JPH04286054A - 目次の検査を行う文書処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は，ワードプロセッサなど
の文書作成装置で作成した文書の目次に関する処理を行
う目次の検査を行う文書処理装置に関する。

【０００２】マニュアル等を執筆する場合には，執筆す
る前の設計段階で，どのような情報を収集するかとか，
どういった順番で説明していくかといったことを吟味す
る必要がある。この設計段階が終了すると，ほぼ目次案
ができあがり，その目次で執筆の分担等を決める。この
ため，最初にできた目次案を活かす必要があり，執筆し
た原稿が目次案とどれくらい相違したかなどをわかるよ
うにする必要がある。

【０００３】これは相違した点を再考することによって
，最初の目次案と書き上げた原稿とは，どちらがより構
成がしっかりしているかなどの判断ができ，マニュアル
などの原稿をより良くするのに役に立つ。

【０００４】また，目次案に従って原稿を作成したにも
かかわらず，入力ミスなどにより，見出しの用語が違っ
ていたり，項番がずれてしまったりということが多々あ
る。従来技術による原稿から目次を自動作成する方法で
は，見出しの用語の入力ミスなどによる誤りが修正され
ないまま，そのまま目次となってしまう危険性があった
。執筆した原稿が目次案とどれくらい相違したかがわか
れば，入力ミスなどによる相違点も見つけることができ
，こうした危険性も防ぐことができる。

【０００５】

【従来の技術】従来，文書作成装置などにおいて，あら
かじめ見出し認識用の記号等を原稿に挿入しておき，そ
の部分を抽出して目次を作成したり，章・節・項・小項
等の見出しの形式を定めておき（例えば，章の見出しは
“第○章”で書き始めるなど），その形式を認識して目
次を自動作成する技術が用いられている。

【０００６】しかし，電子化された原稿について，目次
があるかどうかを調べたり，既にある目次について，本
文中の見出しと一致するかどうかなどを自動的に調べる
ことはできなかった。そのため，目次と本文との見出し
が一致するかどうかを調べる場合には，電子化された原
稿をディスプレイに表示させたり，プリンタで印刷させ
たりして，人間が１項目ずつ目で確認することが必要で
あった。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】マニュアル等の査読と
修正を繰り返すうちに，目次の見出しと本文の見出しと
が不一致になってしまうことがある。すなわち，目次に
ある見出しが，本文中にある見出しと一致しないとか，
目次にはあるのに，本文中にはその見出しがないとか，
反対に本文中にはあるのに，目次にはないといったこと
が起こることが多々あった。

【０００８】このようなことを調べる場合，従来，人間
が行わなければならなかったので，非常な労力と時間を
要するという問題があった。また，検査もれが生じるこ
とがあるという問題があった。本発明は上記問題点の解
決を図り，電子化された原稿を用いて，目次にある見出
しと本文中にある見出しとの不一致箇所を自動的に検査
し指摘する手段を提供することを目的としている。

【０００９】

【課題を解決するための手段】図１は，本発明の原理構
成図である。図１において，１０は文書情報を記憶する
外部記憶装置，１１は計算機の文書作成機能により作成
された電子化された原稿，１２はＣＰＵおよびメモリな
どからなる処理装置，１３は見出し抽出処理部，１４は
目次有無検査処理部，１５は目次ページ判定処理部，１
６は目次・本文比較検査処理部，１７は目次の見出しと
本文の見出しとの一致または不一致を示す出力結果を表
す。

【００１０】見出し抽出処理部１３は，電子化された原
稿１１のレコードを読み込み，章・節・項・小項などの
見出しや，図・表の見出しがあるかどうかを調べ，それ
らの見出しを含むレコードを抽出する処理を行うもので
ある。

【００１１】目次有無検査処理部１４は，見出し抽出処
理部１３が抽出した見出しのレコード群について，同じ
見出しが存在するかどうかを調べ，その結果に基づいて
，検査対象の電子化された原稿１１中に目次があるかど
うかを検査する処理を行うものである。

【００１２】目次ページ判定処理部１５は，目次有無検
査処理部１４の検査結果により，目次があることがわか
った場合，目次がどこまで占めるかを調べ，目次と本文
とを切り分ける処理を行うものである。

【００１３】目次・本文比較検査処理部１６は，目次の
見出しと本文の見出しとの比較検査を行い，不一致箇所
があった場合などにその位置を示す出力結果１７を出力
するものである。

【００１４】

【作用】見出し抽出処理部１３により，見出しを含むレ
コード群を抽出し，目次有無検査処理部１４により，目
次の有無を自動的に調べ，目次ページ判定処理部１５に
より，見出しと本文とを切り分け，目次・本文比較検査
処理部１６により，目次の見出しと本文中の見出しの異
同を調べるので，最初に検査する文書を指定するだけで
，自動的に所望する結果を得ることができる。

【００１５】特に，電子化された原稿１１中の目次の範
囲を指定したり，目次対象の見出しであるか否かなどを
一つずつ人間が指摘したりする必要がないので，操作が
非常に簡単である。

【００１６】

【実施例】図２は本発明の一実施例処理フローチャート
，図３は本発明の一実施例に係る見出し抽出処理の例を
示す図，図４は本発明の一実施例に係る目次有無の検査
処理説明図，図５は本発明の一実施例に係る目次ページ
の判定処理説明図，図６は本発明の一実施例による出力
結果の例を示す図である。

【００１７】以下，図２に示すフローチャートに従って
，図３ないし図６を参照しつつ，本発明の実施例を説明
する。 ［１］図２に示す処理２０により，指定された電子化さ
れた原稿１１を入力する。

【００１８】［２］次に，図２に示す処理２１により，
図３に示すように，入力した電子化された原稿１１から
見出しのレコード群３０の作成を行う。ここでは，電子
化された原稿１１から，章・節・項・小項などの見出し
や，図・表の見出しを持つレコードを選び出す。そして
，章・節・項・小項・図・表などの見出しのどれで認識
したかを判断できるフラグ等の記号と，その見出しが実
際にあったページ数を付加したレコードを作成する。 作成したレコードを，原稿から抽出した順番に並べて，
見出しのレコード群３０とする。

【００１９】この見出しのレコード群３０の各レコード
には，図３に示すように，例えば見出しの種類を示す見
出し種別フラグ３１，後に使用する比較元のレコードで
あるか比較先のレコードであるかを識別するための比較
元／比較先フラグ３２，また同じ見出しを持つレコード
が他にあるかどうかを示す同じ見出しの有無フラグ３３
などが設けられる。

【００２０】［３］次に，図２に示す処理２２によって
，その原稿に目次があるかどうかを調べる。調べ方は，
以下の手順による。 ■ａ．まず，見出しのレコード群３０から先頭のレコー
ドを取り上げ，それを比較元レコードとする。

【００２１】ｂ．比較元レコード以降のレコードを，比
較先のレコード群とする。比較先レコード群の中で，比
較元レコードと同じ見出し種別フラグ３１を持つレコー
ドで，かつ同じ見出しの有無フラグ３３が立っていない
レコードを，比較先のレコードとする。そして，比較元
レコードと比較先レコードの項番と項目名の部分を比較
する。このとき，空白は比較対象に入れない。比較した
結果，比較元レコードと比較先レコードとが一致した場
合には，同じ見出しがあるとして，比較元と比較先の両
方のレコードの同じ見出しの有無フラグ３３を立てる。 また，比較元レコードか比較先レコードかを区別する比
較元／比較先フラグ３２を立てる。

【００２２】ただし，比較元レコードの同じ見出しの有
無フラグ３３が既に立てられていた場合には，比較先レ
コードにこのフラグ（同じ見出しの有無フラグ３３）を
立てる。また，比較元レコードか比較先レコードかを区
別する比較元／比較先フラグ３２を立てる。

【００２３】比較元／比較先フラグ３２は，後に目次の
レコードか本文のレコードかを識別するために使用する
。以上の比較を比較先のレコード群の最後まで行う。

【００２４】ｃ．一つの比較元レコードについて，ｂの
処理が終了したならば，次の比較元レコードを決める。 それには，現在の比較先のレコード群の中で，同じ見出
しの有無フラグ３３が立っていない（同じ見出しがまだ
見つけられていない）レコードで，比較元レコードから
最も近くにあるレコードを次の比較元レコードとする。

【００２５】ｄ．比較元になるレコードが存在しなくな
るまで，上記の処理ｂ〜ｃを繰り返す。図４は，上記処
理の例を示しており，（イ）に示すように，検査済レコ
ードの次を比較元レコードとして，それ以降の比較先レ
コード群と１レコードずつ同じ見出しがあるかどうかを
調べていく。その検査が終わると，図４の（ロ）に示す
ように，同じ見出しの有無フラグ３３と比較元／比較先
フラグ３２とが設定される。

【００２６】■　　以上の■の処理を施した結果，すべ
てのレコードに同じ見出しがあるというフラグ（同じ見
出しの有無フラグ３３）が立っていない場合には，目次
がない本文だけの原稿だとみなす。

【００２７】同じ見出しがあるというフラグが立ってい
る場合には，目次と本文の両方が存在する可能性がある
ので，さらに次の処理により判定を行う。 ａ．比較元／比較先フラグ３２に比較先のレコードとい
うフラグが立っているレコードで，かつ，同じ見出し有
無フラグ３３に同じ見出しがあるというフラグが立って
いるレコードの数をカウントする。その数をＡとする。

【００２８】ｂ．比較元／比較先フラグ３２に比較先の
レコードというフラグが立っているレコードで，かつ，
同じ見出し有無フラグ３３に同じ見出しがあるというフ
ラグが立っているレコードで，かつ，見出し種別フラグ
３１に節，図，付図，表，付表または小見出しがあると
いうフラグが立っているレコードの数をカウントする。 その数をＢとする。

【００２９】ｃ．Ａ＝Ｂであった場合には，目次がない
本文だけの原稿とみなす。Ａ≠Ｂであった場合には，目
次と本文の両方がある原稿だとみなす。節・図・付図・
表・付表・小見出しは，本文だけの原稿であっても，同
じ見出しが何度も出てくる可能性がある。節は章とびら
がある場合に複数使われることがあり，図や表は複数ペ
ージにまたがる図や表がある場合に複数使われるからで
ある。また，小見出しについても，同じものが何度も使
われることがある。

【００３０】ここで本文ページだけの原稿を考える。本
文ページだけの原稿ならば，同じ章の見出しや同じ項の
見出しなどがあることはない。一方，本文だけの原稿で
あっても，節・図・付図・表・付表・小見出しは同じ見
出しは何度も出てくる可能性があるので，これらが比較
先のレコードになる。すなわち，本文ページだけの原稿
ならば，比較先のレコードの数Ａと，比較先のレコード
のうち節・図・付図・表・付表・小見出しの数Ｂは一致
する。そのため，Ａ＝Ｂの場合には，目次がない本文だ
けの原稿だとみなす。

【００３１】［４］目次と本文の両方があるとみなした
原稿については，図２に示す処理２３により，目次のレ
コードがレコード群のどこまでを占めているかを，次の
手順で検査する。■　　見出し種別フラグ３１に章の見
出しであるというフラグがたっているレコードのうち，
一番先頭のものを検査元のレコードとする。検査元のレ
コード以降にあるレコードで，見出し種別フラグ３１に
章の見出しであるというフラグが立っているレコードを
検査先のレコードとする。

【００３２】■　　検査元のレコードの章番号と検査先
のレコードの章番号とが，一致しているかを調べる。■
　　検査元のレコードの章番号と検査先のレコードの章
番号とが一致したなら，その検査先のレコードの前にあ
る見出しのレコード群を目次とみなし，検査先レコード
以降のレコード群を本文とみなす。この結果から，例え
ば図５に示すように，目次の見出しというフラグ（＊）
と，本文の見出しというフラグ（◎）を，それぞれのレ
コード群に立てる。そして，すべてのレコードの同じ見
出しの有無フラグ３３をクリアする。

【００３３】検査元のレコードの章番号と検査先のレコ
ードの章番号とが一致しなかった場合には，検査先レコ
ード以降にあるレコードで，見出し種別フラグ３１に章
の見出しであるというフラグが立っているレコードを次
の検査先のレコードとし，上記■の処理をする。以上の
処理を検査元のレコードの章番号と検査先のレコードの
章番号が一致するまで繰り返す。

【００３４】［５］次に，図に示す処理２４により，目
次にある見出しと，本文にある見出しとが一致している
かを検査する。調べ方は，以下の手順に従う。■目次の
見出しというフラグが立っているレコードを検査元のレ
コードとして，本文の見出しというフラグが立っている
レコードで，かつ検査元のレコードと同じ見出し種別フ
ラグ３１を持つレコードを検査先のレコードとする。■
　　検査元のレコードの見出し（項番と項目名）と，検
査先のレコードの見出し（項番と項目名）とが一致して
いるかを，一文字ずつ対応させて検査する。このとき，
空白は検査の対象としない。

【００３５】■　　一致したものが見つかった場合には
，検査元のレコードと検査先のレコードの両方の同じ見
出しの有無フラグ３３に，一致したものがあるというこ
とを示すフラグを立てる。そして，検査元のレコードの
次のレコードを検査元のレコードとし，本文の見出しと
いうフラグが立っているレコードで，かつ検査元のレコ
ードと同じ見出し種別フラグ３１を持つレコードを検査
先のレコードとして，上記処理■の検査を繰り返す。一
致しなかった場合には，検査元のレコードはそのままに
して，検査先のレコード以降のレコードで，かつ検査元
のレコードと同じ見出し種別フラグ３１を持つレコード
を検査先のレコードとして，処理■を行う。

【００３６】■　　検査先のレコードが，本文の見出し
というフラグが立っているレコード群の最後までいって
も，検査元のレコードと一致するものが見つからなかっ
た場合には，今，検査した検査元のレコードの次のレコ
ードを新たな検査元のレコードとし，また，本文の見出
しというフラグが立っているレコード群の先頭から，検
査元のレコードと同じ見出し種別フラグ３１を持つレコ
ードを調べ，それを検査先のレコードとして，■および
■の処理を繰り返す。■　　目次の見出しというフラグ
のレコード群の最後まで，上記■〜■の処理を繰り返す
。

【００３７】■　　処理■〜■を実行した後で，目次の
見出しというフラグが立っているレコード群と，本文の
見出しというフラグが立っているレコード群の中で，一
致しているものがあるというフラグが立っていないレコ
ードすべてに，一致するものがないことを示すフラグを
立てる。

【００３８】■　　目次の見出しというフラグの立って
いるレコード群と，本文の見出しというフラグの立って
いるレコード群の見出し部分を出力したリストを作成す
る。このとき，一致するものがないことを示すフラグが
立っているレコードの見出し部分には，一致するものが
ないということを示す記号（例えば★）を付加する。ま
た，紙面出力だけでなく，リストを画面で表示し，不一
致箇所をカーソル等の移動などで明示させることもでき
る。

【００３９】［６］図２に示す処理２５により，以上の
処理で検査した結果を出力する。図６に，その出力結果
の例を示す。図６の（イ）は目次の出力結果１７ａを示
し，（ロ）は本文の出力結果１７ｂを示している。目次
の場合，１．１節の項目名が「××の全体像」であり，
本文の場合，１．１節の項目名が「××の概要」となっ
ている。したがって，一致しないことを示す記号★を，
それぞれの見出し部分に付加して，それを表示または印
刷する。

【００４０】見出しの不一致には，以下の５つの場合が
あり，これらを全部この処理の検査で指摘することがで
きる。図６は，（ａ）　の例を示している。 （ａ）　用語が違っている場合。 例：目次では“〜全体像”となっているのを，本文では
“〜の概要”と記述するなど。 （ｂ）　入力ミスなどによる用語等の誤りの場合。 例：目次では“動作するための環境”となっているのを
，本文では“動作すための環境”と記述するなど。また
，目次では“〜の構成”となっているのを，本文では“
〜の攻勢”と記述するなど。 （ｃ）　項番がずれている場合。 （ｄ）　見出しが目次にあって，本文にない場合。 （ｅ）　見出しが本文にあって，目次にない場合。 これにより，目次または本文を修正し，正しい目次を持
つ文書を作り上げることができる。

【００４１】この方式は，章とびらの見出しと本文の見
出しの検査にも利用することができ，章とびらと本文の
見出しとの不一致も，これにより簡単に検査することが
できる。なお，図６ではラインプリンタによる出力例を
示したが，他の表示手段であるディスプレイなどによる
出力でも，同等に本技術を適用して出力することが可能
である。

【００４２】

【発明の効果】以上説明したように，本発明によれば，
検査したい文書を指定するだけという，きわめて簡単な
操作で，今まで見落としていた目次と本文の不一致を，
正確かつ迅速に検査することができる。また，入力ミス
などによる見出し用語の誤りや項番のずれなども見つけ
ることができるので，誤りを含んだまま目次を作成して
しまうという危険性もなくすことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の原理構成図である。

【図２】本発明の一実施例処理フローチャートである。

【図３】本発明の一実施例に係る見出し抽出処理の例を
示す図である。

【図４】本発明の一実施例に係る目次有無の検査処理説
明図である。

【図５】本発明の一実施例に係る目次ページの判定処理
説明図である。

【図６】本発明の一実施例による出力結果の例を示す図
である。

【符号の説明】

１０　　　　外部記憶装置 １１　　　　電子化された原稿 １２　　　　処理装置 １３　　　　見出し抽出処理部 １４　　　　目次有無検査処理部 １５　　　　目次ページ判定処理部 １６　　　　目次・本文比較検査処理部１７　　　　出
力結果

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】電子化された原稿（１１）を計算機によっ
   て処理する文書処理装置において，電子化された原稿（
   １１）から見出しを含むレコードを抽出する見出し抽出
   処理部（１３）と，抽出した見出しのレコード群を調べ
   ，電子化された原稿中に目次が存在するかどうかを検査
   する目次有無検査処理部（１４）と，目次がある場合に
   ，目次と本文とを切り分ける目次ページ判定処理部（１
   ５）と，目次の見出しと本文の見出しとの比較検査を行
   い，その検査結果を出力する目次・本文比較検査処理部
   （１６）とを備えたことを特徴とする目次の検査を行う
   文書処理装置。