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" Procédé d'enregistrement d'opérations commerciales et compta- bles et dispositifs pour sa réalisation "
On connaît de nombreux moyens d'enregistrer, sur fi- ches, dans des livres etc., la valeur numérique de certaines opérations commerciales ou comptables, et de contrôler l'exac- titude des inscriptions ainsi réalisées.
Cet enregistrement est parfois réalisé par des moyens mécaniques divers, et notamment au moyen d'une caisse enregis- treuse, l'emploi de celle-ci étant, dans ce cas, limité aux opérations donnant lieu à un déplacement de monnaie.
Suivant les procédés connus, l'enregistrement est ce- pendant limité à des opérations déterminées, et est réalisé par phases successives groupant chaque fois des classes particuliè- res d'opérations, avec simple totalisation des postes de chacun de ces groupes, mais non totalisation des groupes disparates d'opérations.
La présente invention, sans se rapporter à un système ou à un principe de comptabilité, a pour objet en premier lieu
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un procédé, c'est-à-dire une suite d'actes relatifs à l'enregic trement d'opérations commerciales ou comptables.
Ce procédé est, dans une forme de réalisation préférée, caractérisé par l'enregistrement continu dans une caisse enre- gistreuse, des nombres représentatifs des opérations disparates réalisées, chacun de ces nombres étant en même temps inscrit sur une fiche distincte, ces fiches étant classées par nature d'opérations, de manière à permettre l'obtention de totaux par- tiels, suivie d'une totalisation de ceux-ci pour comparaison de contrôle avec le total de tous les nombres enregistrés.
Pareil procédé est apte à intervenir dans divers systè- mes comptables qui en tant que tels sont en dehors de la pré- sente invention.
Celle-ci a pour objet, en second lieu, divers disposi- tifs matériels utilisables dans l'exécution du procédé dont question ci-dessus.
Parmi ceux-ci se trouvent, outre la machine enregistrer se et totalisatrice et les fiches dont il a été question: - un tableau graphique destiné à recevoir les totaux partiels - regard du nom spécifiant la nature d'opérations qu'ils concer- nent, à permettre leur totalisation et à recevoir également le total et tous les nombres enregistrés. Divers tableaux graphi- ques peuvent être groupés dans un cahier où ces tableaux for- ment autant de feuilles journalières.
- un indicateur servant de guide dans la phase de travail comptable relative à l'inscription dans les livres des opéra- tions disparates effectuées, cet indicateur faisant référence, d'une part, aux postes de livres à débiter et à créditer et, d'autre part, aux types de fiches correspondant aux diverses natures d'opération. Les livres utilisés peuvent comprendre un livre dit de caisse ou de statistique où les opérations sont réparties en plusieurs colonnes.
- une farde destinée à recevoir certaines fiches constatant la situation de postes comptables, des jours ou lumières étant mé-
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nagés aux emplacements où se situent certains éléments à prendre en considération.
- un support de répartition des fiches selon la nature de l'opé- ration que chacune d'elles concerne. La situation journalière apparaissant sur ce support de répartition peut être reportée sur les rangées journalières prévues dans des feuilles mensuel- les éventuellement groupées en un livre.
- un support de triage des fiches où les fiches d'une même natu- re sont réparties suivant une subdivision.
Suivant la présente invention, il n'y a pas de limita- tion des opérations enregistrées, ni de groupement, ni de tota- lisation préalable de séries particulières de-nombres enregis- trés ; au contraire, l'enregistrement porte sur toutes les opé- rations successives réalisées en une unité de temps déterminée, par exemple un jour, et les nombres représentatifs de celles-ci sont tous enregistrés à la suite l'un de l'autre dans l'ordre où lesdites opérations se réalisent, et sans groupement prédé- terminé.
Ces inscriptions peuvent se réaliser, soit toutes sur un même document, soit chacune sur un document séparé, soit si- multanément sur un document recevant toutes les inscriptions, et sur des documents séparés. Ces nombres sont ensuite totali- sés.
Aux fins notamment de vérifications éventuelles des inscriptions faites, les nombres peuvent être affectées d'un indice variant suivant la nature des opérations dont ils repré- sentent la valeur numérique.
L'ensemble des nombres est ensuite totalisé, de même éventuellement que les nombres représentatifs des opérations de même nature, affectés de l'indice susmentionné ; le résultat de la totalisation, générale peut d'ailleurs être obtenu et/ou con- trôlé par l'addition des totaux partiels afférents aux opéra- tions de même nature.
En vue de l'addition des totaux partiels, ceux-ci peu- vent être inscrits sur un tableau graphique en regard du nom des
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groupes d'opérations correspondants, les noms de ces derniers étant, de préférence, préalablement inscrits, par exemple par des procédés mécaniques (impression, timbre en caoutchouc,etc.) sur ledit tableau. Celui-ci est d'ailleurs destiné à recevoir également le total général obtenu par la totalisation de l'en- semble des opérations enregistrées.
Les documents distincts destinés à recevoir chacun un des nombres représentatifs d'une opération, lesdits nombres étant éventuellement affectés d'un indice de référence caracté- risant la nature de l'opération considérée, peuvent être cons- titués par des fiches différenciées suivant cette nature de l'opération.
Les nombres représentatifs de chaque opération peuvent devoir être également inscrits, suivant des critères'connus, dans des livres de comptabilité.
On connaît d'ailleurs des répertoires indiquant, plus ou moins systématiquement, les rubriques des livres de compta- bilité où, suivant sa nature, l'opération commerciale ou compta ble doit être comptabilisée.
Suivant une particularité de la présente invention, il est utilisé un indicateur, sur lequel, en regard d'une défini- tion de chaque genre d'opération à comptabiliser, ou de chaque poste de livre comptable, sont mentionnés les postes à débiter et à créditer, et une définition du type de fiche où les élé- ments comptables doivent être puisés ; la facilité de la figuration, ces postes à débiter et à créditer, ainsi que les définitions des types de fiches, peuvent être mantionnés ou complétés par une référence correspondante, telle qu'un nombre ou une lettre.
Suivant la présente invention, l'indicateur peut être constitué par un tableau en bois, ou en matière quelconque, sur lequel les genres d'opérations sont inscrits avec indica- tion d'une référence numérique, éventuellement en plusieurs colonnes juxtaposées.
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côté de chaque colonne est ménagée une ouverture ou rainure parallèle à celle-ci, sous laquelle apparaît un élément déplaçable suivant la longueur de la rainure.
Cet élément peut être constitué par une planchette cou- lissante portant un tableau sur lequel apparaissent les men- tions suivantes, en regard l'une de l'autre: a) numéro de l'opération considérée, b) téférence, constituée par une lettre par exemple, de la fiche portant la mention de l'opération, c) référence, constituée par un numéro par exemple, du poste de livre comptable à débiter, et d) référence (éventuellement en une couleur différente) du poste de livre comptable à créditer.
De plus, en regard de chaque numéro d'opération, est prévue une perforation.
Lorsque la planchette coulissante se trouve dans sa position normale, la perforation afférente à chaque numéro d'c pération se trouve en regard du même numéro du tableau.
D'autre part, dans la rainure ménagée dans celui-ci, seules apparaissent les perforations.
Enfin, le tableau présente des ouvertures où peuvent apparaître les indications d'une ligne de la planche mobile, ouvertures dont l'emplacement correspond aux différentes men- tions de cette ligne, à savoir : de l'opération, indica- tion de la fiche, référence du poste à débiter et référence du poste à créditer.
Ces ouvertures sont disposées à hauteur de l'extrémité supérieure de la rainure du tableau, de façon telle que, en introduisant au travers de la rainure l'extrémité d'un poin- çon dans une perforation de la planchette, et en actionnant cette planchette par le déplacement du poinçon jusqu'à l'ex- trémité supérieure de la rainure, les mentions disposées en regard des perforations de la planchette apparaissent dans les ouvertures du tableau.
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Comme on le constatera, il n'est pas indispensable que les perforations soient, sur la planchette susdite, disposées en regard des mentions qui, par le déplacement de cette planchette, doivent apparaître dans les ouvertures du tableau ; suffit qu'il y ait en hauteur, entre ces mentions et la perforation, un décalage égal à celui qui existe, également en hauteur, entre l'extrémité supérieure de la rainure du tableau et les ouvertu- res de celui-ci.
Il est bien entendu que, au lieu d'être déplacé vers le haut, la planchette pourrait aussi être déplacée vers le bas, les ouvertures du tableau étant alors disposées en conséquence.
De même, les positions relatives des divers éléments pourraient être modifiées, les mentions sur le tableau étant disposées en rangées, et la planchette étant alors déplacée latéralement.
De même, le tableau peut être réalisé à double face, les planchettes mobiles servant alors, de préférence, pour chacune des deux faces.
A l'effet de mettre en évidence les indications numéri- ques portées par les fiches dont il a été question plus haut, celles-ci sont de préférence disposées dans une farde présentant des jours en regard de l'emplacement des fiches où sont inscrits les éléments numériques essentiels à prendre en considération; ces jours peuvent d'ailleurs être réalisés sous forme de coins découpés.
La présente invention a également pour but de réaliser un jeu d'éléments se prêtant particulièrement à la mise en pra- tique des procédés d'enregistrement revendiqués, lesdits élé- ments étant pris en combinaison.
Ce jeu d'éléments comprend:
1) Plusieurs catégories de fiches, se différenciant par la couleur, par le format, par des inscriptions, ou de toute autre façon, chaque fiche recevant l'inscription du montant de l'opération commerciale ou comptable;
2) une machine enregistreuse et totalisatrice donnant un relevé des montants successifs y inscrits pendant une unité
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de temps donnée, ainsi que leur total;
3) un oahier de feuilles, dites journalières, chacune de ces feuilles recevant le relevé enregistré pendant l'unité de temps (cette unité étant de préférence un jour), à laquelle la feuille considérée est consacrée, le total de ce relevé, et comprenant le tableau graphique décrit plus haut;
4) un livre dit de caisse et de statistique, où toutes les opérations de chaque unité de temps sont réparties en plu- sieurs colonnes affectées chacune à une catégorie déterminée d'opérations, et comprenant chacune une division crédit et une division débit.
Avec les éléments décrits ci-avant peuvent également être combinés d'autres éléments, tels que:
1) un fichier, destiné à recevoir, dans divers casiers les fiches afférentes à des mêmes groupes d'opérations;
2) une boîte dite de triage des fiches, où les fiches concernant des mêmes groupes d'opérations sont réparties sui- vant une subdivision de groupe ;
3) un livre dit de feuilles mensuelles portant pour chaque jour une rangée et portant diverses colonnes, parmi les quelles s'en trouve une pour chaque subdivision de la boîte de triage ;
4) un tableau indicateur tel que décrit plus haut.
La forme de réalisation décrite ci-après à titre d'ex ple met en évidence certains détails de la présente invention.
Sit à enregistrer les opérations commerciales et comptables auxquelles donne lieu un magasin de détail. Toutes les opérations : ventes, achats, paiements, remboursements, ré- ceptions de factures, etc. réalisées pendant un jour, font l'objet chacune d'un enregistrement sur caisse enregistreuse, les sommes correspondantes étant affectées d'un indice prédé- terminé suivant la nature de l'opération. Cet enregistrement est réalisé en même temps sur des fiches particulières, dont la couleur varie suivant la genre d'opération.
La nature de la fiche à établir suivant le genre d'o-
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pération est déterminée par la consultation d'un tableau indi- cateur (fig.l) où sont mentionnés, dans diverses colonnes, les différents genres d'opérations.
Soit à enregistrer une vente au comptant. En regard de la mention "Vente au comptant de marchandises" (1) se trouvent le n 18 (2), et, dans une rainure (3) parallèle à la colonne d'opérations, des perforations (4).
En introduisant la pointe d'un poinçon 5 dans la perfo- ration qui se trouvait en regard du n 18, et en déplaçant vers le haut la planchette coulissant sous le tableau, jusqu'à ce que le poinçon vienne buter contre l'extrémité supérieure 6 de la rainure, on voit apparaitre dans les ouvertures 7, 8, 9 et 10 respectivement, le n 18, la lettre A et les nombres 1 et 16.
Le numéro 18 montre qu'il n'y a pas eu d'erreur dans la manoeuvre du poinçon, la lettre A indique que la fiche à rem- plir est celle qui est caractérisée par cette lettre, le nombre 1 montre que le montant de l'opération doit être porté dans la colonne débit de la rubrique portant ce numéro dans un livre de comptabilité, et le n 16 indique que ce même montant doit éga- lement être porté dans la colonne crédit d'un livre de compta- bilité portant ce numéro.
La fiche A étant remplie en double exemplaire, le mon- tant y est inscrit par la caisse enregistreuse, en même temps que sur la bande de celle-ci, éventuellement avec une lettre de référence - A par exemple - indiquant la nature de l'opération.
Un exemplaire de la fiche est remis au client, et l'autre est classé dans la case ad hoc d'une boite ou casier de réparti- tion.
Lorsque toutes les opérations de la journée, ventes, achats, réception de facture etc. ont fait l'objet de fiches correspondantes, et d'enregistrement à la caisse enregistreuse, il est réalisé sur la caisse enregistreuse un total de toutes les opérations y inscrites, puis un total des montants de cha- que groupe d'opérations de même nature, ces montants étant
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donnés soit par les fiches groupées dans le casier de répar-J
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tition, soit par la considération des indications de référence que présentent les montants inscrits sur la bande de la caisse enregistreuse.
Les résultats de ces totalisations sont reportés sur un tableau graphique, disposé de préférence dans un cahier dit de feuilles journalières,dont chaque page (fig. 3) est consacrée à un jour déterminé. Ce tableau graphique comprend les diverses rubriques (13) afférentes aux diverses catégories d'opérations enregistrées, la mention de leur total (14) ainsi que la men- tion du total (15) tel qu'il résulte de la bande de contrôle de la machine à calculer, ces deux derniers totaux devant évidem- ment être les mêmes.
Cette bande de contrôle (16) est collée en regard du tableau graphique et les mentions de cette bande sont pointées par le contrôle avec les diverses fiches qui ont été classées dans les casiers d'un fichier de répartition.
Il est à noter que, avant d'être réparties dans.les ca- siers de répartition, des catégories de fiches afférentes à des opérations déterminées, par exemple ventes au comptant, peuvent fait l'objet de sous-groupes dahs un classeur de triage, par exemple suivant le vendeur, ce qui, dans ce dernier cas parti- culier, permet de totaliser aisément en fin de journée les ven- tes de chaque vendeur.
D'autre part, en vue de mettre en évidence les mentions portées par certaines fiches, ou groupes de fiches, celles-ci peuvent être disposées dans une farde (fig. 2), connue en elle- même, présentant un ou plusieurs jours sous forme de coins dé- coupés (17) par exemple, où apparaissent les mentions numéri- ques à prendre spécialement en considération.
Les mentions numériques des fiches ou de groupes de fiches sont inscrites et réparties dans les diverses colonnes, débit et crédit, d'un livre dit de caisse et de statistique, colonnes numérotées, dont le numéro est donné par le tableau indicateur décrit plus haut.
Enfin, un livre de feuilles mensuelles comprenant une @
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rangée pour chaque jour présente diverses colonnes, dont une est consacrée à chaque catégorie d'opérations (ces catégories d'opérations sont mises en évidence dans le fichier de réparti- tion).
Les totaux afférents aux groupes d'opérations de chaque jour sont reportés dans ce livre de feuilles mensuelles, la to- talisation des nombres afférents aux différents jours du mois donnant alors le total mensuel des divers groupes d'opérations.
Il est bien entendu que diverses modifications de dé- tail peuvent être apportées aux modalités de réalisation décri- tes plus haut, sans sortir du cadre de l'invention.
REVENDICATIONS.
1. Procédé d'enregistrement d'opérations commerciales et comptables, caractérisé en ce que les nombres représentatifs de la valeur numérique de toutes les opérations successives réalisées en une unité de temps déterminée sont tous enregis- trés à la suite l'un de l'autre, dans l'ordre où ces opérations se réalisent, et sans groupement prédéterminé.