JPH04250563A - 文書作成・管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、高速補助記憶装置に
保存された文書を光ディスク装置などの低速大容量補助
記憶装置に登録するのに好適な文書作成・管理システム
に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、オフィス等では、ＯＡ（オフィス
・オートメーション）化に伴い、ワードプロセッサや、
文書作成ソフトウェアを搭載したパーソナルコンピュー
タ、ワークステーション等により、文書を作成する場合
が多くなっている。この文書、即ち電子化文書は、例え
ばワードプロセッサでは、内蔵の磁気ディスク装置或い
は外部のフロッピーディスク装置等の補助記憶装置に保
存されるのが一般的である。またパーソナルコンピュー
タやワークステーションにより作成された文書は、磁気
ディスク装置に保存されるのが一般的である。

【０００３】さて、ワードプロセッサ、パーソナルコン
ピュータ或いはワークステーションなどにより作成され
た文書が保存されている磁気ディスク装置等の補助記憶
装置が一杯になった場合には、不要な文書を消去する或
いは光ディスク装置などの大容量補助記憶装置に移動・
保存させる必要がある。そのために従来は、利用者が常
に磁気ディスク装置等の補助記憶装置の空き容量に気を
つけ、一杯になったときは不要な文書を削る作業を行わ
なければならず、文書管理効率が向上できなかった。

【０００４】また、文書を別の大容量補助記憶装置、例
えば光ディスクへ移すには、その文書を一旦印刷出力し
、この印刷された文書をスキャナで読取って（スキャナ
入力して）イメ一ジデータの形で光ディスクに保存（登
録）する手順が必要となり、煩雑であるばかりか資源も
無駄となる欠点があった。しかも、光ディスクに一度登
録された文書は、イメ一ジデータであるため、同文書を
光ディスクから読出して再利用することが極めて困難で
あった。

【０００５】更に、多くの場合、上記のように媒体の管
理が（磁気ディスク／光ディスクのように）分かれたと
きに、管理体系が異なるため、一元管理が行えないとい
う欠点があった。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】上記したように従来は
、電子化文書を保存する磁気ディスク装置等の補助記憶
装置が一杯になった場合に、同装置内の文書を光ディス
ク等の低速大容量補助記憶装置に移動・登録するには、
利用者の判断と煩雑な作業が必要であり、文書管理効率
も悪く、特に光ディスクに登録した場合には電子化文書
として再利用できないという問題があった。また、上記
異なる媒体の管理体系が異なるため、一元管理が行えな
いという問題もあった。

【０００７】この発明は上記事情に鑑みてなされたもの
でその目的は、磁気ディスク装置等の高速補助記憶装置
に保存されている電子化文書のうち、利用頻度の低い不
要文書だけを、光ディスク等の低速大容量補助記憶装置
に電子化文書のままで自動的に移動・登録でき、しかも
異なる媒体であっても一元管理できる文書作成・管理シ
ステムを提供することにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】この発明は、電子化文書
を保存するための第１の補助記憶装置と、この第１の補
助記憶装置がほぼ一杯の場合に同装置に保存されている
電子化文書を登録するための、第１の補助記憶装置に比
べて低速大容量の第２の補助記憶装置と、上記第１およ
び第２の補助記憶装置に保存されている電子化文書の文
書名、保管場所、保存先記憶媒体の識別子およびアクセ
ス回数を含む管理情報が文書別に登録されるデータベー
ステーブルと、第１の補助記憶装置を対象とする電子化
文書の保存・管理を司り、第１の補助記憶装置への文書
保存時に対応する上記管理情報をデータベーステーブル
のエントリに登録する文書保存・管理手段と、第１の補
助記憶装置に保存されている各文書のアクセス回数をカ
ウントしてデータベーステーブル内の対応する管理情報
のアクセス回数を更新するアクセス更新手段と、データ
ベーステーブルの各エントリに登録されている管理情報
をもとに、第１の補助記憶装置に保存されている文書の
うちアクセス頻度の低い文書を検出し、その文書を第１
の補助記憶装置から第２の補助記憶装置に移動して登録
すると共に、該当する上記管理情報中の記憶媒体識別子
を第２の補助記憶装置を示すように更新する自動登録手
段とを備えたことを特徴とするものである。

【０００９】

【作用】上記の構成によれば、文書の作成・編集を司る
文書作成・編集手段にて作成された文書（電子化文書）
は、文書保存・管理手段によって高速の第１の補助記憶
装置、例えば磁気ディスク装置に保存される。このとき
文書保存・管理手段は、保存した文書の文書名、保管場
所、保存先記憶媒体（磁気ディスク装置）の識別子およ
びアクセス回数（このときは０）を含む管理情報をデー
タベーステーブル内の１エントリに登録する。

【００１０】文書保存・管理手段によって磁気ディスク
装置に保存された各種文書は、利用者からの要求に応じ
て（キーワード検索等を用いて）文書保存・管理手段に
よりアクセス（参照）される。アクセス更新手段は、磁
気ディスク装置に保存されている文書へのアクセスに関
する情報（ジャーナル）をリアルタイムに収集して、各
文書毎のアクセス回数をカウントし、その文書に対応す
るデータベーステーブル内エントリ（に登録されている
管理情報）中のアクセス回数を更新する。

【００１１】一方、自動登録手段は、データベーステー
ブルの各エントリを参照し、記憶媒体識別子によって保
存先が磁気ディスク装置であることが示されているエン
トリの中で、アクセス回数が或る値以下の文書、即ちア
クセス頻度の低い文書の文書名と保管場所の情報を抽出
する。そして自動登録手段は、抽出した文書名と保管場
所をもとに該当する文書を磁気ディスク装置から読出し
て第２の補助記憶装置、例えば光ディスク装置に登録す
る。この際、自動登録手段は、該当する文書の管理情報
が登録されているデータベーステーブル内エントリの記
憶媒体識別子が光ディスク装置を示すように識別子の書
換えを行う。

【００１２】

【実施例】図２はこの発明の一実施例に係る文書作成・
管理システムの構成を示す機能ブロック図である。同図
において、１は文書（例えば、マルチメディア文書）の
作成・編集を司る文書作成・編集機構、２は文書作成・
編集機構１によって例えば主記憶（図示せず）上に作成
された文書（電子化文書）である。

【００１３】３は文書作成・編集機構１によって作成さ
れた文書（文書２）が保存される高速補助記憶装置、例
えば磁気ディスク装置、４は文書作成・編集機構１によ
って作成された文書（文書２）の保存並びに管理を司る
文書保存・管理機構である。文書保存・管理機構４は、
保存文書を管理するための管理情報（データベース管理
情報）を後述するリレーショナルデータベース６（のデ
ータベーステーブル６１）に登録する機能と、利用者か
ら要求された文書をアクセス（参照）する機能と、その
文書アクセスに関するジャーナルを次に述べるログファ
イル５に記録する機能とを有する。

【００１４】５は文書保存・管理機構４による文書アク
セスに関するジャーナルが記録されるログファイル、６
はリレーショナルな形式を持つ汎用データベース（以下
、リレーショナルデータベースと称する）である。この
リレーショナルデータベース６には、保存文書の管理情
報（データベース管理情報）をリレーショナル形式にて
登録するためのデータベーステーブル６１が置かれる。

【００１５】データベーステーブル６１の各エントリ（
データベース管理情報登録エントリ）は、図２に示すよ
うに、保存文書の文書名、同文書の保管場所（保存場所
）、同文書の保管（保存）に用いられている記憶媒体（
ここでは、磁気ディスク装置３または後述する光ディス
ク装置８）を識別するための記憶媒体識別子、この記憶
媒体が光ディスク装置８である場合に、文書の格納先の
光ディスクに付けられたユニークな名前であるキャビネ
ット名、光ディスク装置８に書込まれたレコードＮＯ．
　、およびアクセス回数の各設定フィールド（項目）を
含む。また、このエントリに、文書検索のためのキーワ
ードのフィールドを持たせることもできる。なお、文書
の保管場所（を示す情報）には、例えば（米国ＡＴ＆Ｔ
ベル研究所が開発し、ＡＴ＆Ｔがライセンスしている）
ＵＮＩＸで適用されるディレクトリ名が用いられる。

【００１６】再び図１を参照すると、７は文書保存・管
理機構４によって保存・管理されている文書がアクセス
された回数をログファイル５をもとにリアルタイムで収
集し、データベーステーブル６１内の該当エントリのア
クセス回数フィールドの内容更新を行うアクセス更新機
構、８は磁気ディスク装置３に保存されている文書のう
ちのアクセス頻度の低い文書を移動・登録するのに用い
られる低速大容量の補助記憶装置、例えば光ディスク装
置である。９はリレーショナルデータベース６のデータ
ベーステーブル６１に登録されている各保存文書毎のア
クセス回数をもとに、アクセス頻度の低い文書を磁気デ
ィスク装置３から光ディスク装置８に自動登録し、該当
するデータベース管理情報を更新する光ディスク登録機
構、１０は光ディスク登録機構９の動作条件を与えるた
めの光ディスク自動登録環境ファイルである。

【００１７】図３は上記光ディスク自動登録環境ファイ
ル１０の動作条件記述例を示す図である。図３の環境フ
ァイル１０の例では、毎日０時２０分毎に、アクセス回
数（文書参照回数）が２回以下の文書を磁気ディスク装
置３から光ディスク装置８に自動登録することが指示さ
れる。図４は光ディスク登録機構９による光ディスク登
録前後のデータベーステーブル６１の内容の具体例を示
す図である。

【００１８】次に、この発明の一実施例の動作を上記図
１乃至図４を適宜参照して説明する。まず、文書作成・
編集機構１にて例えば主記憶上に作成された文書（電子
化文書）２は、文書保存・管理機構４により磁気ディス
ク装置３（に装着されている磁気ディスク）の或る保管
場所に保存される。この際、文書保存・管理機構４は、
保存した文書２の文書名、保管場所（を示すディレクト
リ名）、磁気ディスク装置３を示す記憶媒体識別子（こ
こでは“０”）を含むデータベース管理情報を、データ
ベース６内のデータベーステーブル６１の空きエントリ
に登録する。このデータベース管理情報に、該当する文
書を検索するためのキーワードを付加することも可能で
ある。

【００１９】さて、文書保存・管理機構４によって保存
・管理されている文書（電子化文書）を参照（アクセス
）するには、例えばその文書に固有のキーワードを同機
構４に与えて同機構４の文書検索機能を働かせばよい。 文書保存・管理機構４は、与えられたキーワードを用い
てデータベーステーブル６１を検索し、同キーワードが
登録されているエントリ（データベース管理情報）中の
文書名および保管場所により該当する文書をアクセスす
る。この際、文書保存・管理機構４は、文書アクセスの
ジャーナルをログファイル５に記録する。

【００２０】アクセス更新機構７はログファイル５を監
視している。そして、上記のように文書保存・管理機構
４によるジャーナルの記録が行われると、アクセス更新
機構７はそのジャーナルをもとに、データベーステーブ
ル６１内の該当エントリ中のアクセス回数をリアルタイ
ムに更新する。

【００２１】以上が磁気ディスク装置３を中心とする補
助記憶装置を用いた文書作成・管理システムの運用形態
であり、磁気ディスク装置３への文書保存が繰返されて
磁気ディスク装置３が一杯となったものとする。図４（
ａ）はこのときのデータベーステーブル６１の様子を一
部抜き出して示したものである。図４（ａ）では、文書
名“ａａａ”の文書と文書名“ｂｂｂ”の文書がいずれ
も磁気ディスク装置３（記憶媒体識別子＝０）に保存さ
れており、文書名“ａａａ”，“ｂｂｂ”のアクセス回
数がそれぞれ１０回，１回であることが示されている。

【００２２】さて本実施例では、磁気ディスク装置３が
一杯となると、光ディスク登録機構９を例えば定期的に
働かすように光ディスク自動登録環境ファイル１０によ
り指定する。この環境ファイル１０の内容が図３に示す
ようになっているものとすると、光ディスク登録機構９
は環境ファイル１０に記述された指示内容（動作条件）
に従い、毎日、０時２０分になる毎に、アクセス回数が
２回以下の低アクセス頻度の文書を、そのまま（電子化
文書のまま）光ディスク装置８に移動して登録する自動
登録処理を行う。

【００２３】即ち光ディスク登録機構９は、環境ファイ
ル１０で指定された開始時刻（０時２０分）になると、
まずリレーショナルデータベース６内のデータベーステ
ーブル６１を参照して、記憶媒体識別子の値が“０”の
エントリの中で、アクセス回数が２以下の文書の文書名
と保管場所の情報を抽出する。そして光ディスク登録機
構９は、抽出した文書名と保管場所をもとに該当する文
書を磁気ディスク装置３から読出して光ディスク装置８
に登録する。この文書の移動・登録が終了すると、光デ
ィスク登録機構９は、登録先の光ディスクに付されたキ
ャビネット名および登録したレコードＮＯ．　を、その
文書に対応するデータベーステーブル６１内エントリの
該当フィールドに設定する。同時に光ディスク登録機構
９は、該当する文書が光ディスク装置８に登録されてい
ることを示すために、そのデータベーステーブル６１内
エントリの記憶媒体識別子を“０”から“１”に書換え
る。

【００２４】光ディスク登録機構９は、アクセス回数が
２回以下の全ての文書について、上記の光ディスク自動
登録処理を終了すると、次の自動登録開始時刻まで光デ
ィスク自動登録処理を停止する。図４（ｂ）はこのとき
のデータベーステーブル６１の様子を示したものである
。この図４（ｂ）からは、文書名が“ｂｂｂ”の文書が
、アクセス回数２回以下（ここでは１回）のために、記
憶媒体識別子“１”で示される光ディスク装置８に登録
されたことが分かる。

【００２５】なお、前記実施例では、光ディスク登録機
構９を光ディスク自動登録環境ファイル１０によって毎
日定時に自動起動する場合について説明したが、これに
限るものではなく、キーボード等の入力装置からのコマ
ンド、或いはスイッチ操作等により、必要に応じて適宜
起動するようにしてもよい。

【００２６】また、前記実施例では、光ディスク登録機
構９による光ディスク自動登録処理の対象となる文書の
条件がアクセス回数だけの場合について説明したが、こ
れに限るものではない。例えばデータベーステーブル６
１内エントリ（管理情報）中に、該当文書が最も最近に
アクセスされた日付（或いは日時）を設定し、この日付
（或いは日時）を上記の条件に加えるようにしてもよい
。具体的には、アクセス回数が或る値（例えば２回）以
下で、且つ最も最近にアクセスされた日付（或いは日時
）が自動登録を行おうとしている日（日時）に比べて或
る日数（時間）以上古い文書を、自動登録処理の対象と
するようにしてもよい。

【００２７】また、前記実施例では、磁気ディスク装置
３が一杯になった場合の文書の移動先媒体として光ディ
スクを用いた場合について説明したが、他の低速大容量
補助記憶装置、例えばＣＤ−ＲＯＭを用いることも可能
である。

【００２８】

【発明の効果】以上詳述したようにこの発明によれば、
データベーステーブルに登録される電子化文書の管理情
報中のアクセス回数に従って、アクセス頻度の低い電子
化文書だけを磁気ディスク装置などの高速補助記憶装置
から光ディスク装置などの低速大容量の補助記憶装置に
電子化文書のままで自動的に移動・登録（退避）するこ
とができるので、文書管理効率が向上する。

【００２９】また、電子化文書のままで光ディスク装置
等に登録することができるため、スキャナ入力といった
煩雑な作業が不要となり、更にイメ一ジデータの形で光
ディスク装置等に登録するのではないため、そのまま電
子化文書とし再利用することができる。

【００３０】更に、電子化文書が保存される記憶媒体が
異なっていても、その記憶媒体識別子によりデータベー
ステーブル上で一元管理できるため、この点でも文書管
理効率が向上する。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例に係る文書作成・管理シス
テムの構成を示す機能ブロック図。

【図２】図１に示すデータベーステーブル６１の構造を
示す図。

【図３】図１に示す光ディスク自動登録環境ファイル１
０の記述例を示す図。

【図４】図１に示す光ディスク登録機構９による光ディ
スク登録前後のデータベーステーブル６１の内容の具体
例を示す図。

【符号の説明】

１…文書作成・編集機構、３…磁気ディスク装置（第１
の補助記憶装置）、４…文書保存・管理機構、５…ログ
ファイル、６…リレーショナルデータベース、７…アク
セス更新機構、８…光ディスク装置（第２の補助記憶装
置）、９…光ディスク登録機構、１０…光ディスク自動
登録環境ファイル、６１…データベーステーブル。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　電子化文書を保存するための第１の補
   助記憶装置と、この第１の補助記憶装置がほぼ一杯の場
   合に同装置に保存されている電子化文書を登録するため
   の、上記第１の補助記憶装置に比べて低速大容量の第２
   の補助記憶装置と、上記第１および第２の補助記憶装置
   に保存されている電子化文書の文書名、保管場所、保存
   先記憶媒体の識別子およびアクセス回数を含む管理情報
   が文書別に登録されるデータベーステーブルと、上記第
   １の補助記憶装置を対象とする電子化文書の保存・管理
   を司り、上記第１の補助記憶装置への文書保存時に対応
   する上記管理情報を上記データベーステーブルのエント
   リに登録する文書保存・管理手段と、上記第１の補助記
   憶装置に保存されている各文書のアクセス回数をカウン
   トして上記データベーステーブル内の対応する管理情報
   のアクセス回数を更新するアクセス更新手段と、上記デ
   ータベーステーブルの各エントリに登録されている上記
   管理情報をもとに、上記第１の補助記憶装置に保存され
   ている文書のうちアクセス頻度の低い文書を検出し、そ
   の文書を上記第１の補助記憶装置から上記第２の補助記
   憶装置に移動して登録すると共に、該当する上記管理情
   報中の上記記憶媒体識別子を上記第２の補助記憶装置を
   示すように更新する自動登録手段と、を具備することを
   特徴とする文書作成・管理システム。