JPH0240763A - 文書管理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、複数の他の文書データを引用して得られる文
書データを管理するために、引用される文書データとそ
れを引用する文書データとを共に格納するライブラリフ
ァイルを使用する文書管理方式に関する。

〔従来の技術〕

複数の他の文書データを引用している文書を維持するた
めの従来の技術としては、次の方式がある。

各々の文書で引用している文書データその物を維持する
方式 この方式では、各々の文書データを格納するために、引
用されている文書の文書データを該当文書を引用してい
る文書データとして直接とりこみ、引用している文書の
文書データの一部としてライブラリファイルに該当する
文書データが保存されている。従って、引用されている
文書データの修正が必要となると、引用されている文書
の修正の他に、引用している文書データに対しても直接
修正が行われる。

〔発明が解決しようとする課題〕

上述した従来の方式では、維持する引用文書データの数
が多くなると、文書間での文書データの重複部分が多く
なり、文書データの冗長性が高くなるため、文書データ
を保存するために必要な記憶媒体の容量が多くなるとい
う欠点がある。

更に、従来の方式では、特定の引用されている文書デー
タを修正する場合に、利用者はその引用されている文書
データを引用している文書データ内の引用文書の位置を
捜し、引用される文書データを引用している文書にその
修正内容を反映するという繁雑な操作が必要になり、文
書データに対しての修正が複数文書データに対して行わ
れるために、引用される文書としての一貫性が保たれな
くなる可能性が高いという欠点がある。

更に、上述した従来の方式では、引用されている文書デ
ータを引用している全ての文書に修正を加えなければな
らない場合に、その修正処理を個別に行うことになり、
作業量の増加と修正誤りの危険性を増大させるという欠
点がある。

〔課題を解決するための手段〕

本発明は、複数の他の文書データを引用して得られる文
書データを管理するために、引用される文書データとそ
れを引用する文書データとを共に格納するライブラリフ
ァイルを使用する文書管理方式において、ライブラリフ
ァイルから任意の文書データを取り出すための文書抽出
手段と、ライブラリファイルから任意の引用される文書
データを取り出すための引用文書抽出手段と、取り出さ
れた文書データを利用者の入力する指示に従って更新す
るための文書編集手段と、前記の更新された文書データ
をライブラリファイルに格納するための文書格納手段と
を有し、前記文書格納手段は、前記文書編集手段によっ
て更新された文書データと、該文書によって引用されて
いる文書データの文書名、所在等を示す引用文書情報の
みをライブラリファイルに格納し、前記の引用文書抽出
手段は、前記の引用文書情報を使用して引用される文書
データを取り出し、前記の文書抽出手段は、ライブラリ
ファイルに格納されている引用文書情報を前記の引用文
書抽出手段に引き渡して引用される文書データを取り出
し、該文書データと、前記の引用文書情報と共にライブ
ラリファイルに格納されている文書データとから文書デ
ータを復元して取り出すことを特徴とする。

〔実施例〕

本発明の一実施例について図面を参照しながら説明する
。

第１図は本発明の文書管理方式の一実施例を示すブロッ
ク図である。第１図を参照すると、本発明の一実施例は
、利用者の指示入出力手段１、文書編集手段２、編集文
書３、文書抽出手段４、引用文書抽出手段５、文書格納
手段６、文書ライブラリファイル７とから構成されてい
る。

第２図は、文書編集手段２の処理の流れを示すフローチ
ャートである。第２図を参照すると、利用者からの要求
は、文書編集手段２によって受は付けられ（ステップ２
１）、処理要求の種類が判定される（ステップ２２）、
利用者からの処理要求が、編集文書３の抽出要求であれ
ば、文書抽出手段４を起動しくステップ２３）、編集文
書３を生成し、生成された編集文書３の表示を行う（ス
テップ２６）。利用者からの処理要求が、文書の編集に
関する要求であれば、文書の編集を行って編集文書３を
更新しくステップ２４）、更新された編゛集文書３の表
示を行う（ステップ２６）。利用者からの処理要求が、
編集文書３の格納要求であれば、文書格納手段６を起動
しくステップ２５）、再度編集文書３の表示を行う（ス
テップ２６）。

（１）　　文書ライブラリファイルの形式第３図は、文
書ライブラリファイル７の一構成例を示す図である。第
３図を参照すると、文書ライブラリファイル３１は、文
書名インデクス部３２と文書データ部３３とから構成さ
れている文書名インデクス部３２は、文書名で文書デー
タ部３３を高速にアクセスするために使用される０文書
データ部３３は、データレコード３４によって構成され
ている。

（２）　　データレコードの形式 第４図は、文書データレコードの一構成例を示す図であ
る。第４図を参照すると、文書データレコードは、レコ
ードの種別を示すレコードタイプ部４１と、レコードの
サイズを示すレコードサイズ部４２と、次のデータレコ
ードの位置を示すポインタ部４３と、データの内容を格
納するデータ部４４とから構成されている。レコードタ
イプが文書データレコードを示している場合には、デー
タ部には文書データの実体が格納されており、し；−ド
タイプが引用文書名レコードを示している場合には、デ
ータ部には引用されている文書データの文書名が格納さ
れている。

（３）　　編集文書の形式 編集文書３では、利用者からの引用文書に対する引用文
書データの展開指示がなければ、引用されている文書は
展開されない。利用者からの引用文書に対する引用文書
データの展開指示が有れば、引用されている文書データ
が展開される。

第５図は、編集文書３の構成を示す図である。

第５図を参照すると、引用文書を展開しない場合の編集
文書５１は、文書データ部５２と、引用されている文書
を示す引用文書名５３と、文書データ部５４とから構成
されている。引用文書を展開した場合の編集文書５５は
、文書データ部５６と引用開始を示す引用開始レコード
５７と、引用されている文書の文書データを展開した引
用文書データ部５８と、引用終了を示す引用終了レコー
ド５９と、文書データ部５Ａとから構成されている。引
用開始レコ・−ド５７）よび引用終了レコード５９には
、引用されている文書を示すために、引用されている文
書名を格納している。

（４）　　文書の抽出 第６図は、文書抽出手段４の処理の流れを示すフローチ
ャートである。第６図を参照すると、利用者が必要とす
る編集文書３を抽出するために、利用者から要求された
文書名で文書ライブラリファイル７内の文書データを検
索しくステップ６１）、該当文書名の文書データの存在
を判定しくステップ６２）、該当する文書データが存在
しない場合には、利用者に文書データが存在しないこと
を通知しくステップ６３）、処理を終了する。該当する
文書が存在する場合には、最初の文書データレコードを
読み（ステップ６４）、最後の文書データレコードであ
るか判定しくステップ６５）、最後のデータレコードで
あれば処理を終了する。最後のデータレコードでなけれ
ば、読み込んだデータレコードのレコードタイプを判定
する（ステップ６６）。

レコードタイプが文書データレコードであれば、データ
部を抽出しくステップ６７）、次のデータレコードを読
むステップ（ステップ６４）に戻る。レコードタイプが
引用文書名レコードであれば、引用文書抽出手段５を実
行しくステップ６８）、引用文書の抽出を行い、ステッ
プ６４に戻る。

次に、引用される文書の抽出方法を説明する。

第７図は、引用文書抽出手段５の処理の流れを示すフロ
ーチャートである。第７図を参照すると、引用文書抽出
手段５では、まず、引用文書名レコードから引用文書名
を得る（ステップ７１）。次に、引用文書名を用いて文
書データの検索を行い（ステップ７２）、引用される文
書データが存在するか判定する（ステップ７３）。

引用される文書が存在しない場合には、引用文書名を出
力しくステップ７９）、引用される文書が存在しないこ
とを利用者に通知しくステップ７Ａ）、処理を終了する
。引用される文書が存在する場合には、利用者から引用
文書の文書データの展開指示が行われているか判定しく
ステップ７４）、引用文書の文書データを展開しない指
示であれば、引用される文書の文書名を出力しくステッ
プ７８）、処理を終了する。引用文書の文書データを展
開する指示であれば、引用開始レコードを出力しくステ
ップ７５）、その後、引用される文書を出力する（ステ
ップ７６）、引用文書の抽出後、引用終了レコードの出
力を行い（ステップ７７）、処理を終了する。

（５）文書の格納 第８図は、文書格納手段６の処理の流れを示すフローチ
ャートである。第８図を参照すると、利用者が編集を行
う九編集文書３の文書ライブラリファイル７への格納要
求を行うと、まず、編集文書３の最初のレコードを読み
込む（ステップ８１）。次に、最後のレコードが判定し
くステップ８２）、最後のレコードであれば、処理を終
了する。ｉ＆後のレコードでなければ、レコードタイプ
の判定を行う（ステップ８３）。

レコードタイプが文書データレコードであれば、文書デ
ータレコードを格納しくステップ８４）、次のレコード
を読み（ステップ８８）、ステップ８２へ戻る。レコー
ドタイプが引用文書名レコードであれば、引用文書名レ
コードを格納しくステップ８５）、次のレコードを読み
（ステップ８８）、ステップ８２へ戻る。レコードタイ
プが引用開始レコードであれば、引用文書名レコードを
格納しくステップ８６）、引用終了レコードまで読みと
ばしくステップ８７）、次のレコードを読み（ステップ
８８）、ステップ８２へ戻る。

〔発明の効果〕

以上、詳細ｌこ述ぺてきたことから明らかなように、本
発明によれば、文書データを維持する文書管理方式にお
いて、引用される文書データは、該蟲文書データに対す
る引用文書情報という形式で維持するととｌこより、記
憶媒体の記憶効率が高まる。さらに、本発明によれば、
引用される文書データに対して行つた最新の修正が引用
している文書に自動的に反映されるために、文書データ
の修正作業の量、及び文書データの修正誤りの危険性が
共に減少するという効果がある。

５・・・・・・引用文書抽出手段、６・・・・・・文書
格納手段、７・・・・・・文書ライブラリファイル。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 複数の他の文書データを引用して得られる文書データを
   管理するために、引用される文書データとそれを引用す
   る文書データとを共に格納するライブラリファイルを使
   用する文書管理方式において、 ライブラリファイルから任意の文書データを取り出す文
   書抽出手段と、ライブラリファイルから任意の引用され
   る文書データを取り出す引用文書抽出手段と、取り出さ
   れた文書データを利用者の入力する指示に従って更新す
   る文書編集手段と、この文書編集手段で更新された文書
   データをライブラリファイルに格納する文書格納手段と
   を有し、前記文書格納手段は、前記文書編集手段によっ
   て更新された文書データと、該文書によって引用されて
   いる文書データの文書名、所在等を示す引用文書情報だ
   けをライブラリファイルに格納し、前記引用文書抽出手
   段は、前記引用文書情報を使用して引用される文書デー
   タを取り出し、前記文書抽出手段は、ライブラリファイ
   ルに格納されている引用文書情報を前記引用文書抽出手
   段に引き渡して引用される文書データを取り出し、該文
   書データと、前記引用文書情報と共にライブラリファイ
   ルに格納されている文書データとから文書データを復元
   して取り出す ことを特徴とする文書管理方式。