Dispositif pour le classement des documents. La présente invention a pour objet un dispositif pour le classement des documents, destiné à assurer le classement rapide et pré cis des documents et en particulier de la cor respondance, et à réaliser un tel classement, de manière que la recherche et la mise en place des documents s'effectuent également rapidement et avec certitude.
Le nouveau dispositif de classement com bine les systèmes de classement alphabéti que et numérique, de manière à éliminer la recherche dans un répertoire intermédiaire qui est l'inconvénient fortement critiqué dit système de classement numérique. L'utilisa tion de numéros de classement permet d'as surer la position immuable des documents et évite les inconvénients du classement alpha bétique absolu, dont l'application parfaite est toujours problématique.
Suivant l'invention, le dispositif pour 1P classement des documents comprend des gui des alphabétiques séparant les dossiers en groupes suivant leurs lettres initiales, des guides divisionnaires numérotés divisant cha que groupe en sous-groupes dont l'intervalle alphabétique est établi d'après l'importance du classement et des dossiers individuels ré partis dans ces sous-groupes et classés sui vant le numéro du sous-groupe auquel ils se rapportent et leur numéro d'ordre de forma tion dans ce sous-groupe.
Le dessin annexé représente, schématique ment et à titre d'exemple, une forme d'exé cution de l'objet de l'invention.
La fia. 1 représente un groupe de dos siers, tels qu'ils apparaissent dans les meu bles de classement; La fia. 2 représente un fragment de la feuille d'étiquettes à coller sur les onglets dont sont pourvus les dossiers et les guides susdits; La. fia. â représente un dossier indica teur des dossiers absents.
Dans ces figures, qui se rapportent parti culièrement au classement de dossiers de cor respondance, on voit que l'ensemble des dos- siers est d'abord divisé suivant les lettres de l'alphabet et chaque division est indiquée par un guide alphabétique 1 préférablement en carton résistant, muni d'un onglet 2 avec la lettre de l'alphabet correspondante.
Cet onglet 2 peut être constitué par un onglet métallique spécial à fenêtre où appa raît la lettre considérée, ou par un simple carton découpé, imprimé.
Dans les deux cas, il est -avantageux de protéger l'onglet par une feuille de mica, cel luloïd ou autre matière transparente.
Le groupe de dossiers de chaque lettre est subdivisé en sous-groupes indiqués chacun par un guide divisionnaire 3 -dont l'onglet porte l'indication -des lettres initiales des noms classés !dans le sous-groupe.
Suivant l'importance du classement, on peut prévoir un nombre plus ou moins impor tant de sous-groupes et, par conséquent, de divisionnaires. Par exemple, on peut prévoir 75, 100, 150, 200, 300, 400 ou 500 divisions ou sous-groupes répartis pour l'ensemble du classement. Les guides .divisionnaires, prévus d'avance, sont établis en conséquence, c'est- à-dire que chacun d'eux couvre un intervalle alphabétique en relation avec le nombre de divisions.
Chaque guide divisionnaire porte son numéro d'ordre, par exemple le premier guide divisionnaire de la lettre B pourra être BA-BAG et être le cinquième divi sionnaire dans un classement à 100 divisions, alors que dans un classement à 200 divisions, il - n'aurait couvert que l'intervalle alphabé tique BA-BAD.
L'onglet de ce division naire porte l'indication de l'intervalle alpha bétique auquel il se rapporte et de son nu méro d'ordre qui sera rappelé sur les onglets de tous les dossiers compris dans le sous- groupe. Les dossiers individuels sont pourvus d'onglets en échelon 4 et on peut y coller les étiquettes avec toutes les instructions utiles. Par exemple, ces étiquettes porteront au cen tre le nom du correspondant, d'un côté le numéro (par exemple 5) du sous-groupe ou de son guide divisionnaire indicateur, et de l'autre côté le numéro d'ordre chronologique de formation du dossier dans le sous-groupe.
De plus, l'étiquette peut encore porter l'a dresse du correspondant et toutes autres in dications utiles.
Pour faciliter le report des indications sur les onglets, les étiquettes à y coller sont livrées en feuilles du type représenté à la fig. 2.
Les dossiers momentanément retirés des meubles -de classement y sont remplacés par des dossiers d'une autre.couleur dont l'onglet porte, de manière apparente, une mention quelconque, telle la mention absent,,.. Ce dossier est destiné à recevoir simultanément la correspondance ou les documents se pré sentant à classer en l'absence du dossier propre.
Comme indiqué à la fig. 3, il y a avantage à imprimer sur la couverture de ce dossier < :absent un tableau pour l'inscription du numéro et du nom du dossier retiré, du nom de la personne à laquelle il a. été remis a a insi que des dates de sortie et de rentrée.
Ceci posé, le classement au moyen de ces éléments s'effectue de la manière suivante: supposons que l'on ait à former le dossier d'un nouveau correspondant. Les lettres ini tiales de son nom permettent de déterminer le sous-groupe dans lequel il sera classé et on peut établir l'étiquette à coller sur l'on glet du dossier correspondant en y reportant le nom du correspondant, le numéro de son sous-groupe et le numéro d'ordre chronolo gique du dossier dans ce sous-groupe. La place qui lui est ainsi assignée est invariable et la remise en place des dossiers retirés se fait instantanément.
D'autre part, la recher che alphabétique des dossiers fournit immé diatement le sous-groupe, de sorte que le champ des recherches .est cinoonscrit à un nombre limité de dossiers dont les onglets sont bien lisibles grâce à leur disposition en échelon. Il y a lieu de remarquer, d'autre part, qu'il est avantageux d'utiliser des cou leurs différentes pour les différentes catégo ries d'éléments intervenant dans le classe ment, tels que les guides alphabétiques, les guides divisionnaires, les dossiers et les dos siers de remplacement des- dossiers retirés. Le choix de ces couleurs est naturellement arbitraire en soi et dépendra, notamment des commodités particulières de chaque applica tion.