JPH04309168A - 文書処理方法及び装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、例えば電子メール等に
より、文書データの配布や回覧などを行なう文書処理方
法及び装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】コンピュータ等による電子メールを用い
て、文書データの配布や回覧などの連絡を行なう方法と
しては、ネットワークの電子掲示版システム（例えばｊ
ｕｎｅｔのｎｅｗｓシステム）、またはｕｎｉｘの電子
メールシステムなどがある。

【０００３】前者のｎｅｗｓシステムでは、システム中
の特定のディレクトリに記事をファイルとして格納する
とともに、ユーザごとに、どの記事まで読んでいるかを
管理している。そして、ユーザがｎｅｗｓを読もうとし
たとき、まだ読んでいない記事があれば、これを読者に
通知して読者が読むというものである。このように、記
事のファイルをいつまでもディスク等のメモリ上に置い
ておくのはメモリの無駄になるため、ある一定の期間が
くると、その記事を読んでいないユーザがいるいないに
かかわらず、そのファイルを消去するようにして管理し
ている。

【０００４】又後者のｕｎｉｘのｍａｉｌシステムによ
れば、あるユーザに対して送られてきた文書（ｍａｉｌ
）を、そのユーザのために用意された特定のディレクト
リに格納するもので、メールの到着時に新しいメールの
到着をユーザに通知することもできる。この場合は、複
数のユーザに同じ内容の文書を送るときにも送り先のユ
ーザの数だけファイルをコピーすることになる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら上記従来
例における文書データの配布、回覧には、以下に示すよ
うな問題点がある。

【０００６】まず、電子掲示版システムでは、文書デー
タごとに自由に（細かく）読者を設定できないため、文
書データ毎の細かい管理が不可能になる。又、ファイル
として記憶された記事は、所定の時間が経過して初めて
削除されるため、既に全員が目を通しているにもかかわ
らず、削除されずにファイルとして登録されたままとな
ってメモリを無駄に使用することになる。また或いは、
まだ全員が読んでいないのに指定された時間が経過して
しまったために、その記事ファイルがメモリから削除さ
れてしまうという問題がある。

【０００７】また、電子メールシステムを用いる場合で
は、同じ内容の文書データを多くの人に通知する場合、
全く同じ内容の文書データが配布先の数に対応する分だ
け電子的にコピーされて、ユーザの各々に対応して指定
されたディレクトリに格納される。このため、その分の
メモリ容量が必要になる。これは、例えば文書のファイ
ル名だけをメールの内容としたものを各ユーザに送り、
文書データの実体部分を別に管理する方法などをとれば
、同じ文書データが複数のディレクトリに記憶されるこ
とは回避できるが、その場合には、文書データの実体部
分は、誰かが責任を持って意識的に削除しなければなら
ないし、各ユーザはそのファイル名をたよりに文書を探
さなくてはいけないので不便である。

【０００８】本発明は上記従来例に鑑みてなされたもの
で、メモリを効率よく使用して文書を配布できると共に
、配布先の全員が読み取った後に削除されることによっ
て、不要になった文書をメモリより速やかに消去できる
文書処理方法及び装置を提供することを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に本発明の文書処理装置は以下の様な構成からなる。即
ち、コード情報からなる文書データを複数人に配布でき
る文書処理装置であって、前記文書データに識別コード
を付加する付加手段と、前記識別コードが付加された文
書データの配布先を指定する指定手段と、前記指定手段
により指定された配布先に前記識別コードを送出する送
出手段とを備える。

【００１０】又、上記目的を達成するために本発明の文
書処理方法は以下の様な構成からなる。即ち、コード情
報からなる文書データを複数人に配布できる文書処理方
法であって、文書データに識別コードを付加する工程と
、前記識別コードが付加された文書データの配布先を指
定する工程と、指定された配布先に前記識別コードを送
出して配布先として指定されている文書データがあるこ
とを配布先のそれぞれに報知する工程と、前記配布先の
全員が前記文書データを読み終えたと判定された時に、
前記文書データを消去する工程とを備える。

【００１１】

【作用】以上の構成において、文書データに識別コード
を付加し、その識別コードが付加された文書データの配
布先を指定する。これにより、指定された配布先にその
識別コードを送出して配布先として指定されている文書
データがあることを配布先のそれぞれに報知し、それら
配布先の全員がその文書データを読み終えたと判定され
た時に、その文書データをメモリより消去するように動
作する。

【００１２】

【実施例】以下、添付図面を参照して本発明の好適な実
施例を詳細に説明する。

【００１３】図１は本実施例の文書処理システムの概略
構成を示すブロック図である。図１において、１はＣＰ
Ｕで、後述するメモリ５〜７に記憶されたプログラムや
データに従ってこの文書処理システム全体を制御してい
る。２は文字入力装置で、例えばキーボード等であり、
オペレータにより操作されて文書データや各種コマンド
等が入力される。３は出力装置で、例えばＣＲＴ等の表
示装置やプリンタ等の印刷装置であってもよい。４はポ
インティング装置で、出力装置３上でカーソル等を移動
して座標位置を指示する、例えばマウス等である。５〜
７はメモリであり、これらが計算機バス８により互いに
接続されている。

【００１４】メモリ５は主にプログラムを格納しており
、５１はｉｄコードを付加するためのｉｄ付加プログラ
ム、５２は配布先指定プログラム、５３は削除する文書
データを判断する不要文書判断プログラムである。

【００１５】尚、番号２から４で示された各装置は、組
になって１つの端末装置となり、これが複数個接続され
た形式であってもよい。即ち、この文書処理システムで
は、複数のユーザのそれぞれが、入力装置２、出力装置
３及びポインティング装置４からなる端末装置を有し、
これらをバス８に接続して使用することができる。

【００１６】本実施例の文書処理システムを大きく３つ
の部分、即ち文書データを配布する処理、文書データを
読む際の処理、文書データを削除する際の処理に分けて
説明する。

【００１７】初めに文書データを配布する際の処理につ
いて、図２のフローチャートを参照して説明する。

【００１８】まず、初めにステップＳ１で文書作成者（
オペレータ）は、既存のテキストエディタなどを用いて
配布するための文書データを電子的に作成し、メモリ６
の特定のディレクトリに配布用文書６１として格納する
。この時、ｉｄ付加プログラム５１により、ファイル名
として、システム中で一意なｉｄをつける。これは例え
ば、数字であってもよい。このように、ファイルを管理
するのにファイル名として、システム中で一意な数字（
番号）をファイルに付加することは一般に行なわれてい
ることである。

【００１９】次に、ステップＳ２で配布先指定プログラ
ム５２によって、配布先を指定する。このとき配布先指
定プログラム５２によって、配布先を表すリストが作成
される。これは先に作成した配布用文書６１を誰に配布
するべきかということを指定するためのものである。こ
こでは計算機上でのユーザが特定できるもの、例えばロ
グインネーム等を用いて、図３に示すようなフォーマッ
トのファイルとして記憶しておく。これは１行ごとにロ
グインネームが書かれた、只のテキストファイルである
。このような配布リストは、メモリ６の特定のディレク
トリに配布先リスト６２として格納される。このとき、
配布用文書６１と配布先リスト６２との対応関係を表わ
すため、この配布先リスト６２のファイル名は配布用文
書６１の後に、“．ｌｉｓｔ”という拡張子をつけるも
のとする。例えば、これらのファイルを格納するための
ディレクトリを“／ｈａｉｆｕ”とし、配布用文書６１
のｉｄが“５６”とすると、ここまでの処理で“／ｈａ
ｉｆｕ”というディレクトリに“５６”というファイル
（文書ファイル）を対応付けた“５６．ｌｉｓｔ”とい
う拡張子が付けられたファイル（配布先リスト）６２が
作成されることになる。

【００２０】次に、ステップＳ３に進み、ステップＳ２
で作成された配布先リスト６２に書かれているユーザに
対し、文書ファイルそのものでなく、文書データに付け
られたｉｄを配布する。例えば、予め各ユーザのために
用意されているディレクトリに、配布用文書６１のｉｄ
を内容に持つファイルを、文書ｉｄ格納用ファイル７１
として格納する。これは配布するユーザの数だけコピー
され、各ユーザのために用意されたディレクトリに格納
されることになる。このファイル名はそのディレクトリ
中で同じものがなければ何でも良い。

【００２１】次に、ステップＳ４に進み、配布用文書６
１が到着したことを各ユーザに知らせる。これには例え
ば、図４に示すように、ユーザの端末画面中にあるウィ
ンドウ４２に配布文書があることを表すアイコン４６を
表示する。これにより、各端末のユーザにとっては、自
分に配布された文書の数に対応した数のアイコンが出力
装置３のウィンドウ４２に表示されることになる。これ
らアイコンのそれぞれは、文書ｉｄ格納用ファイル７１
の文書ファイルと１対１で対応している。図４では、４
１，４４及び４５のそれぞれは、各ユーザの表示・出力
部に対応しており、これら各ユーザに配布文書６１が存
在していることがアイコン４６により報知されている。 尚、４３は不要の文書等を、画面上で消去・指示するた
めのもので、ゴミ箱のかたちのアイコンである。

【００２２】この他にも、ユーザ側が／ｈａｉｆｕとい
うディレクトリ（文書の実体とその配布先を示すファイ
ルが納められているディレクトリ）を定期的にサーチし
、自分宛の配布文書がないかどうかを調べることも可能
である。

【００２３】以上で文書の配布の処理の説明を終える。

【００２４】次に、各ユーザが配布された文書データを
読む処理について説明する。

【００２５】ユーザが、その配布された文書データを読
みたい時は、図４に示すウィンドウ４２に表示されてい
るアイコン４６を、例えばマウス等のポインティング装
置４により指示してダブル・クリックするなどして、配
布された文書データのｉｄから、／ｈａｉｆｕというデ
ィレクトリに納められた文書ファイルを取り出すことが
できる。これにより、図５に示すように、文書データの
実体部分４７をユーザの画面上に読み出して表示するこ
とができる。

【００２６】また、文書を読む場合以外にも、文書の実
体部分のファイルをユーザのディレクトリにコピーする
ような操作も可能である。

【００２７】次に、ユーザが既に読んだ文書データを文
書ｉｄ格納用ファイル７１から削除する処理について説
明する。

【００２８】図６に示すように、各ユーザは端末のディ
スプレイ上で、配布文書を表すアイコン４６をカーソル
等により指示し、ドラッグ操作等を行ってゴミ箱の形の
アイコン４３に、その文書のアイコン４６を重ねること
で、不要な文書を捨てることができる。このような処理
は既に一般的なものであり、例としては、アップル社の
パーソナルコンピュータ（Ｍａｃｉｎｔｏｓｈ　）等の
システムがあげられる。

【００２９】図６では、この削除処理は４１と４４で示
されたユーザ・ディスプレイ上で実行されており、この
処理を行ったユーザのウィンドウ４２からは、配布文書
のアイコン４６が消去されるが、４５で示すように、こ
の処理を行なわないユーザのウィンドウ４２からはアイ
コン４６は消えない。

【００３０】また、図６に示すように、まだ全員が読み
終っていなくて、その配布文書６１の削除が指示されて
いない時は、実体の文書ファイル（配布文書６１）は削
除されないが、図７に示すように、残るユーザ４５がア
イコン４６の消去動作を行って、全員がその配布文書６
１を読み終ると、その配布文書６１はメモリ６より削除
される。

【００３１】以上の処理について、図８のフローチャー
トを参照して説明する。図８は到着通知処理を示すフロ
ーチャートで、まず初めに、ステップＳ１１で、この処
理を行なったユーザの文書ｉｄ格納用ファイル７１をメ
モリ７より削除する。この時、対応するユーザのウィン
ドウ４２上のアイコン４６も消去する。

【００３２】次に、ステップＳ１２に進み、対象とする
文書に対応する配布先リスト６２とから、この操作を行
なうユーザの名前のある行を削除する。次に、ステップ
Ｓ１３に進み、不要文書判定プログラム５３により、こ
の文書が不要なものであるかどうかを判定する。不要文
書判定プログラム５３は、ここでは配布先リスト６２が
空になったかどうかを判定するものである。ステップＳ
１３で空になっていなければそのまま終了する。もし、
空になっていれば、図７に示すようにその配布文書６１
を全てのユーザが読み終り、そのアイコンを指示して消
去操作を行うことにより、その配布文書６１が不要であ
ると判断したことになるので、ステップＳ１４で配布用
文書６１と、配布先リスト６２を削除して処理を終了す
る。 ＜実施例２　　（図９〜図１１）＞前述の第１の実施例
では、配布された文書データをユーザ全員が読み終った
という条件で配布文書６１の実体部分を削除したが、こ
の条件の他に、ある特定の期間が経過すると、まだ読み
終っていないもの文書が存在していたとしても文書デー
タの実体部分を削除するという条件を加えたものである
。

【００３３】図９は第２の実施例の文書処理システムの
概略構成を示すブロック図で、前述の第１の実施例の文
書処理システムと共通する部分は同じ番号で示し、それ
らの説明を省略する。５４は時限実行プログラムで、あ
る時間がくると特定のコマンドを実行するプログラムで
ある。

【００３４】このような時限実行プログラム５４として
は、ｕｎｉｘのａｔコマンド等がある。これは、ある時
刻とコマンド名を指定して起動することにより、その時
刻になると指定したコマンドが実行されるものである。

【００３５】この第２の実施例における文書データを配
布する際の処理について、図１０を参照して説明する。 図１０のフローチャートは、図２のステップＳ２とステ
ップＳ３との間に、時限実行処理を行うステップＳ２ａ
が追加されただけで、他は図２のフローチャートと同じ
である。

【００３６】ステップＳ２ａでは、文書データを削除す
る時刻をユーザから受け付け、その時刻になったら、予
め定められているｉｄの付けられた文書データ、その配
布先リス６２トなど、関連するファイルを削除するよう
なコマンドを起動するようにａｔコマンドなどの時限実
行プログラムを起動する。

【００３７】この文書ファイル削除のコマンドについて
、図１１のフローチャートを参照して説明する。

【００３８】はじめに、ステップＳ２１で文書が格納さ
れているディレクトリに、指定されたｉｄの配布用文書
６１がまだ存在しているかどうかを判断する。もし存在
していればステップＳ２２に進み、その配布用文書６１
を削除する。さらに、ステップＳ２３に進み、配布先リ
スト６２を参照して、その中にまだ名前が残っている（
まだ読んでいない）ユーザの文書ｉｄ格納用ファイル７
１を削除する。さらにステップＳ２４で、配布先リスト
６２を削除する。もし、指定されたｉｄの配布用文書６
１がないなら、何もせずに終了する。文書を読む際の処
理、文書を削除する際の処理は、第１の実施例と同様で
ある。

【００３９】このような構成をとることにより、ある時
期までしか有効でない内容の文書を未読の読者がいると
いう理由でいつまでもメモリ上に存在させるようなこと
を防ぐことができるという効果がある。 ＜実施例３　　（図１２）＞この第３の実施例では、読
者全員が読むか、又は前述の第２の実施例のように指定
された期間が過ぎるなどして、文書の実体が削除される
際に、文書作成者へその文書データが削除されることを
報告するものである。

【００４０】図１２は、この第３の実施例の文書処理シ
ステムの構成図で、メモリ６の作成者名６３に、配布用
文書６１の作成者名を格納している他は、前述の第１及
び第２の実施例の構成と同じである。

【００４１】この作成者６３は、文書を配布する際に、
その配布用文書６１の作成者が誰であるかという情報を
格納するものである。このためには、文書を配布する処
理の際、例えば文書ｉｄにａｕｔｈｏｒという拡張子を
つけたファイルの中に、文書作成者のログイン名を格納
するなどすれば良い。つまり、ｙａｍａｄａという作成
者が作った文書で、文書ｉｄが“５６”であるようなも
のに対しては、／ｈａｉｆｕというディレクトリに、“
５６．ａｕｔｈｏｒ”というファイルを作り、その内容
を例えばｙａｍａｄａというようにしておけば良い。

【００４２】他に第２の実施例と異なる部分は、配布用
文書６１の実体を削除する際に、この文書作成者名が入
ったファイルから文書作成者のユーザ名を読み出し、そ
れを宛先として、文書本体が削除される旨のメッセージ
を電子メールなどで送れば良い。このようにすると、文
書作成者は、その配布用文書６１がいつ削除されたかを
知ることができる。このとき、“．ｌｉｓｔ”という拡
張子のついているファイルがあれば未読の読者が存在し
、その内容が未読の読者のログインネームであることを
考えると、まだ読んでいない読者がいるのに指定した時
間が経過したことによって、文書の実体を削除するよう
な場合は、未読者リストをつけて文書作成者へのメッセ
ージを送ることも可能である。

【００４３】このようにすれば、文書作成者は、誰が配
布用文書６１を読んでいないかを確認することができる
。

【００４４】尚、本発明は、複数の機器から構成される
システムに適用しても、１つの機器から成る装置に適用
しても良い。また本発明はシステム或は装置にプログラ
ムを供給することによって達成される場合にも適用でき
ることは言うまでもない。

【００４５】以上説明したように本実施例によれば、配
布用に作成された文書にｉｄコードを付加し、配布先リ
ストに載っているユーザに対して文書ファイルそのもの
でなく、その文書に付加されたｉｄを配布する。これに
より、各ユーザーに文書ファイルそのものを配布する必
要がないので、通信量が減少し、さらにメモリの使用量
が減少する。

【００４６】又、このような配布用文書は、配布先のユ
ーザ全員がその文書を読むまで存在し、全員が読むとす
ぐに削除されるため、メモリの有効利用ができる効果が
ある。

【００４７】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、メ
モリを効率よく使用して文書を配布できると共に、配布
先の全員が読み取った後に削除されることによって、不
要になった文書をメモリより速やかに消去でき、また、
まだ必要な文書を保存できるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施例の文書処理システムの構
成図である。

【図２】第１の実施例における文書を配布する処理を表
すフローチャートである。

【図３】本実施例の配布リストの説明図である。

【図４】各ユーザ端末に文書を配布した状態を説明する
ための図である。

【図５】ユーザが配布された文書を読む状態を説明する
ための図である。

【図６】ユーザによる配布文書が削除された状態を説明
するための図である。

【図７】その文書を配布された全てのユーザがその配布
文書を削除することにより、その文書データの実体部分
が削除される状態を説明するための図である。

【図８】第１の実施例における不要配布文書の削除処理
を説明したフローチャートである。

【図９】本発明の第２の実施例の文書処理システムの構
成図である。

【図１０】第２の実施例における文書配布処理を示すフ
ローチャートである。

【図１１】第２の実施例の時限実行処理を示すフローチ
ャートである。

【図１２】本発明の第３の実施例の文書処理システムの
構成図である。

【符号の説明】

１　　ＣＰＵ ２　　文字入力装置 ３　　出力装置 ４　　ポインティング装置 ５〜７　　メモリ ５１　　ｉｄ付加プログラム ５２　　配布先指定プログラム ５３　　不要文書判断プログラム ５４　　時限実行プログラム ６１　　配布用文書 ６２　　配布先リスト ６３　　作成者名 ７１　　文書ｉｄ格納用ファイル

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　コード情報からなる文書データを複数
   人に配布できる文書処理装置であって、前記文書データ
   に識別コードを付加する付加手段と、前記識別コードが
   付加された文書データの配布先を指定する指定手段と、
   前記指定手段により指定された配布先に前記識別コード
   を送出する送出手段と、を備えることを特徴とする文書
   処理装置。
2. 【請求項２】　　前記識別コードを受信した配布先は前
   記文書データに対応するアイコンを表示し、前記アイコ
   ンを指示することにより前記文書データを読み出すこと
   ができるようにしたことを特徴とする請求項１に記載の
   文書処理装置。
3. 【請求項３】　　コード情報からなる文書データを複数
   人に配布できる文書処理装置であって、前記文書データ
   に識別コードを付加する付加手段と、前記識別コードが
   付加された文書データの配布先を指定する指定手段と、
   前記指定手段により指定された配布先に前記識別コード
   を送出する送出手段と、前記配布先の全員が前記文書デ
   ータを読み終えたかどうかを判断する文書判定手段と、
   前記文書判定手段により読み終えたと判定された時に、
   前記文書データを消去する消去手段と、を備えることを
   特徴とする文書処理装置。
4. 【請求項４】　　コード情報からなる文書データを複数
   人に配布できる文書処理方法であって、文書データに識
   別コードを付加する工程と、前記識別コードが付加され
   た文書データの配布先を指定する工程と、指定された配
   布先に前記識別コードを送出して配布先として指定され
   ている文書データがあることを配布先のそれぞれに報知
   する工程と、前記配布先の全員が前記文書データを読み
   終えたと判定された時に、前記文書データを消去する工
   程と、を備えることを特徴とする文書処理方法。
5. 【請求項５】　　コード情報からなる文書データを複数
   人に配布できる文書処理方法であって、文書データに識
   別コードを付加する工程と、前記識別コードが付加され
   た文書データの配布先を指定する工程と、指定された配
   布先に前記識別コードを送出して配布先として指定され
   ている文書データがあることを配布先のそれぞれに報知
   する工程と、前記配布先の全員が前記文書データを読み
   終えたと判定された時に、前記文書データを消去する工
   程と、前記文書データを消去するとき、前記文書データ
   の作成者にその旨を通知する工程と、を備えることを特
   徴とする文書処理方法。