JPH0391867A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、文書等の登録を行う電子ファイリング装置に
係わり、特に文書を所定の単位ずつ簡易に登録すること
のできる電子ファイリング装置に関する。

〔従来の技術〕

文書を電子的にファイリングする電子ファイリング装置
では、オペレータが通常の場合、１部単位の文書ごとに
ファイルし、キーボード等の人力装置を用いて文書名や
登録者名等の必要な事項を人力するようになっていた。

オペレータは複数の文書を１つのファイルとして一度に
人力することもできる。このような場合には、一旦人力
されたこのファイルの内容を見ながら、１部単位の文書
に区分し、これらそれぞれに対して文書名や登録者名等
の必要な事項を人力し、文書をそれぞれ分割、再登録す
るといった方法が採られていた。

〔発明が解決しようとする課題〕

このように従来の電子ファイリング装置では、１部単位
に文書のファイリングを行う場合にはそれぞれについて
文書名等の必要な事項を入力することになるが、複数の
文書を一緒に重ねた状態で一度に人力してしまうと、こ
れらを後で人手によって文書単位に区分し、これら必要
な事項を入力しなければならなかった。

そこで本発明の第ｌの目的は、仕切り紙を使用して１部
単位ずつ文書のファイリングを行うことのできる電子フ
ァイリング装置を提供することにある。

本発明の第２の目的は、仕切り紙として特別の紙を使用
することなく１部単位ずつ文書のファイリングを行うこ
とのできる電子ファイリング装置を提供することにある
。

本発明の第３の目的は、ファイルの登録を自動化した電
子ファイリング装置を提供することにある。

〔課題を解決するための手段〕

請求項１記載の発明では、（ｉ）文書の間等に挿入する
仕切り紙を識別する仕切り紙識別部と、（ｌ１）この仕
切り紙に記入されている所定の情報部分を切り出して判
読する情報判読部と、（　ｉｉｉ　）この情報判読部に
よって判読されたファイル名のファイルに仕切り紙で仕
切られた文書を登録するファイル登録部とを電子ファイ
リング装置に具備させる。

そして、文書の間等に仕切り紙を挿入させ、これを仕切
り紙識別部によって他の紙と識別させることによってフ
ァイリングする文書の単位を特定する。また、仕切り紙
であると判定された紙については、その所定の部分から
情報を切り出して判読するようにし、これによって判明
したファイル名のファイルに、仕切り紙で仕切られた文
書を電子的に登録するようにする。

請求項２記載の発明では、（ｉ）用紙の読み取りを行う
読取部と、（１ｌ）この読取部によって読み取られたイ
メージデータにおける用紙上の所定位置に対応する部位
に仕切り紙であることを示す所定のマークのデータが存
在するか否かを判定する仕切り紙判定部と、（　ｉｉｉ
　）仕切り紙判定部が仕切り紙であることを判定したと
き、イメージデータから所定の情報部分を切り出して判
読する情報判読部と、（ｉｖ＞この情報判読部によって
判読されたファイル名のファイルに仕切り祇で仕切られ
た文書を登録するファイル登録部とを電子ファイリング
装置に具備させる。

すなわち請求項２記載の発明では、読取部で読み取った
イメージデータにおける用紙上の所定位置に対応する部
位に仕切り紙であることを示す所定のマークのデータが
存在するかどうかをチェソクすることで、仕切り紙を特
定することができる。

請求項３記載の発明では、（ｉ＞文書の間等に挿入する
仕切り紙を識別する仕切り紙識別部と、（１１）この仕
切り紙に記入されている所定の情報部分を切り出して判
読する情報判読部と、（　ｉｉｉ　）この情報判読部に
よって判読されたファイル名のファイルを作戊するファ
イル作戊手段と、（１■）このファイル作成手役によっ
て作成されたファイルに文書のイメージを収納していく
ファイル登録部とを電子ファイリング装置に具備させる
。

すなわち請求項３記載の発明では、情報判読部によって
判読されたフーアイル名のファイルを作威し、これに文
書のイメージを収納していくことで、ファイルの登録を
自動化する。

〔実施例〕

以下、実施例につき本発明を詳細に説明する。

第１図は本実施例の電子ファイリング装置の構或の概要
を表わしたものである。この電子ファイリング装置の読
取部１１は例えば１次元イメージセンサを備えており、
この図には示していない文書の読み取りを行ってイメー
ジデータ１２を出力するようになっている。イメージデ
ータ１２は、イメージ格納部１３に入力され、ここに１
枚分の文書のイメージデータとして格納される。イメー
ジ格納部ｌ３内のイメージデータのうち原稿の所定の位
置に対応するデータは仕切り紙マーク部データｌ４とし
て読み出され、仕切り紙判定部１５に入力されるように
なっている。仕切り紙判定部ｌ５は、この仕切り紙マー
ク部データ１４を用いて、このデータの読み取られた文
書が仕切り紙であるか否かの判定を行う。

そして、仕切り紙と判定した場合には、仕切り紙指示情
報１７をファイル名切出部１８に供給し、イメージ格納
部１３に格納されているイメージデータから所定の登録
情報デーク１９の読み出しを行う。この登録情報データ
１８を基に、ファイル名切出部ｌ８は文字認識を行って
ファイル名および登録者名を判別し、ファイル名および
登録者名のイメージまたはコード情報からなるファイル
名指示情報２１をファイル登録部２２に供給する。

ファイル登録部２２はこれを受けて、このイメージまた
はコード情報のファイル名および登録者名のファイルを
ファイル装置２３内に作成する。

一方、仕切り紙判定部ｌ５が仕切り紙マーク部データ１
４によって現在読み取った文書を仕切り紙でないと判定
した場合には、文書収録指示情報２４が出力され、ファ
イル登録部２２に供給される。この場合、ファイル登録
部２２はイメージ格納部１３に格納されているイメージ
データを文書イメージデータ２５として読み出し、これ
をファイリングデーク２６としてファイル装置２３内の
前記したファイリングに収録する。

第２図は、このような電子ファイリング装置に使用され
る仕切り紙の構或の一例を表わしたちのである。

仕切り紙３１は、この電子ファイリング装置の読取対象
となる文書と同一サイズの用紙であるが、その左上隅近
傍に仕切り紙マーク３２が印刷されている。この仕切り
紙マーク３２は、内部を黒色あるいは所定の明度の色で
塗り潰した矩形あるいは他の形状のマークであってもよ
いし、バーコードのような線や網等で構或されたもので
あってもよい。仕切り紙マーク３２の配置される位置を
用紙の前端近傍にしたのは、通常の文書の場合、この場
所に文字等の印刷が存在しない場合が多いためであるが
、この部分に文字等が記されている可能性もある。そこ
で、仕切り紙マーク３２はこれら文字等と明確に区別で
きるようなパターンとして構戊されていることが望まし
い。

仕切り紙３ｌには、仕切り紙マーク３２の配置される位
置以外の位置に登録ファイル名枠３３と登録者名枠３４
の２つの枠が印刷されている。この例では、仕切り紙３
１のほぼ中央部に所定の間隔を置いてこれら２つの枠３
３、３４が印刷されている。仕切り紙マーク３２および
これらの枠３３、３４の位置は電子ファイリング装置に
ついて固定的に定められている。したがって、電子ファ
イリング装置はイメージ格納部１３に格納されているイ
メージデータどの位置にこれらのマークあるいは枠が存
在するかを計算して、これらに相当する部分のデータを
仕切り紙マーク部データ１４あるいは登録情報データ１
９として取り出すことになる。

次に、この電子ファイリング装置の動作を更に詳細に説
明する。

オペレータは、図示しない文書トレイに文書を積層し、
この際に１部単位ずつの文書の先頭に第２図で説明した
仕切り紙３１を挟んでおく。この状態で電子ファイリン
グ装置を起動させると、文書あるいは仕切り紙が１枚ず
つ読取部１ｌに人力れ、そのイメージデータｌ２がイメ
ージ格納部ｌ３に格納される。この一後、仕切り紙判定
部１５がイメージ格納部１３から仕切り紙マーク部デー
タ１４を取り出して、読み取った用紙が仕切り紙３１で
あるかどうかを判定する。

この用紙が仕切り紙３１であると判定されたときには、
仕切り紙指示情報１７が出力され、ファイル名切出部１
８がイメージ格納部１３から登録ファイル名枠３３と登
録者名枠３４の２つの枠に相当する登録情報データ１９
を切り出して判読する。そして、この結果としてのファ
イリング名と登録者名のイメージまたはコード情報から
なるファイル名指示情報２１がファイル登録部２２に渡
される。ファイル登録部２２はこれを受けて、ファイル
名指示情報２１によって与えられたイメージまたはコー
ドのファイル名のファイリングをファイル装置２３内に
作成する。

読取部１１で文書の読み取りが行われた場合、仕切り紙
判定部ｌ５は仕切り紙３１でないものと判定する。この
場合、ファイル登録部２２に文書収録指示情報２４が出
力される。ファイル登録部２２はイメージ格納部ｌ３か
ら文書イメージデータ２５を取り出し、先にファイル名
指示情報２１として与えられたファイリング名と登録者
名と併せてファイリングデータ２６としてファイル装置
２３に収録する。新たなファイル作成が行われるまで、
各文書は同一ファイル内に順に格納されていく。

〔発明の効果〕

以上説明したように請求項１〜請求項３記載の発明によ
れば、所定の仕切り紙に登録ファイリング名や登録者名
等の必要な情報を記入し、これを各文書の先頭ページと
して挿入しておくようにすれば、仕切り紙よりも後に読
み込まれる文書は、仕切り紙に記入されたファイルに文
書として収容されることになる。これにより、従来、オ
ペレータが文書名等を入力したり、複数の文書を一旦１
つのファイルに収録した後に各文書単位に分割し、再登
録を行うといった操作が不要になる。

また、複数の文書を登録するような場合でも、各文書の
先頭に登録ファイル名等を記入した仕切り紙を配置して
おくことによって、それぞれの文書は指定されたファイ
ルに個別に収録されるという効果がある。これにより、
オペレータの手間を省くことができ、特に大量の文書を
一度に登録する際の文書登録の手間や作業時間および人
件費を大幅に節減することができる。

更に請求項２記載の発明によれば、特別の用紙を用意し
なくても予め定められた部位にマークを付けていれば仕
切り紙と判定されるので、ζの意味でも電子ファイリン
グシステムに要する経費を節減することができる。

【図面の簡単な説明】

図面は本発明の一実施例を説明するためのもので、この
うち第ｌ図は電子ファイリング装置の概要を示すブロッ
ク図、第２図は仕切り紙の一例を示す平面図である。 １１・・・・・・読取部、ｌ２・・・・・・イメージデ
ータ、１３・・・・・・イメージ格納部、 ｌ４・・・・・・仕切り紙マーク部データ、↓５・・・
・・・仕切り紙判定部、 １８・・・・・・ファイル名切出部、 １９・・・・・・登録情報データ、 ２・・・・・・ファイル登録部、 ５・・・・・・文書イメージデータ、 ３・・・・・・ファイル装置、３１・・・・・・仕切り
紙、３・・・・・・登録ファイル名枠、 ４・・・・・・登録者名枠。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、文書の間等に挿入する仕切り紙を識別する仕切り紙
   識別部と、 この仕切り紙に記入されている所定の情報部分を切り出
   して判読する情報判読部と、 この情報判読部によって判読されたファイル名のファイ
   ルに仕切り紙で仕切られた文書を登録するファイル登録
   部 とを具備することを特徴とする電子ファイリング装置。 ２、用紙の読み取りを行う読取部と、 この読取部によって読み取られたイメージデータにおけ
   る用紙上の所定位置に対応する部位に仕切り紙であるこ
   とを示す所定のマークのデータが存在するか否かを判定
   する仕切り紙判定部と、仕切り紙判定部が仕切り紙であ
   ることを判定したとき、前記イメージデータから所定の
   情報部分を切り出して判読する情報判読部と、 この情報判読部によって判読されたファイル名のファイ
   ルに仕切り紙で仕切られた文書を登録するファイル登録
   部 とを具備することを特徴とする電子ファイリング装置。 ３、文書の間等に挿入する仕切り紙を識別する仕切り紙
   識別部と、 この仕切り紙に記入されている所定の情報部分を切り出
   して判読する情報判読部と、 この情報判読部によって判読されたファイル名のファイ
   ルを作成するファイル作成手段と、このファイル作成手
   段によって作成されたファイルに文書のイメージを収納
   していくファイル登録部 とを具備することを特徴とする電子ファイリング装置。