JP2000222500A - ワークフロー管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【課題】使用する伝票は業務によって異なるが、回覧す
るべき経路は同じである複数の業務をワークフローとし
て実現するため、１つのフロー定義を複数の業務で利用
する。 【解決手段】業務文書の回覧ルートの定義情報とは別に
回覧ルート内の担当者に応じた業務文書フォーマットを
管理するための業務定義部を設け、フロー制御部に格納
させている業務文書の状態と、次に処理すべき担当者に
対応した業務文書フォーマットを記述してある業務定義
部の定義情報をもとに業務文書フォーマットを決定す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は旅費精算書、資材発
注依頼書等の定型の業務文書を予め規定された回覧ルー
トに従って電子的に回覧するワークフローシステムに関
わり、特に業務文書を操作する担当者によって業務文書
の表示形式を変える必要があるというような、業務内容
と業務文書フォーマットが密接に関連することを要求さ
れるワークフローシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来から企業内の定型業務の流れをモデ
ル化した回覧ルートをフロー定義として格納しておき、
該フロー定義に従って業務文書を電子的に回覧するワー
クフローシステムはある。かかるワークフローシステム
では業務をモデル化したフロー定義を作成し、フロー定
義部に格納し、フロー制御部で回覧するべき担当者と各
担当者の順序が管理される。

【０００３】また、業務文書は業務文書フォーマットと
業務データから構成され、それぞれがワークフローシス
テムによって帳票定義部、データ管理部で管理され、フ
ロー定義にしたがってワークフローシステムが自動的に
業務文書を回覧することで業務を効率的に進めることが
できる。業務の内容によっては担当者毎に業務文書のフ
ォーマットを変更して表示する必要がある場合があり、
その際にはフロー定義部に各担当者の業務処理で使用す
る帳票フォーマット等を設定しておく方法がある。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】ワークフローシステム
において担当者が行うべき業務処理の内容は一般的に使
用する伝票によって現される。業務処理で使用する伝票
は一般的に業務によって異なるが、回覧するべき経路は
同じである複数の業務をワークフローとして実現すると
いう要求があり、上記従来技術ではフロー定義に業務で
使用する業務文書フォーマットを設定しているため、業
務単位にフロー定義を作成する必要がある。異なる業務
で回覧ルートが同じ場合でも、使用する業務文書フォー
マットが異なるため、業務毎に別々のフロー定義を作成
する必要があり、１つのフロー定義を複数の業務で利用
するということができないという問題があった。

【０００５】また、業務毎にフロー定義が存在すること
から、回覧ルートの変更といったフロー定義の修正を行
う必要が発生した場合に、該回覧ルートの変更に関連す
る全てのフロー定義を変更する必要があり、保守効率が
悪いという問題があった。

【０００６】本発明の目的は、上記問題を解決すること
で効率的に業務をワークフローシステムに適用でき、効
率的に保守運用可能なワークフローシステムを提供する
ことにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、請求項１に対応する発明は、業務文書の回覧ルート
の定義情報とは別に回覧ルート内の担当者に応じた業務
文書フォーマットを管理するための業務定義部を設け、
フロー制御部に格納されている業務文書の状態と、次に
処理すべき担当者に対応した業務文書フォーマットを記
述してある業務定義部の定義情報をもとに業務文書フォ
ーマットを決定し、業務文書フォーマットとデータ管理
部に格納されている業務データを組み合わせて業務の遂
行に適したフォーマットで業務文書をコンピュータに表
示するようにしたワークフロー管理方式である。

【０００８】また、請求項２に対応する発明は、フロー
定義と業務文書フォーマットと業務データおよび業務定
義の各々を独立して管理する方法としたワークフローシ
ステムである。

【０００９】

【発明の実施の形態】本発明に係るワークフロー管理方
法の１実施例を図１に示す。図１ではサーバ１とクライ
アント１２０がネットワークを介して接続されている。
サーバ１は業務の流れを制御し、クライアント１２０か
ら業務文書を参照、操作する機能を提供する。

【００１０】図１の実施例ではサーバ１が１台とクライ
アント１２０が３台、これらがネットワーク１１０を介
し接続されている。サーバ１が管理する情報とクライア
ントから業務画面を表示、操作する概要を説明する。

【００１１】サーバ１は以下の５つの部分から構成され
る。

【００１２】・フロー定義部１１：業務の回覧ルートを
記述したフロー定義を管理する。

【００１３】・業務定義部１２：フロー定義の各担当者
が行う業務内容を管理する。

【００１４】・帳票定義部１３：業務文書フォーマット
を管理する。

【００１５】・データ管理部１４：業務のデータを管理
する。

【００１６】・フロー制御部１５：フロー定義を基に業
務文書の流れを管理する。

【００１７】図２はフロー定義部１１に格納されるフロ
ー定義の実施例であり、総務部処理の回覧ルートを現し
ている。フロー定義では業務のポイントであるノード２
２０を繋げた形で表現される。ノードにはそれぞれのポ
イントでの処理名「申請」「審査」「承認」と操作する
担当者名が設定されている。

【００１８】図３は業務定義部１２に格納される業務定
義の実施例である。業務定義には業務毎に回覧ルートを
決定するフロー定義名と業務処理で使用する帳票フォー
マット名が設定してある。帳票フォーマット名はフロー
定義のノード毎に設定する。

【００１９】本実施例では「残業申請」業務を例として
説明する。「残業申請」業務は「総務部処理」フロー定
義に従って残業申請書が回覧されることで業務を実現す
る。図２に示す総務部処理２１０のフロー定義では「申
請」「審査」「承認」の３つのノードで処理されること
を示している。図３に示す業務定義では申請ノードでは
帳票フォーマット「残業申請書」を用いる業務処理で、
審査ノードおよび承認ノードでは「残業承認」帳票フォ
ーマットを用いる業務処理であること示している。

【００２０】図４に「残業申請書」の帳票フォーマット
を示す。残業申請書４１０は氏名、所属等のデータ入力
エリアと申請を行うための処理ボタン４２０から構成さ
れている。図５に「残業承認」の帳票フォーマットを示
す。残業承認５１０は残業申請書４１０に入力されたデ
ータを表示するためのデータ表示エリアと申請された内
容を「許可」するか「却下」するかを決定する処理ボタ
ン５２０から構成されている。

【００２１】残業申請書４１０と残業承認５１０の帳票
フォーマットは図６に示す帳票定義データ６１０に格納
されている。まず、担当者は「残業申請書」を作成し、
申請することで残業申請業務は開始する。図９は担当者
がクライアント１２０からサーバ１で管理されている業
務文書を作成し、申請する際のクライアント・サーバ間
の処理シーケンスを示したものである。

【００２２】担当者はクライアント１２０から残業申請
に必要な帳票フォーマットをサーバ１に要求する。サー
バ１では業務定義データ３１０を参照し、クライアント
に送信する帳票フォーマットを決定する。帳票フォーマ
ットを決定する際の業務定義部１２の処理を現わすフロ
ーチャートを図１２に示す。クライアントから指定され
た業務名に対応する業務定義情報を参照する処理につい
て説明する。

【００２３】業務名をキーに業務定義データ３１０に格
納されている業務定義レコードを検索する。業務定義レ
コードから総務部処理２１０の申請ノードに対応する業
務内容を検索する。該当する業務内容に記されている帳
票名を参照し、クライアントの要求に対応する帳票名を
決定する。

【００２４】上記処理の結果、「残業申請」業務の申請
ノードでは残業申請書４１０の帳票フォーマットが必要
である。サーバ１では残業申請書４１０の帳票フォーマ
ットを帳票定義データ６１０から取り出し、クライアン
トに残業申請書４１０の帳票フォーマットが送られる。

【００２５】帳票フォーマットを取り出す際の帳票定義
部１３の処理を現わすフローチャートを図１３に示す。
指定された帳票名に対応する帳票フォーマットを参照す
る処理を説明する。帳票定義部１３では帳票名をキーに
して帳票定義データ６１０に格納されている帳票定義レ
コード６２０を検索する。該当する帳票定義レコード中
の帳票フォーマットのデータを取り出す。

【００２６】上記処理で取り出した帳票フォーマットを
クライアントに送信し、クライアントでは帳票フォーマ
ットを基に残業申請書４１０を画面に表示する。担当者
は残業申請書４１０のデータ入力エリアに必要なデータ
を入力し、残業申請書４１０の処理ボタン４２０を押下
することで、データ入力エリアに入力された業務データ
がサーバ１に送信される。

【００２７】クライアントから送られてきた業務データ
は図８に示すデータ格納部８１０で管理される。クライ
アントから送られてきた業務データをデータ格納部８１
０に格納するデータ管理部１４の処理のフローチャート
を図１４に示す。申請処理においては、データ管理部１
４でデータレコード８２０を追加する処理を実行する。
データ格納部８１０に業務データを格納するためのデー
タレコード８２０を新しく作成し、新しいデータレコー
ド識別子を割り当てる。作成したデータレコード８２０
に業務データを格納する。

【００２８】次にフロー制御部１５でクライアントから
受け取った業務データに対応する管理レコード７２０を
作成する。フロー制御部１５での処理のフローチャート
を図１５に示す。フロー制御部１５の申請の処理につい
て説明する。フロー制御部１５は管理情報を格納するた
めの管理レコードを管理データ７１０に作成する。フロ
ー定義部１１に処理を移し、次に業務文書を処理する担
当者名とノード名を受け取る。

【００２９】フロー定義部１１の処理のフローチャート
を図１１に示す。フロー定義部ではフロー定義名で示さ
れるフロー定義を参照し、現在のノード名から次に業務
文書を処理する担当者名とノード名を決定する。フロー
制御部１５ではフロー定義部１１で決定された担当者名
とノード名、データ管理部１４で決定されたデータレコ
ード識別子を管理情報として管理レコード７２０に格納
する。

【００３０】上記処理によって、フロー制御部では図７
に示す管理レコード７２０を追加し、総務部処理２１０
の次のノードである審査ノードの担当者ユーザａを管理
レコード７２０の担当者の項目に設定する。

【００３１】次に審査ノードの担当者ユーザａが申請さ
れた残業申請書を処理する必要がある。ユーザａが申請
された業務文書を参照し、処理する際の処理シーケンス
を図１０に示す。ユーザａは自分が処理する業務文書を
サーバ１に要求する。

【００３２】サーバ１では管理データ７１０を参照し、
担当者の項目がユーザａになっている管理レコード７２
０を検索する。図７の例では「残業申請」業務の審査ノ
ードで業務データＡの管理レコードがあることを示して
いる。業務定義部１２の図１２に示す処理によって、管
理レコード中の業務名とノード名の情報を基に業務定義
データ３１０を参照し、残業承認５１０が必要な帳票フ
ォーマットだと判断される。

【００３３】サーバ１では残業承認５１０の帳票フォー
マットを帳票定義データ６１０から取り出す。また、業
務データＡをデータ格納部８１０から取り出す。業務デ
ータＡを取り出す処理は、データ管理部１４で図１４に
示す参照の処理を実行することで実現される。データ管
理部１４によってレコード識別子をキーにデータレコー
ド８２０を検索し、該当するデータレコード８２０から
業務データを参照する。サーバ１は残業承認５１０の帳
票フォーマットと業務データＡをクライアントへ送信す
る。

【００３４】クライアントでは残業承認５１０の帳票フ
ォーマットと業務データＡを組み合わせ、画面に表示す
る。ユーザａは申請内容を可否を判断し、残業承認５１
０の処理ボタン５２０を押下する。業務データに変更が
あれば更新された業務データはサーバ１に送信され、サ
ーバ１の業務データと管理レコードを更新する。

【００３５】データ管理部１４で実行される業務データ
更新の処理を図１４に示す。データ管理部１４はデータ
レコード識別子をキーに該当するデータレコード８２０
を検索する。検索したデータレコード８２０にクライア
ント１２０から受け取った業務データを格納する。管理
レコードの更新はフロー制御部１５で図１５に示す審査
・承認の処理を実行することで実現される。フロー制御
部１５は該当する管理レコード７２０を検索し、フロー
定義部で決定される次の担当者名とノード名を受け取
り、管理レコード７２０に格納する。

【００３６】上記処理により、業務データＡの内容を更
新するとともに、総務部処理２１０の次の承認ノードの
ユーザｂが申請書を処理できるように管理データ７１０
の管理レコード７２０を更新する。以上のように残業申
請書を回覧し、承認ノードでの処理が終了することで
「残業申請」業務が達成される。

【００３７】次に「残業申請」業務と同じく総務部処理
２１０のフロー定義で回覧される「休日出勤申請」業務
を追加する場合について説明する。「休日出勤申請」業
務では「申請」「審査」「承認」のそれぞれのノードで
「休日出勤申請」「休日出勤審査」「休日出勤承認」の
３つの帳票フォーマットを使用するとする。それぞれの
帳票定義フォーマット定義を作成し、帳票定義データ６
１０に格納する。業務定義データ３１０でフロー定義の
「申請」「審査」「承認」の各ノードで使用する帳票フ
ォーマットを業務定義データ３１０の業務内容に設定す
る。

【００３８】帳票フォーマットデータの追加と業務定義
の作成することで、総務部処理２１０で「残業申請」
「休日出勤申請」の２つの業務を扱うこが可能となる。

【００３９】

【発明の効果】本発明によれば、フロー定義と業務文書
フォーマットと業務データと業務定義をそれぞれ独立さ
せて管理することで、フロー定義と業務文書フォーマッ
トを別個に開発し、フロー定義と業務文書フォーマット
の関連付けを業務定義で定義できるため、フロー定義を
複数の業務文書フォーマットで使用することが可能とな
り、フロー定義と業務文書フォーマットを切り離して開
発することができる。その結果、ワークフローシステム
を効率的に開発することが可能となる。

【００４０】また、フロー定義と業務文書フォーマット
を分けて管理することにより、実際の業務に近い形で業
務フローのモデル化、業務文書フォーマットの電子化が
可能となり、回覧ルートの変更といったフロー定義の変
更、業務文書フォーマットの変更等が発生した場合で
も、実際の業務の変更により促した変更作業でワークフ
ローシステムの保守運用ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係るワークフロー管理システムの実施
例を示す図である。

【図２】本実施例を説明するために用いるフロー定義の
概念図である。

【図３】本実施例を説明するために用いる業務定義部で
管理するデータの概念図である。

【図４】本実施例を説明するために用いる申請用の帳票
フォーマットの例を示す図である。

【図５】本実施例を説明するために用いる審査用の帳票
フォーマットの例を示す図である。

【図６】本実施例を説明するために用いる帳票定義部で
管理するデータの概念図である。

【図７】本実施例を説明するために用いるフロー制御部
の管理データの概念図である。

【図８】本実施例を説明するために用いるデータ管理部
で管理される業務データを格納するデータ格納部の概念
図である。

【図９】本実施例のクライアントから業務の申請処理を
示すフローチャートである。

【図１０】本実施例のクライアントから業務の審査処理
を示すフローチャートである。

【図１１】本実施例のフロー定義部の処理を示すフロー
チャートである。

【図１２】本実施例の業務定義部の処理を示すフローチ
ャートである。

【図１３】本実施例の帳票定義部の処理を示すフローチ
ャートである。

【図１４】本実施例のデータ管理部の処理を示すフロー
チャートである。

【図１５】本実施例のフロー制御部の処理を示すフロー
チャートである。

【符号の説明】 １…サーバ、１１…フロー定義部、１２…業務定義部、
１３…帳票定義部、１４…データ管理部、１５…フロー
制御部、１１０…ネットワーク、クライアント、２１０
…フロー定義、２２０…ノード、３１０…業務定義デー
タ、４１０…申請用残業申請書、４２０…申請ボタン、
５１０…審査用残業申請書、５２０…審査用ボタン、６
１０…帳票定義データ、６２０…帳票定義レコード、７
１０…管理データ、７２０…管理レコード、８１０…デ
ータ格納部、８２０…データレコード。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 村上 大介 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア事業部内 (72)発明者 柿崎 誠 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア事業部内 Ｆターム(参考） 5B049 AA01 AA02 CC21 EE05 FF03 GG04

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数台のコンピュータを用いた業務文書の
   回覧ルートを定義するフロー定義部と、業務文書の定型
   フォーマットを定義する帳票定義部と、業務文書データ
   を保存するデータ管理部から成り、回覧ルートの各担当
   者が行うべき業務処理を予め定義し、業務を実現するワ
   ークフローシステムにおいて、フロー定義と業務文書フ
   ォーマットの関連をフロー定義から独立した業務定義部
   に定義することを特徴とするワークフロー管理方法。
2. 【請求項２】請求項１記載のワークフローシステムにお
   いて複数の業務でフロー定義を共用できることを特徴と
   するワークフロー管理方法。
3. 【請求項３】請求項１記載において、ワークフロー管理
   方法を用いてフロー定義と、回覧ルート上での業務処理
   をフロー定義から独立した業務定義部で管理することを
   特徴とするワークフロー管理方法。