JPH06332950A - 名刺管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】直感的で分かり易い表示と操作体系を有する名
刺管理装置を提供する。 【構成】実名刺データ１０１中の各名刺レコード１００
から名刺ＩＤと一部の項目データを抽出して作成された
見出し的なデータが簡易名刺レコード１１０、１１２で
あり、簡易名刺レコード１１０、１１２は取引先等、一
定の条件で集められて簡易名刺データ１１１、１１３を
複数構成し、その特徴ごとに名前を付けられた名刺箱１
２０、１２１に入れられる。ユーザは名刺箱と、簡易名
刺データ等から作られた相手見出しという視覚的な判り
やすさと、および操作性においても人間的かつ現実的な
名刺管理が可能になる。また階層的な一覧からの選択に
より、ユーザーは探したい１枚の名刺に素早く、楽に到
達できる。また相手見出し一覧は固定長でかつメモリに
置けるため非常に高速な表示・検索等ができる。他にデ
ータメンテナンス機能、オートダイヤル機能等から構成
される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、名刺管理装置におい
て、名刺を複数の仮想的な名刺箱に自動または自由に分
類して人間的な名刺管理ができると同時に名刺を軸とし
た日常業務での使い易さに重点を置いた名刺管理装置に
関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の名刺管理装置は、市販のパッケー
ジソフトのカード型データベース装置や特開平４−３５
０７６８のような名刺電子ファイリング装置等がある。

【０００３】カード型データベース装置では、カード設
計等に自由度があったり大規模な検索機能もあった反
面、汎用的なデータベースであるため名刺管理等のスピ
ーディなデータ登録や検索、快適な使い勝手は実現はで
きなかった。

【０００４】また、特開平４−３５０７６８公報開示の
名刺電子ファイリング装置においては名刺管理に特化し
たため、名刺情報に付随情報や名刺同士の関係情報など
も考慮されており、カード型データベース装置よりも遥
かに使い勝手や機能は名刺向きになっている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかし、本格的な電子
ファイリングの傾向が強く、個人の日常的な名刺の利用
を掘り下げていない事、また名刺画像を中心的に取り扱
う事や有効な名刺の検索方法の欠如等による速度面やハ
ードウェアの仕様面での問題も考えられ、コンピュータ
装置に不慣れなエンドユーザーが日常業務で素早く簡単
に使える使い勝手や現実的な名刺の使用のための機能の
実現には至っていない。

【０００６】そこで、本発明の第１の目的は、名刺の分
類整理を仮想的な名刺箱で行うという人間的な感覚に訴
求するものとし、同時に名刺箱一覧、簡易名刺データ一
覧、実名刺データといった視覚的、かつデータ的な階層
化を図ることで全体の表示、検索等をユーザーが見て判
り易く、かつ高速な名刺管理装置を提供することにあ
る。

【０００７】次に、本発明の第２の目的は、名刺を第１
順は会社フリガナ順、第２順は所属の文字コード順、第
３順は肩書きの値順、の３階層での自動ソート、および
後からの容易に肩書きの値順の変更ができる名刺管理装
置を提供することにある。

【０００８】次に、本発明の第３の目的は、名刺を複数
の仮想的な名刺箱に自動分類、またはユーザが判り易い
手段で自由分類して人間的な名刺管理ができる、および
簡易名刺データを用いることで高速に重複チェックがで
きる名刺管理装置を提供することにある。

【０００９】次に、本発明の第４の目的は、名刺に電話
番号が複数ある場合に電話種別を認識して自動で相手に
近い順の電話項目に割り当てることで、以後の使い勝手
を向上させる名刺管理装置を提供することにある。

【００１０】次に、本発明の第５の目的は、登録された
電話番号はそのままに、予めの設定内容やユーザー指示
によって適時加工して出力することで日常的な使い勝手
を実現した名刺管理装置を提供することにある。

【００１１】次に、本発明の第６の目的は、名刺を使用
した記録を自動記入またはユーザーが使い易い手段で自
由記入でき、また使用した名刺を再使用目的の特殊な名
刺箱に自動登録することで再使用時の検索速度を向上さ
せる名刺管理装置を提供することにある。

【００１２】次に、本発明の第７の目的は、名刺の所属
などの長い項目データを文字の座標情報、またはキーワ
ードからブロック単位に自動区切りし、出力領域に入り
切る数のブロックだけを予め計算し途中で切れずに出力
できる名刺管理装置を提供することにある。

【００１３】さらに、本発明の第８の目的は、名刺に現
れる会社名のデザイン文字を会社ごとに文字フォントデ
ータもしくはアウトラインデータとして保管しておき、
会社名の出力時にデザイン文字を選べる名刺管理装置を
提供することにある。

【００１４】

【課題を解決するための手段】第１の観点では、本発明
は、名刺認識装置等により入力された、会社名・氏名・
住所などの項目データごとに区分した形式の名刺データ
を管理する名刺管理装置において、各々の名刺分につい
て、前記項目データと、検索のための名刺ＩＤと、その
他の識別子を示すマークデータと、画像など他データの
ＩＤを指すリンクデータと、備考的な情報を納める備考
データと、日時・用件・フラグ等から成る複数件の使用
記録を納める使用録データと、から構成される名刺レコ
ードと、前記名刺レコードの集合体から成る実名刺デー
タと、前記項目データの一部と前記名刺ＩＤと状態を表
すフラグにより構成される簡易名刺レコードと、前記名
刺レコードの一部または全部を特定の条件でグルーピン
グし、各グループについて前記簡易名刺レコードの形態
で各々データを保持する簡易名刺データと、該簡易名刺
データの各々について特定の名前をつけて管理する名刺
箱と、前記名刺箱を任意の順番で一覧表示する名刺箱一
覧表示部と、複数の前記名刺箱から選択された該名刺箱
に対する前記簡易名刺データの少なくとも一部を一覧表
示する簡易名刺データ一覧表示部と、前記簡易名刺デー
タから選択された前記簡易名刺レコードに対し、その名
刺ＩＤにより前記名刺レコードを検索し、該名刺レコー
ドの少なくとも一部を表示する名刺データ表示部とを持
つことを特徴とする名刺管理装置を提供する。

【００１５】第２の観点では、本発明は、名刺認識装置
等により入力された、会社名・氏名・住所などの項目デ
ータごとに区分した形式の名刺データを管理する名刺管
理装置において、前記項目データには会社フリガナの文
字列、所属の文字列、肩書きの文字列が含まれており、
前記名刺データを会社順の並び順で並べる場合に、第１
順として会社フリガナ順でソートする会社カナ順ソート
部と、第２順として所属の文字コード順でソートする所
属順ソート部と、肩書き文字列と、肩書きの上下関係を
数値の大小で表す肩書き値との組の集合体である肩書き
値テーブルと、サブ格を表す肩書き文字列の集合体であ
るサブ格テーブルと、前記肩書きテーブルから肩書き文
字列を検索し、肩書き文字列があれば該肩書き値を返
し、肩書き文字列が無ければ最小の肩書き値を返す肩書
き値取得部と、前記サブ格テーブルから肩書き文字列を
検索し、サブ格を表す文字列が含まれていれば肩書き値
を一定量だけ減ずる肩書き値補正部と、第３順として肩
書き値の大小順でソートする肩書き順ソート部とを持つ
ことを特徴とする名刺管理装置を提供する。

【００１６】第３の観点では、本発明は、名刺認識装置
等により入力された、会社名・氏名・住所などの項目デ
ータごとに区分した形式の名刺データを管理する名刺管
理装置において、各々の名刺分について、前記項目デー
タと、検索のための名刺ＩＤと、その他の識別子を示す
マークデータと、画像など他データのＩＤを指すリンク
データと、備考的な情報を納める備考データと、日時・
用件・フラグ等から成る複数件の使用記録を納める使用
録データと、から構成される名刺レコードと、前記名刺
レコードの集合体から成る実名刺データと、前記項目デ
ータの一部と前記名刺ＩＤと状態を表すフラグとから成
る簡易名刺レコードと、前記名刺レコードの一部または
全部を特定の条件でグルーピングし、各グループについ
て前記簡易名刺レコードの形態で各々データを保持する
簡易名刺データと、該簡易名刺データの各々について特
定の名前をつけて管理する名刺箱と、前記項目データの
一部から見出しを抽出する見出し抽出部と、前記名刺レ
コードを前記実名刺データに登録し、同時に前記見出し
抽出部から得た見出しと前記名刺ＩＤから簡易名刺レコ
ードを作成する名刺データ登録部と、前記名刺データ登
録部から得た前記簡易名刺レコードをいずれかの前記簡
易名刺データへ登録または削除する名刺箱整理部とを持
つことを特徴とする名刺管理装置を提供する。

【００１７】第４の観点では、本発明は、名刺認識装置
等により入力された、会社名・氏名・住所などの項目デ
ータごとに区分した形式の名刺データを管理する名刺管
理装置において、電話種別を表すキーワードと電話が相
手に近いかの大小関係を表す数値の組の集合体から成る
電話キーワード辞書と、複数の電話番号がある場合に電
話番号前後の種別文字を前記電話キーワード辞書から判
別し、相手に近い方の電話番号をＴＥＬ１項目に、遠い
方の電話番号をＴＥＬ２項目に割り振る電話種別判別部
を持つことを特徴とする名刺管理装置を提供する。

【００１８】第５の観点では、本発明は、名刺認識装置
等により入力された、会社名・氏名・住所などの項目デ
ータごとに区分した形式の名刺データを管理する名刺管
理装置において、電話番号を納めた電話番号格納部と、
省略する市外局番を納めた省略市外局番格納部と、前記
電話番号格納部から得た電話番号の市外局番と前記省略
市外局番格納部から得た市外局番とを照合する市外局番
照合部と、前記市外局番照合部で一致した場合に前記電
話番号格納部から得た電話番号の市外局番を削除する電
話番号加工部とを持つことを特徴とする名刺管理装置を
提供する。

【００１９】第６の観点では、本発明は、名刺認識装置
等により入力された、会社名・氏名・住所などの項目デ
ータごとに区分した形式の名刺データを管理する名刺管
理装置において、各々の名刺分について、前記項目デー
タと、検索のための名刺ＩＤと、その他の識別子を示す
マークデータと、画像など他データのＩＤを指すリンク
データと、備考的な情報を納める備考データと、日時・
用件・フラグ等から成る複数件の使用記録を納める使用
録データと、から構成される名刺レコードと、前記名刺
レコードの集合体から成る実名刺データと、前記項目デ
ータの一部と前記名刺ＩＤと状態を表すフラグにより構
成される簡易名刺レコードと、前記名刺レコードの一部
または全部を特定の条件でグルーピングし、各グループ
について前記簡易名刺レコードの形態で各々データを保
持する簡易名刺データと、該簡易名刺データの各々につ
いて特定の名前をつけて管理する名刺箱と、各々の前記
使用記録をユーザーが新規作成または編集できる使用録
作成部と、前記使用録作成部で作成された前記使用記録
を前記名刺レコード中の前記使用録データに先入先出し
方式で記入する使用録記入部とを持つことを特徴とする
名刺管理装置を提供する。

【００２０】第７の観点では、本発明は、名刺認識装置
等により入力された、会社名・氏名・住所などの項目デ
ータごとに区分した形式の名刺データを管理する名刺管
理装置において、各々の文字に対応する名刺画像上の文
字画像の外接枠の座標情報すなわち位置やサイズ等を納
めた座標情報格納部と、文字列のブロック区切りとなり
得るキーワードを納めたキーワード辞書と、前記座標情
報格納部から得た画像の座標情報から項目データのブロ
ック区切りを判別する画像ブロック判別部と、前記キー
ワード辞書から得たキーワードから項目データのブロッ
ク区切りを判別する項目ブロック判別部と、前記画像ブ
ロック判別部あるいは前記項目ブロック判別部から得た
区切り情報から項目データの文字列をブロック毎に区切
るブロック区切り部とを持つことを特徴とする名刺管理
装置を提供する。

【００２１】第８の観点では、本発明は、名刺認識装置
等により入力された、会社名・氏名・住所などの項目デ
ータごとに区分した形式の名刺データを管理する名刺管
理装置において、名刺画像から前記会社名の画像を１字
ずつ切り出して正規化する文字正規化部と、少なくとも
前記会社名と、前記文字正規化部から得た会社名の各々
の文字のフォントデータの集合体すなわち会社名フォン
トと、から構成される会社情報レコードと、前記会社情
報レコードの集合体から成る会社情報データと、任意の
会社名で前記会社情報データを検索して、対応する前記
会社情報レコードに前記会社名フォントを登録する会社
情報登録部と、会社名を出力する際に、通常の活字文字
を使うか、名刺のオリジナル文字を使うか選択でき、ま
た文字サイズを指定できるフォント選択部と、前記フォ
ント選択部でオリジナル文字を選択した場合に、任意の
会社名で前記会社情報データから検索して、対応する前
記会社情報レコードから前記会社名フォントを得る会社
情報管理部と、前記会社情報管理部から得た前記会社名
フォントを前記フォント選択部で指定された文字サイズ
に拡大または縮小するフォント出力部とを持つことを特
徴とする名刺管理装置を提供する。

【００２２】

【作用】第１の観点による名刺管理装置では、名刺レコ
ードは、各々の名刺分について、項目データと、検索の
ための名刺ＩＤと、その他の識別子を示すマークデータ
と、画像など他データのＩＤを指すリンクデータと、備
考的な情報を納める備考データと、日時・用件・フラグ
等から成る複数件の使用記録を納める使用録データと、
から構成されている。この名刺レコードの集合体が実名
刺データである。一方、簡易名刺レコードは、項目デー
タの一部と名刺ＩＤと状態を表すフラグとから成る。こ
の簡易名刺レコードの一部または全部を特定の条件でグ
ルーピングし、各グループについて簡易名刺レコードの
形態で各々データを保持する集合体が簡易名刺データで
ある。名刺箱は、この簡易名刺データの各々について特
定の名前をつけて人間的に管理する。名刺箱一覧表示部
では、この名刺箱を任意の順番で一覧表示し、ユーザー
は任意の名刺箱を選択できる。また簡易名刺データ一覧
表示部では、ユーザが選択中の名刺箱すなわち簡易名刺
データの少なくとも一部すなわち会社名や氏名など相手
見出しとなる部分だけを一覧表示し、ユーザーは任意の
相手見出しを選択できる。そして名刺データ表示部で
は、ユーザーが選択中の相手見出しすなわち簡易名刺レ
コードに対応する名刺レコードの少なくとも一部を表示
する。このようにしてユーザーが名刺箱を一覧から選択
し、さらに対応する簡易名刺レコードを一覧から選択
し、最終的にそれに対応する名刺レコードが表示され
る。

【００２３】第２の観点による名刺管理装置では、項目
データには会社フリガナの文字列、所属の文字列、肩書
きの文字列が含まれている。まず会社カナ順ソート部
で、第１順として会社フリガナ順で名刺データをソート
する。次に所属順ソート部で、第２順として所属の文字
コード順で名刺データをさらにソートする。一方、肩書
き値テーブルは、肩書き文字列と、肩書きの上下関係を
数値の大小で表す肩書き値との組の集合体である。肩書
き値取得部では、この肩書きテーブルから肩書き文字列
を検索し、肩書き文字列があればその肩書き値を返し、
肩書き文字列が無ければ最小の肩書き値を返す。またサ
ブ格テーブルはサブ格を表す肩書き文字列の集合体であ
る。肩書き値補正部では、このサブ格テーブルから肩書
き文字列を検索し、サブ格を表す文字列が含まれていれ
ば肩書き値を一定量だけ減ずる。最後に肩書き順ソート
部で、第３順として肩書き値の大小順で名刺データをさ
らにソートする。このようにして名刺データを会社、所
属、肩書きの順で並べられる。

【００２４】第３の観点による名刺管理装置では、名刺
レコードは、各々の名刺分について、項目データと、検
索のための名刺ＩＤと、その他の識別子を示すマークデ
ータと、画像など他データのＩＤを指すリンクデータ
と、備考的な情報を納める備考データと、日時・用件・
フラグ等から成る複数件の使用記録を納める使用録デー
タと、から構成されている。この名刺レコードの集合体
が実名刺データである。一方、簡易名刺レコードは、項
目データの一部と名刺ＩＤと状態を表すフラグとから成
る。この名刺レコードの一部または全部を特定の条件で
グルーピングし、各グループについて簡易名刺レコード
の形態で各々データを保持する集合体が簡易名刺データ
である。名刺箱は、この簡易名刺データの各々について
特定の名前をつけて人間的に管理する。見出し抽出部で
は、項目データの一部から見出しを抽出する。名刺デー
タ登録部では、名刺レコードを実名刺データに登録し、
同時に見出し抽出部から得た見出しと名刺ＩＤから簡易
名刺レコードを作成する。名刺箱整理部では、名刺デー
タ登録部から得た簡易名刺レコードをいずれかの簡易名
刺データへ登録または削除する。このようにして名刺レ
コードを登録すると同時に簡易名刺レコードが作成され
て任意の名刺箱に整理される。

【００２５】第４の観点による名刺管理装置では、電話
キーワード辞書は、電話種別を表すキーワードと電話が
相手に近いかの大小関係を表す数値の組の集合体から成
る。電話種別判別部では、複数の電話番号がある場合に
電話番号前後の種別文字を電話キーワード辞書から判別
し、相手に近い方の電話番号をＴＥＬ１項目に、遠い方
の電話番号をＴＥＬ２項目に割り振る。このようにして
ＴＥＬ１は相手に近い主な電話、ＴＥＬ２は代表電話や
夜間電話等の副の電話に統一される。

【００２６】第５の観点による名刺管理装置では、電話
番号格納部は、電話番号を納めている。省略市外局番格
納部は、省略する市外局番を納めている。市外局番照合
部では、電話番号格納部から得た電話番号の市外局番と
省略市外局番格納部から得た市外局番とを照合する。電
話番号加工部では、市外局番照合部で一致した場合に電
話番号格納部から得た電話番号の市外局番を削除する。

【００２７】第６の観点による名刺管理装置では、名刺
レコードは、各々の名刺分について、前記項目データ
と、検索のための名刺ＩＤと、その他の識別子を示すマ
ークデータと、画像など他データのＩＤを指すリンクデ
ータと、備考的な情報を納める備考データと、日時・用
件・フラグ等から成る複数件の使用記録を納める使用録
データと、から構成される。この名刺レコードの集合体
が実名刺データである。一方、簡易名刺レコードは、項
目データの一部と前記名刺ＩＤと状態を表すフラグによ
り構成されている。この名刺レコードの一部または全部
を特定の条件でグルーピングし、各グループについて簡
易名刺レコードの形態で各々データを保持する集合体が
簡易名刺データである。名刺箱は、簡易名刺データの各
々について特定の名前をつけて人間的に管理する。使用
録作成部では、各々の使用記録をユーザーが新規作成ま
たは編集できる。そして使用録記入部では、使用録作成
部で作成された使用記録を名刺レコード中の使用録デー
タに先入先出し方式で記入する。このようにしてユーザ
ーが作成した使用記録が名刺レコードに記入される。

【００２８】第７の観点による名刺管理装置では、座標
情報格納部は、各々の文字に対応する名刺画像上の文字
画像の外接枠の座標情報すなわち位置やサイズ等を納め
ている。画像ブロック判別部では、この座標情報格納部
から得た画像の座標情報から項目データのブロック区切
りを判別する。一方、キーワード辞書には、文字列のブ
ロック区切りとなり得るキーワードを納めている。項目
ブロック判別部では、このキーワード辞書から得たキー
ワードから項目データのブロック区切りを判別する。ブ
ロック区切り部では、画像ブロック判別部あるいは項目
ブロック判別部から得た区切り情報から項目データの文
字列をブロック毎に区切る。このようにして項目データ
は画像の座標情報あるいはキーワードによりブロック区
切りされる。

【００２９】第８の観点による名刺管理装置では、文字
正規化部では、名刺画像から会社名の画像を１字ずつ切
り出して正規化する。会社情報レコードは、少なくとも
会社名と、文字正規化部から得た会社名の各々の文字の
フォントデータの集合体すなわち会社名フォントと、か
ら構成されている。この会社情報レコードの集合体が会
社情報データである。会社情報登録部では、任意の会社
名でこの会社情報データを検索して、対応する会社情報
レコードに会社名フォントを登録する。フォント選択部
では、会社名を出力する際に、通常の活字文字を使う
か、名刺のオリジナル文字を使うか選択でき、また文字
サイズを指定できる。会社情報管理部では、フォント選
択部でオリジナル文字を選択した場合に、任意の会社名
で会社情報データから検索して、対応する会社情報レコ
ードから会社名フォントを得る。フォント出力部では、
会社情報管理部から得た会社名フォントをフォント選択
部で指定された文字サイズに拡大または縮小する。この
ようにして会社名デザイン文字を切り出して会社情報レ
コードにフォントを登録し、会社名を出力する際に会社
デザイン文字が選択されれば、指定した文字サイズのフ
ォントで出力される。

【００３０】

【実施例】図１は、本発明の名刺管理装置のハードウェ
ア構成図の１例である。この名刺管理装置はＣＲＴＨ
１、キーボードＨ２、カードリーダＨ３、磁気ディスク
Ｈ４、プリンタＨ５、電話・ＦＡＸ制御部Ｈ６、ＣＰＵ
Ｈ７、ＲＡＭＨ８、ＲＯＭＨ９、カレンダタイマーＨ１
０とから構成される。さらに他のスキャナーデバイス
や、マウス等のポインティングデバイス、また光磁気デ
ィスク等の大容量外部記憶デバイスが追加されても良
い。

【００３１】これより本発明の第１の観点による名刺管
理装置の説明に入る。なお発明の内容を明確にする便宜
上、第１の観点から第８の観点までに分けて説明してい
るが、本願の発明のすべては同一の名刺管理装置内で実
現されており、各々の発明が相反するものではない。

【００３２】図２は、本発明の名刺管理装置の構成ブロ
ック図の１例である。図２の装置はユーザが好みの名前
を付けられる名刺箱という仮想的な幾つかの箱に、ユー
ザ自身にとって最も使い易いように名刺を分類整理する
事で、名刺の管理を視覚的、データ的に階層化し、人間
的な分類整理、表示や検索の判りやすさ、高速性を実現
させる名刺管理装置である。さらにユーザーの現実的な
名刺管理を考えると、全データからキーワード検索する
ような事は稀であって、頻繁に使う名刺はその何割かし
かない。つまり生きている名刺だけを幾つかの名刺箱に
ピックアップして分類しておき、そして簡単な見出し、
例えば会社名と氏名だけ、の一覧から１枚の名刺データ
を選ぶのが現実的である。そのため、本実施例では人間
的、現実的な名刺管理を重視して、名刺箱の一覧を選
び、さらに会社名と氏名から成るような見出しだけの一
覧から選ぶというような階層的な一覧からの選択での絞
込みを基本としている。

【００３３】名刺レコード１００は名刺の相手１人の情
報を納める基本的なデータである。ここで図２から一旦
離れ、この基本的な名刺レコード１００の構造について
図３、図４を使って説明する。

【００３４】図３は名刺レコードの詳細例である。名刺
レコード１６０は１枚の名刺が１枚のレコードになって
いる例である。名刺ＩＤ１７０にはレコード自身のＩＤ
番号である名刺ＩＤが納められる。項目データ１８０に
は名刺の項目やその他の項目の内容が納められる。例え
ば会社名項目の内容は「Ａ自動車(株)」である。マーク
データ１９０には複数のマークの状態が納められる。例
えば年（年賀状）というマークは現在オン状態（○）で
ある。リンクデータ２００には他のデータ例えば画像デ
ータ、他の文書ファイル、他の名刺レコード等へのポイ
ンタが納められる。ポインタは外部ファイルならファイ
ル名で良いし、内部データなら名刺ＩＤなどのＩＤで良
い。

【００３５】図３５に画像データをリンクさせた例を示
す。この例はファンクションキーのＦ６からＦ１０の５
個の各々にファンクションの表示名に画像名を対応させ
ている。例えばＦ６の表示名「名刺」１０５１、Ｆ７の
表示名「裏面」１０５２等がそれであり、相手１人あた
り５種類の画像が扱える名刺管理装置である。現在選択
中のファンクションＦ６の表示名「名刺」１０５１は、
他のファンクションの表示名たとえばＦ７の表示名「裏
面」１０５２とは、表示態様、例えば色を変えて目立た
せている。１０５０がＦ６の表示名「名刺」１０５１に
リンクした画像データの表示例である。なお画像データ
へのリンクデータが存在すればファンクション番号
「６」１０５３というように表示されるが、存在しない
場合ファンクション番号「ｘ」１０５４というように他
の記号を表示したり、あるいはファンクションの表示名
の表示修飾、例えば色を変えて目立たせ、予めユーザー
にそのファンクション表示名の画像があるか否かが判る
ようにしている。

【００３６】図３に戻る。備考データ２１０には主にユ
ーザーが記入したメモ的な情報例えば面会日や面会した
場所、用件等が納められる。使用録データ２２０には使
用録が複数個納められる。使用録はその名刺レコードを
使用したつまり相手にアクセスした日付と用件等の短い
メモ書きから成る。基本的には「いついつ電話した」と
いった内容である。ユーザが作成するかまたは装置が自
動作成する。図３では使用録数も納めているが、これは
１度も使用していない名刺レコードを削除の対象などで
検索する時の便宜を図るためである。

【００３７】図４にはさらに名刺レコードの例を挙げて
いるが、この例は前述の名刺レコードのうち、項目デー
タ２５０から会社共通の項目データを別個に会社情報レ
コード３００として独立させた例である。代わりにリン
クデータ２７０には会社情報へのポインタである会社Ｉ
Ｄ３１０の値を納めている。会社情報レコード３００に
はレコード自身のＩＤである会社ＩＤ３１０と、会社共
通の項目データである会社項目データ３２０、および会
社付加情報３３０を納めている。会社付加情報３３０に
は例えば名刺から切り出した会社デザイン文字のフォン
トや、会社の地図画像のファイル名、取引銀行口座など
の情報を記入することができる。このように同じ会社で
共通な会社情報を会社情報レコードとして分離独立さ
せ、個々のデータでは会社情報ＩＤだけを持てば、全体
としてデータ容量を節約できるし、また会社名や住所な
どの全社的な変更が簡単になる。また図４のような他の
例として、名刺レコードをユーザー個々人の利用分（備
考データ、マークデータ等）とグループ共通の利用分
（会社情報等）とで分離独立させることが考えられる。

【００３８】つまりネットワークサーバーに共通の利用
分のレコードを置き、クライアントのコンピュータには
個々人の利用分のレコードを置くという共有と分散の両
立を目指したレコード形態である。このようにグループ
や会社全体で共同利用するようになれば、個人分と、共
通分を分けて管理する方がメリットは多い。例えば共通
部分についてはディスク容量の節約およびデータ保守の
簡略化、また公的なデータと私的または機密データの分
離、保護ができ安全である事が挙げられる。以上が名刺
レコードの説明である。

【００３９】図２に戻る。実名刺データ１０１は名刺レ
コード１００が複数枚集まったデータである。簡易名刺
レコード１１０は自身の状態を示すフラグと、対応する
名刺レコード１００から名刺ＩＤと一部の項目データ、
例えば図２では会社名の先頭８文字までと氏名の姓、を
抽出して作成された見出し的なデータである。この簡易
名刺レコードの存在意味は実際の名刺レコードを使わな
いで済む処理を高速にする事にある。つまり簡易名刺レ
コードはコンパクトなので全てをＲＡＭＨ８上に置ける
ため磁気ディスクＨ４に比べて大変アクセスが速くな
る。特に本願のようなデータベースソフトは他のアプリ
ケーションソフトと同時に使用される場合が多く、ＲＡ
ＭＨ８上のデータをコンパクトにすることは重要なファ
クターである。また簡易名刺レコード１件ずつが小さい
のでレコード間の移動速度も極めて高速に済む。これで
実際の名刺レコードを使わないで済む処理は押し並べて
高速にできる。特にレコード間を順次移動する処理、例
えば簡易名刺レコードの一覧表示速度や、名刺データ登
録時の重複チェック速度等の高速化には有利である。

【００４０】次に図２で簡易名刺データ１１１は簡易名
刺レコード１１０が複数枚集まったデータである。簡易
名刺レコード１１２、簡易名刺データ１１３は前述の簡
易名刺レコード１１０、簡易名刺データ１１１と同じで
あり、このように複数の簡易名刺データを持てるように
なっている。簡易名刺データ１１１、１１３等はそれぞ
れにファイルを作り、自らに属する簡易名刺レコードの
データ等を保存している。入れられる名刺箱の条件によ
っては、新しい簡易名刺レコードの登録後、前記ファイ
ルの内容をソートし、その結果を新たなファイルとして
保存している。また簡易名刺データは各簡易名刺レコー
ドの名刺ＩＤのみを持つように構成することも可能であ
る。

【００４１】名刺箱１２０、１２１は各々の簡易名刺デ
ータを名刺を納める箱と考えるため、ユーザーが分かり
やすい名前を与えて管理できる別名定義である。名刺箱
の名前の設定の他、簡易名刺レコード一覧の並び順、簡
易名刺レコードの最大数などの設定もできる。同じ簡易
名刺レコードを複数の名刺箱すなわち簡易名刺データに
重複して入れられるため、名刺箱Ａと名刺箱Ｅの両方に
入れておくこともできる。名刺箱一覧表示部１５０はこ
の名刺箱の名前を一覧表示する。簡易名刺データ一覧表
示部１４０は名刺箱の中身すなわち簡易名刺レコードの
一部（会社名、氏名等）を一覧表示する。以降表示例を
説明する際には簡易名刺データ一覧を相手一覧と呼び、
また一覧の各々である簡易名刺レコードの一部（会社
名、氏名等）を相手見出しと呼ぶ。名刺データ表示部１
３０は名刺レコードの一部または全部を表示する。

【００４２】図１６は名刺箱一覧と相手一覧の並列表示
された表示例である。名刺箱一覧９００は名刺箱一覧表
示部の表示例である。反転カーソル９０２は現在選択中
を表し、上下カーソル移動キーで上下の名刺箱へ移動で
きる。常用９０１は名刺箱一覧９００で選択中の名刺箱
「常用」の中身の相手一覧を並列表示している例であ
る。現在の一覧の枠部９０３は濃色で表示され、並列表
示された一覧の枠部９０４は淡色で表示されている。
（図１６の表現においては、濃色…塗り潰し、淡色…ハ
ッチングで表現している。以降の図についても同様であ
る。）このように複数の一覧を並列表示するため現在着
目している一覧を目立たせるようにしている。９０５は
タイトル行で左寄りには機能名、右寄りには日付、時刻
を表示する。９０６はメッセージ行で何をすれば良いか
を表示する。なお本実施例の表示画面の例示図全てにお
いて日付、時刻は１例に過ぎず、現時点を意味しない
し、例示図間での整合性も無い。９０７はガイド行で使
用できるキーの操作ガイドを表示する。９０８はファン
クション行で、ファンクションキーに割り当てられた機
能名を表示する。対応するファンクションキーを押すと
その機能が起動する。なお機能名が表示されていないフ
ァンクションは機能の割り当てが無い箇所である。

【００４３】図１７は相手一覧表示部の表示例である。
図１６の状態から右カーソル移動キーを押した例であ
り、相手一覧９１０と名刺データ９１１の並列表示に切
り替わっている。反転カーソル９１２は現在選択中の相
手見出しを表し、上下カーソル移動キーで上下の相手見
出しへ移動できる。なお相手一覧９１０の枠部９１３の
右肩に現在の相手見出しのカウンタ９１５が表示され
る。名刺データ９１１は現在の相手見出し「ＮＩ○○工
業 Ｉ野」の中身の名刺データを並列表示してい
る例である。相手一覧の枠部９１３は濃色に、名刺デー
タの枠部９１４は淡色になっている。なお相手一覧９１
０の枠部９１３の左端には枠部の半角１文字分を利用し
てカナ見出しの先頭文字が表示されている。カナ見出し
は全部について表示せずに、カナ見出しの変わり目のみ
表示しているため見易くなっている。

【００４４】図１８は名刺データ表示部の例である。図
１７の状態から右カーソル移動キーを押したところであ
り、相手一覧９２０と名刺データ９２１が並列表示され
たまま名刺データ９２１がアクティブになる。相手一覧
９２０の枠部９２３は淡色に、名刺データ９２１の枠部
９２４は濃色に変り、名刺データの中に反転カーソル９
２５が移っている。下線９２２は相手一覧９２０での元
位置を示している。反転カーソル９２５は現在の行を表
し、上下カーソル移動キーで上下の行へ移動できる。こ
の状態から左カーソル移動キーを押すと図１７の状態に
戻る。さらに図１７から左カーソル移動キーを押すと図
１６の状態に戻る。

【００４５】また図１９は名刺データ表示部の付加機能
である折り込みスクロールの説明である。名刺データ表
示では、項目データ９３１、備考データ９３２、使用録
データ９３３の３つの表示エリアに分けている。図１８
の９２６、９２７が表示エリアの境界線である。そのう
ち備考データ、使用録データは全部を表示してスクロー
ル不要にしているが、表示行数が少なくなるため項目デ
ータについては表示し切れない項目データのうち比較的
参照する要求の少ない項目、例えば住所関係（郵便番
号、住所、ビル名）の項目を折り畳んでいる。そして図
１８の状態から下カーソル移動キーを押すと図１９のよ
うに郵便番号、住所、ビル名が順次スクロールして現れ
る。さらに最終項目であるビル名まで反転カーソル９３
０が達してから下カーソル移動キーを押すと備考データ
の表示エリア、図中の面会日９３４に移動する。このよ
うに上下カーソル移動キーで折り込み部分をスクロール
し、さらに隣接する表示エリアに移動できるため自然な
使い勝手でかつ行数の節約になっている。

【００４６】このように本発明の名刺管理装置では上下
左右カーソル移動キーで一覧選択肢の移動と、階層の移
動（各一覧の切替え）を、直感的かつ素早く行える。ま
た図１６、１７、１８等で明らかなようにファンクショ
ンキーもＦ６からＦ１０というキーボードの右側半分だ
けを用いている。上下左右カーソル移動キー、復改キー
等もキーボードの右側であり、キーボード右側に偏った
約１０種類のキーで日常的操作が可能な人間工学的な設
計になっており、簡単に覚えられる上、右手だけで操作
可能である。このことは例えば左手に電話の受話器を持
ちながら、右手で名刺データをアクセスしたりメモを取
ったりといった日常的な操作が楽であり快適である。ま
た片手に障害を持つ人の場合にも極めて操作しやすい。
さらに名刺管理装置はメモリ中に常駐する事もできるた
め、他のプログラム実行中でも呼び出せる。そのため、
ユーザーが電話を掛けたいとき、もしくは相手から掛か
ってきた時に呼び出して使うことができる。

【００４７】また図１記載の電話ＦＡＸ制御部Ｈ６は、
付加手段によって次のような事が実現可能である。回線
状態をチェックし受信時に装置を自動起動できる受信起
動手段によれば、相手から電話が掛かってきた際に名刺
管理装置のユーザーのための名刺箱一覧等の表示画面を
自動で起動する。さらにＩＳＤＮ回線等で掛かってきた
相手の電話番号を予め取得する相手電話番号取得手段に
よれば、自動的に名刺データを検索して一致する相手の
名刺データを表示する事ができる。さらに外線受信やＦ
ＡＸ受信に音声メッセージや音声認識、文字認識により
自動応答・自動認識して受付業務をする受付サーバー手
段によれば、相手電話番号と受信データを受付サーバー
コンピュータから相手指定の社員の内線に対応するクラ
イアントコンピュータに自動分配する。クライアントコ
ンピュータでは装置を自動起動したり、相手データを自
動表示したり、データ到着を示すことが可能である。

【００４８】図５は、本発明の名刺管理装置の構成ブロ
ック図の１例である。図５の装置と図２の装置との違い
は、簡易名刺レコード３５０中に表示用の見出しそのも
のを持たずに、見出しレコード４００、見出しデータ４
０１、見出し作成部４１０を使って適時に表示用の見出
しを作成して表示する点である。すなわち簡易名刺レコ
ードの一部を簡易名刺データ一覧でそのまま表示するの
ではない点にある。この装置では例えば名刺箱３６０、
３６１のように名刺箱の名前だけでなく、簡易名刺レコ
ードの一覧表示の並び順を指定できるようにしておき例
えば名刺箱３６０は会社順カナの並び順で、名刺箱３６
１は氏名カナの並び順でというように名刺箱ごとに異な
る並び順を指定して、かつ、その並び順に合った見出し
表示を実現できる。簡易名刺レコード中には会社カナま
たは氏名カナの並び順のいずれかに対応したフリガナデ
ータが納められ、並び順を決めるためのキー索引に使っ
たり、後述する中間索引の表示に使う。

【００４９】図６を用いて図５の見出し作成部４１０の
動作を説明する。見出しレコード５０９には名刺ＩＤ、
会社名、氏名の文字データが納めてある。これはデフォ
ルト値で無論、変更も可能である。簡易名刺レコード５
０７には名刺ＩＤと会社カナが納めてある。図５の見出
し作成部４１０はこの名刺ＩＤから見出しレコード５０
９を検索して見出し用のデータ、会社名「Ａ自動車」と
氏名「Ｂ山」を得る。見出しは例えば会社名は半角１６
文字分、氏名は姓のみ６文字分、を所定書式とする。そ
して先程得た見出し用データから、会社カナ順なら会社
を先にした見出し４９７のような、また氏名カナ順なら
氏名を先にした見出し４９８のような所定書式の表示用
見出しを作成する。

【００５０】このように図５では見出し作成部４１０で
作成した表示用見出しを用いて相手一覧表示部３８０が
相手一覧を表示する点が図２とは異なる。

【００５１】図５に戻る。メンバー検索部４３１は名刺
データ表示中の相手と同じ条件で全名刺レコードを検索
する。例えば会社名を条件とすると、同じ会社のメンバ
ーすなわち社員を検索して、メンバー一覧表示部４３０
でメンバーを一覧表示する事ができる。

【００５２】図２０はその一例である社員一覧の表示例
である。社員として同じ会社名の相手見出しだけを一覧
表示する。図１９のような名刺データの表示画面から右
カーソル移動キーを押すことでこのような社員一覧の表
示画面になる。なお同一会社の社員がその相手１人しか
いない場合も当人だけの社員一覧を表示する。９４４は
現在の機能表示の追加表示である。名刺データ９４３を
左に並列表示し枠部９４６は淡色表示になる。社員一覧
９４０の枠部９４７は濃色表示され、かつ右肩にメンバ
ーのカウンタ９４１を表示する。現在選択中だった相手
見出し９４５がデフォルトの反転カーソル９４２にな
る。上下カーソル移動キーで選択中の相手見出しを変更
すると、左側の名刺データ表示も連動する。左カーソル
移動キーを押すと画面の全体イメージはそのままに左側
の名刺データ表示に移り、枠部の色が替わる。さらにそ
の状態から左カーソル移動キーを押すと図１９の画面に
戻る。この時、誰を選んでいても社員一覧へ移る前の元
の相手に戻る。

【００５３】このようにメンバー一覧表示はキーパーソ
ンだけを絞りこんだ名刺箱を使っている方が普段は便利
であるという背景のもと、目当てのキーパーソンが電話
時に不在だったような緊急時の次席者探しや、あるいは
商品の担当者とか、会議の同席者や、相手の紹介者、さ
らにプロジェクトに関連する人々の抽出表示を各々のキ
ーワード検索により実現するための機能である。

【００５４】図５に戻る。中間索引作成部４２１は簡易
名刺データ一覧表示部３８０から得た表示用見出しや簡
易名刺レコード３５０、３５２から得たデータを用い
て、図６の４７１から４８２のような中間索引を作成す
る。中間索引は、相手見出しつまり簡易名刺レコードの
実数よりも少ない候補数の一覧であることが絶対条件で
あって、少ない見出し候補から先ず選ぶことで、相手見
出し一覧を大きくジャンプすることが目的である。さら
にその簡易名刺レコードの内容によってユーザーが一覧
中の位置を決めやすく一目で判りやすいような中間索引
とする必要が有る。図６の例では５０１から５０８が簡
易名刺レコード例であり、同一の名刺レコードから名刺
箱の性質によって多くのフォームを作成している。矢印
で示すような４９１から４９８が先に述べた表示用見出
し、そして４７１から４８２が中間索引である。４７
１、４７３、４８１、４８２のように簡易名刺レコード
５００から得た会社名や氏名のフリガナ先頭文字でも良
いし、４７２、４７４、４７６のように表示用見出し４
９０の先頭ブロックでも良い。また４７５のように住所
順での郵便番号、４７７のように電話番号順の市外局
番、４７８のように登録日順の年月のように簡易名刺レ
コード５００から得た一部でも良い。さらに並び順に関
らず、簡易名刺レコード一覧の概ねの位置、例えば４７
９のように一覧の先頭あるいは末尾、中央という指定を
する意味的な中間索引でも良いし、４８０のように１０
段階での位置とか５段階での位置を指定する数値的な中
間索引でも良い。

【００５５】また５０１から５０８の簡易名刺レコード
は先に述べたように、名刺箱の性質のい適応させて作ら
れている。例えば、簡易名刺レコード５０１はデータを
会社名のカナ順にソートされて格納される名刺箱に適応
させて作られる。簡易名刺レコード５０２は氏名のカナ
順にソートされて格納される名刺箱に対応したものであ
る。逆に住所が”○△市”である名刺箱があった場合、
名刺レコード５１０は非該当なので簡易名刺レコードは
作成されない。簡易名刺レコードはデフォルトでは必要
最小限の項目により構成するよう設定されているが、Ｒ
ＡＭＨ８の容量等により自動設定、あるいはユーザーが
メニュー画面等で変更可能とすることもできる。

【００５６】図５に戻る。中間索引一覧表示部４２０
は、名刺箱一覧表示部３９０により表示された名刺箱一
覧で、選択中の名刺箱の内容を簡易名刺データ一覧表示
部３８０により相手一覧を表示する際に、図２１、図２
２、図２３のように中間索引の一覧を表示する。

【００５７】図２１は中間索引９５０を名刺箱一覧９５
１に並列表示した例である。この例では全名刺レコード
を扱う名刺箱である「会社順全名刺」に関しては会社名
カナの五十音による中間索引９５０を相手一覧９５２と
の間に表示して、少なくとも会社名が判っている相手へ
の到達時間を短くするように配慮している。なお相手見
出し９５３は「会社名 氏名」の所定書式になってい
る。

【００５８】図２２は中間索引９６０に反転カーソル９
６３を移動したところである。左に名刺箱一覧９６１、
右に相手一覧９６２を並列表示した例である。右カーソ
ル移動キーを押すと図１７のような相手一覧の中間索引
に対応した位置に移る。例えば五十音の中間索引で対応
する相手見出しが有ればその位置へジャンプする、例え
ば「カ」に中間索引を移動してから相手一覧に移動すれ
ば「ＫＡ○○印刷Ｈ川」の位置まで相手一覧をジャンプ
できる。また無い場合でもその次に近い相手見出し位置
へジャンプする、例えば「サ」に中間索引を移動してか
ら相手一覧に移動すれば「サ」で始まる相手見出しは無
いため次の「ＳＩ○○営業課Ｌ田」の位置まで相手一覧
をジャンプできる。そのジャップ先の位置は９６４のよ
うに相手一覧上に下線等で予め表示されるため一目で判
りやすい。なお左カーソル移動キーを押すと図２１に戻
る。現在の中間索引の選択を表す反転カーソル９６３は
上下カーソル移動キーを押すと上下の中間索引に移動で
きる。またＳＨＩＦＴキーを押しながら上下カーソル移
動キーを押すと五十音の一覧を上下に１頁分スクロール
できる。また他のキーで五十音の各段先頭にジャンプ移
動できる機能も可能である。

【００５９】この例の五十音の中間索引９６０は上下移
動だけで選べる一覧方式で表示され、かつ各段の先頭文
字アカサタナ等は下線表示されており、他の五十音と区
別し易いように配慮している。これは上下移動の簡単な
操作で、五十音を素早く選べることと、さらに各段の切
れ目を判り易くすることを両立するための工夫である。
またこの例のように中間索引一覧の左に上位一覧、右に
下位一覧を配して左右カーソル移動キーで左右の一覧の
対応する位置にジャンプして移れるためユーザーにとっ
て直感的な表示と軽快な操作を実現している。

【００６０】図５に戻る。不在チェック部４２２は中間
索引に対応する簡易名刺レコードつまり相手見出しの存
在をチェックする。もし存在しない場合には例えば図２
３の表示例のように不在である中間索引９６６を見難い
文字修飾に変えるなどの特殊表示処理をする。

【００６１】図２３の表示例では全名刺レコードを扱う
名刺箱である「氏名順全名刺」に関しては氏名カナの五
十音による中間索引を相手一覧との間に表示して、少な
くとも氏名が判っている相手への到達時間を短くするよ
うに配慮している。なお相手見出し９６７は「氏名 会
社名」の所定書式になっている。さらに対応する相手見
出し不在である中間索引９６６は見難い文字修飾で区別
されており、一目で判るように配慮されている。

【００６２】さらに、例示はしないが図５の不在チェッ
ク部４２２を併用した中間索引作成部４２１、中間索引
一覧表示部４２０では、不在の中間索引の区間をジャン
プしたり、逆に最初から非表示にするなどの表示上、操
作上の工夫も実現できる。

【００６３】図５に戻る。優先表示部４４０は相手一覧
を表示する際に、並び順の除外マークが簡易名刺レコー
ド３５０内のフラグに付いている相手を、会社名カナ順
などの規定の並び順の対象外として、一覧の最上位置に
表示する。これは一時的または恒久的に特定の名刺箱中
の特定の相手を優先的に使いたい場合つまり一覧の上下
移動を少なくして少しでも早くアクセスしたいとユーザ
ーが望む場合に使う。並び順を変更するが実際のデータ
の並び順のキー索引たとえばフリガナを変更する必要は
なく、一時的なフラグ操作だけで済む。この優先表示は
複数の相手でも指定できる。この場合は最後に指定した
相手が最上位置になる。また優先表示指定は簡易名刺レ
コードを操作するため、その名刺箱内においてのみ有効
であり、他の名刺箱に同じ相手見出しがあっても影響無
い。優先表示中の相手を選んで優先表示を解除すると、
除外マークを表すフラグをクリアし、相手見出しは並び
順通りの位置に戻る。

【００６４】図２４は優先表示例で、相手見出し９６８
が優先表示され一覧の先頭にある。また優先表示中の相
手見出しの左端の枠部には、他の相手見出しと区別のた
め、優先表示を示すフラグ９６９”＋”が表示される。

【００６５】図５に戻り、枠表示部４５０は名刺箱一
覧、相手一覧、名刺データなどの枠部を表示する。前述
してきたように現在選択中の枠部（図１７の９１０）は
濃色で、そうでない付帯的な枠部（図１７の９１１）は
淡色で表示される。さらに前述してきたように左端枠部
に見出し（図１７の９１３）やフラグ（図２４の９６
９）、また上部枠部にマーク設定（図１８の９２８）、
やカウンタ（図１７の９１５）を表示する。

【００６６】図５に戻り、マーク整理部４６０は名刺レ
コード中のマークデータの設定を行う。マークの状態は
オン／オフでも良いし、数値でランク等を表現してもよ
い。

【００６７】図２５がマーク整理部の表示例であり、中
央の相手一覧９７０は前述の相手一覧と同等である。左
には現在選択中の相手見出し９７１を入れる名刺箱の設
定一覧９７２が表示される。９７３は名刺箱名を表しユ
ーザーが任意の名前を設定できる。９７４はその名刺箱
状態、この例では入り／出しを表し、○が入り状態であ
る。右には現在選択中の相手見出し９７１に付けるマー
クの設定一覧９７５が表示される。９７６はマーク名を
表しユーザーが任意の名前を設定できる。９７７はその
マーク状態、この例ではオン／オフを表し、○がオン状
態である。マークは図３のマークデータ１９０として図
１の磁気ディスクＨ４あるいはＲＡＭＨ８に格納され
る。右カーソル移動キーを押すと付けるマークの設定一
覧９７５に移り、図２６の表示例になる。マークの設定
一覧９７８で現在のマークの選択を表す反転カーソル９
７９は上下カーソル移動キーを押すと上下のマークに移
動できる。スペースキーを押すと現在のマーク名９８０
のマーク状態９８１をトグルでオン／オフできる。なお
左カーソル移動キーを押すと図２５に戻る。また右カー
ソル移動キーを押すと図２７の表示例になり、画面左端
の入れる名刺箱の設定一覧９８２に移る。このように一
旦相手一覧に戻らなくても付けるマークまたは入れる名
刺箱の設定一覧間を直接行き来できる。このようなマー
ク、名刺箱の設定は名刺データの一部として表示させて
行ってもよいが、図２５のように相手一覧の横に専用の
表示を行った方がより使い勝手がよい。なお図２７の説
明は後述する。

【００６８】図５に戻る。マーク管理部４６１はカレン
ダータイマーＨ１０を設定し、そして所定の時刻経過も
しくは所定の日時到来の情報を得る。その情報によりマ
ーク整理部４６０を用いて所定のマークを予め決められ
た状態に変更する。このマーク管理部によれば例えば喪
中マークがある場合、年が変わったら自動的に喪中マー
クを一括でオフ状態に変える事ができる。また例えばタ
イマーカレンダーＨ１０でチェックして２年を過ぎた未
使用データには自動で削除マークをオンにして削除候補
として提起するとか、あるいはタイマーカレンダーＨ１
０でチェックして最終の使用日から１年経過したデータ
には自動で疎遠マークをオンにして近日中の挨拶を促す
というような応用も可能である。またマーク管理部４６
１はさらにマーク整理部４６０を用いて予め定義したマ
ークとマークの連係で所定の状態を任意のマークに与え
る。例えば重要マークと喪中マークの両方がオンの時、
年賀状マークをオフ状態にするとか、重要マークと接待
マークと贈答マークがオンならランクマークは３という
ように、いくつかのマーク状態の演算結果、例えばＡＮ
Ｄ・ＯＲという論理演算や、＋・×という数値演算、を
任意のマークの状態として出力するのである。このよう
に複雑なマーク機能の実現も可能である。

【００６９】なお図１７でファンクションキーのＦ１０
「ダイヤル」が押された時、例えばＴＥＬ１項目の電話
番号に自動発信し、連動して名刺データの方にカーソル
が移動して現在のカーソル位置をＴＥＬ１項目にすると
か、さらに連動して使用録データの入力画面を表示した
りする事ができる。

【００７０】以上、本発明の第１の観点による名刺管理
装置を説明してきたが、名刺データ以外のデータを扱え
ば、容易にファイリング装置を始めとした汎用的なデー
タベース装置に転用可能な事は言うまでもない。

【００７１】これより本発明の第２の観点による名刺管
理装置の説明に入る。図７は、本発明の名刺管理装置の
構成ブロック図の１例である。図７の装置は名刺の会社
順の並び順でさらに所属順、肩書き順の３層で自動ソー
トし、かつ後でユーザーが肩書き順を直せるソート機能
を実現させる名刺管理装置である。

【００７２】５２０は名刺データの一部で、会社名、会
社カナ、所属、肩書きの項目データに着目している。会
社カナ順ソート部５３０では１回目の並べ換えとして、
この名刺データを会社カナの項目の昇順でソートする。
つまり会社名のフリガナでアイウエオ順に並べ換える。
次に所属順ソート部５３１では２回目の並べ換えとし
て、会社カナ順に並び換えられた名刺データをさらに所
属の項目の文字コードの昇順でソートする。つまり会社
名のフリガナでアイウエオ順に並べ換えた名刺データを
さらに所属順に並べる事になる。さらに肩書き順ソート
部５３２では３回目の並べ換えとして、会社カナ順＋所
属順に並び換えられた名刺データをさらに肩書きの項目
から後述する方法で算出した肩書き値の順でソートす
る。つまり会社名のフリガナでアイウエオ順に並べ換え
た名刺データをさらに所属順に並べ、さらに肩書き値の
順で肩書きが上位の相手から並べる事になる。さて肩書
き値の算出方法について説明する。肩書き値テーブル５
３３には、例えば「部長＝４０、次長＝３０、課長＝２
０、係長＝１０」というように肩書きのキーワードと対
応する肩書き値が組みで納めてある。ここで肩書き値は
わざと４０、３０などと離散的にしてある。これは後述
するが間に肩書き値３５等のサブ格を入れたり、間にユ
ーザーが肩書き値３１等の肩書きを入れたりという自由
変更のための余裕である。肩書き値取得部５３６は肩書
き順ソート部５３２から得た肩書きの文字列データ中に
肩書き値テーブル５３５のキーワードが含まれるかを検
索し、一致するキーワードが見つかれば対応する肩書き
値を、見つからなければ肩書き値＝０を肩書き順ソート
部５３２に返す。一方サブ格テーブル５３３は肩書きの
サブ格を表すキーワード、例えば「副、代理」などを納
めてある。肩書き値補正部５３４は肩書き順ソート部５
３２と肩書き値取得部５３６の仲介役として両者の間に
入り、肩書き順ソート部５３２から得た肩書きの文字列
データ中にサブ格テーブル５３３のキーワードが含まれ
るかを検索し、一致するキーワードが見つかれば肩書き
値取得部５３６から得た肩書き値を所定の算出方法によ
り、例えば５減じて、サブ格すなわち主格に準ずる肩書
き値に直して肩書き順ソート部５３２に返す。つまりサ
ブ格の肩書き値は「課長＝２０、係長＝１０」の時、
「課長代理＝１５」となる。５２１は説明してきた３重
のソート結果であり、会社カナ順にソートされさらに複
数の名刺がある「Ａ電気」の名刺データは所属「営業１
課」「営業２課」の順に並び、さらに同一所属に複数の
名刺がある「営業２課」の名刺データは肩書き値の順、
この例では肩書きが上ほど値が大きいため降順、でソー
トされている。無論肩書き値の大小関係や、ソートの昇
降順を逆にしてもよい。

【００７３】このように変更不能なフリガナや文字コー
ド自体ではなく、後からの変更が可能な肩書き値をソー
ト対象にしたため、一般的な肩書きについては装置規定
の肩書き値テーブルによって例えば名刺データの登録時
に肩書き順まで考慮して自動ソートできる。一方、会社
ごとの固有な肩書きについては装置の自動ソートでは対
応し切れないため後からユーザーの手で個々に直すしか
ないが、肩書き値という仮想的なソートデータなので幾
ら後から自由に変更しても構わない。さらに任意の相手
の肩書き順を直しても全体には何等影響はなく、その相
手の名刺データの肩書き値の項目だけの局所的変更で対
処できる。なお装置規定の肩書き値テーブルでは、肩書
き値を例えば「４０、３０、２０」というように離散的
にしているが、これは１桁目を使わずに空けておき肩書
き間に余裕を持つ事で、前述のサブ格の扱いや、後から
のユーザーの手になる肩書きの上下変更を可能とするた
めである。無論、１桁の余裕で足りなければ、それ以上
を離散させておけば良い。

【００７４】図８は、本発明の名刺管理装置の構成ブロ
ック図の１例である。ユーザーの手で肩書き順の修正を
行える装置である。５２２は図７の装置によって会社カ
ナ順、所属順、肩書き値順までの３重ソートされた名刺
データの一部で、会社名、肩書き、肩書き値の項目デー
タに着目している。肩書き順指定部５４０ではこの名刺
データ５２２をＣＲＴＨ１でユーザーに表示し、ユーザ
ーからはキーボードＨ２により任意の相手をどの肩書き
位置に挿入するかの選択をさせる。肩書き値作成部５４
１では、挿入する肩書き位置の上下の肩書き値から所定
の算出方法で新しい肩書き値を作成して、この例では課
長と係長の肩書き値「２０、１０」から例えば中間値で
ある「１５」を作成して、対応する名刺データの肩書き
値の項目に代入する。５２３は新しい並び順になった名
刺データの例であり、移動された「フロアチーフ」の相
手の肩書き値は「１５」となり上下の肩書きの間に移動
している。なお肩書き値は装置規定の自動ソートとユー
ザーの自由変更の両立を実現するため、装置規定の肩書
き値は例えば１桁の端数を排し、サブ格は５の端数に決
め、移動により作成される肩書き値は他の端数になるよ
うなルールで装置規定値等を区別したり、装置規定値の
間に２つ以上の移動が行われる場合は端数の振り直し等
の見直しルールを用いて管理するよう、図７の肩書き値
テーブル５３５や肩書き値補正部５３４、図８の肩書き
値作成部５４１を設計している。なお、図７、図８では
担当、営業、フロアチーフを肩書値「０」としている
が、肩書が名刺に記載されていない場合はこれを「０」
とし、前述の３肩書を「５」などとして運用してもよ
い。

【００７５】以上、本発明の第２の観点による名刺管理
装置を説明してきたが、名刺データ以外のデータを扱え
ば、容易にファイリング装置を始めとした汎用的なデー
タベース装置に転用可能な事は言うまでもない。

【００７６】これより本発明の第３の観点による名刺管
理装置の説明に入る。図９は、本発明の名刺管理装置の
構成ブロック図の１例である。図９の装置は図５の装置
を実現するためのデータ登録まわり、つまり名刺データ
を登録し、幾つかの名刺箱に分類整理したり、日々の使
用記録等を実現させる名刺管理装置である。

【００７７】名刺レコード５５０、実名刺データ５５
１、見出しレコード５８０、見出しデータ５８１、簡易
名刺レコード５６０、５６２、簡易名刺データ５６１、
５６３、名刺箱５７０、５７１、は図５と同等なので詳
細説明は省く。６１０は名刺認識装置や手入力、あるい
は外部データファイルから得た名刺データであり、会社
名、氏名などの項目データに区分されている。見出し抽
出部６２０は名刺データ６１０から所定の項目データの
一部を所定の書式で取り出し見出しを抽出する。例え
ば、会社名の先頭から半角１６文字分と、氏名の姓の部
分の先頭から半角６文字分である。抽出した見出しは先
ず重複チェック部６３０で見出しデータ５８１に同じ見
出しを含む見出しレコード５８０が無いかをチェックす
る。無ければ名刺データ登録部６４０にて名刺データ６
１０を実名刺データ５５１へ追加登録してその名刺レコ
ード５８０を表す名刺ＩＤを得る。さらにこの名刺ＩＤ
と先程抽出した見出しから成る見出しレコードを作成し
て見出しデータ５８１に登録する。

【００７８】図６では、名刺データ５１０から見出しレ
コード５０９を作成しているところを示している。例の
見出しレコードは、名刺ＩＤと、会社名の先頭から半角
１６文字分と、氏名の姓の部分の先頭から半角６文字
分、の３つのデータから成っている。重複チェック部６
３０に戻って、見出しデータ５８１に同じ見出しを含む
見出しレコード５８０が存在した場合、つまり重複登録
になる可能性がある場合には、重複表示部６３１によっ
て重複をユーザーに知らせ、新データと旧データを並列
表示してユーザーに確認・更新させ、追加登録／上書き
更新／破棄、を選んでもらう。追加登録を選んだ場合は
前述と同様に登録処理される。また上書きの場合は見出
しレコードはそのままで名刺ＩＤの指す名刺レコードの
内容に上書きする。破棄の場合は新データを登録しな
い。なお本実施例では詳しく述べないが登録部は、デー
タ修正、データ削除など一般的な編集機能を実現してい
るデータ管理エンジン部であることは言うまでもない。

【００７９】図３０に重複表示部による表示例を示す。
新データ１０００はこれから登録しようとしている名刺
データ、旧データ１００１は登録済みの名刺レコードで
あり、それぞれの項目データを比べやすいように同じ行
位置に１対１で並列表示される。しかも１００２に示す
ように新旧に違いのない行については旧データ側の表示
態様を変えることで、本当に見比べなければならない、
違いのあるデータ１００３に注目しやすいように配慮し
ている。１００４はカウンタでもし重複が１枚でなく複
数枚ある場合には例えば「１／４」などになる。この場
合ファンクションキーの次候補１００５、前候補１００
６を押して旧データの切替えができ、カウンタ１００４
も「２／４」になったり「１／４」に戻ったりする。フ
ァンクションキーの旧コピー１００７は旧データの任意
の項目行のデータを現在選択中の行にコピーする機能で
ある。例えば備考データ、つまり面会日、場所、用件、
特記、その他などの項目を旧データからコピーしたい場
合や、相手が昇進・移動して新しい名刺を受け取ったよ
うな場合に以前の所属・肩書きをその他項目などに記録
したい場合に使用する。ファンクション１０１０、１０
０９、１００８が押されるとこの表示を終了して前述し
た、追加登録／上書き更新／破棄、を行う。

【００８０】図９に戻る。名刺箱整理部５９０では任意
の名刺レコード５５０あるいは見出しレコード５８０か
ら簡易名刺レコード５６０、５６２等を作成して、任意
の１つあるいは複数の簡易名刺データ５６１、５６３等
へ登録する。または逆に簡易名刺レコード５６０、５６
２等を簡易名刺データ５６１、５６３から削除する。名
刺箱整理部５９０はこのように簡易名刺レコードを簡易
名刺データに登録／削除する。以降で名刺箱整理部の応
用例を挙げるが、任意の相手を名刺箱に入れる／出す、
という表現にしているが、これは簡易名刺レコードを簡
易名刺データに登録／削除する、と同じ意味である。

【００８１】図２７では、名刺箱個別整理手段を持った
名刺箱整理部の１例を示す。名刺箱個別整理手段によれ
ば、ユーザー手動により、相手を確定させてから、複数
の名刺箱への出し入れを同時に指定可能な名刺箱整理部
を実現できる。関連する図２５、図２６については前述
の通りで、任意の相手を図２５で上下カーソル移動キー
で選択し、左右カーソル移動キーで、図２６の付けるマ
ークの設定、図２７の入れる名刺箱の設定を切替えられ
る。入れる名刺箱の設定一覧９８２には、名刺箱名９８
４と名刺箱の入り／出しを示す名刺箱状態９８５（○）
の組みの一覧が表示される。現在の名刺箱の選択を表す
反転カーソル９８３は上下カーソル移動キーで上下の名
刺箱に移動できる。スペースキーを押すと名刺箱に入っ
ているか否かを示す名刺箱状態９８５（○）のオン／オ
フがトグルで指定できる。なお相手一覧９８６中で現在
選択中の相手見出し９８７には文字修飾を変えて、例え
ば下線を付けて、区別し易くしている。

【００８２】図９に戻り、名刺箱整理部５９０では、○
をオンした名刺箱には入れる、すなわち簡易名刺データ
５６１等に簡易名刺レコード５６０等を登録し、○をオ
フした名刺箱からは出す、すなわち簡易名刺データ５６
１等から簡易名刺レコード５６０等を削除する。

【００８３】図１０では、名刺箱自動整理手段を持った
名刺箱整理部の１例を示す。名刺箱自動整理手段によれ
ば、装置の自動により、予め定義済みの条件に基づき名
刺データ登録時に名刺箱に自動分類して整理可能な名刺
箱整理部を実現できる。なお図１０で示すように名刺箱
自動整理手段６６０は名刺箱整理部５９０の一部であ
る。簡易名刺レコード６５０、名刺レコード６５１につ
いては前述と同等なので説明を省く。自動整理条件６５
２には名刺箱名とその整理条件つまりその名刺箱に入れ
る条件の組みが複数個納めてある。例えば「新規名刺」
という名刺箱には「新たに入力した名刺」を入れる、
「会社順全名刺」という名刺箱には「全ての名刺」を入
れる、「東京」という名刺箱には「住所が東京の名刺」
を入れる、あるいは「喪中マークが付いた名刺」を「年
賀状」という名刺箱から出す、等の条件が記載されてい
る。整理条件は名刺箱が設定されると同時に自動的に追
加登録され、後のマニュアルでの変更も許可する。名刺
箱自動整理手段６６０では自動整理条件６５２を元に簡
易名刺レコード６５０、あるいは名刺レコード６５１を
調べて、該当した場合には簡易名刺レコード６５０を簡
易名刺データ６６１、６６２等に登録または削除する。

【００８４】図２８では、名刺箱一括整理手段を持った
名刺箱整理部の１例を示す。名刺箱一括整理手段によれ
ば、ユーザー手動により、相手を複数検索してから、任
意の名刺箱への出し入れを一括指定可能な名刺箱整理部
を実現できる。例では相手一覧から複数の相手、５件、
を検索中になっている。９９１のように検索中の相手見
出しを反転表示する。現在選択中の相手見出しを表す反
転カーソル９９０は上下カーソル移動キーで上下の相手
見出しに移動する。スペースキーを押すと相手見出しの
反転つまり検索状態のオン／オフをトグルで指定でき
る。なお相手一覧中で現在選択中の相手見出し９９０は
検索中の反転とは、例えば色を変えて、区別し易くして
いる。ファンクションキーで全ＯＮ９９２は全ての相手
見出しを検索オン状態に、全ＯＦＦ９９３は逆に検索オ
フ状態に変更する機能である。検索９９４は検索条件、
例えば年賀状マークが付いている等、によって絞り込み
検索をする機能である。反転９９５は現在の検索状態を
反転し、検索オフだった相手見出しを検索オン状態にす
る機能である。このように図２８で相手見出しを複数件
検索し確定させる。一括処理する相手が確定したら次に
図２９に示すような名刺箱の一括整理の設定９９８の画
面を表示する。９９６は整理内容で「箱に入れる／箱か
ら出す／箱へ移す」の３つからの選択肢で、選択方法は
左右カーソル移動キーで順次切替えても、ファンクショ
ンキーの表示名を直接押す、でもよい。９９７は名刺箱
名の選択肢で、名刺箱の一覧などから任意の名刺箱を選
ばせる。

【００８５】以上、本発明の第３の観点による名刺管理
装置を説明してきたが、名刺データ以外のデータを扱え
ば、容易にファイリング装置を始めとした汎用的なデー
タベース装置に転用可能な事は言うまでもない。

【００８６】これより本発明の第４の観点による名刺管
理装置の説明に入る。図１１は、本発明の名刺管理装置
の構成ブロック図の１例である。図１１の装置は複数の
電話番号を扱い、かつ通常は１本目の電話を自動発信す
る電話機能を実現させる名刺管理装置である。

【００８７】６７０、６７１、６７２は名刺認識装置等
により入力された電話番号データであって名刺記載のま
まの状態、すなわち行の順序で、電話番号前後のキーワ
ードも付いたままになっている。電話キーワード辞書６
８１には名刺記載の電話番号に一般的に現れるキーワー
ドと電話種別値の組みを納めてある。例えば「直通＝
１、ダイレクトイン＝１、ダイヤルイン＝１、代表＝
２、夜間＝２、ＦＡＸ＝３、ファクシミリ＝３」等であ
る。電話種別判別部６８０では６７０、６７１、６７２
の電話番号データの行ごとに処理し、文字列中のキーワ
ードを電話キーワード辞書６８１から検索して各々の行
について電話種別値を得る。そしてこの例では最も小さ
な電話種別値から順に行を並べ換える、すなわち名刺デ
ータの、ＴＥＬ１項目、ＴＥＬ２項目、ＦＡＸ項目とい
った順に当てはめていく。ただし当てはめルールの例と
して電話種別値＝１がない場合、電話種別値＝２をＴＥ
Ｌ１項目に当てはめるし、電話種別値＝３は必ずＦＡＸ
項目に当てはめている。また同時に装置規定のデータ整
形を行い、「ＸＸＸＸ−ＸＸ−１１１１」等の電話番号
形式に統一するし、「ダイレクトイン、ダイヤルイン」
等のキーワードも例えば「直通」に統一する。その結果
が名刺データ６９０、６９１、６９２でありそれぞれ６
７０、６７１、６７２の電話番号データに対応してい
る。この結果、名刺に現れる雑多なキーワードは簡潔に
統一され、かつ相手に一番直近の電話がＴＥＬ１項目
に、サブの電話がＴＥＬ２項目に当てはめられ、電話番
号まわりは極めて見易く使い易いものになる。なおここ
までの機能は名刺認識装置のＢＩＯＳレベルで処理して
も構わない。

【００８８】項目種別取得部７００では先ず現在選択し
ているデータが相手一覧か名刺データかを判別する。相
手一覧の場合にはＴＥＬ１項目から、名刺データの場合
には現在カーソル位置の項目が電話番号か否か判別して
電話番号項目ならその項目から、電話番号項目でなけれ
ばＴＥＬ１項目から、電話番号データを取り出す。オー
トダイヤル部７０１では、その電話番号データから電話
ＦＡＸ制御部Ｈ６のダイヤル機能を使って電話番号を自
動発信する。

【００８９】例えば図１７や図２０でファンクションキ
ーのＦ１０「ダイヤル」が押された時は、現在の相手見
出し「ＮＩ○○工業 Ｉ野」の名刺データのＴＥ
Ｌ１項目の電話番号で自動発信される。また例えば図１
８でファンクションキーのＦ１０「ダイヤル」が押され
た時は、名刺データ「ＮＩ○○工業 Ｉ野」の現
在の項目が電話番号項目であるのでそのＴＥＬ２項目の
電話番号で自動発信される。さらに例えば図１９でファ
ンクションキーのＦ１０「ダイヤル」が押された時は、
名刺データ「ＮＩ○○工業 Ｉ野」の現在の項目
が電話番号項目以外なのでＴＥＬ１項目の電話番号で自
動発信される。このようにこの装置は複数の電話番号を
扱う事ができそれらを選択して自動発信できる。かつ通
常はユーザーの電話番号選択を省いて１本目の電話を自
動発信する電話機能を実現している。つまり日常的にユ
ーザーが相手に電話する時は、電話番号を選ぶ手間無し
に即電話でき、一方、特殊な場合、例えば夜間専用電話
などは選択して電話できるという、２モードの使い勝手
を実現している。

【００９０】以上、本発明の第４の観点による名刺管理
装置を説明してきたが、名刺データ以外のデータを扱え
ば、容易にファイリング装置を始めとした汎用的なデー
タベース装置に転用可能な事は言うまでもない。

【００９１】これより本発明の第５の観点による名刺管
理装置の説明に入る。図１２は、本発明の名刺管理装置
の構成ブロック図の１例である。図１２の装置は電話番
号を様々に加工して自動発信する電話機能を実現させる
名刺管理装置である。

【００９２】電話番号加工部７４０では電話番号格納部
７５０に納められた元来の電話番号を読み出して、以下
に述べるような電話番号の加工後、７５１、７５２、７
５３のような加工された電話番号を出力する。ところで
電話番号には電話番号以外のキーワード「直通、内線３
１５、夜間８時〜朝８時」等が併記されていた方がユー
ザーは使い勝手が良い。よって、それらのキーワード併
記を許すため、電話番号加工部７４０は例えば電話番号
格納部７５０に納められた元来の電話番号を全部読み出
す事の他、特定の区切り文字、例えば空白や括弧、以降
を読み出さない事もできる。さらに発信可能文字だけに
振るい落とす事もできる。これで元来の電話番号にキー
ワード文字が含まれていても大丈夫である。また内線番
号を続けて繋がる交換機であれば、「ＸＸ−ＸＸＸＸ−
１２３４内線３６５」というように区切り文字（ここで
は”内線”）を入れなければ続けて内線の３６５の発信
もできる。

【００９３】省略市外局番格納部７１０には省略したい
市外局番、すなわち現在地の市外局番をユーザーがＣＲ
ＴＨ１、キーボードＨ２により設定しておく。市外局番
照合部７１１は省略市外局番格納部７１０から得た市外
局番と電話番号格納部７５０に納められた元来の電話番
号の市外局番とを比較し一致したら、電話番号加工部７
４０に省略を指示する。電話番号加工部７４０はその指
示により電話番号格納部７５０から読み出した元来の電
話番号から市外局番を取り除き、省略した電話番号７５
１を出力する。これは市内通話ならば市外局番無しで発
信したほうが接続までの時間が速いからである。

【００９４】添付番号格納部７２０には電話番号に添付
したい番号と、添付すべき電話番号上の位置（前、後な
ど）を、ユーザーがＣＲＴＨ１、キーボードＨ２により
設定しておく。添付指示部７２１はユーザーがＣＲＴＨ
１、キーボードＨ２により指示した場合のみ、電話番号
加工部７４０に添付を指示する。電話番号加工部７４０
はその指示により電話番号格納部７５０から読み出した
元来の電話番号の指示された位置に指示された番号を付
け、添付した電話番号７５２を出力する。これによれば
例えば普段はＡ回線を使い、遠距離などＢ回線を利用す
べきだとユーザーが判断した時だけ、Ｂ回線の接続番号
「００ＸＸ」を前に付けて発信するというようにユーザ
ーの判断で選択的に利用パターンを変更する事ができ
る。

【００９５】キーワード一覧７３０には電話番号の例え
ば後に合成したい番号と、その番号の意味を表すキーワ
ードの組みを複数個、ユーザーがＣＲＴＨ１、キーボー
ドＨ２により設定しておく。キーワード選択部７３１は
ユーザーがＣＲＴＨ１、キーボードＨ２により選択した
キーワードの番号での合成を指示する。電話番号加工部
７４０はその指示により電話番号格納部７５０から読み
出した元来の電話番号の例えば後に指示された番号を付
け、合成した電話番号７５３を出力する。これによれば
例えばサービスダイヤルで回線接続後に番号を押して選
択肢を選んでいく手作業や、ポケットベル等でのメッセ
ージ選択やメッセージ入力の手作業を予め用意したキー
ワード一覧７３０からの簡単な選択で済ます事ができ
る。

【００９６】以上、本発明の第５の観点による名刺管理
装置を説明してきたが、名刺データ以外のデータを扱え
ば、容易にファイリング装置を始めとした汎用的なデー
タベース装置に転用可能な事は言うまでもない。

【００９７】これより本発明の第６の観点による名刺管
理装置の説明に入る。図は図９を流用する。この装置は
ユーザーの手動または装置の自動による使用録作成、使
用録記入の機能を実現させる名刺管理装置であり、図９
記載の装置に使用録記入部６００、使用録作成部６０１
を追加した名刺管理装置である。そのため、重複する部
の説明を省く。使用録作成部６０１はユーザーが手動で
ＣＲＴＨ１、キーボードＨ２により使用録データを設定
できる。

【００９８】図３１に使用録作成部６０１によるユーザ
ー設定用の表示例を示す。編集モード１０２０では、使
用録を新規作成して追加する／過去の使用録のどれかを
修正する、を選べる。用件１０２１ではユーザーが文字
列を入力したり、あるいはファンクションキーのＦ１
「一覧」を押して、図３２で示すように予め設定した常
套句の一覧１０２４から反転カーソル１０２５で選択中
の任意の文字列例えば「連絡待ち」を選らんでも良い
し、同様にファンクションキーのＦ２「履歴」を押して
過去に使った文字列の一覧から任意の文字列を選らんで
も良い。チェック１０２２は、例えば、済み／未済、の
チェック欄である。用件が済んでいなければ未済にして
おく。後述するが未済にした使用録には未済マーク
（＊）が枠部左端に表示される。日付１０２３は最初は
カレンダタイマーＨ１０から得た、今日の日付が入る。
過去や未来の日付に変えてもよい。日付の変更は例え
ば、左右カーソル移動キーで日を、ＳＨＩＦＴ＋左右カ
ーソル移動キーで月を、ＣＴＲＬ＋左右カーソル移動キ
ーで年を、それぞれ−＋できる。さらに曜日や年月日の
全部が連動するように配慮してあるため高速かつ容易に
日付合せができる。無論もっと細かい設定が必要なら日
付の他に時刻を取り扱っても良い。なお使用録設定の応
用例として訪問のスケジュール予約であれば、編集モー
ドを追加に、チェック欄を未済とし、日付もその未来の
日付にし、用件に時刻や場所も記入すれば備忘録的なス
ケジュール予約ができる。

【００９９】上記で設定した使用録は、編集モードが追
加なので、図９の使用録記入部６００によって、図９の
実名刺データ５５１中の名刺レコード５５０中の使用録
データに追加で記入する。編集モードが過去の使用録の
修正だった場合は該当位置の使用録を上書きで記入す
る。なお使用録データは例えば使用録を４件までしか扱
っていないので４件以上を追加する際には先入先出し、
いわゆるＦＩＦＯルールによって一番古い使用録から追
い出していく事になる。棄てても構わないし、あるいは
後で見返す必要が有れば名刺レコードから追い出して専
用の使用録データ保管部などに保管してもよい。ただし
未済マーク（＊）の付いた使用録はこの追い出しから除
外してもよい。これは用件が未済なのに追い出してしま
っては備忘録かわりにならないためである。

【０１００】例えば図３３に示すように名刺データ１０
３０の使用録データのエリア１０３０の末尾に使用録１
０３１のように、設定内容を「日付 用件」のような１
行に合成して追加する。この使用録はチェック欄を未済
にしたので前述したように枠部左端には未済マーク
（＊）１０３２を表示する。チェック欄が済みの使用録
は上の３行のように枠部は通常表示のままである。なお
編集モードが過去の使用録の修正だった場合は該当位置
の使用録が差替わる。

【０１０１】図９で使用録記入部６００はさらに名刺箱
整理部５９０により再利用名刺箱管理部５６５に指示
し、簡易名刺データ（再利用専用）５６４の例えば先頭
に簡易名刺レコードを追加する。この簡易名刺データ
（再利用専用）５６４は名刺箱５７２で名前を例えばリ
ダイヤルとか再使用とかにしておく。名刺箱整理部５９
０はさらに再利用名刺箱管理部５６５に指示し、簡易名
刺データ（再利用専用）５６４の例えば先頭に簡易名刺
レコードを追加する。なお簡易名刺データ（再利用専
用）５６４で再利用専用と断ったのは、通常の名刺箱で
は相手一覧を例えば１００件まで許すが、再利用専用な
ら一覧を一目で見渡せるようにスクロールしない件数例
えば１８件までに限定したいためである。そのため再利
用名刺箱管理部５６５では件数を越える追加を指示され
た際に、使用録で前述したＦＩＦＯルールと同様に一番
古い相手見出しを追い出す。また一覧中に既にその相手
があった場合は重複で持つ必要はないので古い方を追い
出す。また使用録記入部６００はさらに簡易名刺レコー
ド５６０、５６２中のフラグに前述の使用録中の未済マ
ークの有無を転写する機能を持つ。これで再利用名刺箱
管理部５６５では未済マーク付きの相手見出しか否かを
判断でき、未済マーク付きの相手見出しはＦＩＦＯルー
ルの追い出しから除外してもよい。これは前述の使用録
と同じく用件が未済なのに再利用専用の名刺箱から追い
出してしまっては備忘録かわりにならないためである。
なお重複して追い出す古いほうに未済マークがあった場
合は先頭に追加される新しい方に未済マークを付ければ
良い。

【０１０２】図３４は、図３３で未済マーク付きの使用
録を記入した直後の再利用専用の名刺箱の例である。名
刺箱一覧１０４０の現在選択中の名刺箱「リダイヤル」
１０４２が前述の簡易名刺データ（再利用専用）であ
る。その簡易名刺データ（再利用専用）すなわち名刺箱
「リダイヤル」１０４２の中身である相手一覧１０４１
の先頭位置に、相手見出し「ＮＩ○○工業 Ｉ
野」１０４４が追加済である。なお未済マーク付きの相
手見出し１０４４は、枠部左端に未済マーク（＊）１０
４３が表示される。これは名刺箱一覧１０４０の表示の
際、選択中の名刺箱１０４２の中に未済な用件の相手が
ある事が、一目で判るためである。相手見出し１０４４
の枠部左端に未済マーク（＊）１０４３を表示する方法
をさらに表示修飾を変えたりすれば、より目立つように
できるし、枠部では無く相手見出しそのものの表示修飾
を変えても良い。

【０１０３】なお、図９の装置の使用録作成部６０１
は、図３１で示したようなユーザーによる手動設定以外
に、装置で使用録を自動作成して使用録記入部６００に
指示して自動記入もできる。例えば電話を自動発信した
際に「日付＝今日 用件＝電話した」を自動記入した
り、ＦＡＸ案内状を印刷した際に「日付＝今日 用件＝
ＦＡＸした」を自動記入したり、送付案内状を印刷した
際に「日付＝今日 用件＝送付した」を自動記入でき
る。なお「日付＝今日」は前述の通り、カレンダタイマ
ーＨ１０から得る。この使用録の自動記入による場合も
前述の再利用専用の名刺箱への追加が行われても良い。
このような使用録の自動作成、自動記入によりユーザー
は日常の使用で最も使用頻度が高い用件についてわざわ
ざ手動記入する手間が省ける。いつ何をしたかが自動記
録されるため便利な行動記録や備忘録代わりになる。

【０１０４】以上、本発明の第６の観点による名刺管理
装置を説明してきたが、名刺データ以外のデータを扱え
ば、容易にファイリング装置を始めとした汎用的なデー
タベース装置に転用可能な事は言うまでもない。

【０１０５】これより本発明の第７の観点による名刺管
理装置の説明に入る。図１３は、本発明の名刺管理装置
の構成ブロック図の１例である。図１３の装置は長くて
出力時に処置に困る名刺データ、例えば名刺の所属項目
のデータを予めブロックごとに区切る機能を実現させる
名刺管理装置である。

【０１０６】ブロック区切り部７７１では元来の項目デ
ータ７６２を入力とし、画像ブロック判別部７７０また
は項目ブロック判別部７８０またはその両方からブロッ
ク区切り情報を受けて、７９０、７９１のようなブロッ
クごとに区切った項目データを出力する。

【０１０７】座標情報格納部７６０には名刺リーダＨ３
から入力した名刺画像データを名刺認識部７６１で名刺
認識した結果であるところの、文字認識時に１文字ごと
の枠に切り出した切り出し枠の座標が複数組み納められ
ている。例えば文字「Ａ」に対応する名刺画像上の座標
情報は「Ｘ１、Ｘ２、Ｙ１、Ｙ２」であって文字左肩の
座標＝（Ｘ１、Ｙ１）、文字右下の座標＝（Ｘ２、Ｙ
２）であるとする。画像ブロック判別部７７０は元来の
項目データ７６２の各文字について、座標情報格納部７
６０から座標情報を得て近隣の文字間のＸ座標またはＹ
座標が大きく空いている箇所を探す。すなわちＸ３−Ｘ
２つまり横方向の文字間隔がＸ２−Ｘ１つまり１文字幅
より大きければ、相当空いている事になる。この空きが
平均的な文字間隔より大きければ、この文字間をブロッ
ク区切りとする。あるいはＹ３−Ｙ２つまり縦の文字間
隔がＸ２−Ｘ１つまり文字高より大きければ１文字ずれ
ている事になる。このずれは行が違うと見なし、ここで
ブロック区切りとする。ブロック区切りとした文字間に
ついては、各々のブロックが始まる桁位置つまり先頭か
らの絶対文字位置を示す値の組すなわちブロック区切り
情報をブロック区切り部７７１に渡す。

【０１０８】キーワード辞書７８１には処理する項目デ
ータの一般的な区切りと見なせる文字列の組みを納めて
ある。例えば所属項目データであれば「事業所、事業
部、本部、部、課、グループ、係、チーム」等である。
項目ブロック判別部では元来の項目データ７６２の中に
キーワード辞書７８１のキーワードが含まれるかを前方
や後方から検索してブロック区切り位置を求める。前方
や後方から検索する理由は「ＸＸ部品検査部ＸＸ」とい
う場合に片方向だけでは「部」の区切りを誤る可能性が
あるためである。より正確さを増すためには再度逆方向
に調べてブロック区切り位置が一致するかチェックし、
一致しなければさらに「部」に関する特殊処理を行う。
ブロック区切りとした文字間については、各々のブロッ
クが始まる桁位置つまり先頭からの絶対文字位置を示す
値の組すなわちブロック区切り情報をブロック区切り部
７７１に渡す。なお座標情報格納部７６０、画像ブロッ
ク判別部７７０、場合によりブロック区切り部７７１ま
でも、名刺認識部７６１に含んでも良い。

【０１０９】前述したようにブロック区切り部７７１で
は元来の項目データ７６２を入力とし、画像ブロック判
別部７７０または項目ブロック判別部またはその両方に
よるブロック区切り情報を受けて、ブロック化項目デー
タ７９０のように区切り文字例えば空白を挿入した項目
データ、または項目データ自身を変更したくない場合は
ブロック位置付項目データ７９１のようにブロック位置
を示す「４、４、５」情報を別個に持った項目データを
出力する。

【０１１０】図１４は、本発明の名刺管理装置の構成ブ
ロック図の１例である。図１３の装置等により長くて出
力時に処置に困る名刺データ、例えば名刺の所属項目の
データは予めブロックごとに区切られている場合にブロ
ック出力の機能を実現させる名刺管理装置である。無論
この装置内に図１３の装置を含ませても良い。

【０１１１】出力指示部８００はＣＲＴＨ１、キーボー
ドＨ２によるユーザからの出力指示または装置内部の情
報から、出力エリアの文字桁数と、ブロックの出力形態
指定、例えば「優先ブロック＝全部／前方／後方／中
間、区切りスペース＝有／無、折り返し出力＝する／し
ない、短縮出力＝する／しない」等をブロック出力部８
２０やブロック計算部８１０に与える。ブロック計算部
８１０では出力指示部８００から得た出力エリアの文字
桁数や出力形態指定とブロック出力部８２０から得たブ
ロック区切り情報から、出力エリアに入り切るブロック
がどこまでか計算したり、半角変換可能な文字を半角に
すれば入り切るブロック数を増やせるか試したり、後続
行に出力予定の文字数を調べて折り返し出力の余裕があ
るか調べたりして結果をブロック出力部８２０や出力指
示部に返す。

【０１１２】ブロック出力部８２０では、前述の出力指
示部８００とブロック計算部８１０を使って、ブロック
化項目データ７９０またはブロック位置付項目データ７
９１を、８３０から８３５のような様々な出力データを
出力する。８３０は「優先ブロック＝全部、区切りスペ
ース＝有」を出力形態指定し、かつ出力エリアに入り切
る場合の例であり、区切りスペースが挿入され、全ブロ
ックが出力されている。もしブロック計算部８００でチ
ェックして全ブロックは入り切らないような場合は予め
出力指示部８００でユーザーに対応策、例えば「区切り
スペース＝無」や「短縮出力＝する」で回避できると
か、あるいはもっと入り切らない場合は「優先ブロック
＝後方」や「折り返し出力＝する」で回避できる、等を
知らせて出力形態指定の変更を促す。

【０１１３】８３１は「優先ブロック＝全部、短縮出力
＝する」を出力形態指定し、かつ出力エリアに入り切る
場合の例であり、区切りスペースが無く、半角変換可能
な文字は半角にされ（通常カタカナ文字が対象であるが
漢字も可能）、全ブロックが出力されている。

【０１１４】８３２は「優先ブロック＝前方、区切りス
ペース＝無」を出力形態指定し、かつ出力エリアに入り
切らない場合の例であり、区切りスペースが無く、前方
から２ブロックだけが出力されている。このように区切
りの良いブロックまでしか出力しない。つまり少なくと
も１ブロック途中での出力切れは起きないので尻切れと
いう見栄えの悪い状態は絶対に起きない。

【０１１５】８３３は「優先ブロック＝後方、区切りス
ペース＝有」を出力形態指定し、かつ出力エリアに入り
切らない場合の例であり、区切りスペースが挿入され、
後方から２ブロックだけが出力されている。

【０１１６】８３４は「優先ブロック＝中間、区切りス
ペース＝無」を出力形態指定し、かつ出力エリアに入り
切らない場合の例であり、区切りスペースが無く、中間
の１ブロックだけが出力されている。この場合前方、後
方からブロックを切り捨てていくが、どちらを優先する
か、あるいはどの中間ブロックは絶対に残すか等は装置
では判断しずらいため、予めユーザーが出力指示部８０
０で指定する事も可能である。

【０１１７】８３５は「優先ブロック＝全部、区切りス
ペース＝有、折り返し出力＝する」を出力形態指定し、
かつ出力エリアに入り切らない場合の例であり、区切り
スペースが挿入され、３番目のブロックから後続行に折
り返して出力されている。これは前述のようにブロック
計算部８１０で、後続行の文字列「リーダー」の桁数と
折り返し分の全桁数を加算しても後続行の出力エリアを
越えないと判断できたため実行された。もし後続行の空
きエリアが足りずに折り返しができないと判断する場合
は、予め出力指示部８００でユーザーに対応策、例えば
「区切りスペース＝無」で回避できるとか、あるいはも
っと足りない場合は「折り返し出力＝しない」や「優先
ブロック＝後方」で回避できる、等を知らせて出力形態
指定の変更を促す。

【０１１８】長くて出力時に処置に困る名刺データ、例
えば名刺の所属項目のデータは宛て名印刷時等にそのま
までは後方が尻切れになり郵便物が相手社内で迷子にな
って到達時間が掛かったり、相手に悪い印象を与えてし
まう。これを回避するため、実際の項目データを短く揃
えておくか、あるいは他の大多数には過剰品質と知りつ
つ十二分な桁数の出力エリアに用意しておくのが一般的
だった。この装置では項目データをブロック区切りする
事と、例えば所属項目なら、郵便物にとって有効な宛て
名である後方ブロックを優先して出力する、すなわち前
方の事業所や事業部は入り切らなければ落として、課や
係は絶対に出力する事で、それらの問題を解決してい
る。つまりこの装置では実際の項目データは全ての文字
列を落とさずに保管できる一方、宛て名出力時には企業
内の宛て名として実質の情報量は落とさずに短縮できる
ので郵便物は確実かつ最短時間で相手に到達する。しか
も受け手の印象が良いように１ブロックの途中では切れ
ないようにしている。

【０１１９】以上、本発明の第７の観点による名刺管理
装置を説明してきたが、名刺データ以外のデータを扱え
ば、容易にファイリング装置を始めとした汎用的なデー
タベース装置に転用可能な事は言うまでもない。

【０１２０】これより本発明の第８の観点による名刺管
理装置の説明に入る。図１５は、本発明の名刺管理装置
の構成ブロック図の１例である。図１５の装置は名刺画
像等から得た会社名などのデザインフォントを通常文字
フォントの代わりに貼込んで出力できる機能を実現させ
る名刺管理装置である。

【０１２１】名刺画像８４１にはカードリーダやスキャ
ナで読み取った、またはＦＡＸモデムから直接受信し
た、名刺画像データ等を納めてある。座標情報格納部８
４０には名刺画像８４１の名刺画像からの名刺認識結果
であるところの、文字認識時に１文字ごとの枠に切り出
した切り出し枠の座標が複数組み納められている。詳細
は図１３の７６０と同様なので説明を省く。

【０１２２】文字正規化部８５０では座標情報格納部８
４０の情報を元に、名刺画像８４１から１文字毎のフォ
ントデータ８６２を切り出し、統一的な大きさに正規化
し、会社情報登録部８７０に出力する。例えば会社名の
デザイン文字がどの名刺でも同じ大きさで、横書きであ
れば文字正規化部８５０は不要なのだが、現実の名刺で
は各社各様の文字サイズで、縦書き名刺があり、また会
社名が２行に分かれる場合もあるため、１文字毎に分解
して正規化している。また正規化では異なる会社間での
文字サイズを標準サイズに統一し、また汚れやノイズを
除去する。

【０１２３】フォント修正部８５１は文字正規化部８５
０の支援をする部であり、ユーザーにＣＲＴＨ１、キー
ボードＨ２により切り出し具合やノイズ除去を確認・訂
正してもらう。これは文字正規化部８５０だけでは、例
えば隣接したデザインフォントが切り出し枠内に一部入
り込んだりした場合に切り出し枠を切り直したり、また
ノイズなのかフォントの一部なのかの判断が難しい場合
にユーザーの目を借りた方が適正な判断になるためであ
る。

【０１２４】デジタイズ部８６０ではフォントデータ８
６２から、文字フォントの外郭つまりアウトラインを近
似するベクトルデータすなわちアウトラインデータ８６
１を生成する。

【０１２５】なおフォントデータやアウトラインデータ
には例えば元のデザイン文字全体における本文字の位置
情報を付記してもよい。例えば隣接文字とのＸＹ座標の
増減分を表す値などである。そうすれば１文字毎に正規
化して加工性を高めつつ、かつ会社名全体としても元イ
メージに近似したデータ再生ができる。

【０１２６】会社情報登録部８７０では、アウトライン
データ８６１、またはフォントデータ８６２、を会社情
報データ８９１中の会社情報レコード８９０内の会社名
フォントのデータへ格納する。なお会社名フォントデー
タは会社情報レコード８９０内の会社名の文字コードと
対応付けられて納められており、会社名の「Ａ」から会
社名フォントの「Ａ」を引ける。会社名フォントデータ
はディスク容量を消費するため、この例では会社の共通
データを１つにまとめた会社情報レコードを持った名刺
管理装置を想定したが、無論ディスク容量が許せば各々
の名刺データ毎に会社名フォントデータを持たせてもよ
い。

【０１２７】会社情報管理部８７１はアウトラインデー
タ８７２、またはフォントデータ８７３、を会社情報デ
ータ８９１中の会社情報レコード８９０内の会社名フォ
ントのデータから１字毎に読み出す。フォント生成部８
７４ではアウトラインデータ８７２から外郭を生成し、
外郭の中を埋め、フォントデータ８７３を再生する。な
おその際、フォント選択部８８１から指示の文字サイズ
で再生する。

【０１２８】フォント選択部８８１はＣＲＴＨ１、キー
ボードＨ２によりユーザーに通常の文字フォントを使う
か、デザインフォントを使うかを選択させ、さらに文字
サイズも選択させる。

【０１２９】フォント出力部８８０では、８８２のよう
な出力用データから文字コードを１文字毎に得て、フォ
ント選択部８８１からの指示により、文字フォントが選
択された場合は通常の表示フォントやプリンタフォント
で、８８３のような出力結果を１文字ずつ出力してい
く。つまり文字フォントや文字サイズはＣＲＴＨ１やプ
リンタＨ５、およびオぺレーティングシステムが管理す
るフォントシステム等に依存する。またデザインフォン
トが選択された場合は会社情報管理部８７１に１文字毎
に指示を出して会社名の文字コードに対応する会社名フ
ォントデータ８７３を得て選択された文字サイズに拡大
縮小する。なおアウトラインデータの場合は前述のよう
に、既にフォントデータ８７３はフォント生成部８７４
により、選択された文字サイズで再生済みであるが、こ
れはフォントデータ８７３から文字サイズを拡大縮小す
るよりも奇麗な外郭を再生できるためである。このよう
にしてデザインフォントで、８８３のような出力結果を
１文字ずつ出力していく。

【０１３０】なお１文字ずつの出力時に、前述したよう
にフォントデータやアウトラインデータに元のデザイン
文字全体における本文字の位置情報を付記してあった場
合には、その文字を会社名全体の元イメージに近似した
位置に出力できるため、原本となった会社名デザイン全
体と同等品質の出力結果が得られる。

【０１３１】このようにこの装置によれば、原本の画像
が縦書き、横書き、文字サイズに関らず、正規化して、
フォントデータやアウトラインデータで保管するため、
横書きでも縦書きでも自由な書式で出力できるし、その
際に任意の文字サイズに指定したり、会社名デザイン全
体と同等品質の出力もできる。これならＤＭ等の宛名印
刷やＦＡＸ送付状等で受け手に良い印象を与え、視覚的
に訴求することで他との差別化を図れる。

【０１３２】以上８つの観点に分けて本願の発明を説明
してきたが、各観点においても述べたように、本願の発
明は名刺管理になんら限定されることはなく、汎用のデ
ータベースおいても、その利点は十分に生かされる。本
願のように同一種のデータを違う観点から分類し、複数
の箱に重複して登録することによりその検索スピードと
快適性を飛躍的に向上させる技術は、汎用データベース
にこそ有用である。また非常にビジュアルで直感的な部
分は、マルチウィンドウシステムなどで、マウス等のポ
インティングデバイスによって素早く目標データを検索
し、他のジョブと連携して作業を進める等により適して
いる。

【０１３３】更に、片手に収まるような小型の電話機能
付きの情報機器（電話のハンドセットに似た形状等）上
に本願の名刺管理装置を構成し、出先で受け取る名刺を
その場で自動入力し、検索時はペンで名刺箱アイコン等
をポイントし、片手で軽快に操作してオートダイヤリン
グを行うといった場面でこそ、本願の名刺管理装置の利
点が発揮させられる。

【０１３４】

【発明の効果】本発明の第１の観点による名刺管理装置
によれば、名刺の分類整理を装置規定の名刺箱とユーザ
ー定義の名刺箱で行えるために、自動的な整理の良さ
と、人間的な感覚の整理の良さとの両方を享受できる。
名刺箱一覧、相手一覧、名刺データといった視覚的、か
つデータ的な階層化を図れているので全体の表示、検索
等をユーザーが直感的で判り易い。例えば現実に名刺１
０００枚持っていても頻繁に使う名刺は２００枚程度な
ので、それらを単にアイウエオ順ではなく、意味付けら
れた名刺箱ごとに分類してピックアップすれば人間的な
分類整理法だし、早く相手を探す事ができる。相手見出
しはあちこちの名刺箱に重複で登録しても良いため、例
えば「常用」と「製品Ａ」と「製品Ｂ」の名刺箱という
ようにその相手が関る全ての名刺箱に入れてよい。よっ
て分類の際に迷わないし、また探すのも迷わないし、多
面的なので任意の手掛かり、記憶からでも検索しやす
い。また名刺箱に登録するのは相手見出しだけなのでデ
ィスク容量を節約できる。また名刺探しには相手見出し
の一覧を主に使用するが、これは固定長データである
事、およびコンパクトなのでメモリ上に展開できる事か
ら、表示や検索等はとても高速である。またほとんどの
操作は１０個程のキーでできるため覚えやすい。しかも
それらのキーはキーボード右側に偏っているため、右手
だけで操作できる。つまり左手で電話受話器を持つなど
日常の操作性が良い。

【０１３５】次に、本発明の第２の観点による名刺管理
装置によれば、名刺を第１順は会社フリガナ順、第２順
は所属の文字コード順、第３順は肩書き値順、の３階層
で自動ソートできる。組織図イメージの順番で表示され
るため見易い。さらに仮想的な肩書き値をソート索引に
使っているため、装置自動での肩書き順のソートが間違
っていてもユーザーが後から容易に肩書き順の変更がで
きる。それはその相手の肩書き値だけの変更で済むため
全体に影響を及ぼすことも皆無である。

【０１３６】次に、本発明の第３の観点による名刺管理
装置によれば、名刺データを登録する際に所定の条件で
複数の仮想的な名刺箱に自動分類できるため、非常に便
利である。例え箱管理により検索が容易になっても、入
力時に全てマニュアルで分類するのであれば、その利便
性は半減する。さらにマニュアル分類においても、ユー
ザが判り易い手段で自由に名刺箱へ分類できるので、人
間的な名刺管理ができる。また簡易名刺データを用いる
ため重複チェックが速い。

【０１３７】次に、本発明の第４の観点による名刺管理
装置によれば、名刺に複数の電話番号がいろいろな順番
で出現しても電話種別を認識して自動で相手に近いメイ
ン電話がＴＥＬ１項目に、サブ電話がＴＥＬ２項目に割
り当てられ、また電話種別のキーワードを整形して統一
できるため、ユーザにとって見易く使い易い。

【０１３８】次に、本発明の第５の観点による名刺管理
装置によれば、元の電話番号はそのままに、予め設定し
た内容やユーザーの指示によって適時に電話番号を加工
できるため、電話機能にいろいろな付加機能を提供でき
る。

【０１３９】次に、本発明の第６の観点による名刺管理
装置によれば、名刺を使用した記録を自動記入でき便利
である。またユーザーが使い易い手段で自由記入できる
ので備忘録代わりやスケジュール管理ができる。また使
用した名刺は再使用目的の特殊な名刺箱に自動登録され
るので、再使用する時に早く探せる。

【０１４０】次に、本発明の第７の観点による名刺管理
装置によれば、名刺の所属などの長い項目データを文字
の座標情報、またはキーワードからブロック単位に自動
区切りするため、見易くなる。さらに、出力時には出力
エリアに入り切る数のブロックだけを予め計算し途中で
切れずに出力できるため、宛て名印刷などで先方に良い
印象を与える。所属項目などでは重要な宛て名情報であ
る後方ブロック、すなわち課や係を確実に残せるため、
郵便物が先方社内で紛失することがない。

【０１４１】さらに、本発明の第８の観点による名刺管
理装置によれば、名刺に現れる会社名のデザイン文字を
会社ごとに文字フォントデータもしくはアウトラインデ
ータとして再利用可能な形態で保管して、会社名の出力
時にデザイン文字を出力できる。このためＤＭの宛て名
やＦＡＸの送り状などの印刷に利用すれば、受け手に良
い印象を与えることができる。また他のＤＭとは視覚的
な訴求力で差別化できるというメリットがある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明となる名刺管理装置の１実施例のハード
ウェア構成図である。

【図２】本発明となる第１の観点による名刺管理装置の
１実施例の構成ブロック図である。

【図３】名刺レコードの例示図である。

【図４】名刺レコードと会社情報レコードの例示図であ
る。

【図５】本発明となる第１の観点による名刺管理装置で
見出しレコード等を持つ１実施例の構成ブロック図であ
る。

【図６】簡易名刺レコード、簡易名刺データ、中間索引
の説明図である。

【図７】本発明となる第２の観点による名刺管理装置の
１実施例の構成ブロック図である。

【図８】本発明となる第２の観点による名刺管理装置で
肩書き順指定部等を持った１実施例の構成ブロック図で
ある。

【図９】本発明となる第３および第６の観点による名刺
管理装置の１実施例の構成ブロック図である。

【図１０】本発明となる第３の観点による名刺管理装置
で名刺箱自動整理手段を持つ１実施例の構成ブロック図
である。

【図１１】本発明となる第４の観点による名刺管理装置
の１実施例の構成ブロック図である。

【図１２】本発明となる第５の観点による名刺管理装置
の１実施例の構成ブロック図である。

【図１３】本発明となる第７の観点による名刺管理装置
の１実施例の構成ブロック図である。

【図１４】本発明となる第７の観点による名刺管理装置
でブロック出力部を持つ１実施例の構成ブロック図であ
る。

【図１５】本発明となる第８の観点による名刺管理装置
の１実施例の構成ブロック図である。

【図１６】名刺箱一覧表示画面の例示図である。

【図１７】簡易名刺データ一覧表示画面の例示図であ
る。

【図１８】名刺データ表示画面の例示図である。

【図１９】折り込みスクロール中の名刺データ表示画面
の例示図である。

【図２０】メンバー一覧表示画面の例示図である。

【図２１】中間索引を中間に配した名刺箱一覧表示画面
の例示図である。

【図２２】中間索引一覧表示画面の例示図である。

【図２３】対応する相手見出しの有無を示す中間索引一
覧表示画面の例示図である。

【図２４】優先表示中の簡易名刺データ一覧表示画面の
例示図である。

【図２５】名刺箱・マークの個別整理で相手選択中の表
示画面の例示図である。

【図２６】マークの個別整理中の表示画面の例示図であ
る。

【図２７】名刺箱の個別整理中の表示画面の例示図であ
る。

【図２８】名刺箱の一括整理で複数相手検索中の表示画
面の例示図である。

【図２９】名刺箱の一括整理で整理内容設定中の表示画
面の例示図である。

【図３０】重複チェック表示画面の例示図である。

【図３１】使用録設定の表示画面の例示図である。

【図３２】使用録設定中の使用録用件一覧表示画面の例
示図である。

【図３３】未済の使用録を持つ名刺データ表示画面の例
示図である。

【図３４】再利用名刺箱選択中の名刺箱一覧表示画面の
例示図である。

【図３５】画像データ表示画面の例示図である。

【符号の説明】

Ｈ１：ＣＲＴ Ｈ２：キーボード Ｈ３：カードリーダ Ｈ４：磁気ディスク Ｈ５：プリンタ Ｈ６：電話ＦＡＸ制御部 Ｈ７：ＣＰＵ Ｈ８：ＲＡＭ Ｈ９：ＲＯＭ Ｈ１０：カレンダタイマー １００：名刺レコード １０１：実名刺データ １１０：簡易名刺レコード １１１：簡易名刺データ １１２：簡易名刺レコード １１３：簡易名刺データ １２０〜１２１：名刺箱 １３０：名刺データ表示部 １４０：簡易名刺データ一覧表示部 １５０：名刺箱一覧表示部 １６０：名刺レコード １７０：名刺ＩＤ １８０：項目データ １９０：マークデータ ２００：リンクデータ ２１０：備考データ ２２０：使用録データ ２３０：名刺レコード ２４０：名刺ＩＤ ２５０：項目データ ２６０：マークデータ ２７０：リンクデータ ２８０：備考データ ２９０：使用録データ ３００：会社情報レコード ３１０：会社ＩＤ ３２０：会社項目データ ３３０：会社付加情報 ３４０：名刺レコード ３４１：実名刺データ ３５０：簡易名刺レコード ３５１：簡易名刺データ ３５２：簡易名刺レコード ３５３：簡易名刺データ ３６０〜３６１：名刺箱 ３７０：名刺データ表示部 ３８０：簡易名刺データ一覧表示部 ３９０：名刺箱一覧表示部 ４００：見出しレコード ４０１：見出しデータ ４１０：見出し作成部 ４２０：中間索引一覧表示部 ４２１：中間索引作成部 ４２２：不在チェック部 ４３０：メンバー一覧表示部 ４３１：メンバー検索部 ４４０：優先表示指定部 ４５０：枠表示部 ４６０：マーク整理部 ４６１：マーク管理部 ４７０〜４８２：中間索引例 ４９０〜４９８：簡易名刺データ一覧表示例 ５００〜５０８：簡易名刺レコード例 ５０９：見出しレコード ５１０：名刺レコード ５２０〜５２３：名刺データ ５３０：会社カナ順ソート部 ５３１：所属順ソート部 ５３２：肩書き順ソート部 ５３３：サブ格テーブル ５３４：肩書き値補正部 ５３５：肩書き値テーブル ５３６：肩書き値取得部 ５４０：肩書き順指定部 ５４１：肩書き値作成部 ５５０：名刺レコード ５５１：実名刺データ ５６０：簡易名刺レコード ５６１：簡易名刺データ ５６２：簡易名刺レコード ５６３：簡易名刺データ ５６４：簡易名刺データ ５６５：再利用名刺箱管理部 ５７０〜５７２：名刺箱 ５８０：見出しレコード ５８１：見出しデータ ５９０：名刺箱整理部 ６００：使用録記入部 ６０１：使用録作成部 ６１０：名刺データ ６２０：見出し抽出部 ６３０：重複チェック部 ６３１：重複表示部 ６４０：名刺データ登録部 ６５０〜６５１：簡易名刺レコード ６５２：自動整理条件 ６６０：名刺箱自動整理手段 ６６１〜６６２：簡易名刺データ ６７０〜６７２：電話番号データ ６８０：電話種別判別部 ６８１：電話キーワード辞書 ６９０〜６９２：名刺データ ７００：項目種別判別部 ７０１：オートダイヤル部 ７１０：省略市外局番格納部 ７１１：市外局番照合部 ７２０：添付番号格納部 ７２１：添付指示部 ７３０：キーワード一覧 ７３１：キーワード選択部 ７４０：電話番号加工部 ７５０：電話番号格納部 ７５１：省略した電話番号 ７５２：添付した電話番号 ７５３：合成した電話番号 ７６０：座標情報格納部 ７６１：名刺認識部 ７６２：項目データ ７７０：画像ブロック判別部 ７７１：ブロック区切り部 ７８０：項目ブロック判別部 ７８１：キーワード辞書 ７９０：ブロック化項目データ ７９１：ブロック位置付項目データ ８００：出力指示部 ８１０：ブロック計算部 ８２０：ブロック指示部 ８３０〜８３５：出力データ ８４０：座標情報格納部 ８４１：名刺画像 ８５０：文字正規化部 ８５１：フォント修正部 ８６０：デジタイズ部 ８６１：アウトラインデータ ８６２：フォントデータ ８７０：会社情報登録部 ８７１：会社情報管理部 ８７２：アウトラインデータ ８７３：フォントデータ ８７４：フォント生成部 ８８０：フォント出力部 ８８１：フォント選択部 ８８２：出力用データ ８８３：出力結果 ８９０：会社情報レコード ８９１：会社情報データ ９００：名刺箱一覧 ９０１：常用の相手一覧 ９０２：反転カーソル ９０３〜９０４：枠部 ９０５：タイトル行 ９０６：メッセージ行 ９０７：ガイド行 ９０８：ファンクション行 ９１０：相手一覧 ９１１：名刺データ ９１２：反転カーソル ９１３〜９１４：枠部 ９１５：カウンタ ９２０：相手一覧 ９２１：名刺データ ９２２：元位置 ９２３〜９２４：枠部 ９２５：反転カーソル ９２６〜９２７：表示エリア境界線 ９２８：マーク設定 ９３０：反転カーソル ９３１：項目データ ９３２：備考データ ９３３：使用録データ ９３４：面会日 ９４０：社員一覧 ９４１：カウンタ ９４２：反転カーソル ９４３：名刺データ ９４４：追加表示 ９４５：相手見出し ９４６〜９４７：枠部 ９５０：中間索引 ９５１：名刺箱一覧 ９５２：相手一覧 ９５３：相手見出し ９６０：中間索引 ９６１：名刺箱一覧 ９６２：相手一覧 ９６３：反転カーソル ９６４：ジャンプ先 ９６５：中間索引 ９６６：不在の中間索引 ９６７：相手見出し ９６８：相手見出し ９６９：フラグ ９７０：相手一覧 ９７１：相手見出し ９７２：名刺箱の設定一覧 ９７３：名刺箱名 ９７４：名刺箱状態 ９７５：マークの設定一覧 ９７６：マーク名 ９７７：マーク状態 ９７８：マークの設定一覧 ９７９：反転カーソル ９８０：マーク名 ９８１：マーク状態 ９８２：名刺箱の設定一覧 ９８３：反転カーソル ９８４：名刺箱名 ９８５：名刺箱状態 ９８６：相手一覧 ９８７：相手見出し ９９０：相手見出し ９９１：検索中の相手見出し ９９２：全ＯＮ ９９３：全ＯＦＦ ９９４：検索 ９９５：反転 ９９６：整理内容 ９９７：名刺箱 ９９８：名刺箱の一括整理の設定 １０００：新データ １００１：旧データ １００２：違いの無い行 １００３：違いの有る行 １００４：カウンタ １００５：次候補 １００６：前候補 １００７：旧コピー １００８：破棄 １００９：上書き １０１０：追加 １０２０：編集モード １０２１：用件 １０２２：チェック １０２３：日付 １０２４：常套句の一覧 １０２５：反転カーソル １０３０：使用録データのエリア １０３１：使用録 １０３２：未済マーク １０４０：名刺箱一覧 １０４１：相手一覧 １０４２：名刺箱 １０４３：未済マーク １０４４：相手見出し １０５０：画像データ １０５１〜１０５２：ファンクション表示名 １０５３〜１０５４：ファンクション番号

Claims (43)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】名刺認識装置等により入力された、会社名
   ・氏名・住所などの項目データごとに区分した形式の名
   刺データを管理する名刺管理装置において、 各々の名刺分について、前記項目データと、検索のため
   の名刺ＩＤと、その他の識別子を示すマークデータと、
   画像など他データのＩＤを指すリンクデータと、備考的
   な情報を納める備考データと、日時・用件・フラグ等か
   ら成る複数件の使用記録を納める使用録データと、から
   構成される名刺レコードと、 前記名刺レコードの集合体から成る実名刺データと、 前記項目データの一部と前記名刺ＩＤと状態を表すフラ
   グにより構成される簡易名刺レコードと、 前記名刺レコードの一部または全部を特定の条件でグル
   ーピングし、各グループについて前記簡易名刺レコード
   の形態で各々データを保持する簡易名刺データと、 該簡易名刺データの各々について特定の名前をつけて管
   理する名刺箱と、 前記名刺箱を任意の順番で一覧表示する名刺箱一覧表示
   部と、 複数の前記名刺箱から選択された該名刺箱に対する前記
   簡易名刺データの少なくとも一部を表示する簡易名刺デ
   ータ一覧表示部と、 前記簡易名刺データから選択された前記簡易名刺レコー
   ドに対し、その名刺ＩＤにより前記名刺レコードを検索
   し、該名刺レコードの少なくとも一部を表示する名刺デ
   ータ表示部とを持つことを特徴とする名刺管理装置。
2. 【請求項２】請求項１記載の名刺管理装置において、 前記項目データには複数種類のフリガナ項目があって、
   前記簡易名刺レコードの中には前記フリガナ項目のいず
   れかを含んでいて、前記名刺箱はさらに前記簡易名刺レ
   コードの並び順の指定ができる場合に、 前記項目データの一部を所定書式で抽出した少なくとも
   ２種類の見出しと前記名刺ＩＤから成る見出しレコード
   と、 前記見出しレコードの集合体から成る見出しデータと、 前記名刺ＩＤにより前記見出しレコードから複数の見出
   しを取得し、前記簡易名刺レコードの並び順に応じた順
   で見出しを合成する見出し作成部と、 前記簡易名刺データ一覧表示部の付加手段であって、前
   記見出し作成部で得た見出しを表示する見出し表示手段
   とを持つことを特徴とする名刺管理装置。
3. 【請求項３】請求項２記載の名刺管理装置において、 前記簡易名刺データ一覧表示部の付加手段であって、前
   記簡易名刺データと前記見出しデータを選択的に表示す
   る選択表示手段を持つことを特徴とする名刺管理装置。
4. 【請求項４】請求項１から請求項３のいずれかに記載の
   名刺管理装置において、 前記簡易名刺データ一覧表示部で表示される一覧候補数
   よりも少なくなるような中間索引を作成する中間索引作
   成部と、 前記簡易名刺データ一覧表示部に移る前に一覧内の概位
   置を指示するために、前記中間索引作成部で作成した五
   十音等の中間索引一覧を表示する中間索引一覧表示部を
   持つことを特徴とする名刺管理装置。
5. 【請求項５】請求項４記載の名刺管理装置において、 前記中間索引一覧表示部の付加手段であって、前記名刺
   箱一覧表示部と前記簡易名刺データ一覧表示部による各
   々の一覧を中間索引一覧表示部による中間索引一覧の左
   右に並列表示する並列表示手段を持つことを特徴とする
   名刺管理装置。
6. 【請求項６】請求項４または請求項５記載の名刺管理装
   置において、 前記中間索引一覧表示部の付加手段であって、五十音の
   ア段等の特定の中間索引の文字修飾を変えて表示する特
   定索引表示手段を持つことを特徴とする名刺管理装置。
7. 【請求項７】請求項４から請求項６のいずれかに記載の
   名刺管理装置において、 各々の中間索引に対応する前記簡易名刺レコードが不在
   かをチェックする不在チェック部と、 前記中間索引一覧表示部の付加手段であって、前記不在
   チェック部でチェックした前記簡易名刺レコードが不在
   の中間索引の文字修飾を変えて表示する不在索引表示手
   段とを持つことを特徴とする名刺管理装置。
8. 【請求項８】請求項１から請求項３のいずれかに記載の
   名刺管理装置において、 任意の前記名刺レコードと他の前記名刺レコードの前記
   項目データのうちの一部を比較して等しい前記名刺レコ
   ードだけを検索するメンバー検索部と、 検索されたメンバーの前記簡易名刺レコードだけを一覧
   表示するメンバー一覧表示部とを持つことを特徴とする
   名刺管理装置。
9. 【請求項９】請求項１から請求項３のいずれかに記載の
   名刺管理装置において、 前記名刺箱一覧表示部や前記簡易名刺データ一覧部や前
   記名刺データ表示部で表示される各データの枠部の表示
   形態を、現在選択中のデータの枠部のみ変えて表示する
   枠表示部を持つことを特徴とする名刺管理装置。
10. 【請求項１０】請求項１から請求項３のいずれかに記載
    の名刺管理装置において、 前記名刺レコードのマークデータ中の任意のマークをオ
    ンまたはオフ状態にするマーク整理部と、 前記名刺レコードのマークデータ中の任意のマークがオ
    ン状態である場合に、枠部に通常の枠部とは異なる色や
    文字を表示する枠表示部を持つことを特徴とする名刺管
    理装置。
11. 【請求項１１】請求項１から請求項３のいずれかに記載
    の名刺管理装置において、 前記名刺レコードのマークデータで任意マークをオンま
    たはオフ状態にするマーク整理部と、 任意日時に該マークが自動でオンまたはオフ状態に反転
    されるマーク管理部とを持つことを特徴とする名刺管理
    装置。
12. 【請求項１２】請求項１から請求項３のいずれかに記載
    の名刺管理装置において、 前記名刺レコードのマークデータで任意マークをオンま
    たはオフ状態にするマーク整理部と、 他のマークの状態と連動して一時的に本来の状態とは別
    の状態になるマーク管理部とを持つことを特徴とする名
    刺管理装置。
13. 【請求項１３】請求項１から請求項３のいずれかに記載
    の名刺管理装置において、 前記簡易名刺データ一覧部により前記簡易名刺レコード
    を表示する際に、カナ見出しの変わり目のみ、枠部にカ
    ナ見出しを表示する枠表示部を持つことを特徴とする名
    刺管理装置。
14. 【請求項１４】請求項１から請求項３のいずれかに記載
    の名刺管理装置において、 任意の前記簡易名刺レコードを選択して並び順の除外を
    表すフラグを付ける優先表示指定部と、 並び順の除外フラグが付いている該簡易名刺レコードを
    一覧表示する際に、一覧の最上位置等の並び順の圏外に
    表示する簡易名刺データ一覧表示部とを持つことを特徴
    とする名刺管理装置。
15. 【請求項１５】請求項１から請求項３のいずれかに記載
    の名刺管理装置において、電話回線をチェックして受信
    時に名刺管理装置を自動起動する受信起動手段を持った
    電話ＦＡＸ制御部を持つことを特徴とする名刺管理装
    置。
16. 【請求項１６】請求項１から請求項３のいずれかに記載
    の名刺管理装置において、受信相手の電話番号を取得す
    る相手電話番号取得手段を持った電話ＦＡＸ制御部を持
    つことを特徴とする名刺管理装置。
17. 【請求項１７】請求項１から請求項３のいずれかに記載
    の名刺管理装置において、電話回線をチェックして受信
    時に名刺管理装置を自動起動する受信起動手段と、受信
    相手の電話番号を取得する相手電話番号取得手段を持っ
    た電話ＦＡＸ制御部を持つことを特徴とする名刺管理装
    置。
18. 【請求項１８】請求項１６または請求項１７のいずれか
    に記載の名刺管理装置において、電話ＦＡＸ制御部の付
    加手段であって、受信相手の電話番号に対応する前記名
    刺データを検索して一致すれば前記名刺データ表示部に
    表示指示を出す自動検索手段を持つことを特徴とする名
    刺管理装置。
19. 【請求項１９】請求項１６から請求項１８のいずれかに
    記載の名刺管理装置において、電話ＦＡＸ制御部の付加
    手段であって、電話やＦＡＸを受信して音声メッセージ
    や音声認識、文字認識により自動応答・自動認識して受
    付業務をする受付サーバー手段と、受付サーバー手段か
    ら相手指定の社員の内線に対応するクライアントコンピ
    ュータに相手電話番号と受信データを分配する自動分配
    手段とを持つことを特徴とする名刺管理装置。
20. 【請求項２０】名刺認識装置等により入力された、会社
    名・氏名・住所などの項目データごとに区分した形式の
    名刺データを管理する名刺管理装置において、 前記項目データには会社フリガナの文字列、所属の文字
    列、肩書きの文字列が含まれており、 前記名刺データを会社順の並び順で並べる場合に、第１
    順として会社フリガナ順でソートする会社カナ順ソート
    部と、 第２順として所属の文字コード順でソートする所属順ソ
    ート部と、 肩書き文字列と、肩書きの上下関係を数値の大小で表す
    肩書き値との組の集合体である肩書き値テーブルと、 サブ格を表す肩書き文字列の集合体であるサブ格テーブ
    ルと、 前記肩書きテーブルから肩書き文字列を検索し、肩書き
    文字列があれば該肩書き値を返し、肩書き文字列が無け
    れば最小の肩書き値を返す肩書き値取得部と、 前記サブ格テーブルから肩書き文字列を検索し、サブ格
    を表す文字列が含まれていれば肩書き値を一定量だけ減
    ずる肩書き値補正部と、 第３順として肩書き値の大小順でソートする肩書き順ソ
    ート部とを持つことを特徴とする名刺管理装置。
21. 【請求項２１】請求項２０記載の名刺管理装置におい
    て、肩書きの並び順を変更する場合に、同じ所属内に限
    って相手見出しを移動して正しい肩書き位置を指定させ
    る肩書き順指定部と、指定された位置の前後の肩書き値
    から算出して適切な肩書き値を算出し肩書き値に代入す
    る肩書き値作成部を持つことを特徴とする名刺管理装
    置。
22. 【請求項２２】名刺認識装置等により入力された、会社
    名・氏名・住所などの項目データごとに区分した形式の
    名刺データを管理する名刺管理装置において、 各々の名刺分について、前記項目データと、検索のため
    の名刺ＩＤと、その他の識別子を示すマークデータと、
    画像など他データのＩＤを指すリンクデータと、備考的
    な情報を納める備考データと、日時・用件・フラグ等か
    ら成る複数件の使用記録を納める使用録データと、から
    構成される名刺レコードと、 前記名刺レコードの集合体から成る実名刺データと、 前記項目データの一部と前記名刺ＩＤと状態を表すフラ
    グとから成る簡易名刺レコードと、 前記名刺レコードの一部または全部を特定の条件でグル
    ーピングし、各グループについて前記簡易名刺レコード
    の形態で各々データを保持する簡易名刺データと、 該簡易名刺データの各々について特定の名前をつけて管
    理する名刺箱と、 前記項目データの一部から見出しを抽出する見出し抽出
    部と、 前記名刺レコードを前記実名刺データに登録し、同時に
    前記見出し抽出部から得た見出しと前記名刺ＩＤから簡
    易名刺レコードを作成する名刺データ登録部と、 前記名刺データ登録部から得た前記簡易名刺レコードを
    いずれかの前記簡易名刺データへ登録または削除する名
    刺箱整理部とを持つことを特徴とする名刺管理装置。
23. 【請求項２３】請求項２２記載の名刺管理装置におい
    て、 前記名刺箱整理部の付加手段であって、前記簡易名刺レ
    コードを複数の前記簡易名刺データに特定の条件で自動
    登録または削除する名刺箱自動整理手段を持つことを特
    徴とする名刺管理装置。
24. 【請求項２４】請求項２２記載の名刺管理装置におい
    て、 前記名刺箱整理部の付加手段であって、前記名刺レコー
    ドの一覧と選択中の前記簡易名刺レコードが登録されて
    いる前記簡易名刺データだけにマークを表示した前記名
    刺箱の一覧を並列表示し、複数の前記簡易名刺データへ
    の登録または削除をまとめて指定する名刺箱個別整理手
    段を持つことを特徴とする名刺管理装置。
25. 【請求項２５】請求項２２記載の名刺管理装置におい
    て、 前記名刺箱整理部の付加手段であって、前記簡易名刺レ
    コードの一覧表示からユーザが検索した複数の前記簡易
    名刺レコードを一括で任意の前記簡易名刺データへ登録
    または削除する名刺箱一括整理手段を持つことを特徴と
    する名刺管理装置。
26. 【請求項２６】請求項２２記載の名刺管理装置におい
    て、 前記名刺レコードの登録に先立ち、前記項目データの一
    部を所定書式で抽出する見出し抽出部と、 既存の全見出しを納めた見出しデータと、 前記見出し抽出部から得た見出しと前記見出しデータ内
    の全見出しとを比較して重複を調べる重複チェック部
    と、 重複した時だけ既存の前記名刺レコードを読み込み、登
    録しようとしている前記名刺レコードと並列表示する重
    複データ表示部とを持つことを特徴とする名刺管理装
    置。
27. 【請求項２７】請求項２６記載の名刺管理装置におい
    て、 重複した前記名刺レコードを並列表示する際に、対応す
    る前記項目データを行揃え表示し、かつ内容が完全一致
    する行と、そうでない行との文字修飾を変えて表示する
    重複データ表示部を持つことを特徴とする名刺管理装
    置。
28. 【請求項２８】名刺認識装置等により入力された、会社
    名・氏名・住所などの項目データごとに区分した形式の
    名刺データを管理する名刺管理装置において、 電話種別を表すキーワードと電話が相手に近いかの大小
    関係を表す数値の組の集合体から成る電話キーワード辞
    書と、 複数の電話番号がある場合に電話番号前後の種別文字を
    前記電話キーワード辞書から判別し、相手に近い方の電
    話番号をＴＥＬ１項目に、遠い方の電話番号をＴＥＬ２
    項目に割り振る電話種別判別部を持つことを特徴とする
    名刺管理装置。
29. 【請求項２９】請求項２８記載の名刺管理装置におい
    て、 選択中の項目の種別を得る項目種別取得部と、 前記項目種別取得部から得た項目が特定の電話番号の項
    目であれば該電話番号を発信し、逆に電話番号の項目で
    なければＴＥＬ１項目の電話番号を発信するオートダイ
    ヤル部とを持つことを特徴とする名刺管理装置。
30. 【請求項３０】名刺認識装置等により入力された、会社
    名・氏名・住所などの項目データごとに区分した形式の
    名刺データを管理する名刺管理装置において、 電話番号を納めた電話番号格納部と、 省略する市外局番を納めた省略市外局番格納部と、 前記電話番号格納部から得た電話番号の市外局番と前記
    省略市外局番格納部から得た市外局番とを照合する市外
    局番照合部と、 前記市外局番照合部で一致した場合に前記電話番号格納
    部から得た電話番号の市外局番を削除する電話番号加工
    部とを持つことを特徴とする名刺管理装置。
31. 【請求項３１】請求項３０記載の名刺管理装置におい
    て、 添付番号と添付位置の組を納めてある添付番号格納部
    と、 前記添付番号を添付する場合にユーザーが指示できる添
    付指示部と、 前記添付指示部からの添付指示があった場合に前記電話
    番号格納部から得た電話番号に前記添付指示部からの添
    付位置すなわち電話番号の前、後などに付ける電話番号
    加工部とを持つことを特徴とする名刺管理装置。
32. 【請求項３２】請求項３０記載の名刺管理装置におい
    て、 キーワードと番号の組の集合体から成るキーワード一覧
    と、 前記キーワード一覧からキーワードを選択して該キーワ
    ードに対応する番号を得るキーワード選択部と、 前記電話番号格納部から得た電話番号と前記キーワード
    選択部で得た番号を合成する電話番号加工部とを持つこ
    とを特徴とする名刺管理装置。
33. 【請求項３３】請求項３０記載の名刺管理装置におい
    て、 前記電話番号格納部から得た電話番号から電話番号とし
    て無効な文字すなわち漢字および発信不能な記号を削除
    し、スペースなど特定の区切り文字が存在する場合は該
    区切り文字以降を削除する電話番号加工部を持つことを
    特徴とする名刺管理装置。
34. 【請求項３４】請求項１から請求項３のいずれかに記載
    の名刺管理装置において、 前記簡易名刺データ一覧表示部においてオートダイヤル
    を行うと、前記名刺データ表示部に制御を自動で切替え
    るオートダイヤル部を持つことを特徴とする名刺管理装
    置。
35. 【請求項３５】名刺認識装置等により入力された、会社
    名・氏名・住所などの項目データごとに区分した形式の
    名刺データを管理する名刺管理装置において、 各々の名刺分について、前記項目データと、検索のため
    の名刺ＩＤと、その他の識別子を示すマークデータと、
    画像など他データのＩＤを指すリンクデータと、備考的
    な情報を納める備考データと、日時・用件・フラグ等か
    ら成る複数件の使用記録を納める使用録データと、から
    構成される名刺レコードと、 前記名刺レコードの集合体から成る実名刺データと、 前記項目データの一部と前記名刺ＩＤと状態を表すフラ
    グにより構成される簡易名刺レコードと、 前記名刺レコードの一部または全部を特定の条件でグル
    ーピングし、各グループについて前記簡易名刺レコード
    の形態で各々データを保持する簡易名刺データと、 該簡易名刺データの各々について特定の名前をつけて管
    理する名刺箱と、 各々の前記使用記録をユーザーが新規作成または編集で
    きる使用録作成部と、 前記使用録作成部で作成された前記使用記録を前記名刺
    レコード中の前記使用録データに先入先出し方式で記入
    する使用録記入部とを持つことを特徴とする名刺管理装
    置。
36. 【請求項３６】請求項３５記載の名刺管理装置におい
    て、 前記使用録記入部の付加手段であって、任意の前記使用
    記録のフラグがオン状態の場合に該使用記録を先入れ先
    出し方式の追い出し対象から除外する使用録除外手段を
    持つことを特徴とする名刺管理装置。
37. 【請求項３７】請求項３５記載の名刺管理装置におい
    て、 前記使用録作成部の付加手段であって、電話発信時や案
    内状印刷時に前記使用記録を自動作成する使用録自動作
    成手段と、 前記使用録記入部の付加手段であって、前記使用録作成
    部で自動作成された使用記録を前記名刺レコード中の前
    記使用録データに先入先出し方式で自動記入する使用録
    自動記入手段とを持つことを特徴とする名刺管理装置。
38. 【請求項３８】請求項３５から請求項３７のいずれかに
    記載の名刺管理装置において、 前記簡易名刺データの１種である再利用名刺箱と、 任意の前記名刺レコードに前記使用録記入部で使用記録
    が記入された時に、該名刺レコードに対応する簡易名刺
    レコードを、前記再利用名刺箱に自動記入する名刺箱整
    理部と、 前記簡易名刺レコードが前記再利用名刺箱に自動記入さ
    れる時に、先入れ先出し方式で追い出す再利用名刺箱管
    理部とを持つことを特徴とする名刺管理装置。
39. 【請求項３９】請求項３８記載の名刺管理装置におい
    て、 任意の前記名刺レコードの前記使用記録のフラグを、該
    名刺データに対応する前記簡易名刺レコード中のフラグ
    に複写するフラグ複写部と、 前記再利用名刺箱管理部の付加手段であって、該フラグ
    がオン状態の前記簡易名刺レコードを先入れ先出し方式
    の追い出し対象から除外する再利用名刺箱除外管理手段
    とを持つことを特徴とする名刺管理装置。
40. 【請求項４０】名刺認識装置等により入力された、会社
    名・氏名・住所などの項目データごとに区分した形式の
    名刺データを管理する名刺管理装置において、 各々の文字に対応する名刺画像上の文字画像の外接枠の
    座標情報すなわち位置やサイズ等を納めた座標情報格納
    部と、 文字列のブロック区切りとなり得るキーワードを納めた
    キーワード辞書と、 前記座標情報格納部から得た画像の座標情報から項目デ
    ータのブロック区切りを判別する画像ブロック判別部
    と、 前記キーワード辞書から得たキーワードから項目データ
    のブロック区切りを判別する項目ブロック判別部と、 前記画像ブロック判別部あるいは項目ブロック判別部か
    ら得た区切り情報から項目データの文字列をブロック毎
    に区切るブロック区切り部とを持つことを特徴とする名
    刺管理装置。
41. 【請求項４１】請求項４０記載の名刺管理装置におい
    て、 出力先の文字数およびブロック単位での出力形態を指示
    する出力指示部と、 前記出力指示部から得た出力先文字数と、出力形態の指
    示によりブロック区切りされた項目データの先頭あるい
    は後方から、出力先に入り切るブロック数を予め計算す
    るブロック計算部と、 前記出力指示部からの出力形態の指示によりブロック区
    切りされた項目データの先頭あるいは後方から、前記ブ
    ロック計算部から得たブロック数だけをブロック単位で
    出力するブロック出力部とを持つことを特徴とする名刺
    管理装置。
42. 【請求項４２】名刺認識装置等により入力された、会社
    名・氏名・住所などの項目データごとに区分した形式の
    名刺データを管理する名刺管理装置において、 名刺画像から前記会社名の画像を１字ずつ切り出して正
    規化する文字正規化部と、 少なくとも前記会社名と、前記文字正規化部から得た会
    社名の各々の文字のフォントデータの集合体すなわち会
    社名フォントと、から構成される会社情報レコードと、 前記会社情報レコードの集合体から成る会社情報データ
    と、 任意の会社名で前記会社情報データを検索して、対応す
    る前記会社情報レコードに前記会社名フォントを登録す
    る会社情報登録部と、 会社名を出力する際に、通常の活字文字を使うか、名刺
    のオリジナル文字を使うか選択でき、また文字サイズを
    指定できるフォント選択部と、 前記フォント選択部でオリジナル文字を選択した場合
    に、任意の会社名で前記会社情報データから検索して、
    対応する前記会社情報レコードから前記会社名フォント
    を得る会社情報管理部と、 前記会社情報管理部から得た前記会社名フォントを前記
    フォント選択部で指定された文字サイズに拡大または縮
    小するフォント出力部とを持つことを特徴とする名刺管
    理装置。
43. 【請求項４３】請求項４２記載の名刺管理装置におい
    て、 前記会社情報登録部、前記会社情報レコード、前記会社
    情報管理部で扱う前記会社名フォントがフォントデータ
    ではなく文字の外郭をベクトルデータに置き換えたアウ
    トラインデータであって、 前記会社情報登録部に先立ち、前記会社名フォントの各
    々の文字のフォントデータからデジタイズしてアウトラ
    インデータを得るデジタイズ部と、 前記フォント出力部に先立ち、前記会社情報管理部から
    得た前記会社名フォントの各々の文字のアウトラインデ
    ータから指定された文字サイズのフォントデータを生成
    するフォント生成部とを持つことを特徴とする名刺管理
    装置。