JPH05342328A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 操作が容易でユーザに多くの負担をかけるこ
となく、文書登録上の混乱を未然に防止できる電子ファ
イリング装置を提供する。 【構成】 装置に着脱自在な記録媒体をイメージデータ
の記録に使用する電子ファイリング装置に、新しい記録
媒体の使用を開始する際に記録媒体ごとに、最新のもも
の次の番号と装置のＩ．Ｄ．とを組み合わせたボリュー
ムラベル（Ｖ．Ｌ．）を付与する機能を設ける。 【効果】 装置に着脱自在な記憶媒体を使用する電子フ
ァイリング装置の記憶媒体の個数が多くなっても、ユー
ザに過大な負担をかける事無く、全体の記録媒体を確実
に装置が管理できると共に、目次一覧などのプリントア
ウトした管理シートを活用する運用がユーザの負担を軽
減しつつ、容易で誤りなく、スピーディに行える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書や図面等の原稿を
イメージデータに変換して光ディスク等に記録し、記録
した情報を検索、編集、プリント等のために管理する電
子ファイリング装置に係り、特に装置に着脱自在な記録
媒体をイメージデータの記録に使用する電子ファイリン
グ装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の電子ファイリング装置は、文書を
イメージデータとして入力し、それに文書名、作成者、
キーワード等の属性を文書管理情報として付けて登録
し、登録した文書に対する検索、編集、プリントなどの
処理を行うシステムである。文書を登録するには、スキ
ャナ等のイメージ入力装置を使用してイメージを入力
し、文書管理情報を付加する。イメージデータの記録に
は、大容量の記憶装置である光ディスク装置が使われる
ことが多い。文書管理情報は、イメージデータにアクセ
スするためのデータとしてデータベース化されて、イメ
ージデータと関連させて記録される。

【０００３】登録する文書が多くなると、それらを一元
的に管理するのは効率が悪く、ユーザにとってもデータ
ベースの構造が分かりにくいので、文書を分類して管理
するのが一般的である。分類方法として一般的なのは階
層型のファイリング体系である。この一例として、文書
キャビネットに複数のバインダがあり、その中に複数の
フォルダがあり、フォルダの中に文書がファイルされて
いるという、ユーザが文書を保管している時のイメージ
を、そのまま階層型のファイリング体系として採用して
いるものもある。このような階層型のファイリング体系
を持つ電子ファイリング装置では、文書を登録するとき
にフォルダやバインダを指定する必要がある。

【０００４】この文書の登録をする際の文書名、作成
者、キーワードの設定や、登録するバインダやフォルダ
を指定するなどの操作を簡略化するための工夫が行われ
ている。例えば、ファイリング装置側で予めフォルダや
バインダを連続番号で用意しておき、ディスプレイ上に
表示することにより、フォルダやバインダにユーザが名
前を付けて登録しなくても、表示された番号を選択する
だけで指定できるようにしたり、文書名、作者、キーワ
ード等の設定を行わなくても、登録する文書の所定の領
域のイメージデータを文書名の代わりに使う機能を持た
せて代替したり、文書名、作者、キーワードが入力され
なくても、ファイリング装置がバインダ毎に連続番号を
付すことで、簡易な検索を可能にするなどの工夫が行わ
れている。またファイリング装置が文書に付した連続番
号による目次をプリンタに出力する機能を備え、登録さ
れた文書の指定を目次で行えるようにし、ファイルに目
次を付けて保管しているイメージを、電子ファイリング
装置上で実現することにより操作の簡略化を図っている
ものもある。

【０００５】この場合、文書をイメージデータとして登
録するので、データの圧縮・伸張をしてデータの量を減
らす工夫をしてもなお、大量の文書を登録する装置で
は、必要となるイメージメモリの容量は非常に大きくな
る。このため大容量の記憶装置である光ファイル装置が
使われることが多い。しかし、いくら光ファイルが大容
量であっても、１枚のディスクだけでは不足するような
大量の文書を扱う装置もあり、このような用途には、複
数のディスクを一括して扱う光ファイル装置が使われ
る。

【０００６】ところが、大容量の電子ファイリング装置
は、検索の効率が低下したり、階層構造が複雑化し、登
録の際のキャビネット、バインダ、フォルダなどの指定
が煩雑になったり、新規に文書を登録する場合、どのキ
ャビネット、バインダ、フォルダに登録すべきかが分か
り難くなるなどの問題が起こりがちである。また大容量
の電子ファイリング装置は、装置が大型になると共に、
コストも高くなり、普及の妨げになっている面もあっ
た。

【０００７】近年、従来の５インチのディスクに対し
て、小容量ではあるが装置が小型になり、扱い易いこと
から３．５インチのディスクの普及が始まっている。特
に書き換え可能で、駆動装置に着脱可能なリムーバルタ
イプの光ディスクが、パソコンの記憶装置を中心とした
用途に普及することが期待されている。普及することに
よる価格の低下への期待も大きい。

【０００８】大量の文書を一括して扱う必要がある用途
では、大容量の記録装置を持つ電子ファイリング装置が
必要であるが、前記したように大容量であるが故に扱い
が面倒になり、階層構造の健全性を確保するために専任
の管理者が必要になるケースも出てくる。このような背
景から、記憶装置としてリムーバルタイプの光ディスク
を使い、だれでもが容易に登録、検索、プリント等がで
き、個人レベルでの運用ができることを狙いとする電子
ファイリング装置がある。

【０００９】このようなファイリング装置では、文書の
登録枚数に制約があるので、特定の領域の文書だけを登
録するとか、特定の仕事をまとめるための参考資料を系
統的に整理しておくとか、個人用のデスクサイドのファ
イリングキャビネットの代わりに使うなど、比較的文書
数の少ない用途に限定される。

【００１０】また、電子ファイリング装置を低価格、か
つ手軽に使えるようにするために、デジタル複写機のス
キャナ、プリンタの機能を利用する電子ファイリング装
置が開発されている。さらに低価格の電子ファイリング
装置を実現するため、複写機のディスプレイ、操作部を
も共有する装置もある。このような装置では、ディスプ
レイ、操作部の機能に制約があるので、文書の登録の時
の連続番号の付与、付与した連続番号に基づく目次の出
力、縮小画面をシートの並べてプリントする検索用出
力、目次、縮小画面の管理シートによるプリント指令な
どの機能に限定することによって、操作性を高めてい
る。機能を限定し、操作を簡単にすることにより、複写
機でコピーをするのにも似た簡単な操作で、電子ファイ
リング装置を扱えるようになっている。

【００１１】小容量のリムーバルな記録媒体を使う電子
ファイリング装置では、１枚のディスクに登録できる文
書の数はあまり多くないので、文書の分類項目毎のディ
スクを用意し、登録する場合は、文書の分類に対応する
ディスクを選んで駆動装置にセットして登録することに
なる。検索、プリントアウトの場合も、対象になる分類
のディスクを選択し、それを装置にセットして検索、プ
リントする。あるいは個人別に文書を登録、管理する場
合は、個人用のディスクを用意して、そこに登録する。
デジタル複写機と一体化した電子ファイル装置では、従
来コピーしてファイルに綴じて保管していたのに代わっ
て、保管したい文書とそれを登録するディスクを持って
行き、文書をディスクにコピーするというイメージで使
える。

【００１２】

【発明が解決しようとする課題】ところで、リムーバル
タイプの記録媒体を採用しる電子ファイリング装置は、
１枚のディスクに登録できる文書の数を多くすることを
主目的とするのではない。文書を管理する目的、用途に
応じて登録するディスクを分け、ディスクを交換するこ
とによりそれぞれの目的応じた小規模の電子ファイルを
作ることにより、操作が容易で、専任のオペレータでな
くても使えるようにすると共に、ディスクの枚数を増や
せば実質的にいくらでも登録する文書の枚数を増やせる
という拡張性を目指すものである。

【００１３】このような電子ファイリング装置のディス
クとして、比較的ハンドリングが容易な５インチまたは
３．５インチの光ディスクが使われことが多い。例えば
３．５インチの光ディスクを使った場合、データの圧縮
等の処理をして記録しても、１枚のディスクに記録でき
る文書は１０００ページ程度である。従って通常の使用
法でも複数の光ディスクを扱うことになる。例えば職場
の部・課などの単位で使う場合、文書の量が多くなれば
数１０枚を越える光ディスクを使うことになる。また職
場において個人用にディスクを用意して、サイドキャビ
ネットがわりにファイリング装置を使う場合でも、一人
一人が数枚のディスクを使うことになる。

【００１４】また、職場単位で共同で使う場合、ディス
クの枚数が多くなると、電子ファイリング装置を利用す
る関係者全員が分かるように整理しておかないと、文書
の本来登録すべきディスクとは違ったディスクに登録し
てしまったり、検索、プリントして使うときに、登録し
てある分類のディスクとは違ったディスクの中から検索
しようとするなどの混乱が生ずる。検索・印刷などを容
易にするため、登録されている文書の目次や縮小イメー
ジを予めプリントしておき、ユーザはプリントの目次や
縮小イメージに付けた登録順の番号を指定することで、
そのデータを表示したりプリントするようにした電子フ
ァイリングシステムでは、ユーザが参照するプリントア
ウトした目次または縮小イメージと、装置にセットする
ディスクが一致しないと、同じ登録番号が別のディスク
にあればその文書を出力してしまうことになる。また、
登録番号は階層構造の分類毎に連続番号で設定するの
で、同じ番号が存在するケースは多い。

【００１５】このような混乱は、ユーザがきちんとディ
スクに名前を付け、注意深く運用すれば避けられるもの
であるが、ユーザに多くの負担をかけることになる。

【００１６】本発明は前記従来技術の課題を解決するた
めになされたもので、その目的は、ユーザに多くの負担
をかけることなく、混乱を未然に防止できる電子ファイ
リング装置を提供することにある。

【００１７】

【課題を解決するための手段】上記の課題を解決するた
めに、第１の発明は、装置に着脱自在な記録媒体をイメ
ージデータの記録に使用する電子ファイリング装置に、
新しい記録媒体の使用を開始する際に記録媒体毎に最新
のももの次の番号及び装置の識別番号を組み合わせたボ
リュームラベルを装置が自動的に付与する第１の手段に
構成にしてある。

【００１８】第２の発明は、装置に着脱自在な記録媒体
をイメージデータの記録に使用する電子ファイリング装
置に、新しい記録媒体の使用を開始する際に記録媒体毎
に最新のももの次の番号及び装置の識別番号を組み合わ
せたボリュームラベルを付与する機能を備えると共に、
付与したボリュームラベルを記録媒体に表示するために
貼り付けるラベルをプリントアウトする機能とを備えた
第２の手段に構成にしてある。

【００１９】第３の発明は、装置に着脱自在な記録媒体
をイメージデータの記録に使用する電子ファイリング装
置に、新しい記録媒体の使用を開始する際に記録媒体毎
に最新のももの次の番号及び装置の識別番号を組み合わ
せたボリュームラベルを付与する機能を備えると共に、
目次や縮小画面による管理シートをプリントアウトする
とき付与したボリュームラベルを含めてプリントする機
能とを備えた第３の手段に構成にしてある。

【００２０】第４の発明は、装置に着脱自在な記録媒体
をイメージデータの記録に使用し、新しい記録媒体の使
用を開始する際に記録媒体毎に最新のももの次の番号及
び装置の識別番号を組み合わせたボリュームラベルを付
与する機能と、付与したボリュームラベルを記録媒体に
表示するために貼り付けるラベルをプリントアウトする
機能と、目次や縮小画面による管理シートをプリントア
ウトするとき付与したボリュームラベルを含めてプリン
トする機能とを備える電子ファイリング装置において、
前記記録媒体に貼り付けるラベルのプリントと目次や縮
小画面による管理シートをプリントアウトするときのボ
リュームラベルの書体を同じにするようにした第４の手
段に構成にしてある。

【００２１】

【作用】上記第１の手段により、電子ファイリング装置
が扱う多数の記録媒体を、最新のものの次の番号及び装
置の識別番号を組み合わせたボリュームラベルにより、
それぞれユニークなものとして区別して扱うことができ
る。このように区別できるので、複数の記録媒体にまた
がるデータベースをファイリング装置が管理するような
使い方も可能になる。

【００２２】上記第２の手段により、記録媒体に付与し
たボリュームラベルを、付与した日付とともにシステム
の機能を使ってプリントアウトするので、それを媒体に
貼り付けるだけでよい。媒体にブランクのラベルを貼っ
て、それに登録されたボリュームラベルや、登録した日
付などを書き込む手間を省くことができるばかりではな
く、別途に書き込む際のミスなども未然に防止できる。

【００２３】上記第３の手段により、あらかじめファイ
リング装置が出力した目次や縮小画面による管理シート
を参照して、ユーザが登録・検索・プリントを行うと
き、管理シートに付加されているボリュームラベルと同
じボリュームラベルを持つ媒体を電子ファイリング装置
の記録媒体のドライブ装置に挿入するする事になるの
で、特別の前提になる知識がなくても、誤りなく所望の
記録媒体を選択できる。

【００２４】上記第４の手段により、管理シートに付加
されたボリュームラベルと、記録媒体に表示されたボリ
ュームラベル書体を同じにしてあるので、管理シートに
対応する記録媒体を選んだり、逆に記録媒体に対応する
管理シートを見つけるのを素早く、確実に行える。

【００２５】

【実施例】以下に本発明の実施例を図面に基づいて説明
する。

【００２６】図１は本発明に係る電子ファイリング装置
のブロック図である。

【００２７】デジタル複写機１は、複写機の機能のすべ
てと、外部とのインタフェースを制御する制御部２、原
稿を読み取り、原稿のデータを電気信号に変換して出力
するスキャナ３、制御部から与えられる画像データ、制
御信号に基づいてハードコピーを作るプリンタ４、ユー
ザがデジタル複写機１を使うのに必要な情報を表示する
ディスプレイ５、ユーザがデジタル複写機１を使うのに
必要な情報を入力する操作部６により構成されている。
ユーザがデジタル複写機を使うときは、複写しようとす
る原稿をスキャナ３の原稿台にセットし、ディスプレイ
５に表示された情報を参照しながら、操作部６を使っ
て、コピー枚数、転写紙の選択、複写倍率の設定などを
行ってから、操作部６のプリント開始スイッチを押す。
制御部２は設定された条件に基づいて、スキャナ３、プ
リンタ４、ディスプレイ５を制御して複写するものであ
る。

【００２８】上記デジタル複写機１の制御部２に、画像
ファイル制御部７を接続し、画像ファイル制御部７が、
記録媒体を駆動装置から着脱可能な光ファイル８を接続
している。ユーザはデジタル複写機１の操作部から、電
子ファイリング装置のモードを選択し、光ファイル８の
駆動装置に光ディスクをセットし、ディスプレイ５、操
作部６を使って、登録、検索、プリントなどの機能を使
う。

【００２９】本装置では、光ディスク毎に階層構造によ
って文書を管理する機能を用意している。階層構造はフ
ォルダFo.バインダBi.ファイルFi.の３段階で構成され
てる。光ディスクを初めて使うときにフォルダFo.バイ
ンダBi.ファイルFi.にそれぞれ１番が割り当てられ、ユ
ーザが文書の登録を行うとき特別のファイルの番号を指
定しなければ、Fo.1、Bi.1のFi.1に文書を登録すること
になる。このファイルに複数の文書を登録するときに
は、連続した番号を文書番号として文書毎に付与する。
文書番号と同時に文書のＡ４、Ｂ５などのサイズ、ペー
ジ数、登録した日付なども管理テーブルに書き込む。登
録の際、ユーザが文書名や検索用のキーワードを入力す
れば、文書名、キーワードも同様に管理テーブル書き込
む。管理テーブルは別の文書を登録したり、検索して表
示したり、文書をプリントするとき、あるいは簡易に検
索を行うための管理シートを出力するときに参照され
る。文書を登録するときのディスプレイ５のガイダンス
画面には、文書の登録に使われているフォルダ、バイン
ダ、ファイルの次の番号までが新規の使用が可能である
というコメント付きで表示され、別の分類の文書を登録
するときには、それを選択してその分類のもとに、番号
順に文書が登録されるようにしてある。フォルダ、バイ
ンダ、ファイル、文書はそれぞれ番号順に設定されて管
理されるが、それぞれの番号に対応する、フォルダ名、
バインダ名、ファイル名、文書名を登録することも可能
になっており、ユーザに分かりやすい名称によって電子
ファイリング装置を使うこともできる。さらに登録する
文書の指定された所定の部分の画像データを文書名の代
わりに登録して、ディスプレイ５に表示したり、管理シ
ートに出力する機能も備えている。

【００３０】文書を登録するときは、操作部６から電子
ファイリング装置のモードを選び、このモードの中の登
録のモードを選ぶ。登録に使用する光ディスクを光ファ
イル８にセットし、文書を登録する分類のファイルを選
択する。次に登録しようとする文書を複写するときと同
じようにスキャナ３にセットし、開始ボタンを押す。ス
キャナ３は制御部２の指令に基づき原稿の読み取りを開
始し、画像データを制御部２に出力する。制御部２の図
に示していない画像処理ブロックで、原稿のサイズの外
側のデータをマスクしたり、画像データのγ特性を変換
したり、フィルタ処理で画像のノイズを少なくするなど
の処理を行ったあと、画像ファイル制御部７に出力す
る。画像ファイル制御部７は受け取った画像データを圧
縮し、光ディスクに書き込むと共に、文書番号などの管
理データを更新する。

【００３１】文書の検索は、階層構造毎に、登録する際
に設定された連続番号を使って、番号順にディスプレイ
５に表示して、スクロールをしながらユーザが文書を指
定することで行ったり、図５、図６に示すような文書名
一覧表や縮小画面表紙一覧表などを見てユーザが判断す
ることで行う。

【００３２】次に、前述のように、文書が指定され、そ
の文書をプリンタ４でプリントしたり、ディスプレイ５
で表示するときの図１のブロックの働きを説明する。

【００３３】プリントするときは、画像ファイル制御部
７は、指定された階層構造の指定された文書番号を制御
部２から受け取り、指定された文書のデータを光ディス
クから読み取り、伸張する。伸張したデータを制御部２
に送る。制御部２は受け取ったデータと、操作部６から
設定されている条件に従ってプリンタ４を制御してプリ
ントを行う。画像データをディスプレイ５に表示する場
合は、画像データを間引いて表示能力に適したデータに
変換した後、ディスプレイ５にデータを送り表示する。

【００３４】図２は本発明が適用される電子ファイリン
グ装置の別のブロック図で、デジタル複写機の機能を活
用するとともに、デジタル複写機のディスプレイ５、操
作部６では電子ファイリング装置のディスプレイ、操作
部として機能が不十分であるケースで、電子ファイリン
グ装置専用にディスプレイ９、キーボード１０設けたも
のである。特に登録した文書をディスプレイ９上で読み
やすくすることと、フォルダ、バインダ、ファイル、文
書などの名称を入力しやすくするため、高精細のディス
プレイとフルキーボードを採用している。基本的な機
能、動作は、ディスプレイ５の機能をディスプレイ９
で、操作部６の機能をキーボード１０で置き換えた点が
違うだけでその他は、図１とほぼ同じである。装置を構
成するブロックの符号も対応するものは図１と共通にし
ているので詳しい説明を省略する。

【００３５】図３は光ディスクが電子ファイリング装置
にセットされたときの処理を示すフローチャートであ
る。特に光ディスクに装置にユニークなボリュームラベ
ルを設定する機能と、それを光ディスクがセットされる
ごとに管理しながらファイリング装置を運用してゆく部
分を中心とする実施態様を示すものである。

【００３６】次に、光ディスクが電子ファイリング装置
にセットされたときの処理について図３を用いて説明す
る。

【００３７】スタートは電子ファイリング装置に光ディ
スクがセットされたとき、または光ディスクがセットさ
れた状態でファイリング装置の電源が投入され、光ディ
スクの読み取りが可能になったときである。スタートす
るとまずセットされているディスクがフォーマット済み
か否かを検査する（ステップ１１）。フォーマットされ
ていなければ、ユーザの許可を得た後、フォーマットを
行う（ステップ１２）。フォーマット後ファイリング装
置一台ごとにあらかじめ設定されている装置の識別番号
（Ｉ．Ｄ．）とその装置が過去に設定したボリュームラ
ベル（V.L.）の一覧表をチェックし、最新のものの次の
番号と装置のＩ．Ｄ．とを組み合わせたボリュームラベ
ル（V.L.）をディスクに書き込む（ステップ１３）。デ
ィスクに付与して書き込んだボリュームラベルの番号
を、ファイリング装置のV.L.管理テーブルに登録する。
次に登録をした光ディスクにタイトルを登録するか否か
を質問する表示をディスプレイに出し、ユーザの答えを
待つ（ステップ１５）。答えがノーなら通常の電子ファ
イリング装置の機能である登録・検索・プリント処理・
管理シート出力などを行う処理（ステップ２０）に移行
する。答えがイエスならタイトルの登録処理（ステップ
１６）を行う。この処理ではユーザが操作部またはキー
ボードから入力する文字列を受け取り、これを前記V.L.
管理テーブルに書き込む。書き込んだ後、前記ステップ
２０に移行する。ステップ２０からステップ１６のタイ
トル登録処理に移行するできるようにし、ディスクを使
ってファイリング装置を使っている最中に、必要に応じ
て今までタイトルのなかった光ディスクにタイトルを登
録したり、すでに登録してあるタイトルを変更できるよ
うにしている。

【００３８】スタート後、光ディスクがフォーマットさ
れているか否かを調べた（ステップ１１）結果、フォー
マット済みであれば、V.L.があるか否かを調べる（ステ
ップ２１）。V.L.があれば、次にそのV.L.がファイリン
グ装置にすでに登録されているものか否かを調べる（ス
テップ２２）。このステップは、セットされたディスク
が別の電子ファイリング装置で作られたものか否かを検
査するものである。これは大きな階層構造のデータベー
スを複数のディスクに分割して登録して運用していると
き、別の装置で作られたディスクがセットされることに
よる混乱を防止する目的を持っている。V.L.が登録済み
であれば、通常の登録・検索・プリント処理（ステップ
２０）に移行し、ユーザはこれらの機能を使える。

【００３９】ステップ２１で調べた結果V.L.がない場合
は、そのディスクにデータが登録されているか否かを調
べる（ステップ１７）。登録されたデータがあれば、本
発明のV.L.を自動的に与える電子ファイリング装置とは
違ったファイリング装置で作られたディスクであるが、
登録されているデータを扱うことが出来るので、ユーザ
に対して警告を行い（ステップ１８）、ユーザの判断に
よりセットされたディスクを使うか否かを決める（ステ
ップ１９）。使うという選択がされればステップ２０に
移行する。使わないという選択がされれば、ユーザはデ
ィスクを装置から取り出し、装置は別のディスクのセッ
トされるのを待機している状態に戻る。ステップ１７の
結果がノーであれば、セットされたディスクはフォーマ
ットだけはされているが、初めて使うディスクであると
判断し、ステップ１３以降の処理を行う。

【００４０】ステップ２２の結果がノーであれば、本発
明の電子ファイリング装置であるが、現在使っている装
置とは別の装置で作られた光ディスクがセットされたと
判断し、その旨の警告（ステップ１８）を行い、使用す
るか否かはユーザの判断にまかせ、ステップ１９以降の
ステップを実行する。

【００４１】図４は、電子ファイリング装置がプリント
アウトする、光ディスクに貼り付けるラベルを示す説明
図である。

【００４２】ファイリング装置が、装置のＩ．Ｄ．と光
ディスクに付与する順番を組み合わせて自動的に付与し
たボリュームラベル（V.L.）を線で囲まれた部分２３に
プリントする。V.L.の上位４文字は、ファイリング装置
１台、１台に固有に設定されたもので、下位４文字は、
その装置が、新しい光ディスクの使用を開始するたび
に、図３のフローチャートで示した処理手順によってデ
ィスクに与える連続した番号である。装置のＩ．Ｄ．と
最新のものの次の番号による連続した順番に従って与え
るものであるから、与えられたV.L.はユニークである。
ユニークであることが保証されるV.L.であるから、ユー
ザが設定するディスクのタイトルが、たまたま同じにな
っても、装置では区別できるので、タイトルの名称に制
限を設ける必要がない。２６はディスクを登録した日付
である。２７はタイトルで、このタイトル２７が設定さ
れた場合に出力され、もし設定されていなければブラン
クになり、ユーザが後で書き込むこともできる。２８も
タイトルで、ディスクに貼ったとき、ディスクを本に例
えれば背表紙にあたる部分になる位置で、ディスクを本
のように立てて並べたとき見やすいように縦書きにして
ある。この図の出力例では背表紙あたる部分にもV.L.を
出力して、目次等の管理シートに対応するディスクを立
てて並べたまま捜せるようにしてもよい。

【００４３】普通の用紙にラベルをプリントする場合
は、ラベルの部分を切り取ってディスクに糊で貼りつけ
る。あるいは裏に糊を付けて、所定の大きさに切られて
台紙に貼られている専用のラベルにプリントアウトする
ようにして、ユーザがディスクにラベルを貼り付ける作
業を簡単にできるようにした専用の用紙も準備してもよ
い。

【００４４】図５はファイリング装置の検索機能を使わ
なくても、どんな文書が登録されているかを簡単に調べ
られようにするための目次のプリントアウト例である。

【００４５】図５に示すように、目次は階層による分類
ごとに、文書の登録順に付与される文書番号と文書のサ
イズ、ページ数、登録日、文書名、この分類に登録され
ている文書数３２、目次をプリントアウトした日付３
３、時刻３４が出力される。もちろん文書名が入力され
ていなければブランクになる。これらの登録されている
文書に関する管理データと共に、文書が登録されている
ディスクのV.L.２４、このディスク内でこの目次の文書
が登録されている階層分類の番号、つまりフォルダ番号
２９、バインダ番号３０、ファイル番号３１も出力す
る。

【００４６】ユーザはこのような目次を見て、ディスプ
レイ上で内容を参照したい文書や、プリントアウトして
読みたい文書を選ぶ。選んだ文書を含んでいる目次のV.
L.２４と一致するディスクを選択し、ファイリング装置
にセットする。セットして検索・プリントのモードに入
り、おなじく目次にプリントされているフォルダ番号２
９、バインダ番号３０、ファイル番号３１を指定すれ
ば、装置による検索で目的の文書にたどり着くより遥か
にスピーディに目的の文書にたどり着ける。

【００４７】図６は図５の目次とほぼ同じ目的で出力す
るもので、目次の一覧表の代わりに、登録した文書の表
紙のイメージを縮小して並べて一覧表にし、縮小したイ
メージをユーザが見ることにより文書の検索を行うもの
である。この紙面にも図５と同じにV.L.２５のほか、フ
ォルダ番号２９、バインダ番号３０、ファイル番号３１
などをプリントしている。これらの機能は図５の場合と
同じであるので説明を省略する。

【００４８】図４、図５、図６において、何れにもV.L.
をプリントしているが、ディスクのラベルからそれに対
応する目次や縮小画面の一覧表を調べたり、逆に目次や
縮小画面の一覧表から対応するディスクを選択するのに
使うものであるから、同じ書体でV.L.をプリントした方
が対応するものを選ぶのに誤りが少ないので、実施例で
は、書体とそれを囲む枠を同じものにしている。書体ば
かりではなく、文字の大きさ、間隔なども同じにする方
が分かりやすい場合が多い。大きさを変えたい場合は、
相似関係を保つようにすると同じ番号を探しやすい。

【００４９】新規に文書を登録を行う場合も、目次や縮
小画面一覧表ですでに登録してある文書を確認してか
ら、登録する分類を決め、それに対応するV.L.の光ディ
スクを選んで行えるので、データベースの全貌をよく分
からない人でも誤りなく、スピーディに登録を行える。

【００５０】このように前記実施例では、デジタル複写
機の機能を活用して、電子ファイリング装置を複写機の
複合機能として実現できる。

【００５１】

【発明の効果】以上説明したように、請求項１の発明に
よれば、装置に着脱自在な記録媒体をイメージデータの
記録に使用する電子ファイリング装置に、新しい記録媒
体の使用を開始する際に記録媒体毎に最新のももの次の
番号及び装置の識別番号を組み合わせたボリュームラベ
ルを装置が自動的に付与するので、ボリュームラベルに
より、それぞれ区別して扱うことができ、複数の記録媒
体にまたがるデータベースをファイリング装置が管理す
るような使い方も可能になる。また、装置に着脱自在な
記憶媒体を使用する電子ファイリング装置の記憶媒体の
個数が多くなっても、ユーザに過大な負担をかけること
なく、全体の記録媒体を確実に装置が管理できると共
に、目次一覧などのプリントアウトした管理シートを活
用する運用がユーザの負担を軽減しつつ、容易で誤りな
く、スピーディに行える。

【００５２】請求項２の発明によれば、装置に着脱自在
な記録媒体をイメージデータの記録に使用する電子ファ
イリング装置に、新しい記録媒体の使用を開始する際に
記録媒体毎に最新のももの次の番号及び装置の識別番号
を組み合わせたボリュームラベルを付与する機能を備え
ると共に、付与したボリュームラベルを記録媒体に表示
するために貼り付けるラベルをプリントアウトする機能
とを備えたため、記録媒体に付与したボリュームラベル
を、付与した日付とともにシステムの機能を使ってプリ
ントアウトするので、それを媒体に貼り付けるだけでよ
い。したがって、媒体にブランクのラベルを貼って、そ
れに登録されたボリュームラベルや、登録した日付など
を書き込む手間を省くことができるばかりではなく、別
途に書き込む際のミスなども未然に防止できる。

【００５３】請求項３の発明によれば、装置に着脱自在
な記録媒体をイメージデータの記録に使用する電子ファ
イリング装置に、新しい記録媒体の使用を開始する際に
記録媒体毎に最新のももの次の番号及び装置の識別番号
を組み合わせたボリュームラベルを付与する機能を備え
ると共に、目次や縮小画面による管理シートをプリント
アウトするとき付与したボリュームラベルを含めてプリ
ントする機能とを備えたため、あらかじめファイリング
装置が出力した目次や縮小画面による管理シートを参照
して、ユーザが登録・検索・プリントを行うとき、管理
シートに付加されているボリュームラベルと同じボリュ
ームラベルを持つ媒体を電子ファイリング装置の記録媒
体のドライブ装置に挿入する事になるので、特別の前提
になる知識がなくても、誤りなく所望の記録媒体を選択
できる。

【００５４】請求項４の発明によれば、装置に着脱自在
な記録媒体をイメージデータの記録に使用し、新しい記
録媒体の使用を開始する際に記録媒体毎に最新のももの
次の番号及び装置の識別番号を組み合わせたボリューム
ラベルを付与する機能と、付与したボリュームラベルを
記録媒体に表示するために貼り付けるラベルをプリント
アウトする機能と、目次や縮小画面による管理シートを
プリントアウトするとき付与したボリュームラベルを含
めてプリントする機能とを備える電子ファイリング装置
において、前記記録媒体に貼り付けるラベルのプリント
と目次や縮小画面による管理シートをプリントアウトす
るときのボリュームラベルの書体を同じにするようにし
たため、管理シートに対応する記録媒体を選んだり、逆
に記録媒体に対応する管理シートを見つけるのを素早
く、確実に行える。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る電子ファイリング装置のブロック
図である。

【図２】本発明に係る電子ファイリング装置の別のブロ
ック図である。

【図３】本発明に係る電子ファイリング装置における光
ディスクが電子ファイリング装置にセットされたときの
処理を示すフローチャートである。

【図４】本発明に係る電子ファイリング装置がプリント
アウトする、光ディスクに貼り付けるラベルを示す説明
図である。

【図５】本発明に係る電子ファイリング装置における目
次のプリントアウト例を示す説明図である。

【図６】本発明に係る電子ファイリング装置における縮
小画面の一覧表のプリントアウト例を示す説明図であ
る。

【符号の説明】

１ デジタル複写機 ２ 制御部 ３ スキャナ ４ プリンタ ５ ディスプレイ ６ 操作部 ７ 画像ファイル制御部 ８ 光ファイル ９ ディスプレイ １０ キーボード ２３ ディスク用のラベルにプリントしたV.L. ２４ 目次にプリントしたV.L. ２５ 縮小画面一覧表にプリントしたV.L. ２６ ディスク用のラベルにプリントした登録の日付 ２７ ディスク用のラベルにプリントしたタイトル ２８ ディスク用のラベルにプリントした背表紙用タイ
トル ２９ フォルダ番号 ３０ バインダ番号 ３１ ファイル番号 ３２ 総文書数 ３３ プリントアウトした日付 ３４ プリントアウトした時刻

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁵ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 Ｈ０４Ｎ 5/76 Ｚ 7916−5Ｃ

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 装置に着脱自在な記録媒体をイメージデ
   ータの記録に使用する電子ファイリング装置において、
   新しい記録媒体の使用を開始する際に記録媒体毎に、最
   新のももの次の番号及び装置の識別番号を組み合わせた
   ボリュームラベルを付与する機能を備えたことを特徴と
   する電子ファイリング装置。
2. 【請求項２】 装置に着脱自在な記録媒体をイメージデ
   ータの記録に使用する電子ファイリング装置において、
   新しい記録媒体の使用を開始する際に記録媒体毎に、最
   新のももの次の番号及び装置の識別番号を組み合わせた
   ボリュームラベルを付与する機能と、付与した前記ボリ
   ュームラベルを記録媒体に表示するために貼り付けるラ
   ベルをプリントアウトする機能とを備えたことを特徴と
   する電子ファイリング装置。
3. 【請求項３】 装置に着脱自在な記録媒体をイメージデ
   ータの記録に使用する電子ファイリング装置において、
   新しい記録媒体の使用を開始する際に記録媒体毎に、最
   新のももの次の番号及び装置の識別番号を組み合わせた
   ボリュームラベルを付与する機能と、目次や縮小画面に
   よる管理シートをプリントアウトするとき付与した前記
   ボリュームラベルを含めてプリントする機能とを備えた
   ことを特徴とする電子ファイリング装置。
4. 【請求項４】 装置に着脱自在な記録媒体をイメージデ
   ータの記録に使用し、新しい記録媒体の使用を開始する
   際に記録媒体毎に、最新のももの次の番号及び装置の識
   別番号を組み合わせたボリュームラベルを付与する機能
   と、付与したボリュームラベルを記録媒体に表示するた
   めに貼り付けるラベルをプリントアウトする機能と、目
   次や縮小画面による管理シートをプリントアウトすると
   き付与したボリュームラベルを含めてプリントする機能
   とを備える電子ファイリング装置において、前記記録媒
   体に貼り付けるラベルのプリントと目次や縮小画面によ
   る管理シートをプリントアウトするときのボリュームラ
   ベルの書体を同じにするようにしたことを特徴とする電
   子ファイリング装置。