JPS6115276A - 文書フアイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔発明の技術分野〕 この発明は文書の登録、検索などに有用な文書ファイル
装置に関する。

〔発明の技術的背景とその問題点〕

近時、オフィス・オートメーシ璽ンの名のらとに事務能
率の向上が考えられているが、このうちで、特に文書の
適切な管理、活用を図ることが重要視されている。

ところで、文書を死蔵することなく効率よく活用できる
ようにするにはこれに対応した整理がなされることが必
要であり、このためかかる事務作業を効率よく実行する
システムとして文書ファイル装置が考えられている。

すなわち、かかる装置は使用目的別にファイルされた文
書の保管をはじめ保管された文書中から目的とする文書
の検索、検索された文書のファイル仕様の変更にともな
う再整理および不要文書の廃棄などの諸機能を有しオペ
レータの操作によりこれら機能を実行するようにしてい
る。

しかして、従来のこの攬の文書ファイル装置では使用目
的が決定する毎にこの目的に沿ってファイル文書を検索
しこの検索によって抽出された文書情報を新しいファイ
ルに登録するときもに不要文書を廃棄する作業を繰返し
実行することにより分類を行なうようにしている。

ところが、このものはこれら作業の実行ｌこ使用目的に
応じたコマンドやフォルダ名などをキーボードより遂次
入力する必要があり、特に文書管理上見本となる分類体
系の指定は上位階層から下位階層まで定めら、れたフォ
ーマットで入力する必要がありオペレータの操作上の負
担を増大させる欠点があった。またメニュー選択による
指定の場合は上位階層の分類を指定し、次の下位階層の
分類メニューを呈示し、この中から所望する分類を指定
して、さらに下位階層の分類を呈示し指定するというよ
うな手順をとらなければならず、この場合も操作が煩雑
で取扱いにくい欠点があった。

このように、かかる従来の装置ではコンピュータシステ
ムなどの取扱に不馴れなものや装置の操作ｌこ熟練して
いないものにとって極めて使いにくく誤操作を招き易い
欠点があった。またこのためにある程度専門的知識を有
するオペレータの養成が必要になれば高謄を続ける人件
費を考えたとき経済的に極めて不経済であった。

〔発明の目的〕

この発明は上記欠点を除去するためなされたもので、オ
ペレータ操作を理解し易く簡単にできるとともに誤操作
を防止し得、文書整理作業を効率よく実行できる文書フ
ァイル装置を提供することを目的とする。

〔発明の概要〕

この発明に係る文書ファイル装置はオペレータとの対話
を行なうディスプレイの画面上に文書の管理体系を全階
層について表示し、オペレータがこの体系の任意の要素
を指定することで要素に対応する文書の検索、登録、削
除などのファイリング処理を実行するよう番こしている
。

〔発明の効果〕

この発明によればディスプレイ画面上に文書の管理体系
を全階層について表示し、オペレータが表示された管理
体系の要素を指示するのみで所望のファイリング処理の
ための操作ができるので従来のように分類階層を変更し
ながら所望する処理を実行するのに比ベファイリング処
理のための操作を理解し易く簡単にできるとともｔζ誤
操作も防止でき、かかる文書整理作業を短時間に効率よ
く行なうことができる。またこのことはオペレータ操作
のための専門的知識を有するものも必要としないので高
謄する人件費も削減でき経済的にも有利にできる。

〔発明の実施例〕

以下、この発明の実施例を図面に従い説明する。

第１図において、１はＣＰＵで、このＣＰＵＩはシステ
ム全体の制御例えば文書の登録、検索、保管、削除、再
整理、編集などのファイリング処理の実行や各装置との
インタフェースの実行などを行なうものである。

このＣＰＵＩにはメモリ２を接続している。このメモリ
２はコマンドや分類体系を表わす情報を予め記憶したも
のである。この場合の情報は画像情報又はコード情報と
して記憶されている。

また、　ＣＰＵＩにはディスプレイコントローラ３を介
してディスプレイ４を接続している。このディスプレイ
４はメモリ２に記憶されたコマンドや分類体系を表示す
るものである。なお、５はディスプレイ４上の表示を指
示することでこれに対応する入力を得るための指示入力
装置で、この装置５は指示入力コントローラ６を介して
ＣＰＵＩに接続している。

一方、７は文書画像などを記憶する光デイスクメモリで
、このメモリ７には光デイスクコントローラ８を接続し
ている。このコントローラ８にはＣＰＵＩを接続すると
ともにページメモリ９を接続している。このページメモ
リ９には上記ディスプレイコントローラ３を接続する２
告ともにディスプレイコトローラ１０を介してディスプ
レイ１１．ファクシミリコントローラ１゛２を介してフ
ァクシミＩＪ１３．プリンタコントローラ１４を介して
プリンタ１５、スキャナコントローラ１６を介してスキ
ャナ１７を夫々接続している。

次にその動作を説明する。

まず１文書の検索処理について述べると、いま、図示し
ない入力装置より所定の入力を与える。するとＣＰＵ　
１にてメモリ２よりコ、マントや分類体系に関する情報
が読み出され、これがディスプレイ４の画面上に表示さ
れる。この場合、ディスプレイ４の画面上には第２図ｆ
ａｔに示すように装置が管理している分類体系とその階
層構造が表示されているとする。すなわち、かかる画面
上には大分類Ｓ１として”機器導入計画″Ｄ、が表示さ
れ、また中分類Ｓｔとしては“機器導入一般″Ｄｌｌ　
　“ＯＡ機器”Ｄ、２　・計算機、ユテ、・Ｄ１８が夫
々表示され、さらに小分’Ｊ！ｌｌ５ｓとしては“機器
導入一般″Ｄ、ｌに対応して１機器導入針画書″Ｄ、、
、　、“導入委員会議事録″Ｄ１□７、“機器管理ＤＩ
１１カ・　”ＯＡ機器″Ｄ１ｔに対応して１電子フアイ
ル”Ｄ■、′複写機”Ｄ１□、”ファクシミリ”Ｄ１□
゛ワードプロセッサ″Ｄ、　、、が、“計算機システム
”Ｄ１３に対応して”ミニコン”Ｄ、、、　、’″パソ
コンＤ１３！　　が夫々表示されている。また同画面上
にはコマンド表示として“選択″Ｃ３，゛登録”Ｃ７、
”検索″Ｃ８、゛削除″Ｃ４、“移動”Ｃ６、“次の”
Ｃ０、“前のＣ７、°表示″Ｃ８が夫々表示され、さら
に文書件数の表示部Ｅを有している。

この状態で１小分類”の“機器導入計画書”を検索する
ものとすると、オペレータは指示入力装置５にてディス
プレイ４の画面上の１機器導入針画書″Ｄ、、、と１検
索＃Ｃ１を指示する。すると、ＣＰＵＩにてコマンドが
解釈され、検索処理が実行されこの結果が第３図１ｂ＋
　＋こ示すようにディスプレイ４に表示される。この場
合、ＣＰＵ　１では第３図１ｂ＋に示す分類テーブルを
参照し、大分類；機器導入計画、中分類子機器導入一般
、小分類＝機器導入計画書の条件を満足する文書を抽出
し、その件数、頁数を計数し、この結果を第４図に示す
ように検索結果テーブルにセットするとともｔビデイス
プレイ４に表示するようにする。この場合ＣＰＵ　１１
こて計数された書類の件数は１２件の旨を表示部Ｅ１こ
表示している。また、ＣＰＵＩ　１ζより検索の対象と
なった分類の階層については他の分類と区別できるよう
に例えば特別な記号、マーク、色、シ農度、ブリンキン
グなどで表示している。

次に、検索した文書を実際ｌζ画面上に表示するには指
示入力装置５によりディスプレイ４の画面上の”表示″
Ｃａを指示する。すると、ＣＰＵＩにて第４図に示す検
索結果テーブルと第３図１ｂ＋に示す画像アドレステー
ブルとが参照され検索文書に対応する文書番号から画像
アドレスが読み出される。

この場合、文書番号００００１より画像アドレス１００
０が画像アドレステーブルより読み出される。このアド
レス情報は光デイスクコントローラ８に与えられる。す
ると光デイスクメモリ７より文書番号ＱＯＯＯ１に相当
する画像情報が読み出されページメモリ９に格納された
のちディスプレイ１１に表示される。

次に、”中分類”の″″ＯＡ機器−に属する全ての“小
分類”ｉζ整理された文書を検索する場合はオペレータ
は指示入力装置５にて第２図ｆａｔに示すディスプレイ
４の画面上の“中分類”Ｓｔの”ＯＡ機器″Ｄ１１と“
検索′Ｃ８を指示する。すると、　ＣＰＵ　１にてコマ
ンドが解釈され検索処理が実行され、この結果が第２図
ｆｃｌに示すようにディスプレイ４に表示される。この
場合、゛大分類″Ｓ１＝゛機器導入計画＃Ｄ、１“中分
類″Ｓ、＝“Ｏ，Ａ機器″Ｄ□、・小分類”　Ｓ、　＝
・電子ファイル″Ｄ１１、“複写機”ＤＩ！２％”ファ
クシミリ”ハ１１、“ワードプロセッサ″Ｄ、、、が他
の分類と区別できるように表示され、同時にかかる分類
条件を満足する文書が検索される。

次に、文書を登録する場合例えばスキャナ１７から入力
文書を１小分類１の１パソコン”の分類中ｌこ登録する
場合、オペレータは指示入力装置５にて第２図ｆａｌに
示すディスプレイ４の画面上の°小分類″Ｓ、の′パソ
コン″Ｄ、ｊ、を指示する。する己ＣＰＵ１にてスキャ
ナ１７より入力された文書がスキャナコントローラ１６
を介して画像情報として読み取られ、これがページメモ
リ９に格納されディスプレイ１１に表示されるとともに
光デイスクメモリ５の所定アドレスに記録蓄積される。

さらに第３図＋８）（ｂｌに示す分類アドレスおよび画
像アドレステーブルの内容も更新され、その後の検索等
の処理を可能にするときもｔこ大分類＝機器導入計画、
中分類＝計算機システム、小分類２８７３２分類される
文書の件数もカウントアツプされる。そして、この状態
で発鈴処理結果が第２図ｆｄ＋に示すようにディスプレ
イ４＃こ表示される。この場合、′大分類″Ｓ、＝“機
器導入計画”Ｄ、−中分類″Ｓ、＝′″ＯＡ機器”Ｄ、
、、″″小分類″Ｓ、、＝′／ぐソコン”Ｄ１８．が他
の分類と区別できるように表示される。

以下、同様にして文書の削除、移動などの文書ファイリ
ングに関する他の処理についても第２図（ａｌに示すデ
ィスプレイ４の画面上の所定の表示を指示するこきによ
り実行できるとともに処理結果に対応する表示がなされ
る。

このようにすればディスプレイ上に全分類体系とともに
ファイリング処理に必要な各コマンドが表示されオペレ
ータはこの全分類体系をみながら任意の階層の分類およ
びコマンドを直接指示するのみで所望のファイリング処
理を実行できるので、ユーザは分類体系を理解し把握し
て所望の操作ができる。これζこより誤操作がなく、シ
かも誰でも簡単に操作できるので煩雑なファイリング処
理を短時間で実行でき、かかる作業の能率向上をも図る
ことができる。

次にこの発明の他実施例を第５図（ａｔ　ｆｂｌに従い
説明する。

すなわち、このものは個々の文書の属性等をキーワード
として付し、このキーワードとその階層構造をディスプ
レイに表示している。この場合ディスプレイの画面上に
は第５図ｒａｔに示すように大キーワードに１として“
関連部所″Ｌ５、′書式”Ｌ。

が表示され、中キーワードに、としては１関連部所”Ｌ
、に対応して“総務部″ＬＩＩｍ”システム技術部″Ｌ
１２が、また“書式＃Ｌ、に対応して“報告書″Ｌｔｌ
、５議事録″−！、°注文書”ｌ１ｔｓが夫々表示され
、小キーワードに、として上記の１総務部”Ｌｌｌに対
応して°人事課”Ｌｌｌｌ、　　”経理課　”Ｉ＋！、
′購売ＩＩ　’　Ｌｕｓおよび１システム技術部　Ｌｌ
ｔｌご対応して”システム設計課″ＬＩｌｌｓ　　“ハ
ード設計課″Ｉｑ１ｇ、”ソフト設計ａ”Ｌ、！、が夫
々表示され、また同画面上にはコマンド表示として１選
択”Ｃ８，１登録”Ｃ７、”検索″Ｃ８、“削除”Ｃ４
、“移動Ｃ，２次のＣ６、′前の＃Ｃ７，１表示″Ｃａ
が表示され、さらに文書件数の表示部Ｅを有している。

しかしてこの状態でキーワードが１報告書”の文書を検
索するにはオペレータは画面上の１報告書″Ｌｔ＋と“
検索″Ｃｓを指示する。すると第１図メζおけるＣＰＵ
Ｉ　ｌこより大キーワード＝書式、中キーワード＝報告
書の条件を満足する文書が第３図＋ａｌに示す分類テー
ブルを参照しながら抽出され、この結果が第４図の検索
結果テーブルにセットされるとともにディスプレイ４に
表示される。

このようにすれば前述した文書を分類して整理するだけ
でなく文書ζこキーワードを付して分類体系とは独立し
た整理を簡単な操作で行なうことができる。勿論分類体
系とキーワード体系を組み合せて検索、登録、削除等の
文書整理も可能である。

この場合は分類体系とキーワード体系を同一画面１ど表
示しても、あるいは別画面Ｉこ表示してもよく、また１
台のディスプレイに時系列にて表示してもよい。

次にこの発明のさらに他の実施例を第６図に従い説明す
る。

すなわち、このものは大中小の分類表現を具体的なイメ
ージとしてとらえ易い画像をもって表わすようにしてい
る。この場合ディスプレイの画面上ｌこは大分類として
、′キャビネット”Ｓｌ、中分類として１引き出し”Ｓ
５．小分類として１フアイル”Ｓ６のイメージを表示し
、これらに対応する階層を第２図＋ａｌと同様に表示し
ている。

しかして、このようにすればユーザはオフィス内で日常
的に使用するイメージをもって操作することができるの
で誰でも理解し易く、使い易くなる。この場合、これら
画像をグラフィック表現しても単純な絵で充分であり、
これらのためのデータ量やプログラム量も少なくてすむ
のでメモリ容量も最小限でよく、価格的ｌども安価にで
きる。

なお、この発明は上記実施例にのみ限定されず要旨を変
更しない範囲で適宜変形して実施できる。

例えば第２図又は第５図にて述べたディスプレイ画面に
表示される各分類名やキーワード塩は手書き文字でもよ
いしキャラクタ文字であってもよい。

この場合これら文字の入力は画面上の任意の分類名エリ
アの座標を指示するこきによって行なってもよいし、分
類名を直接キーボード等から入力してもよいし、あるい
は各分類名に番号やコード等を割り当て入力してもよい
。

また、分類やワードの数が増えた場合は夫々の名前を縮
小して表示してもよいし、あるいは各々の名前を順番に
表示してもよい。この場合、例えば第７図（ａｌに示す
ように使用頻度の高い分類名を初期状態で表示すると七
もにこの他に現在表示されていない分類名が存在する旨
の表示Ｄ１，４を付しておき、この状態で“次の”Ｃ６
、°小分類″Ｓ、を指示すると第７図ｉｂｌに示すよう
に新たに小分類に属する分類を表示すようにすればよい
。一方、各人毎の文書の管理体系として第２図１ａｌに
示す分類テーブル中に使用者名と使用頻度を書き込むよ
うにしておけば各人毎に使用頻度の高いもののみを優先
的に表示すること・もてきる。このようにすれば各人毎
の管理体系の全階層を表示できることになり、個人ファ
イル的な利用に供することができる。

その他、この発明ではディスプレイ４はカラーＣＲＴで
も白黒ＣＲＴでも、液晶やプラズマ等のディスプレイで
もよい。また１台のディスプレイで分類体系や文書の表
示を行なわせるようにしてもよい。さらに指示入力装置
６はライトペン、タブレット、タッチセンサ、マウス、
ジ奮イスティッ久トラックボール等のボジシ璽ナーでも
よいし、キーボードや各種スイッチでもよい。さらに才
たＣＰＵＩ　ハマイクロプロセッサ、ミニコン、大型コ
ンビ二一タなどでもよい。才なメモリ２はＲＡＭに代表
されるＩＣメモリでもよいし、フロッピーディスク、固
定ディスク、磁気テープ等の磁気メモリでもよいし、あ
るいは光デイスクメモリでもよい。さらに光デイスクメ
モリ５は再生専用のビデオディスクでもよいしＤＲＡＷ
と呼ばれる追記型Φ光ディスクメモリや書替可能型の光
磁気ディスクでもよいし、磁気ディスク等の磁気メモリ
でもよい。さらにまたスキャナ１７プＩＪ、ンタ１５、
ファクシミリ１３などにおいても走査方式、記録方式、
性能など種々のものを用いることができる。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例を示すブロック図、第２図
１ａｌ　ｆｂｌ　（ｃｌ　（ｄｉは同実施例を説明する
ためのディスプレイ画面を示す図、第３図（ａｌ　ｆｂ
ｌ　、第４図は同実施例の作用を説明するための分類テ
ーブル、画像アドレステーブル、検索結果テーブルを示
すは第Ｈａｌｆｂｌ、第６図、第２図１ａｌ　ｆｂｌは
夫々コノ発明ノ他実施例を説明するためのディスプレイ
画面を示す図である。

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. （１）文書の画像情報およびこの文書に対する管理体系
   とその階層構造を記憶する手段と、この記憶手段に記憶
   された画像情報を表示する第１の表示手段と、上記記憶
   手段に記憶された管理体系を全階層について表示する第
   ２の表示手段と、この表示手段に表示された管理体系の
   要素を指示し選択する手段と、この手段にて選択された
   要素に対応して文書のファイリング処理を実行する手段
   とを具備したことを特徴とする文書ファイル装置。
2. （２）上記記憶手段は管理体系として文書の分類体系を
   記憶したものであることを特徴とする特許請求の範囲第
   １項記載の文書ファイル装置。
3. （３）上記記憶手段は管理体系として文書のキーワード
   を記憶したものであることを特徴とする特許請求の範囲
   第１項記載の文書ファイル装置。
4. （４）上記記憶手段は管理体系として各人毎の文書の管
   理体系を記憶したものであることを特徴とする特許請求
   の範囲第１項記載の文書ファイル装置。
5. （５）上記第２の表示手段は各人毎の管理体系の全階層
   を選択的に表示することを特徴とする特許請求の範囲第
   ４項記載の文書ファイル装置。