JP2000347943A

JP2000347943A - 文書アクセス管理システム

Info

Publication number: JP2000347943A
Application number: JP11158925A
Authority: JP
Inventors: Kenji Suzuki; 健司鈴木; Fuminori Miyazawa; 史紀宮沢; Hideyo Hagen; 秀世波元
Original assignee: Kawasaki Steel Systems R&D Corp
Current assignee: JFE Systems Inc
Priority date: 1999-06-07
Filing date: 1999-06-07
Publication date: 2000-12-15

Abstract

(57)【要約】【課題】個々の文書の参照や、その他の取り扱いがで
きるユーザの選別を実務に適合した形態で柔軟に行うこ
とができると共に、該選別の指定や設定についても、実
務に適合した形態で柔軟に、又手際良く行う。【解決手段】グループ階層構造情報記憶装置３は、各
グループの直接の上位には１つ以下のグループが存在す
るように、複数のグループを階層構造で定義した情報を
保存する。文書記憶装置１は、その文書の更新や配布先
設定を委ねられた管理元となるグループ及びアクセス許
可グループを示す情報を示す情報を文書毎に保存しなが
ら、個々の文書を保存する。選別管理装置５は、個々の
文書の参照や、その他の取り扱いができるユーザの選別
を、少なくとも前記グループ階層構造情報及び前記管理
元グループ情報を用いて行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書を電子的に保
存すると共に、該保存の際に、文書のアクセスの管理に
用いる情報を保存するようにした文書アクセス管理シス
テムに係り、特に、個々の文書の参照や、その他の取り
扱いができるユーザの選別を実務に適合した形態で柔軟
に行うことができると共に、該選別の指定や設定につい
ても、実務に適合した形態で柔軟に、又手際良く行うこ
とができる文書アクセス管理方法、文書アクセス管理装
置、及び該文書アクセス管理装置に係るコンピュータプ
ログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒
体に関する。

【０００２】

【従来の技術】文書の管理を行う場合、原本を管理して
内容の変更は必ず原本に対して行ない、文書の参照は複
写により行うことが一般的であった。複写は識別番号を
付けた上で台帳により管理して参照を許可する相手、一
般的には部、課等の組織に対して配布した。台帳には識
別番号、配布先、配布日等を記入し、配布先から受領証
を受け取って台帳と共に保管する、というやり方が一般
的であった。

【０００３】一方、これをコンピュータ上で電子化しよ
うとする文書管理システムもあったが、アクセス管理は
前記のような、文書管理の一般的なやり方よりはコンピ
ュータファイルシステムの管理に倣ったものが多かっ
た。即ち、まず利用者の名前を登録し、これをまとめて
グループを作り、文書には所有者を設定し、所有者、そ
の属するグループ、それ以外の利用者に対して各々でき
ることを決めるというやり方である。

【０００４】特開平８−１０１７８５では、これと異な
り、文書の参照許可を配布という操作により、所有者と
は別に設定する方法を開示している。又、配布と受領の
記録を管理する方法を開示している。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、前述し
た文書管理システムでは、所有者及びその所属グループ
と関係なく任意の相手に参照を許可することができず実
用的でない。文書の参照許可先は様々に変る可能性があ
り、それにいちいち対応してグループを構成するのは現
実的でない。文書配布や配布先の組織構造が、コンピュ
ータファイルシステムに倣った形態のこの文書管理シス
テムには適合しないためである。

【０００６】又、業務文書の配布においては、単に配布
先のみにより参照可否が決まるのではなく、配布先グル
ープに対する上位者は一般的に明示的に配布されていな
くても参照を許可されたり、配布先の長に対する配布
と、配布先に従属する他のグループも含めての配布を区
別するといった、様々な指定が必要となる。しかしなが
ら、前述の特開平８−１０１７８５では、配布により文
書参照を許可する方法が開示されているものの、配布先
として、何を設定するのか明らかにされておらず、この
ような業務文書の配布の制御が可能かどうか不明であ
り、このような配布形態の実現ができない。

【０００７】本発明は、前記従来の問題点を解決するべ
くなされたもので、個々の文書の参照や、その他の取り
扱いができるユーザの選別を実務に適合した形態で柔軟
に行うことができると共に、該選別の指定や設定につい
ても、実務に適合した形態で柔軟に、又手際良く行うこ
とができる文書属性管理システムを提供することを目的
とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】まず、本願の第１発明の
文書アクセス管理方法は、文書を電子的に保存すると共
に、該保存の際に、文書のアクセスの管理に用いる情報
を保存するようにした文書アクセス管理方法において、
各グループの直接の上位には１つ以下のグループが存在
するように、複数のグループを階層構造で定義した情報
を保存しておき、文書を少なくとも参照するユーザは必
ず、いずれかのグループに所属するように設定してお
き、前記アクセス管理情報の少なくとも１つとして、そ
の文書の更新や配布先設定を委ねられた管理元となるグ
ループを示す情報を文書毎に保存し、更に、その文書に
対してアクセスを許可された他のグループに関する情
報、及び、許可されたアクセスの種類を示す情報を文書
毎に保存し、個々の文書の参照や、その他の取り扱いが
できるユーザの選別を、少なくとも前記グループ階層構
造情報及び前記管理元グループ情報を用いて行うように
したことにより、前記課題を解決したものである。

【０００９】次に、本願の第２発明の文書アクセス管理
装置は、文書を電子的に保存すると共に、該保存の際
に、文書のアクセスの管理に用いる情報を保存するよう
にした文書アクセス管理装置において、各グループの直
接の上位には１つ以下のグループが存在するように、複
数のグループを階層構造で定義した情報を保存するグル
ープ階層構造情報記憶装置と、文書を少なくとも参照す
るユーザは必ず、いずれかのグループに所属するように
設定しておき、前記アクセス管理情報の少なくとも１つ
として、その文書の更新や配布先設定を委ねられた管理
元となるグループを示す情報、及び、その文書に対して
アクセスを許可された他のグループに関する情報と許可
されたアクセスの種類を示す情報を文書毎に保存しなが
ら、個々の文書を保存する文書記憶装置と、個々の文書
の参照や、その他の取り扱いができるユーザの選別を、
少なくとも前記グループ階層構造情報及び前記管理元グ
ループ情報を用いて行う選別管理装置とを、備えるよう
にしたことにより、前記課題を解決したものである。な
お、上記のグループ階層構造情報記憶装置、文書記憶装
置及び選別管理装置は、実体としてはコンピュータプロ
グラムによって実現することも可能である。

【００１０】更に、本願の第３発明のコンピュータ読み
取り可能な記録媒体は、上記第２発明に記載の前記グル
ープ階層構造情報記憶装置、前記文書記憶装置及び前記
選別管理装置を制御するコンピュータプログラムを記録
したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供するこ
とで、前記課題を解決したものである。

【００１１】以下、本発明の作用について、簡単に説明
する。

【００１２】図１は、本発明に係る典型的な文書アクセ
ス管理装置の構成を示すブロック図である。

【００１３】図１に示す文書アクセス管理装置は、文書
を電子的に保存すると共に、該保存の際に、文書のアク
セスの管理に用いる情報を保存する。又、本発明の文書
アクセス管理装置では、グループ階層構造情報記憶装置
３と、文書記憶装置１と、選別管理装置５とを有する。

【００１４】又、符号７は、アクセスなどの対象となる
文書である。本発明において、その文書に対する操作が
できるユーザを選別する対象は、少なくとも文書の参照
の操作が含まれ、又、本発明はこれに限定されるもので
はないが、文書の更新の操作を含めてもよい。更には、
参照権を他者に与えるなどの文書の管理に関する操作
を、このようなユーザ選別の対象に含めてもよい。

【００１５】ここで、文書を少なくとも参照するユーザ
は必ず、いずれかのグループに所属するように設定して
おく。例えば、このようにユーザが所属するグループの
設定を情報として、即ちユーザ所属グループ管理情報と
して保存するために、必要に応じて、ユーザ所属グルー
プ管理情報記憶装置４を備える。

【００１６】又、アクセス管理情報の少なくとも１つと
して、その文書の更新や配布先設定を委ねられた管理元
となるグループを示す管理元グループ情報、及びアクセ
ス許可グループを示すアクセス許可グループ情報につい
ては、文書記憶装置１において対象の文書と共に保存し
てもよい。あるいは図示の如く、文書記憶装置１とは別
に、該管理元グループ情報及びアクセス許可グループ情
報を保存するためのアクセス管理情報記憶装置２を設け
てもよい。

【００１７】図１において、グループ階層構造情報記憶
装置３は、各グループの直接の上位には１つ以下のグル
ープが存在するように、複数のグループを階層構造で定
義した情報を保存する。又、文書記憶装置１は、アクセ
ス管理情報の少なくとも１つとして、その文書の更新や
配布先設定を委ねられた管理元となるグループを示す情
報及びアクセス許可グループを示す情報を文書毎に保存
しながら、個々の文書を保存する。選別管理装置５は、
個々の文書の参照や、その他の取り扱いができるユーザ
の選別を、少なくとも前記グループ階層構造情報及び前
記管理元グループ情報を用いて行う。

【００１８】以上のような構成において、本発明では、
まず、各グループの直接の上位には１つ以下のグループ
が存在するように、複数のグループを階層構造で定義し
た情報を保存する。次には、文書を少なくとも参照する
ユーザは必ず、いずれかのグループに所属するように設
定する。又、前記アクセス管理情報の少なくとも１つと
して、その文書の更新や配布先設定を委ねられた管理元
となるグループを示す情報及びアクセス許可グループを
示す情報を文書毎に保存する。

【００１９】そして、個々の文書の参照や、その他の取
り扱いができるユーザ８の選別を、少なくとも前記グル
ープ階層構造情報及び前記管理元グループ情報を用いて
行う。従って、個々の文書の参照や、その他の取り扱い
ができるユーザ８の選別を実務に適合した形態で柔軟に
行うことができると共に、該選別の指定や設定について
も、実務に適合した形態で柔軟に、又手際良く行うこと
ができる。

【００２０】

【発明の実施の形態】以下、図を用いて本発明の実施の
形態を詳細に説明する。

【００２１】図２は、本発明が適用された実施形態の文
書管理システムの構成を示すブロック図である。

【００２２】本実施形態は、文書管理サーバ装置２０及
び任意数のクライアント装置１０により構成される。ク
ライアント装置１０はネットワークにより、文書管理サ
ーバ装置２０に接続される。

【００２３】各クライアント装置１０にはＷＷＷ（worl
d wide web）ブラウザを搭載する。該クライアント装
置１０ではＷＷＷブラウザを用いて、表示画面１２や１
６のような画面表示を行う。又ＷＷＷブラウザは、表示
された画面上のボタン、例えば起動ボタン１３や１７を
操作しながら、必要な機能が実現できるようにしてい
る。

【００２４】文書管理サーバ装置２０には、サーバ・プ
ログラム接続機構部２１と、汎用文書管理機構部２３
と、文書管理以外のアプリケーション用処理記述２７や
２８と、これらアプリケーションに固有のプログラム・
ライブラリ、即ちアプリ固有プログラム・ライブラリ６
１や６２と、データベース５０及びデータベース・イン
タフェイス部５２と、検索部５５と、文書ファイル格納
部５６とを含んでいる。

【００２５】上記のサーバ・プログラム接続機構部２１
は、ＷＷＷサーバ・プログラムや、例えば米国ＩＢＭ社
のウェブ・スフェアなどが備えている、ＪＳＰ（Ｊａｖ
ａＳｅｒｖｅｒＰａｇｅ）実行管理部やServlet実行管
理部などの、ＷＷＷブラウザからの、ＷＷＷサーバ・プ
ログラム以外のプログラムへの処理要求メッセージを仲
介するミドルウェア・プログラムを含んでいる。これら
のミドルウエア・プログラムは、クライアント装置１０
側の表示画面を文書管理サーバ装置２０側から提供する
際にも用いられる。

【００２６】又、前述の汎用文書管理機構部２３は、符
号３１〜３８で示すような様々なアプリケーション・プ
ログラムを含むコア・プログラム・ライブラリ３０と、
クライアント装置１０との間の様々な処理を行うプログ
ラムである処理記述２５や２６とを含んでいる。

【００２７】コア・プログラム・ライブラリ３０には、
文書管理プログラム群として、文書属性管理部３４と、
文書アクセス管理部３５と、版管理部３６とを有してい
る。又該コア・プログラム・ライブラリ３０は、文書フ
ァイル操作部３８を介してアクセスする文書ファイル格
納部５６を検索対象とする、汎用の全文検索エンジンの
検索部５５を操作するための、全文検索操作部３７を有
している。更に、データベース・インタフェイス部５２
を介して、汎用のデータベースであるデータベース５０
にアクセスするための、データベースアクセス部３３を
有している。

【００２８】以下、本実施形態の作用について説明す
る。

【００２９】所望の機能の提供を受けるため利用者がク
ライアント装置１０を操作すると、該クライアント装置
１０上のＷＷＷブラウザから、文書管理サーバ装置２０
上にある文書管理プログラムの起動を要求するメッセー
ジを当該文書管理サーバ装置２０に送出する。

【００３０】すると、該文書管理サーバ装置２０におい
て、サーバ・プログラム接続機構部２１がメッセージの
要求に応じてこれに対応する処理記述２５を選択してこ
れを起動し、その中のサーバ処理記述に応じてコア・プ
ログラム・ライブラリ３０にある、要求された例えば符
号３４〜３６の文書管理プログラム、あるいはその他の
プログラムが起動される。起動されたプログラムによる
処理結果をクライアント装置１０において表示するた
め、該処理結果を表示する画面プログラムが、処理記述
２５中のクライアント画面記述に従って生成され、サー
バ・プログラム接続機構部２１によって、要求を出した
クライアント装置１０に送られる。そうしてから当該ク
ライアント装置１０で実行され、該実行によって上記の
処理結果が表示される。この画面プログラムの一例は、
図３〜図５に示すとおりである。

【００３１】このような画面プログラムによって例え
ば、表示画面１２が表示される。又、該表示画面１２に
は、関連する機能を実行するための起動ボタン１３など
が配置されている。

【００３２】次に利用者が、例えば表示画面１２の起動
ボタン１３をマウスなどのポインティング・デバイスで
指し示しながら、該ポインティング・デバイスのクリッ
ク・ボタンを押下するなどで、該起動ボタン１３を押下
する。すると、上述のように文書管理サーバ装置２０で
生成されクライアント装置１０に送られた画面プログラ
ムにより、該押下が検知されると共に、押下された起動
ボタン１３に対応するサーバ・プログラムの起動を要求
するメッセージが、クライアント装置１０から文書管理
サーバ装置２０に送り出される。

【００３３】該メッセージを受け取ると文書管理サーバ
装置２０において、要求された処理を行う。例えば、処
理記述２６を経由して、コア・プログラム・ライブラリ
３０の文書属性管理部３４により、文書管理データが特
定の値を持つ文書を検索することができる。あるいは、
全文検索操作部３７により、特定の文字列を含む文書を
検索することができる。

【００３４】該要求処理の結果は、前述した処理記述２
５や該処理記述２５以降の処理と同様に、例えば処理記
述２６などでクライアント装置１０において、例えば表
示画面１６として表示することができる。例えば、該要
求処理が文書検索であれば、該当する文書をクライアン
ト装置１０で、表示画面１６としてリスト表示すること
ができる。

【００３５】更には、表示画面１６に基づいて、利用者
が続く処理を実行させることもできる。例えば、このよ
うな文書リスト中の特定の文書をクライアント装置１０
側で利用者が選択して、文書管理サーバ装置２０側にあ
るその文書管理データを参照するといったような、一連
の文書管理操作を実行することができる。

【００３６】ここで、本実施形態において本発明は、主
として、文書アクセス管理部３５でなされる、アクセス
できる利用者の設定や、該設定に基づいたアクセス管理
で適用される。又、全文検索操作部３７や検索部５５で
なされる文書検索などで適用されている。

【００３７】即ち、文書アクセス管理部３５において、
図１に示したグループ階層構造情報記憶装置３、ユーザ
所属グループ管理情報記憶装置４、及び選別管理装置５
の機能を実現するものが構成されている。又、文書ファ
イル格納部５６において、文書記憶装置１、及びアクセ
ス管理情報記憶装置２の機能を実現するものが構成され
ている。

【００３８】本実施形態におけるユーザや、グループの
管理について、以下に説明する。なお、アクセス権の設
定単位として、ユーザグループを構成するものとする。

【００３９】本実施形態では、アカウント管理によっ
て、汎用文書管理機構部２３にアクセスするユーザを制
限し、これによって文書にアクセスするユーザを制限す
ることを、アクセスの管理の全体方針としている。適用
対象は基本的に業務文書を想定し、従って文書アクセス
権の設定単位は個人でなくグループとする。グループ内
のユーザは同じ文書に対して同じアクセス権を持つ。

【００４０】従って、アクセス管理の手順としては、ま
ずグループを作っておき、グループと文書との間で各操
作毎にアクセス権を定義する。

【００４１】又、このようなグループに係る管理におい
ては、以下に説明するように、業務組織を想定したグル
ープ階層を構成し、業務文書の自然な取り扱いを実現す
ることを、グループ管理方針としている。

【００４２】本実施形態では、文書アクセス管理方法に
おいて、利用者個人個人をユーザと称して、アクセス管
理の最小単位としている。アクセス・ログにはユーザを
単位として、個人個人の記録をするためである。又、ユ
ーザは１つのグループに所属させる。該グループをプラ
イマリ・グループと呼んでいる。なお、本実施形態にお
いて、「兼務」と称して、ユーザを他のグループに所属
させ、プライマリ・グループと同様のアクセス権を与え
ている。

【００４３】上述のようなグループは、任意数のツリー
を構成する。上位グループは唯一または無しとしてい
る。このようなグループ構成において、文書参照権をツ
リー上の上位／下位のグループに自動的に与え、参照権
の波及させるようにしている。このようにして、一般的
な業務文書の閲覧権と同様の管理を行う。

【００４４】又、文書登録時、及び次節で述べる配布時
に、共通文書／限定文書の選択を設ける。ここで、本実
施形態において、文書の配布とは、配布先のグループに
対する参照権を付与する設定をすることである。必要に
応じ、このように参照権を付与したことを、配布先に別
途通知してもよく、該通知を自動的に行ってもよい。

【００４５】文書登録時、及び次節で述べる配布時のい
ずれの場合も、参照権はグループツリーの直系上位グル
ープに波及する。又、下位グループには共通文書のみ、
参照権が波及する。

【００４６】次に、本実施形態における配布の管理につ
いて、以下に説明する。なお、本実施形態において、文
書の配布とは、個々の文書に対するアクセス権設定を意
味している。又、配布管理には、該設定が規定どおり行
われること、設定されたアクセス権に従って文書の参照
やその制限が行われることの管理を示す。

【００４７】本実施形態における配布管理では、文書の
更新責任は管理元グループに集約し、管理元グループの
み更新を許可している。一方、文書の参照は、グループ
構成に拘束されず、柔軟に許可の設定を文書毎にできる
ようにすることを全体的な方針としている。

【００４８】ここで、本実施形態の配布管理について具
体的に説明すると、文書管理元として、個々の文書に対
して、唯一の管理元グループを設定する。文書自体や、
その属性の更新に関わる権利は、管理元グループのみが
持つ。更に、文書管理元グループは、文書参照に関わる
権利も持つ。具体的にどの操作が可能かについては、操
作マスタに定義される。

【００４９】又、本実施形態において、文書の配布と
は、文書の参照許諾を意味し、文書参照や、その属性の
参照に関わる権利の許諾を配布と呼ぶ。管理元グループ
がこのような参照の許諾の設定を文書単位ですることが
でき、該設定により管理元グループから任意のグループ
に対して該当文書の参照許諾を与える。

【００５０】このように配布された文書に対して、配布
先グループ管理者が確認処理を行う。該確認処理を本実
施形態においては受領と呼んでいる。文書の配布、及び
配布された文書を受領したことは、配布ログに残され
る。

【００５１】更に、本実施形態においては、システム外
配布という配布形態がある。該システム外配布は、本実
施形態のユーザ以外、例えば外注先などに、本実施形態
が管理する文書を配布することである。システム外配布
では、その記録を配布ログに記入する。又、郵送などに
よる実際の文書の配布は別途行う。

【００５２】以下、本実施形態の作用について説明す
る。

【００５３】図６は、本実施形態におけるグループの階
層構造を示す線図である。

【００５４】この図のようにまず、階層的な「グループ」
を定義する。そして、ユーザをグループに所属させる。
又、アクセス管理はグループ単位に行う。

【００５５】本実施形態においては本発明を適用して、
文書管理元を設定し、文書と共に保存している。即ち、
各文書には「管理元グループ」を設ける。

【００５６】本実施形態において、文書の配布は、配布
先に対して文書参照権を与えることを意味する。該配布
は、管理元ユーザの「配布」操作により、管理元以外のグ
ループのユーザに対して行い、管理元以外のグループの
ユーザに文書参照権が与えられる。

【００５７】ここで、図７は、データベース５０内に構
築した、文書配布の記録に関するデータベースの構造を
示すデータ構成図である。

【００５８】本実施形態において配布は、複数の文書を
指定して、複数のグループに対して行われる。その際、
図７のように、１回の配布に対して、符号Ｃ１〜Ｃ４の
ような１群の配布記録を、データベース中に作成する。
これらの配布記録は、それぞれ該当するテーブルのレコ
ードであり、件名及びＩＤによって、これらレコード間
が相互に参照される。

【００５９】ある文書を配布しようとすると、この段階
でまず、図７の配布記録テーブルＣ１に１つのレコード
が追加される。該レコードは、配布毎に追加される。
又、配布する文書を設定すると、配布文書テーブルＣ３
にレコードが加えられる。

【００６０】なお、文書を回収すると、回収する文書自
体は文書ファイル格納部５６に引き続き保存されている
ものの、回収先が該文書を参照する権利は失われ、回収
先は該文書を参照できなくなる。又、このような回収に
関する設定は、図７において、回収記録テーブルＣ４に
レコードを追加することで行われる。

【００６１】本実施形態において配布先の設定は、図７
において、配布先テーブルＣ２に対してレコードを追加
することによって行われる。

【００６２】又、配布先のグループ階層の上位グループ
には、自動的に参照権を与える。例えば図６の配布先の
Ｆ部において、符号Ａの範囲には、参照権が自動的に設
定される。

【００６３】一方、下位グループに参照権を与えるかど
うかは、配布の際に配布先毎に指定する。例えば図６の
配布先のＦ部において、符号Ｂの範囲に参照権を与える
かどうかは、配布の際に配布先毎に指定する。

【００６４】更に本実施形態においては、配布先におけ
る文書の受領の確認を管理している。該管理は、配布先
グループのユーザの受領操作により、配布記録に受領マ
ークを記入するというものである。

【００６５】以上のように本実施形態によれば、本発明
を効果的に適用することができる。従って、個々の文書
の参照や、その他の取り扱いができるユーザの選別を実
務に適合した形態で柔軟に行うことができると共に、該
選別の指定や設定についても、実務に適合した形態で柔
軟に、又手際良く行うことができる。

【００６６】

【発明の効果】本発明によれば、個々の文書の参照や、
その他の取り扱いができるユーザの選別を実務に適合し
た形態で柔軟に行うことができると共に、該選別の指定
や設定についても、実務に適合した形態で柔軟に、又手
際良く行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る典型的な文書アクセス管理装置の
構成を示すブロック図

【図２】本発明が適用された実施形態の文書管理システ
ムの構成を示すブロック図

【図３】上記実施形態の文書管理サーバ装置で生成され
クライアント装置に送られる画面プログラムの一例の一
部分を示す第１の線図

【図４】上記第１の部分に続く画面プログラムの部分を
示す第２の線図

【図５】上記第２の部分に続く画面プログラムの部分を
示す第３の線図

【図６】前記実施形態におけるグループの階層構造を示
す線図

【図７】前記実施形態においてデータベース内に構築し
た、文書配布の記録に関するデータベースの構造を示す
データ構成図

【符号の説明】

１…文書記憶装置２…アクセス管理情報記憶装置３…グループ階層構造情報記憶装置４…ユーザ所属グループ管理情報記憶装置５…選別管理装置７…アクセスなどの対象となる文書８…ユーザ１０…クライアント装置１２、１６…表示画面１３、１７…起動ボタン２０…文書管理サーバ装置２１…サーバ・プログラム接続機構部２３…汎用文書管理機構部２５、２６…処理記述２７、２８…アプリケーション用処理記述３０…コア・プログラム・ライブラリ３３…データベースアクセス部３４…文書属性管理部３５…文書アクセス管理部３６…版管理部３７…全文検索操作部３８…文書ファイル操作部５０…データベース５２…データベース・インタフェイス部５５…検索部５６…文書ファイル格納部６１、６２…アプリ固有プログラム・ライブラリＣ１…配布記録テーブルＣ２…配布先テーブルＣ３…配布文書テーブルＣ４…回収記録テーブル

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号ＦＩテーマコート゛(参考）Ｇ０６Ｆ 15/40 ３７０Ａ (72)発明者波元秀世東京都江東区豊洲三丁目３番３号川鉄情報システム株式会社内Ｆターム(参考） 5B017 AA01 BA05 BA06 BB02 CA16 5B075 KK43 KK54 KK63 KK66 KK70 ND03 ND26 ND35 5B082 AA11 EA12 GA13 GC04 5B089 GA11 GA21 GB03 GB04 HA06 JA01 JA21 JA24 KA04 KA13 KB13 KC15 LB04 LB14

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書を電子的に保存すると共に、該保存の
際に、文書のアクセスの管理に用いる情報を保存するよ
うにした文書アクセス管理方法において、各グループの直接の上位には１つ以下のグループが存在
するように、複数のグループを階層構造で定義した情報
を保存しておき、文書を少なくとも参照するユーザは必ず、いずれかのグ
ループに所属するように設定しておき、前記アクセス管理情報の少なくとも１つとして、その文
書の更新や配布先設定を委ねられた管理元となるグルー
プを示す情報を文書毎に保存し、更に、その文書に対してアクセスを許可された他のグル
ープに関する情報、及び、許可されたアクセスの種類を
示す情報を文書毎に保存し、個々の文書の参照や、その他の取り扱いができるユーザ
の選別を、少なくとも前記グループ階層構造情報及び前
記管理元グループ情報を用いて行うようにしたことを特
徴とする文書アクセス管理方法。
【請求項２】文書を電子的に保存すると共に、該保存の
際に、文書のアクセスの管理に用いる情報を保存するよ
うにした文書アクセス管理装置において、各グループの直接の上位には１つ以下のグループが存在
するように、複数のグループを階層構造で定義した情報
を保存するグループ階層構造情報記憶装置と、文書を少なくとも参照するユーザは必ず、いずれかのグ
ループに所属するように設定しておき、前記アクセス管
理情報の少なくとも１つとして、その文書の更新や配布
先設定を委ねられた管理元となるグループを示す情報、
及び、その文書に対してアクセスを許可された他のグル
ープに関する情報と許可されたアクセスの種類を示す情
報を文書毎に保存しながら、個々の文書を保存する文書
記憶装置と、個々の文書の参照や、その他の取り扱いができるユーザ
の選別を、少なくとも前記グループ階層構造情報及び前
記管理元グループ情報を用いて行う選別管理装置とを、
備えるようにしたことを特徴とする文書アクセス管理装
置。
【請求項３】請求項２に記載の前記階層グループ管理情
報記憶装置、前記文書記憶装置及び前記選別管理装置を
制御するコンピュータプログラムを記録したコンピュー
タ読み取り可能な記録媒体。