JPH022453A - 対話型情報取扱いシステムにおける電子文書の保存管理方法 - Google Patents

対話型情報取扱いシステムにおける電子文書の保存管理方法

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JPH022453A
JPH022453A JP63291123A JP29112388A JPH022453A JP H022453 A JPH022453 A JP H022453A JP 63291123 A JP63291123 A JP 63291123A JP 29112388 A JP29112388 A JP 29112388A JP H022453 A JPH022453 A JP H022453A
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Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 Ａ、産業上の利用分野 本発明は対話型情報取扱いシステム中の電子文書を記憶
する方法に係り、特に、記憶された文書の保存及び削除
を自動的に管理する方法に関する。
Ｂ、従来技術 電子文書を記憶する種々の対話型情報取扱いシステムが
既に知られている。これらのシステムには手紙を書くた
めに家庭で用いられるパーソナル・コンピュータから互
いに対話ができる幾千のユーザー・ノード及び情報の中
央ライブラリーあるいはファイルを有するメイン・フレ
ーム・データ処理システムまで、複雑さ及び洗練さにお
いて種々のものがある。
幾つかの大きな政府機関及び私企業で今日利用されてい
る洗練されたシステムの例はＩＢＭ社のＰＲＯＦＳとい
うシステムである。これらのシステムは１頁のメモや伝
言から複数巻の印刷本を含むような多数頁の報告までの
幾万という文書を記憶して管理する。これらのシステム
の多くにおいては、ハード・コピーの必要性はもはやな
く、情報のコピーは電子コピーだけである。
政府機関や大企業のような大きなエンタープライズ内の
紙の流の管理及び制御にはどのような種類の通信や文書
が取扱われるのかを特定化するための手順の組が必要で
ある。
これはハード・コピーを扱うマニュアル実行システム及
び電子コピーだけを扱う電子的実行システムの両方にお
いて必要なことである。
効果的で効率の良いシステムにするための２つの基本的
な文書制御方法が存在することが両システムにおいて一
般に知られている。第１の方法はもはや不要となった文
書は直ちにシステムから削除すべきであるという方法で
あり、第２の方法は必要な文書は文書所有者あるいはエ
ンタープライズが必要とする限り維持されるべきである
という方法である。
これら２つの基本概念を実行するに際しては、誰が文書
を維持したり削除したりすることの決定を行なうのか、
この決定は全ての種類の文書に適用されるのか、あるい
は文書の種類によって変更されるのか、基準についての
例外や変更はあり得るのか、文書の種類についての時間
期間は誰が決定するのか等についての同意や一致が必ら
ずしも得られないことは明らかである。
システムの論理的集中個所に記憶される電子文書を作成
する多数のユーザを含む従来のシステムは、システム中
で文書を識別する方法に対して多くの虜造化された書式
化についての制約を一般に課している。多くのシステム
では、幾つかの種類のマニュアル文書分類システムが形
式に基づいであるいは実質的内容に基づいて行なわれる
ようになっている。銀行は文書についての機能的仕事内
容に従った分類方法を利用するであろう。例えば、顧客
のローン・フォルダーは、ローン・アプリケーション、
クレジット・ヒストリー、支払いヒストリー等を含むこ
とになるかもしれない。これらの種々の文書は保存につ
いての基準が異っており、保存についての確立している
基準からの変化を認めるための準備も一般に存在してい
ない。従来のシステムでは、探索が複数の文書に含まれ
る特定の用語について実行されそれに基づいて文書が削
除された０文書形式による管理は保存すべき文書の削除
を招くかもしれない。探索用語は各文書毎に異なる意味
を持つ場合がある。このため、このような形式の文書管
理においては、保存すべき文書が削除されたり、削除す
べきだがある用語を含まない文書が見逃されたりする。
文書を削除する日がエンタープライズによって制御され
るような一括型文書保存方法は日が変更されなければな
らないときに問題を生じる。文書を削除すべき日が短縮
されるときには、文書が以前に確立されていた日までは
利用可能であると信じている者が必ずいる。どのように
してシステム管理者はこれらの文書が破壊され得るのか
どうかを評価するのか。文書が削除されているときには
、その文書に基づいて仕事をしていた者に対して直接的
に好ましくない影響を与えることになる。文書が早期に
破壊されたときのより深刻な長期的影響はシステムの保
全性が失われるということであり、このため、やがてユ
ーザが自ら文書のバック・アップ記憶システムを操作す
ることになり、集中システムの数多くの利点が損なわれ
ることになる。
本発明は、従来の文書記憶システムにおける問題を回避
するような方法で文書の保存及び削除を管理するような
対話型情報取扱いシステムに用いられる改良した方法を
意向している。本発明の方法は文書のビジネス・ユース
に用いられ得る。
Ｃ０開示の概要 本発明の方法が効果的に用いられる処理の組み合わせは
、システムに記憶されるべき各文書に対して２つのラベ
ルを確立することによって、文書所有者にとっての各文
書保存の必要性及びシステムの中央管理部として働くエ
ンタープライズの文書保存基準の認識処理を含んでいる
。２つのラベルのうちの第１ラベルはドキュメント・ラ
ベル（ＤＬ）と呼ばれ、例えば、文書のビジネス使用分
類を識別する働きをする。第２ラベルはオーナ−シップ
・ラベル（ＯＬ）と呼ばれ、多くの場合は文書の著者で
あるところの文書の所有者によって指定された文書分類
を識別する。
別々に満期日が２つのラベルの各々に設けられる。所有
権満期日は所有者により設定され、彼が望む所有権の時
間の長さを識別する。所有権（オーナーシップ）とは所
有権期間中の文書に対する権限及び責任を意味する。シ
ステム管理者（ＳＡ）は例えば各文書ラベルの各ユーザ
の満期日の範囲を確立する。
システムにファイルされた各文書にはラベル及び満期日
基準が関連づけられ、それらはシステム内の文書の保存
及び削除を自動的に管理するために用いられる。
文書がシステム上にファイルされるべきときには、保存
及び削除の選択の基準は文書と同時にシステム中に入力
され且つ記憶されなければならない。情報はエンド・ユ
ーザによって対話式にシステム中に入力される。一連の
プロンプトがメニュー画面上に表示されたオプションに
対するユーザの選択に応答してシステムによって表示装
置の画面上に表示される。有効な文書ラベルは好ましく
は予め確立されておりユーザは特定の文書ラベルを確立
済で許可済のリストから選択できるようになっている。
文書に対する省略時満期日付はエンタープライズによっ
て前もって確立され、好ましくは自動的に入力される。
エンド・ユーザは省略時の満期日付を有効な満期日付に
よって取消してもよい。
有効なオーナーシップ・ラベルもまた好ましくは文書オ
ーナーによって前もって確立されており、エンタープラ
イズによって許可されている。文書オーナーは、オーナ
ーシップ・ラベルが入力された時に自動的に入力され得
る各オーナーシップ・ラベルについて、省略時満期日を
確立させることができる。エンド・ユーザはその省略時
満期日を有効な満期日で取消すこともできる。オーナー
シップ満期日付と文書満期日付とは一定のルールに関係
付けられていてもよい。例えば、特定の文書に関しては
両日付は等しくてもよい。
文書は現日付に関連して各文書に関する満期日の基準を
処理することにより以下の日付関係に従って自動的に保
存及び削除される。
現在日付が両日付より早い場合、文書を保存する。
現在日付が両日付より遅い場合、文書を削除する。
現在日付がオーナーシップ満期日よりは遅いがエンター
プライズ満期日よりは早い場合１文書を保存し、ユーザ
毎のオーナーシップ・ラベル毎の現在のリストに基づい
て指定ユーザあるいはシステム管理者にオーナーシップ
を移す。
現在日付がエンタープライズ満期日より遅いがオーナー
シップ満期日よりは早い場合、文書を保存する。
本発明の目的は電子文書を記憶するための改良された方
法を提供することである。
本文書の他の目的は、情報取扱いシステムにおける記憶
された電子文書の保存を管°理する改良された方法を提
供することである。
本発明の他の目的は、エンド・ユーザが文書オーナーで
ある最中にそのエンド・ユーザによって確立される基準
に従って文書が保存されるような。
電子文書の保存管理方法を提供することである。
本発明の他の目的は、エンド・ユーザによって設定され
た基準がその文書のオーナーシップが既に廃止されてい
ることを示しているときに記憶された電子文書を自動的
に削除するような方法を提供することである。
Ｄ、実施例 第１図には本発明が適用される情報取扱いシステムが示
され、このシステムは第２図に詳しく示されているよう
な対話型ターミナルあるいは対話型ワークステーション
のネットワークを有している。ネットワークは複数のタ
ーミナルを有し、ターミナルは相互に接続され且つホ、
ストＣＰＵに接続されている。第１図に示されるように
ホストＣＰＵ２３は通信リンク２４を通じて第２のホス
トＣＰＵ２５に接続され、第２のホストＣＰｔＪ２５は
対話型ターミナル（ワークステーション）のネットワー
ク２６に接続されている。機能的には、システムは各タ
ーミナルがホスト及び１又は複数の他のターミナルと確
立済通信プロトコルを用いて通信できるように働き１種
々の形態で連続的に接続された通信リンクはユーザにと
って透過になる。１つのターミナルのユーザは手紙のよ
うな文書を作成してその手紙をネットワーク上の宛先ノ
ードのアドレスに送ることができる。ユーザは次に文書
を中央システムのある場所に記憶させることができる。
システムの各ユーザは後の時間においてその文書を検索
することができる。このようなシステム自体は既に知ら
れており、広範に用いられている。このようなシステム
の一般的機能及び操作はよく知られているので、本発明
の文書記憶方法の理解に必要な範囲においてだけ述べる
。
以下の記載においては、ネットワーク上の各ワークステ
ーションはシステム・ノード・アドレス及びポスト・オ
フィス・アドレスを有し、簡単のため、ネットワーク上
の各ノードにはただつが指定されているものとする。更
に、システムには通常の通信サービス、例えば各々のユ
ーザあるいはオーナのディレクトリ−・リスト等が与え
られているものとする。更に、第１図のシステムはテキ
スト・データ・オブジェクト、グラフィク・データ・オ
ブジェクト、及びカレンダ・データ・オブジェクト等の
種々の型のデータ・オブジェクトのような情報を処理す
るものとする。
第２図において、ターミナルは処理装置３１を有し、処
理装置３１はマイクロプロセッサ・ブロック３２、半導
体メモリ３３．コントロール・ブロック３４を有し、コ
ントロール・ブロック３４はマイクロプロセッサ・ブロ
ック３２とメモリ・ユニット３３との間の相互通信の他
に入出力操作を行う機能を有する。
ターミナルは更に、デイスプレィ装置３６、キーボード
３７、プリンタ３８、ディスク記憶装置３９、及びモデ
ム４０等の周辺装置を有している。
処理装置３１は例えばＩＢＭ　　ＸＴ、ＩＢＭＡＴ、Ｉ
ＢＭ　　ＰＳ／２システムのようなパーソナル・コンピ
ュータ・システムである。処理装置３１にはオペレイテ
ィング・システム・プログラムが与えられ、このプログ
ラムは例えば、システムをランさせるために通常使用さ
れているＤＯＳ（ディスク・オペレイティング・システ
ム）の多くのバージョンの１つである。オペレイティン
グ・システム・プログラムはユーザが選択した１つまた
は複数のアプリケーション・プログラムに沿ってメモリ
３３に記憶されている。メモリ３３の容量及びアプリケ
ーション・プログラムの大きさに依っては、これらのプ
ログラムの一部分は必要ならばディスク記憶装置３９か
らメモリ３３に転送されてもよい、ディスク記憶装置３
９は、例えば３０メガバイトのハード・ディスク・ドラ
イブ装置あるいはディスケット・ドライブ装置である。
ディスク記憶装置の基本的機能はシステムが使用するプ
ログラム及びデータを記憶し、必要なときにはそれらを
直ちにメモリ３３に転送することである。
幾つかの場合においては、オペレータはシステム中にコ
マンドを入力することによってシステムが特定の機能を
遂行するようにさせる。他の場合においては、一般にメ
ニュー及びメツセージ画面のプロンプトを表示すること
によって、システムの方が特定のデータの入力を要求す
る。オペレータとシステムとの間の対話の深さはオペレ
ーティング・システム及びアプリケーション・プログラ
ムによって異なるが１本発明の方法が用いられるターミ
ナルにとっては必要なものである。
第２図のモデム４０は商業的外部組織あるいは専用の通
信リンクであるところの１つまたは複数の通信リンクを
通じてデータをターミナルからホスト・システムに転送
する機能を果す。
第３ａ図には主要な対話ステップの立場から見たシステ
ムの概観が示され、前記主要な対話ステップにはエンド
・ユーザ（Ｅ　Ｄ）の作成した文書の記憶が含まれてい
る。ブロック５０はエンド・ユーザを表わしている。ブ
ロック５１及び５２はターミナルに記憶されたプログラ
ムを表わし、ブロック５３はローカル・ディスク記憶装
置を表わしている。ブロック５４及び５５はホスト内に
はかれたライブラリー・サーバー機能及び記憶されたシ
ステム文書用の中央保管所である。ブロック５１で表わ
されるプログラムは対話管理（者）アプリケーションと
呼ばれ、ユーザから情報を得るために必要なメニュー及
びプロンプトを提供する働きをする。それはターミナル
からユーザへの重要なインターフェースである。ブロッ
ク５２で表わされるプログラムはりクエスター・アプリ
ケーションと呼ばれリクエストをつくってそれをライブ
ラリー・サーバーに送る働きをする。
第３ｂ図のフローチャートは、第１に文書を作成し、第
２に文書記述子をセットするためにサブ・アクション・
メニューを選択し、第３にセットした文書記述子メニュ
ー内の実際の記述子をセットし、最後に文書をファイル
する主要ステップを示している。
第４ａ図にはメイン・アクション・メニューが示されて
いる。メイン・アクション・メニューにはＥＵが指定す
ることのできる３つの別々の（処理事項）が示されてい
る。第４ａ図中で×はカーソルである。アクションは通
常の方法によりカーソルをメニューのライン上に置いて
「エンター」キーを打つことにより選択される。システ
ムは。
ユーザに文書を作成させる一連のプロンプトに応答する
。尚、ここでは、文書は他のＥＵに送られ、送られたＥ
Ｕはその文書を記憶したいものとする。
文書を記憶させるために、記述子が指定されなければな
らない。この記述子は特定の時間までの文書の保存及び
前記特定の時間経過後の文書の自動削除を予め決められ
た計画に応じて制御する際の補助となる。
第４ｂ図にはサブ・アクション・メニューが示されてい
る。このメニューは「記述子の設定」という選択事項を
含み、これが選択されると文書の保存及びシステムから
の自動削除を管理するために用いられる基準が入力され
る。この選択事項が選択されると、第５図の画面がＥＵ
に表示されている種々のプロンプトに対して文書ラベル
についての名前及びオーナーシップ・ラベルについての
名前を入力することによって応答する。尚、ここで、各
々の名前は予め確定されているものとする。
文書についての満期日付及びオーナーシップについては
種々の異なる方法で入力され得る。
第５図に示されるように、許容される値のリストが、カ
ーソルを適宜の事項の下に置いてヘルプ・キーのような
予め指定されたキーを押すことによって、得られる。こ
うして、予め確定されている許容される値がウィンドあ
るいは分割画面内に現われ、ユーザはそのイ直をコピー
したりカーソルを置いてエンター・キーを押すことによ
り選択することができる。
他の例においては、日付がユーザの名前、及び記憶され
ている許容日付のリスト中にインデックスを与える入力
済ラベルに基づいて自動的に入力され得る。文書名及び
題目は付加的入力事項であってもよいが１本発明にとっ
て不可欠なものではない。
データが入力されて第５図のスクリーンに表示された後
、エントリー・キーを押すと、第４ｂ図のサブ−アクシ
ョン・メニューに戻る。ファイル・即ち文書ファイル・
オプションがカーソルを合わせて再びエントリー・キー
を押すことにより選択される。ラベル及び満期日付の付
いた新たに作成された文書がライブラリー・サーバーに
よってシステム中に記憶される。
第６ａ図及び第６ｂ図のフローチャートは、文書の自動
的保存及び削除を制御するためのステップを示している
。満期日付により示されるところから文書がもはや有用
ではないと判断された後に、その文書が直ちに除去され
ることを確実にすることが重要である。古い日付の情報
を含む文書の方が文書のコピーを持たない文書よりもし
ばしば危険であり得る。文書オーナーによって決定され
た満期日よりも前に文書が破壊されないことも同じよう
に重要である。本発明の方法は比較的簡単なアルゴリズ
ムを採用しており、そのアルゴリズムは、システム管理
者によりシステム中に入力された現在日付をオーナーシ
ップ満期日付及びエンタープライズにより確立される文
書満期日付に対して比較する。アルゴリズムの論理は以
下の如きものである。
現在日付が雨滴期日より早いとき、文書を保存する 現在日付が両温期日より遅いとき、文書を削除する。
現在日付がオーナーシップ満期日よりは遅いがエンター
プライズ満期日よりは早いとき、文書を保存する。
現在日付がエンタープライズ満期日よりは遅いがオーナ
ーシップ満期日よりは早いとき１文書を保存し、オーナ
ーシップをシステム管理者あるいは他の指定されたエン
ド・ユーザに移す。
第６ａ図及び第６ｂ図のフローチャートは上述の文書保
存及び文書削除方法を実行するステップの一例であり、
これ以上の説明をしなくとも十分に理解できる詳しさで
示されている。
【図面の簡単な説明】
第１図は本発明の方法が適用される情報取扱いシステム
の全体構成を示すブロック図。 第２図は第１図のシステム中の対話型ターミナルの構成
を示すブロック図、 第３ａ図は本発明の一実施例の構成をアプリケーション
の相互関連で示すブロック図、第３ｂ図は前記実施例に
おける主要な処理順序を示すブロック図、 第４ａ図及び第４ｂ図は各々、前記実施例におけるメイ
ン・アクション・メニューのスクリーン及び文書につい
てのサブ・アクション・メニューのスクリーンを示す正
面図、 第５図は文書がシステムによりファイルされる時点にお
いてエンド・ユーザに表示されるスクリーンを示す正面
図、 第６ａ図及び第６ｂ図は前記実施例を実行するための各
処理ステップを示すフローチャートである。 Ｖ、２　口 ￥ ４Ｃ 回 竿 図 手 続 ネ市 正 書 （方 式） １、事件の表示 昭和６３年 特許願 第２９１１２３号 ２、発明の名称 ３、補正をする者 事件との関係 ノ

Claims (1)

  1. 【特許請求の範囲】 対話型情報取扱いシステム中に記憶された電子文書の保
    存及び削除を制御して２つの独立して確定された満期日
    付の最新のものに対応する日付まで記憶された文書が前
    記システム中に確実に保存されているようにする電子文
    書の保存管理方法であって、 （ａ）前記システム中に、異なる基準に従って選択され
    た第１及び第２の満期日付を記憶するステップと、 （ｂ）前記２つの満期日付を周期的に現在日付と比較す
    るステップと、 （ｃ）前記基準が反映されるような前記日付相互の関係
    が成立するときにのみ前記文書を削除するステップと、 を有する対話型情報取扱いシステムにおける電子文書の
    保存管理方法。
JP63291123A 1987-12-23 1988-11-19 対話型情報取扱いシステムにおける電子文書の保存管理方法 Expired - Fee Related JPH0740237B2 (ja)

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