JP5096876B2 - ワークフロー支援装置及びその制御方法、ワークフロー支援システム、プログラム - Google Patents

Description

本発明は、紙文書を関係する担当者に回覧して処理を完了するワークフローに係る処理を支援するワークフロー支援装置及びその制御方法、ワークフロー支援システム、プログラムに関するものである。

従来から企業内では、事務手続きや企画書等、複数の作業者が関わる一連の業務手順をワークフローとして定義して運用がなされている。
このような業務手順に従った業務の管理・運用を電子化して、その業務の流れを実際に管理して運用するワークフロー支援システムが実現されている。このようなワークフロー支援システムでは、処理の依頼の通知や却下の通知がＥメール等で通知され、作業の効率化を図っている。

一方、すべてのワークフローが電子化されているわけではなく、紙をベースとしたワークフローもいまだ運用がなされている。例えば、法的に実際の紙に判子やサインが必要な書類等である。また、電子化されたワークフローを実現するためには、大掛かりなワークフロー支援システムが必要であるため、紙ベースのワークフローもいまだに多く使われている。

一方、紙ベースのワークフローと電子化されたワークフローを融合する仕組みが多く検討されている。

例えば、特許文献１のワークフロー支援システムでは、捺印が必要な書類を印刷する際に、電子のワークフローと結びつけるためのユニークな番号をつけて管理することを行っている。一方、特許文献２のワークフロー支援システムのように、紙にワークフローを印刷し、印刷物に書き込みを行うことで、ワークフローの構成または状態を変更するシステムが提案されている。
特開２０００−００３４０２号公報 特開２００６−２４３８３０号公報

上述のように、紙ベースのワークフローは、大掛かりなワークフロー支援システムがいらない、という点で利便性があるが、以下のような課題を抱えている。例えば、書類に判子を押すことで承認を行うワークフローにおいて、承認者が何人もいる場合である。

この場合、ワークフローの途中の承認者が書類の不備を見つけ却下する場合がある。却下するということは、最初の申請を行った人物（作成者）に書類が返って初めて申請者に分かり、再申請の処理が行われる。この却下の場合に、却下する承認者が直接、書類の作成者に不備のある書類を手渡す場合、その間の承認者には通知が行かないという問題がある。

一方、承認者を逆にたどって書類が返される場合、書類が作成者に返るまで時間がかかり、結果として再申請までに遅延を招き、フロー全体の効率を低下させるという問題がある。このように、紙ベースのワークフローは利便性が高いが、電子化されたワークフローのように処理の効率化を行うことができない。

このような場合に、特許文献１や特許文献２のワークフロー支援システムを適応したとしても以下のような問題がある。

特許文献１または特許文献２のシステムでは、書類に印刷された情報から電子化されたワークフローを呼び出すことができるが、現在どのステップまで実行されたのかが分からないため、適切な処理を行うことができない。逆に、紙ベースのワークフローのどのステップにあるのかを知るためには、書類の流れと電子化されたワークフローの流れを２重管理することになるため、システムの運用を難しくしている。このように、従来の電子化されたワークフローと紙ベースのワークフローを結びつけたシステムでは、紙ベースのワークフローの利点を生かしきれていない。

本発明は上記の課題を解決するためになされたものであり、紙ベースのワークフローの利便性及び効率を向上させることができるワークフロー支援装置及びその制御方法、ワークフロー支援システム、プログラムを提供することを目的とする。

上記の目的を達成するための本発明によるワークフロー支援装置は以下の構成を備える。即ち、
紙文書を関係する担当者に回覧して処理を完了するワークフローに係る処理を支援するワークフロー支援装置であって、
前記ワークフローを構成する各ステップにおける担当者情報及び処理順番を含むワークフロー情報が埋め込まれた紙文書を読み取る読取手段と、
前記読取手段の実行を指示するユーザを認証する認証手段と、
前記読取手段より得られる読取画像からワークフロー情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段で抽出したワークフロー情報中の担当者情報及び処理順番と、前記認証手段でユーザを認証するために用いた認証情報とに基づいて、前記読取手段で読み取った紙文書によるワークフローが、現在どのステップにあるかを判断する判断手段と、
前記ワークフローの各ステップで実行する可能性があるタスクを決定する決定手段と、
前記決定手段で決定したタスクを実行する実行手段とを備え、
前記決定手段は、前記判断手段で判断したステップに対して実行する可能性があるタスクを決定し、
前記実行手段は、前記タスクとして、前記認証手段で認証したユーザに対応する前記ワークフローにおけるステップ以前の担当者に対してＥメール送信を行なう。

本発明によれば、紙ベースのワークフローの利便性及び効率を向上させることができるワークフロー支援装置及びその制御方法、ワークフロー支援システム、プログラムを提供できる。

以下、本発明の実施の形態について図面を用いて詳細に説明する。

＜ワークフロー支援システム＞
図１は本発明の実施形態を適用可能なワークフロー支援システムの全体構成を示すブロック図である。

図１に示すように、画像形成装置１１０は、イーサネット（登録商標）等からなるＬＡＮ１００に接続されている。また、プリンタエンジンを持たない画像形成装置１２０、Ｅメールサーバ兼ファイルサーバコンピュータとして機能するサーバ１３０、クライアントコンピュータ（以下、クライアントＰＣ）１４０もＬＡＮ１００に接続されている。ここで、画像形成装置１１０や１２０、及びクライアントＰＣ１４０は、紙文書を関係する担当者に回覧して処理を完了するワークフローに係る処理を支援するワークフロー支援装置として機能する。

但し、本発明におけるシステムにおいては、これらの接続数に限られることはない。また、本実施形態では、接続方法としてＬＡＮを適用しているが、これに限られることはない。例えば、ＷＡＮ（公衆回線）等の任意のネットワーク、ＵＳＢ等のシリアル伝送方式、セントロニクスやＳＣＳＩ等のパラレル伝送方式等も適用可能である。

画像形成装置１１０は、コピー機能、ファクシミリ機能を有するとともに、原稿画像を読み取り、読み取って得られた画像データをＬＡＮ１００上の各装置に送信するデータ送信機能を有する。また、画像を添付ファイルとしてＥメールを作成し、サーバ１３０を利用してＥメールを送信することができる。また、画像形成装置１１０は、ＰＤＬ（Ｐａｇｅ Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ Ｌａｎｇｕａｇｅ）解釈とレンダリング機能を有し、ＬＡＮ１００上に接続されているコンピュータから指示されたＰＤＬ画像を受信して印刷することが可能である。

また、画像形成装置１１０は、画像形成装置１１０で読み取った画像や、ＬＡＮ１００上に接続されているコンピュータから指示されたＰＤＬ画像を、画像形成装置１１０内のハードディスクの特定領域に記憶することが可能である。また、原稿画像を読み取り、それをハードディスクにデジタル画像データとして記憶することも可能である。また、ハードディスクに記憶されたデジタル画像データを印刷することが可能である。

画像形成装置１１０は、スキャナ部１１２、プリンタ部１１３、コントローラ２００（図２）、操作部１１１を備える。スキャナ部１１２は、画像入力デバイス（読取部）である。プリンタ部１１３は、画像出力デバイスである。コントローラ（Ｃｏｎｔｒｏｌｌｅｒ Ｕｎｉｔ）２００、画像形成装置１１０全体の動作制御を司る。操作部１１１は、入力部と表示部を有するユーザインターフェース（ＵＩ）であり、例えば、タッチパネルで構成される。

スキャナ部１１２は、原稿上の画像を露光走査して得られた反射光をＣＣＤに入力することで画像の情報を電気信号に変換する。さらに電気信号をＲ，Ｇ，Ｂ各色からなる輝度信号に変換し、当該輝度信号を画像データとしてコントローラ２００に対して出力する。

尚、原稿は原稿フィーダ（不図示）にセットされ、ユーザが操作部１１１から読取開始を指示すると、コントローラ２００からスキャナ部１１２に読取指示が与えられる。スキャナ部１１２は、この読取指示を受信すると、原稿フィーダから原稿を１枚ずつフィードして、原稿の読取動作を行う。ここで、原稿の読取方法は原稿フィーダによる自動送り方式ではなく、原稿をガラス面（不図示）上に載置し露光部を移動させることで原稿の走査を行う方法であっても良い。

プリンタ部１１３は、コントローラ２００から受取った画像データを用紙上に形成する画像形成デバイスである。尚、本実施形態において画像形成方式は、感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式となっているが、本発明はこれに限られることはない。例えば、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に印字するインクジェット方式等でも適用可能である。

画像形成装置１２０は、スキャナ部１２２、コントローラ（図２）、操作部１２１を備える。スキャナ部１２２は、画像入力デバイスである。コントローラ（Ｃｏｎｔｒｏｌｌｅｒ Ｕｎｉｔ）２２０は、画像形成装置１２０全体の動作制御を司る。操作部１２１は、ユーザインターフェース（ＵＩ）である。ここで、画像形成装置１２０のスキャナ部１２２及び操作部は１２１は、画像形成装置１１０と同様の物である。

サーバ１３０は、オペレーティングシステム（以下、ＯＳ）や各種のアプリケーションプログラムがＣＰＵにより実行され、ＯＳの管理下で、アプリケーションを実行することで種々のデータ処理を行う。クライアントＰＣ１４０についても同様である。

＜コントローラの詳細説明＞
図２は本発明の実施形態の画像形成装置のコントローラの詳細構成を示すブロック図である。

画像形成装置１１０のコントローラ２００は、スキャナ部１１２やプリンタ部１１３と電気的に接続されており、一方で、ＬＡＮ１００を介して画像形成装置１２０、サーバ１３０及びクライアントＰＣ１４０と接続されている。これにより、画像データやデバイス情報の入出力が可能となっている。

ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０２に記憶された制御プログラム等に基づいて接続中の各種デバイスとのアクセスを統括的に制御すると共に、コントローラ内部で行われる各種処理についても統括的に制御する。

ＲＯＭ２０２は、装置のブートプログラム等の制御プログラムを記憶している。

ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１が動作するためのシステムワークメモリであり、かつ画像データを一時記憶するためのメモリでもある。このＲＡＭ２０３は、記憶した内容を電源ｏｆｆ後も保持するＳＲＡＭ、及び電源ｏｆｆ後には記憶した内容が消去されるＤＲＡＭにより構成されている。

ＨＤＤ２０４は、ハードディスクドライブであり、システムソフトウェアや画像データ等の各種データを記憶する。

操作部Ｉ／Ｆ２０５は、システムバス２１１と操作部１１１とを接続するためのインターフェース部である。この操作部Ｉ／Ｆ２０５は、操作部１１１に表示するための画像データをシステムバス２１１から受信し操作部１１１に出力すると共に、操作部１１１から入力された情報をシステムバス２１１へと出力する。

ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ２０６は、ＬＡＮ１００及びシステムバス２１１に接続し、情報の入出力を行う。

Ｍｏｄｅｍ２０７は、ＷＡＮ（不図示）及びシステムバス２１１に接続しており、情報の入出力を行う。

スキャナＩ／Ｆ２０８は、スキャナ部１１２から受信した画像データに対して、補正、加工、及び編集等の各種処理を行う。尚、スキャナＩ／Ｆ２０８は、受信した画像データがカラー原稿あるいは白黒原稿、文字原稿あるいは写真原稿等の原稿種類を判定する。そして、その判定結果を画像データに付随情報として付加する。ここで、このような付随情報を属性データと称する。

画像処理部２０９は、画像データの方向変換、画像圧縮、伸張等の各種画像処理を行なう。また、ＨＤＤ２０４に記憶している画像データ同士を合成して一枚の画像データを生成することが可能である。

プリンタＩ／Ｆ２１０は、画像処理部２０９から送信された画像データを受信し、この画像データに付加されている属性データを参照しながら画像データに画像形成処理を施す。画像形成処理後の画像データは、プリンタ部１１３に出力される。

尚、画像形成装置１１０に対するユーザ指示やユーザへの情報提示は、例えば、操作部１１１を介して行うようにしても良いし、ＬＡＮ１００を介して接続されたクライアント１５０を介して行うようにしても良い。

また、画像形成装置１２０のコントローラ（不図示）は、画像形成装置１１０のコントローラ２００中のプリンタＩ／Ｆ２１０、Ｍｏｄｅｍ２０７を備えない構成である。

＜コンピュータのハードウェア構成図＞
図３は本発明の実施形態の情報処理装置として機能するサーバ及びクライアントＰＣのハードウェア構成を示すブロック図である。

図３において、ＣＰＵ３０１、ＲＡＭ３０２、ＲＯＭ３０３、Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ３０５、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３０６がシステムバス３１０を介して互いに通信可能に接続されている。

また、ＣＲＴ等の表示装置３０７、キーボード等の入力装置３０４、及びマウス等のポインティングデバイス３０８が、システムバス３１０を介して互いに通信可能に接続されている。

ＲＯＭ３０３あるいはＨＤＤ３０６は、予め制御プログラムを記憶している。ＣＰＵ３０１は、当該制御プログラムを必要に応じてＲＯＭ３０３あるいはＨＤＤ３０６からＲＡＭ３０２上へ読み出して実行することで、コンピュータとしての機能を発揮する。

また、ＣＰＵ３０１は、表示装置３０７を介して各種情報の表示を行うと共に、入力装置３０４やポインティングデバイス３０８からユーザ指示等の各種入力を受信する。更に、ＣＰＵ３０１は、Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ３０５を介してＬＡＮ１００上の他の装置との通信を行う。
また、クライアントＰＣについても、サーバ１３０と同様に、図２に示すハードウェア構成を備える。

＜画像形成装置のソフトウェア構成＞
図４は本発明の実施形態の画像形成装置の各種機能（以下タスク）の制御にかかわるソフトウェアモジュールの構成を示す図である。これらのソフトウェアモジュールは、画像形成装置１１０のコントローラ２００内のＣＰＵ２０１により実行される。

ＵＩ部４０１は、操作部Ｉ／Ｆ２０５を介して操作部１１１に表示を行ったり、操作部１１１からのユーザの入力を処理したりするソフトウェアモジュールである。

通信部４０２は、ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ２０６やＭｏｄｅｍ２０７を操作して通信を行うソフトウェアモジュールである。

認証部４０３は、ＵＩ部４０１から操作したユーザのログイン情報や通信部４０２から受信したユーザ情報を用いてユーザ認証を行い、ユーザのセッションの管理を行うソフトウェアモジュールである。

認証情報管理部４０４は、ユーザを認証するための認証情報（ログイン情報やユーザ情報）を管理し、認証部４０３の認証情報の問い合わせに応答するソフトウェアモジュールである。本実施形態では、画像形成装置１１０内部で認証情報を管理しているが、専用の認証サーバを別途設けてそこで認証情報を管理する構成も可能である。

フロー管理部４０５は、ワークフローの設定ファイルを解析し、それに対応した処理依頼をタスク実行部４０７に命令するソフトウェアモジュールである。

フローステップ判断部４０６は、ワークフロー設定内の順番情報と認証情報から、ワークフローが現在どのステップにあるのかを判断するためのソフトウェアモジュールである。尚、ワークフロー設定の詳細は後述する。

タスク実行部４０７は、各種タスクの設定情報に基づいてタスクを実行するためのソフトウェアモジュールである。

埋込情報取出部４０８は、スキャンタスク実行時にスキャナ部１１２で読み取った画像データに含まれる透かし情報（埋込情報）を、画像データから分離し、ＨＤＤ２０４にファイルとして記憶するためのソフトウェアモジュールである。

埋込情報作成部４０９は、印刷タスク実行時にＨＤＤ２０４上のファイルを透かし情報（埋込情報）として作成し、印刷画像（例えば、回覧対象の紙文書を印刷するための画像）と合成するためのソフトウェアモジュールである。

各種タスクは、ＵＩ部４０１、通信部４０２及びフロー管理部４０５からの要求により発生する。例えば、ＵＩ部４０１でユーザからコピーやスキャンの指示があった場合、ＵＩ部４０１からコピーやスキャンのそれぞれのタスク設定がタスク実行部４０７に渡される。同様に、通信部４０２を介して他の画像形成装置やクライアントＰＣからタスク設定が渡された場合も同様に処理される。

尚、ＣＰＵ２０１により、各ソフトウェアモジュールがどのように連携してタスクを実行するかについての詳細は後述する。

＜紙ベースのワークフローのための紙の出力＞
まず、紙ベースのワークフローの起点となるユーザがクライアントＰＣ１４０と画像形成装置１１０を用いて、回覧や承認等の紙の出力を行う処理を説明する。

ユーザはクライアントＰＣ１４０上のアプリケーションプログラムを用いて文書を作成する。そして、クライアントＰＣ１４０上の画像形成装置１１０（印刷部）用のプリンタドライバを用いて印刷を行う。このときプリンタドライバの設定として、ワークフローの情報を入力する。

図５は本発明の実施形態のクライアントＰＣのプリンタドライバの設定画面を示している。

設定画面５００において、５０１は、印刷部数や面付け等の設定を行うためのページ設定タブである。５０２は、ステイプル設定や製本の設定を行うための仕上げタブである。また、５０３は、どの給紙段から用紙を取得する等の設定を行うための給紙タブ５０３である。更に、本実施形態において、５０４は、ワークフローの設定を行うためのワークフロー設定タブである。

特に、図では、ワークフロー設定タブ５０４によるワークフロー設定画面を表示した状態を示している。

プルダウンのコンボボックス５０５は、紙ベースで実施するワークフロー情報のテンプレートを選択するものである。ユーザは、予め設定された複数のワークフロー情報のテンプレートの中から紙を用いて行うワークフローに合うテンプレートを選択することができる。

ワークフロー情報のテンプレートが有する情報としては、承認者の数と処理順番、ワークフローの担当者情報（それぞれの承認者と申請者と、それらの関連）、そして、それぞれの承認者が行う可能性のある画像形成装置によるタスクの情報である。承認者が申請者によらず決まっている場合には固定の承認者の情報を設定しておいてもよい。タスクの情報とは、タスク実行部４０７がタスクを実行するための設定値である。

ワークフロー情報のテンプレートは、プリンタドライバが予め保持していてもよいし、別途ワークフローの一覧を保持しているサーバや画像形成装置と通信を行い取得してもよい。

ユーザがコンボボックス５０５でワークフローのテンプレートを選択した後、ユーザは申請者情報入力フィールド５０６（第１入力領域）を申請者情報を入力する。本実施形態では、申請者情報は、申請を行うユーザの画像形成装置１１０におけるログインユーザ名、そしてＥメールアドレスである。申請者情報は、直接入力を行わなくても、クライアントＰＣ１４０や別サーバのユーザのデータベースから検索して指定する方法でもよい。

更に、ユーザは、承認者一覧５０７（第２入力領域）に、申請者に対応する承認者を入力する。ワークフロー情報のテンプレートに設定されている承認者と申請者の関係と、申請者の情報から自動的に情報を入力してもよい。

また、承認者一覧５０７には、それぞれの承認者が行う可能性のある画像形成装置によるタスクを設定できる。ここでは、ワークフローのテンプレートに設定してある情報をデフォルトで表示するが、ユーザが詳細情報を別途設定することも可能である。

このようにして入力したワークフロー情報は、ＯＫボタン５０８の操作が操作された倍に確定し、プリンタドライバからＰＤＬ情報と共に画像形成装置１１０に送信される。一方、キャンセルボタン５０９が操作された場合には、入力したワークフロー情報がキャンセルされ、設定画面５００の表示が終了される。

ここで、ワークフロー情報の一例について、図６を用いて説明する。

図６は本発明の実施形態のプリンタドライバから画像形成装置に送信するワークフロー情報の例を示す図である。

本実施形態では、ワークフロー情報は、ＸＭＬ形式で記載するものとする。但し、ＸＭＬ形式でなくても、プリンタドライバと画像形成装置間で解釈可能であれば、独自のフォーマットを用いて記載してもよい。

タグ６０１は、ワークフローの概要情報を示し、ワークフローのＩＤ、ワークフローの名称、コメント、そして作成の日付等からなる。

タグ６０２〜タグ６０５は、ワークフローのそれぞれのステップの設定と順番を示している。タグ６０２中のｉｄ要素がワークフローの順番を示している。あるいは、ワークフロー情報中でのタグの出現順番をそれぞれのステップの順番としてもよい。

タグ６０２は、ワークフローの最初のステップである申請者の情報を示すものである。＜Ｕｓｅｒ〜＞タグには、申請者のログイン情報とＥメールアドレス等が記載される。＜Ａｃｉｔｏｎ〜＞タグは、このステップでの申請者が画像形成装置を用いて行う可能性のあるタスクを示している。タグ６０２の例では、申請者固有のタスクはないという設定である。

同様に、タグ６０３〜６０５は、承認者とそれぞれの承認者が行う可能性のあるタスクを表現している。本例では、タグ６０５の最後の承認者が行う可能性のあるタスクとして読み込んだ原稿をサーバに保存するというタスク（タグ６０６）が定義されている。但し、図６ではタスクの詳細設定は省略している。

また、タグ６０７は、すべてのステップで行う可能性のあるタスクが定義されている。図６の例ではすべてのステップで、そのステップ以前の申請者もしくは承認者に対してＥメール送信を行うタスクが設定されている。但し、図６ではタスクの詳細は省略してある。

別のワークフロー情報の一例について、図７を用いて説明する。

図７は本発明の実施形態の別のワークフロー情報の一例を示す図である。

タグ７０１は、タグ６０１と同様にワークフローの概要情報である。

タグ７０２〜タグ７０５は、図６と同様に申請者と承認者に関する情報を示しているが、図６のタグ６０７のような、図７の例ではすべてのステップで行う可能性があるタスクはなく、代わりにそれぞれのステップで行う可能性があるタスクを設定している。

タグ７０２で示すステップでは、申請者が行う可能性があるタスクは設定していない。

タグ７０３で示すステップでは、最初のステップのユーザ、つまり、申請者に送信を行うタスクが設定してある。

タグ７０４で示すステップでは、ファイル保存を行うタスクと最初のステップのユーザに送信を行うタスクが設定してある。

タグ７０５で示すステップでは、ファイル保存を行うタスクとそれ以前のステップのユーザに送信を行うタスクが設定してある。

また、タグ７０６では、ワークフローの各ステップに含まれないユーザが画像形成装置で行う可能性があるタスクを示している。

本実施形態では、タスクの例としてＥメール送信やサーバへの原稿保存（ファイル保存）としているが、ＦＡＸ送信や印刷、そして電子のワークフローの開始等の様々なタスクの設定も可能である。

画像形成装置１１０では、通信部４０２を介してプリンタドライバからＰＤＬ情報とワークフロー情報を受信すると、タスク実行部４０７に印刷タスクを設定し、印刷タスクを実行する。

画像形成装置１１０のタスク実行部４０７は、ワークフロー情報（ＸＭＬファイル）を埋込情報作成部４０９に渡し、透かし画像を生成する。そして、画像処理部２０９を用いてＰＤＬ情報をレンダリングした画像と透かし画像を合成する。そして、合成した画像をプリンタＩ／Ｆ２１０からプリンタ部１１３に送信して、用紙に印刷を行う。

本実施形態では、ワークフロー設定を用紙に埋め込むために、ＰＤＬ情報から得られる画像に透かし画像を合成する方法を行っているが、ワークフロー情報を２次元バーコードに変換して印刷を行ってもよい。また、ＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ ＦｒＥｑｕＥｎｃｙ ＩＤＥｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）タグが埋め込まれた用紙を用いて、印刷時にＲＦＩＤタグ内にワークフロー設定を記録することで、情報を埋め込んでもよい。

以上が紙ベースのワークフローのための用紙の出力の一連の流れである。これにより、紙ベースのワークフローに関するワークフロー情報を埋込んだ用紙（紙文書）を出力することが可能である。

このように出力されたワークフロー情報が埋め込まれた用紙は、紙ベースのワークフローとして、手渡しや郵送等で回覧や承認が行われる。

尚、本実施形態では、ワークフロー設定をクライアントＰＣ１４０のプリンタドライバで行う構成としているが、最終的にワークフロー設定を画像形成装置１１０に対して設定することができる構成であれば、どのような構成でも良い。例えば、画像形成装置１１０がＷｅｂサーバとなり、ワークフロー設定用のＷｅｂサービスやＷｅｂページをクライアントＰＣ１４０に提供し、それを介してワークフロー設定と印刷画像をクライアントＰＣから受信する構成にすることも可能である。

＜画像形成装置でのタスク実行＞
次に、用紙に印刷されている内容に不備があり、途中の承認者が却下を知らせるＥメールを送信する場合や、最後の承認者が保存処理を行う等、画像形成装置を用いたタスクを実行する処理の流れを説明する。

本実施形態では、画像形成装置１１０を用いてタスク実行を行う場合を例に挙げて説明する。但し、タスク実行は、ワークフロー情報が埋め込まれた用紙を出力した画像形成装置でおこなう必要はなく、別の画像形成装置である画像形成装置１２０で実行してもよい。

図８は本発明の実施形態の用紙に埋め込んであるタスクを実行する処理を示すフローチャートである。ここで、フローチャートの各ステップは、ＣＰＵ２０１が図４に示す各種ソフトウェアモジュールを適宜制御して実行することで実現される。

ステップＳ８０１で、ＵＩ部４０１は、ログイン用画面（不図示）を表示し、ユーザからのログイン操作を待機する。ユーザが操作部１１１を用いてログイン情報を入力すると、ログインを検知し、入力されたログイン情報を用いて認証部４０３が認証を行う。認証が成功した場合、ステップＳ８０２に進む。一方、認証が失敗した場合、ステップＳ８０１で、再度ユーザにログイン情報の入力を促す。本実施形態では、ユーザ名とパスワードを文字列として入力することで、ユーザを認証するが、ＩＣカードや生体情報を用いてユーザの認証を行ってもよい。ＵＩ部４０１で受信したログイン情報は認証情報として認証部４０３に渡され、認証部４０３がユーザの認証を行う。

ログイン後、ＵＩ部４０１は、操作画面を操作部１１１に表示する。ここで、操作画面９００の一例について、図９を用いて説明する。

図９は本発明の実施形態の操作画面の一例を示す図である。

操作画面９００において、ボタン９０１、９０２、９０３は、画像形成装置１１０上のアプリケーションの切替のためのボタンである。

ボタン９０１は、コピータスク設定画面を表示するためのボタンである。ボタン９０２は、送信タスク設定画面を表示するためのボタンである。ボタン９０３は、用紙に埋め込まれたタスクを実行するための画面（以下、紙埋込タスク実行画面）を表示するためのボタンである。図９では、ボタン９０３が押下されて、紙埋込タスク実行画面を表示している状態である。

表示領域９０４は、現在の状態を示す領域である。また、表示領域９０５はそれぞれの状態の詳細を表示する領域である。ボタン９０６は、スキャナ部１１２にセットされた原稿の読取処理のスタートボタンである。

図８の説明に戻る。

ステップＳ８０２で、読取指示の有無を判断する。ここでは、ボタン９０６の押下の有無で、読取指示の有無を判断する。読取指示がある場合（ステップＳ８０２でＹＥＳ）、ステップＳ８０３に進む。読取指示がない場合（ステップＳ８０２でＮＯ）、読取指示があるまで待機する。

ステップＳ８０３で、フロー管理部４０５は、タスク実行部４０７に埋込情報読取用のスキャンタスクの設定を行い、スキャンタスクを実行する。タスク実行部４０７は、スキャナ部１１２により画像を読み取る。読取画像は、ＨＤＤ２０４内に一時的に記憶する。

ステップＳ８０４で、タスク実行部４０７は、ステップＳ８０３での読取画像から、埋込情報取出部４０８を用いて、埋込情報（透かし画像）を解析して抽出する。そして、その埋込情報から、用紙に埋込まれているワークフロー情報を取り出す。埋込情報取出部４０８は、取り出したワークフロー情報を一時的にＨＤＤ２０４内に記憶する。

尚、ワークフロー情報が透かし画像ではなく、２次元バーコードにより埋め込まれている場合は２次元バーコードを解析してワークフロー情報を取り出しても良い。また、ＲＦＩＤタグにワークフロー情報が埋め込まれている場合はスキャナ部１１２にＲＦＩＤリーダを取り付けるようにシステムを構成して、そのＲＦＩＤリーダからＲＦＩＤタグ内の情報を読み取ってもよい。

ステップＳ８０５で、フロー管理部４０５は、取り出したワークフロー情報から、現在ワークフローがどのステップにあるのかを判断し、実行する可能性のあるタスク一覧を取得する。

このステップ８０５の処理の詳細について、図１０を用いて説明する。

図１０は本発明の実施形態のステップＳ８０５の処理の詳細を示すフローチャートである。

ステップＳ１００１で、フロー管理部４０５は、認証部４０３に問い合わせて現在ログインしているユーザのユーザ情報を取得する。

ステップＳ１００２で、フロー管理部４０５は、取得したワークフロー情報を解析し、ステップの一覧を取得する。

ステップＳ１００３で、フローステップ判断部４０６は、取得したステップの一覧中の各ステップに、取得したユーザ情報が示す現在のユーザ（ログインユーザ）が含まれている否かを判断する。

現在のログインユーザが含まれている場合（ステップＳ１００３でＹＥＳ）、現在の紙のワークフローがそのステップであると判断し、ステップＳ１００４に進む。一方、現在のログインユーザが含まれていない場合（ステップＳ１００３でＮＯ）、ステップＳ１００６に進む。例えば、図６のワークフロー情報の例において、ログインユーザ名が「ｓｕｚｕｋｉ」である場合、現在、ワークフローは３番目のステップであると判断する。尚、２つ以上のステップで現在のログインユーザがワークフローに含まれている場合、ユーザに選択を促すようにＵＩ表示を行う。

ステップＳ１００４で、フローステップ判断部４０６は、ステップＳ１００３で判断したワークフローの現在のステップに含まれるタスク（タスクの情報）を取得する。図６のワークフロー情報の例において、現在３番目のステップにあると判断した場合は、タグ６０４にはタスクが未定義であるが、タグ６０７が定義されているため、「却下」のタスクひとつを取り出すことになる。

ステップＳ１００５で、フローステップ判断部４０６は、取り出したタスクのそれぞれに対して処理対象を決定する。図６のワークフロー情報の例では、現在３番目のステップであり、「却下」のタスクが取り出されたとすると、タスクの送信処理対象が現在のステップ以前のユーザが対象である。そのため、「ｉｔｏ＠ｃａｎ．ｃｏ．ｊｐ」、「ｓａｔｏ＠ｃａｎ．ｃｏ．ｊｐ」及び「ｓｕｚｕｋｉ＠ｃａｎ．ｃｏ．ｊｐ」の３つを宛先として決定する。

一方、ログインユーザが含まれていない場合（ステップＳ１００３でＮＯ）、ステップＳ１００６で、各ステップに含まれないユーザが行う可能性があるタスクが含まれているか否かを判断する。含まれている場合（ステップＳ１００６でＹＥＳ）、ステップＳ１００７に進む。一方、含まれていない場合（ステップＳ１００６でＮＯ）、処理を終了する。例えば、図６のワークフロー情報の例では、ステップＳ１００７には進まないが、図７のワークフロー情報の例では、タグ７０６で「却下」のタスクが定義されているため、ステップＳ１００７に進む。

ステップＳ１００７で、ステップＳ１００５と同様に、取り出したタスクについて処理対象を決定する。図７のワークフロー情報の例では、タグ７０６の「却下」のタスクの送信処理対象は最初のステップのユーザとあるので、申請者のＥメールアドレスである「ｉｔｏ＠ｃａｎ．ｃｏ．ｊｐ」の１つを宛先として決定する。

以上がステップＳ８０５の処理である。この処理により、現在ワークローがどのステップにあるのかを判断でき、また、実行する可能性のあるタスクとその設定を抽出することができる。

図８の説明に戻る。

ステップＳ８０６で、フロー管理部４０５は、タスクを取得できたか否かを判断する。取得したタスクが１つ以上ある場合（ステップＳ８０６でＹＥＳ）、ステップＳ８０７に進む。一方、取得したタスクがない場合（ステップＳ８０６でＮＯ）、実行対象のタスクがないことを通知するエラーを表示して、ステップＳ８１１に進む。

ステップＳ８０７で、フロー管理部４０５は、ステップＳ８０５で取得したタスクが２つ以上あるか否かを判断する。実行可能な２つ以上のタスクがある場合（ステップＳ８０７でＹＥＳ）、ステップＳ８０８に進む。一方、実行可能な２つ以上のタスクがない場合（ステップＳ８０７でＮＯ）、ステップＳ８０９に進む。

ステップＳ８０８で、実行可能な２つ以上のタスクがあるので、ＵＩ部４０１は、操作部１１１にそれらのタスクを有するタスク一覧画面を表示し、実行対象とするタスクの選択をユーザに問い合わせる。そして、タスク一覧画面に対する操作に基づいて、実行対象のタスクを選択する。

ここで、タスク一覧画面の一例について、図１１を用いて説明する。

図１１は本発明の実施形態のタスク一覧画面の一例を示す図である。

このタスク一覧画面１１００は、操作画面９００の表示内容を更新したものである。

表示領域９０５には、取得したタスク一覧をリスト表示する。ここでは、図６のワークフロー情報の例において、ユーザ「ｔａｎａｋａ」が用紙からタスクの読取を行った場合の表示例である。

ここでは、タグ７０５に記載の「購買サーバに保存」と「却下」のタスクが表示される。「却下」のタスクは、ステップＳ８０５の処理により、宛先も確定している。そして、これらのタスクはそれぞれ、表示領域１１０１と表示領域１１０２に選択可能なリスト項目として表示される。そして、ユーザに、このリスト項目を選択させることで、実行対象のタスクを決定することができる。

ボタン１１０３は、処理を中断するためのボタンであり、押下されると処理を中断する。この場合、ステップＳ８０２に戻ることになる（フローチャートには不図示）。

図８の説明に戻る。

ステップＳ８０９で、ＵＩ部４０１は、ステップＳ８０７またはステップＳ８０８で確定した実行対象のタスクの設定を示すタスク設定表示画面を表示し、ユーザからの実行指示の有無を判断する。

ここで、タスク設定表示画面の一例ついて、図１２を用いて説明する。

図１２は本発明の実施形態のタスク設定表示画面の一例を示す図である。

図１２のタスク設定表示画面１２００では、図１１の「却下」のタスク項目を選択した場合を示している。表示領域１２０１は、実行対象のタスクの設定内容を表示する。ボタン１２０２は、タスクの詳細を変更するための画面を呼び出すためのボタンである。このボタン１２０２を押下すると、実行対象のタスクの設定画面（不図示）を表示し、宛先の変更やファイルフォーマット等を設定することが可能である。

ボタン１２０３は、タスクの実行を指示するためのボタンである。このボタン１２０３を押下すると、ステップＳ８１０に進むことになる。一方、ボタン１２０４は、タスクの実行を中止するためのボタンである。このボタン１２０４を押下すると、処理を中止して、ステップＳ８１１に進むことになる。

図８の説明に戻る。

実行指示がある場合（ステップＳ８０９でＹＥＳ）、ステップＳ８１０で、タスク実行部４０７は、実行対象のタスクをタスク設定に従って実行する。例えば、「Ｅメール送信」である場合、読取画像を添付ファイルに、宛先をタスク設定に従い設定して、サーバ１３０にＥメールを送信する。また、タスクが図６の「購買サーバに保存」である場合、読取画像をサーバ１３０の指定の場所に保存する。

ステップＳ８１１で、ＵＩ部４０１は、ユーザからのログアウト操作の有無を判断するする。ログアウト操作がある場合、（ステップＳ８１１でＹＥＳ）、ログアウト処理を行い、処理を終了する。ここで、ログアウト操作としては、一定時間ユーザからの操作がない場合、あるいはユーザがログアウトボタン（不図示）を押下した場合等がある。

一方、ログアウト操作がない場合（ステップＳ８１１でＮＯ）、例えば、ログアウト操作以外の操作がある場合、ステップＳ８０２に戻る。

以上が、画像形成装置１１０における、ワークフロー情報が埋め込まれた用紙に基づくタスクを実行する処理である。

以上説明したように、本実施形態によれば、ワークフロー情報が埋め込まれた用紙を画像形成装置で読み取ることで、読み取ったワークフロー情報で特定されるユーザに応じたタスクを実行することができる。

例えば、図６の例では、承認者「ｓｕｚｕｋｉ」が申請書を却下する場合は、その前の承認者の「ｓａｔｏ」と申請者の「ｉｔｏ」に対してＥメールを送信するタスク実行が指示可能である。また、最後の承認者である「ｔａｎａｋａ」が申請書を読み取ることで、その前の承認者と申請者に「Ｅメールを送信する」タスクを実行するか、「購買サーバに保存する」タスクを実行するかを選択的に実行することできる。

このように、紙のワークフローで課題であった現在のワークフローがどのステップにあり、どのような処理を行う必要があるかわからないという課題を解決することができる。そのため、紙ベースのワークフローの途中や最後のステップにおいて、柔軟な例外処理や画像処理を行なうことができる。また、ワークフロー情報を用紙に埋め込んでいるので、別途ワークフロー用のサーバを立てるわずらわしさを低減することができる。

上記実施形態では、ワークフローにおける各ステップでの処理をワークフローの設定内に記載しているが、この処理はワークフローには記載せずに、予め画像形成装置のプログラムに設定したタスクを実行するという構成も可能である。

例えば、タスクとして、却下のみをサポートするような構成の場合は、ワークフローの設定には、各ステップのユーザの情報と順番のみを記載するだけでよい。この場合、画像形成装置のプログラムでは、ワークフローの途中のステップと判断した場合は、実行対象のタスクとして送信、ワークフローの最終ステップと判断した場合は、却下用の送信またはサーバに保存等の設定を行うことができる。

これにより、ワークフローの設定の段階で、詳細なタスクを設定する手間がなくなり、承認者さえ設定すればよくなる。

また、上記実施形態では、ワークフローの設定内にユーザ名を記載する構成としているが、ログインして読取を指示したユーザがどのステップに属するかを判別することができる情報（ユーザを特定できる情報）であれば、どのような情報であっても良い。例えば、役職や役割をワークフローに設定しておき、ステップＳ８０５で、ログインしたユーザの役職や役割と比較して、どのステップであるかを判断する構成としても良い。

これにより、承認者がそれぞれ誰であるかを申請者が事前に把握して設定する必要がなくなる。

また、上記実施形態では、ユーザのログイン情報から現在のステップを判断する構成としているが、ログイン情報の他の情報もステップの判断情報として用いることができる。例えば、ステップＳ８０５の前に紙上の特定領域に対してＯＣＲ処理を更に行うことにより、判子やサイン等の署名情報の有無を判断材料にすることができる。この場合、ステップＳ８０５で特定領域に判子やサイン等の署名情報の有無と、ログインユーザによって、実行可能性のあるタスクを特定することができる。これにより、承認の判子が押されている場合はサーバに保存するタスクを実行し、承認の判子が押されていない場合は却下のタスクを実行する等の細かい制御を実現することができる。

以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスクがある。また、更に、記録媒体としては、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、その接続先のホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。また、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

本発明の実施形態を適用可能なワークフロー支援システムの全体構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態の画像形成装置のコントローラの詳細構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態の情報処理装置として機能するサーバ及びクライアントＰＣのハードウェア構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態の画像形成装置の各種機能の制御にかかわるソフトウェアモジュールの構成を示す図である。 本発明の実施形態のクライアントＰＣのプリンタドライバの設定画面を示している。 本発明の実施形態のプリンタドライバから画像形成装置に送信するワークフロー情報の例を示す図である。 本発明の実施形態の別のワークフロー情報の一例を示す図である。 本発明の実施形態の用紙に埋め込んであるタスクを実行する処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の操作画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態のステップＳ８０５の処理の詳細を示すフローチャートである。 本発明の実施形態のタスク一覧画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態のタスク設定表示画面の一例を示す図である。

符号の説明

１１０、１２０ 画像形成装置
１３０ サーバ
１４０ クライアントＰＣ

Claims (7)

1. 紙文書を関係する担当者に回覧して処理を完了するワークフローに係る処理を支援するワークフロー支援装置であって、
   前記ワークフローを構成する各ステップにおける担当者情報及び処理順番を含むワークフロー情報が埋め込まれた紙文書を読み取る読取手段と、
   前記読取手段の実行を指示するユーザを認証する認証手段と、
   前記読取手段より得られる読取画像からワークフロー情報を抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段で抽出したワークフロー情報中の担当者情報及び処理順番と、前記認証手段でユーザを認証するために用いた認証情報とに基づいて、前記読取手段で読み取った紙文書によるワークフローが、現在どのステップにあるかを判断する判断手段と、
   前記ワークフローの各ステップで実行する可能性があるタスクを決定する決定手段と、
   前記決定手段で決定したタスクを実行する実行手段とを備え、
   前記決定手段は、前記判断手段で判断したステップに対して実行する可能性があるタスクを決定し、
   前記実行手段は、前記タスクとして、前記認証手段で認証したユーザに対応する前記ワークフローにおけるステップ以前の担当者に対してＥメール送信を行なう
   ことを特徴とするワークフロー支援装置。
2. 前記決定手段は、前記ワークフロー情報で定義されている、ワークフローの各ステップに対して実行される可能性があるタスクの情報を参照して、前記判断手段で判断したステップに対して実行する可能性があるタスクを決定する
   ことを特徴とする請求項１に記載のワークフロー支援装置。
3. 前記タスクは、Ｅメール送信、ファイル保存、ＦＡＸ送信及び印刷の少なくともいずれかを含む
   ことを特徴とする請求項１に記載のワークフロー支援装置。
4. 前記ワークフローを構成する各ステップにおける担当者情報及び処理順番を含むワークフロー情報の生成を含むワークフローに関する設定を行なう情報処理装置から、前記ワークフロー情報と、回覧対象の紙文書を印刷するための画像とを受信する受信手段と、
   前記受信手段で受信したワークフロー情報を、前記受信手段で受信した回覧対象の紙文書を印刷するための画像に埋め込む埋込手段と、
   前記埋込手段でワークフロー情報を埋め込んだ画像を印刷する印刷手段と
   を更に備えることを特徴とする請求項１に記載のワークフロー支援装置。
5. 紙文書を関係する担当者に回覧して処理を完了するワークフローに係る処理を支援するワークフロー支援システムとして、前記紙文書を生成するための画像を生成する情報処理装置と、前記画像に基づいて紙文書に画像形成を行なう画像形成装置とを備えるワークフロー支援システムであって、
   前記情報処理装置は、
   前記ワークフローを構成する各ステップにおける担当者情報及び処理順番を含むワークフロー情報の生成を含むワークフローに関する設定を行なう設定手段と、
   回覧対象の紙文書を印刷するための画像を生成する生成手段と、
   前記設定手段で設定したワークフロー情報と前記生成手段で生成した画像とを、ワークフローによる回覧対象の紙文書を印刷する前記画像形成装置へ送信する送信手段とを備え、
   前記画像形成装置は、
   前記情報処理装置から、前記ワークフロー情報と前記回覧対象の紙文書を印刷するための画像とを受信する受信手段と、
   前記受信手段で受信したワークフロー情報を、前記受信手段で受信した回覧対象の紙文書を印刷するための画像に埋め込む埋込手段と、
   前記埋込手段でワークフロー情報を埋め込んだ画像を印刷する印刷手段と
   前記ワークフロー情報が埋め込まれた紙文書を読み取る読取手段と、
   前記読取手段の実行を指示するユーザを認証する認証手段と、
   前記読取手段より得られる読取画像からワークフロー情報を抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段で抽出したワークフロー情報中の担当者情報及び処理順番と、前記認証手段でユーザを認証するために用いた認証情報とに基づいて、前記読取手段で読み取った紙文書によるワークフローが、現在どのステップにあるかを判断する判断手段と、
   前記ワークフローの各ステップで実行する可能性があるタスクを決定する決定手段と、
   前記決定手段で決定したタスクを実行する実行手段とを備え、
   前記決定手段は、前記判断手段で判断したステップに対して実行する可能性があるタスクを決定し、
   前記実行手段は、前記タスクとして、前記認証手段で認証したユーザに対応する前記ワークフローにおけるステップ以前の担当者に対してＥメール送信を行なう
   ことを特徴とするワークフロー支援システム。
6. 紙文書を関係する担当者に回覧して処理を完了するワークフローに係る処理を支援するワークフロー支援装置の制御方法であって、
   前記ワークフローを構成する各ステップにおける担当者情報及び処理順番を含むワークフロー情報が埋め込まれた紙文書を読取部で読み取る読取工程と、
   前記読取工程の実行を指示するユーザを認証する認証工程と、
   前記読取工程より得られる読取画像からワークフロー情報を抽出する抽出工程と、
   前記抽出工程で抽出したワークフロー情報中の担当者情報及び処理順番と、前記認証工程でユーザを認証するために用いた認証情報とに基づいて、前記読取工程で読み取った紙文書によるワークフローが、現在どのステップにあるかを判断する判断工程と、
   前記ワークフローの各ステップで実行する可能性があるタスクを決定する決定工程と、
   前記決定工程で決定したタスクを実行する実行工程とを備え、
   前記決定工程は、前記判断工程で判断したステップに対して実行する可能性があるタスクを決定し、
   前記実行工程は、前記タスクとして、前記認証工程で認証したユーザに対応する前記ワークフローにおけるステップ以前の担当者に対してＥメール送信を行なう
   ことを特徴とするワークフロー支援装置の制御方法。
7. 紙文書を関係する担当者に回覧して処理を完了するワークフローに係る処理を支援するワークフロー支援装置の制御をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
   前記ワークフローを構成する各ステップにおける担当者情報及び処理順番を含むワークフロー情報が埋め込まれた紙文書を読取部で読み取る読取工程と、
   前記読取工程の実行を指示するユーザを認証する認証工程と、
   前記読取工程より得られる読取画像からワークフロー情報を抽出する抽出工程と、
   前記抽出工程で抽出したワークフロー情報中の担当者情報及び処理順番と、前記認証工程でユーザを認証するために用いた認証情報とに基づいて、前記読取工程で読み取った紙文書によるワークフローが、現在どのステップにあるかを判断する判断工程と、
   前記ワークフローの各ステップで実行する可能性があるタスクを決定する決定工程と、
   前記決定工程で決定したタスクを実行する実行工程とをコンピュータに実行させ、
   前記決定工程は、前記判断工程で判断したステップに対して実行する可能性があるタスクを決定し、
   前記実行工程は、前記タスクとして、前記認証工程で認証したユーザに対応する前記ワークフローにおけるステップ以前の担当者に対してＥメール送信を行なう
   ことを特徴とするプログラム。

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