JPH05303596A

JPH05303596A - ファイル情報作成方式及び電子ファイル装置

Info

Publication number: JPH05303596A
Application number: JP4287726A
Authority: JP
Inventors: Makoto Tamai; 良玉井; Yasushi Endo; 裕史遠藤; Mitsuaki Takeuchi; 三明竹内; Reiko Ito; 麗子伊藤; Jun Ehata; 潤江畑
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1992-02-04
Filing date: 1992-10-26
Publication date: 1993-11-16

Abstract

(57)【要約】【目的】イメージ情報及び文書のコードデータも効率
良く保管できるようにし、その分類・検索等の利用性を
飛躍的に向上させ、互換性の問題も解決すること。【構成】イメージ情報等の本体データＭＳに分類及び
検索に有用な副データＳＤを付加してファイル情報を作
成し、その加工，分類，検索等を行なう際には、副デー
タによって前作業あるいは準備作業を行ない、本当に本
体データが必要な時にのみ本体データを読み出すことに
より処理速度を上げる。人間の五感情報も取り込んで副
データを構成することにより、ＭＭＩのよい検索が可能
になる。使用したアプリケーションＩＤや出所情報，編
集履歴情報，出力制限情報，背景画像ＩＤとその画像上
の指示座標情報，期日情報等も副データに加えることが
できる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、電子ファイル装置や
ＤＴＰ（デスク・トップ・パブリッシング）などに使用
するのに好適なファイル情報作成方式及びその方式でフ
ァイル情報を作成したり、作成されたファイル情報に対
して分類，検索，その他の処理を施して利用する電子フ
ァイル装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、オフィス，工場，研究所，官庁，
学校などで、大量に作成及び受け入れられる書類の保管
スペースを大幅に減少させると共に、その情報を多くの
人が容易に活用できるようにするために、紙に記録ある
いは印刷された文字，図形，写真等のイメージ情報を電
子化し、磁気ディスクや光ディスク（光磁気ディスク）
等の大容量の情報記憶媒体に文書登録して格納する電子
ファイル装置が開発され、利用されるようになってき
た。

【０００３】このような従来の電子ファイル装置の一般
的なハード構成を図２に示す。この電子ファイル装置
は、イメージ情報や分類・検索情報を処理する情報処理
装置（本体）１と、オペレータが情報を入力するための
キーボード２と、外部から文書等のイメージ情報を取り
込むためのスキャナ３と、イメージ情報を表示するため
のＣＲＴ等の表示装置４と、情報処理装置１で処理され
たイメージ情報を用紙にプリントして外部へ出力するた
めのレーザプリンタ等のプリンタ５と、イメージ情報を
ＬＡＮや公衆回線等の通信回線を利用して送受信する通
信装置６とから構成されている。

【０００４】そして、情報処理装置１内には図示しない
ＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ等からなるコンピュータと、検
索データベースを保管する磁気ディスク装置（ＨＤ）７
及び書き込み読み出し可能な光ディスク（光磁気ディス
ク）９をリードライトする光ディスクドライブ装置（Ｏ
ＤＤ）８を備えている。

【０００５】このような電子ファイル装置において、イ
メージ情報（イメージデータ）を登録する場合には、ス
キャナ３やＬＡＮ，ＦＡＸ等の通信装置６からイメージ
情報を情報処理装置１に読み込ませると、そのイメージ
情報が表示装置４の画面に表示される。それをオペレー
タが確認してキーボード２上の確認キーを押すと、光デ
ィスクドライブ装置８により光ディスク９にそのイメー
ジ情報が書き込まれる。

【０００６】この時、そのイメージ情報に対する検索情
報は磁気ディスク装置７により磁気ディスク（ハードデ
ィスク）に書き込まれるが、場合によっては光ディスク
９にイメージ情報と同時に書き込まれることもある。通
常は、検索スピードを速くするために磁気ディスク装置
７の磁気ディスク上に書き込まれ、光ディスク９を情報
処理装置１から持ち出すときに、持ち出し処理という形
で検索情報が光ディスク９に書き込まれるのが普通であ
る。

【０００７】その場合の光ディスク９上でも情報処理装
置１内の磁気ディスク上でも、イメージ情報とその検索
情報とは別々に登録され、お互いは識別番号（以下「Ｉ
Ｄ番号」という）により関連づけられている。イメージ
情報を外部に持ち出す方法としては、前述のように光デ
ィスク９で持ち出す方法、プリンタ５によって紙にプリ
ント出力して持ち出す方法、通信装置６による通信で持
ち出す方法がある。

【０００８】プリント及び通信による持出しは、イメー
ジ情報のみなので装置の違いによる互換性の問題は生じ
ない反面、その他の情報（検索情報など）は持っていな
いし持つことは出来ない。光ディスクによる持ち出し
は、読み込む装置の違いによる互換性の問題が生じる。
すなわち、光ディスク上に物理的に書き込まれたデータ
を読み込む時、アプリケーションレベルの情報（検索情
報等）を読み込む時の互換性（または標準化）が考慮さ
れていないと読み込めないことになる。

【０００９】図３は、このような電子ファイル装置の情
報処理装置１の作用を更に詳細に説明するためのブロッ
ク構成図であり、図２と対応する部分には同一の符号を
付している。ここで、ＣＰＵ１０とプログラムメモリ
（ＲＯＭ）１１，イメージメモリ（ＲＡＭ）１２及びビ
デオメモリ（ビデオＲＡＭ）１３等をバスライン１４に
よって接続してコンピュータを構成している。なお、こ
の例ではキーボード２にポインティングデバイスである
マウス１５を接続している。

【００１０】そして、プログラムメモリ８には、ＣＰＵ
１０がイメージ情報をスキャナ３等のイメージリーダか
ら読み込んだり、その情報をファイル情報として光ディ
スクドライブ装置８によって光ディスク９に書き込ませ
たり、あるいは光ディスク９に書き込まれている情報を
読み出させたり、更にそのイメージ情報の分類・検索等
を行うソフト（プログラム）が格納されている。

【００１１】そこで、イメージ情報を登録する場合、ス
キャナ３から読み込まれたイメージ情報あるいは通信装
置６から転送されてきたイメージ情報は、イメージメモ
リ１２に一旦格納される。その際、イメージ情報に付随
する低レベルの情報（明るさ，解像度，サイズ，縦横方
向等のスキャナ情報）もイメージ情報のヘッダに付けら
れて入力され、その仕様に合わせてイメージメモリ１２
に展開される。

【００１２】このイメージメモリ１２の情報は、ＣＰＵ
１０により表示装置４に表示するためにビデオメモリ１
３に展開される。オペレータは表示装置４に表示されて
いるイメージ情報を見て、光ディスク９に保管するか破
棄するか決め、保管する場合には更にそのイメージ情報
をどのような分類先に登録するか決めることになる。

【００１３】この状態ではイメージ情報はイメージメモ
リ１２にあり、分類情報は磁気ディスク装置７に存在し
ており、光ディスク装置８によって光ディスク９に登録
する時点で、イメージ情報のみがイメージメモリ２１か
ら光ディスク９に書き込まれる。そのイメージ情報に付
随していた低レベル情報と分類・検索情報は磁気ディス
ク装置７に保管されたままで、物理的に切り放されてい
る。分類・検索情報とイメージ情報のつながりは、ＩＤ
番号をお互いに持つことにより関係を保っている。

【００１４】このことから、光ディスク９を外部に持ち
出して外部の装置で読み出す必要がある時、及び磁気デ
ィスク装置７でクラッシュが発生すると、分類・検索情
報を失ってイメージ情報の読み出しが不可能になること
を防ぐため、一定期間及び一定条件により、まとめて光
ディスク９上に磁気ディスク装置７の磁気ディスク上の
分類・検索情報を書き込むことが電子ファイル装置では
普通になされている。その場合も、光ディスク９上の分
類・検索情報とイメージ情報を書き込む場所は分かれて
おり、あくまでも分類・検索情報とイメージ情報は別扱
いしている。

【００１５】必要なイメージ情報を検索して取り出す場
合には、まず検索アプリケーションを動かし、ＣＰＵ１
０が磁気ディスク装置７にあるデータベースを検索す
る。その検索した結果はイメージ情報の保管場所を指す
ＩＤ番号である。このＩＤ番号を使って保管場所である
光ディスク９に同一のＩＤ番号を持ったイメージ情報が
あるか否かを探しに行き、あればそのイメージデータを
読み込み、ＣＰＵ１０がその低レベル情報に従ってイメ
ージメモリ１２にイメージ情報を展開し、さらにビデオ
メモリ１３に展開して表示装置４に表示させる。

【００１６】ところで、分類・検索情報（インデックス
情報）としては、文字コードによるキーワード、数値に
よる日付けや文書番号、ＩＤによる分類表などが用いら
れている。また、分類表の変形として、分類表を二次元
的に配置し、その表内容だけでなく、表示画面上の配置
を視覚的に覚えることによって、検索操作を容易にする
方法なども用いられている。さらに、分類表自体を画像
として記憶しておき、分類表画像を変更することによ
り、分類体形や分類精度を変更可能にした方式なども知
られている（例えば、特公昭６２−３６５８３号公報参
照）。

【００１７】また、例えば特開昭５９−３６８６７号公
報や特開平３−４１５５９号公報などに見られるよう
に、文書にしおりの登録・削除やしおり検索・印刷など
の機能を有する、しおり機能付き電子ファイル装置も公
知である。これは、登録された文書の検索や読み出しを
容易にするために、本来の文書名の代わりに各文書の識
別情報としてしおり情報を用いるようにしたものであ
る。

【００１８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来の電子ファイル装置には次のような種々の問題
がある。（１）イメージ情報の保管だけを目的として考えられた
システムのため、イメージ情報自身が持っている有用な
情報がイメージ情報と切り放されてしまっている。例え
ば、分類・検索情報やイメージ情報を創造した時の環境
情報等がイメージ情報を外部に取り出したとき（ＬＡＮ
やＦＡＸでイメージを送信する場合やプリンタで出力す
る場合など）に消失してしまう。

【００１９】（２）イメージ情報を得た時は単にイメー
ジを得るだけで、もともとイメージ情報自身が持ってい
る情報を参照することが出来ないため、分類等の作業を
自動化出来ず、そのイメージ情報を扱おうとしている操
作者（オペレータ）の判断により分類されることにな
る。そのため、分類の自動化ができないだけでなく、人
により分類の仕方が異なることによる重複登録などの問
題も出てくる。

【００２０】（３）一枚の光ディスクに入るイメージ情
報は、それを処理するハードウエア及びソフトウエアは
同一のものであると言う前提で光ディスクに記録保管さ
れるので、ハードウエア及びソフトウエアの互換性が非
常に重要になり汎用性がない。（４）イメージ情報を加工して別の情報を作ったとする
と、その情報は全く新しいイメージ情報となり、情報の
出所不明や著作権の問題を生む可能性もある。

【００２１】（５）情報には一般公開のものと公開を制
限するものの２種類がある。後者に関する情報の取り出
しは、一般にアプリケーションソフトの中で制限する方
法がとられていたが、その場合上記（３）及び（４）に
挙げた問題が生じる。

【００２２】（６）従来の登録・検索方式に共通した問
題点は、数値化しにくい属性や個人の主観による属性等
を分類・検索情報として利用し難く、数値化が可能であ
っても、連続的な量や平面的に分布する値を無理に数値
化すると、直感的には判りにくい情報となってしまうと
いう問題もある。

【００２３】（７）従来のしおり機能付き電子ファイル
装置では、登録された文書に例えば回答期限があると
か、その文書をある日時の会議で使用する必要があると
いうような場合、確実にその期日の到来を知るためには
個別の管理を行なう必要があり、操作性が低下するとい
う問題があった。

【００２４】この発明はこれらの問題を解決し、電子フ
ァイル装置によりイメージ情報及びワードプロセッサ等
によっ作成される文書のコードデータも保管できるよう
にし、その保管及びその利用性を飛躍的に向上させるこ
と、例えば入力あるいは作成した情報の分類及び検索を
容易にし、さらにその自動化も可能にすること、各情報
の出所や編集履歴が判るようにすること、情報公開の制
限（公開時の課金や秘密保持）を確実にすること、互換
性の問題をなくすこと等を目的とする。

【００２５】さらに、数値として表現しにくい属性や主
観的な傾向というようなあいまいな属性を平面上の位置
や範囲あるいは距離といった幾何学的な条件に置き換え
たり、本来面状に分布するような属性を直接的に検索対
象とすることができるようにして、操作性と検索効率を
向上させることも目的とする。また、使用期限等の期日
のある情報の期日管理を簡単に且つ確実に行なえるよう
にすることも目的とする。

【００２６】

【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するためのファイル情報作成方式とそれを作成及び
利用するための電子ファイル装置を提供する。すなわ
ち、この発明によるファイル情報作成方式は、電子ファ
イル装置において、スキャナ等の周辺機器を用いて入力
あるいは作成したデータを本体データとし、該本体デー
タにその分類及び検索に有用な情報を副データとして付
加してファイル情報を作成することを基本とする。

【００２７】その副データの情報は、本体データを作成
した日付，時間，使用した編集アプリケーション，作成
者の五感情報（温度，湿度，原稿の厚さ，色，汚れ具合
等）の組み合わせによって構成するとよい。さらにこの
副データに、作成したイメージ情報の出力をコントロー
ルするための情報、外部からの操作による分類情報、外
部からの操作によって変更して作成されたときの変更履
歴のデータ、変更を制限する情報、使用したアプリケー
ションソフトを指定する情報等を付加することができ
る。

【００２８】また、作成したファイル情報の本体データ
を暗号化し、その暗号を解く情報を副データに付加する
ようにしてもよい。さらに、上記ファイル情報作成方式
によって作成されたファイル情報の本体データの一部を
抜き出し、その抜き出した本体データに必要な副データ
を生成して付加することにより新たなファイル情報を作
成することもできる。

【００２９】あるいは、上記抜き出した本体データの一
部を他のファイル情報の本体データと併せて編集するこ
とにより新たな本体データを生成すると共に、本体デー
タの一部を抜き出したファイル情報の副データを他のフ
ァイル情報の副データに編集情報として組み入れて新た
な副データを生成し、その副データを新たな本体データ
に付加して新たなファイル情報を作成することもでき
る。このように、作成されたファイル情報の本体データ
の一部を抜き出して新たなファイル情報を作成すると
き、本体データを省略し、必要に応じて本体データを自
動的に作成又は検索し得る情報を副データに持たせたフ
ァイル情報を作成することもできる。

【００３０】一方、この発明による電子ファイル装置
は、上記のようなファイル情報作成方式によって本体デ
ータと副データからなるファイル情報を作成する手段
と、該手段によって作成したファイル情報の本体データ
と副データを記憶装置の同じファイルに格納する手段と
を備えることを基本とし、そのファイル情報を副データ
に基づいて自動的に分類する手段を備えるのが望まし
い。また、作成したファイル情報を外部へ送信する手段
と、該手段によってファイル情報を外部へ送信する際に
その副データに該装置特有のデータ（出所データ）を付
加する手段とを備えるとよい。

【００３１】さらに、この発明によるファイル情報作成
方式によって作成されたファイル情報に対して、その副
データを構成する情報の並び及び増減をコントロールす
る副データコントロール手段を設けるとよい。その場
合、ファイル情報が外部に持ち出される際に、副データ
コントロール手段による副データコントロール情報を該
持ち出されるファイル情報に付加する手段を設けるのが
望ましい。

【００３２】また、上記副データコントロール情報が付
加されたファイル情報が持ち込まれたとき、その副デー
タコントロール情報を解析して該ファイル情報の副デー
タを当該装置の副データに変換する副データ変換手段を
設けるのがよい。さらに、この発明によるファイル情報
作成方式によって作成された複数のファイル情報の各副
データと本体データとを識別コードによって関連付けて
分離する手段と、その各副データのみを分類する手段と
を設けるとよい。上記副データのみを分類する手段に代
えて、各副データを分類すると共に、該副データに本体
データの一部あるいは本体データを簡略化したデータを
付加する手段とを設けてもよい。

【００３３】このような電子ファイル装置によって作成
された本体データのない複数のファイル情報の副データ
同士の情報から本体データを作成又は検索する手段を設
けたり、あるいは副データの有無に係わらず複数のファ
イル情報の副データ同士を組合せることにより、その各
情報から全く新しい本体データを作成する手段を設けた
りすることもできる。

【００３４】また、複数のファイル情報の各副データ
を、その各副データを構成する情報要素毎に水平に並べ
替えるか又は共通部分同士を繋ぐ処理を行なう副データ
管理手段を備、あるいはその各副データを構成する情報
要素に分離して共通の情報要素毎にまとめ、その共通の
情報要素から関連のある元の副データを作るための識別
コードを各本体データ毎に持たせる副データ管理手段を
設けた電子ファイル装置も提供する。

【００３５】この電子ファイル装置において、検索時に
上記まとめられた共通の情報要素の組み合わせを示す検
索情報を作成する手段と、その検索情報によって各共通
の情報要素を検索し、その検索結果の各情報要素を上記
識別コードによってグループ化して副データを再構成す
る副データ再生手段とを設けるとよい。

【００３６】その場合、上記副データ再生手段によって
再構成された副データを、検索時の一致度によってラン
ク付けする手段を設けるとよい。そして、上記副データ
再生手段によって再構成された副データのうち、検索頻
度が高いものは分解せずに保存し、該保存した副データ
が一定期間検索されなかったときには抹消する手段を設
けるとよい。

【００３７】また、この発明は画像情報を読み込む画像
情報読込手段と、その画像情報を検索情報と共に登録し
て蓄積する画像蓄積手段と、画像情報を表示する画像表
示手段と、該画像表示手段の画面上の位置を指示する位
置情報入力手段とを備えた電子ファイル装置において、
上画像情報読込手段から読み込んだ画像情報を登録する
際に、表示手段の画面上に登録・検索用の背景画像を表
示し、その画像上で位置情報入力手段によって指示され
た一点の座標値、あるいは範囲を示す座標値と背景画像
の識別情報（ＩＤ）とを副データとして、上記画像情報
からなる本体データに付加してファイル情報を作成する
手段を設けたもの。

【００３８】上記電子ファイル装置において、画像蓄積
手段に登録されているファイル情報の副データを索引と
して本体データの検索を行なう際に、画面上に上記登録
・検索用の背景画像を表示し、その画像上で上記位置情
報入力手段によって指示された一点の座標値と上記副デ
ータとして付加された一点の座標値との距離が一定値よ
りも短いファイル情報の本体データを検索する検索手段
を設けるとよい。さらに、上記検索手段の検索結果を上
記距離をキーとしてさらに分類し、該距離が短いほど重
要度が高いものとして上記ファイル情報の本体データを
検索する手段を設けるとよい。

【００３９】また、上記画像蓄積手段に登録されている
ファイル情報の副データを索引として本体データの検索
を行なう際に、画面上に上記登録・検索用の背景画像を
表示し、その画像上で上記位置情報入力手段によって指
示された範囲に、副データとして付加された一点の座標
値が含まれるファイル情報の本体データを検索する検索
手段を設けてもよい。

【００４０】あるいは、同様に画面上に登録・検索用の
背景画像を表示し、その画像上で位置情報入力手段によ
って指示された範囲と副データとして付加された座標範
囲とに共有部分が存在するファイル情報の本体データを
検索する検索手段を設けてもよい。

【００４１】さらにまた、スキャナ等の周辺機器を用い
て入力あるいは作成したデータを本体データとし、その
本体データに使用期限等の期日があるときはその期日情
報を副データとして付加してファイル情報を作成する手
段と、該手段によって作成されたファイル情報を記憶装
置に登録する手段とを設けた電子ファイル装置も提供す
る。

【００４２】そして、この電子ファイル装置において、
電源オン時や検索・登録時などの操作時に、現在の日時
と記憶装置に登録されている各ファイル情報に副データ
として付加されている期日情報とを比較し、期日のせま
ったファイル情報を検出する期日検出手段と、それによ
って検出されたファイル情報の本体データの少なくとも
一部をその期日情報と共に画面に表示する手段とを設け
るとよい。

【００４３】さらに、上記ファイル情報の副データとし
て期日情報を付加するときに期日指定しおりを付加する
手段と、その期日指定しおりが付加されたファイル情報
の本体データが、まだその期日がせまっていない時点で
画面に表示される際にそのデータに付加されている期日
指定しおりを同時に表示する手段とを設けるとよい。

【００４４】

【作用】この発明のファイル情報作成方式及び電子ファ
イル装置によれば、イメージ情報等の本体データに分類
及び検索に有用な副データを付加してファイル情報を作
成するので、作成されたファイル情報に対して加工，分
類，検索等を行なって利用する際に、その副データによ
って前作業あるいは準備作業を行ない、本当に本体デー
タが必要な時にのみ本体データを読み出せばよく、殆ん
どの作業は副データで処理できる。

【００４５】このファイル情報の本体データと副データ
は、本体データが省略される場合を除いて常にペアであ
り、切り離された使い方をすることはない。また、情報
取り込み時に人間の感覚に合わせた情報（五感情報）も
同時に取り込んで副データを構成することにより、ＭＭ
Ｉ（マン・マシン・インタフェース）のよい検索が可能
になる。さらに、その副データに種々の情報（データ）
を付加することにより、多様な機能を持たせることがで
き、情報の出所、編集履歴等が判るようにしたり、情報
の公開を適切に制限したり、互換性の問題を解決したり
することができる。

【００４６】さらに、ファイル情報自身がその副データ
に加工等の処理される手順やそれを制御する能動的な情
報を持つことができるので、自分で電子ファイル装置の
必要なプログラムを立ち上げて情報を収集したり、端末
を起動させて操作者に入力を要求させたりすることもで
き、情報の管理及び処理が飛躍的に容易になる。

【００４７】また、画像情報読込手段から読み込んだ画
像情報を登録する際に、表示画面上に登録・検索用の背
景画像を表示し、その画像上で指示された一点の座標
値、あるいは範囲を示す座標値と背景画像の識別情報
（ＩＤ）とを副データとして、上記画像情報からなる本
体データに付加してファイル情報を作成することによ
り、検索を迅速且つ容易に行なえるようにすることもで
きる。

【００４８】すなわち、数値として表現しにくい属性や
主観的な傾向というようなあいまいな属性を平面上の位
置や範囲あるいは距離といった幾何学的な条件に置き換
えたり、本来面状に分布するような属性を直接的に検索
対象とすることができ、それによって操作性と検索効率
を向上させるこができる。例えば、グラフ上に示される
値に対応した属性や、非定量的であるが平面上で表され
る相対的な位置関係の情報、地図や構造図上の位置など
に対応した情報等を分類・検索情報として利用すること
が可能になる。

【００４９】さらにまた、スキャナ等の周辺機器を用い
て入力あるいは作成したデータを本体データとし、その
本体データに使用期限等の期日があるときはその期日情
報を副データとして付加してファイル情報を作成し、登
録することもできる。そして、電源オン時や検索・登録
時などの操作時に、現在の日時と登録されている各ファ
イル情報に副データとして付加されている期日情報とを
比較し、期日のせまったファイル情報を検出し、その検
出されたファイル情報の本体データの少なくとも一部を
その期日情報と共に画面に表示するみことができる。

【００５０】それによって、使用期限等の期日のある情
報の期日管理を簡単に且つ確実に行なうことが可能にな
る。。なお、個々の請求項に対応する作用は、後述する
この発明の各実施例の説明において述べる。

【００５１】

【実施例】以下、この発明の実施例を図面に基づいて具
体的に説明する。この発明の対象とする電子ファイル装
置のハード構成は、図２及び３に示した前述のものとほ
ぼ同様であるので、その説明は省略して図２及び３をこ
の発明の実施例の説明に援用する。

【００５２】先ず、この発明によるファイル情報作成方
式によって作成するファイル情報の構成について、図１
によって説明する。この発明に関係するファイル情報の
フォーマットとして、マイクロソフト社が提唱している
ＴＩＦＦフォーマットなるものがある。これは、イメー
ジ情報のファイル構造の定義をしているものであり、こ
れにはイメージ情報にタグが付されるが、それはイメー
ジ情報自身が何者であるか等の情報や自身が編集，出
力，検索などされるのを制御する能動的情報等を含まな
い物理レベルに近い情報（例えば、スキャナの種類や解
像度等）である。

【００５３】この発明の方式によって作成するファイル
情報は、図１に示すように、本体データＭＤと副データ
ＳＤと後ヘッダＲＨとによって構成され、後ヘッダＲＨ
はエラー検出や再生等の後処理情報であり、これは公知
技術の部分なので以下の説明では本体データＭＤに含ま
せて考えるものとする。

【００５４】したがって、この発明によれば、電子ファ
イル装置においてスキャナ等の周辺機器を用いて入力あ
るいは作成したイメージ情報あるいはコード情報（２バ
イト情報）を本体データＭＤとし、その本体データＭＤ
にその分類及び検索に有用な情報を副データＳＤとして
付加してファイル情報を作成する。

【００５５】副データＳＤは、本体データのデータ構造
は勿論のこと、以下に述べる制御情報等を含むあらゆる
本体データに関する分類及び検索に有用な情報をさす。
また、副データの中で検索・分類に明らかに使用されな
い情報で且つ本体データと密着した情報は、本体データ
に取り込まれることもある。

【００５６】例えば、本体データを入力あるいは作成し
た時の状況を示す情報、すなわち作成日付，時間，使用
した編集アプリケーション，作成者（人間）の五感情報
（温度，湿度，明るさ，原稿の色や厚さなど）等の組み
合わせによって構成することができる。

【００５７】このように、情報を本体データと分類・検
索のための副データとによって構成することにより、人
間の操作によらず分類を自動化できる。この副データの
構成情報についてさらに具体的に説明する。日付の情報
の場合、その日付は本体データに関係する日付あるいは
期日であり、検索情報として必要な日付である。この日
付から直接ファイル情報を検索することができるし、ス
ケジュールの中の内容、例えば会議名等からその日付を
推定して間接的に検索することもできる。

【００５８】編集アプリケーションの情報は、ファイル
情報を作ったアプリケーション名から検索することがで
き、またその情報を表示したり変更追加する場合の情報
しても使用できるようになる。このように本体データが
何のアプリケーションを使って作られたの情報を副デー
タの形で本体データに付加することにより、情報の管理
及び処理が飛躍的に容易になる。

【００５９】人間の五感情報は、人間と機械とのマン・
マシン・インタフェースの円滑化のために付ける検索用
の情報である。そのほかに、本体データの一部又は全部
の出力を制御する情報や、検索アプリケーションのアプ
リケーション名とその検索情報や情報の出所情報（作成
した装置のＩＤ番号）等が副データとして本体データに
付加される。

【００６０】ファイル情報を全く新たに作成する場合に
ついて考えると、それを作った日付，編集に使用したア
プリケーションソフト名，人間の五感に関する情報で機
械化できた情報、作った時の装置名(ＩＤ番号)低層レベ
ルの情報（本体データのファイル構造情報等）等は、自
動的に副データとして書き込まれる。さらに、そのアプ
リケーションソフトを使って、プリンタ等の出力制御情
報法や重要度のランク付け等を行なった場合は、その情
報も副データに取り込まれる。

【００６１】上記出力制御情報としては、そのファイル
情報の本体データの出力を全部又は部分的にコントロー
ルするための情報で、例えば本体データがイメージ情報
の場合、イメージ画面の一部（秘密にする部分）を白抜
きで表示あるいはプリントしたいような場合は、その白
抜き情報と白抜き範囲の座標情報が副データに付加され
る。その場合ある部分を表示画面に出力して見ることは
できるがプリントはできないようにする出力制御情報を
付加することもできる。

【００６２】さらに、データの出力を部分毎にランク付
けを行なってコントロールする情報（イメージ画面の出
力を制御したい各部分の座標とランクの情報）を副デー
タに付加することもでき、そのようにすれば、利用者の
パスワードを入力することにより、その地位等のランク
に応じて表示やプリントを制御することができる。

【００６３】情報を外部からもらう場合は、そのファイ
ル情報は副データが付いた形でもらうため、同一のシス
テム（電子ファイル装置）であればその副データの内容
が読めるので、それが自動的に分類される。また、異な
るシステムでは副データにアプリケーション情報又はア
プリケーションソフトが付加されているので、ファイル
情報を当該電子ファイル装置に登録する時、この副デー
タに基づいてコンバートソフトを走らせて変換を行な
う。同一検索アプリケーションソフトであれば自動登録
される。異なるシステムでは、副データ構造が異なるの
で、この時は副データをコントロールする副データコン
トロールを情報と合わせて受け渡しを行ない、副データ
の並べ変え及び削除／変更を行なう。

【００６４】次に、この発明による電子ファイル装置に
ついて説明する。そのハード構成は前述のように図２及
び３に示したものとほぼ同様であるが、その機能が相違
するので、まずそのファイル情報作成に係る機能を図４
に機能ブロック図で示す。すなわち、システム制御手段
２０，副データ制御手段２１，副データ収集手段２２，
内部副データ生成手段２３，五感情報検出手段２４，副
データ入力手段２５，副データ編集手段２６，入力制御
手段２７，入力手段２８，記憶制御手段２９及び記憶手
段３０からなる。

【００６５】システム制御手段２０は、図３のＣＰＵ１
０及びプログラムメモリ１１等からなるコンピュータに
よるこの装置全体を統括制御するコントローラとしての
機能である。副データ制御手段２１は、システム制御手
段２０の制御により、画像ファイル（本体データ）を入
力する際の副データの取り込みや、複数のファイル情報
の副データ同士を組み合わせて新たな副データを生成す
る副データ編集を制御する。

【００６６】また、この副データ制御手段２１は、後述
する入力手段２８によってこの発明の方式で作成された
ファイル情報を入力した場合、その副データを取り込ん
で、その副データを構成する情報の並び及び増減をコン
トロールする副データコントロール手段、及び取り込ん
だ副データに副データコントロール情報（副データの情
報の並びをコントロールするソフト）が付加されている
場合には、それを解析して取り込んだ副データを当該装
置の副データ（当該システム固有の標準フォーマットの
副データ）に変換し、後述する副データ編集手段２６へ
渡す副データ変換手段の機能も有している。それによっ
て、多種多様な副データの管理が容易になる。

【００６７】副データ収集手段２２は、副データ制御手
段２１の制御により、内部副データ生成手段２３，五感
情報検出手段２４及び副データ入力手段２５からから取
り込む副データの情報を収集して、後述する副データ編
集手段２６及び記憶手段３０へ渡す。

【００６８】内部副データ生成手段２３は、カレンダ及
び時計機能と自己の機種名を示すＩＤ番号（コード）を
記憶したメモリ、入力される画像データの解像度の判別
機能等であり、内部クロックのカウントによって生成さ
れる年月日や曜日，時刻の情報、自身のＩＤ番号、画像
データ読み込み時の解像度、使用したアプリケーション
ソフト名等の装置自身で持っているか生成可能な副デー
タの情報を発生させる。

【００６９】五感情報検出手段２４は、温度センサ、湿
度センサ，光センサ（照度センサ），カラーセンサ等で
あり、人間の五感情報のうち、自動的に検知できる情報
（主として環境情報）を検出する部分であり、本体デー
タ作成時の温度，湿度，明るさ，文書情報をスキャナで
読み込む場合の紙の色等を検出して副データの情報とす
る。

【００７０】副データ入力手段２５は、キーボード２や
マウス１５などの人が操作する入力手段であり、人間の
五感情報のうち自動的に検知するのが困難な情報、例え
ば、原稿の厚さ，汚れ，手ざわり等、さらに分類情報，
重要度，使用目的，出力条件，公開制限（公開時の課
金，秘密保全のためのパスワード等），消去条件，変更
制限，作成者名等の各種情報を入力して副データに加え
ることができる。

【００７１】副データ編集手段２６は、副データ制御手
段２１に制御され、場合によっては入力されたファイル
情報から分離して副データ制御手段２１で編集された副
データも受け取り、複数のファイル情報の副データ同士
の組み合わせ、分離や、副データ収集手段２２によって
新たに作成された副データテと他のファイル情報の副デ
ータとの組み合わせ等の編集により、新たなファイル情
報の副データを作成して記憶手段３０へ渡す。

【００７２】入力制御手段２７は、入力手段２８による
イメージ情報（画像ファイル）又は文書情報（文字コー
ドファイル）の入力を制御する。入力手段２８は、ＣＣ
Ｄラインセンサを用いたスキャナ３やビデオカメラ、Ｆ
ＡＸ，ＬＡＮ等の通信装置６、あるいは光ディスクドラ
イブ装置（ＯＤＤ）８などであり、書類のスキャンや撮
影によるイメージ情報や外部（ＦＡＸ，パソコン，ワー
プロ，ＯＣＲ等）から受信するか、内蔵のＯＤＤで光デ
ィスク９から読み出したデータ（イメージ又はコード
で、副データを含むファイル情報の場合もある）を入力
する。

【００７３】記憶制御手段２９は、記憶手段３０へのリ
ード／ライトやＤＭＡ（ダイレクト・メモリ・アクセ
ス）制御、及びＦＤＤ，ＨＤＤ，ＯＤＤ等の記憶装置の
制御も行なう。記憶手段３０は、ＲＡＭ等の半導体メモ
リ，ＦＤＤ（フロッピディスク・ドライブ装置），ＨＤ
Ｄ（ハードディスク・ドライブ装置），ＯＤＤ（光ディ
スク・ドライブ装置）等のファイルメモリであり、記憶
制御手段２９の制御により、入力手段２８で入力したイ
メージ情報又は文書情報を本体データとして、副データ
収集手段２２で収集された副データ又は副データ編集手
段２６で編集された副データを付加してファイル情報と
して、いずれかの記憶装置の同じファイルに格納する。

【００７４】ここで、この電子ファイル装置によるファ
イル情報を作成して登録する際の動作を図５及び図６の
フローチャートに従って説明する。登録処理を開始する
と、先ずこの例では入力手段２８のスキャナあるいはビ
デオカメラからイメージ情報を取得し（通信装置からイ
メージ情報又はコード情報あるいはそのミックス情報を
取得する場合もある）、同時に内部副データ生成手段２
３及び五感情報検出手段２４により入力時の環境情報
（日時，温度，湿度，明るさ等）を自動で取得して、そ
れぞれ記憶手段３０のイメージメモリ及び環境保管メモ
リ（ＲＡＭ）に一時記録する。イメージ情報は１枚ずつ
入力してもまとめて大量に入力してもよい。

【００７５】そして、このまま保管するか否かを表示装
置４に表示してオペレータによる指示（キー入力）を待
ち、このまま保管が指示されると、図６のＡへ進んで、
記憶手段３０に一時記憶したイメージ情報を本体データ
とし、環境情報により副データを作成してそれに付加し
て、ファイル情報としてメディアの同じファイルに記録
して処理を終了する。

【００７６】このまま保管しない場合は、登録作業をす
るか否かの指示を待ち、しないとの指示があれば、一時
記録した情報を破棄（消去）して処理を終了するが、登
録作業をするとの指示があると、一時記憶したイメージ
情報を表示装置（ＣＲＴ）に表示して記録媒体に登録す
るか否かの指示を待ち、しないとの指示があれば、やは
り一時記録した情報を破棄して処理を終了する。

【００７７】登録するとの指示があると図６のＢへ進
み、入力時の環境を手動で追加するか否かの指示を待
ち、追加する場合は、キーボード２等の副データ入力手
段２５からオペレタの入力操作による環境情報（前述し
た自動検出できない五感情報や資料を入手した場所等）
を追加入力してメモリに環境情報の追加書き込みをす
る。

【００７８】そして、手入力で分類をするか否かの指示
を待ち、しない場合はそのまま登録するかの判断へ進む
が、分類する場合は副データ入力手段２５からオペレー
タの入力操作による分類情報にしたがって分類し、その
分類情報をメモリに書き込んで一時記憶させる。その後
登録するか否かを判断し、登録しない場合は図５のＣへ
進んで一時記憶した各情報を破棄して処理を終了する
が、登録する場合は、メモリに一時記憶した環境情報及
び分類情報より副データを作成し、本体データであるイ
メージ情報に付加して、ファイル情報としてメディアの
同じファイルに記録して処理を終了する。

【００７９】次に、上述のようにして作成して登録した
ファイル情報の本体データであるイメージ情報の一部を
切り抜いて編集し、新たなファイル情報を作成する場合
の処理を図７乃至図９のフローチャートに従って説明す
る。図７は切り抜き処理を示し、先ず外部入力装置（外
部のＨＤＤやＯＤＤ等）あるいは内蔵の光ディスク装置
（ＯＤＤ）より必要なイメージ情報のあるファイル情報
を検索して、その本体データであるイメージ情報をメモ
リに保管し、それを表示装置の画面に表示すると共に、
副データをメモリに一時格納する。

【００８０】そして、切り抜き可能か否かをチェックす
る。すなわち、検索されたファイル情報の副データに含
まれる制限事項をチェックする（制限されていても検索
者の地位により切り抜き可能になる）。その結果、可能
でない場合は保管したイメージ情報を破棄して処理を終
了する。可能な場合は、オペレータがマウス１５等を使
って必要な部分を切り抜く指示を入力すると、その切り
抜くイメージ情報をメモリに保管して切り抜きを完了す
ると共に、切り抜く部分の座標をメモリに保管する。

【００８１】次いで、メモリに保管した切り抜き元の副
データと切り抜き部分の座標情報等により出所情報（元
のファイル情報を作成した装置のＩＤ，編集アプリケー
ション，解像度等の低層情報，切り抜き位置，時期属性
等の情報）を副データとして作成し、切り抜いたイメー
ジデータをこの副データと共に切り抜き情報として一時
保管して処理を終了する。

【００８２】図８及び図９は張り付けによって新たなフ
ァイル情報を作成して登録する処理を示し、図８の張り
付け操作を開始すると、先ず前述の切り抜き処理の場合
と同様に、外部入力装置（外部のＨＤＤやＯＤＤ等）あ
るいは内蔵の光ディスク装置（ＯＤＤ）より必要なイメ
ージ情報のあるファイル情報を検索して、その本体デー
タであるイメージ情報を表示装置の画面に表示すると共
に、その副データをメモリに一時格納する。なお、切り
抜きイメージ情報のみによって新たなファイルのイメー
ジ情報を作り出す場合は、白紙のイメージ情報をメモリ
に保管して画面に表示する。

【００８３】次いで、先に切り抜いて一時保管した切り
抜き情報を検索し、その切り抜きイメージ情報を表示装
置の画面に表示すると共に、切り抜き情報に付加されて
いる副データをメモリに格納する。

【００８４】その後、オペレータによってマウス１５等
を使って張り付け位置が指定されると、その位置に切り
抜きイメージ情報を張り付け、そのイメージ情報をメモ
リに保管すると共に、張り付け位置部分の座標をメモリ
に保管する。その際、切り抜き元と張り付け先の低層情
報（分類情報，制御情報を除いたイメージ再現のための
情報で、以下「低層情報」という）が異なる場合には、
それを合わせるために変換ソフトを通すことが必要にな
る。

【００８５】そして、張り付け完了か否かを判断し、張
り付けが複数必要な場合は上述の処理を張り付け数だけ
繰り返して、張り付けを完了すると図９のＧへ進み、完
成されたイメージ情報を一時保管する。一方、メモリに
格納した張り付け先のファイル情報の副データと切り抜
き情報の副データと張り付け位置部分の座標情報とか
ら、新たな副データを作成してメモリに保管する。

【００８６】その後、編集時の環境を手動で追加するか
否かの指示を待ち、追加しない場合はそのまま分類する
か否かの判断へ進むが、追加する場合はオペレータがキ
ーボード２等から手動で環境情報を追加入力すると、そ
の環境情報をメモリに保管し、手入力により分類するか
否かを判断する。しなければ、そのまま副データ作成の
処理へ進むが、する場合はオペレータがキーボード２等
から手動で分類情報を入力すると、その分類情報をメモ
リに保管した後、副データ作成の処理へ進む。

【００８７】そこで、張り付け先の副データ，切り抜き
情報の副データ，張り付け位置部分の座標情報，手動で
入力された環境情報及び分類情報と、編集に使用したア
プリケーション名，編集時に自動生成される環境情報等
に基づいて、副データを再構築して作成する。

【００８８】そして、登録の指示があると、張り付けに
より作成したイメージ情報と再構築によって作成し副デ
ータを合体して、新たなファイル情報として所定の記録
メディアに格納して登録し、処理を終了する。登録しな
い（キャンセル）指示があった場合には、作成したイメ
ージ情報と副データを破棄して処理を終了する。

【００８９】このように、この発明による方式で作成さ
れた本体データと副データによって構成されたファイル
情報を外部から操作して変更すると、その副データのみ
が残るか抹消され、変更された本体データには、新たな
変更履歴が付加された副データが付き、履歴をとらない
場合は新情報として新たな副データが生成されて変更さ
れた本体データに付けられる。その新たな副データは、
変更前のファイル情報の副データを一部（分類情報や制
御情報を除いた情報）使用して生成される。

【００９０】こうすることにより、イメージ情報の出所
を常にその情報自身が管理でき、変更されればその変更
履歴をとるので、情報の信頼性及び復元性を向上させる
ことができる。履歴をとらない場合は、新情報として取
り扱い情報の出所の責任分担をはっきりさせ、情報の一
人歩きを禁止することができる。

【００９１】変更はアプリケーションソフトによって行
なわれ、ページの追加，削除，一部変更等は副データに
書き込んで本体データに触れずに行ない、出力時に副デ
ータの変更内容に従ってプリント出力や表示出力を行な
う方式と、本体データ自体を変更してしまう方式とがあ
る。

【００９２】ここで、上述した切り抜き及び張り付け処
理によるファイル情報の作成について、図１０乃至図１
９によって説明する。図１０は切り抜き処理の説明図で
あり、切り抜き元のファイル情報は、（ａ）に実線で示
す矩形エリアのイメージ画面Ｓ１を構成するイメージ情
報の本体データＭＤ１と０〜８の情報からなる副データ
ＳＤ１によって構成されており、イメージ画面Ｓ１内の
破線で示す矩形のエリアが切り抜き部分Ｃである。

【００９３】副データＳＤ１を構成する０〜８はそれぞ
れ次の情報である。１：コントロールソフト管理２：出所情報３：重要度情報４：出力ランク制御
５：検索情報６：日付７：アプリケーション８：低層情報（イメージ情報の解像度，コントラスト
等）

【００９４】コントロールソフト管理は、図１１に示す
ように次のＡ，Ｂの情報からなる。Ａ：ソフトバージョンＢ：Ｒｅｖｉｓｉｏｎ（改
定）

【００９５】出所情報は、図１２に示すように次のＡ〜
Ｃ，Ｄ，…の情報からなる。Ａ：情報の流用無し：０，有り：１Ｂ：個所数Ｃ：切り抜き１番目の出所情報と配置自：０他：１情報ＩＤページ座標編集アプリケーション情報（本体データを付けない場合
は不要）低層情報（本体データを付けない場合は不要）配置ページ：０部分張り付け：１追加ページ位置又は張り付け座標Ｄ：切り抜き２番目の出所情報と配置以下同じ（省略）

【００９６】重要度は、図１３に示すように次のＡ〜Ｄ
の情報からなる。Ａ：重要度ランク無し：０有り：１Ｂ：レベル１の個所数と場所Ｃ：レベル２の個所数と場所Ｄ：レベル３の個所数と場所

【００９７】出力ランク制御は、図１４に示すＡ〜Ｄの
情報からなる。Ａ：ランク無し：０有り：１Ｂ：レベル１の個所数と場所Ｃ：レベル２の個所数と場所Ｄ：レベル３の個所数と場所

【００９８】検索情報は、図１５に示すように次のＡ〜
Ｉの情報からなる。Ａ：検索情報無し：０有り：１Ｂ〜Ｉ：検索項目日付は、図１６に示すように次のＡ〜Ｄの情報からな
る。Ａ：日付の属性無し：０有り：ｌＢ：指定作成日Ｃ：本体データ作成日Ｄ：
副データ作成日

【００９９】アプリケーションは、図１７に示すように
次のＡ〜Ｄの各情報からなる。Ａ：情報編集アプリケーション無し：０有り：
１Ｂ：ＩＤＮｏ．Ｃ：検索アプリケーションＩＤ無し：０有り：
１Ｄ：ＩＤＮｏ．

【０１００】低層情報は、図１８に示すように次のＡ〜
Ｆの各情報からなる。Ａ：解像度Ｂ：読み取りサイズＣ：コントラス
トＤ：輝度Ｅ：ＴＥＸＴ／ＰＨＯＴ処理Ｆ：
圧縮種類

【０１０１】そして、切り抜き結果のファイル情報は図
１０の（ｂ）に示すように、切り抜き部分Ｃのイメージ
画像を構成するイメージ情報の本体データＭＤ２と０〜
８の情報からなる副データＳＤ２によって構成される。
副データＳＤ２を構成する１〜８の各情報の種類は前述
した切り抜き元の情報の副データＳＤ１と同じである
が、その内容が変わる。

【０１０２】１：コントロールソフト管理は省略２：出所情報Ａ：情報の流用有り：１Ｂ：個所数１Ｃ：切り抜き１番目の出所情報と配置自：０情報ＩＤページ座標編集アプリケーションのＩＤＮｏ．低層情報配置切り抜き張り付け先ＸＹ座標

【０１０３】３，４：重要情報，出力ランク制御無し（ランクが付いている情報であれば切り抜き許可さ
れた者のみ）５：検索情報無し６：日付日付の属性無し：０７：アプリケーションＡ：編集アプリケーション有り：１Ｂ：ＩＤＮｏ．８：低層情報読み取りサイズのみ変更、他の情報は切り抜き元の副デ
ータと同じ。

【０１０４】上述の切り抜きしたイメージ情報を他のフ
ァイル情報のイメージ情報に張り付けて新たなファイル
情報を作成した場合の構成例を図１９に示す。このファ
イル情報は、実線で示す矩形エリアのイメージ画面Ｓ２
内の破線で示す矩形エリアに切り抜き部分Ｃのイメージ
画面を張り付けたイメージ情報を構成する本体データＭ
Ｄ３と、０〜８の情報からなる副データＳＤ３によって
構成されており、副データＳＤ３を構成する１〜８の各
情報の種類は前述した切り抜き元の情報の副データＳＤ
１と同じであるが、その内容が変わる。

【０１０５】１：コントロールソフト管理は省略２：出所情報Ａ：情報の流用有り：１Ｂ：個所数１Ｃ：切り抜き１番目の出所情報と配置他：１情報ＩＤページ座標編集アプリケーションのＩＤＮｏ．低層情報配置部分張り付け張り付け座標

【０１０６】３，４：重要情報，出力ランク制御無し５：検索情報無し６：日付日付の属性無し：０７：アプリケーションＡ：編集アプリケーション有り：１Ｂ：ＩＤＮｏ．８：低層情報読み取りサイズのみ変更、他の情報は張り付け先の副デ
ータと同じ。

【０１０７】上述した例のように、本体データを作成し
たときに使われたアプリケーションソフトを指定する情
報（ＩＤＮｏ.）を副データに付加することにより、ア
プリケーションソフトが無いと本体データが見えない情
報（コード情報等）や本体データを変更／削除／編集す
ることができない情報でも入れることができ、情報の互
換性や編集性を向上させることができる。

【０１０８】例えば、市販のワープロソフトや表計算ソ
フトで作られた情報を本体データとして取り込み、副デ
ータにそのソフトのＩＤＮｏ.を付加したファイル情報
を作成することもでき、そのアプリケーションソフトの
データ量が少なければ、それを全部副データに付加して
しまうこともできる。また、上述した切り抜き情報を張
り込まれた情報を変更する場合には、その副データに付
加されたアプリケーション情報を起動させることによ
り、容易に変更することができる。

【０１０９】さらに、このようにして作成されたファイ
ル情報の副データに、その情報を廃棄する条件を入れる
ことによって、その条件を満たしたときに自動的にその
ファイル情報が廃棄されるようにすることもできる。そ
の場合の廃棄情報としては、例えば廃棄期日，廃棄警
告，使用頻度に応じて廃棄するための使用頻度情報（使
用頻度の高い情報は廃棄しない）等が付加される。この
ようにして、不要になったファイル情報が自動的に廃棄
されるようにすれば、情報の管理が容易になり、記憶装
置のメモリ容量を常に有効に利用することができる。

【０１１０】なおまた、本体データを暗号化し、それを
解く情報を副データに付加することもできる。本体デー
タは通常は標準化構造のため、副データが無くとも読む
ことは可能であるが、それによって出力を制限した秘密
情報が読み出されるのを防ぐことができる。あるいはま
た、本体データの出力を限定するために、副データにパ
スワード情報を付加することにより、出力（表示，プリ
ント，送信等）を制限した情報の機密性を保つことがで
きる。

【０１１１】さらに、図４の副データ制御手段に、副デ
ータの情報の並びや増減をコントロールする副データコ
ントロール手段を備えている場合には、作成したファイ
ル情報が図２及び３に示したＯＤＤ８によって光ディス
ク９に格納されて取り出されたり、通信装置６によって
送信されるなどの方法で持ち出される際に、副データコ
ントロール手段で使用している副データコントロールソ
フトの一部又は全部をそのファイル情報に付加するのが
望ましい。その場合の付加は、副データの中に入れても
よいし、副データとは別にセットしてもよい。

【０１１２】外部に持ち出された情報は、基本的には他
の異なるシステムの独立した装置に持って行っても読み
出すことはできない。それは、本体データの構造が判ら
ないからである。但し、本体データが暗号化されておら
ず、ＴＩＦＦのような業界標準のフォーマットで作成さ
れていれば、低層レベルでは読み込み可能である。しか
し、情報の受け渡しが管理されていないので極めて利用
しにくかった。

【０１１３】そこで、上述のように副データコントロー
ル情報（ソフト）を付加することにより、そのファイル
情報を外部システムから持ち込まれたシステム側では、
その副データコントロール情報を用いて、持ち込まれた
ファイル情報の副データを解析して、当該システムの副
データに変換することができる。それによつて、ファイ
ル情報の互換性が確保され、処理スピードのが速くな
り、情報の管理が容易になる。

【０１１４】なお、コンバート情報は副データコントロ
ール情報に書き込まれており、コンバート時に書き換え
てはならない情報や本体データの構造情報、出所などは
基本的には並びが変るだけで触れない。また、アプリケ
ーションレベルでの情報のコンバートができない情報
は、情報登録時又は読み込み時に、操作者に削除するか
あるいはどう変更するかを問い合わせるような解析ツー
ルを設けてもよい。

【０１１５】次に、この発明による電子ファイル装置の
実施例における、ファイル情報の分類・検索に係る機能
を図２０に機能ブロック図で示す。これは、図４にも示
したシステム制御手段２０，記憶制御手段２９及び記憶
手段３０と、検索制御手段３１，検索手段３２，検索情
報入力手段３３，出力制御手段３４，出力手段３５と、
本体データ検索／作成手段３６及び副データ管理手段３
７からなる。

【０１１６】システム制御手段２０，記憶制御手段２９
及び記憶手段３０は、図４においてはファイル情報の作
成に関する各機能を果たす手段であったが、ここではフ
ァイル情報の分類及び検索に関する各機能を果たす。検
索制御手段３１は、キーボードやマウス等による検索情
報入力手段３３を制御し、操作者による検索条件の情報
を入力して検索手段３２を制御し、要求されたファイル
情報を検索させる。

【０１１７】検索手段３２は、検索制御手段３２からの
検索指令に応じて、予め作成したテーブルや後述する副
データ管理手段３７に管理されている副データを検索
し、その結果必要なファイル情報の本体データを後述す
る本体データ検索／作成手段に検索あるいは作成させた
り、記憶制御手段に検索結果の情報を送って必要なファ
イル情報を記憶手段３０に読み出させたりする。

【０１１８】出力手段３５は、図２及び３に示した表示
装置４，プリンタ５，及び通信装置６を含むデータを出
力する手段であり、出力制御手段３４に制御されて、記
憶手段３０によって読み出されたファイル情報の本体デ
ータを表示したりプリントアウトしたり、副データも付
加して送信したりする。

【０１１９】本体データ検索／作成手段３６は、本体デ
ータの無い複数のファイル情報の副データ同士の情報か
ら本体データを検索又は作成する。また、複数のファイ
ル情報の副データ同士を組み合わせることにより、その
各情報から全く新しい本体情報を作成する。

【０１２０】副データ管理手段３７は、前述のようにし
て作成された本体データと副データからなる多数のファ
イル情報を、その各副データに基づいて自動的に分類す
る。そのため、複数のファイル情報の各副データと本体
データとを識別コードによって関連付けて分離する手段
と、その分離された各副データのみを分類する手段、ま
たはその分離された各副データを分類すると共に該副デ
ータに本体データの一部あるいは本体データを簡略化し
たデータを付加する手段を有する。

【０１２１】さらに、複数のファイル情報の各副データ
を、該各副データを構成する情報要素毎に水平に並べ替
えるか又は共通部分同士を繋ぐ処理を行なう手段、ある
いは複数のファイル情報の各副データを、該各副データ
を構成する情報要素に分離して共通の情報要素毎にまと
め、該共通の情報要素から関連のある元の副データを作
るための識別コードを各本体データ毎に持たせる手段を
備えることができる。

【０１２２】検索時に前記まとめられた共通の情報要素
の組み合わせを示す検索情報を検索手段が作成すると、
その検索情報によって前記各共通の情報要素を検索し、
その検索結果の各情報要素を識別コードによってグルー
プ化して副データを再構成する副データ再生手段も設け
ることができる。その場合、副データ再生手段によって
再構成された副データを検索時の一致度によってランク
付けする手段や、その再構成された副データのうち検索
頻度が高いものは分解せずに保存し、その保存した副デ
ータが一定期間検索されなかったときには抹消する手段
も設けることができる。

【０１２３】この実施例によれば、同一システム内に読
み込んだファイル情報は、副データと本体データが識別
コードであるＩＤによって関連づけられて分離され、例
えば副データはＲＡＭに、本体データは磁気ディスク装
置に記憶される。そして、分類，検索等の処理をされる
時は副データのみで本体データは動かない。本体データ
は必要な時にはじめてＩＤ経由で呼び出される。そうす
ることによって、容量の大きい本体データの処理を減ら
すことができ、分類，検索等の処理スピードを上げるこ
とができる。

【０１２４】このように、副データのみを分類する場合
に、その副データに本体データの一部（例えば１ページ
目のみ）あるいは本体データを簡略化したデータ（例え
ば解像度を６００ｄｐｉから１００ｄｐｉのように低く
してデータ量を減らす）を付加することにより、処理ス
ピードを一層速めることが可能になる場合がある。

【０１２５】また、本体データがなくとも、副データの
情報により本体データを自動的に作るか又は検索するこ
とがき、それによって、副データと本体データが常に１
対１で存在する必要がなくなり、副データが本体データ
を全共有又は一部共有することができ、同じ情報を重複
して保管することがなくなり、メモリ容量を有効に使用
して、より多くのファイル情報を格納できるようにな
る。

【０１２６】例えば、前述したようにあるファイル情報
の本体データの一部を切り抜いて新たなファイル情報の
本体データを作成した場合、その切り抜き元の情報ＩＤ
と切り抜き位置の座標情報を新たなファイル情報の副デ
ータに持たせておけば、本体データが無くても、画面表
示やプリント出力等に必要な時に、副データの情報を読
み込むことにより、切り抜き元の本体データを抜き出し
てくればよい。このような切り抜きは、ページ単位でも
本体データ全部を流用する場合でも同様である。

【０１２７】また、複数のファイル情報の副データ同士
の情報により、新たな本体データを自動的に作るか又は
検索することもできる。すなわたち、必要な項目を指定
することにより、必要な情報を編集して新たな本体デー
タを自動的に作成し、用紙にプリントアウトさせるよう
なことも簡単にできる。

【０１２８】例えば、この発明を特許情報を管理する電
子ファイル装置に適用した場合、１９６１年〜１９９０
年の間の「しおり検索」に関する特許全ての発明の名
称，分類，特許請求の範囲を切り抜いて、Ａ４サイズに
まとめて一つの文書にしたいと指定すれば、それを簡単
に作成することができる。そして、その作成した文書を
新たなファイル情報として登録する場合は、前述のよう
に本体データは不要であり、副データのみのファイル情
報として登録すればよい。

【０１２９】次に、副データを分類する方式として、多
数のファイル情報の副データをツリー構造に並べるので
はなく、副データの中身の情報毎に水平に並べ換える
か、または共通する部分同士を繋ぐ（グループ分けす
る）方式で、テーブルを作ることにより検索スピードを
上げることができる。

【０１３０】さらに、副データを情報要素毎に分離し、
各副データの共通の情報要素毎まとめてグーループ化
し、その共通の情報要素から関連のある元の副データを
作るためのＩＤを各本体データ毎に副データの各情報要
素に持たせることにより、一層検索スピードを上げるこ
とができる。

【０１３１】図２１はその副データ分類方式の説明図で
あり、多数の副データＡ，Ｂ，Ｃ，…（ＩＤ）が、それ
ぞれ破線で示すように複数の情報要素１，２，３，…で
構成されているものとし、その各情報要素をバラバラに
分離して共通する情報要素ごとに集め、実線で示すよう
に複数のグループＧ１，Ｇ２，Ｇ３，Ｇ４，…を作って
分類する。

【０１３２】例えば、副データＡと副データＢをそれぞ
れ構成する情報要素の一部に環境情報である「寒い」と
人間の五感情報である「汚い」という情報があったとす
ると、その各副データの情報要素である「寒い」はグル
ープＧ２に、「汚い」はグループＧ３に分離して分類さ
れる。

【０１３３】そこで、ある検索情報の一部に、図２２に
示すように「寒い」と「汚い」があったとすると、
登録されている全てのファイル情報を検索するのではな
く、環境情報の「寒い」の集合であるグループＧ２と五
感情報の「汚い」の集合であるグループＧ３を検索し、
その両方に情報要素（ＩＤ）が存在する副データのＩＤ
から各情報要素を集めて副データを再構築し、その本体
データを引き出す。

【０１３４】この例では、グループＧ２，Ｇ３の両方に
ＡとＢのＩＤが存在するので、ＡのＩＤが存在する全て
のグループの情報要素を集めて副データＡを再構築し、
ＢのＩＤが存在する全てのグループの情報要素を集めて
副データＢを再構築して、Ａの本体データとＢの本体デ
ータを検索結果として引き出すことができる。

【０１３５】このようにして副データを再構築する毎
に、その副データに対する検索一致度のカウントを行な
い、各副データに対して検索一致度のランク付けを行な
うようにすることもできる。さらに、再構築された副デ
ータの検索頻度が高いものは分解せずに保存（ＲＡＭに
記憶）しておけば、以後に再び検索された場合の副デー
タ再構築の処理を省いて検索速度を一層高めることがで
きる。そして、一定期間使用されなかった時にその副デ
ータを抹消するようにすればメモリの有効利用も図るこ
とができる。

【０１３６】次に、この発明の他の実施例、すなわち背
景画像を利用して平面的情報を副データに取り込めるよ
うにした電子ファイル装置について、図２３〜図３２を
参照して説明する。この実施例は請求項３１〜３６の発
明に対応している。

【０１３７】図３２は、この実施例の電子ファイル装置
である文書登録・検索装置のハード構成を示すブロック
図であり、制御装置４１，画像情報入出力装置４２，画
像等の文書蓄積装置４３，登録・検索用文書蓄積装置４
４，画像表示装置４５，画像記憶装置４６，キーボード
４７，位置情報入力装置（マウス）４８，及びシステム
バス４９からなる。

【０１３８】この文書登録・検索装置のハード構成は、
図２及び図３に示した前述の実施例の電子ファイル装置
と基本的には同じであり、制御装置４１がＣＰＵ１０，
ＲＯＭ１１等からならなるコンピュータ部に、画像情報
入出力装置４２が画像情報を入力するスキャナ３と出力
するプリンタ５及び入力出力する通信装置６に、画像記
装置４６がイメージメモリ１２にそれぞれ相当する。そ
して、制御装置４１が、後述する図２７，図２８，図３
０，及び図３２のフローチャートに示すこの実施例特有
の処理を行なう。

【０１３９】そこでまず、この実施例で使用する登録・
検索用の背景画像について説明する。この背景画像とし
ては、グラフ上に示される値に対応した属性でもよい
し、地図や構造図上の位置などに対応した情報でもよい
が、ここではその一例を示す。図２４は、その登録・検
索用の背景画像の一例を示す図であり、５個の図形ａ〜
ｅと、直交する２本の直線ｆ，ｇとが表示される場合を
示している。

【０１４０】各図形や直線は、オペレータが座標位置を
知るための目印であり、その大きさや配置等は任意でよ
い。要するに、大凡の座標位置が判断できる画像であれ
ば、どのような画像でも、登録・検索用の背景画像とし
て使用することができる。このような背景画像は、複数
種類を使用することが可能である。

【０１４１】次に、この実施例による文書（画像情報）
の登録時の操作を説明する。最初に、スキャナ等によっ
て入力するか文書登録・検索装置内で作成した文書を登
録するために、オペレータに登録・検索用の背景画像を
選択させ、そのＩＤを得る。なお、背景画像を一種類し
か使用しないシステムではこのような操作は不要であ
り、例えば、図２４に示したような所定の背景画像が画
像表示装置４５の画面に表示される。

【０１４２】複数種類の登録・検索用の背景画像がある
場合には、選択された背景画像を画像表示装置４５の画
面に表示し、同時に位置指定用のカーソルを表示する。
図２５は、その登録・検索用の背景画像と位置指定用の
カーソルが表示された状態の一例を示す図であり、Ｋは
矢印カーソルを示す。

【０１４３】この図２５の画面上で、オペレータに位置
情報入力装置（マウス）４８の操作により画像上の一点
を指定させてその座標値を得る。この場合に、矢印カー
ソルＫが指示した一点の座標値が文書属性の座標値にな
る。

【０１４４】あるいは、オペレータにマウス４８の操作
により画像上の二点を指定させて、それぞれの座標値を
得る。その場合には、図２６に示すように文書属性の領
域（範囲）Ｌが指定されることになり、この領域Ｌを指
定する対角の二点の座標値が文書属性の座標値になる。
なお、この範囲の指定は、必ずしも単純な矩形領域であ
る必要はない。

【０１４５】このようにして、画像上の一点あるいは二
点が指定されると、その座標値と共に使用した背景画像
の識別情報である画像ＩＤを副データとして、入力ある
いは作成した文書（画像）情報である本体データに付加
してファイル情報を作成し、それをＨＤＤやＯＤＤによ
る文書蓄積装置４３の同じファイルに格納する。登録さ
れる。副データには他にキーワード等のインデックス情
報を加えることもできる。

【０１４６】上述のように、この実施例では本体データ
のインデックス情報である副データに、背景画像の画像
ＩＤとその画像上の座標値を付加するため、一種類ある
いは複数種類の登録・検索用の背景画像を用意してお
き、検索時には、登録時に使用したのと同じ種類の背景
画像を表示するようにし、その画面上で先の図２５や図
２６のように指示される対象文書（本体データ）のファ
イル情報を検索する。この場合の背景画像は、ＩＤとし
て用いられる以外には単なる背景であり、座標指示の手
掛りとして機能するだけである。

【０１４７】図２７は、図２３に示した制御装置４１に
よる文書登録時の主要な処理の流れを示すフローチャー
トである。文書登録が開始されると、この図２７の処理
がスタートし、まず登録・検索用画像（背景画像）を選
択させる。なお、背景画像が一種類の場合にはこの操作
は省略される。

【０１４８】次に、選択された登録・検索用画像の画像
ＩＤを取得し、登録・検索用画像と位置指定用のカーソ
ルとを同時に画像表示装置４５の画面に表示する。そこ
でオペレータが画像上の一点を指定すると、その座標値
を取得し、その座標値と背景画像の画像ＩＤを副データ
として、登録する文書（画像）情報である本体データに
付加してファイル情報を作成し、それによって文書の登
録を行って処理を終了する。

【０１４９】また、二点の指定による登録操作の場合
は、図２８のフローチャートに示すようになる。この場
合も図２７による上述の処理と基本的には同様であが、
登録・検索用画像が画像表示装置４５の画面に表示され
たとき、画面上で二点の指定、すなわち始点座標と対角
座標の指定が行なわれ、それによってその二点を対角点
とする領域（範囲）を示す座標値を、画像ＩＤと共に副
データとして本体データに付加してファイル情報を作成
する点が相違する。

【０１５０】次に、この実施例による検索時の動作につ
いて説明する。検索時には、まず検索対象となる登録・
検索用画像（背景画像）をオペレータに選択させて、そ
の画像ＩＤを得る。なお、前にも述べたように背景画像
を一種類しか使用しないシステムではこのような操作は
不要である。次に、図２９に示すように登録・検索用画
像と同時に位置指定用のカーソルＫを画像表装置４５の
画面に表示する。

【０１５１】この図２９に示す検索時の画面上で、オペ
レータにマウス４８の操作によって画像上の一点を指定
させ、その座標値を得る。この場合には、カーソルＫで
指定された図中に破線で示す円内の座標が抽出対象の範
囲になる。先の登録時に設定されたキーワードなどその
他のインデックスと共に、画像ＩＤとその画像上での座
標値を検索条件としてファイル情報の検索を行う。この
場合には、条件式として項目間の数値演算を記述できる
必要がある。

【０１５２】その後、検索されたファイ情報の副データ
中の座標値と、検索時に指定された座標値の距離をキー
として文書のソートを行う。最後に、その検索結果を出
力する。

【０１５３】図３０は、この文書検索時の制御装置４１
による主要な処理の流れを示すフローチャートである。
検索処理を開始すると、まず登録・検索用画面を表示
し、その画面上でオペレータに対して登録した文書に対
応する登録・検索用画像（背景画像）を選択させる。な
お、画像が一種類の場合にはこの操作は省略される。

【０１５４】次に、選択された登録・検索用画像のＩＤ
を取得し、登録・検索用画像と位置指定用のカーソルと
を時に表示する。そこで、オペレータが画像上の一点を
指定すると、その座標値を検索座標として取得する。

【０１５５】次いで、検索条件式を作成してファイル情
報の検索を行う。すなわち、指定された座標値と副デー
タ中座標値との距離が一定値より短いファイル情報の本
体データ（文書）を検索し、さらにその検索したファイ
ル情報を距離をキーとして分類し、その距離が短いほど
重要度が高いものとしてソートする。そして、その検索
結果（少なくとも本体データの一部）を表示して処理を
終了する。

【０１５６】ここで、検索条件としての項目間数値演算
式について説明する。ファイル情報の副データ中にある
座標を、ｐ１：（ｘ１，ｙ１）とする。また、検索条件
として指定する座標値を、Ｐ１：（Ｘ１，Ｙ１）とす
る。この場合の検索条件は、数１となる。ここで、Ｒは
定数（図２９の破線の円の半径）である。

【０１５７】

【数１】（Ｘ１−ｘ１）²＋（Ｙ１−ｙ１）²＜Ｒ²

【０１５８】次に、この実施例による検索時の他の操作
例について説明する。先の例では、検索対象範囲を一点
で指定したがこの例では二点で指定する。図３１はこの
場合の検索時の画面表示例を示し、登録・検索用の背景
画像とカーソルで指定された抽出対象範囲が表示された
状態を示す図である。

【０１５９】この図３１に示すように、検索時の画面上
でオペレータに検索対象範囲の領域Ｌの対角点の二点を
指定させ、その座標値を得る。したがって、登録時と同
様にカーソルＫによる位置指定が二回行われるが、その
他の動作は先の例の場合と同様である。

【０１６０】図３１に示すように矩形の抽出対象範囲が
指定されると、検索条件としての項目関数値演算式は次
のようになる。ここで、ファイル情報の副データ中にあ
る座標を、ｐ１：（ｘ１，ｙ１）およびｐ２：（ｘ２，
ｙ２）とする。なお、ｘ２＞ｘ１、ｙ２＞ｙ１とする。
また、検索条件として指定する座標値を、Ｐ１：（Ｘ
１，Ｙ１）及びＰ２：（Ｘ２，Ｙ２）とする。なお、Ｘ
２＞Ｘ１、Ｙ２＞Ｙ１とする。

【０１６１】検索時に指示された範囲に副データとして
付加された一点の座標値が含まれるファイル情報の検索
条件は数２であり、であり、この２つの条件が成立する
ことが必要である。なお、副データ中にある座標値の
内、ｐ２：（ｘ２，ｙ２）は使用されない。

【０１６２】

【数２】Ｘ１＜ｘ１＜Ｘ２Ｙ１＜ｙ１＜Ｙ２

【０１６３】また、検索時に指示された範囲と副データ
として付加された座標範囲とに共有部分が存在するファ
イル情報の検索条件（項目間数値演算式）は、数３のい
ずれかになる。

【０１６４】

【数３】（Ｘ１＜ｘ１＜Ｘ２かつＹ１＜ｙ１＜Ｙ
２）または、（Ｘ１＜ｘ１＜Ｘ２かつＹ１＜ｙ２
＜Ｙ２）または、（Ｘ１＜ｘ２＜Ｘ２かつＹ１＜
ｙ１＜Ｙ２）または、（Ｘ１＜ｘ２＜Ｘ２かつＹ
１＜ｙ２＜Ｙ２）

【０１６５】図３２は、このように検索時に二点指定に
より抽出対象範囲を指定する場合の主要な処理の流れを
示すフローチャートである。この処理も、基本的には図
３０に示したフローチャートの処理と同様であるが、オ
ペレータに画像上の二点を指定させて抽出対象範囲を設
定する点で、先の例と異なっている。

【０１６６】すなわち、オペレータに検索座標として、
背景画像上で始点と対角の二点を指定させる。その後の
処理は、上述した検索条件式を作成してファイル情報検
索し、その検索結果を表示する。このように、この実施
例では検索に際して背景画像上で抽出対象範囲として矩
形のような領域を指定させ、その座標値から検索対象の
ファイル情報を検索することができる。

【０１６７】次に、この発明のさらに他の実施例である
期日指定しおり機能付き電子ファイル装置について、図
３３乃至図３５を参照して説明する。この実施例は、請
求項３７〜３９の発明に対応している。

【０１６８】図３３は、この実施例の期日指定しおり機
能付き電子ファイル装置の要部構成を示す機能ブロック
図である。なお、この実施例もそのハード構成は図２及
び図３に示した電子ファイル装置と基本的には同じであ
り、そのＣＰＵ１０等の機能が相違するだけである。

【０１６９】図３３に示すように、この実施例の電子フ
ァイル装置は、入力部５１，しおり記録部５２検索回路
５３，制御部５４，表示部５５，画像記録部５６，及び
期日チェック部５７を備えている。入力部５１は、キー
ボードやポインティング・デバイス（マウス）などの入
力手段からの文字，指令，位置等の入力、及びスキャナ
からの画像情報を受け取る機能を有しており、外部から
与えられるしおり情報や検索条件なども受付ける。

【０１７０】しおり記録部５２は、画像記録部５６に登
録された文書や画像のタイトル情報やしおり情報を記録
するメディアである。検索回路５３は、入力部５１から
の検索条件によって、画像記録部に登録されているファ
イル情報（文書の画像）の検索を行なう機能を有する。

【０１７１】制御部５４は、この電子ファイル装置のシ
ステムを構成する各部を制御する機能を有する。表示部
５５は、ＣＲＴやＬＣＤ等からなるディスプレイであ
り、文書の画像やしおり等の情報を可視化して表示す
る。

【０１７２】画像記録部５６は、ハードディスク・ドラ
イブ装置（ＨＤＤ）や光ディスク・ドライブ装置（ＯＤ
Ｄ）などから構成され、文書の画像情報である本体デー
タにその分類・検索用の情報である副データを付加して
作成されるファイル情報等をハードディスクや光ディス
クに記録（登録）する。

【０１７３】期日チェック回路５７は、電源オン時や検
索・登録時などの操作時に、現在の日時と画像記録部５
６に登録されている各ファイル情報に副データとして付
加されている期日情報、あるいは期日設定しおりの情報
とを比較して、期日のせまったファイル情報を、期日が
せまっているファイル情報を検知したときには、それを
制御部５４へ通知する機能を有している。

【０１７４】次に、この発明の実施例の動作を説明す
る。スキャナによって読み取られて入力されたり、この
電子ファイル装置内で作成されたりした登録すべき文書
の画像を表示部５５に表示している時に、入力部５１が
キーボードやポインティング・デバイスなどの入力手段
からしおり設定の指示を得ると、制御部５４へその旨を
伝える。

【０１７５】これを受けて、制御部５４はしおり記録部
５２に対して文書Ｎo.やページＮo.などの情報を渡す。
その後、制御部５４は表示部５５に対してしおり表示を
指示し、画面上にしおりマークを画像と一緒に表示させ
る。この場合に、しおりの設定条件を受付けると、通常
しおりの場合には、制御部５４を介してしおり記録部５
２へ、文書Ｎo.やページＮo.の情報、設定したしおりの
種類などの情報が渡される。

【０１７６】次に、制御部５４から表示部５５に対して
しおり表示を指示し、画面上に通常しおりのマークを画
像と一緒に表示させる。また、メモ付きしおりの場合に
は、入力部５１からメモ付きであること及びそのメモの
内容が入力される。

【０１７７】そして、制御部４を介してしおり記録部５
２へ文書Ｎo.やページＮo.の情報、設定したしおりの種
類とメモ内容などの情報が渡される。その後、制御部５
４から表示部５５に対してしおり表示を指示し、画面上
にメモ付きしおりのマークを画像と一緒に表示させる。

【０１７８】さらに、期日設定しおりの場合には、入力
部５１から期日設定であること及びその期日の情報が入
力される。そして、制御部４を介してしおり記録部５２
へ文書Ｎo.やページＮo.の情報、設定したしおりの種類
と期日などの情報が渡される。その後、制御部５４から
表示部５５に対してしおり表示を指示し、画面上に期日
設定しおりのマークを画像と一緒に表示させる。

【０１７９】この期日指定しおりの設定時に、指定され
た期日情報を副データとして、登録すべき文書画像であ
る本体データに付加してファイル情報を作成し、画像記
録部５６に登録する。

【０１８０】図３４は、このようなしおり設定時の制御
部５４等の処理の流れを示すフローチャートである。こ
の図において、１〜１５は処理のステップを示す。この
処理がスタートすると、まずステップ１で登録すべき画
像を表示し、次のステップ２で入力部５１からの入力を
監視し、もし他の処理の指示入力であれば、ステップ３
へ進んで指示された他の処理を行う。

【０１８１】これに対して、ステップ２で他の処理の指
示入力でないときは、ステップ４へ進み、しおり設定の
指示であるかどうかを判断する。その結果、しおり設定
の指示でなければ再び先のステップ２へ戻って同様の処
理を繰り返す。

【０１８２】ステップ４でしおり設定の指示であると判
断すると、ステップ５へ進んで通常しおりの設定である
かどうかチェックする。そして、通常しおりの設定であ
れば、ステップ６で通常しおりの情報をしおり記録部５
２にセットしてステップ７へ進み、しおりマークとして
通常しおりを表示するようにセットしてステップ１５へ
進む。

【０１８３】ステップ５で通常しおりの設定でなけれ
ば、ステップ８へ進んでメモ付きしおりの設定であるか
どうかチェックする。メモ付きしおりの設定であれば、
ステップ９へ進んでメモの内容を入力する。そして、ス
テップ１０でメモ付きしおりの情報をしおり記録部５２
にセットしてステップ１１へ進み、しおりマークとして
メモ付きしおりを表示するようにセットしてステップ１
５へ進む。

【０１８４】ステップ８でメモ付きしおりの設定でない
ときは期日しおりの設定と判断してステップ１２へ進
み、期日の入力による設定を行う。そして、次のステッ
プ１３で期日設定しおりの情報をしおり記録部５２にセ
ットする。このとき、この期日設定しおりの期日情報を
副データとして、登録すべき文書画像の本体データに付
加してファイル情報を作成し、それを画像記録部５６に
登録する。この副データには他の分類・検索に有用な情
報を含んでもよい。

【０１８５】その後、ステップ１４でしおりマークとし
て期日設定しおりを表示するようにセットしてステップ
１５へ進む。ステップ１５では、画像にしおりマークを
表示するようにセットして再びステップ１へ戻る。以上
のステップ１〜１５の処理によって、この実施例の期日
指定しおり機能付き電子ファイル装置によるしおり設定
時の処理が行われる。

【０１８６】次に、この実施例による期日がせまってい
るファイル情報の表示動作について説明する。電源オン
時、あるいは検索や登録などの画像表示時に、入力部５
１がその旨の入力を受けると、制御部５４を介して期日
チェック回路５７を起動させる。

【０１８７】図３３に示した期日チェック回路５７は、
現在の日時としおり記録部５２に設けられている期日設
定しおりに設定されている期日の情報、あるいは画像記
録部５６に登録されているファイル情報に副データとし
て付加されている期日情報とを比較し、予め設定された
期間内のものがあるときは制御部５４に対してその旨を
通知する。

【０１８８】この通知を受けると、制御部５４は画像記
録部５６から該当するファイル情報の本体データである
画像の一部を読み出し、表示部５５に対してその画像を
常時表示するよう指示する。したがって、ユーザは電源
オン時あるいは検索や登録などの画像表示時に、その表
示画面からその文書の期日がせまっていることを知るこ
とができる。

【０１８９】図３５は、この実施例の起動時の主要な処
理の流れを示すフローチャートである。この処理を開始
すると、電源オンあるいは検索や登録などの指示が入力
部５１から入力されたかどうかを常時チェックする。も
し、電源オンあるいは検索や登録などの指示があると、
制御部５４を介して期日チェック回路５７を起動させ
る。

【０１９０】そして、期日チェック回路５７が現在の日
時と、しおり記録部２に設けられている期日の情報、あ
るいは画像記録部５６に登録されているファイル情報に
副データとして付加されている期日情報とを比較し、予
め設定された例えば１週間のような期間内のものがあれ
ば、画像記録部５６から該当するファイル情報の本体デ
ータの一部を読み出してその画像を常時表示する。予め
設定された期間内のものがなければ、何もせずに処理を
終了する。

【０１９１】以上の処理によって、電源オン時、あるい
は検索や登録などの操作時に、予め設定された期間内の
ァイル情報の画像の少くとも一部が表示されるので、ユ
ーザは期日がせまっている情報を知ることができる。

【０１９２】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明のフ
ァイル情報作成方式及び電子ファイル装置によれば、イ
メージ情報等の本体データに分類及び検索に有用な副デ
ータを付加してファイル情報を作成するので、作成され
たファイル情報に対して加工，分類，検索等を行なって
利用する際に、その副データによって前作業あるいは準
備作業を行ない、本当に本体データが必要な時にのみ本
体データを読み出せばよく、殆んどの作業は副データで
処理できる。したがって、装置内のメモリの有効利用と
分類・検索等の処理の高速化を図ることができる。

【０１９３】イメージ情報だけでなく、ワードプロセッ
サ等によっ作成される文書のコードデータ等も同様に保
管でき、文書の保管及びその利用性を飛躍的に向上さ
せ、入力あるいは作成した情報の分類及び検索を容易に
してその自動化も可能になる。

【０１９４】また、情報取り込み時に人間の感覚に合わ
せた情報（五感情報）も同時に取り込んで副データを構
成することにより、ＭＭＩ（マン・マシン・インタフェ
ース）のよい検索が可能になる。さらに、その副データ
に種々の情報（データ）を付加することにより、多様な
機能を持たせることができ、情報の出所、編集履歴等が
判るようにしたり、情報の公開を適切に制限したり、互
換性の問題を解決したりすることができる。

【０１９５】さらに、ファイル情報自身がその副データ
に加工等の処理される手順やそれを制御する能動的な情
報を持つことができるので、自分必要なプログラムを立
ち上げて情報を収集したり、端末を起動させて操作者に
入力を要求させたりすることもでき、情報の管理及び処
理が飛躍的に容易になる。なお、請求項３０までの各請
求項に対応する効果は、前述した各実施例の説明におい
て述べたので省略する。

【０１９６】さらに、請求項３１から請求項３６の発明
では、画像上の位置あるいは範囲を、画像平面上の座標
（ｘ，ｙ）に変換してファイル情報へのインデックスで
ある副データとし、検索条件も同様に画像平面上の座標
に変換することによって、画像上の位置や範囲や距離等
の幾何学的条件を直接的に条件キーとして、検索・登録
処理を行うことができる。

【０１９７】したがって、従来の電子ファイル装置では
困難であった数値として表現しにくい属性や主観的な傾
向というあいまいな属性を、平面上に投影することによ
り、直感的に操作可能な分類対象とすることができる。
このように、数値として表現しにくい属性や主観的な傾
向というあいまいな属性を、平面上の位置や範囲や距離
のような幾何学的な条件に置き換えることによって、迅
速かつ容易な文書の検索が可能になり、操作性が向上す
る。

【０１９８】また、請求項３７から請求項３９の発明で
は、副データとして本体データを使用する期日等の期日
情報を付加しておくことによって、電源オン時や操作開
始時に期日のせまったファイル情報を自動検索して画面
の一部にその画像を表示させることができる。したがっ
て、ユーザは、予め設定した期日までは、特にその文書
について気にかける必要がなく、しかも期日がせまる
と、その旨が画面に表示されるので忘れることなしに、
安定してファイリングシステムを使用することができ
る。

【０１９９】また、ファイル情報に対応して期日設定の
しおりを付けておけば、期日がせまっていない時点でそ
の本体データを表示する場合にも、その期日設定されて
いる旨を示すしおりを表示させることができる。したが
って、ユーザは、確実に期日設定された文書であること
を知ることができ、期日設定したかどうかの不安感がな
くなると共に、しおりであることによって、しおり検索
やしおりめくりなどの一般的なしおり機能も利用でき
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明のファイル情報作成方式によって作成
するファイル情報の構成例を示す説明図である。

【図２】この発明を適用する電子ファイル装置のシステ
ム構成図である。

【図３】同じくその内部構成も示すブロック構成図であ
る。

【図４】この発明の一実施例である電子ファイル装置の
ファイル情報作成に係る機能構成例を示すブロック図で
ある。

【図５】図４の電子ファイル装置によってファイル情報
を作成して登録する際の動作を示すフロー図である。

【図６】同じくその続きのフロー図である。

【図７】図４の電子ファイル装置によって作成したファ
イル情報の一部を切り抜いて切り抜き情報を作成する場
合の処理を示すフロー図である。

【図８】図７の処理によって作成した切り抜き情報を他
のファイル情報に張り付けて新たなファイル情報を作成
する場合の処理を示すフロー図である。

【図９】同じくその続きのフロー図である。

【図１０】同じくその切り抜き処理と切り抜き元及び切
り抜き結果の副データの説明図である。

【図１１】図１０に示した副データの「１：コントロー
ルソフト管理」の内容を示す説明図である。

【図１２】同じく「２：出所情報」の内容を示す説明図
である。

【図１３】同じく「３：重要度」の内容を示す説明図で
ある。

【図１４】同じく「４：出力ランク制御」の内容を示す
説明図である。

【図１５】同じく「５：：検索情報」の内容を示す説明
図である。

【図１６】同じく「６：日付」の内容を示す説明図であ
る。

【図１７】同じく「７：アプリケーション」の内容を示
す説明図である。

【図１８】同じく「７：：低層情報」の内容を示す説明
図である。

【図１９】同じく張り付け処理と貼り付け結果の副デー
タの説明図である。

【図２０】この発明の一実施例である電子ファイル装置
のファイル情報分類・検索に係る機能構成例を示すブロ
ック図である。

【図２１】図２０に示した電子ファイル装置による多数
のファイル情報の副データの分類方式の一例を示す説明
図である。

【図２２】同じくその場合の検索情報の一例を示す説明
図である。

【図２３】この発明の他の実施例の電子ファイル装置で
ある文書登録・検索装置の要部構成を示すブロック図で
ある。

【図２４】図２３に示した実施例に用いる登録・検索用
の背景画像の一例を示す図である。

【図２５】同じくその背景画像と位置指定用のカーソル
が画像表示装置の画面に表示された状態を示す図であ
る。

【図２６】同じくその表示された背景画像上でカーソル
によって二点が指定されて抽出対象範囲が表示された状
態を示す図である。

【図２７】図２３に示した実施例による登録時の主要な
処理の流れの一例を示すフローチャートである。

【図２８】同じく登録時の主要な処理の流れの他の例を
示すフローチャートである。

【図２９】図２３に示した実施例による検索時に背景画
像と位置指定用のカーソルＫが表示された状態の一例を
示す図である。

【図３０】同じくその検索時の主要な処理の流れの一例
を示すフローチャートである。

【図３１】図２３に示した実施例による検索時に背景画
像とカーソルで指定された抽出対象範囲が表示された状
態の一例を示す図である。

【図３２】同じくその検索時の主要な処理の流れの他の
例を示すフローチャートである。

【図３３】この発明のさらに他の実施例を示す電子ファ
イル装置の要部構成を示す機能ブロック図である。

【図３４】図３３に示した実施例によるしおり設定時の
主要な処理の流れを示すフローチャートである。

【図３５】同じく起動時の主要な処理の流れを示すフロ
ーチャートである。

【符号の説明】

１情報処理装置（本体）２キーボード３
スキャナ４表示装置５プリンタ６
通信装置７磁気ディスク装置（ＨＤ）８光ディスクドラ
イブ装置（ＯＤＤ）９光ディスク１０ＣＰＵ１１プログラムメモリ（ＲＯＭ）１２イメージ
メモリ（ＲＡＭ）１３ビデオメモリ（ＲＡＭ）１４バスライ
ン１４マウス２０システム制御手段２１
副データ制御手段２２副データ収集手段２３内部副データ生成手
段２４五感データ検出手段２５副データ入力手
段２６副データ編集手段２７入力制御手段２８入力手段２９記憶制御手段３０記憶手段３１検索制御手段３２検索手段３３検索情報入力手
段３４出力制御手段３５出力手段（表示装置，
プリンタ，通信装置）３６本体データ検索／作成手段３７副データ
管理手段ＭＤ本体データＳＤ副データＲＨ後
ヘッダ４１制御装置４２画像情報入出力
装置４３画像等文書蓄積装置４４登録・検索用文
書蓄積装置４５画像表示装置４６画像記憶装置４７キーボード４８位置情報入力装
置４９システムバス５１入力部５２しおり記録部５３検索回路５４制御部５５表示部５６画像記録部５７期日チェック回
路

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者伊藤麗子東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内 (72)発明者江畑潤東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子ファイル装置において、スキャナ等
の周辺機器を用いて入力あるいは作成したデータを本体
データとし、該本体データにその分類及び検索に有用な
情報を副データとして付加してファイル情報を作成する
ことを特徴とするファイル情報作成方式。
【請求項２】請求項１記載のファイル情報作成方式に
おいて、前記副データの情報を、本体データを作成した
日付，時間，使用した編集アプリケーション，作成者の
五感情報等の組み合わせによって構成することを特徴と
するファイル情報作成方式。
【請求項３】請求項１又は２記載のファイル情報作成
方式によってファイル情報を作成する手段と、該手段に
よって作成したファイル情報の本体データと副データを
記憶装置の同じファイルに格納する手段とを備えたこと
を特徴とする電子ファイル装置。
【請求項４】電子ファイル装置において、請求項１又
は２記載のファイル情報作成方式によって作成されたフ
ァイル情報を、その副データに基づいて自動的に分類す
る手段を備えたことを特徴とする電子ファイル装置。
【請求項５】請求項１又は２記載のファイル情報作成
方式によってファイル情報を作成する手段と、該手段に
よって作成したファイル情報を外部へ送信する手段と、
該手段によって前記ファイル情報を外部へ送信する際に
その副データに該装置特有のデータを付加する手段とを
備えたことを特徴とする電子ファイル装置。
【請求項６】請求項１又は２記載のファイル情報作成
方式において、作成したファイル情報の出力をコントロ
ールするための情報を該ファイル情報の副データに付加
することを特徴とするファイル情報作成方式。
【請求項７】請求項１，２又は６のいずれか一項に記
載のファイル情報作成方式において、作成したファイル
情報の出力を部分毎にランク付けを行なってコントロー
ルするための情報を該ファイル情報の副データに付加す
ることを特徴とするファイル情報作成方式。
【請求項８】請求項１，２，６又は７のいずれか一項
記載のファイル情報作成方式において、作成したファイ
ル情報が外部からの操作によって分類された時、その分
類情報を該ファイル情報の副データとして付加すること
を特徴とするファイル情報作成方式。
【請求項９】電子ファイル装置において、請求項８記
載のファイル情報作成方式によって作成されたファイル
情報を、その副データの分類情報に基づいて自動的に分
類する手段を備えたことを特徴とする電子ファイル装
置。
【請求項１０】請求項１，２，６，７又は８のいずれ
か一項記載のファイル情報作成方式において、作成した
ファイル情報が外部からの操作によって変更されたと
き、該変更後の新たなファイル情報の副データに変更履
歴のデータを付加することを特徴とするファイル情報作
成方式。
【請求項１１】請求項１，２，６，７，８又は１０の
いずれか一項記載のファイル情報作成方式において、作
成したファイル情報の変更を制限する情報を該ファイル
情報の副データに付加することを特徴とするファイル情
報作成方式。
【請求項１２】請求項１，２，６，７，８，１０又は
１１のいずれか一項記載のファイル情報作成方式によっ
て作成されたファイル情報の本体データの一部を抜き出
し、該抜き出した本体データに必要な副データを生成し
て付加することにより新たなファイル情報を作成するこ
とを特徴とするファイル情報作成方式。
【請求項１３】請求項１，２，６，７，８，１０又は
１１のいずれか一項記載のファイル情報作成方式によっ
て作成されたファイル情報の本体データの一部を抜き出
し、他のファイル情報の本体データと併せて編集するこ
とにより新たな本体データを生成すると共に、前記本体
データの一部を抜き出したファイル情報の副データを前
記他のファイル情報の副データに編集情報として組み入
れて新たな副データを生成し、その副データを前記新た
な本体データに付加して新たなファイル情報を作成する
ことを特徴とするファイル情報作成方式。
【請求項１４】請求項１，２，６，７，８，１０乃至
１３のいずれか一項に記載のファイル情報作成方式にお
いて、作成したファイル情報の副データに、該ファイル
情報の作成に使用したアプリケーションソフトを指定す
る情報を付加することを特徴とするファイル情報作成方
式。
【請求項１５】請求項１，２，６，７，８，１０乃至
１４のいずれか一項に記載のファイル情報作成方式にお
いて、作成したファイル情報の副データに本体データを
破棄する条件の情報を付加することを特徴とするファイ
ル情報作成方式。
【請求項１６】請求項１，２，６，７，８，１０乃至
１５のいずれか一項に記載のファイル情報作成方式にお
いて、作成したファイル情報の本体データを暗号化し、
その暗号を解く情報を副データに付加することを特徴と
するファイル情報作成方式。
【請求項１７】請求項１，２，６，７，８，１０乃至
１５のいずれか一項に記載のファイル情報作成方式にお
いて、作成したファイル情報の副データに、本体データ
の出力を制限するためのパスワード情報を付加すること
を特徴とするファイル情報作成方式。
【請求項１８】電子ファイル装置において、請求項
１，２，６，７，８，１０乃至１７のいずれか一項に記
載のファイル情報作成方式によって作成されたファイル
情報に対して、その副データを構成する情報の並び及び
増減をコントロールする副データコントロール手段を設
けたことを特徴とする電子ファイル装置。
【請求項１９】請求項１８記載の電子ファイル装置に
おいて、ファイル情報が外部に持ち出される際に、前記
副データコントロール手段による副データコントロール
情報を該持ち出されるファイル情報に付加する手段を設
けたことを特徴とする電子ファイル装置。
【請求項２０】請求項１９記載の電子ファイル装置に
よって前記副データコントロール情報が付加されたファ
イル情報が持ち込まれたとき、その副データコントロー
ル情報を解析して該ファイル情報の副データを当該装置
の副データに変換する副データ変換手段を設けたことを
特徴とする電子ファイル装置。
【請求項２１】電子ファイル装置において、請求項
１，２，６，７，８，１０乃至１７のいずれか一項に記
載のファイル情報作成方式によって作成された複数のフ
ァイル情報の各副データと本体データとを識別コードに
よって関連付けて分離する手段と、その各副データのみ
を分類する手段とを設けたことを特徴とする電子ファイ
ル装置。
【請求項２２】電子ファイル装置において、請求項
１，２，６，７，８，１０乃至１７のいずれか一項に記
載のファイル情報作成方式によって作成された複数のフ
ァイル情報の各副データと本体データとを識別コードに
よって関連付けて分離する手段と、その各副データを分
類すると共に、該副データに本体データの一部あるいは
本体データを簡略化したデータを付加する手段とを設け
たことを特徴とする電子ファイル装置。
【請求項２３】請求項１，２，６，７，８，１０乃至
１５のいずれか一項に記載のファイル情報作成方式によ
って作成されたファイル情報の本体データの一部を抜き
出して新たなファイル情報を作成するとき、本体データ
を省略し、必要に応じて本体データを自動的に作成又は
検索し得る情報を副データに持たせたファイル情報を作
成することを特徴とするファイル情報作成方式。
【請求項２４】電子ファイル装置において、請求項２
３記載のファイル情報作成方式によって作成された本体
データのない複数のファイル情報の副データ同士の情報
から本体データを作成又は検索する手段を設けたことを
特徴とする電子ファイル装置。
【請求項２５】電子ファイル装置において、請求項
１，２，６，７，８，１０乃至１５，又は２３のいずれ
か一項に記載のファイル情報作成方式によって作成され
た複数のファイル情報の副データ同士を組合せることに
より、その各情報から全く新しい本体データを作成する
手段を設けたことを特徴とする電子ファイル装置。
【請求項２６】電子ファイル装置において、請求項
１，２，６，７，８，１０乃至１５，又は２３のいずれ
か一項に記載のファイル情報作成方式によって作成され
た複数のファイル情報の各副データを、該各副データを
構成する情報要素毎に水平に並べ替えるか又は共通部分
同士を繋ぐ処理を行なう副データ管理手段を備えたこと
を特徴とする電子ファイル装置。
【請求項２７】電子ファイル装置において、請求項
１，２，６，７，８，１０乃至１５，又は２３のいずれ
か一項に記載のファイル情報作成方式によって作成され
た複数のファイル情報の各副データを、該各副データを
構成する情報要素に分離して共通の情報要素毎にまと
め、該共通の情報要素から関連のある元の副データを作
るための識別コードを各本体データ毎に持たせる副デー
タ管理手段を設けたことを特徴とする電子ファイル装
置。
【請求項２８】請求項２７記載の電子ファイル装置に
おいて、検索時に前記まとめられた共通の情報要素の組
み合わせを示す検索情報を作成する手段と、その検索情
報によって前記各共通の情報要素を検索し、その検索結
果の各情報要素を前記識別コードによってグループ化し
て副データを再構成する副データ再生手段とを設けたこ
とを特徴とする電子ファイル装置。
【請求項２９】請求項２８記載の電子ファイル装置に
おいて、前記副データ再生手段によって再構成された副
データを、検索時の一致度によってランク付けする手段
を設けたことを特徴とする電子ファイル装置。
【請求項３０】請求項２８又は２９記載の電子ファイ
ル装置において、前記副データ再生手段によって再構成
された副データのうち、検索頻度が高いものは分解せず
に保存し、該保存した副データが一定期間検索されなか
ったときには抹消する手段を設けたことを特徴とする電
子ファイル装置。
【請求項３１】画像情報を読み込む画像情報読込手段
と、その画像情報を検索情報と共に登録して蓄積する画
像蓄積手段と、画像情報を表示する画像表示手段と、該
画像表示手段の画面上の位置を指示する位置情報入力手
段とを備えた電子ファイル装置において、前記画像情報読込手段から読み込んだ画像情報を登録す
る際に、前記画面上に登録・検索用の背景画像を表示
し、該画像上で前記位置情報入力手段によって指示され
た一点の座標値と前記背景画像の識別情報とを副データ
として、前記画像情報からなる本体データに付加してフ
ァイル情報を作成する手段を設けたことを特徴とする電
子ファイル装置。
【請求項３２】画像情報を読み込む画像情報読込手段
と、その画像情報を検索情報と共に登録して蓄積する画
像蓄積手段と、画像情報を表示する画像表示手段と、該
画像表示手段の画面上の位置を指示する位置情報入力手
段とを備えた電子ファイル装置において、前記画像情報読込手段から読み込んだ画像情報を登録す
る際に、前記画面上に登録・検索用の背景画像を表示
し、該画像上で前記位置情報入力手段によって指示され
た範囲を示す座標値と前記背景画像の識別情報とを副デ
ータとして、前記画像情報からなる本体データに付加し
てファイル情報を作成する手段を設けたことを特徴とす
る電子ファイル装置。
【請求項３３】請求項３１記載の電子ファイル装置に
おいて、前記画像蓄積手段に登録されているファイル情
報の副データを索引として本体データの検索を行なう際
に、前記画面上に前記登録・検索用の背景画像を表示
し、該画像上で前記位置情報入力手段によって指示され
た一点の座標値と前記副データとして付加された一点の
座標値との距離が一定値よりも短いファイル情報の本体
データを検索する検索手段を設けたことを特徴とする電
子ファイル装置。
【請求項３４】請求項３３記載の電子ファイル装置に
おいて、前記検索手段の検索結果を前記距離をキーとし
てさらに分類し、該距離が短いほど重要度が高いものと
して前記ファイル情報の本体データを検索する手段を設
けたことを特徴とする電子ファイル装置。
【請求項３５】請求項３１記載の電子ファイル装置に
おいて、前記画像蓄積手段に登録されているファイル情
報の副データを索引として本体データの検索を行なう際
に、前記画面上に前記登録・検索用の背景画像を表示
し、該画像上で前記位置情報入力手段によって指示され
た範囲に、前記副データとして付加された一点の座標値
が含まれるファイル情報の本体データを検索する検索手
段を設けたことを特徴とする電子ファイル装置。
【請求項３６】請求項３２記載の電子ファイル装置に
おいて、前記画像蓄積手段に登録されているファイル情
報の副データを索引として本体データの検索を行なう際
に、前記画面上に前記登録・検索用の背景画像を表示
し、該画像上で前記位置情報入力手段によって指示され
た範囲と前記副データとして付加された座標範囲とに共
有部分が存在するファイル情報の本体データを検索する
検索手段を設けたことを特徴とする電子ファイル装置。
【請求項３７】電子ファイル装置において、スキャナ
等の周辺機器を用いて入力あるいは作成したデータを本
体データとし、該本体データに使用期限等の期日がある
ときはその期日情報を副データとして付加してファイル
情報を作成する手段と、該手段によって作成されたファ
イル情報を記憶装置に登録する手段とを設けたことを特
徴とする電子ファイル装置。
【請求項３８】請求項３６記載の電子ファイル装置に
おいて、電源オン時や検索・登録時などの操作時に、現
在の日時と前記記憶装置に登録されている各ファイル情
報に副データとして付加されている期日情報とを比較
し、期日のせまったファイル情報を検出する期日検出手
段と、該手段によって検出されたファイル情報の本体デ
ータの少なくとも一部をその期日情報と共に画面に表示
する手段とを設けたことを特徴とする電子ファイル装
置。
【請求項３９】請求項３７記載の電子ファイル装置に
おいて、前記ファイル情報の副データとして期日情報を
付加するときに期日指定しおりを付加する手段と、該期
日指定しおりが付加されたファイル情報の本体データ
が、まだその期日がせまっていない時点で画面に表示さ
れる際に該データに付加されている期日指定しおりを同
時に表示する手段とを設けたことを特徴とする電子ファ
イル装置。