JPH03252674A - 複写機管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［産業上の利用分野コ 本発明は、複数の利用者を対象とした複写機を部門毎に
区分して管理する複写機管理システムに関するものであ
る。

［従来の技術］ 従来、複写機に取り付けられ、用紙サイズ毎のコピー枚
数を部門毎に集計する複写機管理装置が知られている。

それによれば、磁気カード等からなる部門番号が書き込
まれたカード（以下、コピーカードと称す）を複写機管
理装置にセットし、コピーを行うと、複写機管理装置の
内部メモリには当該部門のコピー枚数が用紙サイズ別に
記録され、累計される。そして、ホストコンピュータと
オンライン接続されている複写機管理装置においては、
収集した部門毎のコピー枚数データはオンライン回線を
介してホストコンピュータに送られて部門毎の総コピー
枚数が集計され、また、ホストコンピュータとオンライ
ン接続されていないスタンドアローンの複写機管理装置
においては、複写機管理装置に蓄えられたデータを、磁
気カード等からなる集計カードを複写機管理装置にセッ
トすることにより読み出し、複写機管理装置に設けられ
ている表示器に表示させることによって、部門別、用紙
サイズ別のコピー枚数を書きとり、書きとったコピー枚
数をホストコンピュータにキーボードで手動で入力する
ことにより部門毎の総コピー枚数を集計していた。

［発明が解決しようとする課題］ さて、コピー枚数の集計は所定期間、例えば−月毎に行
われ、それに基づいて料金が算出される。

従って、複写機管理装置がホストコンピュータとオンラ
イン接続されている場合には、複写機管理装置に蓄えら
れているコピー枚数情報はコピーが行われる都度、ある
いは所定の時間毎にホストコンピュータへ送信されるの
で容易に集計を行うことができる。しかしながら、複写
機管理装置をホストコンピュータとオンライン接続する
には、通常、構内の内線電話回線を使用するが、全ての
複写機が必ずしも内線電話回線が敷設されている箇所に
配置されるとは限らないから、ホストコンピュータとオ
ンライン接続されない、いわゆるスタンドアローンの複
写機も存在する。そのようなスタンドアローンの複写機
から部門毎のコピー枚数を集計しようとする場合には、
上述したように、複写機管理装置に集計カードをセット
して表示器に表示されるデータを書き取り、書き取った
データをホストコンピュータに入力する必要があり、非
常な手間を要するばかりでなく、複写機管理装置の表示
器に表示された部門番号やコピー枚数を書きとる際に誤
ったり、あるいはホストコンピュータに入力する際に入
力誤りを生じることがあり、問題となっていた。

本発明は、上記の課題を解決するものであって、容易に
、且つ誤りなくコピー枚数が部門毎に集計できる複写機
管理システムを提供することを目的とするものである。

［課題を解決するための手段および作用］上記の目的を
達成するために、本発明の複写機管理システムにおいて
は、複写機管理装置は、ＩＣカード、メモリカード等の
カード状記録媒体あるいはフロッピーディスク（以下、
ＦＤと称す）等の記録媒体へ蓄えている全てのコピー枚
数情報を書き込み可能となされており、また、ホストコ
ンピュータには記録媒体読取装置が備えられている。

従って、スタンドアローンの複写機管理装置のコピー枚
数情報を所定の記録媒体に記録し、コピー情報が記録さ
れた記録媒体をホストコンピュータの記録媒体読取装置
にセットしてホストコンピュータに入力することによっ
て、オンライン接続されている複写機管理装置か□らの
コピー枚数情報とスタンドアローンの複写機管理装置か
らのコピー枚数情報とを容易に合算して集計することが
できる。

［実施例コ 以下、図面を参照しつつ実施例を説明する。

第１図は本発明に係る複写機管理システムの一実施例の
構成を示す図であり、第１図（ａ）は複写機管理装置側
の構成を示す図、第１図（ｂ）はホストコンピュータ側
の構成例を示す図である。図中、１は制御装置、２は表
示コントローラ、３は表示器、４はメモリ、５は記録再
生装置、６は読み取り装置、１１はホストコンピュータ
、１２は記録媒体読取装置、１８は複写機管理装置、１
４は複写機を示す。

第１図（ａ）の構成において、制御装置１は複写機（第
１図（ａ）には図示せず）と接続されており、読み取り
装置６にコピーカードがセットされた場合には、当該コ
ピーカードに書き込まれている部門番号を読み取って正
しいコピーカードであれば当該複写機をコピー可能状態
とし、そのときコピーされた枚数を用紙サイズ別に複写
機から取り込み、当該部門のこれまでのコピー枚数に加
算して、コピー枚数の累計を用紙サイズ毎に内蔵するメ
モリ４に格納する。これにより、部門毎のコピー枚数を
用紙サイズ別に記録することが可能となる。

また、制御装置１は、読み取り装置６に集計カードがセ
ットされた場合には、メモリ４に格納されている部門別
、用紙別のコピー枚数のデータを読み出し、表示コント
ローラ２を介して表示器３に表示する。表示器３は例え
ば発光ダイオード等で構成されており、部門毎のコピー
枚数が用紙サイズ別に表示される。なお、表示部３につ
いては従来周知のものを使用することができるので、そ
の詳細については省略する。

更に、制御装置１は、ＩＣカード、メモリカード、光カ
ード等のカード状記録媒体もしくはＦＤ等の所定の記録
媒体が記録再生装置５にセットされた場合には、メモリ
４に蓄えられている全てのコピー枚数情報を記録媒体に
書き込む。

次に第１図（ｂ）に示すポストコンピュータ側について
説明する。

複写機１４にはそれぞれ複写機管理装置１３が取り付け
られており、所定の数、第１図（ｂ）においてはＮ台の
複写機管理装置１３１〜１３Ｎはホストコンピュータ１
１とオンライン接続されている。

なお、オンライン接続を行う際には必要に応じて通信中
継装置が用いられることは言うまでもない。

また、ホストコンピュータ１１には、所定の記録媒体か
らのコピー枚数情報を取り込むための記録媒体読取装置
１２が接続されている。

次に、コピー枚数の集計を行う場合のオペレータの操作
、および当該複写機管理システムの動作について説明す
る。まず、オペレータはスタンドアローンの複写機管理
装置の記録再生装置５に記録媒体をセットする。これに
より制御装置１はメモリ４に格納されている全てのコピ
ー枚数情報を、当該複写機管理装置に割り当てられてい
る端末番号、および当該データがコピー枚数情報である
ことを示す暗証番号と共に記録媒体に書き込む。これに
より記録媒体には、部門毎のコピー枚数が用紙サイズ別
に記録されることになる。

なお、記録媒体へのデータ書き込みのフォーマットは種
々知られており、使用する記録媒体に応じて任意に採用
することができるものであるから、その詳細については
省略する。要するに、記録媒体には、最小限、当該複写
機管理装置の端末番号、書き込まれているデータがコピ
ー枚数情報であることを示す暗証番号、および部門毎の
用紙サイズ別のコピー枚数が書き込まれるようになされ
ていればよいものである。

複写機から用紙サイズ別のコピー枚数のデータを複写機
管理装置に取り込むには、例えば、複写機の制御装置が
通信機能を備えていない場合には、従来と同様に、第２
図に示すように、複写機２１と複写機管理装置２０との
間に、コピー枚数毎にパルスが発生されるカウントアツ
プ信号を伝達する信号線２２、および用紙サイズを示す
４ビツトにリセット用の１ビツトの計５ビットの信号か
らなる用紙サイズ信号を伝達する信号線２３を敷設し、
カウントアツプ信号からコピー枚数を、そして用紙サイ
ズ信号から用紙サイズを取り込めばよい。なお、第２図
において、２４は電源線を示す。

また、近年開発されているような、複写機全体を統括し
て制御すると共に通信機能を有する制御装置を備える複
写機の場合には、ユーザインターフェース（以下、ＵＩ
と称す）で設定されたコピーモードを複写機の制御装置
からシリアル通信を介して取り込むことにより、種々の
データを取り込むことができる。その構成例を第３図に
示す。

第３図においては、複写機２５のコピーモードはＵＩ　
２７で設定され、制御装置２８に取り込まれて、所定の
コピーが行われる。そして、複写機管理装置２６０制御
装置１１は、複写機２５の制御装置２８の通信機能を利
用して、ＵＩ２７により設定された種々のコピーモード
を取り込む。これによれば、従来のように用紙サイズ別
のコピー枚数に限らず、フルカラーによるコピーか白黒
コピーかの別を始めとして、ＡＤＦ（自動原稿送り装置
）の使用の有無、ソータの使用の有無、手差しトレイの
使用の有無等の種々のデータを収集できるので、きめ細
かなサービスを行うことが可能となるものである。従っ
て、第３図に示される構成の場合にはメモリ４には、単
に用紙サイズ別のコピー枚数だけでなく、カラーコピー
と白黒コピーの区別等の種々のコピーモードも書き込ま
れることになり、このような情報に基づいて、よりきめ
の細かい料金設定を行うことができる。

以上のようにして複写機管理装置に蓄えられている全て
のコピー枚数情報を記録媒体に取り込んだ後、該記録媒
体を記録媒体読取装置１２にセットすると、ホストコン
ピュータ１１は記録媒体に書き込まれているコピー枚数
情報を読み出して、オンライン接続されている複写機管
理装置１３１〜１３Ｎから取り込んだコピー枚数情報と
合算して、後述する集計処理を行う。

ホストコンピュータ１１が記録媒体からコヒー枚数情報
を読み取る際の動作は次のようである。

第４図に示されているように、記録媒体がセットされる
とホストコンピュータ１１は、３１で示すように、所定
のコマンドを通知することによって、セットされた記録
媒体に記録されている全てのデータを読み出す指示を与
える。これによって記録媒体読取装置１２は記録媒体に
書き込まれている全てのデータを読み出し、３２で示す
ようにホストコンピュータ１１に通知する。

記録媒体読取装置１２からのデータを受信すると、ホス
トコンピュータ１１は受信したデータがコピー枚数情報
であるか否かを、所定の暗証番号および端末番号が書き
込まれているか否かを検知することによりチエツクする
。当該チエツクの結果、暗証番号が予め定められた所定
の値であり、且つ端末番号がホストコンピュータ１１に
登録されている番号であると判断される場合には、受信
したデータを正常なコピー枚数情報であるとして有効と
し、３３で示すように所定のコマンドを通知することに
より記録媒体読取装置１２に対して１− データクリアの指示を与える。これにより記録媒体読取
装置１２は記録媒体に書き込まれている全てのデータを
クリアする。

しかし、チエツクの結果、受信したデータがコピー枚数
情報ではないデータであると判断された場合、および暗
証番号は合っているが端末番号がホストコンピュータ１
１に登録されていない番号である場合には、ホストコン
ピュータ１１は、受信したデータを無視して捨てると共
に、表示装置（図示せず）に警告のメツセージを表示し
てデータ受信の動作を終了する。従ってこの場合には記
録媒体のデータはクリアされない。なぜなら記録媒体に
書き込まれているデータはコピー枚数情報ではないが他
の重要なデータである可能性があるからである。また、
暗証番号が合っており、端末番号も登録されているが、
当該端末番号の複写機管理装置がホストコンピュータ１
１とオンライン接続されている場合、即ちこれはオペレ
ータがホストコンピュータ１１にオンライン接続されて
いる複写機管理装置１３のコピー枚数情報を記録媒１２ 体に記録した場合に生じるが、この場合には、例えば「
オンライン端末のデータですが集計してもよろしいです
か（Ｙ／Ｎ）Ｊという警告メツセージを表示装置に表示
して、　「Ｙ」　（イエス）が選択されれば受信したデ
ータを有効として集計処理すると共に、記録媒体に書き
込まれているデータをクリアする動作を行うが、　ｒＮ
Ｊ（ノー）が選択された場合には受信したデータを無視
し、記録媒体のデータはクリアしない。

以上のようにしてスタンドアローンの複写機管理装置の
コピー枚数情報、即ちオフラインのコピー枚数情報を取
り込むと、ホストコンピュータ１１は、複写機管理装置
１３．〜１３Ｎからオンラインで取り込んだコピー枚数
情報と合算して集計処理を行うが、次にその集計処理に
ついて説明する。

第５図はホストコンピュータ１１が行う集計処理を説明
するための図であり、４１は通信エリア、４２は月次デ
ータ処理部、４３は月次集計ファイル、４４は日間デー
タ処理部、４５は日間集計ファイル、４６は期間集計処
理部、４７は期間集計ファイル、４８はオフライン入力
処理部、４９はキー人力部、５０は修正入力処理部、５
１は料金計算テーブル、５２は月次データ処理部、５３
は請求書発行処理部、５４は月間集計ファイル、５５は
年間集計処理部を示す。

通信エリア４１は、オンラインのための中継装置と通信
を行って収集したコピー枚数データを書き込んでおくエ
リアであり、先に説明したようにホストコンピュータで
は、月初めから積算されたコピー枚数データを所定時間
毎、例えば１日毎にオンラインにより収集するので、そ
のコピー枚数データが通信エリア４１に書き込まれる。

月次データ処理部４２は、通信エリア４１に書き込まれ
たコピー枚数データで月次集計ファイル４３を書き換え
る処理を行い、日間データ処理部４４は通信エリア４１
に書き込まれたコピー枚数データから前回のコピー枚数
データを引き算することによって日間集計ファイル４５
を得るものである。従って、月次集計ファイル４３は、
月末になるまで毎日通信エリア４１のコピー枚数データ
で更新され、日間集計ファイル４５は、月毎に１日から
末日まで、つまり３１日分の各日間集計データが蓄積さ
れる。そして、期間集計処理部４６は、例えばＸ日〜ｙ
日の１週間のように期間が指定された場合に、その期間
Ｘ日〜ｙ日の目間集計ファイル４５を読み出して集計処
理し、期間集計ファイル４７を得るものである。月次デ
ータ処理部５２は、月末にその月のデータを処理し、料
金の計算や月間集計ファイル５４の作成を行うものであ
り、請求書発行処理部５３は月次データ処理部５２の計
算結果にしたがって部門毎に請求書を作成し発行するも
のである。料金は、コピー枚数データの各項目によって
異なる場合や、複写機の機種によって異なる場合がある
ので、料金計算テーブル５１には、各複写機、各コピー
枚数データ項目毎の単価が設定され、更に部門により按
分その他の料金係数を反映させようとする場合には、そ
の料金係数が設定される。月間集計ファイル５４は、各
月の集計データを端末番号別、部門番号別にして２４力
月分格納したものであり、年間集計処理部５１５ ５は、月間集計ファイル５４から各万骨のコピー枚数デ
ータを読み出して、年間コピー枚数、各月のコピー枚数
、月毎の対前年比較、金額等を端末別、部門別に集計、
計算するものである。

オフライン入力処理部４８は、」二連したようにホスト
コンピュータ１１とオンライン接続されていない複写機
管理装置のコピー枚数データを入力するものであり、こ
のようなコピー枚数データは、通常月単位で処理される
ので、月次データ処理部５２に入力して、オンラインで
収集した月次集計ファイル４３と合わせて集計処理され
る。また、キー人力部４９と修正入力処理部５０は、月
次データ処理部５２で修正処理する必要のあるデータを
入力し処理するものであり、例えば複写機管理装置では
、自動的にコピー枚数データが集計されるので、メンテ
ナンスやトラブル、特別の使用等の場合に、それを帳簿
等に記録しておいて月未集計の際に修正するのに利用さ
れる。

以上、本発明の一実施例について説明したが、本発明は
上記実施例に限定されるものではなく、１６− 本発明の趣旨を変更することなく種々の変形が可能であ
ることは当業者に明らかである。例えば、上記実施例で
はカード状記録媒体にデータを書き込むための記録再生
装置とコピーカードを読み取るための読み取り装置を別
個に設けたが、データを記録するカードとコピーカード
が同一形態のものであれば一つだけ設ければよいことは
当然である。また、記録媒体読取装置からホストコンピ
ュータへのデータ転送は適当なモデムを介して行っても
よい。

［発明の効果コ 本発明に係る複写機管理システムによれば、オンライン
接続が困難でスタンドアローンで使用せざるを得ない複
写機管理装置からのデータを容易に収集し、ホストコン
ピュータにオンライン接続された複写機管理装置で収集
されたコピー枚数データと合算して集計することができ
る。従って、従来のように表示器に表示されたデータを
一つ一つ書き留めるという煩わしさを解消することがで
きると共に、ホストコンピュータへの入力誤りを解消す
ることができるものである。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明に係る複写機管理システムの一実施例の
構成を示す図、第２図は用紙サイズ別のコピー枚数を収
集するための構成例を示す図、第３図はコピーモードの
収集を行うための構成例を示す図、第４図はホストコン
ピュータと記録媒体読取装置とのデータの授受を説明す
るための図、第５図はホストコンピュータが行う集計処
理を説明するための図である。 １・・・制御装置、２・・・表示コントローラ、３・・
・表示器、４・・・メモリ、５・・・記録再生装置、６
・・・読み取り装置、１１・・・ホストコンピュータ、
１２・・・記録媒体読取装置、１３・・・複写機管理装
置、１４・・・複写機。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. （１）ホストコンピュータと、前記ホストコンピュータ
   に接続された記録媒体読取装置と、前記ホストコンピュ
   ータにオンライン接続された複写機管理装置とを備える
   複写機管理システムにおいて、前記ホストコンピュータ
   は、前記記録媒体読取装置から読み取ったデータと前記
   複写機管理装置からオンラインで読み取ったデータとを
   合算集計することを特徴とする複写機管理システム。