JP2000222396A

JP2000222396A - 文書管理システム

Info

Publication number: JP2000222396A
Application number: JP11026561A
Authority: JP
Inventors: Osamu Nakayama; 道中山
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1999-02-03
Filing date: 1999-02-03
Publication date: 2000-08-11

Abstract

(57)【要約】【課題】本発明は、文書管理システムに関し、処理さ
れる文書データと同一データの蓄積管理を分担すること
により、１つの装置に必要な蓄積容量を削減するととも
に、文書データを迅速かつ容易に検索利用できるように
して、コストの削減および利用性の向上を図ることを目
的とする。【解決手段】複写機１１、ファクシミリ装置１２、プ
リンタ装置１４およびＰＣ１４ａ〜１４ｎと共にサーバ
装置１５をネットワークに接続した文書管理システム１
０において、サーバ装置１５は、複写機１１等が出力処
理する文書データと同一のデータを、その文書データを
処理したユーザのユーザＩＤが対応付けされているＰＣ
１４ａ〜１４ｎのいずれかに処理日時等の特定情報と共
に送出し、そのＰＣが検索読出可能に蓄積管理する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理システム
に関し、詳しくは、データ処理装置で処理される文書デ
ータと同一のデータを端末装置に振り分けて蓄積管理さ
せるものに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、重要であるために保管する文
書（画像や文字が表示された文書）や、将来使用する可
能性のある文書などの書類は、紙の状態のままファイル
されて書棚等に整理されていた。

【０００３】近年、データ処理技術の高度化・高速化と
共に、データを記憶・蓄積する記憶手段の低価格化に伴
って、保管する必要のある文書は、スキャナ装置により
読み取らせて大容量記憶装置に蓄積させておく、所謂、
ファイリング装置が出現している。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来のファイリング装置は、いずれにしてもスキャ
ナ装置により原稿を読み取らせる必要があってその作業
は煩雑であるという問題があった。

【０００５】この問題を解消すべく、本発明者は、鋭意
検討・研究を進めることにより、ファイリング装置に保
管する文書は、会議に使用するために複写機によりコピ
ーした書類であったり、ファクシミリ装置などにより取
引先に送信した書類であったり、プリンタ装置に記録出
力させた書類であるなどすることから、保管する文書が
１回以上電気信号に変換処理されることを利用して、そ
の電子化データ（文書データ）と同一のデータをサーバ
装置に転送して大容量記憶装置に蓄積管理させる文書管
理システムを発明した。

【０００６】しかし、サーバ装置が蓄積管理する文書デ
ータは、種々のフォーマットのドキュメントとして存在
するとともに、処理日時情報やユーザ情報などの特定情
報を添付されるなどして、そのデータ量は膨大なものと
なる。このため、サーバ装置の大容量記憶装置は、必要
な蓄積容量を見積もって設計することになるが、膨大な
データを蓄積可能に準備しなければならない一方、蓄積
管理するデータを検索するにしても膨大なデータの中か
ら所望のデータを抽出するためにその処理に要する時間
が長くなる。

【０００７】ここで、今日の記憶手段においては、個人
ユーザも入手可能にＣＤ−Ｒなどのような書込み可能で
安価な大容量メディアも普及しつつあり、またＤＶＤ−
ＲＷも同様に普及することが見込まれている。

【０００８】そこで、本発明は、処理される文書データ
と同一データの蓄積管理を分担することにより、１つの
装置に必要な蓄積容量を削減するとともに、文書データ
を迅速かつ容易に検索利用できるようにして、コストの
削減および利用性の向上を図ることを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記目的達成のため、請
求項１に記載の発明は、画像と文字の一方または双方の
データからなる文書データを出力処理するデータ処理装
置と、該データ処理装置により処理された文書データを
蓄積管理するサーバ装置と、文書データを利用する複数
の端末装置と、を備えて、少なくともサーバ装置および
端末装置をネットワークを介して接続し、蓄積管理する
文書データをサーバ装置自身または端末装置で検索出力
する文書管理システムであって、端末装置に文書データ
を蓄積保持する記憶手段を設け、サーバ装置に加えて、
あるいはサーバ装置に代わって、端末装置がデータ処理
装置により処理された文書データを分担して蓄積管理す
ることを特徴とするものである。なお、データ処理装置
の出力処理としては、例えば、複写、プリントアウトあ
るいはデータ伝送などをいう。

【００１０】この請求項１に記載の発明では、データ処
理装置により出力（例えば、複写機能により記録出力）
される文書データの蓄積管理が複数の端末装置に、ある
いは複数の端末装置およびサーバ装置に分担される。こ
のため、文書データは端末装置のいずれかに蓄積管理さ
れる。したがって、文書データのすべて、あるいは一部
を端末装置のいずれかに送出して蓄積管理する場合に
は、サーバ装置に必要な蓄積容量が低減され、その文書
データは端末装置で検索読出することができる。

【００１１】請求項２に記載の発明は、請求項１に記載
の発明の構成に加え、前記サーバ装置は、データ処理装
置により処理された文書データの性格に応じて、該性格
に対応する端末装置に該文書データを振り分けて送出し
蓄積管理させることを特徴とするものである。

【００１２】この請求項２に記載の発明では、文書デー
タは、その性格（処理したユーザ、内容、秘密、公開な
ど）に応じて対応付けされている端末装置に送出されて
蓄積管理される。したがって、文書データはその性格毎
に対応する端末装置で蓄積管理され検索読出することが
できる。

【００１３】請求項３に記載の発明は、請求項２に記載
の発明の構成に加え、前記サーバ装置は、データ処理装
置により文書データを処理したユーザの利用する端末装
置に該文書データを送出し蓄積管理させることを特徴と
するものである。

【００１４】この請求項３に記載の発明では、文書デー
タは、処理したユーザの利用する端末装置に送出されて
蓄積管理される。したがって、文書データはユーザが利
用する端末装置で蓄積管理され検索読出することができ
る。

【００１５】請求項４に記載の発明は、請求項２に記載
の発明の構成に加え、前記サーバ装置は、データ処理装
置により処理された文書データの内容に応じて、該内容
に対応する端末装置に該文書データを送出し蓄積管理さ
せることを特徴とするものである。

【００１６】この請求項４に記載の発明では、文書デー
タは、その内容（技術報告や営業報告などの種別等）に
応じて対応付けされている端末装置に送出されて蓄積管
理される。したがって、文書データはその文書の必要な
部門に配置されている端末装置で蓄積管理され検索読出
することができる。

【００１７】請求項５に記載の発明は、請求項２に記載
の発明の構成に加え、前記サーバ装置は、データ処理装
置により処理された文書データの依頼元に応じて、該依
頼元に対応する端末装置に該文書データを送出し蓄積管
理させることを特徴とするものである。

【００１８】この請求項５に記載の発明では、文書デー
タは、その依頼元（経理部門や営業部門などの業務部門
等）に応じて対応付けされている端末装置に送出されて
蓄積管理される。したがって、文書データはその文書処
理の依頼元に配置されている端末装置で蓄積管理され検
索読出することができる。

【００１９】請求項６に記載の発明は、請求項２に記載
の発明の構成に加え、前記サーバ装置は、蓄積管理する
文書データを端末装置から検索指定されたとき、該端末
装置に指定された文書データを送出し蓄積管理させるこ
とを特徴とするものである。

【００２０】この請求項６に記載の発明では、文書デー
タは、端末装置から検索指定して利用されたときに、そ
の端末装置に送出されて蓄積管理される。したがって、
文書データはその文書が必要なユーザが利用する端末装
置で蓄積管理され検索読出することができる。

【００２１】請求項７に記載の発明は、請求項２に記載
の発明の構成に加え、前記サーバ装置は、データ処理装
置により処理された文書データを検索する検索式を予め
端末装置毎に登録しておき、該検索式により検索された
文書データを対応する端末装置に送出し蓄積管理させる
ことを特徴とするものである。

【００２２】この請求項７に記載の発明では、文書デー
タは、検索抽出された検索式を対応付けされている端末
装置に送出されて蓄積管理される。したがって、文書デ
ータはその文書内容の必要な部門に配置されている端末
装置で蓄積管理され検索読出することができる。

【００２３】請求項８に記載の発明は、請求項１から７
のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記端末装置
は、予め設定する識別情報を取得できたときに、記憶手
段に蓄積管理する文書データの検索読出を許可すること
を特徴とするものである。

【００２４】この請求項８に記載の発明では、予め設定
されている識別情報に一致する識別情報を取得したとき
に蓄積管理する文書データの検索読出を実行する。した
がって、一致する識別情報を入力するなどしない限り、
文書データを利用することができない。

【００２５】請求項９に記載の発明は、請求項８に記載
の発明の構成に加え、前記端末装置は、識別情報とし
て、ユーザ情報を予め設定することを特徴とするもので
ある。

【００２６】この請求項９に記載の発明では、予め文書
データの検索利用を許可するユーザ情報（ユーザＩＤな
ど）を設定することができる。したがって、端末装置毎
に、文書データの検索命令があったときに、その検索読
出を許可するユーザを制限することができる。

【００２７】請求項１０に記載の発明は、請求項８に記
載の発明の構成に加え、前記端末装置は、識別情報とし
て、記憶手段に設定されているシステム情報を予め設定
することを特徴とするものである。

【００２８】この請求項１０に記載の発明では、予め文
書データの検索利用を許可するシステム情報を設定する
ことができる。したがって、端末装置毎に、文書データ
の検索命令があったときに、接続あるいはセットされた
記憶手段や記憶媒体などのシステム情報が一致しない場
合には文書データの検索読出を制限することができる。

【００２９】請求項１１に記載の発明は、請求項１から
１０のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記サーバ
装置は、予め設定された時期に、データ処理装置により
処理された文書データを対応する端末装置に送出し蓄積
管理させることを特徴とするものである。

【００３０】この請求項１１に記載の発明では、文書デ
ータは、予め設定された時期に、端末装置に送出され
る。したがって、文書データの送出処理がネットワーク
にとって過負荷とならないような時期を予め設定するこ
とができる。

【００３１】請求項１２に記載の発明は、請求項１から
１１のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記サーバ
装置は、データ処理装置により処理された文書データの
端末装置への送出がネットワークにとって過負荷となる
とき、該文書データの送出する時期を自動変更すること
を特徴とするものである。

【００３２】この請求項１２に記載の発明では、文書デ
ータの送出はネットワークにとって過負荷であると判断
したときには、その送出時期が当初の設定時期から自動
変更される。したがって、文書データの送出処理が過負
荷となることが回避される。

【００３３】請求項１３に記載の発明は、請求項１２に
記載の発明の構成に加え、前記サーバ装置は、文書デー
タの送出がネットワークの過負荷となるときに自動変更
する該文書データの送出する時期を予め設定することを
特徴とするものである。

【００３４】この請求項１３に記載の発明では、文書デ
ータの送出はネットワークにとって過負荷であると判断
したときには、その送出時期が他の設定時期に自動変更
される。したがって、文書データの送出処理が再度過負
荷となることが回避される。

【００３５】請求項１４に記載の発明は、請求項１２ま
たは１３に記載の発明の構成に加え、前記サーバ装置
は、文書データの送出がネットワークの過負荷となるか
否かを判断するしきい値を任意の値に予め設定すること
を特徴とするものである。

【００３６】この請求項１４に記載の発明では、文書デ
ータの送出処理をネットワークにとって過負荷であると
判断するしきい値を任意に設定することができる。した
がって、装置能力を考慮して例えば、他の処理に影響の
ない程度の負荷を超えたときに過負荷とすることができ
る。

【００３７】

【発明の実施の形態】以下、本発明を図面に基づいて説
明する。

【００３８】図１は本発明に係る文書管理システムの一
実施形態を示す図であり、後述する請求項１〜１４に記
載の発明に係る第１〜第７実施形態を実施するシステム
構成を示すものである。

【００３９】図１において、文書管理システム１０は、
画像と文字の一方または双方のデータからなる文書デー
タを出力処理するデータ処理装置として、例えば、ユー
ザの事業所内のイントラネット１００上にデータのやり
取りを可能に連結されている複写機１１、ファクシミリ
装置１２、プリンタ装置１３および複数台のパーソナル
コンピュータ（ＰＣ）１４ａ〜１４ｎ（ｎ：ＰＣの接続
数）と共に、ドキュメントサーバ装置１５をそのイント
ラネット１００に接続して構築されており、文書管理シ
ステム１０は、ユーザが取り扱う文書データをバックア
ップするシステムとして機能して、そのユーザの必要に
応じてその文書データを再利用可能に出力するように構
築されている。

【００４０】複写機１１は、セットされた原稿から画像
データを読み取って記録紙に記録出力する。ファクシミ
リ装置１２はセットされた原稿から画像データを読み取
って相手先にファクシミリ送信（出力）するとともに相
手先からファクシミリ受信した画像データを記録紙に記
録出力する。プリンタ装置１３はＰＣ１４ａ〜１４ｎか
ら画像データや文字データ（コード）のプリントデータ
を受け取ってビットマップ展開し記録紙に記録出力す
る。ＰＣ１４ａ〜１４ｎは端末装置として利用されてハ
ードディスク内にインストールしたアプリケーションプ
ログラムにより文章や画像を作成・加工してその画像デ
ータや文字データを記憶保持すると共にプリントアウト
させるためにプリンタ装置１３に送出（出力）する。な
お、ＰＣ１４ａ〜１４ｎはＣＤ−Ｒ（compact disc−re
cordable）をセットするドライブ装置１６ａ〜１６ｎを
内蔵あるいは外付けされて画像データや文字データの文
書データなどをＣＤ−Ｒに書き込んで記憶保持（蓄積）
することができるようになっている。すなわち、ドライ
ブ装置１６ａ〜１６ｎが記憶手段を構成する。

【００４１】サーバ装置１５は、ＰＣにより構成して、
複写機１１、ファクシミリ装置１２、プリンタ装置１３
およびＰＣ１４ａ〜１４ｎとの間でイントラネット１０
０を介してデータのやり取りをし、これら装置１１〜１
４が出力処理する文書データと同一のデータを取得して
蓄積管理する文書データとするようになっており、複写
機１１、ファクシミリ装置１２およびプリンタ装置１３
は出力処理するデータを処理日時等の特定情報を添付し
てサーバ装置１５に送出するように構成されている。な
お、プリンタ装置１３が出力処理するデータはＰＣ１４
ａ〜１４ｎから直接受け取るように構成してもよい。

【００４２】これら複写機１１、ファクシミリ装置１
２、プリンタ装置１３、ＰＣ１４ａ〜１４ｎおよびサー
バ装置１５は、それぞれＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を搭
載して、ＣＰＵ（中央処理装置）がＲＯＭ（記憶媒体）
またはハードディスク装置内から読み出した制御プログ
ラムに従って装置各部の駆動条件や管理データ等の各種
情報と共に動作する上で必要なデータをＲＡＭ内に記憶
して装置各部を統括制御することにより、備える公知の
各種機能を動作させるとともに本発明の各種処理を実行
する。

【００４３】次に、本発明に係る文書管理システムの第
１実施形態を説明する。なお、本実施形態は、請求項１
〜３に記載の発明に対応する。

【００４４】図１において、複写機１１、ファクシミリ
装置１２、プリンタ装置１３は、文書データを処理する
際に、ユーザＩＤ（ユーザ情報）を特定情報として取得
しサーバ装置１５に送出する文書データに処理日時など
と共に添付するが、複写機１１は所属部署や個人に対応
するユーザＩＤ（ユーザ名でもよい）の入力あるいはセ
ットされたＩＤカードからの読出によりユーザＩＤを取
得し、ファクシミリ装置１２は送信元情報として送受さ
れる部署名（設置場所）に対応するユーザＩＤを不揮発
ＲＡＭ内または受信ファクシミリデータから取得し、プ
リンタ装置１３は文書データと共にＰＣ１４ａ〜１４ｎ
でその文書データを作成したユーザのユーザＩＤを取得
する。なお、ユーザが入力しないときのように、ユーザ
ＩＤを取得することができなかった場合には、装置毎の
システムＩＤを不揮発ＲＡＭ内から読み出してユーザＩ
Ｄとして使用する。また、文書データの特定情報として
は、ユーザ情報に限らず、複写部数や拡大縮小率などの
処理条件、ファクシミリ通信する電話番号などであって
もよく、文書データを特定するのに役立つものであれば
どのようなものであってもよい。

【００４５】そして、サーバ装置１５は、文書データに
添付されるユーザＩＤ毎に対応するＰＣ１４ａ〜１４ｎ
のネットワークアドレスを変更可能に設定されており、
複写機１１、ファクシミリ装置１２、プリンタ装置１３
から出力処理する文書データとその特定情報をイントラ
ネット１００を介して受け取って内蔵するハードディス
ク装置内にユーザＩＤ毎に対応付けして一時記憶した後
に、文書データに添付されているユーザＩＤを確認して
対応するＰＣ１４ａ〜１４ｎに送出する。また、サーバ
装置１５は、ユーザＩＤを取得することができなかった
文書データの場合には、装置毎のシステムＩＤをユーザ
ＩＤとしてハードディスク装置内に蓄積管理する。な
お、ユーザＩＤを取得することができなかった文書デー
タも、その装置の管理者が使用するＰＣ１４ａ〜１４ｎ
に送出するようにしてもよい。

【００４６】ＰＣ１４ａ〜１４ｎは、サーバ装置１５か
ら送られてきた文書データを同様に、ドライブ装置１６
ａ〜１６ｎによりユーザＩＤ毎に処理日時などの特定情
報と共に文書データを対応付けしてＣＤ−Ｒ内に書き込
んで蓄積管理し、ユーザによる要求に応じて蓄積管理す
る文書データの一部（例えば、先頭ページのサムネイル
画像）や特定情報を読み出して選択可能に不図示のディ
スプレイにカレンダ表示形式で表示出力した後に、ユー
ザの選択指示に従って文書データを読み出してディスプ
レイに表示出力したり、プリンタ装置１３に転送して記
録出力などさせることができる。なお、サーバ装置１５
も同様にハードディスク装置内に蓄積管理する文書デー
タをディスプレイまたはプリンタ装置１３に出力して表
示出力または記録出力することができる。

【００４７】したがって、複写機１１、ファクシミリ装
置１２、プリンタ装置１３で出力処理される文書データ
をユーザＩＤ毎に対応付けられているＰＣ１４ａ〜１４
ｎに分担して（振り分けて）蓄積管理させることがで
き、その文書データはユーザＩＤに応じたＰＣ１４ａ〜
１４ｎで容易に検索読出し再利用することができる。

【００４８】このように本実施形態においては、文書デ
ータの蓄積管理をＰＣ１４ａ〜１４ｎに分担して、サー
バ装置１５に必要なハードディスク装置の蓄積容量を低
減するとともに、文書データをユーザが利用するＰＣ１
４ａ〜１４ｎで検索読出することができる。したがっ
て、文書データのバックアップを低コストに実現するこ
とができると共にバックアップした文書データの利用性
を向上させることができる。

【００４９】次に、本発明に係る文書管理システムの第
２実施形態を説明する。なお、本実施形態は、請求項
１、２、４に記載の発明に対応する。

【００５０】図１において、サーバ装置１５は、画像デ
ータを文字データに変換するＯＣＲ処理機能を備えてお
り、複写機１１、ファクシミリ装置１２、プリンタ装置
１３から受け取った文字の画像データは文字データに変
換して、また、文字データはそのままとして、文書デー
タ内に含まれるキーワードを抽出し文書データの内容を
特定情報としたり、プリンタ装置１３から受け取った文
書データのタイトルを特定情報として、その文書データ
に添付する。

【００５１】このサーバ装置１５は、文書データに添付
されるキーワード（内容）に対応するようにＰＣ１４ａ
〜１４ｎのネットワークアドレスを変更可能に設定され
ており、複写機１１、ファクシミリ装置１２、プリンタ
装置１３から出力処理する文書データと特定情報をイン
トラネット１００を介して受け取ってハードディスク装
置内に一時記憶した後に、ＯＣＲ処理して抽出したキー
ワードを文書データに特定情報として対応付けして記憶
（添付）するとともに、そのキーワードを確認して対応
するＰＣ１４ａ〜１４ｎに送出する。また、このサーバ
装置１５は、文書データの内容を表すキーワードを抽出
することができなかった文書データの場合には、内容不
明の文書データとしてハードディスク装置内に蓄積管理
する。

【００５２】具体的には、サーバ装置１５は、例えば、
文書データが特定分野の技術報告書の場合には、該当分
野のキーワードが多く含まれ、また、そのキーワードが
タイトルになって特定情報として添付されるので、その
文書データは開発部門に配置されているＰＣ１４ａ〜１
４ｎのいずれかに送出することになる。また、文書デー
タが特定のテーマに関わる報告書の場合に、キーワード
として該テーマ番号を取得することができるので、文書
データはそのテーマを担当している部署に配置されてい
るＰＣ１４ａ〜１４ｎのいずれかに送出することにな
る。

【００５３】したがって、複写機１１、ファクシミリ装
置１２、プリンタ装置１３で出力処理される文書データ
を内容毎に対応付けられているＰＣ１４ａ〜１４ｎに分
担して蓄積管理させることができ、その文書データは内
容に応じたＰＣ１４ａ〜１４ｎで容易に検索読出し再利
用することができる。

【００５４】このように本実施形態においては、上述実
施形態による作用効果に加えて、文書データをその内容
に応じたＰＣ１４ａ〜１４ｎに蓄積管理させることがで
き、ユーザの職務に応じた内容の文書データをそのユー
ザが利用するＰＣ１４ａ〜１４ｎに蓄積管理させ容易に
検索読出して再利用することができる。

【００５５】次に、本発明に係る文書管理システムの第
３実施形態を説明する。なお、本実施形態は、請求項
１、２、４、７に記載の発明に対応する。

【００５６】図１において、サーバ装置１５は、上述第
２実施形態の構成に加えて、指定する複数のキーワード
を含むか否かを確認する所謂、検索式（キーワードをカ
ッコで括って「かつ」や「または」で連結して、一致す
るもの検索する式）の１つまたは２つ以上をＰＣ１４ａ
〜１４ｎのアドレスに対応付けして変更可能に設定され
ており、複写機１１、ファクシミリ装置１２、プリンタ
装置１３から受け取って抽出したキーワードを特定情報
を対応付けするハードディスク装置内の文書データが、
設定されている検索式で検索抽出される内容であるか否
か確認して、検索された文書データはその検索式に対応
付けされているＰＣ１４ａ〜１４ｎに送出する。また、
このサーバ装置１５は、検索されなかった文書データは
内容不明の文書データとしてハードディスク装置内に蓄
積管理する。

【００５７】したがって、複写機１１、ファクシミリ装
置１２、プリンタ装置１３で出力処理される文書データ
を内容毎に対応付けられているＰＣ１４ａ〜１４ｎに最
適に分担して蓄積管理させることができ、その文書デー
タは内容に応じたＰＣ１４ａ〜１４ｎで容易に検索読出
し再利用することができる。

【００５８】このように本実施形態においては、上述実
施形態による作用効果に加えて、文書データをその内容
に最適なＰＣ１４ａ〜１４ｎに蓄積管理させることがで
きる。したがって、複写機１１、ファクシミリ装置１
２、プリンタ装置１３で出力処理される文書データの内
容が同一の分野、例えば、同一技術分野などであって
も、それを更に細分化して、その内容毎に対応付けられ
ているＰＣ１４ａ〜１４ｎに分担して蓄積管理させるこ
とができ、その文書データは内容に応じたＰＣ１４ａ〜
１４ｎで容易に検索読出し再利用することができる。

【００５９】次に、本発明に係る文書管理システムの第
４実施形態を説明する。なお、本実施形態は、請求項
１、２、４、５に記載の発明に対応する。

【００６０】図１において、プリンタ装置１３は、文書
データを処理する際に、文書データのプリントアウトを
依頼をする依頼元ＰＣからＰＣ１４ａ〜１４ｎ毎に割り
振られたナンバリングなどのシステムＩＤ（システム情
報）を特定情報として取得して文書データに処理日時と
共に添付しサーバ装置１５に送出する。なお、ファクシ
ミリ装置１２がＰＣ１４ａ〜１４ｎで作成した文書デー
タなどを中継して公衆回線を介するファクシミリ伝送を
するように構成されている場合には（所謂、ＦＡＸＰＣ
対応）、そのファクシミリ装置１２もプリンタ装置１３
と同様に構成して機能させるようにしてもよい。

【００６１】そして、サーバ装置１５は、文書データに
添付されているシステムＩＤに対応するＰＣ１４ａ〜１
４ｎのネットワークアドレスを変更可能に設定されてお
り、プリンタ装置１３から出力処理する文書データをシ
ステムＩＤなどの特定情報と共にイントラネット１００
を介して受け取ってハードディスク装置内にそのシステ
ムＩＤ毎に文書データを一時記憶した後に、文書データ
に添付されているシステムＩＤを確認して対応するＰＣ
１４ａ〜１４ｎに送出する。なお、システムＩＤとして
は、ネットワークアドレスを直接用いてもよいことはい
うまでもない。

【００６２】したがって、プリンタ装置１３に文書デー
タのプリントを依頼した部署に配置されているＰＣ１４
ａ〜１４ｎで分担して文書データを蓄積管理させること
ができる。また、システムＩＤに対応するネットワーク
アドレスを異なるＰＣのものとすることにより、同一部
署内の複数のＰＣからプリントアウトを依頼する文書デ
ータを１つのＰＣに蓄積管理させることもできる。

【００６３】このように本実施形態においては、上述実
施形態による作用効果に加えて、プリンタ装置１３でプ
リントアウトする文書データは、その依頼をした経理部
門や営業部門などの業務毎などの部署(依頼元)内に配置
されているＰＣに返送して蓄積管理することができ、容
易に検索読出して再利用することができる。

【００６４】次に、本発明に係る文書管理システムの第
５実施形態を説明する。なお、本実施形態は、請求項
１、２、６に記載の発明に対応する。

【００６５】図１において、サーバ装置１５は、上述実
施形態で、例えば、ユーザＩＤの取得や予め設定されて
いるキーワードを抽出することができずに文書データの
送出先を判断することができないために、ハードディス
ク装置内に蓄積管理した文書データをＰＣ１４ａ〜１４
ｎからも検索可能に構成されており、ＰＣ１４ａ〜１４
ｎからの要求に応じて、ハードディスク装置内に蓄積管
理する文書データを選択可能にカレンダ形式で表示する
データを返送し、この後の選択指示に従って文書データ
を読み出して返送することにより、そのＰＣ１４ａ〜１
４ｎでの表示出力や記録出力などによる再利用を可能に
している。

【００６６】このとき、サーバ装置１５は、ハードディ
スク装置内に蓄積管理する文書データの検索要求の手順
中に、その要求をするユーザのユーザＩＤまたはその操
作をするＰＣのシステムＩＤを取得するようになってお
り、その取得したユーザＩＤまたはシステムＩＤに対応
させて予め設定されているネットワークアドレスのＰＣ
１４ａ〜１４ｎのいずれかに選択指示された文書データ
を送出するようになっている。なお、サーバ装置１５が
ユーザＩＤやシステムＩＤに対応するネットワークアド
レスを確認することなく、選択指示により返送されてき
た文書データをＰＣ１４ａ〜１４ｎがそのまま蓄積管理
するようにしてもよい。また、サーバ装置１５は、ＰＣ
１４ａ〜１４ｎに返送した文書データをユーザの指示に
従って、または指示を確認することなくハードディスク
装置内から消去するようにしてもよい。

【００６７】したがって、サーバ装置１５に蓄積管理さ
れている文書データは、ＰＣ１４ａ〜１４ｎで検索要求
されたときに、ＰＣ１４ａ〜１４ｎに送出して蓄積管理
させることができる。

【００６８】このように本実施形態においては、上述実
施形態による作用効果に加えて、送出先不明のためにサ
ーバ装置１５に蓄積管理されている文書データであって
も、その文書データが必要なユーザの利用するＰＣ１４
ａ〜１４ｎに送出して蓄積管理することができ、そのＰ
Ｃ１４ａ〜１４ｎで繰り返し検索読出して再利用するこ
とができる。

【００６９】次に、本発明に係る文書管理システムの第
６実施形態を説明する。なお、本実施形態は、請求項
１、２、８、９に記載の発明に対応する。

【００７０】図１において、ＰＣ１４ａ〜１４ｎは、ユ
ーザＩＤ（識別情報）が予め付加（設定）されているＣ
Ｄ−Ｒまたはドライブ装置１６ａ〜１６ｎをセットまた
は接続されたときに正常に機能するようになっており、
ＣＤ−Ｒまたはドライブ装置１６ａ〜１６ｎから取得し
たユーザＩＤが入力されたときにのみ、内部に蓄積管理
する文書データの検索読出を実行するようになってい
る。

【００７１】したがって、設定されているユーザＩＤと
一致するものを入力しない限り、蓄積管理する文書デー
タを利用することができない。

【００７２】このように本実施形態においては、上述実
施形態の作用効果に加えて、持ち運び可能なＣＤ−Ｒま
たはドライブ装置１６ａ〜１６ｎであっても、ユーザＩ
Ｄを設定しておくことにより、文書データの検索命令を
拒否することができ、蓄積管理する文書データの再利用
を制限することができる。したがって、他人に文書デー
タを自由に参照されて利用されることを回避することが
でき、文書データのセキュリティを確保することができ
る。

【００７３】次に、本発明に係る文書管理システムの第
７実施形態を説明する。なお、本実施形態は、請求項
１、２、８、１０に記載の発明に対応する。

【００７４】図１において、ＰＣ１４ａ〜１４ｎは、予
め設定されているシステムＩＤ（識別情報）と一致する
システムＩＤが予め付加されているＣＤ−Ｒまたはドラ
イブ装置１６ａ〜１６ｎをセットまたは接続されたとき
に正常に機能するようになっており、ＣＤ−Ｒまたはド
ライブ装置１６ａ〜１６ｎから取得したシステムＩＤが
設定されているシステムＩＤと一致したときにのみ、内
部に蓄積管理する文書データの検索読出を実行するよう
になっている。

【００７５】したがって、システムＩＤの一致するＰＣ
にドライブ装置１６ａ〜１６ｎを接続したり、またはＣ
Ｄ−Ｒをセットしない限り、蓄積管理する文書データを
利用することができない。

【００７６】このように本実施形態においては、上述実
施形態の作用効果に加えて、持ち運び可能なＣＤ−Ｒま
たはドライブ装置１６ａ〜１６ｎであっても、システム
ＩＤを設定しておくことにより、本来のＰＣ以外での文
書データの検索命令を拒否することができ、蓄積管理す
る文書データの再利用を制限することができる。したが
って、他人に文書データを自由に参照されて利用される
ことを回避することができ、文書データのセキュリティ
を確保することができる。

【００７７】次に、本発明に係る文書管理システムの第
８実施形態を説明する。なお、本実施形態は、請求項１
〜１１に記載の発明に対応する。

【００７８】図１において、サーバ装置１５は、上述実
施形態の構成に加えて、複写機１１、ファクシミリ装置
１２、プリンタ装置１３からイントラネット１００を介
して受け取ってハードディスク装置内に一時記憶する文
書データをＰＣ１４ａ〜１４ｎに送出する時期を予め変
更可能に設定されており、例えば、勤務時間中に受け取
った文書データはハードディスク装置内に記憶保持し
て、夜間にＰＣ１４ａ〜１４ｎへの送出を実行するよう
に設定することができる。

【００７９】したがって、文書データの送出処理が他の
装置間の処理と重なってネットワークにとって過負荷と
なることを避けることができる。

【００８０】このように本実施形態においては、上述実
施形態の作用効果に加えて、文書データの送出処理が過
負荷となって、ネットワーク上の他の装置間におけるデ
ータのやり取りなどに支障が出てしまうことを回避する
ことができ、また、ネットワークの能力を必要以上に高
くする必要もなくすことができる。

【００８１】次に、本発明に係る文書管理システムの第
９実施形態を説明する。なお、本実施形態は、請求項１
〜１３に記載の発明に対応する。

【００８２】図１において、サーバ装置１５は、上述実
施形態の構成に加えて、複写機１１、ファクシミリ装置
１２、プリンタ装置１３からイントラネット１００を介
して受け取ってハードディスク装置内に一時記憶する文
書データをＰＣ１４ａ〜１４ｎに送出する際に、その文
書データの送出処理がネットワークにとって過負荷とな
るか否かをチェックして、過負荷となる場合には、例え
ば、予め設定されている遅延時間が経過した後、あるい
は、予め変更可能に設定されている遅延時期（例えば、
２日後など）に送出時期を変更する。この文書データの
送出がネットワークに過負荷となるか否かは、公知の方
式、例えば、搬送波感知多重アクセス／衝突検出（所
謂、ＣＳＭＡ／ＣＤ）や、ＩＣＭＰを用いて相手先に対
して返答要求を送出するプログラム（所謂、ＰＩＮＧ）
や、パケット衝突検出（所謂、ＣＯＬＬＩＳＩＯＮ発生
検出）や、他のネットワークのモニターツールなどを用
いればよく、または、単純に相手先のＰＣから応答があ
るまでの時間を計測してその計測時間が設定時間を超え
る場合にネットワーク上に文書データを送出すると過負
荷になると判断するようにすればよい。

【００８３】したがって、文書データの送出処理がネッ
トワークにとって過負荷となることを避けることができ
る。

【００８４】このように本実施形態においては、上述実
施形態と同様の作用効果を得ることができ、仮に夜間な
どにネットワークが混んでいる場合でも、文書データの
送出処理が結局ネットワークの過負荷となってしまうこ
とを確実に回避することができる。

【００８５】次に、本発明に係る文書管理システムの第
１０実施形態を説明する。なお、本実施形態は、請求項
１〜１４に記載の発明に対応する。

【００８６】図１において、サーバ装置１５は、上述実
施形態の構成に加えて、文書データの送出処理がネット
ワークにとって過負荷となるか否かをチェックする際の
スレッシュ値を任意の値に書換可能に設定されており、
例えば、ネットワークの能力を十分に確保するスレッシ
ュ値を設定しておくことができる。

【００８７】したがって、文書データの送出処理は、ネ
ットワークの能力に多少の余裕のある場合でも、より確
実にネットワークの過負荷とならない時期に実行するこ
とができる。

【００８８】このように本実施形態においては、上述実
施形態の作用効果に加えて、他の装置間のやり取りによ
る負荷の変動があった場合でも、文書データの送出処理
でネットワークが過負荷状態となってしまうことを未然
に防止することができる。

【００８９】

【発明の効果】本発明によれば、データ処理装置により
出力する文書データの蓄積管理を端末装置に分担するこ
とができ、サーバ装置に必要な蓄積容量を低減するとと
もに文書データを端末装置で検索読出することができ
る。したがって、コストの低減および利用性の向上を実
現することができる。

【００９０】文書データの送出先を、その文書データの
性格、例えば、文書データを処理したユーザ、文書デー
タの種別などの内容、文書データの処理を依頼した依頼
元、抽出される検索式などに応じて対応付けされている
端末装置や、検索利用されたときの端末装置とすること
により、文書データをその性格毎に対応する端末装置に
送出して蓄積管理させることができ、その端末装置で検
索読出することができる。したがって、バックアップし
た文書データの利用を要求するユーザの端末装置に蓄積
管理して容易に検索再利用することができ、利用性を向
上させることができる。

【００９１】端末装置毎に予めユーザ情報やシステム情
報などの識別情報を設定して文書データの検索を許可／
制限することにより、他人に文書データを自由に参照利
用されることを回避することができる。したがって、文
書データのセキュリティを確保することができ、利用性
を向上させることができる。

【００９２】文書データの送出時期を設定可能にし、ま
た、その送出処理がネットワークにとって過負荷になる
ときにはその時期を自動変更あるいは他の設定時期に自
動変更し、さらにその過負荷と判断するしきい値を任意
に設定可能にすることにより、文書データの送出処理が
過負荷となって他の処理に影響してしまうことを回避す
ることができる。したがって、文書データのバックアッ
プを他の処理に影響なく実行することができ、利用性を
向上させることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る文書管理システムの一実施形態を
示す図であり、その概略全体構成を示すブロック図であ
る。

【符号の説明】

１０文書管理システム１１複写機（データ処理装置）１２ファクシミリ装置（データ処理装置）１３プリンタ装置（データ処理装置）１４ａ〜１４ｎパーソナルコンピュータ（端末装
置）１５サーバ装置１６ａ〜１６ｎＣＤ−Ｒドライブ装置（記憶手段）

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続きＦターム(参考） 5B009 SA00 VC01 5B075 KK03 KK14 ND02 ND06 NK02 NK04 NK13 NR03 NR12 PQ02 PQ03 UU05 5B082 AA11 CA18 HA09 5B089 GA12 GA21 GB03 HA10 JA01 JA05 JA12 JB01 JB03 KA04 KA07 KA17 KB04 KB13 KC27 KC37 KC53 KD05 LB12 MA03

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】画像と文字の一方または双方のデータから
なる文書データを出力処理するデータ処理装置と、該デ
ータ処理装置により処理された文書データを蓄積管理す
るサーバ装置と、文書データを利用する複数の端末装置
と、を備えて、少なくともサーバ装置および端末装置を
ネットワークを介して接続し、蓄積管理する文書データ
をサーバ装置自身または端末装置で検索出力する文書管
理システムであって、端末装置に文書データを蓄積保持する記憶手段を設け、サーバ装置に加えて、あるいはサーバ装置に代わって、
端末装置がデータ処理装置により処理された文書データ
を分担して蓄積管理することを特徴とする文書管理シス
テム。
【請求項２】前記サーバ装置は、データ処理装置により
処理された文書データの性格に応じて、該性格に対応す
る端末装置に該文書データを振り分けて送出し蓄積管理
させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理シス
テム。
【請求項３】前記サーバ装置は、データ処理装置により
文書データを処理したユーザの利用する端末装置に該文
書データを送出し蓄積管理させることを特徴とする請求
項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】前記サーバ装置は、データ処理装置により
処理された文書データの内容に応じて、該内容に対応す
る端末装置に該文書データを送出し蓄積管理させること
を特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項５】前記サーバ装置は、データ処理装置により
処理された文書データの依頼元に応じて、該依頼元に対
応する端末装置に該文書データを送出し蓄積管理させる
ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項６】前記サーバ装置は、蓄積管理する文書デー
タを端末装置から検索指定されたとき、該端末装置に指
定された文書データを送出し蓄積管理させることを特徴
とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項７】前記サーバ装置は、データ処理装置により
処理された文書データを検索する検索式を予め端末装置
毎に登録しておき、該検索式により検索された文書デー
タを対応する端末装置に送出し蓄積管理させることを特
徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項８】前記端末装置は、予め設定する識別情報を
取得できたときに、記憶手段に蓄積管理する文書データ
の検索読出を許可することを特徴とする請求項１から７
のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項９】前記端末装置は、識別情報として、ユーザ
情報を予め設定することを特徴とする請求項８に記載の
文書管理システム。
【請求項１０】前記端末装置は、識別情報として、記憶
手段に設定されているシステム情報を予め設定すること
を特徴とする請求項８に記載の文書管理システム。
【請求項１１】前記サーバ装置は、予め設定された時期
に、データ処理装置により処理された文書データを対応
する端末装置に送出し蓄積管理させることを特徴とする
請求項１から１０のいずれかに記載の文書管理システ
ム。
【請求項１２】前記サーバ装置は、データ処理装置によ
り処理された文書データの端末装置への送出がネットワ
ークにとって過負荷となるとき、該文書データの送出す
る時期を自動変更することを特徴とする請求項１から１
１のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項１３】前記サーバ装置は、文書データの送出が
ネットワークの過負荷となるときに自動変更する該文書
データの送出する時期を予め設定することを特徴とする
請求項１２に記載の文書管理システム。
【請求項１４】前記サーバ装置は、文書データの送出が
ネットワークの過負荷となるか否かを判断するしきい値
を任意の値に予め設定することを特徴とする請求項１２
または１３に記載の文書管理システム。