Dispositif pour faciliter le contrôle centralisé d'écritures comptables multiples. Le contrôle centralisé à distance de comptabilités multiples, exercé soit par des organismes fiduciaires, soit, dans le cap de sociétés à succursales multiples, par un dé partement comptable central est, dans la plu part des cas, rendu malaisé par la diversité des systèmes et des instruments comptables utilisés dans les diverges entreprises ou suc cursales à contrôler ainsi que, bien souvent, par l'incompétence du personnel chargé de la tenue des livres dans lesdites entreprises ou succursales.
C'est un fait avéré qu'avec la disposition généralement employée du livre- journal comportant, pour chaque compte séparément, les rubriques "doit" et "avoir" en regard l'une de l'autre, seule une personne avant des notions comptables déjà relative ment développées peut être à même de tenir correctement les écritures courantes même les plus .simples d'une entreprise.
Parmi le personnel de bureau non spécialisé des petites et moyennes entreprises commerciales, il est bien peu de personnes qui aient même une notion claire du "doit" et de l'-"avoir". Il en résulte que celles de ces entreprises qui, dans un but d'économie, confient leurs écri tures courantes à du personnel non spécialisé et chargent un organisme central, expert- comptable ou entreprise fiduciaire quelconque d'établir, sur la foi de ces écritures, la comptabilité définitive,
sont exposées à des erreurs d'enregistrement .que l'organisme cen tral a parfois beaucoup de peine à déceler. Les nombreux dispositifs et appareils de comptabilisation à reports déjà connus sont d'un -maniement relativement compliqué et ne suppriment nullement les difficultés pro venant de la disposition générale des livres comptables.
La présente invention a pour objet un dispositif pour faciliter le contrôle centralisé d'écritures comptables multiples, caractérisé en ce qu'il comporte, pour chaque comptabi lité à contrôler, deux registres de minuies comptables numérotées deux à deux dans chaque registre, l'une des minutes de chaque paire étant destinée à l'organisme effectuant le contrôle centralisé, chaque minute du pre- mier registre comportant, séparés nettement, un tableau des recettes-entrées clasées chro nologiquement et, en regard, un tableau de ces recettes-entrées ventilées par nature et provenance, chaque minute (lu second registre comportant, de même façon,
un tableau chro nologique des dépenses-sorties et, en regard, un tableau de ces dépenses-sorties ventilées par nature et provenance.
Le dessin annexé montre, à titre d'exem ple, une forme d'exécution du dispositif fai sant l'objet de l'invention. Dans ce dessin. la fia. 1 montre deux feuilles du registre des "recettes-entrées" et la fig. 2 deux feuilles du registre des, "dépenses-sorties".
Le registre des "recettes-entrées" com prend un nombre déterminé de minutes comptables 1 et l', numérotées deux à deux et dont la première feuille 1 de chaque paire est détachable, tandis que la seconde l' est fixe. Entre les deux minutes 1 et l' est dis posée une feuille de papier carbone 2. Les minutes 1, l' portent bien en vue la mention "recettes-entrées" et sont divisées verticale ment par une double ligne épaisse 3 en deux tableaux 4 et 5. Le tableau de gauche 4, essentiellement. chronologiqtue. comprend une colonne pour la désignation des opérations à enregistrer et une colonne désignée "sommes" pour les montants de toutes les opérations d'entrée ou de recettes, sans dis tinction de nature ou de provenance. En outre, dans la forme d'exécution représentée, le tableau de gauche 4. dit chronologique".
comprend quatre colonnes destinées à un pre mier classement des sommes en trois catégo ries: espèces, marchandises, services, la caté gorie ",espèces" est subdivisée en deux ru briques: "caisse" et "chèques" et la catégorie "services" est représentée ici par la rubrique "divers". Le tableau de droite 5, portant la mention "contrôle", comprend huit colonnes correspondant chacune à un compte spécial, dans lesquelles les "sommes" sont réparties suivant la nature et la provenance des opéra tions qu'elles concernent. Il est évident que le nombre des colonnes du tableau 5 peut va rier suivant la méthode comptable, le genre et l'importance de chaque entreprise.
Pour faciliter les références aux écritures compta bles, les lignes horizontales des minutes sont numérotées.
Le registre des "dépenses-sorties" com prend lui aussi un nombre déterminé de mi nutes comptables 6 et 6', numérotées deux à deux et dont la première minute 6 de chaque paire est détachable, tandis que la seconde est fixe. Entre les deux minutes 6 et 6' est disposée une feuille de papier carbone 7. Les minutes 6 et 6' portent bien en vue la men tion "dépenses-sorties" et sont divisées verti calement par une double ligne épaisse 8 en deux tableaux 9 et 10. Le tableau de gauche 9, chronologique, comprend, comme le ta bleau correspondant 4 des "recettes-entrées", une colonne pour la désignation des opéra tions, une colonne "sommes" et les quatre colonnes: "cais ", "chèques", "marchan dises" et "divers".
Le tableau de droite 10 porte la mention "contrôle" et comprend huit colonnes correspondant chacune à un compte spécial. comme pour les "recettes-entrées". Les minutes 6 'et 6' ont aussi leurs lignes horizontales numérotées.
Pour faciliter encore l'enregistrement, il est avantageux de prévoir les minutes comptables des ,;recettes-entrées" d'une cou leur différente de celles des "dépenses- sorties". En outre.
dans les unes comme dans les autres, le tableau "contrôle" peut se dis tinguer du tableau "chronologique" par une différence de couleur ou de nuance ou par un quadrillage différent, ou par des hachures obliques ou par quelque autre moyen.
La façon d'utiliser le dispositif représenté et décrit est à la. portée de toute personne même profane en comptabilité. Le remplace ment des termes abstraite de "doit" et "avoir" par les désignations ,recettes- entrées" et "dépenses-sorties", la disposition sur deux registres séparés de ces deux classes d'opérations avec pour chacune d'elles. bien en regard, le classement chronologique et la ventilation par comptes,
permettent de réduire au minimum les possibilités d'erreurs et simplifient le travail de l'organisme de contrôle centralisé: il en résulte une économie appréciable de personnel spécialisé polur les petites et moyennes entreprises et une aug mentation du rendement des organismes de contrôle à distance.
Il va sans dire que les minutes des deux registres peuvent. être reliées à demeure ou amoviblemeut ou encore entièrement volantes pour permettre l'enregistrement n la machine.
Le dispositif représenté et décrit peut être utilisé polur le contrôle centralisé à distance des achats et des ventes de plusieurs entre- prisc avec contrôle simultané des fournis seurs et des clients de chaque eutreprise.
Device to facilitate centralized control of multiple accounting entries. Remote centralized control of multiple accounts, exercised either by fiduciary bodies or, in the case of companies with multiple branches, by a central accounting department is, in most cases, made difficult by the diversity of systems and accounting instruments used in the various companies or branches to be controlled as well as, very often, by the incompetence of the personnel responsible for keeping the books in said companies or branches.
It is a proven fact that with the generally used arrangement of the book-journal comprising, for each account separately, the headings "must" and "have" opposite one another, only one person before accounting concepts already relatively developed may be able to correctly maintain even the simplest day-to-day entries of a company.
Among the general clerical staff of small and medium-sized commercial enterprises, there are very few who even have a clear notion of "must" and - "have". It follows that those of these companies which, for the sake of economy, entrust their current writings to non-specialized personnel and instruct a central body, accountant or fiduciary company of any kind to establish, on the basis of these writings , the final accounts,
are exposed to recording errors which the central body sometimes has great difficulty in detecting. The numerous deferral accounting devices and devices already known are relatively complicated to handle and in no way eliminate the difficulties arising from the general arrangement of accounting books.
The present invention relates to a device for facilitating the centralized control of multiple accounting entries, characterized in that it comprises, for each account to be controlled, two registers of accounting minutes numbered two by two in each register, one minutes of each pair being intended for the body carrying out the centralized control, each minute of the first register comprising, clearly separated, a table of chronologically classified entry receipts and, opposite, a table of these broken down receipts by nature and origin, each minute (read second register comprising, in the same way,
a chronological table of expenditure-outputs and, opposite, a table of these expenditure-outputs broken down by nature and source.
The appended drawing shows, by way of example, an embodiment of the device forming the subject of the invention. In this drawing. the fia. 1 shows two sheets of the register of "receipts-inputs" and fig. 2 two sheets of the register of, "expenditure-outputs".
The register of "receipts-entries" com takes a determined number of accounting minutes 1 and 1 ', numbered two by two and of which the first sheet 1 of each pair is detachable, while the second is fixed. Between the two minutes 1 and the is placed a sheet of carbon paper 2. The 1 minutes are clearly marked "recipes-entries" and are divided vertically by a double thick line 3 into two tables 4 and 5. The left table 4, essentially. chronological. includes a column for the designation of transactions to be recorded and a column designated "sums" for the amounts of all input or revenue transactions, without distinction as to nature or source. In addition, in the embodiment shown, the left table 4 said chronological ".
includes four columns intended for a first classification of sums into three categories: cash, goods, services, the category ", cash" is subdivided into two sections: "cash" and "checks" and the category "services" is represented here by the heading "miscellaneous". The table on the right 5, marked "control", comprises eight columns each corresponding to a special account, in which the "sums" are distributed according to the nature and origin of the transactions to which they relate. It is obvious that the number of columns in Table 5 may vary according to the accounting method, the type and the size of each enterprise.
To facilitate reference to accounting entries, the horizontal lines of the minutes are numbered.
The "expenditure-out" register also includes a determined number of accounting minutes 6 and 6 ', numbered two by two and of which the first minute 6 of each pair is detachable, while the second is fixed. Between the two minutes 6 and 6 'is placed a sheet of carbon paper 7. Minutes 6 and 6' clearly bear the words "expenditure-out" and are divided vertically by a thick double line 8 into two tables 9 and 10. The left-hand chronological table 9 comprises, like the corresponding table 4 of "receipts-inputs", a column for the designation of operations, a "sums" column and the four columns: "cais", " checks "," goods "and" miscellaneous ".
The right table 10 is labeled "control" and includes eight columns each corresponding to a special account. as for the "recipes-entries". The minutes 6 'and 6' also have their numbered horizontal lines.
To further facilitate the recording, it is advantageous to provide the accounting minutes of the receipts-inflows in a different color from those of the expenditure-outflows.
in both cases, the "control" table can be distinguished from the "chronological" table by a difference in color or shade or by a different grid, or by oblique hatching or by some other means.
The way of using the device shown and described is at. reach of anyone, even layman in accounting. The replacement of the abstract terms of "must" and "have" by the designations, income-inputs "and" expenditure-outputs ", the arrangement in two separate registers of these two classes of transactions with for each of them. opposite, the chronological classification and the breakdown by account,
allow the possibility of errors to be reduced to a minimum and simplify the work of the centralized control body: this results in an appreciable saving of specialized personnel for small and medium-sized enterprises and an increase in the output of the remote control bodies.
It goes without saying that the minutes of both registers can. be permanently connected or removable or even completely floating to allow registration n the machine.
The device shown and described can be used for centralized remote control of the purchases and sales of several companies with simultaneous control of the suppliers and customers of each company.