JPH10254752A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】汎用的な電子メールツールによってデータファ
イルを登録および検索することを可能とする電子ファイ
リングシステムを提供する。 【解決手段】メール登録サブシステム２１は、メールボ
ックスに蓄積された所定のアドレス（登録アドレスとす
る）宛ての電子メールを取り出し、この電子メールに添
付された添付ファイルの登録をファイリングサーバシス
テム１０に要求する。一方、メール検索サブシステム２
２は、メールボックスに蓄積された所定のアドレス（検
索アドレスとする）宛ての電子メールを取り出し、この
電子メールの本文から生成した検索条件に合致するデー
タファイルの検索をファイリングサーバシステム１０に
要求するとともに、ファイリングサーバシステム１０か
ら返却された検索データファイルを返信用の電子メール
に添付してメールボックスに蓄積する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、たとえばイメー
ジデータや文書データなどの各種データファイルを管理
する電子ファイリングシステムに係り、特に汎用的な電
子メールツールによってデータファイルを登録および検
索することを可能とする電子ファイリングシステムに関
する。

【０００２】

【従来の技術】近年、オフィスなどにおけるコンピュー
タの普及は目覚ましく、この普及に伴なって取り扱われ
るデータ量も増加する一方である。このような状況か
ら、大量のデータを検索容易に効率的に管理するための
電子ファイリングシステムが種々開発されている。

【０００３】従来の電子ファイリングシステムでは、フ
ァイリングサーバシステムにイメージデータや文書デー
タなどを登録する場合、専用のクライアントシステム
（このクライアントシステムは、ファイリングシステム
が動作するコンピュータと同一のコンピュータ上で動作
するものであってもよいし、ファイリングシステムが動
作するコンピュータとネットワークによって接続された
他のコンピュータ上で動作するものであってもよい）が
使用され、登録されるデータは、たとえばクライアント
システムが備えるスキャナで読み取られるものであった
り、クライアントシステム上でファイル名を指定するこ
とによって読み込まれるものであった。また、検索に使
用されるキーワードも、クライアントシステム上でキー
ボードを介して入力される表題や日付などが登録データ
に対応づけられて管理されるといったものであった。

【０００４】一方、このファイリングサーバシステムに
登録されているイメージデータや文書データなどを検索
する場合も、前述した専用のクライアントシステムが使
用され、クライアントシステム上でキーボードを介して
検索条件を入力することによって検索を依頼するもので
あり、かつ返却される検索結果もクライアントシステム
上でのみ表示されるものであった。

【０００５】また、最近では、イメージデータや文書デ
ータをファイリングサーバシステム中の特定の書類箱
（フォルダ）に登録すると、そのフォルダに関連づけら
れたファックス番号を用いてその旨を通知するための文
書などを送信する機能をもつ電子ファイリングシステム
も開発されている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来の電子ファイリングシステムでは、専用のクラ
イアントシステムによらなければファイリングサーバシ
ステムにアクセスすることができなかったため、たとえ
ば個人使用向けのパーソナルコンピュータなどのよう
に、クライアントシステムが動作可能な環境をもたない
ローカルシステムからではデータの登録や検索などをフ
ァイリングサーバシステムに依頼することができないと
いった問題があった。すなわち、ローカルシステムから
ファイリングサーバシステムにアクセスするためには、
すべてのローカルシステムが個々に専用のクライアント
システムをもたなければならないといった問題があっ
た。

【０００７】また、ファイリングサーバシステムに新た
にデータが登録されたことや、登録されたデータが変更
または削除されたことなどは、他のローカルシステムの
ユーザはその時点で即座には知り得ないといった問題が
あった。すなわち、専用のクライアントシステムを使用
して実際にファイリングサーバシステムにアクセスして
みなければ、関心のある分野などの所望の範囲のデータ
に対する登録、変更および削除を認識することができな
いといった問題があった。

【０００８】この発明はこのような実情に鑑みてなされ
たものであり、汎用的な電子メールツールによってファ
イリングサーバシステムに対してデータファイルの登録
および検索を要求することのできる電子ファイリングシ
ステムを提供することを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】この発明の電子ファイリ
ングシステムは、前述した目的を達成するために、メー
ルサーバシステムが管理するメールボックスから所定の
アドレス宛ての電子メールおよび添付ファイルを取り出
し、この取り出した添付ファイルの登録を電子ファイリ
ングシステムに要求する手段を設けることによって、汎
用的な電子メールツールを用いた電子ファイリングシス
テムへのデータファイルの登録要求を可能としたもので
ある。一方、データファイルの検索要求については、取
り出した所定のアドレス宛ての電子メールの本文から検
索条件を生成し、この生成した検索条件に合致するデー
タファイルの検索をファイリングサーバシステムに要求
するとともに、ファイリングサーバシステムから返却さ
れた検索データファイルを返信メールに添付してメール
ボックスに蓄積する手段を設けることによって可能とす
る。なお、このデータファイルの検索要求については、
所定のアドレス宛ての電子メールの本文から転送先アド
レスを抽出し、ファイリングサーバシステムから返却さ
れる検索データファイルを電子メールの添付ファイルと
して前記抽出した転送先のアドレス宛てでメールボック
スに蓄積する手段を設ることによって、検索データファ
イルを所望の転送先に電子メールの添付ファイルとして
転送することも可能である。

【００１０】また、この発明の電子ファイリングシステ
ムは、ファイリングサーバシステムに、データファイル
の登録要求時に指定される通知先アドレスをそのデータ
ファイルに関連づけて登録するとともに、データファイ
ルを登録した旨を表題または本文に表した電子メールを
生成して通知先アドレス宛てでメールボックスに蓄積す
る手段と、このデータファイルが変更または削除された
ときに、その旨を表題または本文に表した電子メールを
生成して通知先アドレス宛てでメールボックスに蓄積す
る手段とを設けることによって、指定されたユーザにデ
ータファイルの登録、変更および削除を報知することが
できるようになり、一方で、ユーザ側では、実際にファ
イリングサーバシステムにアクセスしなくとも、関心の
ある分野などの所望の範囲のデータに対する登録、変更
および削除を知得することが可能となる。

【００１１】また、この発明の電子ファイリングシステ
ムは、ファイリングサーバシステムに、データファイル
の登録が失敗したときに、登録失敗を表題または本文に
表した電子メールを生成して予め指定されたアドレス宛
てでメールボックスに蓄積する手段を設けることによっ
て、たとえばシステム管理者などの特定ユーザに対して
システム異常の警告を電子メールで通知することが可能
となる。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照してこの発明の
一実施形態を説明する。図１に、この発明の実施形態に
係る電子ファイリングシステムの機器構成を示す。図１
に示すように、この実施形態の電子ファイリングシステ
ムは、ファイリングサーバシステムが動作するファイリ
ングサーバコンピュータ１、専用のファイリングクライ
アントシステムが動作するファイリングクライアントコ
ンピュータ３およびユーザ（システム管理者などの特定
ユーザと一般ユーザとの双方を含む）が利用する複数の
パーソナルコンピュータ４がネットワーク２を介して接
続される。

【００１３】ファイリングサーバコンピュータ１は、検
索用キーワードや後述する通知先メールアドレスなどを
格納するデータベース１ａと、イメージデータや文書デ
ータなどといった大量の各種データファイルを格納する
光ディスクオートチェンジャ１ｂとを備えている。ま
た、このファイリングサーバコンピュータ１上では、ネ
ットワーク２を介してパーソナルコンピュータ４間など
で送受信される電子メールが蓄積されるメールボックス
を管理するメールサーバシステムがファイリングサーバ
システムとともに動作する。ファイリングクライアント
コンピュータ３は、たとえば検索結果一覧を印刷するた
めのプリンタ３ａや紙面上の記載事項をイメージデータ
として読み取るためのスキャナ３ｂなどを備えている。
そして、パーソナルコンピュータ４それぞれでは、他の
パーソナルコンピュータ４とファイリングサーバコンピ
ュータ１を介して電子メールを送受信するための汎用的
な電子メールツールが動作する。この電子メールツール
は、必ずしも同一のものでなくともよく、ファイリング
サーバコンピュータ１上のメールボックスに電子メール
を蓄積でき、かつこのメールボックスから自分宛ての電
子メールを取り出せる機能をもつものであればどのよう
な種類のものであってもよい。

【００１４】図２には、このような機器構成をもつこの
実施形態の電子ファイリングシステムの機能ブロックが
示されている。図２に示すように、この実施形態の電子
ファイリングシステムでは、ファイリングサーバコンピ
ュータ１上で動作するファイリングサーバシステム１０
とメールサーバシステム３０との間にファイリング／メ
ールブリッジシステム２０を介在させて動作させる。こ
こでは、このファイリング／メールブリッジシステム２
０もファイリングサーバコンピュータ１上で動作するも
のとする。なお、たとえばファイリングサーバシステム
１０とメールサーバシステム３０とが互いに異なるコン
ピュータ上で動作する場合であってもこの実施形態の電
子ファイリングシステムは構築可能であり、この場合、
ファイリング／メールブリッジシステム２０をいずれの
コンピュータ上で動作させても、あるいはさらに異なる
コンピュータ上で動作させても問題はない。

【００１５】このファイリング／メールブリッジシステ
ム２０は、メール登録サブシステム２１とメール検索サ
ブシステム２２とを含んでなる。メール登録サブシステ
ム２１は、メールサーバシステム３０が管理するメール
ボックスに蓄積された所定のアドレス（登録アドレスと
する）宛ての電子メールおよびこの電子メールの添付フ
ァイルを取り出し、この取り出した添付ファイルの登録
をファイリングサーバシステム１０に要求するためのサ
ブシステムであり、一方、メール検索サブシステム２２
は、メールサーバシステム３０が管理するメールボック
スに蓄積された所定のアドレス（検索アドレスとする）
宛ての電子メールを取り出し、この取り出した電子メー
ルの本文から検索条件を生成し、この生成した検索条件
に合致するデータファイルの検索をファイリングサーバ
システム１０に要求するとともに、ファイリングサーバ
システム１０から返却された検索データファイルを検索
アドレス宛ての電子メールに対する返信メールに添付し
てメールボックスに蓄積するためのサブシステムであ
る。そして、このメール登録サブシステム２１およびメ
ール検索サブシステム２２は、予め設定された期間ごと
にメールサーバシステム３０が管理するメールボックス
を参照しにいく。

【００１６】したがって、この実施形態の電子ファイリ
ングシステムでは、パーソナルコンピュタ４上を利用す
るユーザは、ファイリングクライアントシステム４０に
よらなくとも、それぞれのパーソナルコンピュタ４上で
動作するローカルシステム５０ａ〜５０ｃが備える汎用
的なメールツールによりファイリングサーバシステム１
０にデータファイルの登録および検索を要求することが
可能となる。

【００１７】このメール検索サブシステム２２は、検索
アドレス宛ての電子メールの本文から転送先アドレスを
抽出しておき、ファイリングサーバシステム１０から返
却された検索データファイルを電子メールの添付ファイ
ルとして、抽出した転送先のアドレス宛てでメールボッ
クスに蓄積するように動作してもよい。この場合には、
検索データファイルを所望の転送先に電子メールの添付
ファイルとして転送することが可能となる。

【００１８】なお、メール登録サブシステム２１および
メール検索サブシステム２２が、ファイリングサーバシ
ステム１０から返答された処理結果を表題または本文に
表した電子メールを生成し、この生成した電子メールを
登録アドレスまたは検索アドレス宛ての電子メールの送
信元のアドレス宛てでメールボックスに蓄積することも
有効である。

【００１９】また、この実施形態の電子ファイリングシ
ステムでは、ファイリングサーバシステム１０が、登録
されるデータファイルと関連づけて通知先メールアドレ
スを管理する。この通知先メールアドレスは、たとえば
ファイリングクライアントシステム４０からデータファ
イルの登録をファイリングサーバシステム１０に要求す
る際に付属データとして入力されるものである。そし
て、ファイリングサーバシステム１０では、メール送受
信サブシステム１１が、データファイルが登録された旨
を表題または本文に表した電子メールを生成し、この通
知先メールアドレス宛てでメールサーバシステム３０が
管理するメールボックスに蓄積したり、あるいはそのデ
ータファイルが変更または削除された際、その旨を表題
または本文に表した電子メールを生成し、この通知先メ
ールアドレス宛てでメールサーバシステム３０が管理す
るメールボックスに蓄積したりする。

【００２０】したがって、この実施形態の電子ファイリ
ングシステムでは、パーソナルコンピュタ４上を利用す
るユーザに、データファイルの登録、変更および削除を
電子メールによって通知することが可能となる。

【００２１】また、ファイリングサーバシステム１０で
光ディスクオートチェンジャ１ｂの容量不足などによる
登録エラーが発生した場合、メール送受信サブシステム
１１が、その旨を表題または本文に表した電子メールを
生成し、予め指定されたアドレス宛てでメールサーバシ
ステム３０が管理するメールボックスに蓄積する。

【００２２】したがって、この実施形態の電子ファイリ
ングシステムでは、たとえばシステム管理者などの特定
ユーザに対してシステム異常の警告を電子メールで通知
することが可能となる。

【００２３】次に、この実施形態の電子ファイリングシ
ステムの動作手順を説明する。図３は、電子メールを利
用した登録の動作手順を説明するフローチャートであ
る。メール登録サブシステム２１は、メールサーバシス
テム３０に管理されたメールボックスに蓄積された未読
の登録アドレス宛て電子メールを取り込む（ステップＡ
１）。この登録アドレス宛て電子メールは図４に示すよ
うな形式を有してなり、メール登録サブシステム２１
は、この電子メールから表題、本文および添付ファイル
などを取り出す（ステップＡ２）。そして、メール登録
サブシステム２１は、この取り出した表題および本文を
タイトル、添付ファイルを頁として登録書類情報を作成
し（ステップＡ３）、環境設定にて予め設定しておいた
書棚／書類箱を指定して作成した登録書類情報の登録を
ファイリングサーバシステム１０に要求する（ステップ
Ａ４）。

【００２４】メール登録サブシステム２１は、この要求
に対して返却される処理結果をファイリングサーバシス
テム１０から受け取ると（ステップＡ５）、この処理結
果が正常終了を示すものかどうか判断し（ステップＡ
６）、正常終了を示すものでなかった場合には（ステッ
プＡ６のＮ）、予め定められた回数を越えてこの要求を
処理したかどうかをさらに判断する（ステップＡ７）。
そして、予め定められた回数を越えてこの要求を処理し
ていなかった場合には（ステップＡ７のＮ）、メール登
録サブシステム２１は、なにもせずに予め定められた期
間だけ待機し（ステップＡ１１）、その後に再度メール
ボックスに蓄積された未読の登録アドレス宛て電子メー
ルを取り込みにいく。

【００２５】一方、処理結果が正常終了を示すものであ
った場合（ステップＡ６のＹ）または処理結果が正常終
了を示すものでなかった場合であって予め定められた回
数を越えてこの要求を処理していた場合（ステップＡ６
のＮ，ステップＡ７のＹ）、メール登録サブシステム２
１は、その登録アドレス宛て電子メールをメールボック
スから削除するとともに（ステップＡ８）、処理結果の
返信が必要かどうか判断し（ステップＡ９）、処理結果
の返信が必要であったときに（ステップＡ９のＹ）、要
求元のメールアドレスに処理結果を送信した後（ステッ
プＡ１０）、再度メールボックスに蓄積された未読の登
録アドレス宛て電子メールを取り込みにいく。

【００２６】図５は、電子メールを利用した検索の動作
手順を説明するフローチャートである。メール検索サブ
システム２２は、メールサーバシステム３０に管理され
たメールボックスに蓄積された未読の検索アドレス宛て
電子メールを取り込む（ステップＢ１）。この検索アド
レス宛て電子メールは図６に示すような形式を有してな
り、メール検索サブシステム２２は、この電子メールか
ら表題および本文などを取り出す（ステップＢ２）。そ
して、メール検索サブシステム２２は、この取り出した
本文から書類の情報検索条件を作成し（ステップＢ
３）、環境設定にて予め設定しておいた書棚／書類箱を
指定して作成した検索条件に合致する書類の検索をファ
イリングサーバシステム１０に要求する（ステップＢ
４）。

【００２７】メール検索サブシステム２２は、この要求
に対して返却される処理結果をファイリングサーバシス
テム１０から受け取ると（ステップＢ５）、この処理結
果が正常終了を示すものかどうか判断し（ステップＢ
６）、正常終了を示すものでなかった場合には（ステッ
プＢ６のＮ）、予め定められた回数を越えてこの要求を
処理したかどうかをさらに判断する（ステップＢ７）。
そして、予め定められた回数を越えてこの要求を処理し
ていなかった場合には（ステップＢ７のＮ）、メール検
索サブシステム２２は、なにもせずに予め定められた期
間だけ待機し（ステップＢ１３）、その後に再度メール
ボックスに蓄積された未読の検索アドレス宛て電子メー
ルを取り込みにいく。

【００２８】一方、処理結果が正常終了を示すものであ
った場合（ステップＢ６のＹ）、メール検索サブシステ
ム２２は、返却された検索結果のタイトルを本文、頁を
添付ファイルとしたメール返信情報を作成し（ステップ
Ｂ８）、メールの返信先に要求元メールの本文から取り
出した検索結果返信宛て先、検索結果返信ＣＣ（カーボ
ンコピー）を設定してメールの返信を実行する（ステッ
プＢ９）。図７にはこのメール検索サブシステム２２に
よって作成される返信メールの形式が示されている。そ
して、このメールの返信の実行後（ステップＢ９）また
はファイリングサーバシステム１０から受け取った処理
結果が正常終了を示すものでなかった場合であって予め
定められた回数を越えてこの要求を処理していた場合
（ステップＢ６のＮ，ステップＡ７のＹ）、メール検索
サブシステム２２は、その検索アドレス宛て電子メール
をメールボックスから削除するとともに（ステップＢ１
０）、処理結果の返信が必要かどうか判断し（ステップ
Ｂ１１）、処理結果の返信が必要であったときに（ステ
ップＢ１のＹ）、要求元のメールアドレスに処理結果を
送信した後（ステップＢ１２）、再度メールボックスに
蓄積された未読の検索アドレス宛て電子メールを取り込
みにいく。

【００２９】図８および図９は、電子メールを利用した
データファイルの登録通知の動作手順を説明するフロー
チャートである。ユーザは、ファイリングクライアント
システム４０によって登録する書棚／書類箱を指定し
（図８のステップＣ１）、登録するイメージや文書ファ
イルおよびタイトルを入力する（図８のステップＣ２，
ステップＣ３）。また、この登録を他のユーザに通知し
たい場合には（図８のステップＣ４のＹ）、さらに通知
したいユーザのメールアドレスを入力し（図８のステッ
プＣ５）、その通知にコメントを挿入する場合には（図
８のステップＣ６のＹ）、そのコメントも入力する（図
８のステップＣ７）。

【００３０】そして、この入力を受け付けたファイリン
グクライアントシステム４０は、タイトル、イメージや
文書ファイル、メールアドレスおよびコメントなどの登
録をファイリングサーバシステム１０に要求し（図８の
ステップＣ８）、その処理結果をファイリングサーバシ
ステム１０から受け取る（図８のステップＣ９）。

【００３１】一方、ファイリングサーバシステム１０で
は、ファイリングクライアントシステム４０から登録実
行が要求されると、タイトルとイメージや文書ファイル
などの登録を実行し（図９のステップＤ１）、その処理
が正常終了した場合には（図９のステップＤ２のＹ）、
通知先アドレスが指定されているかどうか判断し（図９
のステップＤ３）、指定されていれば（図９のステップ
Ｄ３のＹ）、通知先メールアドレスを登録するとともに
（図９のステップＤ４）、通知先のメールアドレスにタ
イトルなどの書類情報と通知用のコメントを送信する
（図９のステップＤ５）。図１０にはこのとき送信され
る電子メールの形式が示されている。一方、登録処理が
正常終了しなかった場合には、（図９のステップＤ２の
Ｎ）、管理者などの特定ユーザのメールアドレスが指定
されているかどうか判断し（図９のステップＤ６）、指
定されていれば（図９のステップＤ６のＹ）、そのメー
ルアドレスにエラー発生を通知する電子メールを送信す
る（図９のステップＤ７）。図１１にはこのとき送信さ
れる電子メールの形式が示されている。

【００３２】そして、ファイリングサーバシステム１０
は、要求元のファイリングクライアントシステム４０に
処理結果を返却する（図９のステップＤ８）。図１２お
よび図１３は、電子メールを利用したデータファイルの
変更／削除通知の動作手順を説明するフローチャートで
ある。

【００３３】ユーザは、ファイリングクライアントシス
テム４０によって変更または削除を施す書類が格納され
た書棚／書類箱を指定し（図１２のステップＥ１）、そ
の書棚／書類箱に格納された書類の中から所望の書類を
選択する（図１２のステップＥ２）。そして、この書類
に関連づけられた通知先アドレスが登録されている場合
であって、通知用のコメントを必要とする場合には（図
１２のステップＥ３のＹ，ステップＥ４のＹ）、さらに
通知用のコメントを入力する（図１２のステップＥ
５）。

【００３４】そして、この入力を受け付けたファイリン
グクライアントシステム４０は、その書類の変更または
削除をファイリングサーバシステム１０に要求し（図１
２のステップＥ６）、その処理結果をファイリングサー
バシステム１０から受け取る（図１２のステップＥ
７）。

【００３５】一方、ファイリングサーバシステム１０で
は、ファイリングクライアントシステム４０から更新／
削除実行が要求されると、その要求された更新／削除を
実行し（図１３のステップＦ１）、その処理が正常終了
した場合には（図１３のステップＦ２のＹ）、通知先ア
ドレスが指定されているかどうか判断し（図１３のステ
ップＦ３）、指定されていれば（図１３のステップＦ３
のＹ）、通知先のメールアドレスにタイトルなどの書類
情報と通知用のコメントを送信する（図１３のステップ
Ｆ４）。一方、変更／削除処理が正常終了しなかった場
合には、（図１３のステップＦ２のＮ）、管理者などの
特定ユーザのメールアドレスが指定されているかどうか
判断し（図１３のステップＦ５）、指定されていれば
（図１３のステップＦ５のＹ）、そのメールアドレスに
エラー発生を通知する電子メールを送信する（図１３の
ステップＦ６）。

【００３６】そして、ファイリングサーバシステム１０
は、要求元のファイリングクライアントシステム４０に
処理結果を返却する（図１３のステップＤ８）。このよ
うに、この実施形態の電子ファイリングシステムによれ
ば、ファイリングクライアントシステム４０によらなく
とも、個人使用向けのパーソナルコンピュータ４が備え
る汎用的な電子メールツールによってファイリングサー
バシステム１０へアクセスすることが可能となり、かつ
データファイルの登録、変更および削除やファイリング
システムの障害などを電子メールによって報知すること
が可能となる。

【００３７】

【発明の効果】以上詳述したように、この発明によれ
ば、ファイリングサーバシステムに対するアクセスを個
人使用向けのパーソナルコンピュータが備える汎用的な
電子メールツールで行なえることになり、ユーザそれぞ
れが専用のファイリングクライアントシステムを備える
といった必要がなくなるため、その使い勝手を飛躍的に
向上させることが可能となる。

【００３８】また、たとえば検索結果であるデータファ
イルやデータファイルが登録、変更または削除された旨
の通知、およびファイリングシステムに障害が発生した
旨の通知などを電子メールで送信することができるた
め、ユーザは実際にファイリングサーバシステムにアク
セスしなくとも、これらの情報を即時的に得ることがで
きるようになる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の実施形態に係る電子ファイリングシ
ステムの機器構成を示す図。

【図２】同実施形態の電子ファイリングシステムの機能
ブロックを示す図。

【図３】同実施形態の電子メールを利用した登録の動作
手順を説明するフローチャート。

【図４】同実施形態の登録アドレス宛て電子メールの形
式を示す図。

【図５】同実施形態の電子メールを利用した検索の動作
手順を説明するフローチャート。

【図６】同実施形態の検索アドレス宛て電子メールの形
式を示す図。

【図７】同実施形態のメール検索サブシステムによって
作成される返信メールの形式を示す図。

【図８】同実施形態の電子メールを利用したデータファ
イルの登録通知の動作手順（ファイリングクライアント
システム側）を説明するフローチャート。

【図９】同実施形態の電子メールを利用したデータファ
イルの登録通知の動作手順（ファイリングサーバシステ
ム側）を説明するフローチャート。

【図１０】同実施形態のファイリングサーバシステムか
ら送信される登録通知用の電子メールの形式を示す図。

【図１１】同実施形態のファイリングサーバシステムか
ら送信されるエラー発生通知用の電子メールの形式を示
す図。

【図１２】同実施形態の電子メールを利用したデータフ
ァイルの変更／削除通知の動作手順（ファイリングサー
バシステム側）を説明するフローチャート。

【図１３】同実施形態の電子メールを利用したデータフ
ァイルの変更／削除通知の動作手順（ファイリングクラ
イアントシステム側）を説明するフローチャート。

【符号の説明】

１…ファイリングサーバ（メールサーバ）コンピュー
タ、２…ネットワーク、３…ファイルクライアントコン
ピュータ、４…パーソナルコンピュータ、１０…ファイ
リングサーバシステム、１１…メール送受信サブシステ
ム、２０…ファイリング／メールブリッジシステム、２
１…メール登録サブシステム、２２…メール検索サブシ
ステム、３０…メールサーバシステム、４０…ファイリ
ングクライアントシステム、５０ａ，５０ｂ，５０ｃ…
ローカルシステム。

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 イメージデータおよび文書データを含む
   各種データファイルとこのデータファイルを検索するた
   めのキーワードとを関連づけて管理するファイリングサ
   ーバシステムと、ネットワークを介して送受信される電
   子メールが蓄積されるメールボックスを管理するメール
   サーバシステムとを備えた電子ファイリングシステムに
   おいて、 前記メールボックスに蓄積された所定のアドレス宛ての
   電子メールおよび添付ファイルを取り出すメール取り出
   し手段と、 前記メール取り出し手段により取り出された電子メール
   の本文から検索用のキーワードを抽出し、この抽出した
   検索用のキーワードおよび添付ファイルの登録を前記フ
   ァイリングサーバシステムに要求するデータ登録手段と
   を具備し、汎用的な電子メールツールで前記ファイリン
   グサーバシステムに各種データファイルを登録可能とし
   たことを特徴とする電子ファイリングシステム。
2. 【請求項２】 イメージデータおよび文書データを含む
   各種データファイルとこのデータファイルを検索するた
   めのキーワードとを関連づけて管理するファイリングサ
   ーバシステムと、ネットワークを介して送受信される電
   子メールが蓄積されるメールボックスを管理するメール
   サーバシステムとを備えた電子ファイリングシステムに
   おいて、 前記メールボックスに蓄積された所定のアドレス宛ての
   電子メールを取り出すメール取り出し手段と、 前記メール取り出し手段により取り出された電子メール
   の本文から検索条件を生成し、この生成した検索条件に
   合致するデータファイルの検索を前記ファイリングサー
   バシステムに要求するとともに、前記ファイリングサー
   バシステムから返却された検索データファイルを前記メ
   ール取り出し手段により取り出された電子メールに対す
   る返信メールに添付して前記メールボックスに蓄積する
   データ検索手段とを具備し、汎用的な電子メールツール
   で前記ファイリングサーバシステムに管理された各種デ
   ータファイルを検索可能としたことを特徴とする電子フ
   ァイリングシステム。
3. 【請求項３】 イメージデータおよび文書データを含む
   各種データファイルとこのデータファイルを検索するた
   めのキーワードとを関連づけて管理するファイリングサ
   ーバシステムと、ネットワークを介して送受信される電
   子メールが蓄積されるメールボックスを管理するメール
   サーバシステムとを備えた電子ファイリングシステムに
   おいて、 前記メールボックスに蓄積された所定のアドレス宛ての
   電子メールを取り出すメール取り出し手段と、 前記メール取り出し手段により取り出された電子メール
   の本文から検索条件を生成し、この生成した検索条件に
   合致するデータファイルの検索を前記ファイリングサー
   バシステムに要求するとともに、前記ファイリングサー
   バシステムから返却された検索データファイルを転送用
   に生成した電子メールに添付して前記電子メールの表題
   および本文から抽出した転送先のアドレス宛てで前記メ
   ールボックスに蓄積するデータ検索手段とを具備し、汎
   用的な電子メールツールで前記ファイリングサーバシス
   テムに管理された各種データファイルを検索可能とし、
   かつその検索結果を所望の転送先に電子メールの添付フ
   ァイルとして転送可能としたことを特徴とする電子ファ
   イリングシステム。
4. 【請求項４】 前記メール取り出し手段は、前記メール
   ボックスに所定のアドレス宛ての電子メールが蓄積され
   ているか否かを予め定められた期間ごとに検査する手段
   を具備してなることを特徴とする請求項１、２または３
   記載の電子ファイリングシステム。
5. 【請求項５】 前記データ登録手段またはデータ検索手
   段は、前記ファイルサーバシステムから返答された登録
   結果または検索結果を表題または本文に表した電子メー
   ルを生成して前記メール取り出し手段により取り出され
   た電子メールの送信元のアドレス宛てで前記メールボッ
   クスに蓄積する手段を具備してなることを特徴とする請
   求項１または３記載の電子ファイリングシステム。
6. 【請求項６】 前記データ登録手段またはデータ検索手
   段は、前記ファイルサーバシステムから登録失敗または
   検索失敗を返答されたときに、予め定められた回数内で
   登録または検索を再要求する手段と、予め定められた回
   数を越えて前記ファイルサーバシステムから登録失敗ま
   たは検索失敗を返答されたときに、その登録失敗または
   検索失敗を表題または本文に表した電子メールを生成し
   て前記メール取り出し手段により取り出された電子メー
   ルの送信元のアドレス宛てで前記メールボックスに蓄積
   する手段を具備してなることを特徴とする請求項１また
   は３記載の電子ファイリングシステム。
7. 【請求項７】 前記ファイリングサーバシステムに、 データファイルの登録要求時に指定される通知先アドレ
   スをそのデータファイルに関連づけて登録する通知先登
   録手段と、 前記データファイルを登録した旨を表題または本文に表
   した電子メールを生成して前記通知先アドレス宛てで前
   記メールボックスに蓄積する登録通知手段を設けたこと
   を特徴とする請求項１、２、３、４、５、または６記載
   の電子ファイリングシステム。
8. 【請求項８】 前記ファイリングサーバシステムに、 いずれかのデータファイルが変更または削除されたとき
   に、その旨を表題または本文に表した電子メールを生成
   して前記通知先登録手段によりそのデータファイルに関
   連づけられて登録された通知先アドレス宛てで前記メー
   ルボックスに蓄積する更新通知手段とをさらに設けたこ
   とを特徴とする請求項７記載の電子ファイリングシステ
   ム。
9. 【請求項９】 前記登録通知手段または更新通知手段
   は、データファイルの登録、変更または削除要求時に指
   定されるコメントを前記通知先アドレス宛ての電子メー
   ルの本文に挿入する手段を具備してなることを特徴とす
   る請求項７または８記載の電子ファイリングシステム。
10. 【請求項１０】 前記ファイリングサーバシステムに、 データファイルの登録が失敗したときに、登録失敗を表
    題または本文に表した電子メールを生成して予め指定さ
    れたアドレス宛てで前記メールボックスに蓄積する警告
    通知手段を設けたことを特徴とする請求項１、２、３、
    ４、５、６、７、８または９記載の電子ファイリングシ
    ステム。