JP2000215131A

JP2000215131A - 情報処理装置、ネットワ―クシステム、情報管理方法、及び記憶媒体

Info

Publication number: JP2000215131A
Application number: JP11013903A
Authority: JP
Inventors: Makoto Kikukawa; 眞菊川
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 1999-01-22
Filing date: 1999-01-22
Publication date: 2000-08-04
Also published as: US6950202B1

Abstract

(57)【要約】【課題】情報の不正な流出を確実に防ぐと共に機密を
確実に保持することが可能な情報入出力装置を提供す
る。【解決手段】画像入出力制御部１２０により複数の機
能（ファイリング機能、ＯＣＲ機能、ファックス機能、
及びネットワーク機能）が複合されているディジタル複
写機１１０において、その操作部からの情報検索要求
（情報検索依頼）、外部からのファックスにより送られ
てきた情報検索のための検索シートによる情報検索要
求、ネットワーク上のパーソナルコンピュータからの情
報検索要求といった、ユーザからパスワードを用いて要
求された情報検索の実行後、新たなパスワードをランダ
ムに発行し、前回用いられたパスワードを無効にする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、例えば、ファック
ス、プリンタ、電子ファイル、ＯＣＲ、及びネットワー
ク等の機能を拡張することが可能なディジタル複写機等
に適用される情報処理装置、ネットワークシステム、情
報管理方法、及びそれを実施するための処理ステップを
コンピュータが読出可能に格納した記憶媒体に関するも
のである。

【０００２】

【従来の技術】近年では例えば、ディジタル複写機に対
して、ファックス、プリンタ、電子ファイル、及びＯＣ
Ｒ等の機能を複合して、機能を拡張する技術展開が進ん
でいる。さらに、このようなディジタル複写機は、複数
のコンピュータが接続されてなるネットワークシステム
にも対応し、複数のユーザが自分のパーソナルコンピュ
ータ（以下、単に「パソコン」又は「ＰＣ」と言う）か
らネットワークを介しての操作が可能な装置ヘも発展し
つつある。

【０００３】一方、電子ファイルについては、書類をバ
インダ等に綴じて管理するといった、スペースを取って
いた今までの文書管理に対して、ＭＯ等のメモリに書き
込む構成により省スペース化に貢献している。このよう
な電子ファイルにおいて、ユーザが所望する文書を検索
する際には、文書名や文書番号を指定するようになされ
ているが、例えば、キャノンのＭＥＤＩＯデジタルキャ
ビネットでは、文書を記録した時にプリントされる検索
シートを、その文書を次回に出力する際に読ませること
で、１つのＭＯ等の記憶媒体に記憶された複数の文書フ
ァイルから、ユーザが所望する文書を取り出すようにな
されている。これにより、ユーザはより簡単に所望する
文書を検索することができる。また、複数のＭＯ等の記
憶媒体を管理することが可能なチェンジャードライブの
普及により、大量の情報を管理できるファイルシステム
も現われてきている。さらに、ファイルシステムでの情
報検索方法についても、操作部からユーザが直接検索し
たり、ファックスからの検索依頼シートによって検索し
たり、或いは、ネットワーク上のＰＣから検索したりす
る方法等、多岐になってきている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
たように大量の情報が管理され、多岐にわたる検索方法
が可能なファイリングシステム等では、情報の機密を維
持するのが困難になってきた。具体的には、ユーザが情
報の検索を行うための操作の前に、パスワードを入力す
るのが一般的である。また、ファックス、プリンタ、電
子ファイル、及びＯＣＲ等といった複数の機能を持つデ
ィジタル複写機のような情報処理装置においては、それ
らの機能毎に、パスワード設定（”する”、”しな
い”）できるようになされている。すなわち、ある機能
では、正しいパスワードが入力されないと使用不可であ
り、ある機能では、パスワードの入力無しで使用可能、
というパスワード設定ができる。しかしながら、パスワ
ード入力が必要なように設定された機能（装置）は、一
度パスワードを覚えたユーザにより自由に使用される。
これは、例えば、ある時期までは操作ができる身分であ
ったユーザが、職場の異動、転勤、退職等により操作資
格を失ってしまっても、そのユーザがパスワードを覚え
ている限り、機能（装置）を使用することが可能である
ことも意味する。したがって、特に、文書を管理するフ
ァイリングシステムでは機密の文書を扱う場合もあり、
その機密な文書が、正しくないユーザ（操作資格を失っ
ているがパスワードを憶えているユーザ）から取り出さ
れる恐れが出てくることが考えられる。

【０００５】そこで、本発明は、上記の欠点を除去する
ために成されたもので、情報の不正な流出を確実に防ぐ
と共に機密を確実に保持することが可能な、情報入出力
装置、ネットワークシステム、情報管理方法、及びそれ
を実施するための処理ステップをコンピュータが読出可
能に格納した記憶媒体を提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】斯かる目的下において、
第１の発明は、有効パスワードを受け付け、それにより
所定の情報処理機能を実行する情報処理装置であって、
上記情報処理機能の実行後、新たなパスワードを発行
し、その新たなパスワードを、次の上記情報処理機能の
実行のための有効パスワードとする手段を備えることを
特徴とする。

【０００７】第２の発明は、上記第１の発明において、
上記情報処理機能は、予め管理された複数の文書ファイ
ルの中から、上記有効パスワードを用いて要求された文
書ファイルを検索して出力する文書検索機能を含むこと
を特徴とする。

【０００８】第３の発明は、上記第１の発明において、
上記有効パスワードを管理する管理手段を備えることを
特徴とする。

【０００９】第４の発明は、上記第１の発明において、
上記有効パスワードは、本装置上の操作部から入力され
たパスワード、ネットワークを介して送信されてきたパ
スワード、及びファクシミリ送信により送信されてきた
パスワードの少なくとも何れかのパスワードを含むこと
を特徴とする。

【００１０】第５の発明は、上記第１の発明において、
新たな情報処理機能を拡張することが可能であることを
特徴とする。

【００１１】第６の発明は、有効パスワードの入力によ
って所定の情報処理機能を実行する情報処理装置と、上
記有効パスワードを管理する管理装置とが、ネットワー
ク上に接続されてなるネットワークシステムであって、
上記情報処理装置は、上記情報処理機能の実行後、新た
なパスワードを発行し、それを上記管理装置へ送付する
手段を含み、上記管理装置は、上記情報処理装置からの
新たなパスワードを有効パスワードとして管理する手段
を含むことを特徴とする。

【００１２】第７の発明は、上記第６の発明において、
上記管理装置は、上記有効パスワードを用いた上記情報
処理機能の実行要求の内容を確認するための手段を備え
ることを特徴とする。

【００１３】第８の発明は、上記第６の発明において、
上記情報処理機能は、予め管理された複数の文書ファイ
ルの中から、上記有効パスワードを用いて要求された文
書ファイルを検索して出力する文書検索機能を含むこと
を特徴とする。

【００１４】第９の発明は、上記第６の発明において、
上記有効パスワードは、上記情報処理装置上の操作部か
ら入力されたパスワード、上記ネットワーク上の他の端
末装置から送信されてきたパスワード、及びファクシミ
リ送信により送信されてきたパスワードの少なくとも何
れかのパスワードを含むことを特徴とする。

【００１５】第１０の発明は、上記第６の発明におい
て、上記情報処理装置は、新たな情報処理機能を拡張す
ることが可能な複合装置を含むことを特徴とする。

【００１６】第１１の発明は、ユーザからのパスワード
を用いた検索要求に基づいて、予め管理された複数の情
報から該当する情報を検索するために用いられる情報管
理方法であって、上記検索要求に用いられたパスワード
が有効パスワードである場合に、上記情報の検索を実行
する検索ステップと、上記検索ステップにより得られた
情報を、上記検索要求元に対して出力する出力ステップ
と、上記検索ステップの処理後、新たなパスワードをラ
ンダムに発行する発行する発行ステップと、上記発行ス
テップにより発行された新たなパスワードを有効パスワ
ードとして管理する管理ステップとを含むことを特徴と
する。

【００１７】第１２の発明は、上記第１１の発明におい
て、上記管理ステップは、上記検索要求の内容を確認す
る確認ステップを含み、上記出力ステップは、上記確認
ステップの確認結果に基づいて、上記情報の出力を実行
することを特徴とする。

【００１８】第１３の発明は、請求項１１又は１２に記
載の情報管理方法の処理ステップを、コンピュータが読
み出し可能に格納した記憶媒体であることを特徴とす
る。

【００１９】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態につい
て図面を用いて説明する。

【００２０】本発明は、例えば、図１に示すようなファ
イリングシステム１００に適用される。ファイリングシ
ステム１００は、同図に示すように、後述するリーダ部
とプリンタ部を含むディジタル複写機１１０と、ディジ
タル複写機１１０をネットワーク１８０を介して使用可
能なユーザ側のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１７０
（ａ），１７０（ｂ），１７０（ｃ），・・・と、それ
ぞれのＰＣ１７０（ａ），１７０（ｂ），１７０
（ｃ），・・・からの情報検索依頼の管理を行う端末装
置１６０とを含み、それらがネットワーク１８０に接続
された構成としている。また、ディジタル複写機１１０
は、画像入出力制御部１２０を備えており、この画像入
出力制御部１２０を介してネットワーク１８０に接続さ
れている。

【００２１】画像入出力制御部１２０は、ファックス
（ＦＡＸ）部１２１、ＯＣＲ部１２２、ファイル（ＦＩ
ＬＥ）部１２３、コア（ＣＯＲＥ）部１２４、フォーマ
ッタ部１２５、及びネットワーク（ＮｅｔＷｏｒｋ）Ｉ
／Ｆ部１２６を含むと共に、ファイル部１２２の画像デ
ータを保存するためのＭＯディスク（光磁気ディスク
等）を制御するＭＯドライブ１３１を備えている。ＭＯ
ドライブ１３１は、複数のＭＯディスクを制御できるチ
ェンジャー機能を有している。そして、ＦＡＸ部１２１
には、Ｇ３ＦＡＸ１４０が接続されている。このような
画像入出力制御部１２０により、ディジタル複写機１１
０は、ファックスやＯＣＲ等の複数の機能を複合して、
機能を拡張できる構成としている。

【００２２】図２は、画像入出力制御部１２０の構成を
より具体的に示したものである。すなわち、画像入出力
制御部１２０は、上記図２に示すように、上述した各構
成部に加えて、ＦＡＸ部１２１に接続されたハードディ
スク１３２、コンピュータＩ／Ｆ部１２７、及びイメー
ジメモリ部１２８を備えている。そして、ＦＡＸ部１２
１、ファイル部１２３、コンピュータＩ／Ｆ部１２７、
フォーマッタ部１２５、イメージメモリ部１２８、ＯＣ
Ｒ部１２２、及びネットワークＩ／Ｆ部１２６のそれぞ
れはコア部１２４に接続されている。

【００２３】ＦＡＸ部１２１は、公衆回線（電話回線）
に接続されており、上記図１のＧ３ＦＡＸ１４０等との
ＦＡＸ通信を行う。具体的には例えば、電話回線を介し
て受信した圧縮画像データを伸長して、その画像データ
をコア部１２４へ転送する。このとき、必要に応じて、
受信した圧縮画像データをハードディスク１３２に一時
的に保存することができる。また、コア部１２４から転
送されてきた画像データを圧縮して、それを電話回線を
介して相手側に送信する。

【００２４】ファイル部１２３は、コア部１２４から転
送されてきた画像データを圧縮し、それを、該圧縮画像
データを検索するためのキーワードと共に文書ファイル
として、ＭＯドライブ（ここでは、光磁気ディスクドラ
イブユニットとする）１３１にセットされた光磁気ディ
スクに記憶させる。また、ファイル部１２３は、コア部
１２４を介して転送されてきたキーワードに基づいて、
ＭＯドライブ１３１にセットされている光磁気ディスク
から、該当する文書ファイル（圧縮画像データ）を検索
し、それを読み出して伸長してコア部１２４へ転送す
る。

【００２５】コンピュータＩ／Ｆ部１２７は、パーソナ
ルコンピュータやワークステーション（ＰＣ／ＷＳ）１
３５とコア部１２４の間のインターフェイスである。こ
こでのＰＣ／ＷＳ１３５は、上記図１ではＰＣ１７０
（ａ），１７０（ｂ），１７０（ｃ），・・・や端末装
置１６０に対応する。

【００２６】フォーマッタ部１２５は、ＰＣ／ＷＳ１３
５から転送されてきた画像を表すコードデータを、プリ
ンタ部１３４で記録できる画像データに展開するもので
あり、イメージメモリ部１２８は、ＰＣ／ＷＳ１３５か
ら転送されてきたデータを、一時的に記憶するものであ
る。

【００２７】コア部１２４は、リーダ部１３３、ＦＡＸ
部１２１、ファイル部１２３、コンピュータＩ／Ｆ部１
２７、フォーマッタ部１２５、及びイメージメモリ部１
２８のそれぞれの間のデータの流れを制御するものであ
る。

【００２８】したがって、上述のような画像入出力制御
部１２０は、コア部１２４によりディジタル複写機１１
０のリーダ部１１１と接続されている。リーダ部１１１
は、プリンタ部１１２と接続されており、セットされた
原稿上の画像を読み取り、そのデータをプリンタ部１１
２や画像入出力制御部１２０に与える。プリンタ部１１
２は、リーダ部１１１や画像入出力制御部１２０からの
画像データに応じた画像を記録紙上に記録（プリントア
ウト）する。

【００２９】図３は、リーダ部１１１及びプリンタ部１
１２を機構的に示したものであり（断面図）、まず、リ
ーダ部１１１において、原稿給送部２０１は、セットさ
れた原稿を最終頁から順に１枚ずつプラテンガラス２０
２上へ給送し、原稿の読み取り動作終了後、プラテンガ
ラス２０２上の原稿を排出する。原稿がプラテンガラス
２０２上に搬送されると、ランプ２０３が点灯し、そし
て、スキャナユニット２０４の移動が開始する。これに
より、原稿が露光走査される。このときの原稿からの反
射光は、ミラー２０５、２０６、２０７、及びレンズ２
０８によって、ＣＣＤイメージセンサ（以下、単に「Ｃ
ＣＤ」と言う）２０９へ導かれる。このようにして、原
稿上の画像は、ＣＣＤ２０９によって読み取られる。Ｃ
ＣＤ２０９から出力される画像データは、所定の画像処
理が施された後、プリンタ部２１３や画像入出力制御部
１２０のコア部１２４へ転送される。

【００３０】一方、プリンタ部１１２において、レーザ
発光部２２１は、レーザドライバからの駆動によって、
リーダ部１１１から出力された画像データに応じたレー
ザ光を発光する。このレーザ光は、感光ドラム２２２に
照射され、感光ドラム２２２には、該レーザ光に応じた
潜像が形成される。感光ドラム２２２の潜像の部分に
は、現像器２２３によって現像剤が付着される。そし
て、レーザ光の照射開始に同期したタイミングで、カセ
ット２２４及びカセット２２５の何れかから記録紙が給
紙され転写部２２６へ搬送され、感光ドラム２２２に付
着された現像剤が該記録紙に転写される。現像剤の乗っ
た記録紙は、定着部２２７に搬送され、定着部２２７の
熱と圧力により現像剤が記像紙に定者される。定着部２
２７を通過した記録紙は、排出ローラ２２８によって排
出され、ソータ２４０は、その排出された記録紙をそれ
ぞれのビンに収納して、記録紙の仕分けを行う。このと
き、ソータ２４０は、仕分けが設定されていない場合、
最上ビンに記録紙を収納する。また、両面記録が設定さ
れている場合、排出ローラ２２８のところまで記録紙を
搬送した後、排出ローラ２２８の回転方向を逆転させ、
その記録紙をフラッパ２２９によって再給紙搬送路へ導
く。また、多重記録が設定されている場合、記録紙を排
出ローラ２２８まで搬送しないようにフラッパ２２９に
よって、その記録紙を再給紙搬送路へ導く。再給紙搬送
路へ導かれた記録紙は、上述したタイミングで転写部２
２６へ給紙される。

【００３１】図４は、リーダ部１１１を機能的に示した
ものであり、リーダ部１１１は、同図に示すように、Ｃ
ＣＤ２０９から出力される画像データが供給されるＡ／
Ｄ・ＳＨ（シェーディング）処理部３０１と、Ａ／Ｄ・
ＳＨ処理部３０１の出力に対して所定の画像処理を行う
画像処理部３０２と、コア部１２４とのインターフェー
ス（Ｉ／Ｆ）部３０３と、操作部３０５と、操作部３０
５での操作等に従ってリーダ部１１１の全体の動作制御
を行うＣＰＵ３０４と、ＣＰＵ３０４での動作制御を実
行するための処理プログラムや各種データ等が記憶され
るメモリ３０６とを含んでなる。

【００３２】ＣＣＤ２０９から出力された画像データ
は、Ａ／Ｄ・ＳＨ処理部３０１でアナログ／デジタル変
換が行われると共に、シェーディング補正が行われる。
Ａ／Ｄ・ＳＨ処理部３０１によって処理された画像デー
タは、画像処理部３０２を介してプリンタ部１１２へ転
送されると共に、Ｉ／Ｆ部３０３を介して画像入出力制
御部１２０のコア部１２４へ転送される。

【００３３】ＣＰＵ３０４は、操作部３０５にてユーザ
から設定された設定内容に応じて、画像処理部３０２及
びＩ／Ｆ部３０３を制御する。例えば、操作部３０５に
おいて、トリミング処理を行って複写を行う複写モード
が設定されている場合、ＣＰＵ３０４は、画像処理部３
０２でトリミング処理を行わせ、その処理後の画像デー
タをプリンタ部１１２へ転送させる。また、操作部３０
５において、ファクシミリ送信モードが設定されている
場合、ＣＰＵ３０４は、Ｉ／Ｆ部３０３を介して、画像
データ及び操作部３０５にて設定されたモードに応じた
制御コマンドをコア部１２４へ転送させる。このような
ＣＰＵ３０４の制御プログラムは、メモリ３０６に記憶
されており、ＣＰＵ３０４は、メモリ３０６を参照しな
がら、上述のような動作のための制御を行う。また、メ
モリ３０６は、ＣＰＵ３０４の作業領域としても使われ
る。

【００３４】図５は、プリンタ部１１２を機能的に示し
たものであり、プリンタ部１１２は、同図に示すよう
に、画像入出力制御部１２０のＦＡＸ部１２１、ファイ
ル部１２３、コンピュータＩ／Ｆ部１２７、フォーマッ
タ部１２５、イメージメモリ部１２８、ＯＣＲ部１２
２、及びネットワークＩ／Ｆ部１２６とのインターフェ
ース（Ｉ／Ｆ）部３１１と、リーダ部１１１とのインタ
ーフェース（Ｉ／Ｆ）部３１３と、Ｉ／Ｆ部３１３やＩ
／Ｆ３１３を介して供給された画像データに所定の画像
処理を行うデータ処理部３１２と、Ｉ／Ｆ部３１３を介
して供給されたリーダ部１１１からの制御コマンド等に
従ってプリンタ部１１２の全体の動作制御を行うＣＰＵ
３１４と、ＣＰＵ３１４での動作制御を実行するための
処理プログラムや各種データ等が記憶されるメモリ３１
５とを含んでなる。

【００３５】上述したリーダ部１１１からの画像データ
は、Ｉ／Ｆ部３１３を介してデータ処理部３１２へ転送
されると共に、リーダ部１１１からの制御コマンド（リ
ーダ部１１１の操作部３０５にて設定されたモード等に
応じた制御コマンド）は、Ｉ／Ｆ部３１３を介してＣＰ
Ｕ３１４へ転送される。データ処理部３１２は、画像の
回転処理や変倍処理等の画像処理を行うものであり、Ｃ
ＰＵ３１４からの制御に従って、リーダ部１１１からの
画像データに該画像処理を行って、それを、Ｉ／Ｆ３１
１を介してＦＡＸ部１２１、ファイル部１２３、コンピ
ュータＩ／Ｆ部１２７へ転送する。

【００３６】コンピュータＩ／Ｆ部１２７からＩ／Ｆ部
３１１を介して供給された画像を表すコードデータは、
データ処理部３１２に転送された後、Ｉ／Ｆ部３１１を
介してフォーマッタ部１２４へ転送され、ここで画像デ
ータに展開される。この画像データは、Ｉ／Ｆ部３１１
を介してデータ処理部３１２に転送された後、Ｉ／Ｆ部
３１１を介してＦＡＸ部１２１等へ転送される。また、
ＦＡＸ部１２１からＩ／Ｆ部３１１を介して供給された
画像データは、データ処理部３１２に転送された後、Ｉ
／Ｆ部３１１を介してファイル部１２３やコンピュータ
Ｉ／Ｆ部１２７等へ転送される。また、ファイル部１２
３からＩ／Ｆ部３１１を介して供給された画像データ
は、データ処理部３１２へ転送された後、Ｉ／Ｆ部３１
１を介してＦＡＸ部１２１やコンピュータＩ／Ｆ部１２
７等へ転送される。

【００３７】ＣＰＵ３１４は、メモリ３１５に記憶され
ている制御プログラム、及びリーダ部１１１からＩ／Ｆ
部１３３を介して転送されてきた制御コマンドに従っ
て、上述のような動作のための制御を行う。また、メモ
リ３１５は、ＣＰＵ３１４の作業領域としても使われ
る。

【００３８】上述のような画像入出力制御部１２０の構
成によって、ディジタル複写機１１０は、画像入出力制
御部１２０のコア部１２４を中心に、原稿画像の読み取
り、画像のプリント、画像の送受信、画像の保存、コン
ピュータからのデータの入出力等の機能を複合させた処
理を行うことが可能となっている。

【００３９】つぎに、ディジタル複写機１１０により、
ユーザが所望する文書を検索する方法の一例として、つ
ぎのような情報検索方法１〜４の概要を説明する。

【００４０】［ディジタル複写機１００の操作部３０５
上での操作による情報検索方法１］先ずユーザは、操作
部３０５のパスワード入力画面（図示せず）にて、パス
ワード情報を入力する。次にユーザは、操作部３０５に
表示された、図６に示すような、「？」、「コピー」、
「ファックス」、「ファイル」、及び「Ｔ」の各機能を
有するアイコンを含む画面５０１上のアイコンから、フ
ァイル部１２３を機能（ファイリング機能）させるため
の「ファイル」を選択する。これにより、操作部３０５
には、同図に示すような画面５０２が表示される。次に
ユーザは、画面５０２上にて「エキスパート機能」を選
択する。これにより、操作部３０５には、同図に示すよ
うな検索方法の画面５０３が表示される。次にユーザ
は、画面５０３上にて「条件で検索」を選択する。これ
により、操作部３０５には、図７に示すような、所望す
る文書を検索するための各種条件を入力できる画面５０
４が表示される。そして、ユーザは、画面５０４上での
条件入力を行う。

【００４１】上述のようにして入力されたユーザのパス
ワード情報、及び情報検索のための各種条件等の情報
（キーワード）は、情報検索依頼として端末装置１６０
（情報検索依頼を管理する装置）に送られる。そして、
詳細は後述するが、端末装置１６０にて情報検索依頼が
認められると、ファイル部１２３は、上記のキーワード
に従った文書検索を実行する。したがって、この結果得
られた文書が、操作部３０５に画面表示されたり、プリ
ンタ部１１２からプリントアウトされる。

【００４２】ここで、上記図７の画面５０４にてユーザ
が入力できる条件としては、ＭＯドライブ１３０のＭＯ
ディスク名、文書名、文書の付加されている文書番号、
及び文書を更新した日付がある。ＭＯディスク名が条件
として入力された場合、ファイル部１２３は、複数のＭ
Ｏディスク（以下、単に「ディスク」と言う）を制御で
きるチェンジャ機能のついたＭＯドライブ１３０によ
り、入力されたディスク名に該当するディスク内の文書
を検索する。また、文書名が条件として入力された場合
には、入力された文書名に該当する文書を検索する。ま
た、文書番号が条件として入力された場合には、入力さ
れた文書番号に該当する文書を検索する。また、更新日
付が条件として入力された場合には、その期間内にアク
セスされたディスクの文書を検索する。これにより、例
えば、ディスク名”０００１”が条件として入力された
場合、図８に示すような検索結果の画面５０５が表示さ
れる。この画面５０５上にて、所望する文書を選択した
後、画面下部の「プリント」を選択して押下すれば、該
文書の印刷出力が、プリンタ部１１２にて行われる。

【００４３】［ディジタル複写機１００での検索シート
を用いた情報検索方法２］ここでは、図９に示すような
検索シート１９０を用いる。この検索シート１９０は、
文書の登録を行った時に印刷出力されるもので、その文
書情報部５１２には、日時、文書名、及びディスク名等
の情報が印刷出力されており、マークシート部５２１に
は、上記の文書情報がマークされている。

【００４４】そこで、上述のような検索シート１９０を
用いてユーザが所望する文書を検索する場合、ユーザ
は、検索シート１９０上において、パスワード情報を検
索パスワード部２２２にマークし（”１”〜”０”の該
当する番号にマーク）、また、検索終了後その結果得ら
れた文書をプリントアウトするか否かを出力設定部５１
１にマークする（”する”又は”しない”にマーク）。
検査シート１９０への各種情報のマークが終了したら、
ユーザは、上述したようにして、ディジタル複写機１１
０をファイル機能させ（ファイル機能モード）、検索シ
ート１９０を読み込ませる。これにより、ファイル部１
２３は、検索シート１９０上のシート判定部５１５〜５
２０により、入力されたシートが検索シート１９０であ
り、且つ検索シート１９０上の検索パスワード部５２２
に正しいパスワード情報（ＩＤ）が設定されていると認
識した場合に、この内容を情報検索依頼として、端末装
置１６０に対して送信する。そして、詳細は後述する
が、端末装置１６０にて情報検索依頼が認められると、
ファイル部１２３は、検索シート１９０の内容をキーワ
ードとして、該キーワードに従った文書検索を実行す
る。したがって、この結果得られた文書が、操作部３０
５に画面表示されたり、プリンタ部１１２からプリント
アウトされる。また、ファイル部１２３は、入力された
シートが検索シート１９０でないと認識した場合、入力
されたシートはディスクへ保存する文書（原稿等）であ
ると認識し、その文書をＭＯドライブ１３０により所定
のディスクに書き込む。このときの所定のディスクと
は、ユーザからどのディスクへの書き込みを行うかが指
定（操作部３０５での操作等による指定）されていた場
合には、その指定されたディスクを指し、ユーザからデ
ィスクの指定が行われていない場合には、予め決められ
た優先ディスクを指す。そして、ファイル部１２３は、
文書の書き込みが終了すると、その文書に対する”文書
名”を書き込んで登録する。”ディスク名”、”文書番
号”、及び”日付”については、予め書き込まれ登録さ
れる。このときの情報が、検索シート１９０としてプリ
ンタ部１１２から印刷出力され、次の文書検索時に使用
されることになる。

【００４５】［ディジタル複写機１００での検索シート
を用いた情報検索方法３］ここでは、外部のＧ３ＦＡＸ
１４０からディジタル複写機１１０に対して、上述した
ような検索シート１９０をＦＡＸ送信することで、所望
する文書を検索する。このため、ユーザは予め、検索シ
ート１９０において、上述した検索パスワード部５２２
へのパスワード情報の記入と共に、検索結果得られた文
書をＦＡＸ返送することを出力設定部５１１にマークし
（”ＦＡＸ”にマーク）、そのときのＦＡＸ番号をＦＡ
Ｘ返送先設定部５１３に記入する。また、必要に応じ
て、所望するＦＡＸ返送時間をＦＡＸ返送時間設定部５
１４に記入する。このように、検索の結果得られた文書
の返送時間を、検索依頼側から指定することができるよ
うになされている。

【００４６】上述のような検索シート１９０の内容が、
Ｇ３ＦＡＸ１４０から公衆回線を介して、ディジタル複
写機１１０に対して送信されると、ＦＡＸ部１２１は、
これを受信する。ＦＡＸ部１２１は、その受信したシー
ト上のシート判定部５１５〜５２０により、受信された
シートが検索シート１９０であり、且つ検索シート１９
０上の検索パスワード部５２２に正しいパスワード情報
（ＩＤ）が設定されていると認識した場合に、その検索
シート１９０の情報をファイル部１２３へ転送する。フ
ァイル部１２３は、ＦＡＸ部１２１からの情報を情報検
索依頼として、端末装置１６０に対して送信する。そし
て、詳細は後述するが、端末装置１６０にて情報検索依
頼が認められると、ファイル部１２３は、上記の検索シ
ート１９０の情報をキーワードとして、該キーワードに
従った文書検索を実行する。したがって、この結果得ら
れた文書が、ＦＡＸ部１２１を介して、検索シート１９
０のＦＡＸ返送先設定部５１３に記入してある返送先に
ＦＡＸ送信され、また、必要に応じてその送信が、検索
シート１９０のＦＡＸ返送時間設定部５１４に記入して
ある時刻に実行される。また、ＦＡＸ部１２１は、受信
されたシートが検索シート１９０でないと認識した場
合、通常のＦＡＸ受信として、その受信シートをディジ
タル複写機１１０のプリンタ部１１２から出力する。

【００４７】尚、検索シート１９０に記入されたＦＡＸ
返送先の情報については、画像入出力制御部１２０のＯ
ＣＲ部１２２にて読み取ってこれを判別することが可能
であるが、ＯＣＲ部１２２が設けられていない場合、検
索シート１９０の送信元のＦＡＸ番号（ここではＧ３Ｆ
ＡＸ１４０のＦＡＸ番号）宛に、返送が行われる。ま
た、この場合、ファイル部１２３での検索終了後、その
検索の結果得られた文書の返送が速やかに行われる。ま
た、ファイル部１２３が設けられていない場合、受信シ
ートが検索シート１９０であっても、通常のＦＡＸ受信
としてディジタル複写機１１０から出力される。

【００４８】［ディジタル複写機１００でのＰＣからの
情報検索方法４］例えば、ＰＣ１７０（ａ）から情報検
索を行う場合、先ずＰＣ１７０（ａ）のユーザは、自Ｐ
Ｃ上にてパスワード情報を入力する。この場合も、上述
した情報検索方法１と同様に、次にユーザは、上記図７
に示したような画面５０４上にて、所望する文書を検索
するための各種条件を入力する。このようにしてＰＣ１
７０（ａ）にて入力されたパスワード情報、及びユーザ
が所望する文書を検索するための各種条件等の情報（キ
ーワード）は、ネットワーク１８０を介してファイル部
１２３へ与えられる。ファイル部１２３は、その情報を
情報検索依頼として、端末装置１６０（情報検索依頼を
管理する装置）に対して送信する。そして、詳細は後述
するが、端末装置１６０にて情報検索依頼が認められる
と、ファイル部１２３は、上記のキーワードに従った文
書検索を実行する。したがって、この結果得られた文書
が、ネットワーク１８０を介して、ＰＣ１７０（ａ）に
対して送信される。

【００４９】以上、情報検索依頼方法１〜４の概要につ
いて説明した。上述したように、これらの方法によるユ
ーザからの情報検索依頼（所望する文書を検索するため
に入力された各種条件等）は、一旦、検索依頼を管理す
る端末装置１６０に全て集められ、それらの検索依頼を
情報管理者が確認すると共に、各検索依頼の認／否認を
行うことで、情報の総合管理を行う。以下、これについ
て具体的に説明する。

【００５０】端末装置１６０に対して、ディジタル複写
機１１０の操作部３０５による情報検索依頼（情報検索
方法１による情報検索依頼）、又は検索シート１９０の
入力による情報検索依頼（情報検索方法２による情報検
索依頼）が与えられると、端末装置１６０の画面上に
は、図１０に示すような画面５３１が表示される。この
とき、端末装置１６０の画面上には、図１１に示すよう
なパスワード入力の画面５３２が表示され、情報管理者
が、その画面５３２にてパスワードを入力する。この入
力されたパスワードが正しければ、図１２に示すような
検索依頼の内容の画面５３３が表示される。情報管理者
は、画面５３３での内容を確認して、「ＹＥＳ」（認：
検索を認める）又は「ＮＯ」（否認：検索を認めない）
を選択する。画面５３３での選択が「ＹＥＳ」（依頼を
認める）であった場合、その旨を示す情報と共に検索依
頼内容の情報が、ディジタル複写機１１０のファイル部
１２３に転送され、上述したような文書の検索が実行さ
れることになる。これにより、ディジタル複写機１１０
のプリンタ部１１２からは、ユーザが検索依頼した文書
がプリントアウトされる。一方、画面５３３での選択が
「ＮＯ」（依頼を認めない）であった場合、この旨を示
すメッセージ情報がディジタル複写機１１０に送信さ
れ、その操作部３０５には、図１３に示すような、否認
メッセージの画面５３４が表示される。

【００５１】また、Ｇ３ＦＡＸ１４０での検索シート１
９０のＦＡＸ送信による情報検索依頼（情報検索方法３
による情報検索依頼）の場合、ディジタル複写機１１０
のＦＡＸ部１２１による返送により、検索シート１９０
の内容が端末装置１６０に送られる。情報管理者は、送
られてきた検索シート１９０の内容を確認し、その依頼
を認める場合、図１４に示すような文書送付案内の固定
フォーマットのＦＡＸ送信書５３５に対して、検索者Ｉ
Ｄ、検索文書名、枚数等の情報を書き込み、それを、検
索シート１９０の内容と共に、ディジタル複写機１１０
に対してＦＡＸ送信する。したがって、ディジタル複写
機１１０では、端末装置１６０からＦＡＸ送信されてき
た情報がＦＡＸ部１２１にて受信され、その内容に従っ
た文書検索が行われ、その後、検索の結果得られた文書
が、上記図１４のＦＡＸ送信書５３５と共に、依頼元
（Ｇ３ＦＡＸ１４０）に送信されることになる。一方、
依頼を認めない場合、情報管理者は、図１５に示すよう
な文書送信不可案内の固定フォーマットＦＡＸ送信書５
３６を、ディジタル複写機１１０に対してＦＡＸ送信す
る。したがって、ディジタル複写機１１０は、ＦＡＸ部
１２１により端末装置１６０からＦＡＸ送信されてきた
ＦＡＸ送信書５３６の情報を受信し、それを依頼元（Ｇ
３ＦＡＸ１４０）にＦＡＸ送信する。

【００５２】また、ネットワーク１８０上のＰＣ（ここ
ではＰＣ１７０（ａ）とする）による情報検索依頼（情
報検索方法４による情報検索依頼）の場合、上述した情
報検索方法１及び２の場合と同様に、端末装置１６０の
画面上には、上記図１０に示したような画面５３１が表
示され、続いて上記図１２に示したような検索依頼の内
容の画面５３３が表示される。情報管理者は、画面５３
３での内容を確認して、「ＹＥＳ」又は「ＮＯ」を選択
する。画面５３３での選択が「ＹＥＳ」（依頼を認め
る）であった場合、その旨を示す情報と共に検索依頼内
容の情報が、ディジタル複写機１１０のファイル部１２
３に転送され、上述したような文書の検索が実行される
ことになる。これにより、依頼元のＰＣ１７０（ａ）に
は、ユーザが検索依頼した文書が転送される。一方、画
面５３３での選択が「ＮＯ」（依頼を認めない）であっ
た場合、この旨を示すメッセージ情報が、ディジタル複
写機１１０を介してＰＣ１７０（ａ）に送られ、ＰＣ１
７０（ａ）の画面上には、上記図１３に示したような否
認メッセージの画面５３４が表示される。

【００５３】上述のような端末装置１６０での情報検索
依頼に対する認／否認や、情報検索依頼を行ったユー
ザ、それを許可した情報管理者等の結果を含んだ検索記
録を、ディジタル複写機１１０にて確認することができ
るようになされている。具体的には例えば、ディジタル
複写機１１０の操作部３０５には、上記図６を用いて説
明したように、「？」、「コピー」、「ファックス」、
「ファイル」、及び「Ｔ」の各機能を有するアイコンを
含む画面５０１が表示される。この画面上５０１にて、
ユーザが「ファイル」を選択すると、図１６に示すよう
な画面５３７が表示され、この画面５３７にて、ユーザ
が「管理」を選択すると、同図に示すような画面５３８
が表示される。この画面５３８にて「検索記録表示」を
選択すれば、図１７に示すような、検索記録一覧の画面
５３９が表示され、これによりユーザは、検索記録を確
認することができる。

【００５４】また、スキャン、プリント、スキャンジャ
ム、プリントジャムの記録についても、ディジタル複写
機１１０にて確認し、課金管理のため等に利用できるよ
うになされている。その具体的な例として、図１８に、
このときの記録内容の画面５４０を示す。例えば、この
画面５４０上にて、ユーザが「スキャン」を選択し、
「ＯＫ」をタッチすると、図１９に示すような、月毎の
スキャン件数の画面５４１が表示される。続いて、画面
５４１上にて、ユーザが「ぺ一ジ」を選択し、「ＯＫ」
をタッチすると、図２０に示すような、月毎のぺ一ジ数
の画面５４２が表示される。更に、画面５４２上にて、
ユーザが「サイズ」を選択し、「ＯＫ」をタッチする
と、図２１に示すような、サイズ毎のプリント数の画面
５４３が表示される。上記図１８での画面５４０上に
て、ユーザが「プリント」を選択した場合にも、「スキ
ャン」の場合と同様の情報が得られる。また、画面５４
０上にて、ユーザが「スキャンジャム」を選択し、「Ｏ
Ｋ」をタッチした場合には、図２２に示すような、月毎
のスキャンジャムの件数の画面５４４が表示される。ま
た、画面５４０上にて、ユーザが「プリントジャム」を
選択した場合にも、「スキャンジャム」の場合と同様の
情報が得られる。

【００５５】尚、上述したような記録表示は、サービス
マンのみが確認できるモード（サービスマンモード）内
にあってもよい。

【００５６】ここで、ファイリングシステム１００で
は、上述したような情報検索の実行後、ディジタル複写
機１１０が、新しいパスワードを自ら新規に作成し、そ
れを、ネットワーク１８０を介して、管理機能を持つ端
末装置１６０へ送付するようになされている。この構成
が、本実施の形態の最も特徴とするところである。

【００５７】すなわち、ディジタル複写機１１０の操作
部３０５には、上記図１６を用いて説明したように、画
面上５０１にてユーザから「ファイル」が選択され、次
の画面５３７にてユーザから「管理」が選択されると、
画面５３８が表示されるが、このとき、図２３に示すよ
うに、「パスワード新規作成」の項目を更に含む画面５
３８’が表示されるようになされている。この画面５３
８’上にて、ユーザが「パスワード新規作成」を選択す
ると、同図に示すような画面５４５が表示され、この画
面５４５にて、ユーザが「する」を選択すると、新たな
パスワードの作成が実行されることになる。尚、操作部
３０５において、「管理」→「パスワード新規作成」→
「する」といった設定は、ディジタル複写機１１０（具
体的には画像入出力制御部１２０）と端末装置１６０が
接続されているのが認識されている時に設定が行えるモ
ードとする。

【００５８】上述のようなパスワード新規作成のモード
では、例えば、端末装置１６０の画面上に上記図１０に
示したような画面５３１が表示され、上記図１２に示し
たような画面５３３上にて、情報管理者から「ＹＥＳ」
（依頼を認める）又は「ＮＯ」（依頼を認めない）が選
択され、それに応じた情報がディジタル複写機１１０の
ファイル部１２３に与えられると、ファイル部１２３
は、対象となっている情報検索依頼のパスワード（現在
文書の検索依頼を出しているユーザのパスワード）に対
して、新たなパスワードを発行し、それを端末装置１６
０に対して送信する。これを受けた端末装置１６０の画
面上には、図２４に示すような、新たなパスワードが発
行されたことを示す画面５４６が表示され、これにより
情報管理者は、その新たなパスワードを、情報検索依頼
元の操作資格を持つユーザへ口頭又は電子メール等の手
段で通達し、今後新しいパスワードを用いて操作をする
旨を連絡する。したがって、操作資格を持つユーザが、
次の情報検索依頼を新たなパスワードを用いて実行する
と、この情報検索依頼が端末装置１６０に転送され、端
末装置１６０にて依頼が認められると、ディジタル複写
機１１０にて再び新たなパスワードが発行され、これが
端末装置１６０に送付されることになる。すなわち、情
報検索毎に、新たなパスワードがディジタル複写機１１
０にて発行される。

【００５９】上述のようなパスワード新規作成のモード
を含んだ、情報検索方法１〜４による情報検索依頼にお
けるファイリングシステム１００の動作を、図２５〜図
２９のフローチャートに示す。

【００６０】［情報検索方法１による情報検索依頼の場
合：上記図２５参照］先ず、ディジタル複写機１１０側
のユーザは、操作部３０５のパスワード入力画面にて、
パスワード情報を入力する（ステップＳ１）。次に、ユ
ーザは、上記図６〜図７の各操作画面５０１〜５０４に
従って、所望する文書を検索するための各種条件の入力
を行う（ステップＳ２）。次に、ユーザは、上記図８の
文書選択の画面５０５により、所望する文書を選択する
（ステップＳ３）。上述のようにして、ディジタル複写
機１１０にて入力されたユーザのパスワード情報、及び
情報検索のための各種条件等の情報（キーワード）は、
情報検索依頼として端末装置１６０に送られる（ステッ
プＳ６０４）。

【００６１】端末装置１６０には上記図１０の画面５３
１が表示され、端末装置１６０側の情報管理者から上記
図１１の画面５３２によって正しいパスワードが入力さ
れると、端末装置１６０には上記図１２の画面５３３
（ステップＳ６０４にてディジタル複写機１１０から送
られてきた情報検索依頼の内容）が表示される（ステッ
プＳ６０５）。端末装置１６０側の情報管理者は、上記
の画面５３３を参照して、検索依頼を認めるか否かを判
断し、認める場合には「ＹＥＳ」を、認めない場合には
「ＮＯ」を選択する（ステップＳ６０６）。

【００６２】ステップＳ６０６にて「ＹＥＳ」（検索を
認める）が選択された場合、この旨が、端末装置１６０
からディジタル複写機１１０のファイル部１２３に通知
される（ステップＳ６０７）。ステップＳ６０７での通
知により、ファイル部１２３は、ステップＳ６０２及び
ステップＳ６０２にてユーザから入力された情報検索依
頼の内容をキーワードとして、それに従った文書検索を
実行すると共に、新たなパスワードを発行してこれを端
末装置１６０に通知する（ステップＳ６０８）。これに
より、端末装置１６０には上記図２４の画面５４６が表
示され、端末装置１６０側の情報管理者は、その画面５
４６に表示されている新たなパスワードを、情報検索依
頼元の操作資格を持つユーザへ口頭又は電子メール等の
手段で通達し、今後新しいパスワードを用いて操作をす
る旨を連絡する。そして、ファイル部１２３は、ステッ
プＳ６０８での文書検索の結果得られた文書を、プリン
タ部１１２によってプリントアウトする（ステップＳ６
０９）。その後、本処理終了となる。

【００６３】一方、ステップＳ６０６にて「ＮＯ」（検
索を認めない）が選択された場合、この旨が、端末装置
１６０からディジタル複写機１１０のファイル部１２３
に通知される（ステップＳ６１０）。ファイル部１２３
は、文書検索は行わずに、新たなパスワードを発行して
これを端末装置１６０に通知する（ステップＳ６１
１）。その後、ディジタル複写機１１０の操作部３０５
には、検索依頼が否認されたことを示す上記図１３の画
面５３４が表示される（ステップＳ６１２）。その後、
本処理終了となる。

【００６４】［情報検索方法２よる情報検索依頼の場
合：上記図２６及び図２７参照］先ず、ディジタル複写
機１１０側のユーザは、上記図９の検索シート１９０に
パスワード等の各種情報を記述する（ステップＳ７０
１）。次に、ユーザは、その検索シート１９０をディジ
タル複写機１１０のリーダ部１１１の原稿台に載せる
（ステップＳ７０２）。そして、ユーザは、操作部３０
５のスタートボタン（図示せず）を”ＯＮ”する（ステ
ップＳ７０３）。これにより、検索シート１９０に記述
された情報は、ディジタル複写機１１０内に読み込ま
れ、ファイル部１２３に転送される。ファイル部１２３
は、検索シート１９０上のシート判定部５１５〜５２０
により、入力されたシートが検索シート１９０であるか
否かを判別する（ステップＳ７０４）。

【００６５】ステップＳ７０４の判別の結果、検索シー
ト１９０であった場合、ファイル部１２３は、検索シー
ト１９０上の検索パスワード部５２２に正しいパスワー
ド情報（ＩＤ）が設定されていか否かを判別する（ステ
ップＳ７０７）。

【００６６】ステップＳ７０７の判別の結果、検索シー
ト１９０上のパスワードが正しい場合、ファイル部１２
３は、検索シート１９０上の情報を情報検索依頼とし
て、端末装置１６０に対して送信する（ステップＳ７０
９）。以降、上記図２５のステップＳ６０５〜ステップ
Ｓ６１２と同様の処理が実行されて、本処理終了とな
る。

【００６７】一方、ステップＳ７０４の判別の結果、検
索シート１９０でなかった場合、ファイル部１２３は、
入力されたシートはディスクへ保存する文書（原稿等）
であると認識し、その文書をＭＯドライブ１３０により
所定のディスクに書き込む（ステップＳ７０５）。そし
て、ファイル部１２３は、その文書に対する”文書名”
を書き込んで登録し、その結果を検索シート１９０とし
てプリンタ部１１２によって印刷出力する（ステップＳ
７０６）。その後、本処理終了となる。

【００６８】また、ステップＳ７０７の判別の結果、検
索シート１９０上のパスワードが正しくなかった場合、
ディジタル複写機１１０の操作部３０５には、その旨を
示すメッセージが表示される（ステップＳ７０８）。そ
の後、本処理終了となる。

【００６９】［情報検索方法３よる情報検索依頼の場
合：上記図２８及び図２９参照］先ず、Ｇ３ＦＡＸ１４
０側のユーザは、上記図９の検索シート１９０にパスワ
ード等の各種情報を記述して、それをディジタル複写機
１１０に対してＦＡＸ送信する。ディジタル複写機１１
０のＦＡＸ部１２１は、これを受信する（ステップＳ８
０１）。ＦＡＸ部１２１は、その受信したシート上のシ
ート判定部５１５〜５２０により、受信されたシートが
検索シート１９０であるか否かを判別する（ステップＳ
８０２）。

【００７０】ステップＳ８０２の判別の結果、検索シー
ト１９０であった場合、ＦＡＸ部１２１は、検索シート
１９０上の検索パスワード部５２２に正しいパスワード
情報（ＩＤ）が設定されていか否かを判別する（ステッ
プＳ８０３）。

【００７１】ステップＳ８０３の判別の結果、検索シー
ト１９０上のパスワードが正しくなかった場合、ＦＡＸ
部１２１は、通常のＦＡＸ受信として、その受信シート
をディジタル複写機１１０のプリンタ部１１２から出力
する（ステップＳ８２６）。その後、本処理終了とな
る。

【００７２】一方、ステップＳ８０３の判別の結果、検
索シート１９０上のパスワードが正しい場合、ＦＡＸ部
１２１は、検索シート１９０上の情報を情報検索依頼と
して、ファイル部１２３へ転送する（ステップＳ８０
４）。ファイル部１２３は、その情報検索依頼を端末装
置１６０に対して送信する（ステップＳ８０５）。

【００７３】端末装置１６０には、情報検索依頼が送信
されてきたことを示す上記図１０の画面５３１が表示さ
れ、端末装置１６０側の情報管理者から上記図１１の画
面５３２によって正しいパスワードが入力されると、端
末装置１６０には上記図１２の画面５３３（ステップＳ
８０５にてディジタル複写機１１０から送られてきた情
報検索依頼の内容）が表示される（ステップＳ８０
６）。端末装置１６０側の情報管理者は、上記の画面５
３３を参照して、検索依頼を認めるか否かを判断する
（ステップＳ８０７）。

【００７４】ステップＳ８０７の判断の結果、検索依頼
を認める場合、情報管理者は、上記図１４のＦＡＸ送信
書５３５を情報検索依頼の情報と共にディジタル複写機
１１０に対してＦＡＸ送信する。したがって、ディジタ
ル複写機１１０では、端末装置１６０からＦＡＸ送信さ
れてきた情報（情報検索依頼及びＦＡＸ送信書５３５の
情報）がＦＡＸ部１２１にて受信され、ファイル部１２
３に与えられる（ステップＳ８０８）。ファイル部１２
３は、情報検索依頼の内容をキーワードとして、それに
従った文書検索を実行すると共に、新たなパスワードを
発行してこれを端末装置１６０に通知する（ステップＳ
８０９）。これにより、上述したようにして、端末装置
１６０側の情報管理者は、新たなパスワードを、情報検
索依頼元の操作資格を持つユーザへ通知する。そして、
ファイル部１２３は、ステップＳ６０８での文書検索の
結果得られた文書を、情報検索依頼の情報及びＦＡＸ送
信書５３５の情報と共にＦＡＸ部１２１に転送する（ス
テップＳ８１１）。

【００７５】また、ステップＳ８０７の判断の結果、検
索依頼を認めない場合には、情報管理者は、上記図１５
のＦＡＸ送信書５３６を情報検索依頼の情報と共に、デ
ィジタル複写機１１０に対してＦＡＸ送信する。したが
って、ディジタル複写機１１０では、端末装置１６０か
らＦＡＸ送信されてきた情報（情報検索依頼の情報及び
ＦＡＸ送信書５３６の情報）がＦＡＸ部１２１にて受信
され、ファイル部１２３に与えられる（ステップＳ８１
２）。ファイル部１２３は、ＦＡＸ部１２１からのＦＡ
Ｘ送信書５３６の内容により、検索依頼が否認されたこ
とを認識し、情報検索は行わずに、新たなパスワードを
発行してこれを端末装置１６０に通知する（ステップＳ
８１３）。そして、ファイル部１２３は、検索依頼が否
認された旨の情報をＦＡＸ部１２１に与える（ステップ
Ｓ８１４）。

【００７６】ステップＳ８１１又はステップＳ８１４の
処理後、ＦＡＸ部１２１は、ステップＳ８１２で受信し
た情報検索依頼の内容（検索シート１９０の内容）に
て、返送先のＦＡＸ番号が設定されているか否か（ＦＡ
Ｘ返送先設定部５１３への記述があるか否か）を判別す
る（ステップＳ８１５）。

【００７７】ステップＳ８１５の判別の結果、返送先Ｆ
ＡＸ番号が設定されている場合、ＦＡＸ部１２１は、そ
の設定されているＦＡＸ番号を一旦記憶する（ステップ
Ｓ８１７）。また、ステップＳ８１５の判別の結果、返
送先ＦＡＸ番号が設定されていない場合、ＦＡＸ部１２
１は、ステップＳ８０１にて受信した検索シート１９０
の送信元のＦＡＸ番号（ここではＧ３ＦＡＸ１４０の番
号）を一旦記憶する（ステップＳ８１６）。

【００７８】ステップＳ８１６又はステップＳ８１７の
処理後、ＦＡＸ部１２１は、ステップＳ８１２で受信し
た情報検索依頼の内容（検索シート１９０の内容）に
て、返送時刻が設定されているか否か（ＦＡＸ返送時間
設定部５１４への記述があるか否か）を判別する（ステ
ップＳ８１８）。

【００７９】ステップＳ８１８の判別の結果、返送時刻
が設定されていた場合、ＦＡＸ部１２１は、その設定時
刻をダイヤル発信時刻として設定する（ステップＳ８２
０）。また、ステップＳ８１８の判別の結果、返送時刻
が設定されていない場合、ＦＡＸ部１２１は、現在時刻
をダイヤル発信時刻として設定する（ステップＳ８１
９）。

【００８０】ステップＳ８１９又はステップＳ８２０の
処理後、ダイヤル発信時刻になると、ＦＡＸ部１２１
は、対象情報検索依頼の情報のパスワード（対象検索シ
ート１９０に記述されているパスワード）が正しいか否
かを判別する（ステップＳ８２１）。

【００８１】ステップＳ８２１の判別の結果、パスワー
ドが正しくない場合、ＦＡＸ部１２１は、ステップＳ８
１６又はステップＳ８１７にて一旦記憶したＦＡＸ番号
をダイヤルし、そのダイヤル先に、パスワードが正しく
ないことを示す情報をＦＡＸ送信する（ステップＳ８２
５）。その後、本処理終了となる。

【００８２】また、ステップＳ８２１の判別の結果、パ
スワードが正しかった場合、ＦＡＸ部１２１は、ステッ
プＳ８１１又はステップＳ８１４にてファイル部１２３
から与えられた情報により、対象情報検索依頼に対して
検索文書を送信することが許可されているか否かを判別
する（ステップＳ８２２）。

【００８３】ステップＳ８２２の判別の結果、検索文書
を送信することが許可されている場合、ＦＡＸ部１２１
は、ステップＳ８１６又はステップＳ８１７にて一旦記
憶したＦＡＸ番号をダイヤルし、そのダイヤル先に、上
記図１４のＦＡＸ送信書５３５の情報と共に、検索文書
の情報（ステップＳ８１１にてファイル部１２３から与
えられた情報）をＦＡＸ送信する（ステップＳ８２
３）。その後、本処理終了となる。

【００８４】また、ステップＳ８２２の判別の結果、検
索文書を送信することが許可されていない場合、ＦＡＸ
部１２１は、ステップＳ８１６又はステップＳ８１７に
て一旦記憶したＦＡＸ番号をダイヤルし、そのダイヤル
先に、上記図１５のＦＡＸ送信書５３６のみの情報（ス
テップＳ８１４にてファイル部１２３から与えられた情
報）をＦＡＸ送信する（ステップＳ８２４）。その後、
本処理終了となる。

【００８５】尚、情報検索方法４（ＰＣからの情報検索
依頼）の場合については、上述した情報検索依頼１（デ
ィジタル複写機１１０の操作部３０５からの情報検索依
頼）と同様であるため、この詳細な説明は省略する。

【００８６】上述のように、本実施の形態では、ディジ
タル複写機１１０において、ユーザからの情報検索依頼
による検索処理の後で、新たなパスワードをランダムに
発行し、従来のパスワードを無効にし、新たなパスワー
ドを有効にする。そして、この新たなパスワードを、情
報検索依頼元のディジタル複写機１１０の操作資格者に
通知される。このように、情報検索を行うのに必要なパ
スワードが情報検索の度に変更されるように構成したこ
とにより、大量の情報が管理され、多岐にわたる情報検
索方法が可能なファイリングシステムであっても、不正
に情報が第三者に流出すること等を確実に防ぐことがで
き、情報管理の信頼性を高めることができる。

【００８７】尚、本発明の目的は、上述した実施の形態
のホスト及び端末の機能を実現するソフトウェアのプロ
グラムコードを記憶した記憶媒体を、システム或いは装
置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ
（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログ
ラムコードを読みだして実行することによっても、達成
されることは言うまでもない。この場合、記憶媒体から
読み出されたプログラムコード自体が本実施の形態の機
能を実現することとなり、そのプログラムコードを記憶
した記憶媒体は本発明を構成することとなる。プログラ
ムコードを供給するための記憶媒体としては、ＲＯＭ、
フロッピーディスク、ハードディスク、光ディスク、光
磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、
不揮発性のメモリカード等を用いることができる。ま
た、コンピュータが読みだしたプログラムコードを実行
することにより、本実施の形態の機能が実現されるだけ
でなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピ
ュータ上で稼動しているＯＳ等が実際の処理の一部又は
全部を行い、その処理によって本実施の形態の機能が実
現される場合も含まれることは言うまでもない。さら
に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コ
ンピュータに挿入された拡張機能ボードやコンピュータ
に接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込
まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その
機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなど
が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって
本実施の形態の機能が実現される場合も含まれることは
言うまでもない。

【００８８】

【発明の効果】以上説明したように本発明では、所定の
情報処理機能（情報検索機能等）が実行される度に、新
たなパスワードを発行し、次の情報処理機能実行の際に
は、その新たなパスワードを有効パスワードとして受け
付け、前回用いられたパスワードを無効とする。

【００８９】具体的には例えば、ファイリング機能、Ｏ
ＣＲ機能、ファックス機能、及びネットワーク機能が複
合されているディジタル複写機において、その操作部か
らの情報検索要求（情報検索依頼）、外部からのファッ
クスにより送られてきた情報検索のための検索シートに
よる情報検索要求、ネットワーク上のパーソナルコンピ
ュータからの情報検索要求といった、ユーザからパスワ
ードを用いて要求された情報検索の実行後、新たなパス
ワードをランダムに発行し、前回用いられたパスワード
を無効にする。この新たなパスワードは、ネットワーク
上の管理装置に送られて管理され、ディジタル複写機の
操作資格を有するユーザに通知される。したがって、情
報検索を依頼するユーザは、この新たなパスワードを用
いなければ、情報検索要求がディジタル複写機にて受け
付けられない。また、管理装置側の情報管理者が、ディ
ジタル複写機に対して入力された情報検索依頼の内容を
確認し、この確認結果（依頼を認めるか否認するか）に
従って、ディジタル複写機が情報検索を実行するように
してもよい。

【００９０】よって、本発明によれば、不正に情報が第
三者に流出すること等を確実に防ぐことができ、機密を
確実に保持できるため、情報管理の信頼性を高めること
ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を適用したファイリングシステムの構成
を示すブロック図である。

【図２】上記ファイリングシステムにおいて、ディジタ
ル複写機が備える画像入出力制御部の構成を示すブロッ
ク図である。

【図３】上記ディジタル複写機の断面図である。

【図４】上記ディジタル複写機のリーダ部の内部構成を
示すブロック図である。

【図５】上記ディジタル複写機のプリンタ部の内部構成
を示すブロック図である。

【図６】上記ディジタル複写機の操作部にて、ファイリ
ング機能させるための操作を説明するための図である。

【図７】上記ファイリング機能による情報検索のための
条件入力の操作を説明するための図である。

【図８】上記条件入力により検索された情報から所望す
る情報を選択する操作を説明するための図である。

【図９】上記情報検索の他の方法として、検索シートを
用いる場合の該検索シートを説明するための図である。

【図１０】上記情報検索の依頼が、情報検索依頼を管理
する端末装置に通知された状態を説明するための図であ
る。

【図１１】上記端末装置側の情報管理者がパスワードを
入力するための操作を説明するための図である。

【図１２】上記パスワードの入力により、上記情報検索
依頼の内容が表示された状態を説明するための図であ
る。

【図１３】上記情報検索依頼が上記情報管理者から否認
された場合の、上記ディジタル複写機に通知される情報
を説明するための図である。

【図１４】上記情報検索の他の方法として、ＦＡＸ送信
により情報検索を依頼する場合、上記情報管理者により
情報検索が認められたときに用いられるＦＡＸ送信書を
説明するための図である。

【図１５】上記情報検索の他の方法として、ＦＡＸ送信
により情報検索を依頼する場合、上記情報管理者により
情報検索が認められなかったときに用いられるＦＡＸ送
信書を説明するための図である。

【図１６】上記情報検索等に関する情報を、上記ディジ
タル複写機にて確認する場合の操作を説明するための図
である。

【図１７】上記確認内容の一例として、文書検索の記録
内容を説明するための図である。

【図１８】上記確認内容の一例として、スキャン、プリ
ント、スキャンジャム、プリントジャムの記録内容を説
明するための図である。

【図１９】上記確認内容の一例として、月毎のスキャン
件数の記録内容を説明するための図である。

【図２０】上記確認内容の一例として、月毎のスキャン
枚数の記録内容を説明するための図である。

【図２１】上記確認内容の一例として、サイズ毎のスキ
ャン枚数の記録内容を説明するための図である。

【図２２】上記確認内容の一例として、月毎のスキャン
ジャム件数の記録内容を説明するための図である。

【図２３】上記情報検索後、上記ディジタル複写機にて
新たなパスワードを発行するモードを設定するための操
作を説明するための図である。

【図２４】上記新たなパスワードが、上記情報検索依頼
を管理する端末装置へ通知された状態を説明するための
図である。

【図２５】上記新たなパスワードを発行するモードを含
んだ、上記操作部からの情報検索依頼による情報検索の
処理を説明するためのフローチャートである。

【図２６】上記新たなパスワードを発行するモードを含
んだ、上記検索シートからの情報検索依頼による情報検
索の処理を説明するためのフローチャート（ステップＳ
７０１〜Ｓ７０８）である。

【図２７】上記新たなパスワードを発行するモードを含
んだ、上記検索シートからの情報検索依頼による情報検
索の処理を説明するためのフローチャート（ステップＳ
６０５〜Ｓ６１２）である。

【図２８】上記新たなパスワードを発行するモードを含
んだ、上記ＦＡＸ送信からの情報検索依頼による情報検
索の処理を説明するためのフローチャート（ステップＳ
８０１〜Ｓ８１４、Ｓ８２６）である。

【図２９】上記新たなパスワードを発行するモードを含
んだ、上記ＦＡＸ送信からの情報検索依頼による情報検
索の処理を説明するためのフローチャート（ステップＳ
８１５〜Ｓ８２５）である。

【符号の説明】

１１０ディジタル複写機１１１リーダ部１１２プリンタ部１２０画像入出力制御部１２１ＦＡＸ部１２２ＯＣＲ部１２３ファイル部１２４コア部１２５フォーマッタ部１２６ネットワークＩ／Ｆ部１２７コンピュータＩ／Ｆ部１２８イメージメモリ部１３１ＭＯドライブ１３２ハードディスク１３５ＰＣ／ＷＳ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】有効パスワードを受け付け、それにより
所定の情報処理機能を実行する情報処理装置であって、上記情報処理機能の実行後、新たなパスワードを発行
し、その新たなパスワードを、次の上記情報処理機能の
実行のための有効パスワードとする手段を備えることを
特徴とする情報処理装置。
【請求項２】上記情報処理機能は、予め管理された複
数の文書ファイルの中から、上記有効パスワードを用い
て要求された文書ファイルを検索して出力する文書検索
機能を含むことを特徴とする請求項１記載の情報処理装
置。
【請求項３】上記有効パスワードを管理する管理手段
を備えることを特徴とする請求項１記載の情報処理装
置。
【請求項４】上記有効パスワードは、本装置上の操作
部から入力されたパスワード、ネットワークを介して送
信されてきたパスワード、及びファクシミリ送信により
送信されてきたパスワードの少なくとも何れかのパスワ
ードを含むことを特徴とする請求項１記載の情報処理装
置。
【請求項５】新たな情報処理機能を拡張することが可
能であることを特徴とする請求項１記載の情報処理装
置。
【請求項６】有効パスワードの入力によって所定の情
報処理機能を実行する情報処理装置と、上記有効パスワ
ードを管理する管理装置とが、ネットワーク上に接続さ
れてなるネットワークシステムであって、上記情報処理装置は、上記情報処理機能の実行後、新た
なパスワードを発行し、それを上記管理装置へ送付する
手段を含み、上記管理装置は、上記情報処理装置からの新たなパスワ
ードを有効パスワードとして管理する手段を含むことを
特徴とするネットワークシステム。
【請求項７】上記管理装置は、上記有効パスワードを
用いた上記情報処理機能の実行要求の内容を確認するた
めの手段を備えることを特徴とする請求項６記載のネッ
トワークシステム。
【請求項８】上記情報処理機能は、予め管理された複
数の文書ファイルの中から、上記有効パスワードを用い
て要求された文書ファイルを検索して出力する文書検索
機能を含むことを特徴とする請求項６記載のネットワー
クシステム。
【請求項９】上記有効パスワードは、上記情報処理装
置上の操作部から入力されたパスワード、上記ネットワ
ーク上の他の端末装置から送信されてきたパスワード、
及びファクシミリ送信により送信されてきたパスワード
の少なくとも何れかのパスワードを含むことを特徴とす
る請求項６記載のネットワークシステム。
【請求項１０】上記情報処理装置は、新たな情報処理
機能を拡張することが可能な複合装置を含むことを特徴
とする請求項６記載のネットワークシステム。
【請求項１１】ユーザからのパスワードを用いた検索
要求に基づいて、予め管理された複数の情報から該当す
る情報を検索するために用いられる情報管理方法であっ
て、上記検索要求に用いられたパスワードが有効パスワード
である場合に、上記情報の検索を実行する検索ステップ
と、上記検索ステップにより得られた情報を、上記検索要求
元に対して出力する出力ステップと、上記検索ステップの処理後、新たなパスワードをランダ
ムに発行する発行する発行ステップと、上記発行ステップにより発行された新たなパスワードを
有効パスワードとして管理する管理ステップとを含むこ
とを特徴とする情報管理方法。
【請求項１２】上記管理ステップは、上記検索要求の
内容を確認する確認ステップを含み、上記出力ステップは、上記確認ステップの確認結果に基
づいて、上記情報の出力を実行することを特徴とする請
求項１１記載の情報管理方法。
【請求項１３】請求項１１又は１２に記載の情報管理
方法の処理ステップを、コンピュータが読み出し可能に
格納したことを特徴とする記憶媒体。