JPH06162021A - 文書作成装置及び文書作成制御方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】本発明は、文書ファイルのグループ化管理に際
して、グループ名の作成方法を容易且つ迅速に行える文
書作成装置、及び文書作成制御方法を提供することを目
的とする。 【構成】入力指示部１２からの所定の指示情報に基づい
て、所定の条件を満たす文書ファイルが検索されて、画
面表示部１４に出力表示される。この出力表示された文
書ファイルは、前記所定の条件情報を利用したグループ
名にて外部記憶装置２０に保存／呼び出し可能である。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、作成・編集校正された
文書群の保存方法の改善を図った文書作成装置及び文書
作成制御方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、文書作成装置にあっては、例
えば作成又は編集校正された文書の保存／呼び出しを行
う場合に、多数の文書を一括して取り扱いやすくする為
に、グループ化することが行われてきている。例えば半
期毎の売り上げに関する文書を一つのグループとするに
は、以下のような作業を行うものであった。

【０００３】即ち、ここに、（１）９０上売上実績表、
（２）９０下売上実績表、（３）９１上売上実績表、
（４）９１下売上実績表、（５）９２上売上実績表、と
いう文書名を夫々持つ文書ファイルがあり、これらをグ
ループ名「売上実績１」として保存するには、先ず、グ
ループ名「売上実績１」の設定（入力／変換）を要する
ものである。次に、上記５文書を設定したグループに移
動すべく、逐一カーソル操作等して、一覧表示等された
文書名の中から、所望の上記５文書を指定するものであ
った。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】従来の文書作成装置に
あっては、所望の文書を特定の文書群としてグループ化
する場合は、上述したような多くのキー入力操作が伴う
ものであった。

【０００５】ところで、文書のグループ化に当たって
は、各文書ファイルの文書名として類似する（共通部分
の多い）部分が多いものがグループ化の対象となる傾向
にあった。しかしながら、文書名に類似性があったとし
ても、グループ名作成に当たっては、オペレータが所望
する名称の読み情報をキー入力する必要が都度発生し、
煩わしいものであった。

【０００６】本発明は上記事情を考慮して成されたもの
であり、文書ファイルのグループ化管理に際して、グル
ープ名の作成方法を容易且つ迅速に行える文書作成装
置、及び文書作成制御方法を提供することを目的とす
る。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明は、上記目的を達
成する為に、文書名情報が付された文書ファイル情報を
記憶する記憶手段と、この記憶手段に記憶された文書フ
ァイル情報や当該文書ファイル情報に付された文書名情
報を出力表示する表示手段と、この表示手段にて出力表
示された文書名情報中所定の指示情報に基づき所定の条
件に適うものを抽出する手段と、この手段にて抽出され
た文書ファイル情報群に対して選択的に前記所定の条件
を利用してグループ名を付与する手段とを具備したこと
を特徴とする文書作成装置にある。

【０００８】又、本発明は、上記目的を達成する為に、
文書名情報が付された文書ファイル情報を記憶し、この
記憶された文書ファイル情報や当該文書ファイル情報に
付された文書名情報を出力表示し、この出力表示された
文書名情報中所定の指示情報に基づき所定の条件に適う
ものを抽出し、この抽出された文書ファイル情報群に対
して選択的に前記所定の条件を利用してグループ名を付
与するようにしたことを特徴とする文書作成制御方法に
ある。

【０００９】

【作用】本発明では、文書ファイルのグループ化管理に
際して、グループ名の作成方法を容易且つ迅速に行え
る。

【００１０】

【実施例】以下図面を参照して本発明の実施例を説明す
る。図１は本実施例に係わる文書作成装置の概略構成を
示すブロック図である。即ち、１０は中央制御処理部で
あり、文書作成や編集校正等を行う為のマイクロプロセ
ッサである。１２は入力指示部であり、文字の読み情報
や各種制御指示情報等の入力指示を行うものである。

【００１１】１４は画面表示部であり、通常の文書画面
（文字情報等の表示）のほかに、各文書ファイルに付さ
れた文書名の一覧表示やグループ設定画面を表示するよ
う構成されている。

【００１２】１６は文書管理処理部であり、後述する外
部記憶装置２０に対して文書の保存、呼び出し、移動や
グループ作成処理等を行うものである。又、この文書管
理処理部１６は、文書／グループ名編集処理部１８に対
して一覧情報（パラメータ）を渡すよう構成されてい
る。

【００１３】前記文書／グループ名編集処理部１８は、
一覧情報に於いて対象となる文書情報を検索すると共
に、該当した文書の一覧をグループ設定画面の一部に表
示するように前記画面表示部１４に指示するものであ
る。又、文書／グループ名編集処理部１８は、該当した
文書名と、グループ名の初期値（パラメータ）を文書管
理処理部１６に渡すよう構成されている。尚、前記外部
記憶装置２０は、各種文書情報を文書名やグループ名と
対応付けて記憶保存する為のものである。上記構成につ
き、その作用を以下に説明する。

【００１４】例えば半期毎の売り上げに関し、ここに、
（１）９０上予算、（２）９０下予算、（３）９０上売
上実績表、（４）９０下売上実績表、（５）９１上売上
実績表、（６）９１下売上実績表、（７）９２上売上実
績表、という文書名を夫々持つ文書ファイルがあり、こ
れらの内、売上実績に関してグループ名「売上実績１」
として保存するには、先ず文書名一覧表示を指示する。
すると、文書名が画面に一覧表示される（図２のステッ
プＳ２）。例えば（３）９０上売上実績表、という文書
名で入力指示部１２を介してカーソルで「売」を指定し
（図２のステップＳ４）、この後、同様にして「績」を
指定する（図２のステップＳ６）と、この指定操作に応
じて、文字列として「売上実績」を含む文書名をもつ文
書ファイルが検索抽出されて（図２のステップＳ８）、
グループ設定画面として一覧表示される（図２のステッ
プＳ１０）。ここで、システムがグループ名の入力要求
をしてくるので（図２のステップＳ１２）、オペレータ
は所望の名称を入力すれば良い。

【００１５】即ち、前記指定した文字列の一部又は全部
を利用するのなら、その旨を示す情報を入力指示部１２
からキー入力する（図２のステップＳ１４のＹ）。この
指定した文字列に更に他の文字列を追加するのなら、入
力指示部１２からキー入力すればよい。ここでは、「売
上実績」に「１」を追加して「売上実績１」とする。従
って、９０上売上実績表、９０下売上実績表、９１上売
上実績表、９１下売上実績表、９２上売上実績表、とい
う検索抽出された文書ファイルが、「売上実績１」とい
うグループ名称にて外部記憶装置２０に記憶されること
になる（図２のステップＳ１６、Ｓ１８）。そして、当
該グループ名称にて、外部記憶装置２０から呼び出され
ることになる。

【００１６】一方、前記した指定した文字列を使用しな
い場合は（図２のステップＳ１４のＮ）、入力指示部１
２から所望のグループ名称をキー入力すれば（図２のス
テップＳ２０）、当該名称にて外部記憶装置２０に対し
て保存／呼び出しが行われるものである。

【００１７】

【発明の効果】上述したように本発明によれば、文書フ
ァイルのグループ化管理に際して、グループ名の作成方
法を容易且つ迅速に行えるものである。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例に係わる文書作成装置の概略構
成を示すブロック図。

【図２】同実施例に係わる文書ファイル情報呼出し制御
のフローチャート。

【符号の説明】

１０…中央制御処理部、１２…入力指示部、１４…画面
表示部、１６…文書管理処理部、１８…文書／グループ
名編集処理部、２０…外部記憶装置。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書名情報が付された文書ファイル情報
   を記憶する記憶手段と、 この記憶手段に記憶された文書ファイル情報や当該文書
   ファイル情報に付された文書名情報を出力表示する表示
   手段と、 この表示手段にて出力表示された文書名情報中、所定の
   指示情報に基づき所定の条件に適うものを抽出する手段
   と、 この手段にて抽出された文書ファイル情報群に対して、
   選択的に前記所定の条件を利用してグループ名を付与す
   る手段とを具備したことを特徴とする文書作成装置。
2. 【請求項２】 文書名情報が付された文書ファイル情報
   を記憶し、 この記憶された文書ファイル情報や当該文書ファイル情
   報に付された文書名情報を出力表示し、 この出力表示された文書名情報中、所定の指示情報に基
   づき所定の条件に適うものを抽出し、 この抽出された文書ファイル情報群に対して、選択的に
   前記所定の条件を利用してグループ名を付与するように
   したことを特徴とする文書作成制御方法。