JPH06149889A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 キーワードの自動抽出が可能な電子ファイリ
ングシステムを提供することを目的とする。 【構成】 文書１０１のイメージを読み取り装置１０２
によって読み込む。次にキーワード登録・検索装置１０
３では、表示装置１０５にデータを表示させながら、読
み込んだ文書の定型フォーマットを登録、また定型フォ
ーマット登録済みの場合は文書の種類を指定し、定型フ
ォーマット内の文字認識を行い、認識結果からキーワー
ドを自動抽出し、文書イメージとキーワードを対にして
記憶装置１０４に登録する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数の画像情報とそれ
ぞれに対応するキーワードとを記憶媒体に記憶させ、必
要な画像情報をキーワードにより検索することが可能な
電子ファイリングシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】電子ファイリングシステムにおいては、
複数の画像情報とそれぞれに対応するキーワードとを記
憶媒体に記憶させる場合に、画像情報については、その
画像情報の原稿を二次元走査装置にセットすれば、ほぼ
自動的にその画像情報が読み取られて記憶媒体に記憶さ
せることができるのに対し、キーワードについては、画
像情報の原稿を二次元走査装置にセットしたとき、ある
いは、複数の画像情報を記憶させ終わった後に、操作者
がキーボードのキーを操作してキーワードの入力を行わ
なければならない。したがって、画像情報が多くなるほ
ど、キーワード入力のキー操作による作業が煩雑とな
り、時間の掛かる作業となる欠点があった。

【０００３】そこで、電子ファイリングシステムにおけ
るキーワード入力の所要時間短縮化を図るために、バー
コード等により表したキーワード情報を画像情報ととも
に読み取り、自動的に抽出・記憶する方法（特開昭６１
−６５３６３）や、読み取る文書画像の原稿上で、キー
ワードとなる部分をマーカー等で指定し読み取ることに
より、キーワードを自動的に記憶する方法（特開平１−
２６９１７１）が示されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】このような従来技術で
は、 （１）バーコード等によりキーワード情報を文書画像に
表す手間がいる。

【０００５】（２）マーカー等でキーワードを指定する
手間がいる。

【０００６】以上のような問題がある。

【０００７】ところで、電子ファイリングシステムにフ
ァイルする文書は、キーワードとなる文字列が、例えば
論文、社内文書等のタイトルや概要のように、常に同じ
位置に記載されている定型フォーマットのものが多い。

【０００８】本発明はこのような事情のもとに成された
もので、その目的とするところは、読み取り装置で読み
取った文書画像の定型フォーマットとなる部分を指定
し、フォーマット内の文字認識を行うことにより、検索
に用いるキーワードを自動的に抽出・記憶し得るように
した電子ファイリングシステムを提供することにある。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明の電子ファイリン
グシステムは、文書画像の読み取りを行う読み取り手段
と、記憶装置に文書種類とキーとなる部分の位置情報を
登録する定型フォーマット登録手段と、前記読み取り手
段で読み取る文書画像が何れの文書種類にあたるかを指
定する文書種指定手段と、前記文書種類指定手段により
指定された文書種類に応じて、前記読み取り手段で読み
取った文書画像のキーとなる部分の文字認識を行う文字
認識手段と、前記文字認識手段で文字認識された結果か
らキーワードの抽出をする抽出手段と、前記キーワード
抽出手段で抽出したキーワードと前記読み取り手段で読
み取った文書画像とを対応させて、記憶装置に登録する
登録手段とを備えていることを特徴とする。

【００１０】

【実施例】以下本発明の一実施例を図面に基づいて説明
する。また、以下の「オペレータ」とは、電子ファイリ
ングシステムの利用者を示す。

【００１１】図１は本発明の電子ファイリングシステム
を実行するための制御システムの一実施例、及び処理制
御状態を示す図である。この実施例に係わる制御システ
ムは、文書１０１を読み取るための読み取り装置１０２
と、読み取り装置１０２によって読み取られた文書画像
からキーワードを自動抽出するキーワード登録部や、検
索を行う検索部を備えたキーワード登録・検索装置１０
３と、キーワード登録・検索装置１０３で得られたデー
タを記憶する記憶装置１０４と、キーワード登録・検索
装置１０３によってキーワード登録・検索を行う時に、
処理手順や処理結果を表示する表示装置１０５とから成
る。

【００１２】図２はキーワード登録・検索装置１０３の
構成図である。キーワード登録・検索装置１０３は読み
取り装置１０２に接続されて文書画像イメージの読み取
りを行うイメージ読み取り部２０１と、イメージ読み取
り部２０１で読み取られた文書のイメージデータが格納
されるイメージメモリ２０７と、イメージメモリ２０７
に格納されたデータに対する定型フォーマットデータが
登録済みでない場合に、オペレータに対し、イメージデ
ータ２０７に格納されたデータの文書種類と定型フォー
マットに関する情報を指定するよう要求し、オペレータ
が指定した文書種類とそれに対応する定型フォーマット
データを記憶装置１０４に登録する定型フォーマット登
録部２０２と、イメージメモリ２０７に格納されたデー
タの定型フォーマットが登録済みの場合に、オペレータ
に対し、イメージメモリ２０７に格納されたデータの文
書画像の種類を指定するよう要求し、指定された文書種
類に基づいて定型フォーマットデータを引き出す文書種
指定部２０３と、定型フォーマット登録部２０２または
文書種指定部２０３によって決定された定型フォーマッ
トデータに基づいて、イメージメモリ２０７に格納され
たデータの定型フォーマット内のキー部分の文字認識を
行う文字認識部２０４と、文字認識部２０４によって得
られた認識結果を格納する認識結果メモリ２０８と、認
識結果メモリ２０８に格納されたデータの中からキーワ
ードを抽出し、イメージメモリ２０７に格納されたデー
タとキーワードを対にして登録するキーワード登録部２
０５と、キーワード登録部によって登録されたキーワー
ドを指定することによって必要な文書の検索を行う検索
部２０６と、キーワード登録・検索装置１０３で得られ
たデータ（文書画像のイメージデータ・定型フォーマッ
トデータ等）を記憶する記憶装置１０４や、キーワード
登録・検索装置１０３を構成する各部の制御を行う制御
部２０９とを有している。

【００１３】図３は本実施例の画像データ入力の際の処
理の概要を示す流れ図である。始めに３０１において、
これから読み取る文書画像の定型フォーマットデータが
登録済みであるか否かを、オペレータに指示するよう要
求する。３０１でフォーマット登録済みと指示された場
合、文書種指定処理３０２において、文書種指定部２０
３はオペレータに対し、読み込む文書の種類が、何れの
文書にあたるかを指定するよう要求し、指定された文書
種類に基づいて定型フォーマットデータを引き出す。そ
して読み取り処理３０３において、イメージ読み取り部
２０１は文書画像の読み取りを行いイメージメモリ２０
７に格納する。３０１でフォーマット登録済みでないと
指示された場合は、読み取り処理３０４において、イメ
ージ読み取り部２０１は文書画像の読み取りを行いイメ
ージメモリ２０７に格納し、定型フォーマット登録処理
３０５において、定型フォーマット登録部２０２は、イ
メージデータ２０７に格納されたデータの表示を表示装
置１０５に行い、オペレータに対し文書種類と定型フォ
ーマット内のキーとなる部分の位置を指定するよう要求
し、オペレータが指定した文書種類とそれに対応する定
型フォーマット内のキーとなる部分の位置情報を定型フ
ォーマットデータとして記憶装置１０４に登録する。

【００１４】次に文字認識処理３０６において、文字認
識部２０４は、イメージメモリ２０７に格納されたイメ
ージデータに対して、３０２もしくは３０５によって指
定もしくは登録された定型フォーマットデータを用い
て、定型フォーマットのキーとなる部分の文字認識を行
い、認識結果メモリ２０８に格納する。なお、文字認識
部２０４における文字の切り出し、文字認識は公知の方
法を用いて行う。次にキーワード抽出・登録処理３０７
において、キーワード抽出・登録部２０５は認識結果メ
モリ２０８に格納されたデータからキーワードの抽出を
行い、イメージメモリ２０７に格納されたデータに対応
させて記憶装置１０４に登録する。

【００１５】次に、図３におけるキーワード抽出・登録
処理３０７の実施方法について説明する。

【００１６】図４は図３のキーワード抽出・登録処理３
０７の概要を説明する流れ図である。まず誤認識文字訂
正処理４０１において、認識結果メモリ２０８に格納さ
れた認識結果データに誤りがあればオペレータが訂正す
る。次にキーワード抽出処理４０３において、記憶装置
１０４に格納されているキーワード辞書を参照して、認
識結果メモリ２０８に格納された認識結果データからキ
ーワード抽出を行う。そして、キーワード確認処理４０
３によって、オペレータがキーワード抽出処理４０２で
抽出されたキーワードを確認し、不要なキーワード、ま
たは誤ったキーワード、付け足すキーワードなどがあれ
ば修正する。最後にキーワード登録処理４０４によっ
て、キーワード確認処理４０３で確認されたキーワード
を登録する。なお、文字認識処理３０６とキーワード抽
出処理４０２の処理結果に誤りが無い場合、点線で囲ん
だ誤認識文字訂正処理４０１とキーワード確認処理４０
３は、不要な処理となる。

【００１７】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の電子ファ
イリングシステムによれば、キーワードとなる文字列
が、例えば論文、社内文書等のタイトルや概要のよう
に、常に同じ位置に記載されているような定型フォーマ
ットの文書を取り扱う場合、複数の画像情報とそれぞれ
に対応するキーワードとを記憶媒体に記憶させる時に、
操作者がキーボードにより１文字１文字キーワードの入
力を行うことなく、文書画像のイメージを読み取る際に
文書種類を指定することにより、事前に登録された定型
フォーマットデータを基にキーとなる部分の文字認識を
行い、自動的にキーワード抽出を行う。よって、イメー
ジ読み取り処理によりキーワードの抽出が一括して行わ
れ、ひいては、画像情報と対応するキーワードの登録の
ための操作を軽減し、高速にキーワード登録処理をする
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子ファイリングシステムを実行する
ための制御システムの一実施例、及び処理制御状態を示
す図である。

【図２】キーワード登録・検索装置１０３の構成図であ
る。

【図３】本実施例の処理の概要を示す流れ図である。

【図４】図３のキーワード抽出・登録処理３０７の概要
を説明する流れ図である。

【符号の説明】

１０１・・・文書 １０２・・・読み取り装置 １０３・・・キーワード登録・検索装置 １０４・・・記憶装置 １０５・・・表示装置

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書画像の読み取りを行う読み取り手段
   と、記憶装置に文書種類とキーとなる部分の位置情報を
   登録する定型フォーマット登録手段と、前記読み取り手
   段で読み取る文書画像が何れの文書種類にあたるかを指
   定する文書種指定手段と、前記文書種類指定手段により
   指定された文書種類に応じて、前記読み取り手段で読み
   取った文書画像のキーとなる部分の文字認識を行う文字
   認識手段と、前記文字認識手段で文字認識された結果か
   らキーワードの抽出をする抽出手段と、前記キーワード
   抽出手段で抽出したキーワードと前記読み取り手段で読
   み取った文書画像とを対応させて、記憶装置に登録する
   登録手段とを備えていることを特徴とする電子ファイリ
   ングシステム。