JP2017182122A - データ提供システム、アクセス権管理装置、データ提供方法、およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ポリシーに基づくファイルのアクセス権の管理を従来よりも容易に行う。【解決手段】権限ポリシー設定部２１５は、ドキュメント記憶領域１０Ｒに保存されているファイル５をユーザから要求された際にこのファイル５のアクセス権が未だ設定されていなければ、このファイル５によって再現されるドキュメントの内容または属性を解析し、解析結果に基づいて設定する。そして、ファイル提供部１０３は、このアクセス権に従ってこのファイル５をユーザへ提供する。【選択図】図５

Description

本発明は、データのアクセス権の管理の技術に関する。

従来、ドキュメントを表示しまたは印刷するためのデータが不正にアクセスされるのを防止するために、特定のユーザに対してのみデータへアクセスするのを許可する技術が提案されている。具体的には、データを管理する装置（例えば、ファイルサーバ）は、特定のユーザに対してのみ、データのアクセス権を付与する。そして、アクセス権の範囲内で特定のユーザによるデータの使用を許可する。

さらに、セキュリティの保護に鑑みたデータの提供の技術として、次のような技術が提案されている。情報処理端末であるクライアントは、ＰＣに搭載されているデータ通信処理装置と、機密情報転送装置とを備えており、さらに、通信管理装置、ＡＰ、送信結果提示装置を備えている。また、機密情報転送装置は、複数の通信路の機密経路レベルを判定する機密経路判定部と、最適経路判定部と、機密キーワード定義ＤＢ及び形態素解析手段を有し、送信すべきデータの機密データレベルを判定する機密データ判定部と、機密経路レベル及び機密データレベルに基づいて最適な通信路を選択する最適経路判定部とを備えて構成される（特許文献１）。

複合装置は、画像入出力部が取り込んだ電子文書から特徴量解析部が、その特徴量を抽出して、配信先決定部が、該特徴量に基づいて電子文書の配信先を決定し、文書管理部が、文書提供元情報を取得して、該電子文書の文書提供元情報、該特徴量及び該配信先に関連する配信先関連情報を文書関連情報として該電子文書に関連付けて配信情報記憶部に記憶させるとともに、送受信部から該電子文書を該配信先へ配信する。電子文書の出力要求が出力要求元機器からあると、文書管理部が、該出力要求元機器の出力要求元情報を取得し、該出力要求元情報と文書関連データ記憶部の出力要求のあった電子文書の文書関連情報及び要求において入力された文書関連情報に基づいて電子文書の出力許可／不許可を制御する（特許文献２）。

そのほか、ドキュメントのファイルを新たに保存する際に、予め決められたポリシーに基づいてそのファイルのアクセス権を付与する技術が知られている。

特開２００２−１３５３５１号公報 特開２０１４−１１５７４８号公報

しかし、ポリシーがない時期に保存されたデータには、管理者またはドキュメントの作成者がアクセス権を設定する作業を行っていない限り、アクセス権が設定されていないことが多い。

したがって、ポリシーが決められた後、これらのデータについてポリシーを遵守するには、管理者または作成者がアクセス権を設定する作業を行わなければならない。

また、ポリシーが変更された場合は、既存のデータのアクセス権を見直し、変更後のポリシーに合わせてアクセス権を設定し直す作業を行わなければならないことがある。

しかし、従来の技術によると、データのアクセス権に関するこれらの作業の煩わしさを解消することができない。

本発明は、このような問題点に鑑み、ポリシーに基づくデータのアクセス権の管理を従来よりも容易に行うことを目的とする。

本発明の一形態に係るデータ提供システムは、保存手段に保存されている、ドキュメントのデータを提供する、データ提供システムであって、前記データをユーザから要求された際に当該データのアクセス権が未だ設定されていない場合に、当該データに係る前記ドキュメントの内容または属性を解析する解析手段と、前記データのアクセス権を、前記解析手段によって解析された前記内容または属性に基づいて設定する、設定手段と、前記データをユーザから要求された後、前記アクセス権が前記設定手段によって設定された場合に、当該アクセス権に従って当該データを当該ユーザへ提供する、提供手段と、を有する。

好ましくは、前記データは、複数のユーザによって共有され得るものであり、前記設定手段は、前記複数のユーザのそれぞれに対して前記アクセス権を設定する。

または、前記データを前記ユーザから要求された際に前記アクセス権が既に設定されていれば、当該アクセス権を所定の規則に基づいて更新する、更新手段、を有し、前記提供手段は、前記データを前記ユーザから要求された後、前記アクセス権が更新手段によって更新された場合は、当該更新されたアクセス権に従って当該データを当該ユーザへ提供する。

または、前記データは、複数のユーザによって共有され得るものであり、前記設定手段は、前記複数のユーザのうちの一部のユーザに対してのみ前記データを使用することが認められるように、前記アクセス権を設定し、前記更新手段は、更新する回数が増えるにつれて制限が緩くなるように前記アクセス権を更新する。

本発明によると、ポリシーに基づくデータのアクセス権の管理を従来よりも容易に行うことができる。

ドキュメント共有システムの全体的な構成の例を示す図である。 ドキュメント管理サーバのハードウェア構成の例を示す図である。 ユーザデータの例を示す図である。 端末装置のハードウェア構成の例を示す図である。 ドキュメント管理サーバ、権限ポリシー管理サーバ、およびユーザ管理サーバそれぞれの機能的構成の例を示す図である。 権限ポリシーデータの例を示す図である。 ドキュメント管理サーバにおける全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。 権限ポリシー管理サーバにおける全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。 ドキュメント管理サーバにおける全体的な処理の流れの変形例を説明するフローチャートである。 ドキュメント管理サーバにおける全体的な処理の流れの変形例を説明するフローチャートである。

図１は、ドキュメント共有システム１００の全体的な構成の例を示す図である。図２は、ドキュメント管理サーバ１のハードウェア構成の例を示す図である。図３は、ユーザデータ６Ａの例を示す図である。図４は、端末装置３のハードウェア構成の例を示す図である。

図１に示すように、ドキュメント共有システム１００は、ドキュメント管理サーバ１、権限ポリシー管理サーバ２１、ユーザ管理サーバ２３、端末装置３、および通信回線４などによって構成される。

ドキュメント管理サーバ１、権限ポリシー管理サーバ２１、ユーザ管理サーバ２３、および端末装置３は、通信回線４を介して通信することができる。通信回線４として、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）、公衆回線、または専用線などが用いられる。

ドキュメント共有システム１００は、文書、図表、写真、またはイラストなどによって構成されるドキュメント（書類）を複数のユーザによって使用するためのシステムである。

以下、ある企業においてドキュメント共有システム１００が使用される場合を説明する。したがって、この企業の従業員がドキュメント共有システム１００のユーザである。各ユーザには、ユーザアカウントが１つずつ与えられている。ユーザアカウントには、ユニークなユーザコードが付されている。

ドキュメント管理サーバ１は、ドキュメントをファイル単位で管理する。そして、端末装置３からの要求に基づいて、ファイルを端末装置３へ提供する。ドキュメント管理サーバ１として、いわゆるサーバ機またはＮＡＳ（Network Attached Storage）などが用いられる。

ドキュメント管理サーバ１は、図２に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０ａ、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０ｂ、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０ｃ、大容量記憶装置１０ｄ、およびＮＩＣ（Network Interface Card）１０ｅなどによって構成される。

ＮＩＣ１０ｅは、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）などのプロトコルによって通信回線４を介して権限ポリシー管理サーバ２１、ユーザ管理サーバ２３、および端末装置３などと通信を行う。

大容量記憶装置１０ｄには、各ドキュメントのファイル５を記憶するためのドキュメント記憶領域１０Ｒ（図５参照）が設けられている。ファイル５は、ドキュメントを再現するためのファイルであって、ＰＤＦ（Portable Document Format）ファイル、テキストファイル、または種々のアプリケーション（例えば、マイクロソフト社のワード、エクセル、またはパワーポイントなど）用のフォーマットのファイルである。

さらに、ＲＯＭ１０ｃまたは大容量記憶装置１０ｄには、ファイル５を管理するためのファイル管理プログラム１０Ｐ（図５参照）が記憶されている。

ファイル管理プログラム１０Ｐは、ＲＡＭ１０ｂにロードされ、ＣＰＵ１０ａによって実行される。大容量記憶装置１０ｄとして、ハードディスクまたはＳＳＤ（Solid State Drive）などが用いられる。

権限ポリシー管理サーバ２１は、各ファイル５の権限ポリシーを管理する。「権限ポリシー」は、ファイル５への各ユーザのアクセスに関するポリシー（規則）である。具体的には、権限ポリシーは、ユーザごとの、ファイル５のアクセス権を定める。

権限ポリシー管理サーバ２１のハードウェアの構成は、ドキュメント管理サーバ１と基本的に同様であり、図２に示した通りである。

ただし、ＲＯＭまたは大容量記憶装置には、権限ポリシーを管理するための権限ポリシー管理プログラム２１Ｐ（図５参照）が記憶されている。権限ポリシー管理プログラム２１Ｐは、ＲＡＭにロードされ、ＣＰＵによって実行される。

ユーザ管理サーバ２３は、各ユーザのユーザアカウント、部署、職級（例えば、部長、課長、一般社員など）、および連絡先など情報を管理する。

ユーザ管理サーバ２３のハードウェアの構成は、ドキュメント管理サーバ１と基本的に同様であり、図２に示した通りである。

ただし、大容量記憶装置には、ユーザデータ記憶領域２３Ｒが設けられている。ユーザデータ記憶領域２３Ｒには、図３に示すように、ユーザごとのユーザデータ６Ａが記憶されている。ユーザデータ６Ａには、ユーザのユーザコード、所属部署（現在、所属している部署）、職級、および連絡先などが示される。

ユーザデータ６Ａは、この企業にユーザ（従業員）が入社した際に、管理者によって作成され、ユーザデータ記憶領域２３Ｒに記憶される。

さらに、ユーザが異動するごとに、異動先の部署が示されるように、そのユーザのユーザデータ６Ａが管理者によって更新される。また、ユーザの職級または連絡先が代わるごとに、新たな職級または連絡先が示されるように、そのユーザのユーザデータ６Ａが管理者によって更新される。

さらに、ＲＯＭまたは大容量記憶装置には、変更通知プログラム２３Ｐ（図５参照）が記憶されている。変更通知プログラム２３Ｐは、ＲＡＭにロードされ、ＣＰＵによって実行される。

端末装置３は、ユーザがファイル５へアクセスしドキュメントを閲覧したり編集したりするための装置である。端末装置３として、スマートフォン、タブレットコンピュータ、携帯電話端末、パーソナルコンピュータなどが用いられる。以下、パーソナルコンピュータが端末装置３として用いられる場合を例に説明する。

端末装置３は、図４に示すように、ＣＰＵ３０ａ、ＲＡＭ３０ｂ、ＲＯＭ３０ｃ、補助記憶装置３０ｄ、液晶ディスプレイ３０ｅ、ＮＩＣ３０ｆ、キーボード３０ｇ、およびポインティングデバイス３０ｈなどによって構成される。

液晶ディスプレイ３０ｅには、ドキュメントのほか、端末装置３へ指令を与えるための画面などが表示される。

ＮＩＣ３０ｆは、ＴＣＰ／ＩＰなどのプロトコルによってドキュメント管理サーバ１などと通信回線４を介して通信を行う。

キーボード３０ｇおよびポインティングデバイス３０ｈは、ユーザが情報およびコマンドを入力するために用いられる。

ＲＯＭ３０ｃまたは補助記憶装置３０ｄには、オペレーティングシステム、ウェブブラウザ、およびドキュメント管理サーバ１のドライバなどが記憶されている。これらのプログラムは、必要に応じてＲＡＭ３０ｂにロードされ、ＣＰＵ３０ａによって実行される。補助記憶装置３０ｄとして、ハードディスクまたはＳＳＤなどが用いられる。

ところで、少なくとも一部のファイル５は、ファイル管理プログラム１０Ｐおよび権限ポリシー管理サーバ２１の運用が開始される前に、ドキュメント記憶領域１０Ｒに記憶されている。このようなファイル５には、運用が開始された時点では、権限ポリシーが設定されていない。

従来、ファイル５に権限ポリシーが設定されていない場合は、管理者またはファイル５の作成者が権限ポリシーを設定する作業を行わなければならない。

しかし、ファイル管理プログラム１０Ｐ、権限ポリシー管理プログラム２１Ｐ、および変更通知プログラム２３Ｐによると、作業を行うことなく、権限ポリシーを設定することができる。以下、この仕組みについて、説明する。

図５は、ドキュメント管理サーバ１、権限ポリシー管理サーバ２１、およびユーザ管理サーバ２３それぞれの機能的構成の例を示す図である。

ファイル管理プログラム１０Ｐによると、図５に示すファイル一覧通知部１０１、アクセス権問合部１０２、およびファイル提供部１０３などの機能がドキュメント管理サーバ１に実現される。

権限ポリシー管理プログラム２１Ｐによると、更新日時記憶部２１１、更新日時書換部２１２、権限ポリシー記憶部２１３、権限ポリシー検索部２１４、権限ポリシー設定部２１５、権限ポリシー更新部２１６、アクセス権特定部２１７、およびアクセス権回答部２１８などの機能がドキュメント管理サーバ１に実現される。

変更通知プログラム２３Ｐによると、更新検知部２３１および更新通知部２３２などの機能がドキュメント管理サーバ１に実現される。

〔人事に関する処理〕
更新日時記憶部２１１には、更新日時データ６Ｂが記憶されている。更新日時データ６Ｂは、最近にユーザの情報に関する更新があった日時を示す。デフォルトの値は、「Ｎｕｌｌ」である。更新日時データ６Ｂは、次のように書き換えられる。

ユーザ管理サーバ２３において、ユーザが異動したり職級が変わったりすると、上述の通り、そのユーザのユーザデータ６Ａ（図３参照）が管理者によって更新される。

更新検知部２３１は、ユーザデータ記憶領域２３Ｒを常時、監視し、ユーザデータ６Ａが更新されたことを検知する。

すると、更新通知部２３２は、ユーザデータ６Ａが更新された日時を示す更新通知データ６Ｃを権限ポリシー管理サーバ２１へ送信する。

なお、複数のユーザのユーザデータ６Ａが同じ時期（例えば、同じ日）に更新されることがある。このような場合は、これらのユーザデータ６Ａのうちの最後が更新された後、当該最後のユーザデータ６Ａが更新された日時を示すデータを１つだけ、更新通知データ６Ｃとして送信すればよい。最後が更新されたことは、管理者が所定のコマンドを入力することによってユーザ管理サーバ２３へ知らせればよい。

そして、権限ポリシー管理サーバ２１において、更新日時書換部２１２は、更新通知データ６Ｃを受信すると、更新日時データ６Ｂに示される日時を、更新通知データ６Ｃに示される日時に書き換える。これにより、更新日時データ６Ｂは、最近にユーザの情報に関する更新があった日時を示すようになる。

〔ファイル５に関する処理〕
図６は、権限ポリシーデータ６Ｄの例を示す図である。

権限ポリシー管理サーバ２１において、権限ポリシー記憶部２１３には、図６に示すように、ファイル５ごとの権限ポリシーデータ６Ｄが記憶されている。権限ポリシーデータ６Ｄには、ファイル５のファイル名、Ｒ／Ｗ権を有するユーザのユーザコード、およびＲ権を有するユーザのユーザコード、有効期限、および更新日時が示される。

「Ｒ／Ｗ権」は、ファイル５の読取権および書込権の両方を含む権限であり、「Ｒ権」は、ファイル５の読取権および書込権のうちの読取権のみを含む権限である。読取権によると、ファイル５をアプリケーションなどで開いてドキュメントを閲覧することができるが、編集することはできない。一方、書込権によると、ドキュメント編集することができる。

「有効期限」は、これらのＲ／Ｗ権およびＲ権が有効である期限である。つまり、有効期限を過ぎると、これらのＲ／Ｗ権およびＲ権は、無効になる。「更新日時」は、この権限ポリシーデータ６Ｄが最後に更新された日時である。ただし、この権限ポリシーデータ６Ｄが作成される時点では、作成された日時が更新日時として示される。

一部のファイル５の権限ポリシーデータ６Ｄは、未だ権限ポリシー記憶部２１３に記憶されておらず、後述する権限ポリシー設定部２１５によって生成され、権限ポリシー記憶部２１３に記憶される。

ユーザは、次のように、端末装置３を使用してファイル５へアクセスし、ドキュメントを閲覧しまたは編集することができる。

ユーザは、自分のユーザアカウントで端末装置３へ予めログインしておく。端末装置３のウェブブラウザを起動し、ドキュメント管理サーバ１のドキュメント記憶領域１０ＲのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）をウェブブラウザへ入力する。

すると、ウェブブラウザは、入力されたＵＲＬに基づいてウェブページをドキュメント管理サーバ１へ要求する。

ドキュメント管理サーバ１において、ファイル一覧通知部１０１は、端末装置３からの要求に従って、一覧データ６Ｅを端末装置３へ送信する。一覧データ６Ｅには、ドキュメント記憶領域１０Ｒに記憶されているすべてのファイル５それぞれのファイル名が示されている。

ウェブブラウザは、一覧データ６Ｅを受信すると、一覧データ６Ｅに基づいて一覧画面７Ａを表示する。一覧画面７Ａには、一覧データ６Ｅに示されるファイル名が並んでいる。

ユーザは、閲覧しまたは編集したいドキュメントのファイル５のファイル名を一覧画面７Ａの中から選択する。

すると、ウェブブラウザは、リクエストデータ６Ｆをドキュメント管理サーバ１へ送信する。リクエストデータ６Ｆには、選択されたファイル名、そのユーザのユーザコード、およびファイル５の要求が示される。

ドキュメント管理サーバ１において、アクセス権問合部１０２は、リクエストデータ６Ｆを受信すると、権限ポリシー管理サーバ２１へ問合データ６Ｇを送信することによって、そのユーザへ与えられているそのファイル５のアクセス権を問い合わせる。問合データ６Ｇには、リクエストデータ６Ｆに示されるファイル名およびユーザコードとアクセス権の回答の要求とが示される。

権限ポリシー管理サーバ２１において、問合データ６Ｇが送信されてきたら、そのユーザのアクセス権を特定し回答するための処理が権限ポリシー検索部２１４ないしアクセス権回答部２１８によって次のように行われる。

権限ポリシー検索部２１４は、問合データ６Ｇに示されるファイル名を示す権限ポリシーデータ６Ｄを権限ポリシー記憶部２１３から検索する。

そのような権限ポリシーデータ６Ｄが権限ポリシー記憶部２１３に記憶されていない場合、つまり、権限ポリシー検索部２１４によって検索されなかった場合は、権限ポリシー設定部２１５は、権限ポリシーの設定のための処理を次のように実行する。

権限ポリシー設定部２１５は、問合データ６Ｇに示されるファイル名のファイル５をドキュメント管理サーバ１からダウンロードする。なお、権限ポリシー管理サーバ２１には、ドキュメント管理サーバ１のドキュメント記憶領域１０Ｒに記憶されているファイルへのアクセス権が予め与えられている。

権限ポリシー設定部２１５は、ユーザへの、そのファイル５のＲ／Ｗ権およびＲ権の与え方（アクセス権付与方法）を、次のレベル＿１、レベル＿２、およびレベル＿３のうちのいずれかのレベルの方法に決定する。

（レベル＿１） そのファイル５によって再現されるドキュメント（対象ドキュメント）を作成したユーザ（作成者）へそのファイル５のＲ／Ｗ権を与えると決定する。

（レベル＿２） 作成者へそのファイル５のＲ／Ｗ権を与えると決定し、作成者と同じ部署に所属するユーザへそのファイル５のＲ権を与えると決定する。

（レベル＿３） 作成者へそのファイル５のＲ／Ｗ権を与えると決定し、作成者と同じ部署に所属しまたは対象ドキュメントに類似するドキュメント（類似ドキュメント）のＲ／Ｗ権もしくはＲ権を有するユーザへそのファイル５のＲ権を与えると決定する。

このように、レベルが高くなるほど、アクセス権を与える対象となるユーザの種類が増加する。

なお、権限ポリシー設定部２１５は、作成者を、そのファイル５のプロパティに基づいて特定する。または、そのファイル５に示される文書（文字列）の中から「作成者」、「著者」、「筆者」、または「作者」などの所定の単語を検索し、その所定の単語の直後に示される人が作成者であると、特定してもよい。または、そのファイル５に示されるドキュメントが所定のフォーマットのものである場合は、所定の位置に示される人が作成者であると、特定してもよい。

また、権限ポリシー設定部２１５は、作成者の所属する部署のユーザを、次のように特定する。作成者のユーザデータ６Ａ（作成者のユーザコードを示すユーザデータ６Ａ）に基づいて、作成者の部署を判別する。そして、その部署を示すユーザデータ６Ａを検索し、検索されたユーザデータ６Ａそれぞれに示されるユーザコードのユーザが作成者の所属する部署のユーザであると、特定する。

また、権限ポリシー設定部２１５は、類似ドキュメントと、そのＲ／Ｗ権またはＲ権を有するユーザとを、次のように特定する。

権限ポリシー設定部２１５は、所定の規則に基づいて、対象ドキュメントの中からキーワードを抽出する。例えば、最も多く表われる単語をキーワードとして抽出してもよい。または、そのファイル５のファイル名に含まれる単語をキーワードとして抽出してもよい。または、対象ドキュメントが所定のフォーマットのものである場合は、対象ドキュメントの所定の位置（例えば、所定のフィールド）に示される単語をキーワードとして抽出してもよい。

次に、権限ポリシー設定部２１５は、抽出したキーワードを、ドキュメント記憶領域１０Ｒに記憶されている各ファイル５に示されるドキュメントの中から検索する。または、各ファイル５のファイル名の中から検索してもよい。そして、抽出したキーワードがヒットしたファイル５のドキュメントを類似ドキュメントとして特定する。

そして、権限ポリシー設定部２１５は、類似ドキュメントのＲ／Ｗ権またはＲ権を有するユーザを、類似ドキュメントの権限ポリシーデータ６Ｄに基づいて特定する。

アクセス権付与方法を決定すると、権限ポリシー設定部２１５は、それに従って権限ポリシーデータ６Ｄを生成する。

アクセス権付与方法に関わらず、その権限ポリシーデータ６Ｄの各フィールドには、次の情報が示される。「ファイル名」のフィールドには、対象ドキュメントのファイル５のファイル名が示される。「Ｒ／Ｗ権」のフィールドには、作成者のユーザコードが示される。「有効期限」のフィールドには、現在から所定の時間後（例えば、４ヶ月後）の日時が示される。「更新日時」のフィールドには、現在の日時が示される。

アクセス権付与方法をレベル＿２に決定した場合は、その権限ポリシーデータ６Ｄの「Ｒ権」のフィールドに作成者の所属する部署のユーザ（ただし、作成者を除く）それぞれのユーザコードが、さらに示される。

また、アクセス権付与方法をレベル＿３に決定した場合は、その権限ポリシーデータ６Ｄの「Ｒ権」のフィールドに類似ドキュメントのＲ／Ｗ権またはＲ権を有するユーザそれぞれのユーザコードが、さらに示される。

そして、権限ポリシー設定部２１５は、生成した権限ポリシーデータ６Ｄを権限ポリシー記憶部２１３に記憶させる。

問合データ６Ｇに示されるファイル名を示す権限ポリシーデータ６Ｄが権限ポリシー検索部２１４によって検索されたが、その権限ポリシーデータ６Ｄが無効である場合に、権限ポリシー更新部２１６は、その権限ポリシーデータ６Ｄを更新する処理を次のように実行する。

なお、権限ポリシー更新部２１６は、現在の日時が、その権限ポリシーデータ６Ｄに示される有効期限を過ぎており、または、その権限ポリシーデータ６Ｄに示される更新日時が更新日時データ６Ｂに示される日時よりも前である場合に、その権限ポリシーデータ６Ｄが無効であると、判別する。そうでない場合は、有効であると、判別する。

権限ポリシー更新部２１６は、前に挙げたレベル＿１、レベル＿２、およびレベル＿３のうちのいずれかのレベルのアクセス権付与方法によって、Ｒ／Ｗ権またはＲ権を与えるユーザを決定する。

そして、権限ポリシー更新部２１６は、その権限ポリシーデータ６Ｄの各フィールドを次のように更新する。「Ｒ／Ｗ権」のフィールドを、Ｒ／Ｗ権を与えると決定したユーザのユーザコードを示すように更新し、「Ｒ権」のフィールドを、Ｒ権を与えると決定したユーザのユーザコードを示すように更新する。さらに、「有効期限」のフィールドを、現在から所定の時間後（例えば、４ヶ月後）の日時が示されるように更新し、「更新日時」のフィールドを、現在の日時を示すように更新する。

アクセス権特定部２１７は、問合データ６Ｇに示されるユーザコードを有するユーザの、問合データ６Ｇに示されるファイル名のファイル５のアクセス権を、次のように特定する。

アクセス権特定部２１７は、そのユーザコードが、そのファイル５の権限ポリシーデータ６Ｄの「Ｒ／Ｗ権」に示される場合は、そのユーザのアクセス権をＲ／Ｗ権であると、特定する。「Ｒ権」に示される場合は、そのユーザのアクセス権をＲ権であると、特定する。「Ｒ／Ｗ権」および「Ｒ権」のいずれにも示されない場合は、そのユーザのアクセス権がないと、特定する。

アクセス権回答部２１８は、アクセス権特定部２１７によって特定されたアクセス権を示す回答データ６Ｈをドキュメント管理サーバ１へ送信する。

ドキュメント管理サーバ１において、ファイル提供部１０３は、回答データ６Ｈを受信すると、回答データ６Ｈに基づいて、端末装置３から要求されたファイル５（リクエストデータ６Ｆに示されるファイル名のファイル５）を、例えば次のように端末装置３へ提供する。

Ｒ／Ｗ権が回答データ６Ｈに示される場合は、ファイル提供部１０３は、そのファイル５を、編集が可能なモードで送信する。

端末装置３において、ウェブブラウザは、そのファイル５に基づいてドキュメントを液晶ディスプレイ３０ｅに表示させる。そして、ユーザがドキュメントを編集する操作を行ったら、操作の内容をドキュメント管理サーバ１へ送信する。すると、ファイル提供部１０３は、操作の内容に応じてそのファイル５を更新する。

または、Ｒ権が回答データ６Ｈに示される場合は、ファイル提供部１０３は、そのファイル５を、編集が不能なモード（読取専用モード）で送信する。

端末装置３において、ウェブブラウザは、そのファイル５に基づいてドキュメントを配置した画面を、液晶ディスプレイ３０ｅに表示させる。ドキュメントを編集するためのユーザインタフェースは提供されない。

または、アクセス権がないことが回答データ６Ｈに示される場合は、ファイル提供部１０３は、そのファイル５へアクセスできない旨のメッセージを端末装置３へ送信する。

端末装置３において、ウェブブラウザは、そのメッセージを受信すると、液晶ディスプレイ３０ｅに表示させる。

ところで、上述の通り、権限ポリシー設定部２１５は、レベル＿１、レベル＿２、およびレベル＿３のうちのいずれかに従って、Ｒ／Ｗ権またはＲ権を与えるユーザを決定する。権限ポリシー更新部２１６も、同様に決定する。ここで、決定の仕方の例を、あるファイル５の権限ポリシーデータ６Ｄを生成し、その後、その権限ポリシーデータ６Ｄを更新する場合を例に、説明する。

権限ポリシー設定部２１５は、そのファイル５について、アクセス権付与方法のレベルを、そのファイル５の重要度に応じて決定する。重要度は、そのファイル５に示されるドキュメントに基づいて求めることができる。例えば、そのドキュメントに含まれる特定の語句（「社内秘」、「機密」、「取扱い注意」、または「重要」など）の個数または割合に応じて重要度を求めればよい。または、特定の語句ごとに予め重要度を定義しておき、ファイル名に含まれる特定の語句に応じて重要度を求めてもよい。

または、権限ポリシー設定部２１５は、そのファイル５の重要度に関わらず、所定のレベル（例えば、レベル＿１）に決定してもよい。

そのファイル５の権限ポリシーデータ６Ｄが生成された後、その権限ポリシーデータ６Ｄを更新するタイミングが訪れると、権限ポリシー更新部２１６は、そのファイル５のアクセス権付与方法のレベルを、前回に決定されたレベルよりも１つ進んだレベルに決定する。例えば、前回、権限ポリシー設定部２１５によってレベル＿１に決定された場合は、権限ポリシー更新部２１６は、レベル＿２に決定する。

さらにその後、その権限ポリシーデータ６Ｄを更新するタイミングが訪れると、権限ポリシー更新部２１６は、同様に、そのファイル５のアクセス権付与方法のレベルを、前回に決定されたレベルよりも１つ進んだレベルに決定する。例えば、前回、レベル＿２に決定した場合は、レベル＿３に決定する。ただし、前回、最も高いレベルに決定した場合は、今回も同じレベルに決定する。

このように、権限ポリシー更新部２１６は、権限ポリシーデータ６Ｄを更新するごとに、アクセス権を与える対象となるユーザの種類を増加させる。

図７は、ドキュメント管理サーバ１における全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。図８は、権限ポリシー管理サーバ２１における全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。

次に、ドキュメント管理サーバ１および権限ポリシー管理サーバ２１それぞれの全体的な処理の流れを、フローチャートを参照しながら説明する。

ドキュメント管理サーバ１は、ファイル管理プログラム１０Ｐに基づいて、図７に示す手順で処理を実行する。

ドキュメント管理サーバ１は、ドキュメント記憶領域１０Ｒのウェブページを端末装置３から要求されると（図７の＃１１でＹｅｓ）、一覧データ６Ｅを端末装置３へ送信する（＃１２）。

または、端末装置３からリクエストデータ６Ｆを受信すると、つまり、ファイル５を要求されると（＃１３でＹｅｓ）、ドキュメント管理サーバ１は、権限ポリシー管理サーバ２１へ問合データ６Ｇを送信することによって、要求元であるユーザに対して与えられている、そのファイル５のアクセス権を問い合わせる（＃１４）。そして、問合せに対する応答として回答データ６Ｈを受信する（＃１５）。

Ｒ／Ｗ権がアクセス権として与えられていることが回答データ６Ｈに示される場合は（＃１６でＹｅｓ）、ドキュメント管理サーバ１は、要求されたファイル５を編集モードで端末装置３へ提供する（＃１７）。

または、Ｒ権がアクセス権として与えられていることが回答データ６Ｈに示される場合は（＃１６でＮｏ、＃１８でＹｅｓ）、ドキュメント管理サーバ１は、そのファイル５を読取専用モードで端末装置３へ提供する（＃１９）。

または、アクセス権がない旨が回答データ６Ｈに示される場合は（＃１６でＮｏ、＃１８でＮｏ）、ドキュメント管理サーバ１は、そのファイル５へアクセスできない旨のメッセージを端末装置３へ送信する（＃２０）。

ドキュメント管理サーバ１は、ファイル５の共有のサービスを提供している間、適宜、上述の処理を実行する。

権限ポリシー管理サーバ２１は、権限ポリシー管理プログラム２１Ｐに基づいて、図８に示す手順で処理を実行する。

ドキュメント管理サーバ１から問合データ６Ｇを受信すると（＃３１でＹｅｓ）、その問合データ６Ｇに示されるファイル名を示す権限ポリシーデータ６Ｄを検索する（＃３２）。つまり、そのファイル名のファイル５の権限ポリシーを検索する。

権限ポリシーデータ６Ｄが見つからない場合は（＃３３でＮｏ）、権限ポリシー管理サーバ２１は、そのファイル５の権限ポリシーデータ６Ｄを生成し記憶する（＃３４）。

権限ポリシーデータ６Ｄが見つかった場合は（＃３３でＹｅｓ）、権限ポリシー管理サーバ２１は、その権限ポリシーデータ６Ｄが有効であるか無効であるかを判別する（＃３５）。

その権限ポリシーデータ６Ｄが無効である場合は（＃３６でＮｏ）、権限ポリシー管理サーバ２１は、その権限ポリシーデータ６Ｄを更新する（＃３７）。

権限ポリシー管理サーバ２１は、問合データ６Ｇに示されるユーザコードのユーザの、そのファイル５のアクセス権を特定する（＃３８）。なお、ステップ＃３４において権限ポリシーデータ６Ｄを生成した場合は、この権限ポリシーデータ６Ｄに基づいて特定する。ステップ＃３７において権限ポリシーデータ６Ｄを更新した場合は、更新後の権限ポリシーデータ６Ｄに基づいて特定する。ステップ＃３２において権限ポリシーデータ６Ｄの検索に成功しかつそれが有効である場合は、この権限ポリシーデータ６Ｄに基づいて特定する。

そして、権限ポリシー管理サーバ２１は、特定したアクセス権を示すデータを回答データ６Ｈとしてドキュメント管理サーバ１へ送信する（＃３９）。

または、ユーザ管理サーバ２３から更新通知データ６Ｃを受信した場合は（＃４０でＹｅｓ）、権限ポリシー管理サーバ２１は、更新通知データ６Ｃに示される日時が示されるように、更新日時データ６Ｂを書き換える（＃４１）。

権限ポリシー管理サーバ２１は、アクセス権の問合せに対する応答のサービスを提供している間、適宜、上述の処理を実行する。

本実施形態によると、ファイル５のアクセス権の、ポリシーに基づいた管理を、従来よりも容易に行うことができる。すなわち、ファイル５へのアクセスが要求された際に、そのファイル５の権限ポリシー（ユーザごとのアクセス権）を新たに設定しまたは更新する。よって、セキュリティなどに関するポリシーが新たに決められまたは変更されてたとしても、必要が生じたタイミングで、ファイル５の権限ポリシーを新たに設定しまたは、更新すればよい。

図９〜図１０は、ドキュメント管理サーバ１における全体的な処理の流れの変形例を説明するフローチャートである。

本実施形態では、権限ポリシー管理サーバ２１は、レベル＿１、レベル＿２、およびレベル＿３の３つのレベルの中から１つを選択したが、４つ以上のレベルのアクセス権付与方法の中から１つを選択するようにしてもよい。この場合、例えば、次のようなレベルのアクセス権付与方法を用意しておく。

（レベル＿１） 作成者へそのファイル５のＲ／Ｗ権を与えると決定する。

（レベル＿２） 作成者へそのファイル５のＲ／Ｗ権および印刷権を与えると決定し、作成者と同じ部署に所属するユーザへそのファイル５のＲ権を与えると決定する。

（レベル＿３） 作成者へそのファイル５のＲ／Ｗ権、印刷権、およびコピー権を与えると決定し、作成者と同じ部署に所属するユーザへそのファイル５のＲ／Ｗ権を与えると決定し、類似ドキュメントのＲ／Ｗ権またはＲ権を有するユーザへそのファイル５のＲ権を与えると決定する。

（レベル＿４） 作成者へそのファイル５のＲ／Ｗ権、印刷権、およびコピー権を与えると決定し、作成者と同じ部署に所属するユーザへそのファイル５のＲ／Ｗ権および印刷権を与えると決定し、類似ドキュメントのＲ／Ｗ権またはＲ権を有するユーザへそのファイル５のＲ／Ｗ権を与えると決定する。

なお、「印刷権」は、そのファイル５を使用してドキュメントを印刷する権限である。「コピー権」は、そのファイル５をコピーする権限である。

そして、権限ポリシー管理サーバ２１は、４つのレベルの中から選択したレベルのアクセス権付与方法を使用して権限ポリシーデータ６Ｄを生成しまたは更新する。

本実施形態では、権限ポリシー管理サーバ２１は、作成者と同じ部署に所属するユーザなどへファイル５のアクセス権を付与したが、他の種類のユーザへも付与してもよい。

例えば、権限ポリシー管理サーバ２１は、作成者よりも職級が高いユーザへアクセス権を付与してもよい。または、ユーザごとに、携わっている業務に関連するキーワードを示す辞書を予め用意しておき、そのファイル５のドキュメントにキーワードが含まれるユーザへアクセス権を付与してもよい。

本実施形態では、権限ポリシー管理サーバ２１は、いずれのレベルにおいても作成者へアクセス権を付与したが、作成者の部署が変わった場合は、作成者へアクセス権を付与するのを中止してもよい。作成者の部署が変わったことは、ユーザ管理サーバ２３が作成者のユーザデータ６Ａを監視することによって、検知することができる。

本実施形態では、権限ポリシー管理サーバ２１は、あるドキュメントに類似する他のドキュメント（類似ドキュメント）をキーワードに基づいて判別したが、レイアウトに基づいて判別してもよい。例えば、そのドキュメントのレイアウトが２段組である場合は、２段組のレイアウトを有する他のドキュメントを類似ドキュメントであると判別してもよい。

決定したアクセス権付与方法によってアクセス権を与えるべきユーザを特定することができない場合に、権限ポリシー管理サーバ２１は、アクセス権を与えるべきユーザを管理者または作成者へ問い合わせてもよい。そして、管理者または作成者が指定したユーザへアクセス権を与えればよい。

権限ポリシー管理サーバ２１は、あるファイル５のアクセス権をあるユーザへ付与した後、所定の期間、そのユーザがそのファイル５へアクセスしたことがない場合は、そのユーザへ与えたそのアクセス権を削除してもよい。アクセスの有無は、ログを参照して判別すればよい。

アクセス権の削除は、そのファイル５の要求があった際に行えばよい。具体的には、権限ポリシー管理サーバ２１は、そのファイル５の権限ポリシーデータ６Ｄを更新する際に、上述のいずれかのレベルのアクセス権付与方法によって、アクセス権を与えるユーザを決定する。決定したユーザの中から、以前にそのファイル５のアクセス権を与えたことがあるが、現在まで所定の期間以上、そのファイル５へアクセスしたことがないユーザを判別する。そして、判別してユーザを、決定したユーザから除外して、権限ポリシーデータ６Ｄを更新する。

権限ポリシー管理サーバ２１は、権限ポリシーデータ６Ｄを生成しまたは更新する前に、アクセス権を与えるユーザを管理者または作成者へ通知してもよい。そして、管理者または作成者が許可した場合に、その権限ポリシーデータ６Ｄを生成しまたは更新してもよい。

本実施形態では、ファイル５として、ドキュメントを再現するためのファイルを例に説明したが、音声または動画像を再生するためのファイルを用いる場合にも、本発明を適用することができる。

本実施形態では、図５に示す機能をドキュメント管理サーバ１、権限ポリシー管理サーバ２１、およびユーザ管理サーバ２３に分散して実現したが、ドキュメント管理サーバ１に集約してもよい。

この場合は、ファイル管理プログラム１０Ｐの代わりにファイル管理プログラム１０Ｑをドキュメント管理サーバ１のＲＯＭ１０ｃまたは大容量記憶装置１０ｄに記憶させておく。

そして、ドキュメント管理サーバ１は、ファイル管理プログラム１０Ｑに基づいて、図９〜図１０に示す手順で処理を実行する。

ドキュメント管理サーバ１は、ドキュメント記憶領域１０Ｒのウェブページを端末装置３から要求されると（図９の＃５１でＹｅｓ）、一覧データ６Ｅを端末装置３へ送信する（＃５２）。

または、端末装置３からリクエストデータ６Ｆを受信すると（＃５３でＹｅｓ）、ドキュメント管理サーバ１は、リクエストデータ６Ｆに示されるファイル名を示す権限ポリシーデータ６Ｄを検索する（＃５４）。

権限ポリシーデータ６Ｄが見つからない場合は（＃５５でＮｏ）、ドキュメント管理サーバ１は、そのファイル５の権限ポリシーデータ６Ｄを生成し記憶する（＃５６）。

権限ポリシーデータ６Ｄが見つかった場合は（＃５５でＹｅｓ）、ドキュメント管理サーバ１は、その権限ポリシーデータ６Ｄが有効であるか無効であるかを判別する（＃５７）。

その権限ポリシーデータ６Ｄが無効である場合は（＃５８でＮｏ）、ドキュメント管理サーバ１は、その権限ポリシーデータ６Ｄを更新する（＃５９）。

ドキュメント管理サーバ１は、リクエストデータ６Ｆに示されるユーザコードのユーザの、そのファイル５のアクセス権を特定する（＃６０）。特定に使用する権限ポリシーデータ６Ｄは、図８のステップ＃３８で使用する権限ポリシーデータ６Ｄと同様である。

特定したアクセス権がＲ／Ｗ権である場合は（図１０の＃６１でＹｅｓ）、ドキュメント管理サーバ１は、要求されたファイル５を編集モードで端末装置３へ提供する（＃６２）。

特定したアクセス権がＲ権である場合は（＃６１でＮｏ、＃６３でＹｅｓ）、ドキュメント管理サーバ１は、そのファイル５を読取専用モードで端末装置３へ提供する（＃６４）。

アクセス権がない場合は（＃６１でＮｏ、＃６３でＮｏ）、ドキュメント管理サーバ１は、そのファイル５へアクセスできない旨のメッセージを端末装置３へ送信する（＃６５）。

または、ユーザデータ６Ａが更新されたことを検知した場合は（＃６６でＹｅｓ）、ドキュメント管理サーバ１は、更新された日時が示されるように、更新日時データ６Ｂを書き換える（＃６７）。

ドキュメント管理サーバ１は、ファイル５の共有のサービスを提供している間、適宜、上述の処理を実行する。

その他、ドキュメント共有システム１００、ドキュメント管理サーバ１。権限ポリシー管理サーバ２１、ユーザ管理サーバ２３の全体または各部の構成、処理の内容、処理の順序、データの構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。

１００ ドキュメント共有システム（データ提供システム）
１０３ ファイル提供部（提供手段）
１０Ｒ ドキュメント記憶領域（保存手段）
２１ 権限ポリシー管理サーバ（アクセス権管理装置）
２１５ 権限ポリシー設定部（解析手段、設定手段）
２１６ 権限ポリシー更新部（更新手段）
５ ファイル（データ）
６Ｄ 権限ポリシーデータ

Claims (12)

1. 保存手段に保存されている、ドキュメントのデータを提供する、データ提供システムであって、
   前記データをユーザから要求された際に当該データのアクセス権が未だ設定されていない場合に、当該データに係る前記ドキュメントの内容または属性を解析する解析手段と、
   前記データのアクセス権を、前記解析手段によって解析された前記内容または属性に基づいて設定する、設定手段と、
   前記データをユーザから要求された後、前記アクセス権が前記設定手段によって設定された場合に、当該アクセス権に従って当該データを当該ユーザへ提供する、提供手段と、
   を有することを特徴とするデータ提供システム。
2. 前記データは、複数のユーザによって共有され得るものであり、
   前記設定手段は、前記複数のユーザのそれぞれに対して前記アクセス権を設定する、
   請求項１に記載のデータ提供システム。
3. 前記データを前記ユーザから要求された際に前記アクセス権が既に設定されていれば、当該アクセス権を所定の規則に基づいて更新する、更新手段、
   を有し、
   前記提供手段は、前記データを前記ユーザから要求された後、前記アクセス権が更新手段によって更新された場合は、当該更新されたアクセス権に従って当該データを当該ユーザへ提供する、
   請求項１に記載のデータ提供システム。
4. 前記データは、複数のユーザによって共有され得るものであり、
   前記設定手段は、前記複数のユーザのうちの一部のユーザに対してのみ前記データを使用することが認められるように、前記アクセス権を設定し、
   前記更新手段は、更新する回数が増えるにつれて制限が緩くなるように前記アクセス権を更新する、
   請求項３に記載のデータ提供システム。
5. 前記更新手段は、前記回数が増えるにつれて前記複数のユーザのうちの前記データを使用することが認められるものが増えるように、前記アクセス権を更新する、
   請求項４に記載のデータ提供システム。
6. 前記データは、ドキュメントを再現するためのものであって、
   前記設定手段は、前記複数のユーザのうちの前記ドキュメントの作成者に対して前記データを使用することが認められるように、前記アクセス権を設定する、
   請求項４または請求項５に記載のデータ提供システム。
7. 前記更新手段は、前記複数のユーザのうちの前記ドキュメントの作成者と同じ部署に所属するユーザに対して前記データを使用することが認められるように、前記アクセス権を更新する、
   請求項６に記載のデータ提供システム。
8. 前記更新手段は、前記複数のユーザのうちの前記ドキュメントに関連するユーザに対して前記データを使用することが認められるように、前記アクセス権を更新する、
   請求項６または請求項７に記載のデータ提供システム。
9. 前記更新手段は、前記複数のユーザのうちの、前記データを使用することが以前に認められたが現在まで所定の期間以上、当該データを使用したことがないユーザに対しては、当該データを使用することが認められないように、前記アクセス権を更新する、
   請求項４ないし請求項８のいずれかに記載のデータ提供システム。
10. 保存手段に保存されているドキュメントのデータのアクセス権を管理するアクセス権管理装置であって、
    ユーザが前記データを要求した際に前記アクセス権が未だ設定されていない場合に、当該データに係る前記ドキュメントの内容または属性を解析する解析手段と、
    前記データのアクセス権を、前記解析手段によって解析された前記内容または属性に基づいて設定する、設定手段と、
    を有することを特徴とするアクセス権管理装置。
11. 保存手段に保存されている、ドキュメントのデータを提供する、データ提供方法であって、
    前記データをユーザから要求された際に当該データのアクセス権が未だ設定されていない場合に、当該データに係る前記ドキュメントの内容または属性を解析し、
    前記データのアクセス権を、解析した前記内容または属性に基づいて設定し、
    前記データをユーザから要求された後、前記アクセス権が設定された場合に、当該アクセス権に従って当該データを当該ユーザへ提供する、
    ことを特徴とするデータ提供方法。
12. 保存手段に保存されているドキュメントのデータのアクセス権を管理するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
    前記コンピュータに、
    ユーザが前記データを要求した際に前記アクセス権が未だ設定されていない場合に、当該データに係る前記ドキュメントの内容または属性を解析する解析処理を実行させ、
    前記データのアクセス権を、前記解析処理によって解析された前記内容または属性に基づいて設定する、設定処理を実行させる、
    ことを特徴とするコンピュータプログラム。

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