiquement et à titre d'exemple non limita- tif, une forme de réalisation de l'invention; la fig. 1 représente un groupe de dossiers, tels qu'ils apparaissent dans les meubles de classement; la fig. 2 représente un fragment de la feuille d'étiquet- tes à coller sur les onglets; la fig.3 représente un dossier indicateur des dossiers absents.
Référant à ces figures, qui se rapportent particulière- ment au classement de fardes ou dossiers de correspondance, on voit que l'ensemble des dossiers est d'abord divisé suivant les lettres de l'alphabet et chaque division est indiquée par un guide alphabétique 1 préférablement en carton résistant, mu- ni d'un onglet 2 avec la lettre de l'alphabet correspondante.
Cet onglet 3 peut être constitué par un onglet métallique spécial à fenêtre où apparaît la lettre considérée, ou par un simple carton découpé, imprimé.
Dans les deux cas, il est avantageux de protéger l'onglet par une feuille de mica, celluloïd ou 'autre matière trans-
<Desc/Clms Page number 3>
parente.
Le groupe de dossiers de chaque lettre est subdivisé en . c sous-groupes indiqués chacun par un guide-divisionnaire 3 dont l'onglet porte l'indieation des lettres initiales des nous classés dans le sous-groupe.
Suivant l'importance du classement, on. peut prévoir un nombre plus ou moins important de sous-groupes et, par consé- quent, de divisionnaires. Par exemple, on peut prévoir 75, 100, 150, 200, 300, 400 ou 500 divisions ou sous-groupes répartis pour l'ensemble du classement. les guides divisionnaires, pré- vus d'avance, sont établis en conséquence, c'est-à-dire que chacun d'eux couvre un intervalle alphabétique en relation avec le nombre de divisions. Chaque guide divisionnaire porte son numéro d'ordre, par exemple le premier guide divisionnaire de la lettre B pourra être BA - B.AG et être le cinquième divi- sionnaire dans un classement à 100 divisions, alors que dans un classement à 200 divisions, il n'aurait couvert que l'inter- valle alphabétique BA-BAD.
L'onglet de ce divisionnaire porte l'indication de l'intervalle alphabétique auquel il se rapporte et de son numéro d'ordre qui sera rappelé sur les onglets de toutes les fardes comprises dans le sous-groupe, Les fardes in- dividuelles sont pourvues d'onglets en échelon & et on peut y
EMI3.1
coller les étiquettes avec toutes les instructions utiles. tzar exemple yKKXBiz ces étiquettes porteront au centre le nom du correspondant, d'un côté le numéro (p.e. 5) du sous-groupe ou de son guide-divisionnaire indicateur, et de l'autre côté d'ordre le numérohrOn010giqUe de formation de la farde dans le sous- groupe. plus, l'étiquette peut encore porter l'adresse du correspondant et toutes autres indications utiles.
Pour faciliter le report des indications sur les onglets, les étiquettes à y coller sont livrées en feuilles du type re- présenté à la figure 2.
Les dossiers momentanément retirés des meubles de classe-
<Desc/Clms Page number 4>
ment, y sont remplacés par des dossiers d'une autre couleur dont l'onglet porte, de manière apparente, la mention "absent" ou une mention équivalente. Ce dossier est destiné à recevoir simultanément la correspondance ou les documents se présentant à classer en l'absence du dossier propre. Comme indiqué à la figure 3, il y a avantage à imprimer sur la couverture de ce dossier "bbsent" un tableau pour l'inscription du numéro et du nom du dossier retiré, du nom de la personne à laquelle il a été remis ainsi que des dates de sortie et de rentrée.
Ceci posé, le classement au moyen de ces éléments s'effec- tue de la manière suivanteSupposons que l'on ait à former le dossier d'un nouveau correspondant. Les lettres initiales de son nom permettent de déterminer le sous-groupe dans lequel il sera classé et on peut établir l'étiquette à coller sur l'onglet de la farde correspondante en y reportant le nom du correspondant, le numéro de son sous-groupe et le numéro d'ordre ontologique de la farde dans ce sous-groupe. La place qui lui est ainsi as- signée est invariable et la remise en place des dossiers reti- rés se fait instantanément.
D'autre part, la recherche alphabé- tique des dossiers fournit immédiatement le sous-groupe, de sor- te que le champ des recherches est circonscrit à un nombre limi.. té de fardes dont les onglets sont bien lisibles grâce à leur disposition en échelon. Il y a lieu de remarquer d'autre part qu'il est avantageux d'utiliser des oouleurs différentes pour les différentes catégories d'éléments intervenant dans le clas- sement, tels que les guides alphabétiques, les guides division- naires, les fardes et les fardes de remplacement des dossiers retirés. Le choix de ces couleurs est naturellement arbitraire en soi et dépendra notamment des commodités particulières de chaque application.
EMI4.1
R E V E N J) l C À T l 0 If S.
**ATTENTION** fin du champ DESC peut contenir debut de CLMS **.