JPH0546451A - フアイル検索装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】保存期限が過ぎたファイルの検索を可能にし、
ファイル管理をやり易くしたファイル検索装置を提供す
る。 【構成】ファイルを格納し、該ファイルに対して当該フ
ァイルの保存期限を検索属性として記憶すると共に、要
求に応じて検索するデータベース１０、前記検索属性に
基づいてデータベースに対するファイルの検索命令を発
行する検索発行装置５および保存期限の過ぎているファ
イルに廃棄マークを付与し、または付与されている廃棄
マークを削除するための廃棄マーク付与・削除装置を備
えており、保存期限を検索属性として検索した結果から
該当ファイルの保存状況を確かめ、必要があれば該当フ
ァイルの保存期限の変更もできる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数のファイルを格納
するデータベース手段を有し、該データベース手段から
所望のファイルを検索するファイル検索装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来のファイル検索装置では、格納され
ている電子ファイルに保存期限等の廃棄属性を設定した
場合、保存期限が過ぎるとユ―ザに何ら通知もなく、自
動的に該当ファイルが削除されていた。この種の装置と
しては、例えば特開昭６１−１８７０５１号公報、特開
平１−１７３１５９号公報に開示されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】このように上記従来の
ファイル検索装置では、ユ―ザは保存期限が過ぎたこと
を知らずに該当ファイルを参照しようとしてもできなか
った。また該当ファイルが廃棄属性を設定した後に再び
必要になった場合には、保存期限日以前に廃棄属性を変
更しなければならないという問題があった。

【０００４】また上記従来のファイル検索装置では、２
次記憶装置に保存されているファイルに対しての参照回
数情報を得ることができないので、ユーザはどのファイ
ルが良く利用されているかを知ることができず、２次記
憶装置（ファイルシステム）の容量が一杯になった場合
などに、削除しても良いファイルの区別ができなかっ
た。このためユーザは試行錯誤的にファイルの内容を参
照して、削除しても良いファルイか否かを判断した後、
ファイルの削除操作を行わなければならず、作業が繁雑
となると共に、削除しても良いファイルか否かを決定す
るには極めて難しかった。

【０００５】本発明の目的は、保存期限が過ぎたファイ
ルの検索を可能にし、ファイル管理をやり易くしたファ
イル検索装置を提供することである。

【０００６】また本発明の他の目的は、ファイルの参照
回数に基づいてファイルを検索することのできるファイ
ル検索装置を提供することである。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
め、第１の発明は、複数のファイルを格納するデータベ
ース手段を有するファイル検索装置において、前記各フ
ァイルそれぞれに対しての保存期限を検索属性として記
憶する記憶手段と、前記検索属性に基づいて対応するフ
ァイルを検索する検索手段とを具えている。

【０００８】第２の発明は、複数のファイルを格納する
データベース手段を有するファイル検索装置において、
前記各ファイルそれぞれに対しての参照回数を検索属性
として記憶する記憶手段と、前記検索属性に基づいて対
応するファイルを検索する検索手段とを具えている。

【０００９】第３の発明は、複数のファイルを格納する
データベース手段を有するファイル検索装置において、
前記各ファイルそれぞれに対しての保存期限および参照
回数を検索属性として記憶する記憶手段と、前記保存期
限と前記参照回数の論理和または論理積の結果に基づい
て対応するファイルを検索する検索手段とを具えてい
る。

【００１０】

【作用】第１の発明では、格納すべきファイルの保存期
限を検索属性として記憶手段に予め記憶しておき、必要
時に検索手段によって、前記保存期限を検索属性として
デ―タベ―ス手段からファイルを検索するようにしてい
るので、その検索結果から該当ファイルの保存状況を見
る事ができる。従ってこの発明によれば、予め記憶され
たファイルの保存期限を検索属性として検索することが
できるため、ユ―ザ自身が該当ファイルに対する廃棄す
るか否かの処置を決定できる。また保存期限が過ぎてい
るファイルでも自動削除されないので、該当ファイルを
参照することができ、しかも廃棄属性を変更することに
より利用性が高められる。

【００１１】第２の発明では、ファイルの参照回数を検
索属性として記憶手段に記憶し、必要時に検索手段によ
って、前記参照回数を検索属性としてデ―タベ―ス手段
からファイルを検索するようにしているので、その検索
結果から該当ファイルの参照状況を見る事ができる。従
ってこの発明によれば、ファイルの参照回数を検索属性
として検索することができるため、ユ―ザ自身が参照回
数を参照することにより、どのファイルを消去すれば良
いかを容易に決定することができる。

【００１２】第３の発明では、ファイルの保存期限及び
参照回数を検索属性として記憶手段に記憶し、必要時に
検索手段によって、前記保存期限と前記参照回数の論理
和または論理積の結果に対応するファイルをデ―タベ―
ス手段から検索するようにしているので、その検索結果
から該当ファイルの保存状況および該当ファイルの参照
状況を見る事ができる。従ってこの発明によれば、ユ―
ザ自身が該当ファイルに対する廃棄するか否かの処置を
決定できると共に、ユ―ザ自身が参照回数を参照するこ
とにより、どのファイルを消去すれば良いかを容易に決
定することができる。

【００１３】

【実施例】以下、本発明の実施例を添付図面を参照して
説明する。

【００１４】図１は、本発明に係るファイル検索装置の
第１の実施例を示す機能ブロック図である。なお、本発
明のファイル検索装置はデ―タベ―スに格納されている
ファイルの保存期限を検索条件として検索し、その結果
に基づいてユ―ザが対象ファイルの保存延長の要否を決
定すると共に、保存を延長する当該対象ファイルが廃棄
候補であることを記す廃棄マ―クを付けて保存期限が過
ぎたファイルに対するデ―タベ―ス管理を容易にするこ
とを特徴とするものである。したがって、本実施例では
デ―タベ―スに格納するために処理され、デスクトップ
上に読み出しできるように電子ファイル化されたファイ
ルを扱うものとする。例えば、本発明が対象とするファ
イルをデ―タベ―スに格納する装置構成は従来技術で述
べた既知のものも当然適用できる。

【００１５】図１において、ファイル検索装置は、ファ
イル属性として保存期限を付けてファイルを格納するた
めの格納条件入力装置１およびファイル格納指示装置
２、ファイル検索に応じた検索条件を指示するための検
索条件入力装置３と検索条件解析装置４および検索命令
発行装置５、不要と思われるファイルへの廃棄マ―クの
付与とファイルに付与されている廃棄マ―クの削除を行
うと共に、設定されている保存期限を延長するための廃
棄マ―ク入力装置６と保存期限延長入力装置７および廃
棄マ―ク付与・削除装置８、検索結果、表示または印字
により出力する出力装置９、ファイルを廃棄用属性と一
緒に管理し、要求に応じて検索するデ―タベ―ス１０と
から構成されている。

【００１６】格納条件入力装置１は、格納すべきファイ
ルをデ―タベ―スにあるファイルを管理する文書一覧の
どの部分に入れるかを指示した後に、当該ファイルの格
納条件として保存期限を入力する。

【００１７】ファイル格納指示装置２は、格納条件入力
装置１から送られてくる保存期限が付けられたファイル
をデ―タベ―スに格納する命令を発行する。

【００１８】検索条件入力装置３は、保存期限の過ぎた
ファイルを含めて各種の検索条件を入力する。

【００１９】検索条件解析装置４は、検索条件入力装置
３で入力された検索条件をデ―タベ―スが理解できる検
索条件式に変換する。

【００２０】検索命令発行装置５は、検索条件解析装置
４が作成した検索条件式を使って、デ―タベ―スに対し
て検索命令を発行すると共に、デ―タベ―スからの検索
結果を受け取って出力装置９に出力する。

【００２１】廃棄マ―ク入力装置６は、保存期限が過ぎ
ているファイルを引き続き使用したいときに当該ファイ
ルの存在をユ―ザ自身が確認できるようにするととも
に、デ―タベ―ス管理者や他のユ―ザ等の第三者に対し
て古くても必要性の高いファイルであること認識させる
ために当該ファイルに廃棄マ―クを付ける指示を入力す
る。

【００２２】保存期限延長入力装置７は、保存期限が過
ぎたファイルを引き続き使用したいときに当該ファイル
の保存期限を新たに設定する。この対象ファイルは、保
存期限が過ぎかつ廃棄マ―クの付けていないファイルや
廃棄マ―クが付いているファイルが廃棄マ―クを削除し
たファイルである。

【００２３】廃棄マ―ク付与・削除装置８は、廃棄マ―
ク入力装置６から入力される廃棄候補のファイルに対し
て廃棄マ―クを付与する命令を発行し、また保存期限延
長入力装置７から入力される保存延長候補のファイルに
対して新たな保存期限の設定を行う命令を発行する。

【００２４】出力装置９は検索命令発行装置５からの検
索結果を表示又は印字処理を行う。出力装置９としては
例えばＣＲＴ表示装置、プリンタである。特に表示装置
は、検索結果に基づいて廃棄マ―クを付与したり、削除
したりした後の廃棄候補の状態（廃棄マ―クの有無）を
記述した文書一覧を表示する機能も備えている。

【００２５】デ―タベ―ス１０は、大量のファイルを格
納し、このファイルの検索属性として保存期限や参照回
数を記憶する記憶部を有し、少なくとも保存期限あるい
は参照回数を検索条件として検索できる機能を備えてい
る。

【００２６】次にファイルの保存期限の入力について説
明する。図２は保存期限を付けてファイルを格納するた
めの処理動作を示すフロ―チャ―トである。図３はデス
クトップ上に開かれた文書一覧表示ウインドウを見なが
らＹのテスト報告ファイルに保存期限を付けて格納する
ためのウインドウ操作とその結果のウインドウ表示の画
面例である。

【００２７】まず、デスクトップ上に文書一覧表示ウイ
ンドウを開き（ステップＳ１）、次いで格納すべきファ
イルを格納メニュ―の中から指定する（ステップＳ
２）。そして文書一覧のどの位置に格納するかを指定し
（ステップＳ３）、当該格納ファイルの保存期限を入力
する保存期限設定ウインドウを開き（ステップＳ４）、
保存期限をキ―ボ―ドから入力する（ステップＳ５）。
入力が終了すると、当該ファイルが指定された場所に挿
入された文書一覧を表示する（ステップＳ６）。

【００２８】このファイルに保存期限を付けて格納する
操作を、ファイル名“Ｙのテスト報告”を例にして図３
に示すウインドウを使って説明する。デスクトップ上の
文書を示すアイコンをマウスを使って選択する。開かれ
た格納メニュ―の中から格納すべきファイルを指定する
と、ファイル名“Ｙのテスト報告”を表記したアイコン
に変化する。図３（ａ）に示す文書一覧表ウインドウの
ファイルを入れたい場所、例えば、“Ｘのテスト報告”
と“ＹＹの議事録”の間に入れたい場合、図示矢印の位
置をマウスでクリックする。

【００２９】すると、図３（ｂ）に示す格納オプション
シ―ト（保存期限入力ウインドウ）が開かれる。この格
納オプションシ―トには保存期限をキ―ボ―ド入力する
入力欄が設けられており、この入力欄をマウスでクリッ
クしてから数値を入力し、その後に“完了”ボタンを押
すことにより入力した保存期限がファイルに付けられて
格納される。格納結果は、図３（ｃ）に示すように、文
書一覧表示ウインドウに更新された文書一覧が表示され
る。又格納オプションシ―トの保存期限の初期値は予め
自動的に入力されるように構成されており、本例では格
納日（文書一覧にある“作成日”）から３年後の日付が
初期値として入っている。この日付を修正したければ、
マウスとキ―ボ―ドを使って行う。

【００３０】図４はデ―タベ―スに格納されているファ
イルの一例を示す。このデ―タベ―スのファイル検索に
ついて説明する。図５は保存期限と参照回数を検索属性
とするファイル検索の処理動作を示すフロ―チャ―トで
ある。検索ウインドウ（図７参照）を開き（ステップＳ
１０）、この検索ウインドウの検索条件入力欄に検索条
件入力装置３から保存期限を含む条件式を入力する（ス
テップＳ１１）。入力された条件式は検索条件解析装置
４において検索属性が保存期限と参照回数であるか否か
の判定が行われる（ステップＳ１２，１３）。この結
果、検索属性が決定されると、デ―タベ―ス１０に理解
できる検索条件式に変換し、検索命令発行装置５に送
る。デ―タベ―スでは検索条件式に基づく検索コマンド
を実行し、検索する（ステップＳ１４）。検索結果は、
検索命令発行装置５を通して出力装置９に出力され、表
示される（ステップＳ１５）。

【００３１】検索ウインドウには、図７に示すように、
検索条件を入力する［検索条件」欄と検索結果を表示す
る［検索結果］欄とが、また検索条件を基に検索を実行
させる“検索開始”ボタンと検索結果から廃棄マ―クを
付与または削除を実行させる“廃棄マ―ク”ボタンとが
設けられている。［検索条件］欄には、ファイル属性の
種類、条件、値およびＡＮＤ条件を入力する。ファイル
属性の種類としては保存期限、文書名、参照回数等であ
る。なお、保存期限は後述の廃棄マ―クが付与されてい
るファイルの特定した検索を可能するため廃棄マ―クあ
り／なしを検索属性とすることもできる。また条件とし
ては等記号（＝）、不等記号（＜，＞）等である。更に
値としてはファイルの属性が“文書名”のとき図４に示
す文書名欄にある文書の名前、例えば“機能仕様書”、
保存期限のとき基準とする日付、例えば“Ｔoday”、ま
た参照回数のとき任意の指定回数、例えば“１”であ
る。そして複数の検索条件を使って検索する対象ファイ
ルを絞るときにはＡＮＤ条件に“かつ”を入力する。図
７に示す例では検索条件として保存期限が“´８９，
１，１”以前でかつ参照回数が“１”のファイルを検索
する場合が入力されている。“検索開始”ボタンを押す
と、検索が開始され、ウインドウの［検索結果］欄に検
索結果が表示される。この検索結果の表示例を図８に示
す。同図に示す例では、検索条件式を満足するファイル
として、伝票１と伝票２が検索結果で表示されている。

【００３２】次にファイルへの廃棄マ―クの付与につい
て説明する。図６は保存期限の過ぎたファイルへの廃棄
マ―ク付与の処理動作を示すフロ―チャ―トである。検
索ウインドウ（図７）を開き（ステップＳ２０）、上記
ファイル検索を行って（ステップＳ２１）、保存期限が
過ぎたファイルがあるか否かがチェックされる（ステッ
プＳ２２）。該当するファイルがあれば、そのファイル
を表示する。廃棄マ―ク入力装置６により表示されたフ
ァイルの中から廃棄候補とするファイル（指定ファイ
ル）を選択する（ステップＳ２３）。廃棄マ―ク付与・
削除装置８は指定ファイルを廃棄候補にするかを判断し
（ステップＳ２４）、廃棄候補のときは指定ファイルの
属性に廃棄候補を追加する命令をデ―タベ―ス１０に発
行する（ステップＳ２５）。デ―タベ―ス１０では指定
ファイルの属性を保存し（ステップＳ２６）、指定ファ
イルに廃棄マ―クを付与する（ステップＳ２７）。

【００３３】上記ファイル検索で検索されたファイルに
廃棄マ―クを付与するためのウインドウ操作を図８に示
すウインドウを使って説明する。図９は検索結果が表示
されている図８に示すウインドウで“廃棄マ―ク”ボタ
ンを押すことにより開かれるサブウインドウを示す。こ
のサブウインドウは、廃棄候補の指定または指定取り消
しを指示する。例えば、検索結果から伝票１と伝票２を
廃棄候補とし、これに廃棄マ―クを付ける場合、まず
“伝票１”の欄→サブウインドウの“廃棄候補指定”の
順にマウスでクリックすると、反転表示して伝票１が指
定ファイルになっていることが分かる。次いでサブウイ
ンドウの“廃棄マ―ク”をマウスでクリップすると、伝
票１に廃棄マ―クが付けられる。この廃棄マ―クは、図
１０に示すように、“伝票１”表示の左に“廃棄マ―
ク”が表示される。同様の操作により伝票２にも廃棄マ
―クが付けられる。

【００３４】このように、ファイルの保存期限が過ぎた
かどうかは検索条件に保存期限日を指定して検索するこ
とにより分かる。更に保存期限が過ぎたファイルに廃棄
マ―クを付けておけば、後日必要なファイルを見たいと
きに図１１に示すファイル一覧ウインドウを開いて、廃
棄マ―クの付いたファイルを確かめることができる。こ
の実施例では、廃棄マ―クを付与するファイルの検索す
る際の廃棄属性として保存期限を使っているが、保存期
限と廃棄マ―ク付与とは直接関係するものでなく、他の
検索属性を用いて検索した廃棄マ―クを付与することも
当然可能である。

【００３５】次にファイルに付与されている廃棄マ―ク
の削除について説明する。図１２はファイルから廃棄マ
―クを削除する処理動作を示すフロ―チャ―トである。
検索ウインドウ（図１２）を開き（ステップＳ３０）、
検索条件式を入力してファイル検索を行って（ステップ
Ｓ３１）、廃棄マ―ク付きのファイルがあるか否かがチ
ェックされる（ステップＳ３２）。

【００３６】ここで、ステップＳ３１のファイル検索
（廃棄候補のファイル検索）処理について、図１３に示
すフローチャートを参照して説明する。

【００３７】まず、ファイル検索では検索するファイル
が何であるかを特定する検索属性、例えばファイルの名
前や廃棄マ―ク付きファイルの検索式を入力する（ステ
ップＳ４０）。次いで、検索式は（廃棄候補＝はい）を
条件としているかを判断する（ステップＳ４１）。その
条件式が成立していれば、検索を実行し（ステップＳ４
２）、廃棄マ―クの付いたファイルを検索して表示する
（ステッＳ４３）。このステップＳ４３が終了すると、
処理は図１２のステップＳ３１に戻り、結果としてステ
ップＳ３２に移行することになる。

【００３８】再度図１２を参照して説明する。廃棄マ―
ク入力装置６により表示されたファイルの中から廃棄マ
―クを外すファイル（指定ファイル）を選択する（ステ
ップＳ３３）。廃棄マ―ク付与・削除装置８は指定ファ
イルの廃棄マ―クを外すかを判断し（ステップＳ３
４）、廃棄マ―クを外すときは指定ファイルの属性から
廃棄マ―クを削除する命令をデ―タベ―ス１０に発行す
る（ステップＳ３５）。

【００３９】デ―タベ―ス１０では指定ファイルから廃
棄マ―クを削除する（ステップＳ３６）。次いで廃棄マ
―クを削除した指定ファイルの保存期限を延長するため
に保存期限延長設定ウインドウが開かれる（ステップＳ
３７）。保存期限延長入力装置７から保存期限延長の要
否を入力すると、廃棄マ―ク付与・削除装置８が指定フ
ァイルの保存期限延長をチェックし（ステップＳ３
８）、延長するときは変更後の保存期限を入力する（ス
テップＳ３９）。

【００４０】上記廃棄マ―ク付きファイルから廃棄マ―
クを削除するためのウインドウ操作を図１４〜１６に示
すウインドウを使って説明する。図１４は検索結果が表
示されている検索ウインドウを示したものである。この
検索ウインドウには伝票２の検索条件として（廃棄候補
＝はい、かつファイル名＝伝票２）が入力され、検索結
果として廃棄マ―クが付与された伝票２が表示されてい
る。この検索ウインドウで“廃棄マ―ク”ボタンを押す
と、図１５に示すサブウィンドウが開かれる。サブウイ
ンドウを使って廃棄候補の指定取り消しを指示する。
“伝票２”の欄→サブウインドウの“廃棄候補指定取
消”の順にマウスでクリックすると、反転表示（図１５
中ハッチングが施されている）されて伝票２が指定ファ
イルになっていることが分かる。次いでサブウインドウ
の“廃棄マ―ク”をマウスでクリックすると、伝票２か
ら廃棄マ―クが外される。ファイル一覧ウインドウを開
くと、図１７に示すファイル一覧表で廃棄マ―クが外れ
た伝票２を確かめることができる。

【００４１】廃棄マ―クが外れたファイルの保存期限延
長について説明する。図１８は廃棄候補指定取消コマン
ドが実行されることにより開かれる保存期限延長設定ウ
インドウを示したものである。この設定ウインドウの変
更後の保存期限を“格納日から”または“指定まで”の
いずれかを指定し、入力エリアに新たに保存期限を入力
して“完了”ボタンを押すことにより設定される。

【００４２】なお、この実施例のファイル検索装置にお
いては、データベース１０には、各ファイルそれぞれに
対しての保存期限及び参照回数が検索属性として記憶さ
れるので、検索条件解析装置４が、検索条件として入力
されたものが保存期限と参照回数の論理和または論理積
の結果のいずれであるかを解析し、更にこの解析結果に
応じて、検索命令発行装置５がデータベース１０に対し
て検索命令を発行することにより、前記検索条件に適合
するファイルを検索するようにすることもできる。

【００４３】図１９は、本発明に係るファイル検索装置
の第２の実施例を示す機能ブロック図である。

【００４４】同図において、ファイル検索装置は、ファ
イルを格納する磁気ディスクなどの２次記憶装置１９１
０と、２次記憶装置１９１０にアクセスしてファイルを
検索する検索装置１９２０と、その検索結果を表示する
ディスプレイなどの表示装置１９３０と、ファイルの読
み出し要求やファイルを検索する際の検索条件式を入力
したり、各種の指令を与えるマウスやキーボードから構
成される入力装置１９４０とを有して構成されている。

【００４５】２次記憶装置１９１０は、従来のファイル
システムと同様なファイルの内容を記憶するファイル群
１９１１と、各ファイル毎の参照回数を記憶する参照回
数記憶部１９１２とから構成されている。参照回数記憶
部１９１２には、図２０に示すようにファイル名および
参照回数の各フィールド２０１０、２０２０からなるテ
ーブル２０００が記憶され、このテーブル２０００に登
録された参照回数は、該当するファイルが参照される度
に１インクリメントされる。

【００４６】検索装置１９２０は、メモリ１９２１と、
ファイルを検索する中央処理部１９２２とを有してお
り、中央処理部１９２２は、２次記憶装置１９１０から
メモリ１９２１へファイルを転送するファイル転送部１
９２３と、ファイルの参照回数をカウントアップするフ
ァイル参照回数計数部１９２４と、ファイルの参照回数
を出力装置としての表示装置１９３０に出力するファイ
ル参照回数表示部１９２５と、ファイルの参照回数を条
件式にして２次記憶装置１９１０中のファイルから検索
するファイル参照回数検索部１９２６とから構成されて
いる。

【００４７】次に参照回数のカウントアップ処理につい
て、図２１に示すフローチャートを参照して説明する。

【００４８】ユーザが所望のファイルに対する転記操作
（この具体例については後述する）を行うと（ステップ
Ｓ４０）、ファイル転送部１９２３は、該当するファイ
ルを２次記憶装置１９１０から読み出してメモリ１９２
１に転送する。同時に、ファイル参照回数計数部１９２
４は、転記操作されたファイルのファイル名を取り出し
（ステップＳ４１）、この取り出したファイル名と、参
照回数記憶部１９１２内のテーブル２０００のフィール
ド２０１０に登録されているファイル名とが等しいレコ
ードを取り出す（ステップＳ４２）。次にその取り出し
たレコード中の参照回数を１インクリメントする（ステ
ップＳ４３）。

【００４９】続いて、参照回数の表示処理について、図
２２に示すフローチャートを参照して説明する。

【００５０】参照回数表示部１９２５は、ファイル一覧
表示の際に、参照回数記憶部１９１２のテーブル２００
０に登録されているファイル名および参照回数を読み出
してメモリ１９２１に転送する（ステップＳ５０）。次
にファイル名と参照回数とを対応付けして表示装置１９
３０に表示させる（ステップＳ５１）。

【００５１】ここで、転記操作及び表示操作の具体例に
ついて、図２３を用いて説明する。図２３は転記操作及
び表示操作を説明するための図を示したものである。最
初に、図２３（ａ）に示すように、表示装置１９３０に
画面表示されたファイルシステムを示すアイコン２３１
０を、入力装置１９４０としてのマウスの操作に応じて
移動するカーソル（マウスデバイスのアイコン）２３２
０で選択する。これにより、参照回数表示部１９２５
は、そのファイルシステムをオープンし、図２３（ｂ）
に示すようにファイルシステムに対応するファイル名一
覧用ウィンドウ２３３０を表示画面に表示する。ウィン
ドウ２３３０には、ファイルシステムに保存されている
各ファイルのファイル名と参照回数とが対応付けされて
表示される。次に図２３（ｃ）に示すように、そのファ
イル名一覧の中から所望のファイル名、例えばファイル
Ｂに対してコピー（転記）操作をすると（図２３（ｃ）
ではコピー操作されたことを斜線で示している）、参照
回数表示部１９２５は、図２３（ｄ）に示すように、フ
ァイルＢが転記されたことを示すアイコン２３４０を表
示すると共に、参照回数計数部１９２４によって１イン
クリメントされたファイルＢの参照回数の値を再表示す
る。

【００５２】なおこの実施例では、図２３に示したよう
なファイル一覧形式以外にも、図２４に示すような表示
形式でファイルの一覧を表示することができる。すなわ
ち、ファイル名と参照回数との対応関係が認識し易いよ
うに、ウィンド２４００内に各ファイル毎にそれらの情
報を矩形で囲んで表示する。また、図２４に示すような
表示形式で表示されるファイルの一覧を、参照回数によ
るソート、参照回数毎の分類、参照回数による色分け
等、各種の表示形態で表示できるようになっている。

【００５３】次に、上記各種の表示形態でのファイル一
覧の具体例を、図２５乃至図２７を用いて説明する。

【００５４】なお図２５乃至図２７は、上記各種の表示
形態でのファイル一覧を表示するための表示処理を説明
するための図を示したものである。

【００５５】最初に、参照回数に基づいてソートされる
ファイル一覧の表示形態について説明する。ファイルシ
ステムを示すアイコンが選択され、プロパティを表示す
べき旨の指示が与えられると、参照回数表示部１９２５
は、図２５（ａ）に示すようにそのアイコンに対応する
プロパティシート２５１０を表示する。この図に示した
プロパティシートにおいては、ソートするか否かの指
定、名前かあるいは参照回数のいずれに対してソートす
るのかの指定、ソートする場合に大きい値から小さい値
へとソートさせるための「降順」、小さい値から大きい
値へとソートさせるための「昇順」の指定を行うことが
できる。ここで、プロパティシートを用いて参照回数で
「降順」によるソートが指定されると、参照回数表示部
１９２５は、ファイルシステムを開いて、図２５（ｂ）
に示すように、参照回数でソートされたファイル一覧を
ウィンドウ２５２０内に表示する。

【００５６】次に、参照回数毎に分類されてソートされ
るファイル一覧の表示形態について説明する。分類した
いファイルシステムを示すアイコンが選択され、更に参
照回数分類を示す旨の指示が与えられると、参照回数表
示部１９２５は、ファイルシステム中に参照回数の値毎
のフォルダ（ディレクトリ）を作成し、該各フォルダ中
に参照回数と一致するファイルを入る。このときの表示
状態を図２６（ａ）に示す。同図に示した例では参照回
数の値が「１」、「５」、「６」であるファイルがフォ
ルダで分類されてウィンドウ２６１０内に表示されてい
る。ここで、参照回数１であるフォルダ２６２０が指示
されると、参照回数表示部１９２５は、フォルダ２６２
０を開いて、図２６（ｂ）に示すように、参照回数が
「１」のファイルの一覧をウィンドウ２６３０内に表示
する。

【００５７】最後に、参照回数により色分けされるファ
イル一覧の表示形態について説明する。ファイルシステ
ムを示すアイコンが選択され、プロパティを表示すべき
旨の指示が与えられると、参照回数表示部１９２５は、
図２７（ａ）に示すようにそのアイコンに対応するプロ
パティシート２７１０を表示する。このプロパティシー
ト２７１０は、色付けを指示するための項目２７２０つ
まり「参照回数ＣＯＬＯＲ」、どの値の参照回数につい
て色付けしたいかを参照回数の値（範囲で指定すること
も可能である）で指定するための領域２７３０、色を指
定するための領域２７４０を有している。ここで項目２
７２０（「参照回数ＣＯＬＯＲ」）が選択され、領域２
７３０に「０〜１」が、また領域２７４０に「黄色」が
それぞれ指定されると、参照回数表示部１９２５は、図
２７（ｂ）に示すように、ファイル一覧時に、参照回数
が「０〜１」であるファイルのファイル名が存在する矩
形領域が、指定された黄色で色付けされて表示される
（図２７（ｂ）では斜線で示される部分が色付けされて
いることを示している）。

【００５８】次に参照回数によるファイルの検索処理に
ついて、図２８に示すフローチャートを参照して説明す
る。

【００５９】ユーザが入力装置１９４０を操作して検索
条件式として例えば参照回数の値を入力すると（ステッ
プＳ６０）、ファイル参照回数検索部１９２６は、参照
回数記憶部１９１２のテーブル２０００に登録されてい
る参照回数を検索し、参照回数と入力された検索条件式
（参照回数の値）とがマッチしたファイルのファイル名
を、参照回数記憶部１９１２のテーブル２０００から取
り出し（ステップＳ６１）、この取り出したファイル名
を検索結果としてメモリ１９２１に蓄えると共に、検索
結果としてのファイル名を、表示装置１９３０に表示さ
せる（ステップＳ６２）。

【００６０】ここで、検索処理の操作例について説明す
る。ユーザは、図２９（ａ）に示すように、検索ウィン
ドウ２９１０内に予め設定された、検索範囲及び検索条
件をそれぞれ指定するためのフィールド２９１０Ａ、２
９１０Ｂに所望の値を設定する。同図に示した例では、
フィールド２９１０ＡにファイルシステムＡが、フィー
ルド２９１０Ｂに「参照回数＝０」がそれぞれ設定され
ている。そしてファイル参照回数検索部１９２６が検索
ウィンドウ２９１０の内容に基づいて検索することによ
り、結果として、図２９（ｂ）に示すように、ファイル
システムＡ中で参照回数が「０」であるファイルのファ
イル名（図２９（ｂ）に示す例では、ファイル名Ｃ、フ
ァイル名Ｘ）が検索結果として検索結果ウィンドウ２９
２０内に表示される。

【００６１】上述したように本実施例によれば、ファイ
ル毎にファイルの参照回数を表示するようにしたので、
２次記憶装置に保存されたファイル中で、良く利用され
ているファイルと、あまり利用されていないファイルと
を区別することができ、利用頻度が少ないファイルを消
去するときの目安とすることができる。

【００６２】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、予
め記憶されたファイルの保存期限を検索属性として検索
することができるため、その検索結果からユ―ザ自身が
該当ファイルに対する廃棄するか否かの処置を決定でき
る。また保存期限か過ぎているファイルでも自動削除さ
れないので、該当ファイルを参照することができ、しか
も廃棄属性を変更することにより利用性が高められる。

【００６３】またファイルの参照回数を検索属性として
検索することができるため、例えば使用頻度が少ないフ
ァイルを検索し、必要に応じてそのファイルを消去する
ことができることとなり、ユーザは、消去しても良いフ
ァイルか否かを容易に決定するすることができる。従っ
てユーザによるファイル管理がやり易いファイル検索装
置を提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】発明に係るファイル検索装置の第１の実施例を
示す機能ブロック図。

【図２】ファイル格納処理動作を示すフロ―チャ―ト。

【図３】ファイル格納時のウィンドウ操作を説明する
図。

【図４】デ―タベ―スに格納されているファイルデ―タ
の一例を示す図。

【図５】ファイル検索処理動作を示すフロ−チャ―ト。

【図６】廃棄マ―ク付与処理動作を示すフロ―チャ―
ト。

【図７】ファイル検索時の検索条件の入力を説明するた
めの検索ウィンドウの画面例を示す図。

【図８】検索結果を表示する検索ウィンドウの画面例を
示す図。

【図９】廃棄マ―ク付与時の操作を説明するためのウィ
ンドウの画面例を示す図。

【図１０】廃棄マ―ク付与後のウィンドウの画面例を示
す図。

【図１１】廃棄マ―ク付与後のファイル一覧ウィンドウ
の画面例を示す図。

【図１２】廃棄マ―ク削除処理動作を示すフロ―チャ―
ト。

【図１３】廃棄候補のファイル検索処理動作を示すフロ
―チャ―ト。

【図１４】廃棄候補のファイル検索時の検索条件の入力
を説明するための検索ウインドウの画面例を示す図。

【図１５】廃棄マ―ク削除時操作を説明するためのウイ
ンドウの画面例を示す図。

【図１６】廃棄マ―ク削除後のウィンドウの画面例を示
す図。

【図１７】廃棄マ―ク削除後のファイル一覧ウィンドウ
の画面例を示す図。

【図１８】ファイルの保存期限を延長するための設定ウ
ィインドウの画面例を示す図。

【図１９】本発明に係るファイル検索装置の第２の実施
例を示す機能ブロック図。

【図２０】参照回数記憶部に登録されるテーブルの一例
を示す図。

【図２１】参照回数のカウントアップ処理動作を示すフ
ローチャート。

【図２２】参照回数の表示処理動作を示すフローチャー
ト。

【図２３】参照回数のカウントアップ及び表示の際の転
記操作及び表示操作を説明するための図。

【図２４】参照回数に基づいたファイル一覧を表示する
ための表示処理を説明するための図。

【図２５】参照回数に基づいたファイル一覧を表示する
ための表示処理を説明するための図。

【図２６】参照回数に基づいたファイル一覧を表示する
ための表示処理を説明するための図。

【図２７】参照回数に基づいたファイル一覧を表示する
ための表示処理を説明するための図。

【図２８】参照回数による検索処理動作を示すフローチ
ャート。

【図２９】参照回数による検索処理を説明するための
図。

【符号の説明】

１…格納条件入力装置、２…ファイル格納指示装置、３
…検索条件入力装置、４…検索条件解析装置、５…検索
命令発行装置、６…廃棄マ―ク入力装置、７…保存期限
延長入力装置、８…廃棄マ―ク付与・削除装置、９…出
力装置、１０…デ―タベ―ス、１９１０…２次記憶装
置、１９１１…ファイル、１９１２…参照回数記憶部、
１９２０…検索装置、１９２１…メモリ、１９２２…中
央処理部、１９２３…ファイル転送部、１９２４…ファ
イル参照回数計数部、１９２５…ファイル参照回数表示
部、１９２６…ファイル参照回数検索部、１９３０…表
示装置、１９４０…入力装置。

フロントページの続き (72)発明者 西山 研司 神奈川県川崎市高津区坂戸３丁目２番１号 ＫＳＰ Ｒ＆Ｄ ビジネスパークビル 富士ゼロツクス株式会社内

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数のファイルを格納するデータベース手
   段を有するファイル検索装置において、 前記各ファイルそれぞれに対しての保存期限を検索属性
   として記憶する記憶手段と、 前記検索属性に基づいて対応するファイルを検索する検
   索手段とを具えたことを特徴とするファイル検索装置。
2. 【請求項２】複数のファイルを格納するデータベース手
   段を有するファイル検索装置において、 前記各ファイルそれぞれに対しての参照回数を検索属性
   として記憶する記憶手段と、 前記検索属性に基づいて対応するファイルを検索する検
   索手段とを具えたことを特徴とするファイル検索装置。
3. 【請求項３】複数のファイルを格納するデータベース手
   段を有するファイル検索装置において、 前記各ファイルそれぞれに対しての保存期限及び参照回
   数を検索属性として記憶する記憶手段と、 前記保存期限と前記参照回数の論理和または論理積の結
   果に基づいて対応するファイルを検索する検索手段とを
   具えたことを特徴とするファイル検索装置。