JPH0447366A - 文書検索方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 （産業上の利用分野） 本発明は文書情報の蓄積、検索を行う文書検索装置にお
いて、文書情報の検索をユーザフレンドリに行う文書検
索方法に関するものである。

（従来の技術） 従来、交換機や情報システムのような各種計算機システ
ムでは、故障情報や通信情報等の各種の履歴情報を収集
しており、システム管理者等の専門家が装置の故障状況
の把握、お客様からの苦情対策等のために利用している
。

また、パソコンやファクシミリ等のようなパーソナル端
末でも、取得情報の規模は異なるが故障情報や通信情報
等の履歴を取得しており、装置メーカの専門家が、装置
の維持管理のために利用している。

（発明が解決しようとする課題） 上述したように、従来は、装置やシステムの専開基が、
装置の維持管理やお客様対策のために履歴情報を利用し
ているのみであり、利用者や利用対象が限定されており
、一般ユーザが履歴情報を有効に利用するような状況に
ない。

そのため、特に、パーソナルな文書検索装置において、
装置の操作履歴や通信履歴等を取得しておき、あとで、
履歴情報をもとに、過去の出来事の詳細、例えばどのよ
うな文書を登録したか、だれからどのような文書を受は
取ったか等を知るというような、履歴情報を利用した文
書の検索ができない、 （発明の目的） 本発明の目的は、上記従来の文書検索方法の欠点を解決
し、装置利用状況等の出来事の履歴情報をもとにしたユ
ーザフレンドリ−な検索方法を提供することにある。

（課題を解決するための手段） 本発明は上記目的を達成するため、文書情報の蓄積、検
索を行なう文書検索装置において、文書情報のデータ構
造や文書情報の格納されている記憶装置上のファイルを
管理し、更新、検索要求に応じて更新、検索処理を実行
し、さらに、文書情報の更新時にデータ構造の再現に必
要な再現用履歴情報を取得し、データ構造の再現要求に
より再現用履歴情報をもとに過去の任意の時点のデータ
構造を再現する機能を有するデータベース管理手段と、
装置利用状況等の出来事の履歴情報を取得し、前記デー
タベース管理手段へのリンク情報とともに記憶し、出来
事の履歴情報の内容をキー情報として検索する機能を有
する履歴情報管理手段を有し、該履歴情報管理手段によ
る検索結果により得られる出来事の履歴情報が示す前記
データベース管理手段へのリンク情報をもとに、出来事
の発生時点のデータ構造を再現させ、さらに、再現した
データ構造により出来事と関係する文書情報を得ること
を特徴とする。

（作　用） 本発明は、文書情報の更新時にデータ構造の再現に必要
な操作履歴情報を取得することにより。

過去の任意の時点のデータ構造を再現する機能を有する
データベース管理機構を用い、データベースへの各種操
作情報、通信情報等の装置利用状況等の出来事の履歴情
報を取得し、データベース管理機構へのリンク情報とと
もに記憶しておき、ユーザからの検索要求により、出来
事の履歴情報を検索し、検索された履歴情報が示すデー
タベース管理機構へのリンク情報をもとに、出来事の発
生時点にデータベース管理機構のデータ構造を移行させ
、さらに再現したデータ構造により出来事と関係する文
書情報を得る。そのため、出来事の履歴情報から出来事
の発生時点の詳細な情報を記憶した文書情報を得ること
ができ、自分が忘れたことを思い出すことが可能となり
、履歴情報を自分のために有効に利用することができる
。

（実施例） 第１図は本発明方法が実施される文書検索装置の一例を
示すブロック図である。図において、１はマウス、キー
ボード、スキャナ、タブレット等の入力装置とコード変
換、符号化処理機能を有する入力部、２は情報センタ、
パソコン、ファクシミリ等の外部装置との文書情報のや
りとりを行う通信部、３は文書情報の検索結果等を表示
する表示部、４は入力部１や通信部２から入力された文
書情報等を格納する大容量の蓄積部、５は文書情報を表
示部３に表示するため１文書情報の拡大。

縮小、スクロール、符号化復号化処理等の画像処理を高
速に実行する機能を有する画像処理部、６は文書情報を
転送するためのバス、７はバス６の転送を制御する転送
制御部、８は装置全体を制御し、本発明の実行制御を行
う制御部である。

次に本実施例の動作を第２図に示す制御部８の動作フロ
ーチャートに従い、第３図に示す制御部８のデータベー
ス管理機構で管理する文書情報のデータ構造例を示す図
、第４図に示すノードを示すノード番号と蓄積部４に蓄
積する文書情報のファイル番号の対応づけを管理する管
理テーブル例を示す図、第５図に示すデータ構造の再現
のための操作履歴情報例を示す図、第６Ｗｉに示す出来
事の履歴情報例を示す図を用い、以下説明する。

最初に、制御部８のデータベース管理機構におけるデー
タベースの更新動作と再現動作について説明する。

データベース管理機構における文書情報は、第３図に示
すようなデータ構造により管理されている。第３図の例
では、文書情報を３段階の階層構造（見出し１．見出し
２．タイトル）により管理しており、各階層のキー情報
に対応したノード（第３図の丸印）とノードに対応した
属性情報（第３図の四角部）とノード間のリンク情報（
異階層間のリンク、同階層内のリンク）により管理して
いる。

なお、タイトルのノードについては、属性情報として、
文書実体とその他の属性情報（例えば文書の入手先等）
から構成される。各ノードには、ノードと１対１に対応
するノード番号が付与される。

このように、データ構造は、一般的には、各ノードに対
し、ノード番号と、対応する属性情報と、リンク情報（
該ノードとリンクしているノード番号、リンク種別）の
３つの情報により確定し、文書情報の追加、変更、削除
のデータ構造の更新操作は、上記３つの情報のいずれか
を更新することにより行われる。

また、属性情報（文書実体を含む）については。

第１図の蓄積部４に蓄積され、蓄積部のファイル管理は
、ファイルと１対１対応に付与したファイル番号により
管理される。上述したように、属性情報については、蓄
積部の格納位置との対応づけが必要となり、これをノー
ド番号とファイル番号を対応づけることにより行う、ノ
ード番号とファイル番号は必ずしも１対１対応ではなく
、例えば。

タイトルのノードの場合は１つのノード番号に対して、
文書実体のファイル番号とその他の属性情報のファイル
番号が対応する。このように、１つのノード番号に複数
のファイル番号が対応するため、第４図に示すように、
ノード番号４０とファイル番号４１以外にファイルに対
応する属性情報の種別４２（文書実体、その他の属性等
）も同時に管理する。

以上のデータベース管理機構において、データベースを
再現させるには、データ構造の内容を変更するのが、文
書情報の追加、変更、削除の更新操作時であるため、更
新操作のたびに再現に必要な操作情報を順次取得してお
き、再現時に操作情報を逆方向にたどり、操作情報と逆
の操作（追加操作の場合は削除操作、削除操作の場合は
追加操作）を順次実行することにより過去のデータ構造
を再現する。

また、再現した過去のデータ構造から現時点のデータ構
造に復帰させるには、操作情報を順次現時点の方向にた
どり、操作情報と同じ操作を順次実行することにより現
時点のデータ構造を復帰させる。

このように操作情報として、過去を再現するだけでなく
、現時点に復帰するのに必要な情報を取得しておく必要
がある。例えば、ノードの追加操作の場合は、追加前の
状態に戻すためには、ノード番号のみを操作情報として
取得しておき、このノード番号によりノードの削除操作
を行えばよいが、現時点に復帰させるには、追加操作が
必要であり、そのための情報が取得されている必要があ
る。

従って、ノードの追加の場合の操作情報としては、追加
の種別（ノードの追加）、ノード番号、属性情報のファ
イル番号、属性情報種別、追加光のノード番号、リンク
種別が必要になる。更新操作時の取得情報は、更新操作
の種別（追加、変更。

削除）と操作対象（ノード、属性情報、リンク情報）に
より異なるが、一般的には、第５図に示すように、操作
番号５０．操作種別５１．操作対象５２．データ構造に
関係する情報５３がデータベースの再現のため必要とな
る。

なお、変更操作については、削除操作と追加操作の組み
合わせで実現できるため、操作種別５１として変更操作
は不要となる。また、第５図において、操作番号５０は
更新操作対応に付与される番号であり、後述する出来事
の履歴情報とのリンク情報として使用する。

制御部８が入力部１または通信部２からデータベースの
追加、変更、削除の更新要求を受は取ると、制御部８の
データベース管理機構では、更新要求に応じてデータベ
ースを更新する。

また、更新要求が属性情報（文書実体を含む）の追加、
変更を伴う場合には、属性情報を蓄積部４に蓄積し、第
４図に示すノード番号４０とファイル番号４１の対応材
はテーブルを更新する。以上により、データベースの更
新動作が完了すると、データベース管理機構では、操作
番号を付与し、データベース再現のために必要な操作情
報（操作種別。

操作対象、データ構造に関係する情報）を操作番号とと
もに時系列で記憶する。

なお、削除動作の場合には、データ構造から文書情報を
すべて削除するのではなく、削除状況が再現できるよう
にするため、データ量や重要性等を考慮して再現時の文
書情報を作成して残す１例えば、蓄積部４の有効利用を
図るため、文書実体のようにデータ量の大きい属性情報
については削除し、そのかわりに、データ量が小さく、
履歴情報として有効である処置状況情報（削除する文書
情報の保存光情報、削除理由等）を再現時の文書情報と
する。

そして、作成した文書情報については、上述の属性情報
の追加、変更を伴う場合と同様、蓄積部に蓄積し、さら
に第４図に示すノード番号４０とファイル番号４１の対
応づけを更新する。

制御部８が入力部１または通信部２からのデータ構造の
再現要求を検知すると、制御部８のデータベース管理機
構では、再現要求をもとに第５図に示すデータ構造の再
現のため時系列で記憶された操作履歴のテーブルをサー
チして再現時点を求める。

さらに、再現時点までの操作履歴を現時点から過去の方
向に順次読みだし、操作履歴とは逆の操作を実行し、デ
ータ構造を再現させる。

また、データ構造の更新に連動して、第４図に示すノー
ド番号４０とファイル番号４１の対応づけ管理テーブル
を更新する。

また制御部８が入力部１または通信部２から再度データ
構造の再現要求を検知すると、上記と同様、データベー
ス管理機構では、再現要求をもとに操作履歴をサーチし
て再現時点を求める。再現時点が前に再現した時点より
過去の場合には、上述と同様の方向により操作履歴を過
去の方向に順次にたどることにより再現させる。再現時
点が前に再現した時点より現在に近い場合には、操作情
報を現在の方向に順次読みだし、操作履歴と同じ操作を
実行し、データ構造を再現させる。この場合も同様に、
データ構造の更新に連動して、第４図に示すノード番号
４０とファイル番号４１の対応づけ管理テーブルを更新
する。

以上のデータベースの更新動作と再現動作をもとに、文
書検索装置の利用に伴う出来事についてのべる。この出
来事としては、文書情報の更新に関係する出来事（いつ
、どのような手段で誰から文書情報を入手し、記憶した
か等）、文書情報の検索に関する出来事（いつ、どのよ
うな手段で誰に対し文書情報を利用したか等）のように
文書情報に関係した出来事と、装置全体に関する出来事
（いつどのような傷害が発生したか等）のように文書情
報に関係しない出来事がある。

文書情報に関係しない出来事は、出来事の詳細を文書情
報とすることにより、文書情報に関係した出来事として
扱うことができる。このように、出来事は、出来事を端
的に表した基本情報と出来事に関係している文書情報に
より表すことができる。

基本情報は後述するように、主としてユーザからの出来
事の検索のために使用される情報であり、発生順に記憶
される０文書情報は上述したデータベース管理機構によ
り管理され、基本情報からはデータベース管理機構への
リンク情報により関連づけられる。リンク情報としては
、文書情報を対応するノード番号が用いられる。

また、出来事の記憶に必要な情報としては、上記の出来
事の内容に関する情報以外に、出来事の発生時点のデー
タ構造を再現させるための情報が必要となり、基本情報
からデータベース管理機構の第５図に示す再現用操作履
歴テーブルへのリンク情報により実現する。リンク情報
としては、第５図に示した操作番号５０が用いられる。

以上の出来事の履歴情報に記憶方法をもとに。

出来事の取得動作を詳細に述べる。

文書情報の更新に関係する出来事の場合（第２図の２０
０〜２０３）には、第１図の入力部１または通信部２か
らの文書情報の追加、変更、削除の更新動作により発生
する。更新時のデータベース管理機構におけるデータベ
ースの更新処理、データ構造の再現のための取得処理に
ついては、すでに述べたため、出来事の履歴情報の取得
処理について述べる。

更新操作に伴うデータベースの更新処理（第２図の２０
０）と、データ構造の再現のための操作履歴情報の取得
処理が完了すると（第２図の２０１）、出来事の履歴情
報として、出来事を端的に表した基本情報を取得する（
第２図の２０２）。

基本情報としては、第６図に例示するように出来事の種
別６０（更新）、入出力手段６１（スキャナ／メモ人力
／パソコン／情報センタ／ファクシミリ／プリンタ等）
、通信相手６２２日付６３等が取得される。なお、基本
情報は文書情報の属性情報と重複しており、データベー
スの更新処理における属性情報の蓄積時に、属性情報か
ら基本情報を除いて蓄積し、蓄積部４の有効利用を図る
ことも可能である。

次に、データベース管理機構へのリンク情報として、更
新操作の対象である文書情報のノード番号４０と、更新
操作に伴い記憶したデータ構造の再現のための操作履歴
に対応した操作番号５０を上記の基本情報とともに記憶
する（第２図の２０３）。

文書情報の検索に関係する出来事の場合（第２図の２０
４〜２０７）には、第１図の入力部１または通信部２か
らの文書情報の検索要求に伴う検索結果の表示部３また
は通信部２への出力動作により発生する。

検索要求が入力部１または通信部２から入力されると、
制御部８のデータベース管理機構では、検索要求に応じ
た検索処理を実行する（第２図の２０４）、なお、検索
要求については、データ構造を変更しないため、データ
ベースの再現のための履歴情報の収集は行わない。

制御部８では、データベース管理機構での検索結果とし
て得られた文書情報のファイル番号４１をもとに、蓄積
部４より文書情報を読みだし、表示部３に表示する（第
２図の２０５）。通常の検索動作は以上のように、検索
結果を表示部３に表示することの繰り返しからなり、検
索動作による利用状況の履歴を検索のつど収集すると膨
大な量になる。

さらに検索動作が全て重要な出来事として記憶しておく
べきものとは限らない、そこで、重要な文書が検索され
た時のみ履歴情報を取得する等、検索動作の種別に応じ
て履歴情報を取得する。また、検索結果を通信部２を介
して、他の装置（情報センタ、パソコン、ファクシミリ
、プリンタ等）に転送する場合は、通常の表示部に表示
する検索動作のように頻度が多くなく１通信履歴として
有効に利用できるため履歴情報として取得する。

履歴情報を取得する場合には、制御部８では、基本情報
、データベース管理機構へのリンク情報（ノード番号、
操作番号）を履歴情報として取得し記憶する（第２図の
２０６．２０７）。

データベース管理機構へのリンク情報のノード番号とし
ては、検索結果の文書情報のノード番号を設定し、操作
番号としては、最新の操作履歴の操作番号を設定する。

また、基本情報としては、出来事の種別６０（検索）、
入出力手段６１（スキャナ／パソコン／情報センタ／フ
ァクシミリ／プリンタ等）、通信相手６２９日付等６３
等が取得される。

装置全体に関する出来事の例として、傷害発生の場合（
第２図の２０８〜２１１）について以下に述べる。

制御部８において装置の傷害を検出すると、傷害の詳細
情報（傷害装置名、エラー詳細情報等）を編集（第２図
の２０８）　して、データベース管理機構により文書情
報の更新に関係する出来事の場合と同様に、傷害の詳細
情報を文書情報としてデータベースに登録するとともに
、ノード番号とファイル番号の対応づけを行い、データ
ベースを更新登録をする（第２図の２０９）。

さらに、基本情報、データベース管理機構へのリンク情
報（ノード番号、操作番号）を履歴情報として取得し記
憶する（第２図の２１０．２１１）。

データベース管理機構へのリンク情報のノード番号４０
としては、傷害の詳細情報に対応するノード番号を設定
し、操作番号５０としては、最新の操作履歴の操作番号
を設定する。また、基本情報としては、出来事の種別６
０（傷害）、傷害装置名６１゜日付等６３等が取得され
る。

以上述べたように、出来事の履歴情報としては、出来事
の種別により若干具なるが、まとめると第６図に示すよ
うな情報を記憶させる。

制御部８が、入力部１または通信部２よりの出来事の履
歴情報の検索要求を検知すると（第２図の２１２）、入
力された検索キー情報により出来事の履歴情報の内容を
サーチし、検索条件にマツチした履歴情報を検索し、こ
れを取り出す（第２図の２１３）。

検索キー情報としては、第６図に示す出来事の種別６０
．入出力手段６１２通信相手６２２日付６３等の記憶さ
れている履歴情報の内容の１つまたは複数が用いられる
。履歴情報の指定方法としては、上述の検索キーを用い
る方法以外に、記憶されている出来事の履歴情報の内容
をユーザにわかりやすい形式に編集して、表示部３に表
示し、ユーザが検索したい履歴情報を直接指定する方法
もある。

制御部８のデータベース管理機構では、取り呂された履
歴情報の操作番号により第５図に示す再現用操作履歴テ
ーブルをサーチし、操作番号５０が一致するところまで
操作して、操作履歴情報を順次取り出し、データ構造を
再現させるとともに、ノード番号４０とファイル番号４
１の対応づけに更新する（第２図の２１４）。

データベース管理機構でのデータベース再現動作を完了
すると、制御部８では、検索結果として取り出された出
来事履歴のノード番号をもとに、データベース管理機構
に検索要求を行う６制御部８のデータベース管理機構で
は、第４図に示したノード番号４０とファイル番号４１
の対応づけ管理テーブルにより、ノード番号に対応した
ファイル番号を求め、ファイル番号に対応した文書情報
を蓄積部４より読みだし、表示部３に表示する（第２図
の２１５．２１６）。

上記において、検索キーとマツチする履歴情報が複数存
在する場合には、該当する複数の履歴情報をメニュー表
示してユーザに選択させたり、該当する履歴情報のうち
現在時点に近い履歴情報から過去の方向に順次表示する
等の方法により、所望の履歴情報とその詳細情報である
文書情報をユーザに提示する、 （発明の効果） 以上説明したように本発明によれば、出来事の履歴情報
をもとに、出来事発生時点のデータベースの状態を再現
して、出来事の詳細を記憶した文書情報を得ることがで
きるため、過去の記憶の詳細の思いたしが容易にできる
ようになり、人にとってより親しみやすい文書検索方法
を提供できる利点がある。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明方法が実施される文書検索装置の一例を
示すブロック図、第２図は第１図の制御部８の動作フロ
ーチャート、第３図は第１図の制御部８のデータベース
機構で管理する文書情報のデータ構造の一例を示した図
、第４図は第３図のノードを示すノード番号と第１図の
蓄積部４に蓄積する文書情報のファイル番号の対応づけ
を管理する管理デープルの例を示した図、第５図はデー
タ構造の再現のための操作履歴情報の例を示した図、第
６図は出来事の履歴情報を示した図である。 １　・・・入力部、　２　・・・通信部、　３　・・・
表示部、　４　・・蓄積部、　５・・・画像処理部、　
６　・・・バス、　７・・・転送制御部。 ８　・・・制御部。 特許出願人　日本電信電話株式会社 代 理 人 星 野 恒 司 第 図 第 図 第 図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 文書情報の蓄積、検索を行なう文書検索装置において、
   文書情報のデータ構造や文書情報の格納されている記憶
   装置上のファイルを管理し、更新、検索要求に応じて更
   新、検索処理を実行し、さらに、文書情報の更新時にデ
   ータ構造の再現に必要な再現用履歴情報を取得し、デー
   タ構造の再現要求により再現用履歴情報をもとに過去の
   任意の時点のデータ構造を再現する機能を有するデータ
   ベース管理手段と、装置利用状況等の出来事の履歴情報
   を取得し、前記データベース管理手段へのリンク情報と
   ともに記憶し、出来事の履歴情報の内容をキー情報とし
   て検索する機能を有する履歴情報管理手段を有し、該履
   歴情報管理手段による検索結果により得られる出来事の
   履歴情報が示す前記データベース管理手段へのリンク情
   報をもとに、出来事の発生時点のデータ構造を再現させ
   、さらに、再現したデータ構造により出来事と関係する
   文書情報を得ることを特徴とする文書検索方法。