JPH02239369A - 電子ファイリングシステムにおけるファイリング体系の構築および検索方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔概要〕 大量の記憶容量をもつ光ディスクを有効かつ使いやすく
使用する電子ファイリングシステムに関し 電子ファイリングシステムのファイリング体系を柔軟に
かつ簡単に構築できるようにすることを目的とし フォルダ単位で管理された複数の文書データと上記フォ
ルダをキャビネットあるいはドロアのもとで分類管理す
る階層構造のガイド項目情報とを格納した光ディスクを
そなえ．文書データの検索要求に対して光ディスクより
上記階層構造のガイド項目情報を取り出し．ガイド項目
情報を展開表示してそれぞれの階層において，該当する
ガイド項目を選択させ，最終的に選択されたフォルダに
したがって光ディスクから対応する文書データを取り出
しあるいは目的のフォルダに文書を登録するよう構成し
た． 〔産業上の利用分野〕 本発明は，大量の記憶容量をもつ光ディスクを有効かつ
使いやすく使用する電子フ，アイリングシステムにおけ
るファイリング体系の構築および検索方式に関する． 通常の紙を用いたファイリングから電子ファイリングシ
ステムへ移行する場合，移行を容易にかつ．１！子ファ
イリングシステムを有効に活用するためには，従来おこ
なってきた分類整理規則の体系をそのまま電子ファイリ
ングシステム上に移行できることが要求される．このた
め１枚の光ディスクを複数のファイルやドロア，その中
を文書に分類する概念が提供されているが．階層数が不
十分であり．また階層数の指定．各階層に名称を設定す
る等の柔軟性のあるファイリング体系の構築を可能にす
る必要がある． 〔従来の技術〕 第７図（ａ），　　（ｂ）に従来の電子ファイリングシ
ステムのファイリング体系の例を示す。

従来の電子ファイリングシステムでは光ディスクの片面
をキャビネットと定義し．第７図（ａ）のようにキャビ
ネットに直接文書を登録するか，第７図（ｂ）のように
キャビネット内にドロアという文書の入れ物を定義し．
各ドロアに文書を登録する方法がとられる．たとえば第
７図（ｂ）の例では，キャビネット内に１０個までのド
ロアという文書をいれる入れ物の定義をする。実際に登
録するデータは０ベージ以上のイメージデータと管理情
報からなる文書からなり，文書は定義されたドロアに所
属する． 第８図は，このような従来の電子ファイリングシステム
における文書登録の例であり，新聞記事を文書管理して
いる１例を示す。

第８図において，キャビネットの階層は新聞発行年の区
分を表し，ドロアの階層は政治，経済■，・・・，文化
，・・・のような分野の区分を表し，文書の階層で個々
の記事を管理している．各階層は図示されていない一覧
（リスト）情報によって管理されている． 第９図は，第８図に示すキャビネット１　ドロア．文書
の３階層構造をもった従来の電子ファイリングシステム
における文書検索処理の流れを示したものである．以下
．図中の■ないし■の手順にしたがって説明する． ■　電子ファイリングシステムに登録されている全ての
キャビネノトの内容を示すキャビネット一覧を参照し，
目的の文書が属するキャビネットたとえば第８図の１９
×Ｘ年新聞のキャビネットを検索する。

■　ドロアが設定されている場合は選択されたキャビネ
ットに設定されているドロアー覧を参照し，目的の文書
が属するドロア．例えば第８図の経済■（コンピエータ
関係）のドロアを検索する．またドロアが設定されてい
ない場合はバスする． ■　選択されたドロア（ドロアが設定されていない場合
はキャビネノト）に設定されている文書一覧を出力し，
そこから目的の文書．たとえば第８図の「新製品×××
を発表」を選択する。

この後，目的文書の参照，印刷，更新等の処理を必要に
応じて実行する， 〔発明が解決しようとする課題〕 このような従来のキャビネット，ドロア．文書というよ
うな２ないし３階層の分ｖＲ概念では，通常の業務にお
いてしばしば見られるような大量の紙の文書を詳細かつ
効率的に管理している多様なファイリング体系を充分に
吸収することはできない． またこれとは逆に，これまで充分なファイリング体系を
構築していなかった場合，電子ファイリングシステムの
導入を契機に業務にとって最適なファイリング体系の構
築を行おうとする場合も多い。この時，従来の階層数の
少ない固定的ファイリング構造では理想的なファイリン
グ体系の構築を行うことはできない． そして満足するファイリング体系が構築できない場合．
大容量の光ディスクに規則性なしに大量の文書を登録し
なければならず，文書検索の効率が低下する。

また紙を用いたファイリングシステムから電子ファイリ
ングシステムへ移行する場合１新たなファイリング体系
を設計しなおさなければならず，移行に際し大きな作業
量を要したり．移行後のファイリング体系が従来と変わ
ってしまったことにより利用に支障を来すおそれもある
。

したがって一般的に新しいファイリング体系では．業務
にとって最適なファイリング体系を構築するのは困難な
場合が多く，単なるスペース節約のメリットのみとなり
．文書検索等の効率はかえって劣ることにもなりかねな
い。

本発明は，電子ファイリングシステムのファイリング体
系を柔軟にかつ簡単に構築できるようにすることを目的
とする。

〔課題を解決するための手段〕

本発明は，光ディスク上に使用者が紙の文書のファイリ
ングシステムで用いているようなファイリング体系を，
キャビネットあるいはドロアごとに，ガイドという多階
層の分類整理規則を用いて構築することにより．紙によ
るファイリングシステムから電子ファイリングシステム
への移行をスムーズにし，また検索を簡単，迅速に行う
ことを可能にした。

第１図に本発明の原理的構成を示す。

第１図において．１は光ディスク上に設定されたキャビ
ネット９１′はドロア分割されたキャビネット，２はキ
ャビネットｌあるいはキャビネット１′のドロアの１つ
に構築された分類整理規則である階層構造をもったガイ
ド項目情報，３はガイド項目情報の最下層のフォルダに
登録されている文書データ，４は検索処理部１　５はデ
ィスプレイ，６はキーボード．７はプリンタ，８はマウ
スである． ガイド項目情報２は，たとえば上層から５層までの任意
の階層数の階層構造をもつガイド（■，■．・・・）と
，最下層にあって文書データとリンクされたフォルダと
からなる．ガイド項目情報２に含まれる各ガイドおよび
フォルダは階層ごとに一覧情報中に定義され，階層間は
トリー構造で結合される．ガイド項目情報２は，文書デ
ータ３とともに．キャビネット１または１′の一部に格
納されている． 検索処理部４は．ディスプレイ５，キーボード６あるい
はプリンタ７，マウス８を入出力手段として，会話型で
検索処理を行う。

検索はガイド項目情報２を第６図に示すような（ベクト
ルを利用した）階層構造が判別できる形式でディスプレ
イ５に展開表示し目的とするガイド又はフォルダをマウ
ス８で選択できるようになっている． （作用〕 本発明は．光ディスクのキャビネットあるいはドロアと
文書データとの間に．使用者が任意に定義できるガイド
項目情報を設定できるので．紙の文書について用いられ
ているファイリング体系をそのまま移設して紙の文書と
同じように利用することができ．また文書データの増減
に対応して．ガイド項目情報を柔軟に変更できるので１
検索効率の低下を防ぐことができる。

第２図に，本発明の電子ファイリングシステムによる検
索処理の流れを手順■′ないし■′で示す． 以下，手順にしたがって本発明の作用を説明する． ■′キャビネット一覧により該当するキャビネットつま
り光ディスクを検索する． ■′選択したキャビネットにドロアが設定されている場
合，ドロアー覧を参照し，目的の文書データが属してい
るドロアを検索する。また選択したキャビネットにドロ
アが設定されていない場合はこの手順をパスする． ■′選択されたキャビネットあるいはドロアに設定され
ているガイド項目情報のガイド一覧を第６図に示すよう
な（ベクトルを利用した）階層構造を判別できる形式で
表示し目的とするガイド又はフォルダを選択する（ガイ
ドを選択した場合そのガイド配下の全フォルダを選択し
たものとみなす）．選択されたフォルダに登録されてい
る文書データのリストである文書一覧を表示あるいは印
刷出力する。又フォルダ（又はガイド）を選択した状態
で．文書データの参照．印刷，更新等の処理を開始する
ことができる。

〔実施例〕

第３図に本発明の１実施例システムにおけるガイド項目
情報の構成を示す． 第３図において， １ｌは，片面がキャビネットとして用いられる光ディス
クの群である． ｌ２は．キャビネット一覧であり，各光ディスクに対応
するキャビネ・ントＩＤが管理される．１３は，キャビ
ネット一覧を表示して検索された結果のキャビネットＩ
Ｄである． １４は，キャビネットＩＤごとに作成されているキャビ
ネット属性情報であり，そのギャビネットＩＤ配下のド
ロアＩＤのリストのドロアー覧が含まれている． １５は．ドロアー覧であり，これを表示して検索させる
． ｌ６は．各ドロアＩＤに設けられているドロア属性情報
であり．そのドロアＩＤの配下の各階層のガイド項目を
定義したガイド項目定義体１６ａを含む。

ｌ７は，ガイド定義情報であり，ここで定義されたガイ
ド項目（フォルダ項目を含む）配下の文書データを示す
文書番号リスｈｌ７ａを含む。なお第２図の■′で説明
したガイドー覧は．１つのキャビネットあるいはドロア
配下の各ガイド定義情報から作成される． ｌ８は，文書番号リス｝１　７ａの各文書番号に対応す
る文書データの内容リストの文書一覧であり２検索用に
表示される． １９は，文書番号リス｝１７ａから参照可能にされる文
書データである． 第４図は，第３図中のドロア属性情報１６の詳細な構成
を示したものであり，ドロア１０とドロア名によって管
理され，ドロア配下のガイド項目の階層数を示すガイド
レヘル数．ガイド項目定義体．ガイドの総定義数などが
設定されている．ここでガイド項目定義体は６個まで収
容でき，それぞれはガイド項目名とガイド値最大長とを
含む。

第５図は，第３図中のガイド定義情＠１７の詳細な構成
を示したものであり，そのガイドが属するドロアのドロ
アＩＤによって管理され，そのガイドのレベル（階１ｉ
）．ガイド名，ガイド配下の文書数，ガイド配下の文書
番号リストなどが設定されている． 第６図に，上述した各情報から抽出作成されディスプレ
イに表示されたガイドー覧の例を示す．この例は，キャ
ビネット名としてｒｉａ算機」を指定し．次にドロア名
として「コンピュータ関連記事」を指定したことにより
表示されるドロア配下のガイドー覧であり，ガイド項目
はガイド■．ガイド■，フォルダの３階層からなってい
る．図示されているガイドー覧は，紙の文書管理におい
て，キャビネソト内の１つのドロアに収容されている各
フォルダを，ガイド名で仕分け整理したイメージで表さ
れており．目的の文書データが収納されているフォルダ
を容易に検索できるように構成されている． 〔発明の効果〕 本発明によれば，大容量の光ディスクを用いて大量の文
書データを管理する場合．ｉｆｆｉ常の業務処理にマッ
チしたガイド項目体系を採用することができ．また業務
処理体制の変化や文書データ量の増減に対応して．ガイ
ド項目の内容や階層数などを適切に変更できるため，常
に最良のファイリング効率を維持することができる．

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の原理説明図，第２図は本発明の作用を
説明する本発明による文書検索処理の流れ図．第３図は
本発明の１実施例システムにおけるガイド項目情報の構
成図，第４図は第３図におけるドロア属性情報の詳細構
成図．第５図は第３図におけるガイド定義情報の詳細構
成図，第６図はガイドー覧の表示例の説明図，第７図は
従来の電子ファイリングシステムにおけるファイリング
体系の説明図．第８図は従来の電子ファイリングシステ
ムによる文書登録例の説明図，第９図は従来の電子ファ
イリングシステムにおける文書検索処理の流れ図である
． 第１図中 ｌ；光ディスク上のキャビネット １′二ドロアが設定されているキャビネット２：ガイド
項目情報 ３：文書データ ４：検索処理部 ５：ディスプレイ ６：キーボード ７：プリンタ ８：マウス 本発明の冴埋説明図 第　１　図 ドロア鷹性情報 ドロア属性情報の詳！８構成図 第　４（！ｌ ガイド定義情報の詳細構成図 第　５　図 キャビネ・ントに！！文書きｆ緑 （ａ） 各ドロアに分けて文書とｇ録 （ｂ） 従米の電予ファイリングシステム１ごおけろファイリン
グ体系の説明図 第　７　図 キャビネット ドロア 文嘗 文言登録例の訳明図 第８ 図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 フォルダ単位で管理された複数の文書データ（３）と、
   上記フォルダをキャビネット（１）あるいはドロア（１
   ′）のもとで分類管理する階層構造のガイド項目情報（
   ２）とを格納した光ディスクをそなえ、 文書データの検索要求に対して光ディスクより上記階層
   構造のガイド項目情報（２）を取り出し、ガイド項目情
   報を展開表示してそれぞれの階層において、該当するガ
   イド項目を選択させ、最終的に選択されたフォルダにし
   たがって光ディスクから対応する文書データを取り出し
   あるいは目的のフォルダに文書を登録することを特徴と
   する電子ファイリングシステムにおけるファイリング体
   系の構築および検索方式