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PERFECTIONNEMENTS AUX DISPOSITIFS ET PROCEDES D ENREGISTREMENT DES
INVENTAIRES PERMANENTS ET ANALOGUES.
La présente invention a pour objet des perfectionnements aux dispositifs et procèdes d9enregistrement des inventaires permanents et ana- loguesa
On sait ue dans la tenue des inventaires permanents de marchan- dises,. articles ou analogues en magasin.\) les entrées et.les sorties de pro- duits sont enregistrées habituellement sur un dispositif comportant un dou- ble système de fichesles fiches communément dénommées fiches de stock te- nues en quantités au magasin et les fiches dénommées fiches comptables tenues en quantités et en valeurs au service de la comptabilité des magasins.
Les entrées et les sorties appelées communément mouvements du magasin sont enregistrées sur lesdites fiches par la transcription d'élé- ments quantitatifs figurant sur un document,, facture,, bon de sortie de ma- gasin ou analogue dénommé document de base.
Pour chacun des articles en magasin il existe une fiche de stock et une fiche comptable généralement de tracé différent.
Les fiches se classent habituellement dans des meubles appropriés soit verticalement dans le cas de la fiche dite ordinaire soit horizonta- lement et en gradins dans le cas de la fiche dite visible L'un ou l'autre de ces systèmes peut comporter un dispositif d9index ou de cavaliers.\) fixes ou mobiles, destinés soit à faciliter le triage des fiches, soit à four- nir certaines indications comme par exemple le mouvement ou liàbsence de mouvement de l'article considéré.
L'enregistrement des données numériques sur les différentes fi- ches de même que le triage et le classement de ces dernières peut s'effec- tuer soit manuellement soit mécaniquement.
Quels que soient les types de fiches et les procédés d'enregis- trement employés les systèmes actuels d9établissement et de tenue des in- ventaires permanents présentent divers inconvénients.
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Fréquemment des divergences se révèlent, d'une parts entre la fi- che de stock et la fiche comptable, d'autre part. entre ces dernières et les quantités réellement en magasin.
Ces divergences ont notamment pour causes: une erreur d'enregis- trement des quantités entrées ou sorties des magasins sur la fiche de stock ou la fiche comptable, l'omission d'un enregistrement sur l'une ou l'autre' des fiches ou sur les deux simultanément, conséquence par exemple de l'inat- tention d'un préposé ou de la perte ou du classement erroné du document de base ou une faite commise par le magasinier.
Dans les systèmes habituels d'enregistrement des inventaires per- manents la localisation d'erreurs de ce genre exige un pointage minutieux des inscriptions portées sur les fiches à l'aide des documents de base. Ce poin- tage qui ne s'effectue que lorsqu'une erreur s'est révélée est fort long et entraîne une perte de temps très importante. Etant donné généralement que les erreurs ne se révèlent qu'au moment où est opéré l'inventaire matériel des quantités en magasin et qu'elles peuvent être d'autant plus nombreuses que ce genre d'inventaire ne s'effectue qu'à des intervalles de temps fort éloignés il s'ensuit que les opérations de pointage exigent un surcroît de travail de la part du personnel et retardent l'établissement définitif de 1' inventaire périodique. En conséquence l'information finale est tardive et 1' information permanente est nulle.
En tout état de cause les procédés d'enregistrement des inven- taires permanents usités jusqu'ici n'offrent pas une garantie d'exactitu- de et ne remplissent donc pas le rôle qui leur est dévolu de donner la si- tuation réelle des existants en magasin.
Le vice fondamental des procédés habituels réside dans le fait que a priori les mentions enregistrées sur les fiches sont censées être la reproduction fidèle de celles figurant sur le document de base qui est la pièce originale et que le contrôle ne peut s'effectuer sans délai.
La masse de fiches que représente l'inventaire permanent d'une entreprise importante ne permet pas de déterminer à tout instant les arti- cles pour lesquels pendant un laps de temps déterminé aucun mouvement n'a été enregistré. L'ensemble de ces articles constitue le stock mort et repré- sente un capital immobilisé dont l'importance est généralement proportion- nelle à celle de l'entreprise. Celle-ci doit pouvoir déterminer le stock mort afin de prendre les mesures nécessaires pour le réduire. Pour remédier à cette situation on a proposé divers dispositifs comportant des index ou cavaliers mobiles. Toutefois étant donné que le déplacement de ces derniers n'est pas automatique mais laissé aux soins des préposés le système bien que généralement fort coûteux n'offre lui aussi aucune garantie d'exactitude.
Il a été observé par le chronométrage des mouvements effectués par des préposés à la tenue d'un inventaire permanent que la manipulation des fiches absorbe les 2/3 du temps de travail. Il s'ensuit que les procédés d' enregistrement sur fiches entraînent eu égard au travail effectif à réaliser une grande perte de temps qui exige un personnel nombreux pour une vitesse d'enregistrement réduite et une exactitude aléatoire.
Les inventaires permanents sur fiches exigent des frais d'in- vestissements d'autant plus élevés qu'ils sont perfectionnés.
Leur mobilité étant nulle la communication de renseignements sur une partie des existants en magasin exige l'établissement d'un relevé spécial.
La présente invention a pour objet, par divers perfectionnements aux dispositifs et procédés d'enregistrement des inventaires permanents, de remédier aux inconvénients précités en réunissant simultanément les condi- tions suivantes la- Sécurité absolue de l'enregistrement;
2.- Frais d'investissement réduits;
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3.- Personnel employé restreint;
4.- Information permanente;
5.- Information finale sans délai;
6.- Connaissance du stock mort;
7.- Mobilité du systèmeo
Suivant un mode de réalisation avantageux de la présente inven- tion. il est proposé un dispositif permettant l'enregistrement successif sur le document de basée factures bon de sortie de magasin ou analogue du numé- ro de codification de 1?article du solde des quantités restant en magasin après exécution de 1?ordre porté sur le document de bases ainsi que de la valeur de la quantité entrée ou sorties de telle sorte qu'à tout moment le document de base susdit puisse servir à la fois de pièce de référence pour la tenue de l'inventaire permanent et drôlement de contrôle des mentions contenues dans ce derniero .
La codification susmentionnée des articles en magasin s'établi- ra de préférence par numérotation numérique continue reprise dans un ré- pertoire de préférence alphabétique.
Il est également proposé de remplacer les dispositifs habituels d'enregistrement sur fiches par un dispositif comportant un ensemble de feuil- lets mobiles formant un ou plusieurs registres., chacun de ces feuillets étant réglé de façon telle quil soit permis de condenser sur chacune de ces fa- ces les indications comptables nécessaires à la tenue d'un inventaire per- manent et qui normalement devraient être portées sur un nombre important de fiches,, par exemple une centaine.
La réglure desdits feuillets mobiles pour- ra avantageusement être conforme à celle décrite dans le brevet n . 493.854 demandé le 11 février 19500
D'autres détails et particularités ressortiront plus clairement de la description donnée ci-après, au simple titre d9exemple non limitatif. d9une des formes de réalisation de la présente invention.
La figure 1 représente la partie inférieure d'un document de base. en l'occurrence un bon de sortie de magasin. ,
La figure 2 représente partiellement en quatre fragments irré- guliers le recto d'un feuillet mobile.
Un bon de sortie de magasin 1 est destiné à recevoir dans sa partie non représentée les mentions habituelles portées par le service é- metteur telles que quantité? désignation de l'article et imputation comp- tableo A sa partie inférieure, comme représenté à la fige 1, sont ména- gées des cases 2.3.4 et 5, destinées à l'enregistrement et au contrôle successif dans les divers services par où le bon 1 passera de diverses men- tions telles que en 2 le numéro de code de l'article à sortir de magasin en 2 la quantité dudit article restant en magasin après exécution de la sortie., en 4 le prix unitaires en ± la valeur de la quantité sortie., du magasin:
Le recto d'un feuillet mobile 6 représenté à la fig.2 comporte une marge 8 dans laquelle sont ménagées des perforations 3, destinées à per- mettre la réunions d9une façon amovible,,, de plusieurs feuillets 6 en un re- gistre.
La partie du recto du feuillet mobile 2 située à la droite de la marge 1 est divisée horizontalement en cinq bandes 10 subdivisées elles- mêmes en vingt colonnes 11. Chaque page du feuillet mobile 6 comporte donc 100 colonnes 11.
Les colonnes Il sont divisées en cases 12.13.14 et 15.
Les cases 12 et 14 sont destinées à recevoir certaines mentions,,, par exemple la quantité du stocke minimum et/ou du stock maximum,,, un prix moyen de revient., etc..
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Les cases 13 reçoivent une numérotation continue correspondant à celle de la codification des articles en magasin. La numérotation sera éta- blie avantageusement de telle sorte que pour chacune des pages de feuillet mobile 6 tout numéro dont les deux derniers chiffres sont représentés par 01 sera porté dans la case 13 située en haut et à gauche de la page et que le-8 numéros termines par 00 se trouveront dans la dernière case 13 c'est-à-dire en bas et à droite de la page.
Le recto et le verso des feuillets 6 compor- tant une règlure similaire, lorsque le registre qui les contient est ouvert, on dispose d'une vue d9ensemble sur 200 articles! la page de droite reprodui- sant la série des numéros dont la centaine est impaire et la page de gauche celle dont la centaine est paireo Pour chaque centaine la numérotation étant disposée dans un même ordre sur chacune des pages. on peut repérer aisément et rapidement la colonne 11 correspondant à un numéro déterminé dans la cen- taine choisie.
Le repérage peut être encore facilité dans le cas donné en exemple où chaque page contient une centaine de colonnes 11 et séparant verticale- ment en deux parties égales par un trait gras non représenté aux dessins les 20 colonnes 11 de chacune des bandes 10 de telle sorte que les dizaines im- paires se trouvent à gauche du trait gras et les dizaines paires commencent à la droite de ce dernier.
Des feuillets mobiles 6 de dimension, de règlure et de numérota- tion identiques réunis en registres pourront être utilisés de façon unifor- me en lieu et place des fiches de stock et des fiches comptables. Ils cons- titueront également le livre des inventaires périodiques.
Etant donné qu'il est aisé de réunir en un seul registre par exem- ple une centaine de feuillets mobiles 6 on voit qu'un registre ainsi consti- tué contiendra les renseignements comptables relatifs à 20.000 articles, c'est-à-dire qu'il remplacera avantageusement un ensemble de 20.000 fiches ainsi que les meubles destinés à les contenir.
En conséquence le dispositif d'enregistrement d'un inventaire permanent tel que décrit ci-avant présente sur les dispositifs actuellement usités l'avantage d9une grande maniabilité et partant.. d'une exécution plus rapide des inscriptions comptables.
Il dote 1?inventaire permanent d'une mobilité qu'exclut l'encombrement de fichiers. Il permet également de réaliser une réduction très importante sur le coût habituel du matériel d'enregistrement, L'économie en capital investi ainsi obtenue est de l'ordre de 99% par rap- port au système à fiches ordinaires et de 99,9% par rapport à celui à fiches visibles.
L'emploi combiné du document de base 1 et de feuillets mobiles 6 décrits ci-avant permet de réaliser les divers autres buts que se propose l'invention: sécurité absolue de l'enregistrement emploi d'un personnel res- treint, information permanente, information finale sans délai et connaissan- ce du stock mort.
Dans l'exemple choisi et représenté à la fig.1 le document de ta- se 1 est un bon de sortie de magasin qui après avoir été établi par les ser- vices émetteurs arrive au magasin pour exécution. Le magasinier après avoir inscrit en 2 le numéro de codification de l'article intéressé délivre la quantité désignée. Dans son registre à feuillets mobiles 2. et dans la colon- ne 11 correspondant au numéro de 1?article il déduit de la quantité en ma- gasin mentionnée en 15 la quantité indiquée sur le bon 1 et inscrit le solde ainsi obtenu à la fois dans la case 15 suivante de la même colonne 11 et dans la case du bon 1.
Après exécution au magasin les bons 1 sont envoyés au service administratif chargé de la tenue de 1?inventaire permanent. Dans le systè- me préconisé et pour une entreprise dont les magasins renferment des mil- liers d'articles régulièrement mouvementés ce service ne doit comporter nor- malement que trois préposésle comptable des quantités.. le comptable des
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quantités,,, le comptable des valeurs et le vérificateur.
Le comptable des quantités reçoit les bons 1 venant des magà- sinso Il vérifie Inexactitude du numéro de code mentionné en 2 et du sol- de porté en 3. solde que dans son registre à feuillets mobiles 6 il ins- crit dans la case 15 de la colonne 11 correspondant au numéro de code pré- cité.
Le contrôle permanent étant exercé sur les quantités figurant à l'inventaire aucune erreur ne peut être imputée à l'enregistrement comp- table et les différences constatées lors de 1?inventaire matériel par le comptage des articles en magasin sont attribuables au magasinier.
Le comptable des valeurs dont le registre à feuillets mobiles contient en 15 le prix unitaire de chacun des articles en magasin ins- crit ce dernier dans la case du bon 1 et porte en 1 la valeur de la quan- tité sortie du magasin. Il établit également la feuille des dépenses de la journée.
Finalement tous les bons 1 parviennent au vérificateur qui est chargé de leur conservation.
Il est bien entendu que des opérations analogues sont effectuées pour les entrées en magasin. Le bon 1 est généralement remplacé par une fac- ture émanant du fournisseur et sur laquelle on reproduit de façon appropriée le dispositif illustré à la fig1
Ainsi qu'il résulte du procédé denregistrement décrit ci-avant,,, le document de base sert à tout instant de pièce de référence pour lyéta- blissement de 1?inventaire permanent et pour le contrôle¯quotidien de celui- cio On obtient ainsi une sécurité absolue des écritures en même temps qu'une information permanente.
Le livre des inventaires périodiques composé de feuillets 6 sera constitué rapidement.
Le personnel requis à la tenue d'un inventaire permanent suivant le système proposé est restreints- il représente environ la moitié de celui nécessaire suivant les systèmes connus.
Le feuillet mobile 6 représenté à la fig. 2 ne comporte par co- lonne 11 que cinq cases 15 destinées à l'enregistrement de données numéri- queso Dans.le procédé proposé les données numériques sont avantageusement inscrites spécialement dans les cases 11 au crayon ordinaireo Lorsque les cases 11 sont remplies., les inscriptions à 1?exception de la dernière sont effacées à la gomme pour être remplacées par de nouvelles. Il s'ensuit que la transcription des données numériques est accélérée et que les feuillets mobiles 6 peuvent en principe être utilisés indéfiniment.
Il est évident que l'invention n9est pas limitée aux seules for- mes de réalisation décrites ci-avant et que bien des modifications pourraient y être apportées en ce qui concerne notamment le nombre,, la formes la dis- position et la constitution des éléments intervenant dans sa réalisation.
Il est entendu également que 1?invention ne se limite pas à la tenue des inventaires permanents et qu'elle s'étend à tout enregistrement de données numériques,, habituellement recueillies sur fiches ou non, dans l'établissement de statistiques ou de comptabilités.
REVOCATIONS.
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