JPH03192462A

JPH03192462A - 定型文書作成支援方法

Info

Publication number: JPH03192462A
Application number: JP1299060A
Authority: JP
Inventors: Tetsuo Tanaka; 田中　哲雄
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1989-11-16
Filing date: 1989-11-16
Publication date: 1991-08-22
Anticipated expiration: 2017-12-03
Also published as: JP3353787B2

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】〔産業上の利用分野〕本発明は、仕様書、帳票等の定型文書が複数個関連しあ
っている文書体系において、その関連を予め計算機に入
力・記憶し、定型文書作成時にその関連を参照する定型
文書の作成支援方法に関する。

〔従来技術〕

情報をハイパーテキストの概念を用いて管理する方法が
注目されている。例えば、注釈を付けたり他の情報を参
照したりする場合、文書の一部に他の文書を関連付けて
おけば（以下、関連付けることをリンクするまたはリン
クを張るという）必要な情報を容易に検索できる。

ハイパーテキストは計算機でこのような情報の管理を行
う概念で、一つの文書、−枚の絵、一つの図などの情報
（以下ノードという）の集りとそれらの情報間のリンク
の集りから成る。ハイパーテキストの概念を用いて情報
を管理すれば、ジャネット・フィデリオ、「ハイパーテ
キストの概念と特徴」２日経バイト、′８９年１月号、
ｐｐ２４７−２６０に記載されているように、主たる情
報をデイスプレー装置に表示しておき、注釈などの関連
する情報は利用者が必要なときのみ表示することが可能
となる。また、利用者はリンクの型を定義でき、ノード
間に特別な関係を持たせることができる。

また、定型文書の作成を支援するものとして、情報処理
Ｖｏ１．２８．Ｎｏ、４．ｐｐ４６３−４７１．　’分
散ネットワーク環境とそのコミユニティ」に記載されて
いるように、必要となる各種書式（以下、定型文書の項
目やそのレイアウトを書式という）は所定のファイルサ
ーバに保管されていて、各自はそのファイルサーバから
必要に応じて書式を取り出し、必要事項を記載して書類
を作成する方法がある。

また、文書間の関連付は機能を持つシステムとして、建
部他：　ｒＮｅｗ　ＳＷＢプログラミング支援ツール／
　ＥＤＴｔｏｏｌｓ　Ｊ　、情報処理学会筒３７目金国
大会講演論文集、　ｐｐ８８４−８８５，１９８８．に
あるように、ダイアグラム上の指定したモジュールに対
してコーディング要求を行なうＥＤＴｔｏｏｌｓがある
。

〔発明が解決しようとする課題〕

前記ハイパーテキストでは、文書間または文書中の項目
間の関連が予め固定されているような場合でも、利用者
が逐一リンクを張らなければならず、また、文書数は関
連する文書の内容によって変化するが、文書間の関連は
固定されている場合、利用者が逐一ノードを複写し、リ
ンクを張らなければならないという問題があった。

また、前記ファイル−サーバに書式保管する方法は、文
書間や文書の項目間の関連については、支援していない
。

また、前記ＥＤＴｔｏｏｌｓでは、文書の書式や文書間
の関連付けがシステムに固有であるため、それら書式や
関連の変更が困難であるという問題があった。

本発明は、前記問題点を解決するためになされたもので
ある。

本発明の目的は、定型文書を関連付けるために、文書を
作成する度にリンクを張る必要のない定型文書作成支援
方法を提供することにある。

本発明の他の目的は、定型文書の書式あるいは文書間の
関連を容易に変更できる定型文書作成支援方法を提供す
ることにある。

〔課題を解決するための手段〕

前記目的を達成するために、文書の書式や文書間の関連
を文書体系ごとに予め登録・記憶し、定型文書編集時に
は、登録した書式や関連を参照しながら自動的に文書を
関連付ける。

また、定型文書の書式や文書間の関連を、文書を作成す
るエディタと独立に定義・記憶する。

〔作　用〕

文書間の関連を予め定義・登録し、それを用いて作成し
た定型文書を自動的に関連付けるため、文書を作成する
度にリンクを張る必要がなくなる。

また、定型文書の書式や文書間の関連を１文書を作成す
るエディタと独立に定義できるので、定型文書の書式や
文書間の関連を容易に変更することができる。

〔実施例〕

以下、本発明の一実施例を図面を用いて具体的に説明す
る。

（実施例１）第１図は、文書の書式及び文書間の関連又は文書中の領
域間の関連（以下、関連付けられた書式を書式ネットと
いう）を計算機に登録する手順の一実施例を示すフロー
チャート、第２図は、その書式ネットを用いて定型文書
の作成・編集処理を行なう手順の一実施例を示すフロー
チャートである。また、第３図は、書式ネットの登録及
びそれを用いて定型文書の作成・編集を支援する定型文
書作成システムのシステム構成例、第４図は、書式及び
書式ネットの管理方法の一実施例である。

第３図において、３１は書式ネットの作成・編集を行な
う書式エディタ、３２は定型文書の作成・編集を行なう
エディタ、３３は書式ネットを記憶する書式ライブラリ
、３４はエディタ３２で作成した文書を記憶する文書記
憶装置、３５はキーボード、３６はデイスプレーである
。

本発明の実施例では、書式ネットを第４ａ図に示すよう
に、書式４１、領域管理表４２、リンク管理表４３を用
いて管理する。第４ａ図において、書式４１は、一つの
文書の項目名などその文書で変わることのない文字列（
以下、固定文字列という）とエディタ３２の利用者が入
力する領域のレイアウトであって、その文書を識別する
ための名前である文書１ｄ４１１と、他の文書との関連
を表すリンクのりスト４１２、及び他文書の変更の影響
を管理する情報４１３を持つ。

また、領域管理表４２は、文書の各領域の属性や他の領
域との関連を管理するもので、領域を識別するための領
域１ｄ４２１、エディタ３２の利用者が入力できる領域
か否かを表す属性４２２、及び他のどの領域と関連して
いるかを表すリンクのりスト４２３、及び他の領域の変
更の影響を管理する情報４２４′からなる。また、リン
ク管理表４３は、リンクを識別するためのリンク１ｄ４
３１、リンクの端点４３２、属性４３３からなる。ここ
で、リンクの端点４３２は、文書１ｄ４１１と領域１ｄ
４２１の組“で決められる（第４ｂ図）。また、属性４
３３は、どのような性質のリンクであるかを表す。本実
施例では、リンクは、「同じ識別子、すなわち同じ内容
または同じ文字列が入る領域を表すリンク」、「頻繁に
呼び出される文書を表すリンク」、及び「変更した場合
影響のある領域を表すリンク」の３種類であるとする。

なお、書式４１と領域管理表４２は、領域１ｄ４２１で
関連付け、領域管理表４２とリンク管理表４３は、リン
ク１ｄ４３１で関連付ける。

次に、書式ネットの登録手順を第１図、第３図、及び、
第４図を用いて説明する。

まず、書式エディタ３１を用いて書式４１を定義しくス
テップ１０１）、その書式４１の各領域に領域１ｄ４１
１を付は領域管理表４２に登録しくステップ１０２）、
固定文字列領域の属性４２２を「入力不可領域」とし、
その他の領域の属性４２２を「利用者入力領域」として
領域管理表４２に登録しくステップ１０３）、このステ
ップ１０３を全ての領域について属性４２２を定義する
まで繰り返す（ステップ１０４）。上記ステップ１０１
からステップ１０４を、全文書について書式４１を定義
するまで繰り返す（ステップ１０５）。次に、リンクの
両端点４３２を入力しリンク管理表４３に登録しくステ
ップ１’０６）、リンクの属性４３３を人力しリンク管
理表４３に登録する（ステップ１０７）。以上、ステッ
プ１０６とステップ１０７を全ての関係を定義するまで
繰り返す（ステップ１０８）。最後に書式ネットに名前
を付け、書式ライブラリ３３に登録して（ステップ１ｏ
９）処理を終わる。

次に、エディタ３２の文書作成・編集処理の手順を第２
図、第３図、及び、第４図を用いて説明する。なお、エ
ディタ３２は、従来のエディタがもつ編集コマンドの他
に、同一の識別子を持つ領域がある場合は、それらの領
域も同時に変更するコマンド、関連する文書を文書名の
指定なしに呼び呂し表示するコマンド、及び、変更が他
に影響を与える場合はそのことを、影響を与える領域ま
たは文書とともに記憶するコマンドがある。

まず、書式ネットを新規に作成するか１作成済みの書式
ネットを編集するかを入力しくステップ２００）、新規
作成ならば（ステップ２０１）、書式ネット名を入力し
くステップ２０２）、入力された書式ネットを書式ライ
ブラリ３３から１文書記憶装置３４に複写しくステップ
２０３）、複写した書式ネット（以下、文書体系という
）の名前を入力し、文書記憶装置に登録する（ステップ
２０４）。ステップ２０１で新規作成でなかったら、文
書体系名を入力する（ステップ２０４）。次に、文書体
系中の文書名の一覧を表示しくステップ２０６）　、編
集する文書を入力しくステップ２０７）、編集コマンド
を入力しくステップ２０８）、そのコマンドが終了コマ
ンドなら（ステップ２０９）処理を終了する。次に、他
に同一内容の領域を持つ領域を変更するコマンドなら（
ステップ２１０）、そのコマンドによって変更する領域
と同一の内容の領域を領域管理表４２とリンク管理表４
３から検策し、検策した領域も同時に自動的に変更する
（ステップ２１１）。次に、関連文書の表示コマンドな
らば（ステップ２１２）、編集中の領域と関連する文書
を、領域管理表４２とリンク管理表４３から検策し、検
策した文書を別のウィンドーに表示する（ステップ２１
３）。次に、編集中の領域の変更が他に影響を与えるな
らば、影響を与える領域または文書を領域管理表４２と
リンク管理表４３から検策し、検策した文書または領域
に、変更が必要であることを表す印と、その原因となっ
た変更の理由を入力し、変更した領域・時間と共に４１
３または４２３の変更管理の欄に登録する（ステップ２
１５）。そうでなければ、従来エディタの編集処理を行
なう。

本実施例によれば、ある領域を変更したとき、その領域
と同一内容であるべき領域は、自動的に変更されるので
、文書間又は領域間での不整合がなくなる。また、関連
文書の呼出しの際、文書名を入力する必要がない。更に
、変更があった場合、変更影響箇所に自動的に印が付け
られるので、変更漏れがなくなる。

（実施例２）書式ネット変換の実施例を図面を用いて詳細に説明する
。

第５図は書式ネット変換の処理手順を示すフローチャー
ト、第６図は書式ネット間の対応関係を保持するための
対応表である。

第６図において、６１は一つの書式ネットであり、文書
の書式６１１と６１２をもつ。６２は他の書式ネットで
あり、文書の書式６２１をもつ。６３は書式ネット６１
と書式ネット６２の対応関係を保持する対応表で、書式
ネット６１の領域１ｄ６３１と書式ネット６２の領域１
ｄ６３２の組からなる。

以下、書式ネット変換の処理手順を第５図及び第６図を
用いて説明する。

まず書式ネット６１中の一つの書式の一領域を指定しく
ステップ５０１）、ステップ５０１で指定した領域と対
応する書式ネット６２中の領域を指定しくステップ５０
２）、上記二つの領域の領域ｉｄをそれぞれ対応表６３
の領域ｉｄの欄６３１と６３２に登録し、ステップ５０
１で指定された領域を端点とするリンクを書式ネット６
２のリンク管理表に複写し、その端点をステップ５０２
で指定した領域とする。上記ステップ５０１からステッ
プ５０４までを、全ての対応関係を定義し終るまで繰り
返す（ステップ５０５）。

本実施例により、エディタ利用者は使い馴れた書式と異
なる書式の文書を、使い馴れた書式に変換してから参照
・更新することが可能となる。

（実施例３）実施例１では、領域の属性は「編集時にエディタ利用者
が入力できるか否か」のみを識別するものであるが、領
域を「文書編集時にエディタの利用者が内容を入力する
領域」、「書式定義時に内容が決定され、文書編集時に
は変更できない領域Ｊ、「書式定義時に暫定的に内容が
決定されるが、編集時に内容の変更が可能な領域」の３
種類とし、属性４２２に、その種類を記憶することによ
り、領域のデフォルトを、書式定義時に定義できる。

また、文書の領域は、ユーザが入力する領域とシステム
が生成する領域の２種類に分類することもできる。この
種類を属性４２２に記憶することにより、文書編集時に
、システムが生成する領域にエディタ利用者は例えば日
付等を入力する必要がなくなり、エディタの操作性が向
上する。

このときの書式ネット定義の処理手順は、第１図のステ
ップ１０１を「書式定義時に、同時に各領域の属性を入
力し領域管理表に登録する］と変更し、ステップ１０３
を削除したものである。

本実施例における編集処理手順の一実施例を表すフロー
チャートを第７図に示し、これを用いて編集処理手順を
説明する。

ステップ７００からステップ７０７までは第２図のステ
ップ２００からステップ２０７とそれぞれ同じである。

以下、システムが生成した領域の内容を登録しくステッ
プ７０８）、コマンドを入力しくステップ７０９）、終
了コマンドならば（ステップ７１０）、処理を終る。そ
うでなく（ステップ７１０）、書式定義時に内容が決定
され、文書編集時には変更できない領域を編集しようと
するコマンドならば（ステップ７１１）、編集できない
ことを表すメツセージを表示し、ステップ７０９に戻る
（ステップ７１２）。そうでなければ（ステップ７１１
）、ステップ７１３からステップ７１９の処理を行う。

ステップ７１３からステツブ７１９の処理は第２図のス
テップ２１０からステップ２１６の処理とそれぞれ同じ
である。

（実施例４）第８図は書式ネットを定義する手順のフローチャート、
また、第９図はその書式ネットを用いて文書を作成・編
集する手順の一実施例を表わすフローチャートである。

第１０図は、動的に文書数が変化する文書の管理方法を
表わす一実施例である。

第１０図において、１１は動的に文書数の変化する文書
を扱う場合の領域管理表、１２は書式ネットの一部分、
１３は書式ネット１２を用いて作成した文書体系の一部
分である。領域管理表は、第４図の領域管理表４２と同
様に、領域１ｄ４２１、属性４２２、リンクのりスト４
２３、変更管理４２４を持ち、更に、文書数に影響を与
える領域か否かを表わすフラグ４２５、及び、文書ｉｄ
のりスト４２６をもつ。

次に、書式ネットを定義する処理手順を、第８図及び第
１０図を用いて説明する。

この処理は、第１図の処理に、文書数に影響を与える領
域と文書数が変る文書を登録する処理を加えたものであ
る。即ち、まず、第１図のステップ１０１からステップ
１０８の処理を行ない１文書数に影響を与える領域を領
域管理表１１の４２５に登録しくステップ１１１）、そ
の領域を変更したとき文書数が変る文書の文書ｉｄのリ
ストを領域管理表１１の４２６に登録する（ステップ１
１２．第１０図の例では書式１２２と書式１２３を登録
）。これを文書数に影響を与える全ての文書について行
ない（ステップ１１３）、第１図のステップ１０９を実
行し処理を終わる。

次に、書式ネットを用いて、文書を作成・編集する処理
の手順を第９図及び第１０図を用いて説明する。

この処理は、第２図の処理に、文書数に影響を与える領
域を更新するコマンドの処理を加えたものである。即ち
、まず、第２図のステップ２００からステップ２１５を
実行し、ステ°ツブ２０８で入力したコマンドが文書数
に影響を与える領域への入力コマンドならば（ステップ
２２１）、領域管理表１１の４２６に登録しである文書
及びリンクを全て複写しくステップ２２２）、編集中の
領域から書式へのリンクを複写した文書へ付は替える（
ステップ２２３．第１０図の例では書式１３２へのリン
クを文書１３４、文書１３６へ付は替える）。次に、ス
テップ２０８で入力したコマンドが文書数に影響を与え
る領域を削除するコマンドならば（ステップ２２４）　
、リンク先の文書（第１０図の例では文書１３４から文
書１３７）を削除するか否かを入力しくステップ２２５
）、削除してもよければ（ステップ２２６）、上記の領
域と、その領域とリンクしている文書を削除しくステッ
プ２２７）、第２図のステップ２１６を実行する。

本実施例によれば、文書の内容によって文書数が動的に
変化するときに、文書編集時に書式及びリンクをコピー
する必要がない。

（実施例５）第１１図は、回覧を行なう電子メールシステムのシステ
ム構成を示す一実施例、第１２図は、回覧文書の書式を
表す一実施例である。

第１１図において、通信網８１はローカルエリアネット
ワークなどで構成される。通信網８１には複数のメール
端末８２−１から８２−ｎが接続されている。各メール
端末には、−Å以上のメール送受信者８３−１から８３
−ｍが所属している（０５ｍ）。

あるメール端末で作成された回覧メールは、指定された
送受信者が所属するメール端末の間を指定された順序に
従って回覧される。

第１２図において１回覧文書の書式９０は、回覧先欄９
１−１から９ｌ−１２（１２≦ｍ）、回覧文書欄９２か
らなる。回覧先欄９１−１〜Ｑは受信者の名前が登録し
てあり、受信者が回覧文書を受は取ったことを表す印を
付けることができる。

送信者は回覧文書の書式９０を複写し、回覧文書欄に回
覧内容を入力し、第１受信者に送信する。

受信者は、文書を受は取ったら、それに対して受は取っ
たことの印を付ける。次の受信者への送信は、メールシ
ステムが自動的に行なう。

以上の回覧文書の書式の作成、回覧文書の編集は実施例
１から実施例４の方法で行う。

本実施例により、送信者は回覧光を指定する必要がなく
なる。

〔発明の効果〕

以上、説明したように、本発明によれば、関連付けられ
た複数の文書を作成する場合、文書を作成する度にリン
クを張るという不便が解消される。

また、定形文書の書式や文書間の関連を、文書を作成す
るエディタと独立に定義できるので、書式や関連を容易
に変更することができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は、文書の書式、文書間の関連を登録する手順の
一実施例を示すフローチャート、第２図は、定型文書の
作成・編集処理を行う手順の一実施例を示すフローチャ
ート、第３図は、定型文書作成システムのシステム構成図、第４ａ図、第４ｂ図は、書式、書式ネットの管理の一実
施例、第５図は、書式ネット変換の処理手順を示すフローチャ
ート、第６図は、書式ネット間の対応関係を保持するための対
応表、第７図は、定形文書の作成・編集処理を行う手順の他の
実施例を表すフローチャート、第８図は、文書体系中の
文書数が文書の作成・編集中に動的に変化する場合、文
書の書式、文書の関連を登録する手順の一実施例を示す
フローチャート。第９図は、定型文書の作成・編集処理を行なう手順の一
実施例を示すフローチャート、第１０図は、書式、書式
ネットの管理方法の一実施例、第１１図は、回覧を行なう電子メールシステムのシステ
ム構成を示す図、第１２図は、回覧文書の書式を表す一実施例である。図中、３１・・・書式エディタ、３２・・・エディタ、
３３・・書式ライブラリ、３４・・・文書記憶装置、３
５・・・キーボード、３６・・・デイスプレー、４１・
・・書式、４２・・領域管理表、４３・・・リンク管理
表、６１．６２・・書式ネット、６３・・・対応表、８
１・・・通信網、８２・・・メール端末、８３・・・送
受信者、９０・・・回覧文書の書式。

Claims

【特許請求の範囲】１、相互に関係を有する複数種類の定型文書を作成・編
集する定型文書作成支援方法において、該文書間の関係
を入力する手段と、該関係の記憶手段と、該関係の参照
手段を有し、定型文書作成前に予め該入力手段により該
関係を入力し、これを該記憶手段に記憶し、定型文書作
成時に、該記憶手段の該関係を参照することにより自動
的に該定型文書間の関係付けを行なうことを特徴とする
定型文書作成支援方法。２、定型文書編集時に、ある定型文書の項目を更新する
と、該項目と関係付けられた項目が自動的に更新される
ことを特徴とする請求項１記載の定型文書作成支援方法
。３、複数の同じ項目を有し、書式の異なる２種類の定型
文書または文書体系が相互に書式変換されることを特徴
とする請求項１記載の定型文書作成支援方法。