JPH11250080A - 業務支援システムおよび業務支援方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】たとえば業務間の類似度を考慮するといったよ
り効率的な業務支援を実行する業務支援システムを提供
する。 【解決方法】業務類似度判定処理部６は、業務記憶部４
に記憶された業務間の類似を判定し、業務グループ化処
理部１２は、業務類似度判定処理部６によって類似して
いると判定された業務同士をグループとしてまとめて業
務グループ記憶部１１に記録する。そして、業務検索処
理部７は、業務グループ記憶部１１に記録されたグルー
プすべてを、業務の検索時に、要求に応じて一覧表示す
る。これにより、ユーザは、キーワードを必要としない
グループを切り口とした業務の絞り込みを行なえるよう
になる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、たとえばクライ
アント・サーバシステム上で稼動する各種業務を支援す
るための業務支援システムおよび同システムの業務支援
方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、コンピュータを利用して業務の効
率化を図るといったことが日常的に行なわれるようにな
ってきており、たとえば特願平９−１８９９２７号で
は、文書と業務とを関連付けて管理しておき、文書から
業務を、あるいは業務から文書を検索可能として作業の
効率化を図っている。しかしながら、この例では、文書
と業務との関連付けは行なうが、業務間の類似度を判定
して類似業務を検索するといった機能は持ち合わせな
い。

【０００３】また、たとえば特開平９−３０５４４２号
のように、業務の作業手順を蓄積しておき、その業務を
構成するコマンドから類似する業務を検索するものも存
在する。これにより、作業手順が類似した業務を検索し
たり、仮実行した作業群と類似する作業手順をもつ業務
を検索することができる。さらに、業務の中から代表的
なコマンドを見つけ出して業務のインデックスとしてい
る。しかしながら、この例では、類似度に基づいた順序
で類似業務を一覧表示する機能がなく、ユーザは候補そ
れぞれの類似の程度を認識することができない。

【０００４】また、特開平９−２７９８４４号では、業
務を作業単位でステップに分割し、この分割した各ステ
ップごとに要した時間の構成比率のパターンを求めて、
この求めたパターンが同一となる集合に分類しておき、
また、各作業のコストを管理しておくことにより、新規
業務のコストを見積もる場合に、パターンが同一の業務
を検索してコストを計算している。

【０００５】しかしながら、この例では、同一のパター
ンをもつ業務だけがグルーピングされており、類似して
いる業務がグループに含まれない。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】このように、従来の業
務内容を蓄積して業務支援を行なおうというシステムに
おいては、以下のような問題があった。

【０００７】（１）大量に蓄積された業務が整理できて
いないので、ユーザはグループでの一覧ができずに、業
務を検索するための何らかの手がかりを用意する必要が
生じてしまう。また、グループを代表するような典型的
な業務がどれかをユーザに提示されないので、ユーザは
グループを見つけても、グループ内のどの業務を用いる
（あるいは参照する）かの判断に迷ってしまう。

【０００８】（２）蓄積されている業務から類似してい
る業務を検索しても、類似度や業務の一覧表示機能など
がないので、ユーザは候補のどの業務がどれくらい類似
しているかを把握することができない。

【０００９】（３）ユーザが自ら業務をまとめてグルー
プ化したり、そのグループを代表する業務を編集して作
成することができない。

【００１０】（４）たとえば実行中の業務に対して、次
に必要な文書や操作をユーザ自らが動的に検索してお
り、蓄積されている業務が生かされていない。

【００１１】この発明は、このような実情に鑑みてなさ
れたものであり、業務間の類似度を考慮したより効率的
な業務支援を可能とする業務支援システムおよび同シス
テムの業務支援方法を提供することを目的とする。

【００１２】

【課題を解決するための手段】前述した目的を達成する
ために、この発明は、業務間の類似を判定する機能を設
けて、類似している業務をグループとしてまとめてお
き、それらのグループを一覧表示することにより、ユー
ザが、グループを切り口に業務の絞り込めるようにした
ものである。また、同一グループに所属する業務からそ
のグループを代表する典型的な業務を取得できるように
することによって、業務の再利用を行ない易いようにし
たものである。さらに、この類似度による業務の検索に
おいて、検索対象とする類似度の範囲を予め指定して検
索を行ない、この検索により検出された業務を類似度で
ソートして一覧表示するようにしたものである。

【００１３】また、ユーザが新規グループを作成して、
そのグループに業務を追加できるようにすることによっ
て、システムの固定的なグルーピングだけでなく、ユー
ザのカスタマイズを可能としたものである。さらに、た
とえば処理中の業務の類似業務を検索し、その処理中の
業務が次に必要になるであろう文書を、その検索された
類似業務から予測して、ユーザに提供するようにしたも
のである（ガイダンス機能）。これにより、ユーザは、
必要な文書を従来の検索方法で検索するのではなく、こ
のガイダンス機能を用いることにより、スムーズに業務
を進めていくことが可能となる。

【００１４】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照してこの発明の
一実施形態を説明する。

【００１５】図１は、この発明の実施形態に係る業務支
援システムのシステム構成を示す図である。

【００１６】図１に示すように、この実施形態の業務支
援システムは、文書を記憶する文書記憶部１と、文書を
検索する文書検索処理部２と、文書を登録する文書登録
処理部３と、文書の参照や作成などの操作情報からなる
業務内容、業務名および業務担当者名などで識別される
業務を記憶する業務記憶部４と、業務を登録する業務登
録処理部５と、業務の類似度を判定する業務類似度判定
処理部６と、業務名、業務担当者名または業務類似度な
どから業務を検索する業務検索処理部７と、業務の開始
時に指定された業務名および業務担当者から特定される
業務の業務アイコンを作成し表示する処理を行なう業務
開始処理部８と、業務アイコン上にドラッグ＆ドロップ
された文書を業務内容に追加する処理および業務アイコ
ンを削除する処理を行なう業務アイコン処理部９と、ユ
ーザが業務記憶を編集して新規の業務を作成できるよう
にする業務編集部１０と、グループ化された業務のグル
ープを記憶する業務グループ記憶部１１と、業務記憶部
４に記憶された業務をグループ化して業務グループ記憶
部１１にそのグループを登録する業務グループ化処理部
１２と、グループを選択肢として一覧表示し、選択され
たグループを削除したり、あるいは入力した業務グルー
プを作成または削除する処理を行なう業務グループ編集
処理部１３とから構成される。

【００１７】なお、これら各処理部は、図示しないＣＰ
Ｕにより処理されるプログラムとして構成されるもので
あり、ユーザとの対話は、図示しないディスプレイとキ
ーボードまたはマウスとにより行なわれる。また、各記
憶部は、図示しない磁気ディスク装置上に確保されるも
のである。この各記憶部については、ネットワーク上の
外部にあっても構わない。また、文書検索処理部２およ
び文書登録処理部３に関しては、従来と同じであるた
め、ここではその説明を省略する。

【００１８】図２は、この実施形態の文書記憶部１に記
憶されるデータ構造の一例を示す図である。

【００１９】図２に示すように、この文書記憶部１に
は、１個の文書単位に、文書を一意に特定する識別子で
ある文書ｉｄ、文書名、その文書を作成した作成者の名
前、作成時刻および文書内容である本体へのアドレスが
記憶されている。図２の例の先頭には、文書ｉｄ：Ｄ０
０１、文書名：カタログ、作成者：太郎、および、作成
時刻：１９９７年５月１１日１０：００である文書が記
憶されている。

【００２０】図３は、この実施形態の業務記憶部４に記
憶されるデータ構造の一例を示す図である。

【００２１】図３に示すように、この業務記憶部４に
は、１個の業務単位に、業務を一意に特定する識別子で
ある業務文書ｉｄ、業務名、その業務を行なった担当者
の名前およびその業務で行なった内容が記憶されてい
る。また、この業務内容には、関連する文書ｉｄ、その
文書を参照したのか作成したのかを示す種別、その文書
への操作を行なった時刻およびユーザが自由に設定でき
るコメントが記憶されている。図３の例の先頭には、業
務ｉｄ：Ｊ００１、業務名：カタログ整理、および、担
当者：花子である業務が記憶されており、その業務内容
には、２個の文書に対する操作情報が記憶されいる。具
体的には、１つ目の文書として、文書ｉｄ：Ｄ００１、
時刻：１９９７年５月１２日１０：００、および、種
別：参照が記憶されており、２つ目の文書として、文書
ｉｄ：Ｄ００２、時刻：１９９７年５月１２日１１：０
０、種別：作成、および、コメント：太郎さんにメール
通知が記憶されている。

【００２２】図４は、この実施形態の業務グループ記憶
部１１に記憶される業務グループ構造の一例を示す図で
ある。

【００２３】図４に示すように、この業務グループ記憶
部１１には、１個の業務グループ単位に、業務グループ
名およびグループに所属する業務の業務ｉｄが記憶され
ている。図４の例の先頭には、業務グループ名：文書整
理、および、業務ＩＤ：Ｊ００１、Ｊ０１０である業務
グループが記憶されている。

【００２４】次に、この実施形態の業務支援システムの
操作例をディスプレイ上に表示されるウィンドウ例とフ
ローチャートとを用いて説明する。

【００２５】図５は、システム起動時に表示される業務
管理ツールのウィンドウ例を示す図である。ここには、
業務登録開始、業務検索、グループ処理、業務登録終了
および終了の各種ボタンが配置されており、キーボード
またはマウスで指定することによって所望の処理を起動
することができる。

【００２６】図６は、業務管理ツールの処理の内容を示
すフローチャートである。まず、ウィンドウを表示し
（ステップA １）、ユーザからのｃｍｄ（コマンド）入
力を待ち（ステップA ２）、このとき入力されたｃｍｄ
に応じて、業務登録開始処理の起動（ステップA １
１）、業務登録終了処理の起動（ステップA １２）、業
務検索処理の起動（ステップA １３）、グループ処理の
起動（ステップA １４）、業務開始処理（ステップA １
５）、または、ウィンドウを消去して終了する処理（ス
テップA ８）が行なわれる。

【００２７】（業務登録開始処理）業務管理ツールの処
理において、業務登録開始処理が起動されたときに表示
される業務登録ウィンドウを図７に、フローチャートを
図８に示す。

【００２８】この業務登録開始処理は、業務登録処理部
５によって実行され、図７に示すように、業務登録開始
ウィンドウには、登録する業務に関する情報を入力する
領域があり、ユーザはここに必要な情報を入力し、ウィ
ンドウ下部に配置された開始ボタンを指示することで、
業務が業務記憶部４に登録される。入力する情報は、業
務名、担当者およびこの業務に関連した文書に関する情
報である。キャンセルボタンが指示された場合は、業務
登録をキャンセルしてこの処理からリターンする。図７
の例では、花子さんが行なった業務名：報告書作成が入
力されている。

【００２９】（業務検索処理）業務管理ツールの処理に
おいて、業務検索処理が起動されたときに表示される業
務検索ウィンドウを図９に、フローチャートを図１０に
示す。

【００３０】この業務検索処理は、業務検索処理部７に
よって実行され、図９に示すように、業務検索ウィンド
ウには、業務を検索する情報を入力する領域があり、ユ
ーザはここに必要な情報を入力し、ウィンドウ下部に配
置された業務検索ボタンを指示することで、業務を検索
して該当する業務をリスト表示する業務リスト処理が起
動される。業務を検索する情報は、業務名、担当者、業
務を行なった期間および類似度からなり、初期値として
何も指定していないことを示す「＊」が表示される。図
９の例では、業務名にカタログ整理が入力され、類似度
５０以上の類似度検索が検索対象に指定されており、こ
の状態で検索実行ボタンを指示することで、業務名がカ
タログ整理の業務と、その業務に対して業務類似度５０
以上である業務とを検索してリスト表示する業務リスト
処理が起動される。業務リスト処理には検索情報のパラ
メータが与えられる。

【００３１】（業務リスト処理）業務検索処理におい
て、業務リスト処理が起動されたときに表示される業務
リストウィンドウを図１１に、フローチャートを図１２
に示す。

【００３２】業務リスト処理では、まず、図１１に示す
業務リストウィンドウを表示し（ステップD １）、業務
検索ウィンドウで入力された検索情報（業務名と担当者
と期間）を用いて業務記憶部４内を検索し、検出された
業務の業務名、担当者、業務内容内の文書に対する時
刻、種別およびコメントを取り出してウィンドウに反映
するとともに、文書記憶部１を検索し、文書ｉｄに対応
する文書名を取り出してウィンドウに反映する（ステッ
プD ２）。

【００３３】その後、類似業務検索がチェックされてい
るか判定し（ステップD ３）、類似業務検索がチェック
されている場合には（ステップD ３のON）、先に検索さ
れた業務ｉｄと類似している業務を検索するために、業
務類似度判定処理（後述）によって他の業務との類似度
を求めて、この値がユーザ入力した類似度以上であれ
ば、類似度、業務の業務名、担当者、業務内容内文書に
対する時刻、種別およびコメントを取り出し、類似度順
にソートしてならべてウィンドウに反映するとともに、
文書記憶部１から、文書ｉｄに対応する文書名を取り出
してウィンドウに反映する。図１１の例では、業務名が
カタログ整理である業務と、これに類似する業務として
メモ改定業務とが表示されている。

【００３４】（業務開始処理）業務管理ツールの処理に
おいて、業務開始処理が起動されたときに表示される業
務開始ウィンドウを図１３に、フローチャートを図１４
に示す。

【００３５】この業務開始処理は、業務開始処理部８に
よって実行され、まず、図１３に示す業務開始ウィンド
ウを表示し（ステップＥ１）、ユーザにこれから開始す
る業務の業務名と担当者とを入力してもらい（ステップ
Ｅ２）、開始ボタンを選択してもらう。図１７の例で
は、業務名：文献調査、担当者：花子が入力されてい
る。また、この業務開始処理は、開始ボタンが押された
場合（ステップＥ４のＹＥＳ）、業務記憶部４に、新た
な業務としてユーザが入力した業務名と担当者とを記憶
させ（ステップＥ５）、この業務（業務ｉｄ）に対応す
る業務アイコン（アイコンｉｄ）を作成してディスプレ
イ上に表示する（ステップＥ６）。図１５は、業務アイ
コンがディスプレイ上に表示された例であり、文献調査
という名前のついたアイコン上に参照、作成および終了
の各領域が配置されている。業務開始処理直後の業務記
憶部４には、業務名と担当者とのみが設定され、業務内
容が空白であり、以降の業務アイコン処理により、業務
内容が追加される。ここでは、記録された業務の業務ｉ
ｄをＤ０５０とする。

【００３６】また、この追加された業務に所望の文書を
関係づけるために、さらに、文書リスト処理と文書の業
務への割り当て処理とが実行される。

【００３７】（文書リスト処理）文書リスト処理は、図
１６に示すように、文書記憶部１内の各文書を文書リス
トウィンドウ内に表示する。文書リストウィンドウは、
その左側に文書の記憶されているフォルダが階層的に表
示され、選択されているフォルダ内の文書が右側に表示
される。図１６の例では、Ｓｕｂ１、Ｓｕｂ２およびＳ
ｕｂ３の３個のフォルダがあり、Ｓｕｂ２フォルダ内の
文書（文書２１と文書２２）が右側に表示されている。

【００３８】（ドラッグ＆ドロップによる文書の業務へ
の割り当て処理）このドラッグ＆ドロップによる文書の
業務への割り当て処理は、業務アイコン処理部９によっ
て実行される。この業務アイコン処理は、マウスにより
文書リストウィンドウ内の文書が業務アイコン上の作成
または参照領域上にドラッグ＆ドロップされた場合と、
マウスにより業務アイコン上の終了領域が指示された場
合とに起動される。

【００３９】業務アイコン処理において、業務内容が追
加されたときの画面例を図１７に、フローチャートを図
１８に示す。

【００４０】マウスにより文書リストウィンドウ内の文
書が業務アイコン上の作成または参照領域上にドラッグ
＆ドロップされたとき、業務アイコン処理は、そのドラ
ッグ＆ドロップされた業務アイコンに対応する業務記憶
部内の業務の業務内容に、時刻、種別および文書ｉｄを
記録する。時刻には、現在の時刻を設定し、文書ｉｄに
は、ドラッグ＆ドロップされた文書の名前から文書記憶
部を検索して対応する文書ｉｄを取り出して設定し、種
別には、ドラッグ＆ドロップされた位置が参照領域か作
成領域かでそれぞれ参照または作成を設定する。図１７
は、文書リストウィンドウ内の文書２２が、文献調査の
業務アイコン上の参照領域にドラッグ＆ドロップされた
例であり、この場合、業務記憶部４内の業務ｉｄ：Ｊ０
５０である文献調査に対応する業務内容に、時刻：１９
９７年５月２０日１０：００、種別：参照、文書ｉｄ：
Ｄ１００が追加記録される。

【００４１】このように、マウスにより文書リストウィ
ンドウ内の文書を業務アイコン上の作成または参照領域
上にドラッグ＆ドロップする操作を繰り返すことで、簡
単に指定する文書を指定する業務の業務内容に追加する
ことができる。

【００４２】また、業務アイコン処理は、マウスによる
業務アイコン上の終了領域が指示された場合には、その
ドラッグ＆ドロップされた業務アイコンを削除する処理
を行なう。

【００４３】前述したように、このシステムでは、花子
さんが行なったカタログ整理なる業務を出発点として、
関連する太郎さんが作成したカタログ文書を検索し、さ
らにこのカタログ文書を基にして、次郎さんの行なった
メモ改訂なる業務、そして、次郎さんが作成したメモ改
訂文書を検索することが可能であり、業務という観点か
ら、文書を関係づけ、色々な方向から文書を検索するこ
とが可能となる。

【００４４】また、業務アイコンを用いることで、簡単
に、指定する文書を指定する業務の業務内容に追加する
ことができる。

【００４５】（新規業務作成処理）前述した図１１の業
務編集ＯＮボタンが指示されると、業務編集処理が起動
される。この業務編集処理のフローを図１９に示す。

【００４６】この業務編集処理は、業務編集部１０によ
って実行され、まず、ユーザからの入力待ちになる。こ
のときは、図２０に示すように、カーソル（ａ）が、業
務名、文書名、種別、担当、日時およびコメント欄のい
ずれかに合わされており、文字入力がある場合には（ス
テップＧ１のＹＥＳ）、その入力文字をデータとして業
務記憶部４を更新する（ステップＧ２）。図２０の例で
は、業務名がカタログ整理からＡ社パンフレット整理に
変更されている。業務記憶部４にも、Ａ社パンフレット
整理を業務名として反映する。

【００４７】また、表示されている文書名をドラックし
て他の業務にドロップした場合には（ステップＧ３のＹ
ＥＳ）、そのドラックされた文書名、種別、担当、日時
およびコメントをコピーして、ドロップした業務にその
内容を反映させる（ステップＧ４）。図２１には、カタ
ログ整理の「文書名：カタログ、種別：参照、担当：花
子、日時：１９９７／５／１２ １０：００」を業務名
サンプルの業務の内容に追加する例が示されている。

【００４８】そして、図１１の業務編集ＯＦＦボタンが
指示されると（ステップＧ５のＹＥＳ）、業務編集処理
はリターンする。

【００４９】（業務類似度判定処理）業務類似度判定処
理のフローを図２２に示す。

【００５０】この業務類似度判定処理は、業務類似度判
定処理部６によって実行され、その類似度を求めるため
に渡された２つの業務ｉｄを業務記憶部４内で検索し、
その業務での業務内容の文書ｉｄを取り出す。そして、
たとえば次の（１）式で業務類似度を計算して、その値
を返す。

【００５１】 業務類似度 ＝ （２つの業務での共通している文書ｉｄの数） ／ （２つの業務での文書の数） × １００ …（１）式 （業務グループ処理）業務グループ処理は、業務グルー
プ化処理部１２によって処理されるものであり、業務管
理ツール処理において、グループ処理ボタンが指示され
たときに起動される。業務グループ処理の画面を図２３
に、業務グループ処理のフローを図２４に示す。

【００５２】まず、図２３に示すグループ一覧ウィンド
ウを作成し（ステップＩ１）、業務グループ記憶部１１
からグループ名と対応する業務ｉｄとを取り出す（ステ
ップＩ２）。そして、業務記憶部４内を検索して業務ｉ
ｄから業務名を求め（ステップＩ３）、グループ名と業
務名とを表示する（ステップＩ４）。

【００５３】次に、再グループ化ボタンが指示された場
合には（ステップＩ５のＹＥＳ）、業務グループ化処理
を行なう（ステップＩ６）。また、新規グループ作成ボ
タンが指示された場合には（ステップＩ７のＹＥＳ）、
図２５に示すように新規グループの行を作成して表示す
る。そして、ユーザがカーソルを図２５中の「新規グル
ープ」という表示箇所に合わせて文字列を入力すること
によって、グループ名に入力文字列が表示される。ま
た、ユーザ業務グループ記憶部１１には、新しいグルー
プを作成してグループ名にユーザが入力した文字列を格
納する（ステップＩ８）。

【００５４】ドラッグ＆ドロップのドロップがウィンド
ウ内にあった場合には（ステップＩ９のＹＥＳ）、ドラ
ッグ時の指定された業務名をドロップ先のグループのウ
ィンドウに図２６のように表示して、業務グループ記憶
部１１のそのグループにこの業務の業務ｉｄを追加記録
する（ステップＩ１０）。

【００５５】また、代表ラジオボタンがスイッチされた
ときには（ステップＩ１１のＹＥＳ）、指示されたグル
ープの業務グループ記憶部１１において、ラジオボタン
がオンになっている業務の業務ｉｄが先頭になるように
変更し、さらにグループ名をこの業務名とする（ステッ
プＡ１２）。図２７は、カタログ整理のグループの代表
をメモ改定と変更した場合の例を示すものである。

【００５６】そして、キャンセルボタンが指示されたと
きには（ステップＩ１３のＹＥＳ）、この処理からリタ
ーンする。

【００５７】図２３では、カタログ整理、部品発注とい
うグループ名のグループがあり、カタログ整理というグ
ループ名のグループに、カタログ整理、メモ改定という
業務が含まれ、部品発注というグループ名のグループ
に、部品発注という業務が含まれている。

【００５８】このように、多量の業務がグループ化され
て表示されるので、ユーザは必要な業務をまずグループ
を見つけることで絞りこむことができるため、業務の検
索がたやすくなる。また、グループ化はシステムが自動
的に行なうので、ユーザがグループ化に煩わされること
がない。さらに、グループを代表する業務が提示される
ので、ユーザは、グループ名だけからだけではなく、代
表業務の内容からもグループの内容を簡単に予測するこ
とができる。

【００５９】また、ユーザはシステムの自動的なグルー
プ化の内容が気に入らなければ、編集することも可能で
あり、業務グループ編集処理部１３により、新しいグル
ープの作成やグループを代表する業務の指定を行なうこ
とができる。

【００６０】（業務グループ化処理）業務グループ処理
における業務グループ化処理のフローを図２８に示す。
そして、この処理で使用する２つのしきい値、「グルー
プ化類似度」および「グループ化類似業務数」を図２９
に示す。

【００６１】まず、業務記憶部４から業務を一つ選択し
て（業務Ａとする）、業務Ａと他の業務の類似度を求め
る（ステップＪ１）。そして、この類似度がグループ化
業務類似度を越えている業務を類似業務として類似業務
の数を求めて（ステップＪ２）、類似業務の数がグルー
プ化業務数を越えている場合に（ステップＪ３のＹＥ
Ｓ）、業務グループ記憶部１１に記憶させる（ステップ
Ｊ４）。このとき、グループ化された業務に対して、グ
ループ内の他の業務との類似度を求めて加算した値を代
表指数とする。そして、この代表指数が最も高い業務を
そのグループを代表する業務と判定し、業務グループ記
憶部１１のグループ名にその業務名を、業務ｉｄにはこ
の業務の業務ｉｄを先頭にして、代表指数の大きな業務
から順に業務ｉｄを記録していく。

【００６２】そして、業務記憶部４に記憶されているす
べての業務に関して、同様の処理を行なう（ステップＪ
５）。

【００６３】（業務ガイダンス表示処理）次に、この実
施形態の業務支援システムにおける業務ガイダンスにつ
いて説明する。業務ガイダンス表示処理のフローを図３
０に、業務ガイダンス表示ウィンドウを図３１に示す。

【００６４】図３０に示す画面の業務名入力（ｂ）に入
力された業務名の業務ｉｄを業務記憶部から求め、さら
に業務類似度判定処理部６を使って、業務記憶部４に記
憶された各業務とこの業務との類似度を求め、もっとも
高い類似度をもつ業務を検索する（ステップＫ１）。次
に、実行中の業務と検索した類似業務とを比較し、２つ
の業務に共通する文書ｉｄの中で最も新しい日時をもつ
文書の文書ｉｄを検索する（ステップＫ２）。

【００６５】そして、検索した文書ｉｄの日時よりも新
しい日時をもつ類似業務の文書のうちで、最も古い日時
をもつ文書の文書ｉｄを検索し（ステップＫ３）、この
文書ｉｄから文書記憶部１を検索して文書名を求め、ガ
イダンス表示ウィンドウの文書名表示エリア（ｃ）にそ
の文書名を表示する（ステップＫ４）。

【００６６】このように、実行中業務の業務名を業務ガ
イダンスウィンドウに入力することによって、実行中の
業務の次に必要となるであろう文書を予測させて見つけ
出すことができるようになる。

【００６７】なお、この実施形態では、文書に対する作
成・参照・更新を業務の内容としたが、メール送信やプ
リンタ出力などでも同様である。

【００６８】また、この発明の手法は、ソフトウェアと
しての実現が可能であるため、コンピュータによって実
行させることのできるプログラムとして、フロッピィデ
ィスク、光ディスクおよび半導体メモリなどのコンピュ
ータ読み取り可能な記録媒体に格納して頒布することが
可能である。

【００６９】

【発明の効果】以上詳述したように、この発明によれ
ば、業務間の類似度を考慮し、類似する業務の集まりで
あるグループを切り口に業務の絞り込みが行なえ、ま
た、同一グループに所属する業務からそのグループを代
表する典型的な業務を取得でき、さらに、この類似度に
よる業務の検索結果を類似度順に一覧表示することがで
きるといった、より効率的な業務支援が可能となる。

【００７０】また、そのグループのユーザによるカスタ
マイズをサポートするとともに、処理中または指定され
た業務が次に必要になるであろう文書を予測して提供す
るといった業務支援をも可能とする。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の実施形態に係る業務支援システムの
システム構成を示す図。

【図２】同実施形態の文書記憶部に記憶されるデータ構
造の一例を示す図。

【図３】同実施形態の業務記憶部に記憶されるデータ構
造の一例を示す図。

【図４】同実施形態の業務グループ記憶部に記憶される
業務グループ構造の一例を示す図。

【図５】同実施形態のシステム起動時に表示される業務
管理ツールのウィンドウ例を示す図。

【図６】同実施形態の業務管理ツール処理の内容を示す
フローチャート。

【図７】同実施形態の業務管理ツール処理における業務
登録開始処理が起動されたときに表示される業務登録ウ
ィンドウを例示する図。

【図８】同実施形態の業務管理ツール処理における業務
登録開始処理の内容を示すフローチャート。

【図９】同実施形態の業務管理ツール処理における業務
検索処理が起動されたときに表示される業務検索ウィン
ドウを例示する図。

【図１０】同実施形態の業務管理ツール処理における業
務検索処理の内容を示すフローチャート。

【図１１】同実施形態の業務検索処理における業務リス
ト処理が起動されたときに表示される業務リストウィン
ドウを例示する図。

【図１２】同実施形態の業務検索処理における業務リス
ト処理の内容を示すフローチャート。

【図１３】同実施形態の業務管理ツール処理における業
務開始処理が起動されたときに表示される業務開始ウィ
ンドウを例示する図。

【図１４】同実施形態の業務管理ツール処理における業
務開始処理の内容を示すフローチャート。

【図１５】同実施形態の業務アイコンがディスプレイ上
に表示された例を示す図。

【図１６】同実施形態の文書リストを例示する図。

【図１７】同実施形態の業務アイコン処理において業務
内容が追加されたときの画面例を示す図。

【図１８】同実施形態の業務アイコン処理において業務
内容が追加されたときの手順を示すフローチャート。

【図１９】同実施形態の業務編集処理の内容を示すフロ
ーチャート。

【図２０】同実施形態の業務編集処理における文字入力
を説明するための図。

【図２１】同実施形態の業務編集処理におけるドラッグ
＆ドロップを説明するための図。

【図２２】同実施形態の業務類似度判定処理の内容を示
すフローチャート。

【図２３】同実施形態の業務管理ツール処理において業
務グループ処理ボタンが指示されたときに起動される業
務グループ処理の表示画面を示す図。

【図２４】同実施形態の業務管理ツール処理において業
務グループ処理ボタンが指示されたときに起動される業
務グループ処理の内容を示すフローチャート。

【図２５】同実施形態の業務グループ処理において新規
グループ作成ボタンが指示されたときに表示される新規
グループ画面を例示する図。

【図２６】同実施形態の業務グループ処理においてドラ
ッグ＆ドロップにより業務をグループに追加する例を示
す図。

【図２７】同実施形態の業務グループ処理において代表
業務を変更する例を示す図。

【図２８】同実施形態の業務グループ化処理の内容を示
すフローチャート。

【図２９】同実施形態の業務グループ化処理で使用する
２つのしきい値、「グループ化類似度」および「グルー
プ化類似業務数」を例示する図。

【図３０】同実施形態の業務ガイダンス表示処理の内容
を示すフローチャート。

【図３１】同実施形態の業務ガイダンス表示処理におけ
る業務ガイダンス表示ウィンドウを例示する図。

【符号の説明】

１…文書記憶部、２…文書検索処理部、３…文書登録処
理部、４…業務記憶部、５…業務登録処理部、６…業務
類似度判定処理部、７…業務検索処理部、８…業務開始
処理部、９…業務アイコン処理部、１０…業務編集部、
１１…業務グループ記憶部、１２…業務グループ化処理
部、１３…業務グループ編集処理部。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 城所 和明 神奈川県川崎市幸区柳町70番地 株式会社 東芝柳町工場内

Claims (21)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 業務内容、業務名および業務担当者名を
   含む各業務を識別するための業務データを管理する機能
   を有する業務支援システムにおいて、 前記管理された業務データで識別される業務間の類似度
   を算出する業務類似度算出手段と、 前記業務類似度算出手段により算出された類似度から前
   記業務をグループ化する業務グループ化手段と、 前記業務グループ化手段によりグループ化されたグルー
   プを一覧表示するグループ一覧表示手段とを具備するこ
   とを特徴とする業務支援システム。
2. 【請求項２】 前記業務グループ化手段は、前記すべて
   の業務の中の任意の業務同士をグループ化する旨の指示
   を入力する手段を有することを特徴とする請求項１記載
   の業務支援システム。
3. 【請求項３】 前記業務グループ化手段は、前記業務類
   似度算出手段により算出された類似度から前記各グルー
   プごとにそのグループを代表する業務を選出する手段を
   有することを特徴とする請求項１記載の業務支援システ
   ム。
4. 【請求項４】 前記業務グループ化手段は、あるグルー
   プに属する業務の中の任意の業務をそのグループを代表
   する業務とする旨の指示を入力する手段を有することを
   特徴とする請求項３記載の業務支援システム。
5. 【請求項５】 前記グループを代表する業務を仮想的に
   作成する業務編集手段をさらに具備し、 前記業務グループ化手段は、前記業務編集手段により作
   成された仮想の業務をそのグループを代表する業務とす
   ることを特徴とする請求項３記載の業務支援システム。
6. 【請求項６】 業務内容、業務名および業務担当者名を
   含む各業務を識別するための業務データを管理する機能
   を有する業務支援システムにおいて、 処理中または指定された業務とそれ以外の業務との間の
   類似度を前記管理された業務データから算出する業務類
   似度算出手段と、 前記業務類似度算出手段により算出された類似度が予め
   定められた範囲内にある業務を前記類似度に基づいた順
   序で一覧表示する類似業務一覧表示手段とを具備するこ
   とを特徴とする業務支援システム。
7. 【請求項７】 業務内容、業務名および業務担当者名を
   含む各業務を識別するための業務データを管理する機能
   を有する業務支援システムにおいて、 処理中または指定された業務とそれ以外の業務との間の
   類似度を前記管理された業務データから算出する業務類
   似度算出手段と、 前記業務類似度算出手段により算出された類似度が最も
   高い業務の業務データから前記処理中または指定された
   業務の次の処理を予測して提示する次処理提示手段とを
   具備することを特徴とする業務支援システム。
8. 【請求項８】 業務内容、業務名および業務担当者名を
   含む各業務を識別するための業務データを管理する機能
   を有する業務支援システムの業務支援方法であって、 前記管理された業務データで識別される業務間の類似度
   を算出するステップと、 前記算出された類似度から前記業務をグループ化するス
   テップと、 前記グループ化されたグループを一覧表示するステップ
   とを具備することを特徴とする業務支援方法。
9. 【請求項９】 業務内容、業務名および業務担当者名を
   含む各業務を識別するための業務データを管理する機能
   を有する業務支援システムの業務支援方法であって、 前記管理された業務データで識別される業務間の類似度
   を算出するステップと、 前記すべての業務の中の任意の業務同士をグループ化す
   る旨の指示を入力するステップと、 前記算出された類似度および前記入力された指示から前
   記業務をグループ化するステップと、 前記グループ化されたグループを一覧表示するステップ
   とを具備することを特徴とする業務支援方法。
10. 【請求項１０】 業務内容、業務名および業務担当者名
    を含む各業務を識別するための業務データを管理する機
    能を有する業務支援システムの業務支援方法であって、 前記管理された業務データで識別される業務間の類似度
    を算出するステップと、 前記算出された類似度から前記業務をグループ化するス
    テップと、 前記算出された類似度から前記各グループごとにそのグ
    ループを代表する業務を選出するステップとを具備する
    ことを特徴とする業務支援方法。
11. 【請求項１１】 業務内容、業務名および業務担当者名
    を含む各業務を識別するための業務データを管理する機
    能を有する業務支援システムの業務支援方法であって、 前記管理された業務データで識別される業務間の類似度
    を算出するステップと、 前記算出された類似度から前記業務をグループ化するス
    テップと、 あるグループに属する業務の中の任意の業務をそのグル
    ープを代表する業務とする旨の指示を入力するステップ
    と、 前記算出された類似度および前記入力した指示から前記
    各グループごとにそのグループを代表する業務を選出す
    るステップとを具備することを特徴とする業務支援方
    法。
12. 【請求項１２】 業務内容、業務名および業務担当者名
    を含む各業務を識別するための業務データを管理する機
    能を有する業務支援システムの業務支援方法であって、 前記管理された業務データで識別される業務間の類似度
    を算出するステップと、 前記算出された類似度から前記業務をグループ化するス
    テップと、 前記グループを代表する業務を仮想的に作成するステッ
    プとを具備することを特徴とする業務支援方法。
13. 【請求項１３】 業務内容、業務名および業務担当者名
    を含む各業務を識別するための業務データを管理する機
    能を有する業務支援システムの業務支援方法であって、 処理中または指定された業務とそれ以外の業務との間の
    類似度を前記管理された業務データから算出するステッ
    プと、 前記算出された類似度が予め定められた範囲内にある業
    務を前記類似度に基づいた順序で一覧表示するステップ
    とを具備することを特徴とする業務支援方法。
14. 【請求項１４】 業務内容、業務名および業務担当者名
    を含む各業務を識別するための業務データを管理する機
    能を有する業務支援システムの業務支援方法であって、 処理中または指定された業務とそれ以外の業務との間の
    類似度を前記管理された業務データから算出するステッ
    プと、 前記算出された類似度が最も高い業務の業務データから
    前記処理中または指定された業務の次の処理を予測して
    提示するステップとを具備することを特徴とする業務支
    援方法。
15. 【請求項１５】 業務内容、業務名および業務担当者名
    を含む各業務を識別するための業務データを管理する機
    能を有する業務支援システムの業務支援を制御するため
    のプログラムであって、 前記管理された業務データで識別される業務間の類似度
    を算出し、 前記算出された類似度から前記業務をグループ化し、 前記グループ化されたグループを一覧表示するように前
    記業務支援システムを動作させるプログラムを記録した
    コンピュータ読み取り可能な記録媒体。
16. 【請求項１６】 業務内容、業務名および業務担当者名
    を含む各業務を識別するための業務データを管理する機
    能を有する業務支援システム上の業務支援を制御するた
    めのプログラムであって、 前記管理された業務データで識別される業務間の類似度
    を算出し、 前記すべての業務の中の任意の業務同士をグループ化す
    る旨の指示を入力し、 前記算出された類似度および前記入力された指示から前
    記業務をグループ化し、 前記グループ化されたグループを一覧表示するように前
    記業務支援システムを動作させるプログラムを記録した
    コンピュータ読み取り可能な記録媒体。
17. 【請求項１７】 業務内容、業務名および業務担当者名
    を含む各業務を識別するための業務データを管理する機
    能を有する業務支援システムの業務支援を制御するため
    のプログラムであって、 前記管理された業務データで識別される業務間の類似度
    を算出し、 前記算出された類似度から前記業務をグループ化し、 前記算出された類似度から前記各グループごとにそのグ
    ループを代表する業務を選出するように前記業務支援シ
    ステムを動作させるプログラムを記録したコンピュータ
    読み取り可能な記録媒体。
18. 【請求項１８】 業務内容、業務名および業務担当者名
    を含む各業務を識別するための業務データを管理する機
    能を有する業務支援システムの業務支援を制御するため
    のプログラムであって、 前記管理された業務データで識別される業務間の類似度
    を算出し、 前記算出された類似度から前記業務をグループ化し、 あるグループに属する業務の中の任意の業務をそのグル
    ープを代表する業務とする旨の指示を入力し、 前記算出された類似度および前記入力した指示から前記
    各グループごとにそのグループを代表する業務を選出す
    るように前記業務支援システムを動作させるプログラム
    を記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
19. 【請求項１９】 業務内容、業務名および業務担当者名
    を含む各業務を識別するための業務データを管理する機
    能を有する業務支援システムの業務支援を制御するため
    のプログラムであって、 前記管理された業務データで識別される業務間の類似度
    を算出し、 前記算出された類似度から前記業務をグループ化し、 前記グループを代表する業務を仮想的に作成するように
    前記業務支援システムを動作させるプログラムを記録し
    たコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
20. 【請求項２０】 業務内容、業務名および業務担当者名
    を含む各業務を識別するための業務データを管理する機
    能を有する業務支援システムの業務支援を制御するため
    のプログラムであって、 処理中または指定された業務とそれ以外の業務との間の
    類似度を前記管理された業務データから算出し、 前記算出された類似度が予め定められた範囲内にある業
    務を前記類似度に基づいた順序で一覧表示するように前
    記業務支援システムを動作させるプログラムを記録した
    コンピュータ読み取り可能な記録媒体。
21. 【請求項２１】 業務内容、業務名および業務担当者名
    を含む各業務を識別するための業務データを管理する機
    能を有する業務支援システムの業務支援を制御するため
    のプログラムであって、 処理中または指定された業務とそれ以外の業務との間の
    類似度を前記管理された業務データから算出し、 前記算出された類似度が最も高い業務の業務データから
    前記処理中または指定された業務の次の処理を予測して
    提示するように前記業務支援システムを動作させるプロ
    グラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒
    体。