JP2012155392A

JP2012155392A - 情報共有システム

Info

Publication number: JP2012155392A
Application number: JP2011011880A
Authority: JP
Inventors: Takeshi Nakamura; 中村　　剛
Original assignee: NEC Corp
Current assignee: NEC Corp
Priority date: 2011-01-24
Filing date: 2011-01-24
Publication date: 2012-08-16

Abstract

【課題】社内サーバにて管理されているデータを社外にて共有する場合にセキュリティ性を向上させる。
【解決手段】社外サーバ２０は、社内サーバ１０から送信されてきた共有データが利用された後、社外利用者端末３がログアウトした場合、利用された共有データを社内サーバ１０に送信し、社内サーバ１０は、社外サーバ２０から送信されてきた共有データを、情報共有システム管理データ４に同期させ、社外サーバ２０に対して社外情報共有データ５を削除する旨を指示し、社外サーバ２０は、共有データを削除する旨の指示が社内サーバ１０からあった場合に社外情報共有データ５を削除する。
【選択図】図２

Description

本発明は、社内サーバにて管理されている情報を社外サーバにアクセス可能な端末にて利用可能とする情報共有システムに関する。

情報社会の急速な進展に伴い、社内と社外とで情報を共有することが求められている。そこで、社内の情報共有システムで管理しているデータを社外の利用者と共有するために、SaaSサービスが普及し始めているが、依然としてセキュリティ面から情報共有システムを社内に設置するユーザは多数おり、社外の利用者との情報共有を望む声に応えることができていない。また、サーバをＤＭＺ等の社外からアクセスできる箇所に配置し、サーバから社内の情報共有システムにアクセスできる手段が提供されているが、社外の利用者が社内のサーバ内の全データにアクセスできてしまう可能性があるため、セキュリティ面における脆弱性がある。

ここで、社外の利用者と情報共有するための専用のサーバを社外に配置し、本サーバ内に情報共有するデータを社内のサーバから同期させる技術が、特許文献１に開示されている。また、各拠点間で情報のセキュリティを確保しつつファイルデータの共有を可能とする技術が、特許文献２に開示されている。これらの技術を用いれば、社内サーバと社外サーバを設置し、社外から社内のサーバにアクセスさせないことによりセキュリティ性を確保しながらも、情報共有を行うデータのみを同期させて情報共有を行うことができるようになる。

特開２００９−７００１５号公報特開２００２−１４９４６５号公報

しかしながら、特許文献１，２に開示された技術においては、社外から社内のサーバにアクセスさせないことにより一定のセキュリティ性を確保することができるものの、社外の利用者がアクセスしない時間においても社外のサーバにデータが保存されているため、セキュリティ性に優れているとは言い難い。

本発明は、上述したような技術が有する問題点に鑑みてなされたものであって、社内サーバにて管理されているデータを社外にて共有する場合にセキュリティ性を向上させることができる情報共有システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために本発明は、
社内サーバにて管理されているデータを社外にて共有するための情報共有システムであって、
社外の端末からログイン可能な社外サーバを有し、
前記社内サーバは、前記社外の端末が前記社外サーバにログインした場合に、当該社内サーバにて管理しているデータのうち前記共有する共有データのみを前記社外サーバに送信し、
前記社外サーバは、前記社内サーバから送信されてきた共有データを社外データベースに格納し、前記社外の端末にて当該共有データの利用後、前記社外の端末がログアウトした場合、当該利用された共有データを前記社内サーバに送信し、
前記社内サーバは、前記社外サーバから送信されてきた共有データを、当該社内サーバにて管理している共有データに同期させ、前記社外サーバに対して前記社外データベースに格納されている共有データを削除する旨を指示し、
前記社外サーバは、前記共有データを削除する旨の指示が前記社内サーバからあった場合に、前記社外データベースに格納されている共有データを削除する。

本発明は、以上説明したように構成されているため、社外との情報共有を行う場合において、社外へのデータ保存期間を可能な限り短くすることができるとともに、同期するデータを共有対象のデータのみにすることで、社外からアクセスできるデータを必要最小限にすることができ、それにより、社外との情報共有のセキュリティを強化することができる。

本発明の情報共有システムの実施の一形態の環境を示す図である。本発明の情報共有システムの実施の一形態を示す図である。図１及び図２に示した情報共有システムの動作を説明するためのシーケンス図である。

以下に、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。

図１は、本発明の情報共有システムの実施の一形態の環境を示す図であり、図２は、本発明の情報共有システムの実施の一形態を示す図である。

本形態は図１に示すように、社内に設置された社内サーバ１０、情報共有システム管理データ４及び社内利用者端末２と、社外に設置された社外サーバ２０、社外情報共有データ４及び社外利用者端末３とから構成され、社内サーバ１０と社外サーバ２０と社外利用者端末３とがインターネット６を介して接続されている。なお、社内サーバ１０と社内利用者端末２とは社内ＬＡＮ等によって接続されている。

社内サーバ１０は、社内利用者が社内利用者端末２を利用して情報共有を行うためのものであって、社内利用者端末２から文書共有の指示を受け付け、社外利用者に共有情報の送信を行う文書共有情報送信部１１と、情報共有システム管理データ４の共有データの制御を行う社内文書制御部１２と、完了通知を社内利用者に通知する共有完了送信部１３とから構成されている。なお、情報共有システム管理データ４は、社内サーバ１０を利用して共有されたデータの管理を行うための社内データベースであり、また、社内利用者端末２は、社内の利用者が情報共有を利用するための端末である。

社外サーバ２０は、社外利用者が社外利用者端末３を利用して情報共有を行うためのものであって、社外利用者端末３からのログイン／ログアウト指示により共有データの同期制御の指示を行う同期指示制御部２１と、社外情報共有データ５の共有データの制御を行う社外文書制御部２２とから構成されている。なお、社外情報共有データ５は、情報共有システム管理データ４で管理されているデータから社外利用者と共有するデータのみの管理を行うための社外データベースであり、また、社外利用者端末３は、社外の利用者が情報共有を行うための端末である。

以下に、上記のように構成された情報共有システム１の動作について説明する。

図３は、図１及び図２に示した情報共有システム１の動作を説明するためのシーケンス図である。

まず、社内利用者が情報共有システム管理データ４に対して社外利用者と情報共有を行うための利用の種別となるアクセス権を設定する。設定できるアクセス権としては「参照」、「更新」、「削除」、「追加」等のレベルで設定できる。社内利用者が設定したアクセス権に関する情報は、社内利用者端末２から社内サーバ１０に送信される（ステップＡ１）。

社内サーバ１０は、社内利用者端末２からアクセス権に関する情報を受け付けると、文書共有情報送信部１１から社外利用者に対して情報共有のための通知メールを送信する（ステップＡ２）。この通知メールには、社外情報共有データ５の情報として格納先のＵＲＬが記載されており、社外利用者端末３に送信される。

社内サーバ１０の文書共有情報送信部１１から送信された通知メールが社外利用者端末３にて受信された後、社外利用者は、社外利用者端末３において通知メールに記載されているＵＲＬを用いて社外サーバ２０にアクセスし、事前に通知されているＩＤ・パスワードを用いて社外サーバ２０にログインする（ステップＡ３）。

ログイン指示を受け付けた社外サーバ２０は、同期指示制御部２１において、社内サーバ１０の社内文書制御部１２に対してログイン情報を送信し、共有データの同期処理を要求する（ステップＡ４）。

同期処理が要求された社内文書制御部１２は、対象となる共有データを情報共有システム管理データ４から取得し、社外サーバ２０から送信されてきたログイン情報を用いて共有データの暗号化を行う。なお、情報共有システム管理データ４から共有データを取得する際には社外利用者との情報共有の設定時にアクセス権として「編集」、「削除」する権限をつけた場合においてのみ、情報共有システム管理データ４で管理している共有データに対して利用を禁止するロックを掛ける。

社内文書制御部１２は、共有データの暗号化が完了すると、暗号化した共有データを社外サーバ２０に送信する。社外サーバ２０に送信された共有データは、同期指示制御部２１を経由して社外文書制御部２２に送信される。このように、共有データを同期する際に暗号化を行うことで、データ同期時のセキュリティを強化させることができる。

そして、社外文書制御部２２において、受信した共有データに対してログイン情報を用いて復号化を行い、復号化が完了した共有データを社外情報共有データ５に格納する（ステップＡ５）。

共有データの社外情報共有データ５への格納が完了すると、ステップＡ３にてログインが完了している社外利用者に対して、同期処理が完了したメッセージを同期指示制御部２１から送信する（ステップＡ６）。

このようにして共有データが社外情報共有データ５に格納され、社外利用者が社外利用者端末３にて共有データの参照や編集作業が完了した後、社外利用者端末３に対してログアウトの操作を行うと、社外利用者端末３から社外サーバ２０に対してログアウト指示を送信する（ステップＡ７）。

ログアウト指示を受け付けた社外サーバ２０は、同期指示制御部２１において、社外文書制御部２２に対して文書取得指示を要求する。すると、社外文書制御部２２は、社外情報共有データ５で管理している共有データの更新有無を確認し、更新があった場合は、その共有データを取得し、ログイン情報を用いて暗号化を行う。

そして、暗号化が完了したら、暗号化した共有データとログイン情報とを同期指示制御部２１を経由して社外サーバ２０から社内サーバ１０に送信する（ステップＡ８）。

社外サーバ２０から社内サーバ１０に送信された共有データとログイン情報は、社内サーバ１０の社内文書制御部１２にて受信され、社内文書制御部１２においてログイン情報を用いて共有データの復号化を行い、共有データを情報共有システム管理データ４に同期させて格納し、この共有データのロックを解除する。

ロックが解除されたら、社内サーバ１０から社外サーバ２０の同期指示制御部２１に対して、社外情報共有データ５にて管理されている共有データの削除指示を含む完了通知を送信する（ステップＡ９）。

社内サーバ１０から完了通知を受け取った同期指示制御部２１は、社外文書制御部２２に対して社外情報共有データ５にて管理されている共有データの削除指示を送信する。そして、指示を受け付けた社外文書制御部２２は、社外情報共有データ５で管理されている共有データの削除を行い、削除が完了した後、同期指示制御部２１を経由して共有完了送信部１３に対して削除完了の通知を送信する（ステップＡ１０）。

社外サーバ２０から削除通知を受け取った共有完了送信部１３は、社内利用者端末２に対して情報共有終了の通知をメールで送信する（ステップＡ１１）。

なお、本形態においては、社外からログインするための社外サーバ２０を設けているが、社外にサーバを設置するのではなく、ＤＭＺ等の社外からアクセスできる箇所にサーバを配置することができれば、本発明を利用することができる。

また、文書共有情報送信部１１から送信される通知メールにＵＲＬを記載しておくのではなく、文書ＩＤや文書情報を埋め込んだ添付ファイル等の文書を一意に判断できる情報を通知する構成としてもよい。

また、社外利用者端末３が社外サーバ２０にログインして情報共有を開始する際に、情報共有終了日時を設定できるようにし、その情報共有終了日時までは、社外情報共有データ５に格納されている共有データを削除しない構成とし、社外利用者が一度ログアウトした後、再ログインした場合において、情報共有終了日時前であれば再同期をかけるようにすることも考えられ、その場合、利用者の利便性を向上させることができる。

また、社外情報共有データ５に共有データを同期、格納するタイミングをログイン時だけでなく、情報共有設定時に同期開始時刻を設定できるようにし、社内サーバ１０において、その同期開始時刻になると、情報共有システム管理データ４のうち共有する共有データのみを社外サーバ２０に送信するというように、任意のタイミングで同期を行うようにすることができる。これにより、特許文献１に開示された技術よりも、データの公開時間を制限することができ、なお且つログイン後に即座に文書を参照することもできるようになる。

また、ステップＡ３において社外利用者が社外サーバ２０にアクセスする際に、社外利用者端末３の制御をすることでセキュリティをより一層強化させることも可能になる。制御の方法としてはクライアントＰＣのＩＰアドレス情報が考えられる。

また、何らかの理由により社外利用者が長期にわたって共有データにアクセスしない場合等においては、社外にデータは公開されていなくても社外への公開候補のデータが情報共有システム管理データ４上に設定されたままとなってしまう。そのため、このような場合に、社内のシステム管理者が情報共有システム管理データ４上の公開候補データの一覧を確認できるようにすることで、管理面からもセキュリティを強化することが可能になる。

また、特許文献１に開示された技術のように、社外利用者との情報共有の設定時に、利用者の利用の種別をその都度設定するのではなく、社外利用者の利用の種別を情報共有システム内に登録できるようにすることで、頻繁に共有する利用者について、共有データの利用の種別が利用者毎に一度設定されると、その設定が登録され、その後、共有データをその利用者に利用させる場合、利用者が選択されることによって記共有データの利用の種別が設定されることとなり、利便性を向上させることができる。

１情報共有システム
２社内利用者端末
３社外利用者端末
４情報共有システム管理データ
５社外情報共有データ
６インターネット
１０社内サーバ
１１文書共有情報送信部
１２，２２社内文書制御部
１３共有完了送信部
２１同期指示制御部

Claims

社内サーバにて管理されているデータを社外にて共有するための情報共有システムであって、
社外の端末からログイン可能な社外サーバを有し、
前記社内サーバは、前記社外の端末が前記社外サーバにログインした場合に、当該社内サーバにて管理しているデータのうち前記共有する共有データのみを前記社外サーバに送信し、
前記社外サーバは、前記社内サーバから送信されてきた共有データを社外データベースに格納し、前記社外の端末にて当該共有データの利用後、前記社外の端末がログアウトした場合、当該利用された共有データを前記社内サーバに送信し、
前記社内サーバは、前記社外サーバから送信されてきた共有データを、当該社内サーバにて管理している共有データに同期させ、前記社外サーバに対して前記社外データベースに格納されている共有データを削除する旨を指示し、
前記社外サーバは、前記共有データを削除する旨の指示が前記社内サーバからあった場合に、前記社外データベースに格納されている共有データを削除する情報共有システム。
請求項１に記載の情報共有システムにおいて、
前記社内サーバは、前記共有データを前記社外サーバに送信した際、前記社内サーバにて管理している当該共有データの利用を禁止し、その後、前記社外サーバから送信されてきた共有データを当該社内サーバにて管理している共有データに同期させた際、前記社内サーバにて管理している当該共有データの利用の禁止を解除する情報共有システム。
請求項１に記載の情報共有システムにおいて、
前記社内サーバは、前記共有データを前記社外サーバに送信する際、前記社外の端末が前記社外サーバにログインするためのログイン情報を用いて当該共有データを暗号化する情報共有システム。
請求項１に記載の情報共有システムにおいて、
前記社外サーバは、前記社外の端末がログインした際に予め指定された情報共有終了日時までは、前記社外データベースに格納されている共有データを削除しない情報共有システム。
請求項１に記載の情報共有システムにおいて、
前記社内サーバは、予め指定された同期開始時刻になると、当該社内サーバにて管理しているデータのうち前記共有する共有データのみを前記社外サーバに送信する情報共有システム。
請求項１に記載の情報共有システムにおいて、
前記社内サーバは、前記共有データの利用の種別が利用者毎に設定されると、当該設定を登録しておき、その後、前記共有データを前記社外の端末にて利用させる場合、前記利用者が選択されることにより、前記共有データの利用の種別が設定される情報共有システム。