JPH06214866A - 大規模電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】複数のシステムを併合させた大規模電子ファイ
リングシステムにおいて、各電子ファイリングシステム
間の文書検索情報を常に等しい状態にすることにより、
利用者の用途に応じて容易にシステムの切り替えを行う
ことができるようにする。 【構成】システムＡでマルチメディア文書の登録をする
際、文書検索格納情報装置１５に文書検索格納情報を格
納する。文書追加／更新処理が行われると同時に、通信
回線を用いてシステムＢの文書検索格納情報に、その追
加／更新内容を反映する。システムの切り替えは大容量
外部記憶媒体２２のハンドキャリ手段３４により、容易
に行うことができる。 【効果】システム切り替えにより、各々の電子ファイリ
ングシステムの利点を活用でき、また、大容量外部記憶
媒体を一元管理できるため、大容量外部記憶媒体費用の
大幅削減が可能となる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子ファイリングシス
テムに関し、特に、複数の電子ファイリングシステムを
併合した大規模電子ファイリングシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来のこの種の大規模電子ファイリング
システムは、例えば、発明協会公開技報公技番号９２−
１２９０や特開平３−７８８７６に記載されているよう
に、そのシステム内に閉じた形式で文書を管理する方法
を採用しており、ある一つの電子ファイリングシステム
では、そのシステム内にのみ接続された大容量外部記憶
装置上の大容量外部記憶装置媒体に文書を格納してい
た。このため、ローカル処理を行う電子ファイリングシ
ステムと、通信によってリモート処理を行う電子ファイ
リングシステムとを併合させた大規模電子ファイリング
システムでは、各々が、各々で閉じたシステムとして扱
われることになる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来の大規模
電子ファイリングシステムでは、各々の電子ファイリン
グシステムが、別々に閉じたシステムとして扱われてい
るため自電子ファイリングシステムと他電子ファイリン
グシステムにおいて、同じ文書を扱う場合には、各々の
システム内に接続された大容量外部記憶装置上の文書を
登録する必要があり、また、同一文書の大容量外部記憶
媒体を自電子ファイリングシステムと、他電子ファイリ
ングシステムで二次元管理しなければならないという欠
点がある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】本発明のシステムは、複
数の電子ファイリングシステムを併合させた大規模ファ
イリングシステムにおいて、前記電子ファイリングシス
テムそれぞれが、自電子ファイリングシステムで登録／
追加／更新が行われると同時に、自電子ファイリングシ
ステム内の文書検索情報の検索、読み込み、書き込みを
行う文書検索情報管理手段と、自電子ファイリング内で
文書検索情報を保管する文書検索情報管理手段と、自電
子ファイリングシステム内で、文書検索情報が更新され
ると同時に、他電子ファイリングシステムにその更新内
容を送信したり、他電子ファイリングシステム内で、文
書検索情報が更新されると同時に、自電子ファイリング
システムにその更新内容を受信する文書検索情報転送手
段と、他電子ファイリングシステムから更新された文書
検索情報が転送されると同時に、自電子ファイリングシ
ステム内の文書検索情報の更新を行う転送情報更新手段
と、前記文書検索情報のみのについての検索の結果によ
り、ヒット時に文書本体の転送により、文書データの本
体を取得／更新する文書本体アクセス手段とを有する大
規模電子ファイリングシステム有する。

【０００５】

【実施例】次に本発明について図面を参照して詳細に説
明する。

【０００６】図１は２つの電子ファイリングシステムが
通信回線を介して接続された本発明の基本構成を示し、
電子ファイリングシステムＡ，Ｂはそれぞれ、文書検索
管理手段１，６，文書検索情報保管手段２，７，文書検
索情報転送手段３，８，転送情報更新手段４，９および
文書本体アクセス手段５，１０を有する。

【０００７】次に、本発明の第１の実施例を示す図２を
参照すると、本実施例は、ローカル処理を行う電子ファ
イリングシステムＡ（システムＡ）と、通信を用いたリ
モート処理を行う電子ファイリングシステムＢ（システ
ムＢ）から成る。

【０００８】図２において、システムＡでは、入力端末
１１と，入力手段１２，文書検索格納情報管理手段１
３，文書検索格納情報アクセス手段１４，文書検索格納
情報格納装置１５，文書検索格納情報転送手段１６転送
情報管理手段１７，文書入力手段１８，文書入力装置１
９，大容量外部記憶装置アクセス手段２０，大容量外部
記憶装置２１および大容量外部記憶媒体２２を含んでい
る。また、システムＢでは、入力端末２３，入力手段２
４，文書検索情報管理手段２５，文書検索格納情報アク
セス手段２６，文書検索格納情報格納装置２７，文書検
索格納情報転送手段２８，転送情報管理手段２９，文書
入力手段３０，文書入力装置３１，大容量外部記憶装置
アクセス手段３２および大容量外部記憶装置３３を含ん
でいる。なお、システムＡとシステムＢとの間に、ハン
ドキャリ手段２４が介在し、文書本体の運搬（ハンドキ
ャリ）を行う。

【０００９】次に、本実施例の動作について、システム
Ａにおいて利用者により入力端末１１を介して入力手段
１２よりマルチメディア文書の登録処理が指示された場
合におけるシステムＡの処理および利用者により入力端
末１１を介して入力手段１２よりマルチメディア文書の
更新処理が指示された場合のシステムＡの処理ならびに
システムＡで更新を行った際のシステムＢの処理を例に
とって説明する。

【００１０】まず、システムＡにおいて、入力端末１１
を介して入力手段１２より登録処理が指示された場合、
文書検索情報管理手段は、入力手段１２より得た文書検
索情報（図３参照）をもとに、文書入力手段１８を介し
て文書入力装置１９から読み込まれた文書データを大容
量外部記憶装置アクセス手段２０を介して大容量外部記
憶装置２１上の大容量外部記憶媒体２２へ書き込む。そ
して、大容量外部記憶媒体２２条に書き込まれた文書デ
ータの格納アドレス、格納データ長と、文書検索情報
を、文書検索格納情報アクセス手段１４を介して文書検
索格納情報格納装置１５へ書き込む。

【００１１】このとき、新規登録時に限り、文書検索格
納情報内の大容量外部記憶媒体内文書識別子および大容
量外部記憶媒体識別子が決定される（図３参照）。追加
登録の場合は、文書検索格納情報内の文書格納アドレ
ス、文書格納データ長が決定される（図３参照）。文書
検索格納情報に追加、更新が行われると、文書検索格納
情報転送手段を介して、追加、更新内容がシステムＢの
文書検索格納情報転送手段２８へと通信回線を用いて転
送される。

【００１２】次に、システムＡにおいて、入力端末１１
を介して入力手段１２より更新処理が指示された場合、
文書検索格納情報管理手段１３は、入力手段１２より得
た文書情報（図３参照）をもとに、文書検索格納情報ア
クセス手段１４を介し、文書検索格納情報格納装置１５
の情報を検索する。検索結果の文書検索格納情報により
文書が格納されている大容量外部記憶媒体２２を限定
し、文書入力手段を介して文書入力装置１９から読み込
まれた文書データを、大容量外部記憶装置アクセス２０
介して大容量外部記憶装置２１上の大容量記憶媒体２２
へ書き込む。そして、大容量外部記憶媒体に書き込まれ
た文書データの格納アドレス、格納データ長と、文書検
索情報を、文書検索格納情報アクセス手段１４を介して
文書検索格納情報格納装置１５へ書き込む。

【００１３】更新の場合は、文書検索格納情報内の文書
格納アドレス、文書格納データ長が決定される（図３参
照）。文書検索格納情報に追加、更新処理が行われると
文書検索格納情報転送手段１６を介して、追加、更新内
容がシステムＢの文書検索格納情報転送手段２８へと通
信回線を用いて転送される。

【００１４】最後に、システムＡにおいて、更新処理を
行い、文書検索格納情報が文書検索格納情報転送手段１
６を介して、システムＢの文書検索格納情報転送手段２
８へ通信を用いて転送された場合、転送情報管理手段２
９は、直ちに文書検索格納情報アクセス手段２６を介し
て、更新内容を文書検索格納情報格納装置２７へ書き込
み、文書検索格納情報が更新される。

【００１５】上記のような処理により、システムＡの文
書検索格納情報格納装置１５中の文書検索格納情報と、
システムＢの文書検索格納情報格納装置２７の文書検索
格納情報が、常に等しい状態となっている。利用者の用
途に応じて、システムＡとシステムＢを切り替える際に
は、システムＡの大容量外部記憶装置２１上の大容量外
部記憶媒体２２を、システムＢの大容量外部記憶装置３
３上にハンドキャリア手段３４を用いて装填すればよ
い。

【００１６】この結果、システムＡで扱っていた大容量
外部記憶媒体２２は、システムＢにおいて扱うことがで
きるようになり処理を終了する。

【００１７】以上は、文書本体を運搬（ハンドキャリ）
して装填する大規模電子ファイリングシステムの例であ
るが、文書検索格納情報を使用して、文書本体アクセス
手段により、文書本体をオンラインで運送することも可
能である。

【００１８】このような例を本発明の第２の実施例とし
て図４に示す。

【００１９】図４を参照すると、本実施例は、センター
電子ファイリングシステム３５と、電子ファイリングシ
ステム４１と、電子ファイリングシステム４２と、通信
回線４０とで構成され、また、センター電子ファイリン
グシステム３５は、大容量外部記憶媒体３６と、大容量
外部記憶媒体３７と、自動装填手段３８と、大容量外部
記憶装置３９を含んでいる。

【００２０】次に、本実施例の動作について、通信によ
ってリモート処理を行う電子ファイリングシステム４１
において登録処理を行った大容量外部記憶媒体３６上の
文書データを、通信を用いたリモート処理を行う電子フ
ァイリングシステム４２において参照する処理を例にと
って説明する。電子ファイリングシステム４１におい
て、大容量外部記憶装置３９上の大容量外部記憶媒体３
６に文書を登録する際、通信回線４０を用いて電子ファ
イリングシステム４２へ文書検索格納情報（図３参照）
が転送される。

【００２１】その後、電子ファイリングシステム４２上
で、その登録済み文書を参照しようとすると、電子ファ
イリングシステム４２上の文書検索格納情報内の大容量
外部記憶媒体識別子（図３参照）が、センターファイリ
ングシステム３５に通信回線４０を通じて転送される。

【００２２】センサーファイリングシステム３５では、
自動装填手段３８が、転送された大容量外部記憶媒体識
別子から、大容量外部記憶媒体３６と大容量外部記憶媒
体３７により、大容量外部記憶媒体３６を選別し、大容
量外部記憶装置３９へ自動的に装填する。

【００２３】以上の処理により、電子ファイリングシス
テム４１上で扱っていた大容量外部記憶媒体３６は、電
子ファイリングシステム４２において扱うことができる
ようになり処理を終了する。

【００２４】

【発明の効果】以上説明したように本発明は、複数の電
子ファイリングシステムを併合させた、大規模電子ファ
イリングシステムにおいて、いずれかの電子ファイリン
グシステムで文書の登録／追加／更新処理が行われると
同時に、他の電子ファイリングシステムの文書検索情報
に、その登録／追加／更新内容が直ちに反映されること
により、文書検索情報がすべての電子ファイリングシス
テムで常に等しい状態となるので、同一文書の大容量外
部記憶媒体をすべての電子ファイリングシステムで一元
的に管理できる。

【００２５】このことより、素早い文書アクセス処理が
要求される作業はローカル処理を行う電子ファイリング
システムで行い、その同じ大容量外部記憶媒体を、遠隔
地の複数の利用者から文書アクセス処理が可能な通信を
用いてリモート処理を行う処理を電子ファイリングシス
テムで扱うことができるようになり、ローカル処理、リ
モート処理を行う大規模電子ファイリングシステム固有
の利点を最大限に生かすことができる。

【００２６】さらに、従来は自電子ファイリングシステ
ムと他電子ファイリングシステムの双方で二次管理する
必要があった大容量外部記憶憶媒体を、一元管理できる
ことにより、大容量外部記億媒体管理作業の簡略化を推
進し、同時に、電子ファイリングシステムで扱う大容量
外部記憶媒体の必要個数が減少することにより、大容量
外部記憶媒体費用の削減が見込まれる。

【００２７】また、自電子ファイリングシステムと、他
電子ファイリングシステム、自電子ファイリングシステ
ムであると捉えることができるため、双方向での二重の
効果があると考えられる。

【００２８】以上のことから、より柔軟で、効率の良
い、機能が拡充された大規模電子ファイリングシステム
の構築が可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の基本構成を示すブロック図である。

【図２】本発明の第１の実施例を示すブロック図であ
る。

【図３】本発明における文書検索格納情報の構成例を示
す図である。

【図４】本発明の第２の実施例を示すブロック図であ
る。

【符号の説明】

１，６ 文書検索情報管理手段 ２，７ 文書検索情報保管手段 ３，８ 文書検索情報転送手段 ４，９ 転送情報更新手段 ５，１０ 文書本体アクセス手段 １１，２３ 入力端末 １２，２３ 入力手段 １３，２５ 文書検索格納情報管理手段 １４，２６ 文書検索格納情報アクセス手段 １５，２７ 文書検索格納情報格納装置 １６，２８ 文書検索格納情報転送手段 １７，２９ 転送情報管理手段 １８，３０ 文書入力手段 １９，３１ 文書入力装置 ２０，３２ 大容量外部記憶装置アクセス手段 ２１，３３，３９ 大容量外部記憶装置 ３５ センター電子ファイリングシステム ３６，３７ 大容量外部記憶媒体 ３８ 自動装填手段 ４０ 通信回路 ４１，４２ 電子ファイリングシステム

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の電子ファイリングシステムを併合
   させた大規模電子ファイリングシステムにおいて、前記
   電子ファイリングシステムそれぞれが、 自電子ファイリングシステムで登録／追加／更新が行わ
   れると同時に、自電子ファイリングシステム内の文書検
   索情報の検索、読み込み、書き込みを行う文書検索情報
   管理手段と、 自電子ファイリング内で文書検索情報を保管する文書検
   索情報管理手段と、 自電子ファイリングシステム内で、文書検索情報が更新
   されると同時に、他電子ファイリングシステムにその更
   新内容を送信したり、他電子ファイリングシステム内
   で、文書検索情報が更新されると同時に、自電子ファイ
   リングシステムにその更新内容を受信する文書検索情報
   転送手段と、 他電子ファイリングシステムから更新された文書検索情
   報が転送されると同時に、自電子ファイリングシステム
   内の文書検索情報の更新を行う転送情報更新手段と、 前記文書検索情報のみのについての検索の結果により、
   ヒット時に文書本体の転送により、文書データの本体を
   取得／更新する文書本体アクセス手段とを有する大規模
   電子ファイリングシステム。
2. 【請求項２】 前記電子ファイリングシステムの対応の
   大容量外部記憶媒体と、一つの大容量外部記憶装置と、
   いずれかの前記電子ファイリングシステムからの指示に
   よって前記大容量外部記憶媒体のうちの一つを前記記憶
   装置に装填する自動装填装置とを有するセンター電子フ
   ァイリングシステムを設け、前記電子ファイリングシス
   テムと通信回線を介して接続したことを特徴とする請求
   項１記載の大規模電子ファイリングシステム。