JP2995163B2 - 業務管理装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、医薬品その他の各
種商品配置販売業の分野において、顧客訪問業務の管理
を行う装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】医薬品配置販売業の分野においては、従
来より、様々な効能を有する何種類かの薬品を収納した
薬箱を顧客の家に預け、相応の期間経過後に営業担当者
が顧客宅を訪問し、薬箱の中から顧客が使用した薬品分
の料金を支払ってもらうというシステムが採られてい
る。

【０００３】このようなシステムにおいて、顧客宅に預
けた薬品および顧客が使用した薬品の品目や数量など、
いわゆる配置薬品データは、従来、懸場帳という台帳に
記録されてきたが、最近では、コンピュータを使用し
て、記録、管理する方法が採られている。

【０００４】一方、顧客宅に預けている薬箱内の薬品類
の管理は、顧客宅を訪問する営業担当者に任されている
ため、薬品の種類、数量、配置期限などに関する種々の
管理業務は、全て各営業担当者が行っている。

【０００５】また、顧客宅への訪問日、スケジュールな
どについても、営業担当者の判断にまかされているた
め、各営業担当者は、経験によって習得した顧客に関す
る様々なデータに基づいて、顧客の在宅日や在宅時間帯
に合わせて訪問している。

【０００６】そして、営業担当者が顧客宅を訪問した際
に得られた新たな配置薬品データや顧客データなどは、
営業担当者が所属する営業所などに備えられているコン
ピュータに入力して、総括的に管理している。

【０００７】さらに、このような医薬品配置販売業の分
野で、営業担当者の業務状態を管理するための方法とし
ては、従来より、日常業務において営業担当者自身が記
載して提出した日報などを統括担当者が見て、それぞれ
の営業担当者に応じて、適宜、指示などを行うという方
法が採られている。

【０００８】一方、複数の営業担当者の営業活動や商談
内容をなどを集中して管理する装置として、特開平８−
３０８３０号公報などにおいて、営業状況表示管理装置
が開示されている。この営業状況表示管理装置によれ
ば、複数の営業担当者の現在の各営業活動および商談内
容や商談時間などを一目でリアルタイムで把握すること
ができるだけでなく、各営業担当者別、あるいは、全営
業担当者の営業活動状況などの所望の業務結果を一目で
わかるように集計できる。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】医薬品配置販売業の分
野で行われている日報による管理の場合、営業担当者に
よって記録の仕方に差があったり、記録漏れあるいは虚
偽記載などが生じるおそれがあるため、統括担当者は各
営業担当者の業務内容を正確に把握することが困難であ
る。また、日報に記録されたデータの場合、各営業担当
者の業務内容を集計したり、定量的に把握することが困
難であるため、将来的な営業活動に活用することができ
ない。

【００１０】さらに、各営業担当者が、業務内容を記録
した日報を作成するのは、業務の合間、休憩時間あるい
は１日の業務が終了した後であるが、日報を作成するた
めに、かなりの労力を費やしており、本来の営業活動の
妨げにもなっている。

【００１１】一方、特開平８−３０８３０号公報などに
開示されている営業状況表示管理装置の場合、客先にお
ける商談時間をリアルタイムで管理したり、客先での商
談内容を選択的に表示することは可能であるが、予め客
先に配置した商品の管理を行う手段がないため、例え
ば、医薬品配置販売業の分野で使用したとしても、営業
管理上の効果は極めて低い。

【００１２】そこで、本発明が解決しようとする課題
は、営業担当者の業務内容を正確に把握して業務の効率
化を図ることができ、営業担当者の負担も軽減すること
が可能な業務管理装置を提供することにある。

【００１３】

【課題を解決するための手段】前記課題を解決するた
め、本発明は、顧客訪問業務を行う営業担当者の業務内
容を管理するための業務管理装置であって、営業担当者
が顧客宅に到着して業務を開始した時刻を記録する業務
開始時刻記録手段と、前記顧客宅に配置された商品デー
タを記録する商品データ記録手段と、前記営業担当者が
業務を終了して顧客宅から退出した時刻を記録する退出
時刻記録手段と、前記顧客宅への訪問事実を記録するた
めの訪問記録手段と、前記各記録手段に記録されたデー
タを出力する出力手段とを備え、前記商品データ記録手
段への入力装置として、商品に付されたバーコードを読
み取るバーコードリーダを備え、前記訪問記録手段は、
前記商品データ記録手段のバーコードリーダによる前記
商品に付されたバーコードの読取り操作に基づいて前記
顧客宅の訪問事実を記録することを特徴とする。

【００１４】顧客訪問業務を行う営業担当者は、営業活
動中に本発明の業務管理装置を携帯し、営業担当者が顧
客宅に到着して業務を開始したとき、その時刻を業務開
始時刻記録手段に記録し、顧客宅においては、そこに配
置された商品データを商品データ記録手段に記録し、業
務が終了して顧客宅から退出するとき、その時刻を退出
時刻記録手段に自動的に記録する。

【００１５】また、商品データ記録手段のバーコードリ
ーダによって配置商品のバーコードを読み取ることで、
配置商品の種類や個数を識別できると同時に、顧客宅の
訪問事実が記録される。現在、殆どの商品にバーコード
が付されているので、これを識別手段として利用するこ
とができ、バーコードリーダによる読み取りは迅速なの
で、商品データ記録手段への入力作業を大幅に効率化す
ることができる。

【００１６】そして、各記録手段の記録データは、出力
手段によって出力することができるため、統括責任者な
どは、これらの記録データを見ることにより、営業担当
者の業務内容を正確に把握することができる。この場
合、出力手段としては、記録データを紙に印刷するプリ
ンタや記録データを表示する液晶画面などを採用するこ
とができる。

【００１７】このように、営業担当者が顧客宅を訪問し
て営業活動などの業務を行なう場合において、本発明の
業務管理装置は、業務開始時刻、商品データ、退出時刻
を記録するとともに訪問の事実も配置商品を実際に現場
でバーコードリーダで読み取るときに同時に記録され、
必要に応じて記録データを出力することができるため、
統括責任者などは各営業担当者の業務内容を正確に把握
することができる。特に、訪問事実の報告の信頼性が高
いので、訪問漏れなども確実に防止される。

【００１８】さらに、本発明の業務管理装置は、商品デ
ータ記録手段に記録するデータが、商品名、商品数量、
商品定価、効能、製造業者名、販売価格、値引き額、配
置期限、使用期限、賞味期限のうちのいずれか複数を含
む構成とすることができる。この構成では、商品に関係
するデータを、商品データ記録手段に記録することによ
り、顧客宅に配置した商品の管理を正確に行うことがで
き、業務の効率化にも寄与することができる。

【００１９】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に基づいて説明する。図１は本発明の実施の形態である
業務管理装置を示す斜視図、図２は業務管理装置を使用
して顧客訪問業務を行う場合の手順を示すフローチャー
ト、図３は業務管理装置の表示画面の一例を示す正面図
である。

【００２０】本実施形態の業務管理装置１０は、本体１
２の内部に、時計機能と、営業担当者が顧客宅に到着し
て業務を開始した時刻を記録する業務開始時刻記録手段
と、顧客宅に配置された商品データを記録する商品デー
タ記録手段と、営業担当者が業務を終了して顧客宅から
退出した時刻を記録する退出時刻記録手段とを備え、こ
れらの記録手段の記録データを出力する出力手段とし
て、図１に示すように、液晶パネル１４、プリンタ１６
を設けている。

【００２１】また、本体１２には、バーコードスキャナ
２０、入力用ペン２２、キー操作部２４を備え、本体１
２の内部にはＰＣカード１８を内蔵している。そして、
キー操作部２４の各キーを押したり、液晶パネル１４の
所定部分を入力用ペン２２で押すことにより、業務管理
装置１０の操作を行う。

【００２２】ここで、図２，３を参照して、営業担当者
が顧客訪問業務を行う場合の手順について説明する。

【００２３】営業担当者は、予め入力されたデータに基
づいて、図３に示すように、液晶パネル１４に表示され
た訪問スケジュール２６に従って、顧客訪問を行うよう
になっている。

【００２４】営業担当者は業務管理装置１０を携帯して
営業所を出発し（５０）、顧客宅を訪問した後（５
１）、在宅か否かを確認する（５２）。不在であれば液
晶パネル１４の不在ボタン２８を入力用ペン２２で押し
てＯＮした（５４）後、次の顧客宅への移動を開始する
（５５）。この場合、顧客宅が不在であったことは、本
体１２内の訪問記録手段に記録される。

【００２５】在宅の場合、液晶パネル１４の在宅ボタン
３０を入力用ペン２２で押してＯＮすると（５６）、そ
の時刻が営業担当者が顧客宅に到着して業務を開始した
時刻として本体１２内の時刻記録手段に記録される。

【００２６】顧客宅においては、図４に示すように、予
め配置された薬箱３２に付されたバーコード３３をバー
コードスキャナ２０で読み取ると（５７）、図５に示す
ように、配置している商品の品名、単価、配置個数、使
用個数などの商品データ３５が液晶パネル１４に表示さ
れる。また、薬箱３２に付されたバーコード３３をバー
コードスキャナ２０で読み取る操作により、顧客宅を訪
問した事実が本体１２内の訪問記録手段に記録される。

【００２７】次に、バーコードスキャナ２０により、薬
箱３２内の商品３４に付されたバーコード３５を全て読
み取ると（５８）、本体１２内の計算機により使用した
商品の個数、代金などが算出され、必要に応じて、プリ
ンタ１６から精算書・領収書などの記録紙３８を発行す
ることができる（５９）。この後、新たに配置する商品
のバーコードをバーコードスキャナ２０で全て読み取る
こと（６０）により、新たな商品データとして本体１２
内に記録する。

【００２８】顧客宅での業務が終了したら、液晶パネル
１４の在宅ボタン３０を入力用ペン２２で押してＯＦＦ
した（６１）後、顧客宅から退出する。この場合、在宅
ボタン３０を入力用ペン２２で押してＯＦＦした時刻
が、退出時刻として本体１２内の退出時刻記録手段に記
録される。顧客宅から退出した後は、所定の操作を行っ
て液晶パネル１４に訪問スケジュール２６を表示させ、
それに従って次の顧客宅への移動を開始する（６３）。

【００２９】予め入力された訪問スケジュールに従っ
て、１日の業務を終えた営業担当者は営業所に戻り（６
４）、業務管理装置１０から、営業所に設置された集計
用のコンピュータ３９に対してデータ転送を行う（６
５）。なお、業務管理装置１０に記録した各種データ
は、液晶パネル１４に表示したり、プリンタ１６から帳
票の形で出力することも可能である。

【００３０】データ転送は、図６に示すように、業務管
理装置１０の本体１２から抜き取ったＰＣカード１８を
カードスロットル４１に装填し、コンピュータ３９で所
定の操作を行うことにより実行することができる。デー
タ転送が完了したら、イジェクトボタン４２を押して、
ＰＣカード１８を抜き取る。これらの操作が全て完了し
たら、営業担当者は、現金、商品などを所定のルールに
従って処理する（６６）ことにより、１日の業務が終了
する（６７）。

【００３１】なお、データ転送手段としては、ＰＣカー
ド１８のほかに、赤外線通信、ＬＡＮ接続、光ファイバ
ーケーブル（専用線）、一般電話回線、インターネッ
ト、パソコン通信などを採用することができる。

【００３２】一方、コンピュータ３９には、各営業担当
者が使用した業務管理装置１０の記録データが集められ
るため、様々な観点から集計し、画面４３に表示させた
り、プリンタ４０から各種帳票として出力することがで
きる。

【００３３】図７〜図１０は、それぞれプリンタ４０か
ら出力した帳票を例示したものであり、図７は移動効率
日報、図８は訪問効率表、図９は時間帯別訪問実績集計
表、図１０は所要時間月報を示している

【００３４】図７に示す移動効率日報は、稼働日ごとの
各営業担当者の営業データとして、訪問済顧客の軒数、
１軒ごとの所要時間、移動時間などを示しており、これ
によって、各営業担当者について、１軒ごとの所要時
間、移動時間などと営業成果との関連性を見出すことが
できるため、例えば、短時間で大きな営業成果を挙げた
営業担当者と、長時間で小さな営業成果しか挙げられな
い営業担当者との判別が可能となる。したがって、営業
担当者間の営業成果の比較が容易となり、作業効率、計
画性などの向上に寄与することができる。

【００３５】また、図８に示す訪問効率表は、各営業担
当者ごとに、過去１年間の月別の訪問軒数と顧客の不在
・在宅の確率を示しており、これによって、月別、季節
別の顧客在宅率から顧客在宅パターンを把握することが
できるようになり、また、各営業担当者の顧客把握状
況、計画性の有無、行動のムラなどを見ることもできる
ため、次月、次半期、次年度に向けての対策および業務
計画が立て易くなる。

【００３６】次に、図９に示す時間帯別訪問実績集計表
は、各週別の１時間当たりの訪問軒数と営業成果、およ
びこれらのデータの１ヶ月間の集計結果などを各営業担
当者ごとに示しており、これによって、１時間単位で見
たとき、どの時間帯が最も業務効率が高く、生産性に優
れているかを把握することができる。したがって、これ
らのデータは将来の営業活動の指標とすることができ、
これらに基づいて、会社単位、地域単位での営業成果お
よび生産性などを知ることもできる。

【００３７】一方、図１０に示す所要時間月報は、各営
業担当者が、顧客との接客に費やした所要時間を５分単
位で分類し、各所要時間ごとの営業成果を示している。
これによって、顧客との接客時間としてどの程度を費や
せば、どういう営業成果が得られるかなどを把握するこ
とができ、また、最も営業効率の良い接客時間は何分で
あるかなどを知ることができる。また、営業成績の良い
営業担当者と、そうでない営業担当者とのデータを比較
することによって、営業成果と生産性との関係なども分
かる。さらに、経験の浅い営業担当者は、営業成績の優
れた営業担当者のデータを参考にすることによって、業
務効率の向上を図ることができる。

【００３８】このように、営業担当者が顧客宅を訪問し
て営業活動を行なう場合において、業務管理装置１０
は、顧客宅への到着時刻、退出時刻、商品データなどを
全て記録することができ、業務管理装置１０に記録され
た各種データは必要に応じて出力することができるだけ
でなく、ＰＣカード１８を介してコンピュータ３９へ転
送して集計し、様々な形態で出力することもできるた
め、統括責任者などは、各営業担当者の業務内容を正確
に把握して、業務の効率化を図ることができる。また、
営業担当者は、手書きによる日報などを作成する手間が
省けるため、作業上の負担を軽減することも可能であ
る。

【００３９】さらに、営業成績の優秀な営業担当者の業
務遂行状況および営業活動のパターンなどを正確に把握
することができるようになるため、他の営業担当者の営
業活動の参考とすることにより、営業担当者全員のレベ
ルアップを図ることも可能となる。

【００４０】さらに、本実施形態の業務管理装置１０で
は、商品データ記録手段に記録するデータとして、商品
名、商品数量、商品定価などのほかに、効能、製造業者
名、販売価格、値引き額、配置期限などを含むようにす
ることにより、顧客宅に配置した商品の管理をさらに正
確に行うことができるようになり、業務の効率化にも寄
与することができる。

【００４１】本実施形態においては、業務管理装置１０
を配置薬品販売業の分野において使用した場合について
説明したが、本発明の業務管理装置は、この分野での使
用に限定するものではないため、他の商品販売業の分野
においても、広く活用することができる。

【００４２】

【発明の効果】本発明により、以下の効果を奏すること
ができる。

【００４３】（１）営業担当者が顧客宅に到着して業務
を開始した時刻を記録する業務開始時刻記録手段と、顧
客宅に配置された商品データを記録する商品データ記録
手段と、営業担当者が業務を終了して顧客宅から退出し
た時刻を記録する退出時刻記録手段と、配置商品のバー
コードの読み取りによて顧客宅への訪問事実を記録する
訪問記録手段とを備え、これらの記録手段の記録データ
を出力する出力手段を設けたことにより、営業担当者の
業務開始時刻、退出時刻、商品データ、訪問事実を記録
し、必要に応じて出力することができるため、営業担当
者の業務内容を正確に把握して、業務の効率化を図るこ
とができ、営業担当者の作業上の負担を軽減することも
可能である。また、訪問事実を確実に記録し、出力手段
から出力した記録データによるチェックができるため、
訪問漏れなどを防止することができる。

【００４４】（２）商品データ記録手段への入力装置と
して、商品に付されたバーコードを読み取るバーコード
リーダを用いることにより、商品データ記録手段への入
力作業を大幅に効率化することができる。

【００４５】（３）商品データ記録手段に記録するデー
タが、商品名、商品数量、商品定価、効能、製造業者
名、販売価格、値引き額、配置期限のうちのいずれか複
数を含むことにより、顧客宅に配置した商品の管理を正
確に行うことができ、業務の効率化に寄与することがで
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態である業務管理装置を示す
斜視図である。

【図２】業務管理装置を使用して顧客訪問業務を行う場
合の手順を示すフローチャートである。

【図３】 図１の業務管理装置の表示画面の一例を示す
正面図である。

【図４】 図１の業務管理装置の使用状態を示す斜視図
である。

【図５】 図１の業務管理装置の表示画面の一例を示す
正面図である。

【図６】 データ集計用のコンピュータを示す正面図で
ある。

【図７】 図６のコンピュータによる出力帳票を示す図
である。

【図８】 図６のコンピュータによる出力帳票を示す図
である。

【図９】 図６のコンピュータによる出力帳票を示す図
である。

【図１０】 図６のコンピュータによる出力帳票を示す
図である。

【符号の説明】

１０ 業務管理装置 １２ 本体 １４ 液晶パネル １６ プリンタ １８ ＰＣカード ２０ バーコードスキャナ ２２ 入力用ペン ２４ キー操作部 ２６ 訪問スケジュール ２６ 不在ボタン ３０ 在宅ボタン ３２ 薬箱 ３３ バーコード ３４ 商品 ３５ バーコード ３８ 記録紙 ３９ コンピュータ ４１ カードスロットル ４２ イジェクトボタン

Claims (2)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 顧客訪問業務を行う営業担当者の業務内
   容を管理するための業務管理装置であって、 営業担当者が顧客宅に到着して業務を開始した時刻を記
   録する業務開始時刻記録手段と、 前記顧客宅に配置された商品データを記録する商品デー
   タ記録手段と、 前記営業担当者が業務を終了して顧客宅から退出した時
   刻を記録する退出時刻記録手段と、 前記顧客宅への訪問事実を記録するための訪問記録手段
   と、 前記各記録手段に記録されたデータを出力する出力手段
   とを備え、 前記商品データ記録手段への入力装置として、商品に付
   されたバーコードを読み取るバーコードリーダを備え、 前記訪問記録手段は、前記商品データ記録手段のバーコ
   ードリーダによる前記商品に付されたバーコードの読取
   り操作に基づいて前記顧客宅の訪問事実を記録すること
   を特徴とする業務管理装置。
2. 【請求項２】 前記商品データ記録手段に記録するデー
   タが、商品名、商品数量、商品定価、効能、製造業者
   名、販売価格、値引き額、配置期限、使用期限、賞味期
   限のうちのいずれか複数を含むことを特徴とする請求項
   １記載の業務管理装置。