JPH05250370A - 文書検索装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 格納量の増大に伴い、類似名称が多くなりが
ちな文書データ群の中から、目的とする文書データを簡
単に捜し出すことができ、検索作業ロスをなくすことが
できるようにした文書検索装置を提供する。 【構成】 検索指定手段２により検索方法を指定する
と、検索制御手段３が指定された検索方法により検索制
御を行う。検索制御手段３の指定によりデータ検索手段
４が記憶装置１に格納されている文書データの文書名だ
けでなくデータの一部も検索して取出し、表示装置７に
表示させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ワードプロセッサやパ
ーソナルコンピュータなどに代表される情報処理装置に
おいて、作成した複数の文書データの中から特定の文書
データを検索するために使用する文書検索装置に関する
ものである。

【０００２】

【従来の技術】従来の文書検索装置について図面を参照
しながら説明する。

【０００３】図１１は従来の文書検索装置を示す概略ブ
ロック図である。図１１において、１０１はハードディ
スク、フロッピーディスクなどで代表され、文書データ
および索引データを記憶する不揮発性の記憶装置、１０
２は記憶装置１０１に格納されている文書データの索引
の取出しおよび文書データの指定を行う検索指定手段、
１０３は検索指定手段１０２の指定により記憶装置１０
１に格納された文書データのテーブルを検索して文書デ
ータおよび索引データを取出すデータ検索手段、１０４
は記憶装置１０１から取出した文書データおよび索引デ
ータを記憶する記憶手段、１０５は記憶手段１０４から
データを取出すデータ出力手段、１０６はＣＲＴなどで
代表され、データ出力手段１０５により出力された検索
内容であるデータを表示する表示装置である。

【０００４】以上のように構成された従来例の文書検索
装置について、以下、図１２に示すフローチャートを参
照しながらその動作と共に更に詳細に説明する。なお、
ここでは、文書データおよび文書データを記憶装置１０
１に格納するときに検索用のキー情報として設定する文
書名データは、あらかじめ記憶装置１０１に複数格納さ
れているものとして説明する。

【０００５】まず、検索指定手段１０２で検索の指定が
あると（ステップ１１１）、検索指定手段１０２は検索
指定情報を出力する。データ検索手段１０３は上記検索
指定情報を受け、記憶装置１０１内に格納されている文
書名データを検索して取出し（ステップ１１２）、記憶
手段１０４に格納する。データ出力手段１０５は記憶手
段１０４に格納されている文書名データを表示装置１０
６に出力し、表示装置１０６は文書名データを表示する
（ステップ１１３）。次に、検索指定手段１０２で文書
名データの番号が指定されると（ステップ１１４）、検
索指定手段１０２は文書名データ番号を出力する。デー
タ検索手段１０３は上記文書名データ番号情報を受け、
記憶装置１０１内に格納されている文書名データ番号か
ら文書データを検索して取出し（ステップ１１５）、記
憶手段１０４に格納する。データ出力手段１０５は記憶
手段１０４に格納されている文書データを表示装置１０
６に出力し、表示装置１０６は文書データを表示し（ス
テップ１１６）、指定された文書データの呼出が完了す
る。目次表示例を図１３に示す。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来例の構成では、文書名は文書データの索引として１０
文字程度しか設定することができないため、文書データ
の格納量が多くなるに従い、類似して紛らわしい名称が
多くなり、文書名だけでは目的とする文書データを区別
することができなくなる。その結果、目的とする文書デ
ータを捜し出すのに文書データを１つ１つ呼び出して確
認しなければならず、作業ロスが発生するという問題が
ある。

【０００７】本発明は、上記のような従来技術の問題を
解決するものであり、目的とする文書データを簡単に捜
し出すことができ、したがって、検索時の作業ロスをな
くすことができるようにした文書検索装置を提供するこ
とを目的とするものである。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
の本発明の技術的手段は、文書データおよび索引データ
を記憶する記憶装置と、この記憶装置に格納されている
文書データの検索方法および文書データの指定を行う検
索指定手段と、この検索指定手段の指定に基づいて検索
の制御を行う検索制御手段と、この検索制御手段の指定
により上記記憶装置に格納されている文書データを検索
して取出すデータ検索手段と、上記記憶装置から取出さ
れた文書データを記憶する記憶手段と、この記憶手段か
らデータを取出すデータ出力手段と、取出されたデータ
である検索内容を表示する表示装置とを備えたものであ
る。

【０００９】上記目的を達成するための本発明の他の技
術的手段は、検索データ内の無効データを取り除き、有
意データだけを出力するデータ変換手段を備えたもので
ある。

【００１０】上記目的を達成するための本発明の他の技
術的手段は、上記データ変換手段に加え、検索データ内
のデータを比較出力するための比較テーブルデータを作
成し、若しくは更新するテーブル更新手段を備えたもの
である。

【００１１】上記目的を達成するための本発明の他の技
術的手段は、記憶装置に格納された文書データの関連情
報を検索出力する関連情報検索手段を備えたものであ
る。

【００１２】上記目的を達成するための本発明の更に他
の技術的手段は、検索結果を出力するための順番を制御
する検索順番制御手段を備えたものである。

【００１３】

【作用】したがって、本発明によれば、検索時に類似し
て紛らわしい名称が多くなりがちな索引だけでなく、文
書データの一部をも表示するようにしているので、目的
とする文書データを簡単に捜し出すことができる。ま
た、検索範囲を広げてより詳しくデータを表示すること
が可能となる。

【００１４】また、データ変換手段を備えることによ
り、有効データのみを表示することができる。

【００１５】また、テーブル更新手段を備えることによ
り、指定したデータだけを表示することができる。

【００１６】また、関連情報検索手段を備えることによ
り、作成更新したデータの関連情報の出力が可能とな
り、文書データと関連情報を合成出力することが可能と
なる。

【００１７】また、検索順番制御手段を備えることによ
り、例えば、連続した文書データ検索や使用用途に応じ
た検索が可能となる。

【００１８】

【実施例】

（実施例１）以下、本発明の第１の実施例について図面
を参照しながら説明する。

【００１９】図１は本発明の第１の実施例における文書
検索装置を示す概略ブロック図である。

【００２０】図１において、１はハードディスク、フロ
ッピーディスクなどで代表され、文書データおよび検索
データを記憶する不揮発性の記憶装置、２は文書データ
の検索方法の指定および文書データの指定を行う検索指
定手段、３は検索指定手段２により指定された検索方法
により検索の制御を行う検索制御手段、４は検索制御手
段３の制御により記憶装置１から文書データを検索して
取出すデータ検索手段、５は記憶装置１から取出した文
書データを記憶する記憶手段、６は記憶手段５からデー
タを取出すデータ出力手段、７はＣＲＴなどで代表さ
れ、データ出力手段６により出力されたデータ、すなわ
ち、検索結果を表示する表示装置である。

【００２１】以上のように構成された本実施例の文書検
索装置について、以下、図２に示すフローチャートを参
照しながらその動作と共に更に詳細に説明する。なお、
ここでは、索引名データの設定された文書データは、あ
らかじめ記憶装置１に複数格納されているものとして説
明する。

【００２２】まず、検索指定手段２により索引検索の指
定があると（ステップ２１）、検索制御手段３は索引検
索指定情報を出力する。データ検索手段４は上記索引検
索指定情報を受け、記憶装置１内に格納されている文書
データの索引を検索して取出し（ステップ２２）、記憶
手段５に格納する。データ出力手段６は記憶手段５に格
納されている索引情報を表示装置７に出力し、表示装置
７は索引情報を表示し（ステップ２３）、検索終了（ス
テップ２４）まで上記ステップ２２から２３までの動作
を繰り返す。

【００２３】次に、検索指定手段２により詳細検索の指
定があると（ステップ２５）、検索制御手段３は内部に
保有する検索領域指定情報を出力する（ステップ２
６）。データ検索手段４は上記検索領域指定情報を受
け、記憶装置１内に格納されている文書データの指定さ
れた領域分のデータを検索して取出し（ステップ２
７）、記憶手段５に格納する。データ出力手段６は記憶
手段５に格納されている文書データの一部を表示装置７
に出力し、表示装置７は文書データの一部を表示し（ス
テップ２８）、検索終了（ステップ２９）まで上記ステ
ップ２７から２８までの動作を繰り返す。検索制御手段
３は更に詳しい情報検索指定に備え、次に検索すべき領
域情報に更新して記憶し（ステップ３０）、上記ステッ
プ２５に遷移する。更に、検索指定手段２により詳細検
索の指定があると、上記ステップ３０で更新した検索領
域に基づき、上記ステップ２６から３０までの動作を繰
り返し、更に詳しい文書データの表示を行う。

【００２４】次に、検索指定手段２により索引番号の指
定があると（ステップ３１）、検索制御手段３は指定さ
れた索引番号を出力する。データ検索手段４は上記索引
番号情報を受け、記憶装置１内に格納されている文書デ
ータを検索して取出し（ステップ３２）、記憶手段５に
格納する。データ出力手段６は記憶手段５に格納されて
いる文書データを表示装置７に出力し、表示装置７は該
当の文書データを表示し（ステップ３３）、文書の検索
作業を終了する。

【００２５】なお、上記実施例では、検索する領域が内
部に保有した固定領域に基づいた検索例を示したが、検
索領域は任意に設定可能なことは言うまでもない。ま
た、検索の終了後に次の検索選択を行う例について説明
しているが、それに限定するものではなく、検索途中、
または一定量の検索結果の終了で詳細検索に移行するこ
とができることは言うまでもない。

【００２６】（実施例２）以下、本発明の第２実施例に
ついて図面を参照しながら説明する。

【００２７】図３は本発明の第２の実施例における文書
検索装置を示す概略ブロック図である。

【００２８】本実施例において、図１に示した上記第１
の実施例の構成要素と同一の要素については同一の符号
を付してその説明を省略し、異なる構成について説明す
る。

【００２９】本実施例の特徴とするところは、図３に示
すように、検索データ内の無効データを取り除き、有意
データだけを出力するデータ変換手段８を備えた点にあ
る。

【００３０】以上のように構成された本実施例の文書検
索装置について、以下、図４に示すフローチャートを参
照しながらその動作と共に更に詳細に説明する。

【００３１】検索指定手段２によりデータ変換の指定が
あると（ステップ４１）、検索制御手段３はデータ変換
指定情報を出力する。データ検索手段４は上記第１の実
施例と同様、上記データ変換指定情報を受け、記憶装置
１内に格納されている文書データを検索してデータを出
力する。データ変換手段８はデータ検索手段４の出力デ
ータを取出し（ステップ４２）、内部に保有している有
効データのテーブル情報と比較する（ステップ４３）。
比較の結果、無効データである場合にはデータを無効と
し、上記ステップ４２に戻り、次に取出されたデータに
対し、比較処理を行う。比較の結果、有効データである
場合には（ステップ４４）、データを記憶手段５に出力
して格納（ステップ４５）する。以降、データの終了ま
で上記ステップ４２から４５までの処理を繰り返す。比
較するデータがなくなればすべての処理を終了する（ス
テップ４６）。

【００３２】なお、データ変換手段８の内部に保有する
データ比較のために用いるテーブルは有効データとして
説明したが、無効データを保有し、一致すれば取り除
き、一致しなければ出力するようにしても、結果として
有意データを出力する点では同じである。

【００３３】（実施例３）以下、本発明の第３の実施例
について図面を参照しながら説明する。

【００３４】図５は本発明の第３の実施例における文書
検索装置を示す概略ブロック図である。

【００３５】本実施例において、図３に示した上記第２
の実施例の構成要素と同一の要素については同一の符号
を付してその説明を省略し、異なる構成について説明す
る。

【００３６】本実施例の特徴とするところは、図５に示
すように、検索データ内のデータを比較出力するための
比較テーブルデータを作成し、若しくは更新するテーブ
ル更新手段９を備えた点にある。

【００３７】以上のように構成された本実施例の文書検
索装置について、以下、図６に示すフローチャートを参
照しながらその動作と共に更に詳細に説明する。

【００３８】まず、検索指定手段２によりテーブル更新
の指定があると（ステップ５１）、テーブル更新手段９
はデータ変換手段８に保有するテーブル情報を取出して
表示する（ステップ５２）。次に、検索指定手段２によ
り更新を行うテーブルデータの入力があれば（ステップ
５３）、テーブル更新手段９はデータを取込み（ステッ
プ５４）、データを内部に記憶する（ステップ５５）。
入力の終了まで上記ステップ５２からのデータ更新作成
処理を繰り返す。入力が終了した場合には（ステップ５
６）、テーブル更新手段９は内部に保有しているテーブ
ルデータを取出し（ステップ５７）、更新用テーブルデ
ータを作成し（ステップ５８）、更に、データ変換手段
８にテーブルデータを格納し（ステップ５９）、すべて
の更新格納処理を終了する。

【００３９】（実施例４）以下、本発明の第４の実施例
について図面を参照しながら説明する。

【００４０】図７は本発明の第４の実施例における文書
検索装置を示す概略ブロック図である。

【００４１】本実施例において、図１に示した上記第１
の実施例の構成要素と同一の要素については同一の符号
を付してその説明を省略し、異なる構成について説明す
る。

【００４２】本実施例の特徴とするところは、図７に示
すように、記憶装置１に格納された文書データの関連情
報（サイズ、日時、作成者名、文字数、データのレイア
ウト等）を出力する関連情報検索手段１０を備えた点に
ある。

【００４３】以上のように構成された本実施例の文書検
索装置について、以下、図８に示すフローチャートを参
照しながらその動作と共に更に詳細に説明する。

【００４４】検索指定手段２により関連情報出力の指定
があると（ステップ６１）、検索制御手段３は関連情報
出力指定情報を出力する。関連情報検索手段１０は上記
関連情報出力指定情報を受け、記憶装置１内に格納され
ている文書データの関連情報を検索して取出し（ステッ
プ６２）、記憶手段５に格納する（ステップ６３）。検
索が終了するまでステップ６２から６３までの検索操作
を繰り返す。検索が終了すると（ステップ６４）、検索
指定手段２から文書データと関連情報の合成出力の有無
を持ち（ステップ６５）、指定がなければ、指定無しの
結果を出力し、データ出力手段６は上記出力情報に基づ
き、記憶手段５に格納されている関連情報のみを表示装
置７に表示させる（ステップ６７）。上記ステップ６５
において合成出力の指定があれば、データ出力手段６に
指定有りの結果を出力する。データ出力手段６は上記出
力情報に基づき、記憶手段５に格納されている文書デー
タと関連情報を合成して表示装置７に表示させる（ステ
ップ６６）。終了の指定があれば（ステップ６８）、す
べての処理を終了する。

【００４５】なお、関連情報には上記以外にもデータ作
成更新にまつわるすべてのものを含む。

【００４６】（実施例５）以下、本発明の第５の実施例
について図面を参照しながら説明する。

【００４７】図９は本発明の第５の実施例における文書
検索装置を示す概略ブロック図である。

【００４８】本実施例において、図１に示した上記第１
の実施例の構成要素と同一の要素については同一の符号
を付してその説明を省略し、異なる構成について説明す
る。

【００４９】本実施例の特徴とするところは、図９に示
すように、検索結果を出力するための順番を制御する検
索順番制御手段１１を備えた点にある。

【００５０】以上のように構成された本実施例の文書検
索装置について、以下、図１０に示すフローチャートを
参照しながらその動作と共に更に詳細に説明する。

【００５１】検索指定手段２は検索順番指定がなければ
（ステップ７１）、検索制御手段３に先頭位置情報を出
力する（ステップ７２）。検索制御手段３は先頭位置情
報を受け、データ検索手段４を通じ、記憶装置１から先
頭位置のデータを検索して取出し、記憶手段５に格納す
る。データ出力手段６は格納データを表示装置７に出力
し、先頭位置に属するデータから順に表示させる。ま
た、検索指定手段２は中間位置指定の場合には（ステッ
プ７３）、検索制御手段３に中間位置情報を出力し（ス
テップ７４）、上記と同様の処理で中間位置のデータか
ら順に表示装置７に表示させる。また、検索指定手段２
は末尾位置指定の場合には（ステップ７５）、検索制御
手段３に末尾位置情報を出力し（ステップ７６）、上記
と同様の処理で末尾位置のデータから逆方向順に表示装
置７に表示させる。また、検索指定手段２は指定位置指
定の場合には（ステップ７７）、検索制御手段３に指定
位置情報を出力し（ステップ７８）、上記と同様の処理
で指定位置のデータから順に表示装置７に表示させる。
また、検索指定手段２は直前検索位置指定の場合には
（ステップ７９）、内部に記憶している直前に選択した
位置情報を検索制御手段３に出力し（ステップ８０）、
上記と同様の処理で直前選択位置のデータから順に表示
装置７に表示させる。

【００５２】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、検
索時に類似して紛らわしい名称が多くなりがちな索引だ
けでなく、文書データの一部をも表示するようにしてい
るので、多量のデータの中から目的とする文書データを
簡単に捜し出すことが可能となり、検索時の作業ロスが
なくなる。

【００５３】また、表示するデータの範囲を可変にする
ことにより、状況に応じて更に詳しいデータ表示が可能
となり、文書検索の的中率を更に向上させることができ
る。

【００５４】また、データ変換手段を備え、スペース等
のデータとして意味を持たない無効データを取り除き、
有意データのみを表示するようにすることにより、スペ
ースの限られたＣＲＴ等の表示装置の表示領域を有効に
利用することができる。

【００５５】また、テーブル更新手段を備え、検索デー
タ内のデータを出力するためのテーブル更新を可能とす
ることにより、作成した現場の特殊性などによるデータ
特有の条件の設定や、指定したデータだけを表示すると
いったことが可能となり、検索速度を上げることができ
る。

【００５６】また、関連情報検索手段を備え、作成更新
したデータの関連情報の出力を可能とすることにより、
文書検索の的中率を更に向上させることができ、また、
文書データと関連情報を合成出力することにより、検索
の幅が広がり、目的とする文書データの検索がしやすく
なる。

【００５７】また、検索順番制御手段を備え、検索結果
を出力するための順番を制御することにより、例えば、
連続した文書データ検索や使用用途に応じた検索が可能
となり、検索操作が楽になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施例における文書検索装置を
示す概略ブロック図

【図２】本発明の第１の実施例における文書検索装置の
動作説明用のフローチャート

【図３】本発明の第２の実施例における文書検索装置を
示す概略ブロック図

【図４】本発明の第２の実施例における文書検索装置の
動作説明用のフローチャート

【図５】本発明の第３の実施例における文書検索装置を
示す概略ブロック図

【図６】本発明の第３の実施例における文書検索装置の
動作説明用のフローチャート

【図７】本発明の第４の実施例における文書検索装置を
示す概略ブロック図

【図８】本発明の第４の実施例における文書検索装置の
動作説明用のフローチャート

【図９】本発明の第５の実施例における文書検索装置を
示す概略ブロック図

【図１０】本発明の第５の実施例における文書検索装置
の動作説明用のフローチャート

【図１１】従来例の文書検索装置を示す概略ブロック図

【図１２】従来例の文書検索装置の動作説明用のフロー
チャート

【図１３】従来例の文書検索装置における目次表示例を
示す図

【符号の説明】 １ 記憶装置 ２ 検索指定手段 ３ 検索制御手段 ４ データ検索手段 ５ 記憶手段 ６ データ出力手段 ７ 表示装置 ８ データ変換手段 ９ テーブル更新手段 １０ 関連情報検索手段 １１ 検索順番制御手段

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書データおよび索引データを記憶する
   記憶装置と、この記憶装置に格納されている文書データ
   の検索方法および文書データの指定を行う検索指定手段
   と、この検索指定手段の指定に基づいて検索の制御を行
   う検索制御手段と、この検索制御手段の指定により上記
   記憶装置に格納されている文書データを検索して取出す
   データ検索手段と、上記記憶装置から取出された文書デ
   ータを記憶する記憶手段と、この記憶手段からデータを
   取出すデータ出力手段と、取出されたデータである検索
   内容を表示する表示装置とを備えた文書検索装置。
2. 【請求項２】 検索データ内の無効データを取り除き、
   有意データだけを出力するデータ変換手段を備えた請求
   項１記載の文書検索装置。
3. 【請求項３】 検索データ内のデータを比較出力するた
   めの比較テーブルデータを作成し、若しくは更新するテ
   ーブル更新手段を備えた請求項２記載の文書検索装置。
4. 【請求項４】 記憶装置に格納された文書データの関連
   情報を出力する関連情報検索手段を備えた請求項１ない
   し３のいずれかに記載の文書検索装置。
5. 【請求項５】 検索結果を出力するための順番を制御す
   る検索順番制御手段を備えた請求項１ないし４のいずれ
   かに記載の文書検索装置。