JPH03255466A - 記録装置管理システムの枚数制限方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、複数の利用者を対象とした複写機等の記録装
置を利用者毎に区分して管理する記録装置管理システム
の枚数制限方式に関する。

〔従来の技術〕

従来、ファックス、複写機、プリンタ等の記録装置にお
いては、使用効率を高めるために複数部門で共用するこ
とが行われている。記録装置の使用に係る費用は、通常
、各部門毎に予算措置がとられているため、複数部門で
共用するような使用形態にあっては各部門毎に記録装置
の使用状態を区分管理する必要がある。これに対処する
ため、例えば複写機を例にとると、用紙サイズ毎のコピ
ー枚数を部門毎に集計して管理できるようにした複写機
管理装置が既に提案（例えば特公平１−３５３４３号公
報参照）されている。この装置においては、部門情報を
含む情報を記録した磁気カード等の記録媒体の読取作動
に基づいて複写機の使用許可を与え、複写機の複写枚数
データを受けとって使用部門毎の蓄積複写枚数データを
記憶し、部門情報に対応した記憶エリアを選択可能にし
て記憶された蓄積複写枚数データを表示し、受けとった
複写枚数データを蓄積複写枚数データに加算し、蓄積複
写枚数データの消去命令信号を発生して選択された記憶
エリアに加算処理後の蓄積複写枚数データか消去命令信
号による零データのいずれかを書き込むようにするもの
である。この装置によれば、それぞれの部門情報を記録
した記録媒体を配布し、複写機を使用する時にこの記録
媒体の読取作動を条件として使用可能にすることによっ
て、部門毎の蓄積複写枚数データを記憶するようにして
複写機を管理することが可能となる。

〔発明が解決しようとする課題〕

ところで、部門毎に日間、月間等の所定期間内の使用状
態を監視し、複写枚数が予定量を超えるような場合には
複写枚数の制限を行う必要が生じる場合がある。しかし
、従来の複写機の管理装置では、各部門毎の複写枚数及
び残枚数を一括で管理しておらず、部門毎に枚数制限を
実行しようとしても、部門毎の使用量を把握することが
できないので残枚数を一括管理することができず、結局
、各部門毎に所有しているカード個々に複写可能枚数を
設定しなければならないという問題があった。

本発明は上記課題を解決するためのもので、ホストコン
ピュータに使用枚数制限手段を設け、各部門毎の複写枚
数を収集し、使用量が設定上限枚数を超えた場合には警
告、複写禁止等の枚数制限処理を実行できる記録装置管
理システムの枚数制限方式を提供することを目的とする
。

〔課題を解決するための手段〕

本発明の記録装置管理システムの枚数制限方式は、複数
の管理装置が配下に接続された複数の中継装置を通して
ホストコンピュータにより記録装置を管理するもので、
ホストコンピュータは、総記録枚数と部門毎の記録枚数
の集計を行い、記録枚数に対応する料金の池に間接費を
含む総料金の計算を行って該総料金を部門毎の記録枚数
に応じて按分計算を行う手段を有するとともに、部門毎
の使用枚数をチエツクして枚数制限を行う手段を有する
ことを特徴とするものである。

各管理装置は記録装置に取り付けられ、カード等の記録
媒体に記録された登録フードを読み取り、登録コードを
照合して記録装置の記録動作を可能にし、その管理デー
タを登録コード毎に計数して記憶管理し、中継装置は、
複数の管理装置が接続され、設定時間に基づき各管理装
置から管理データを収集して保持する。ホストコンピュ
ータは、管理装置や中継装置の制御、中継装置に保持さ
れた管理データの収集、集計計算、料金計算その他の処
理を行うとともに、設定した実行時間になると部門別の
使用枚数データを収集し、使用可能な上限枚数を超えた
場合には枚数制限処理を実行する。

〔作用〕

本発明の記録装置管理システムの枚数制限方式は、中継
装置で複数の管理装置の管理データを集計保持し、各中
継装置が保持しているデータをホストコンピュータで収
集して管理装置別、登録コード別に集計し料金計算その
他の処理を行うとともに、各部門毎に使用可能枚数を設
定し、あらかじめ設定した実行時間になると部門毎の使
用量を収集し、使用枚数が設定した使用可能枚数に達す
ると警告、複写禁止等を各管理装置に送信することによ
り使用枚数制限を行うことができる。

〔実施例〕

以下、図面を参照しつつ実施例を説明する。

第１図は本発明に係る記録装置管理システムの一実施例
の構成を示す図、第２図はホストコンピュータと中継装
置と管理装置との間のデータ転送方法を説明するための
図、 第１図において、記録装置４−１〜４−Ｎは、複写機や
プリンタ等の用紙に文書や画像、写真等を複写／印刷出
力する記録装置であり、管理装置３−１〜３−Ｎは、先
に説明したようなカード等の記録媒体の部門情報等の登
録Ｎｏ、　（登録コード）を読み取って記録装置４−１
〜４−Ｎを使用可能にし、その使用情報を登Ｂ　ＮＣ１
毎に分類集計して記憶するものである。使用情報として
は、例えば記録装置が複写機の場合には、■ブレーンカ
ラー印刷、印刷単色カラー、モノクロトレーシングペー
パーコピー、モノクロ、単色カラー、フルカラーのいず
れか等、コピーモードの種類、■用紙サイズ、■両面／
多重、印刷機製版、縮小使用コピ、拡大使用コピー、編
集・合成使用コピー等、オプション機能に関する使用量
を計数したデータがあり、さらには、ピリングメータ値
、トナー補給回数やアラーム発生回数、ジャム発生回数
、日毎の使用開始時間、使用終了時間、動作回数、１ジ
ヨブ毎の使用内容等がある。これらは、勿論管理目的に
応じてどのような情報を必要とするかにより選択される
が、管理装置３−１〜３−Ｎのデータ記憶容量によって
も制限される。

中！ｌｔ装置２は、通信機能やデータ収集、演算機能、
時計機能を備え、ホストコンピュータ１に接続され、配
下の複数の管理装置３−１〜３−Ｎとの間で管理データ
の中継を行うものである。この中継袋Ｗ２では、予め設
定された時間に、或いは指示された時にポーリング信号
等を発行して通信回線を接続し順次それぞれの管理装置
３−１〜３−Ｎから集計データを収集し保持してホスト
コンピュータ１に転送する。管理装置３−１〜３−Ｎは
、それぞれが端末Ｎｏ、を有し、また、それぞれの管理
装置３−１〜３−Ｎで先に説明したように登録Ｎ（Ｌ毎
に集計データを記憶しているため、中継装置２では、各
端末Ｎｏ、別、さらに登録Ｎα別の収集データがある。

しかし、中継装置２としては、通常、各管理装置３−１
〜３−Ｎ毎に集計した端末＆ｊ１位のデータと、各端末
Ｎαのデータについて同じ登録Ｎαのデータを集計した
登録Ｎ［１単位のデータを保持すればよい。すなわち、
このシステムでは、１つの記録媒体でそれぞれの管理装
置３−１〜３−Ｎにアクセスでき、同じ登録Ｎαのデー
タは、中継装置で集計される。

中継装置９は、中継装置２と同様のものであり、配下に
？ｊｌ数の管理装置を有し、モデム８、ＰＢＸ５等で１
ｉＲ或する公衆回線を通してホストコンピュータ１と接
続される。

ホストコンピュータ１は、通信ラインで接続された中１
１装置２から直接集計データを取り込むと共に、公衆回
線に接続された他の中継装置９からモデム６を通して集
計データを取り込み、さらには、モデム６を通して公衆
回線で他のシステムとの通信を行うように構成したもの
である。そして、このホストコンピュータ１では、日間
集計、月間集計等を行って各部門毎に料金の計算、請求
書の発行、各部門別、各端末側に稼働率その他の使用状
況を分析するための統計データの作成等を行う。

また、キーボード、ＦＤ　（フロッピィディスク〉やメ
モリカード等の読取手段を有し、上記のようなオンライ
ンによるデータ収集ができない部門や端末等に関するデ
ータをＦＤやメモリカード、テープ、キーボード等から
入力し、そのデータも同様に処理する。

ホストコンピュータと中Ｊ１装置と管理装置との間のデ
ータ転送方法の例を示したのが第２図である。

第２図に示すように、管理データは、まず、中継装置と
管理装置との間で１日複数回のデータ転送が実行され、
中継装置に１日間の管理データが蓄積される。そして、
１日毎にホストコンビ５−タと中継装置との間でデータ
転送が実行される。

基本的には、上位側の装置から下位側の装置に順次デー
タ転送要求を発行し、それに応答して下位側の装置から
上位側の装置へデータ転送が実行される。そして、それ
ぞれの記憶データに対しては、上位側の装置がデータの
受信を確認してからクリア指示を発行し、それを受けて
クリア処理が実行される。この場合、下位側の装置にお
いて装置異常や補修等、特殊の事情が発生した場合には
、上位側の装置に下位側の装置から割り込み要求を発行
して緊急的にデータ転送を行うようにすればよい。

第２図に示す例でさらに詳しく説明する。

中継装置は、データ収集を１日に例えば６回としてその
収集時刻を予め設定し、その時刻になると管理装置にデ
ータ転送要求を出す。これにより管理装置は、その時点
で記憶手段に記憶した管理データを中継装置に転送する
。中継装置は、管理装置から転送されてきたデータを記
憶手段に前のデータと加算して格納し、管理装置にクリ
ア指示を出す。管理装置は、このクリア指示により記憶
手段の内容を零にクリアする。これにより１回のデータ
転送が終了する。このようにして管理装置の記憶手段は
、データ転送毎にクリアされ、中継装置の記憶手段には
、管理データが順次加算されて蓄積される。

これに対してホストコンピュータは、毎日の終わりに中
継装置にデータ転送要求を出す。これにより中ｉ１装置
は、その時点で記憶手段に記憶した管理データをホスト
コンピュータに転送スる。そして、月末になってホスト
コンピュータは、中継装置から管理データを受は取ると
、はじめて中継装置にクリア指示を出す。中継装置は、
このクリア指示により記憶手段の内容を零にクリアする
。

すなわち、中継装置の記憶手段には、１力月分の管理デ
ータが蓄積され、１力月毎にクリアされる。

そのため、ホストコンピュータでは、中継装置から受は
取った前回の管理データを記憶しておき、日間の集計値
は、中継装置から受は取った管理データから前回の管理
データを減算することによって得ることになるが、月間
の集計値は、月末に中継装置から受は取った管理データ
がそのまま使用することができる。なお、何らかの状況
によりホストコンピュータで１日のデータ収集が行われ
なかった場合には、その日の管理データが前回の管理デ
ータとなるので、日間の管理データは零とされる。

管理データは、第３図（ａ）に示すように登録コードの
部門Ｎ［ｌ　ｒ　００１〜９９９」について用紙サイズ
やモード、オプション別に積算されて管理装置の記憶手
段に記憶される。例えば管理装置で部門ＮＯ，ｒ　ＯＤ
　Ｉ　Ｊの登録コードを読み取って記録装置に動作許可
を与え、それに対して記録装置から用紙サイズＡ４、モ
ノクロ、縮小で１０枚の使用情報が送られてくると、管
理装置は、部門Ｎａ　Ｖ　００１」の対応する記憶領域
のデータにその枚数を加算して記憶領域の内容を更新す
る。そして、中継装置からデータ転送要求があると、こ
れらの内容を転送し、クリア指示があるとこれらの領域
に零を書き込むことによってクリア処理を行う。これに
対して中継装置でも同様に第３図（ａ）に示すような部
門Ｎａ別の管理データと同Ｃ（ｂ）に示すような端末Ｎ
ａ別の管理データを記憶している。この端末Ｎａ別の管
理データは、管理装置の管理データにおける同図（ａ）
に示す合計欄の枚数である。

次にホストコンピュータにおける集計処理について説明
する。

第４図は集計処理システムの構成例を示す図であり、１
工は通信エリア、Ｉ２は月次データ処理部、１３は月次
集計ファイル、１４は日間データ処理部、１５は日間集
計ファイル、１６は期間集計処理部、１７は期間集計フ
ァイル、１８はオフライン入力処理部、１９はキー人力
部、２０は修正入力処理部、２１は料金計算テーブル、
２２は月次データ処理部、２３は請求書発行処理部、２
４は年間集計ファイルを示す。

通信エリア１１は、中ｍ装置と通信を行って収集した管
理データを書き込んでおくエリアであり、先に説明した
ようにホストコンピュータでは、中継装置の記憶手段に
月初から積算された管理データを１日毎に収集するので
、その管理データが通信エリア１１に書き込まれる。月
次データ処理部１２は、通信エリア１１に書き込まれた
管理データで月次集計ファイル１３を書き換える処理を
行い、日間データ処理部１４は通信エリア１１に書き込
まれた管理データから前回の管理データを弓き算するこ
とによって日間集計ファイル１５を得るものである。し
たがって、月次集計ファイル１３は、月末になるまで毎
日通信エリア１１の管理データで更新され、日間集計フ
ァイル１５は、月毎に１日から末日までつまり３１日分
の各日間データが蓄積される。そして、期間集計処理部
１６は、例えばＸ日〜ｙ日の１週間のように期間が指定
された場合に、その期間Ｘ日〜ｙｓの日間集計ファイル
１５を読み出して集計処理し、期間集計ファイル１７を
得るものである。月次データ処理部２２は、月末にその
月のデータを単環し、料金の計算や年間集計ファイル２
４の作成を行うものであり、料金計算のためのパラメー
タ等を格納したものが料金計算テーブル２１である。料
金は、第３図に示した管理データの各項目によって異な
る場合や、端末（複写機）によって異なる場合があるの
で、料金計算テーブル２１には、各端末、各項目毎の単
価が設定され、さらに部門により按分その他の料金係数
を反映させようとする場合には、その料金係数が設定さ
れる。

オフライン入力処理部１８は、本システムとオンライン
接続されていない管理装置の管理データを入力するもの
であり、例えば管理装置から管理データを読み出して記
録したＦＤやメモリカード、テープの入力処理を行うも
のである。このような管理データは、月単位で処理され
るので、月次データ処理部２２に入力してオンラインで
収集した月次集計ファイル１３と合わせて集計処理され
る。

また、キー人力部１９と修正入力処理部２０は、月次デ
ータ処理Ｂ２２で修正処理する必要のあるデータを人力
し処理するものであり、例えば管理装置では、機械的、
自動的に使用にしたがって管理データが集計されるので
、メンテナンスやトラブル、特別の使用等の場合に、そ
れを帳簿等に記録しておいて月未集計の際に修正しよう
とするのに利用される。

次に、本発明の枚数制限処理について説明する。

第５図、第６図は枚数制限処理を説明するための図であ
る。

ホストコンピュータは枚数制限処理モジュール３０を備
えており、セットアツプ情報ファイル３２を参照して枚
数制限の有無をチエツクする。このセットアツプ情報フ
ァイルは、画面の選択により登録された情報を見ること
ができ、例えば第７図に示すように表示される。セット
アツプ情報ファイルはホストコンピュータが別途有する
セットアツプ情報処理モジュールにより管理され、第７
図から分かるようにパスワード塩、初月度情報、自動処
理情報（実行時間、月間集計臼、自動集計、自動印字、
枚数制限の有無）、料金算定方式、印字方式が登録され
ている。枚数制限処理モジュール３０は、このセットア
ツプ情報ファイルに登録された枚数制限情報が「無」、
「警告」、「複写禁止」の何れであるか参照し、枚数制
限情報が「無」である場合には枚数制限処理は実行しな
い。

「警告」または「複写禁止」に登録されている場合には
、枚数制限処理モジュール３０は、自動処理情報として
設定された実行時間になると、日間集計ファイル３４を
参照して部門別の当月使用枚数を読みだし、部門情報フ
ァイル３３の残枚数を更新する。部門情報ファイル３３
はホストコンピュータが別途有する部門情報処理モジュ
ールにより管理され、第８図に示すようにその登録情報
を画面表示して見ることができる。第８図から分かるよ
うに、部門登録情報は、モード（１，ＩＩ）、カードＮ
α、属性（部門、プロジェクト）、発行、会社名、事業
部名、部門名、部門コード、担当者、置、バージョン、
上限枚数、残枚数、前月枚数、当月枚数、警告状態が登
録されている。残枚数は上限枚数から当月使用枚数を減
算して求められ、残枚数がＯｌすなわち当月使用枚数が
上限枚数に達したか否か見て未警告／警告の情報を部門
別警告状態テーブル３１にセットする。この処理を登録
されている全ての部門に対して行う。こうして、集計を
行う自動処理の時に、セットアツプ情報ファイルで枚数
制限が警告／複写禁止に登録されている場合は、部門警
告状態テーブルから未警告、警告のカードＮｏを決定し
、例えば、「０」＝未警告、「１」−複写禁止、「２」
＝警告として対象ＣＣ５へ接続された端末針だけこの信
号を送信される。なお、集計データで加算対象が不明の
ものがあった場合には、そのデータはエラージャーナル
ファイルに格納する。この枚数制限処理のフローを示す
と第６図のようになる。枚数制限処理の結果、端末の表
示画面には警告、複写禁止等が表示される。また、ホス
トコンピュータ側または各端末側で枚数制限の情報を印
刷して見ることも可能である。

なお、各端末に警告／複写禁止等を通知する方法として
は、残枚数が０になったとき、残枚数が所定値以下にな
ったとき等いろいろの変形が可能であり、また、上記説
明では実行時間を指定して自動的に枚数制限処理を行う
例について説明したが、キー操作等によるオペレータの
指示により、適宜のタイミングで枚数制限処理を実行す
るようにすることも可能である。

〔発明の効果〕

以上の説明から明らかなように、本発明によれば、ホス
トコンピュータに各部門毎のコピー可能枚数を設定する
ことができるとともに、枚数制限の実行時間を設定する
ことができ、また、枚数制限の種類を警告、複写禁止な
どのように選択することが可能であり、実行時間になる
と自動的に管理装置からデータを収集し、各部門毎のコ
ピー枚数がコピー可能枚数に達しているか否か判断し、
達している場合には枚数制限を実行することができるの
で、各部門毎の管理を一括して行うことが可能となる。

また、オペレータの指示によっても枚数制限を実行する
ことができ、さらに枚数制限情報の印刷をおこなってそ
の状態を把握することも可能である。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明に係る記録装置管理システムの期間集計
方式の１実施例構成を示す図、第２図はホストコンピュ
ータと中継装置と管理装置との間のデータ転送方法を説
明するための図、第３図は管理データの構成例を示すズ
、第４図は集計処理を説明するための図、第５図、第６
図は枚数制限処理を説明するための図、第７図はセット
アツプ情報登録画面を示す図、第８図は部門情報登録画
面を示す図である。 １・・・ホストコンピュータ、２．９・・・中継装置、
３−１〜３−Ｎ・・・管理装置、４−１〜４−Ｎ・・・
記録装置、５・・・ＰＢＸ、６〜８・・・モデム、１０
・・・画面処理モジュール、３０・・・枚数制限処理モ
ジュール、３１・・・部門別警告状態テーブル、３２・
・・セットアツプ情報ファイル、３３・・・部門情報フ
ァイル、３４・・・日間集計ファイル。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. （１）記録装置に取り付けられ登録コードの照合により
   記録装置の動作を可能にし該記録装置の記録枚数その他
   の使用情報を含む管理データを登録コード別に計数して
   記憶管理する複数の管理装置、複数の管理装置が接続さ
   れ、設定時間に基づき各管理装置から管理データを収集
   して集計し保持する中継装置、及び管理装置や中継装置
   の制御、中継装置に保持された管理データを収集して、
   管理装置別、登録コード別に集計し料金計算その他の処
   理を行うホストコンピュータを備え、ホストコンピュー
   タは、使用枚数制限手段を有し、登録コード別集計値が
   設定した上限枚数を超えた時に、枚数制限処理を実行す
   ることを特徴とする記録装置管理システムの枚数制限方
   式。
2. （２）請求項１記載の枚数制限方式において、ホストコ
   ンピュータから自動またはキー操作により枚数制限を実
   施することを特徴とする記録装置管理システムの枚数制
   限方式。