JPH0525218B2 - - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

〔発明の技術分野〕 本発明の文書の整理作業は簡易に行い得る文書
フアイル装置に関する。 〔発明の技術的背景とその問題点〕 近時、事務処理作業の効率化が進められ、特に
文書の適切な管理とその活性を図ることが重要視
されている。この種の作業を行うものとして文書
フアイル装置が開発されている。 しかして、その事務作業は大略的には、文書を
保管する作業、保管された文書中から目的とする
文書を検索抽出する作業、そして文書を整理し分
類編集する作業に大別される。これらの作業の中
で特に上記分類編集作業は、検索した文書をその
使用目的別に仕分けすること、またフアイル仕様
の変更等に伴つて再フアイル化すること、更には
経時変化に伴つて発生する不要文書を廃棄処分す
ること等に代表される。然し乍ら、これらの処理
をコンピユータ等の情報処理システムを活用して
行うと雖ども、その処理作業には大きな困難が伴
つた。 即ち、電子的な文書フアイル装置にあつては、
一般にその導入直後の運用開始時において、その
文書管理体系を明確にし、その構成を作成して分
類や属性等の形式、語長、名前等を逐一定義する
ことが必要である。然し乍ら、これらの初期作業
は非常に手間が掛り、且つ文書管理体系の全体を
掌握していなければならないので、困難を極めて
いた。また計算機システムに不慣れな者や、文書
管理の非専門家である一般利用者がこれを行うと
する場合、単に大きな苦痛を与えるだけではな
く、長い教育期間を必要とする等、非常に不経済
であつた。 更には、装置の導入時にあつては、文書をどの
ように分類し、仕分けして管理すべきかが不明確
なことが多く、分類名、属性名、キーワード等の
定義が困難なことが多く、その利用者の大きな負
担となつている。また、手作業で行われていた管
理体系を電子的な管理体系に置換えるだけであつ
てもその作業に種々の制約があり、困難で且つ煩
らわしかつた。 例えば、従来手作業で行われてきた文書管理を
電子化するべく、文書フアイル装置を導入した場
合、上記装置に対して電子的な文書管理体系を設
定する必要がある。具体的には１つのキヤビネツ
トを定義し、且つその中の引出しを逐一定義し、
更には各引出しの中のガイド、ホルダを逐一定義
することが必要である。これらの定義は、その文
書管理レベル毎に逐一、分類名、情報の形式、情
報量、文書管理体系における位置（構造）等を、
キーボード等を介して入力することにより行わ
れ、これによつて文書管理体系が構築される。し
かるのち、この文書管理体系の下で文書のフアイ
ル化が行われることになる。この為、文書管理体
系を構築する迄に、多大な労力が必要となつた。 〔発明の目的〕 本発明はこのような事情を考慮してなされたも
ので、その目的とするところは、文書の分類、整
理構造およびその管理体系を容易に作成すること
のできる実用性および経済性の高い文書フアイル
装置を提供することにある。 〔発明の概要〕 本発明は、文書フアイル装置にフアイルされる
複数の文書に対する管理体系と、その文書管理の
実行形態とをそれぞれ示すイメージ画像を用い、
これらのイメージ画像を呈示し乍らその選択指示
情報の入力を受けて文書管理体系を構築し、且つ
該イメージ画像に対応した文書管理作業を実行さ
せるようにしたものである。 〔発明の効果〕 かくして本発明によれば、その文書管理体系の
要素がイメージ画像として段階的に表示されるの
で、そのオペレータが文書管理体系やその構造、
名前等を逐一定義することなしに、上記イメージ
画像の選択指示を云う簡易な手法によつて適正な
文書管理体系の確立と、その文書管理作業を行う
ことが可能となる。従つて、一般的に煩雑で困難
であつた文書フアイル装置の導入作業を簡易に効
率良く、短時間に行うことが可能となり、また専
門的知識、教育が不要になる等の実用上多大なる
効果が奏せられるまた、装置および文書情報の取
扱いの大幅な簡易化を図ることが可能となる等の
効果が奏せられる。 〔発明の実施例〕 以下、図面を参照して本発明の一実施例につき
説明する。 第１図は実施例装置の概略構成図であり、１は
システム全体の制御を司さどるCPUである。し
かして、このCAP１の制御の下で、スキヤナ２
を介して入力された文書画像はスキヤナコントロ
ーラ３を介して一旦ページメモリ４に格納された
のち、光デイスクコントローラ５の制御の下で光
デイスクメモリ６に書込まれてフアイルされる。
また上記ページメモリ４に格納された文書画像
は、前記CPU１の制御を受けて文書デイスプレ
イコントローラ７を介して文書デイスクプレイ８
に表示されたり、或いはプリンタコントローラ９
を介してプリンタ１０により印刷出力されたり、
更にはFAXコントローラ１１を介して文書伝送
される。これらの文書画像の入出力制御は、例え
ばキーボードから入力された処理作業の指示を前
記CPU１が解釈し、前記各コントローラ３，５，
７，９，１１にそれぞれ所定の制御コマンドを与
えて所定の処理を実行させることにより行われ
る。尚、図中１２は前記CPU１に接続されたメ
モリであり、各種処理プログラムや制御データ等
を格納している。これらによつて文書フアイル装
置本体が構成され、文書に対する登録、検索、保
管、再整理、廃棄、編集等の文書フアイル作業が
行われる。 一方、対話デイスプレイコントローラ１３は、
対話デイスプレイ１４を制御すると共に、該デイ
スプレイ１４と前記CPU１との間のインターフ
エースとして、CPU１から与えられるイメージ
情報を対話デイスプレイ１４の所定の画面位置に
表示させている。指示入力コントローラ１５は、
ライトペン１６を備え、ライトペン１６で指示さ
れる対話デイスプレイ１４の画面上の位置を検出
している。この検出位置座標が前記CPU１に与
えられ、前記対話デイスプレイ１４に表示された
イメージ画像に対応した情報が入力されるものと
なつている。尚、この対話デイスプレイ１４を介
して対話形式で与えられる情報に基づく文書フア
イル作業は、前記CPU１の管理下で行われるこ
とは云うまでもない。 ところで、対話デイスプレイ１４は、前記文書
フアイル装置本体にフアイルされる複数の文書に
対する管理体系の段階的に示す第１のイメージ画
像や、この第１のイメージ画像に対する文書管理
（作業）の実行形態を示す第２のイメージ画像、
その他のコマンド情報等を表示するものである。
上記第１および第２のイメージ画像は、例えば前
記メモリ１２に予め準備されたものであり、
CPU１の制御の下で、その文書管理（作業）の
状況に応じて選択的に出力される。 第２図ａ〜ｃは対話デイスプレイ１４における
イメージ画像の表示例を示すものである。ここで
は、デイスプレイ画面上に複数の情報領域が設定
されており、文書の管理体系を示す第１のイメー
ジ画像Ａ、その管理体系に基づく文書作業を示す
第２のイメージ画像Ｂおよびコマンド情報Ｃがそ
れぞれ表示されるようになつている。次表は、メ
モリ１２に格納された上記各イメージとその機能
との関係を示すものである。

【表】

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. １ 文書フアイル装置本体にフアイルされる複数
   の文書に対する管理体系の要素を第１のイメージ
   画像として段階的に表示すると共に、上記第１の
   イメージ画像に対する文書管理の実行形態を表わ
   す第２のイメージ画像を表示する手段と、上記第
   １および第２のイメージ画像に対して選択指定さ
   れた情報に従つて前記文書フアイル装置本体にフ
   アイルされる複数の文書に対する文書管理体系を
   構築して該文書をフアイル処理する手段とを具備
   したことを特徴とする文書フアイル装置。