JPH0822470A - 資料作成支援システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】必要な資料ファイルを漏れなく提示する。 【構成】システム管理部６は、キーワード抽出部３が資
料データ入力部１により入力された資料ファイルから抽
出したキーワードをこの資料ファイルに付加してこのフ
ァイルを蓄積部７に蓄積する。蓄積部７内のファイルを
検索する場合、操作部８は、ファイルの作成頻度グラフ
を日付毎に表示部９に表示する。操作入力部１０によっ
て任意の日付のグラフが指定されると、操作部８は、そ
の日付で作成した全ファイルのキーワードを一覧表示す
る。表示されたキーワードの内、任意の１つが指定され
ると、操作部８は指定されたキーワードを持つファイル
を含む日付の頻度グラフを強調表示する。強調表示され
たグラフの任意の１つが指定されると、操作部８は、該
当するファイルのキーワードを強調表示する。この任意
の１つが指定されると、操作部８は該当するファイルを
表示部９に表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、業務などにおいて時間
経過に沿って作成される資料ファイル群の管理、および
新しい資料ファイルの作成の支援に好適な資料作成支援
システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、ビジネス分野において、扱うドキ
ュメント類の資料の量は膨大なものになってきている。
従来、この膨大な資料の管理を紙により行っていたた
め、管理自体も困難であった。さらに大量の資料を取扱
わねばならないため、その取扱いも困難であった。

【０００３】そこで、この対策として、コンピュータに
より電子化することで、ペーパレス化の試みが徐々に成
されてきている。この結果として、大量の資料の取扱い
が可能となってきている。

【０００４】例えば、業務における資料の作成および管
理などでも、従来から行われている紙によって管理する
システムを止めて、コンピュータに資料を取り込んだ形
（資料データ）で管理するシステムが次第に多くなって
きている。

【０００５】一方、コンピュータに取り込む資料データ
として、テキスト情報に加えて、グラフィック情報、画
像情報および音声情報などといったマルチメディア情報
を扱うシステムが存在する。これらは、ハードウエア技
術の発達により、コンピュータおよびその周辺機器の性
能が大幅に向上したことによるものであり、かつ最近の
マルチメディア情報を用いた表現手段の有効性が認識さ
れてきている。

【０００６】このようなシステムにおいては、最近のネ
ットワーク等のコンピュータ利用による業務形態の普及
により、一旦紙に記載された資料データが電子化される
割合は減少した。各資料データは、最初から直接コンピ
ュータに入力されることが次第に多くなってきており、
このような手法で入力された大量の資料データは効率的
に取り扱うことができるようになっている。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】上記したように、近
年、コンピュータによる資料の管理が可能になってきて
いる。しかしながら、コンピュータ利用により資料の電
子化が成され、大量の資料データを扱うことができるよ
うになってきても、各資料間の関連が全く無い状態、す
なわちただ単にコンピュータに入力しただけでは、（資
料間の関連を）利用者の記憶に依存した形で資料データ
を管理することになってしまい、利用者に多大な負担が
かかることになってしまう。こういった形での資料デー
タの管理は、システムが大きくなるに従い困難となって
くる。

【０００８】ここで、資料を作成する場合として、特に
業務において各個人が作成する資料として、例えば、仕
様書資料を作成する場合を考える。この仕様書資料を作
成する過程では、個人用日誌、各種メモ、会議の際の議
事録、作業工程管理資料、報告書およびプレゼンテーシ
ョン用資料などといった各種資料が時間経過に沿って作
成される場合が多い。

【０００９】これら、時間経過に沿って作成された各種
資料は、いわば資料ライフサイクルを成していると考え
られる。各種資料は、コンピュータに取り込まれ、管理
されるものである。

【００１０】しかしながら、従来の資料作成および管理
の方法では、各資料間の関連付けを行うことが中々難し
い。このため、せめて、作業工程管理資料などの全体の
スケジュールを示す資料を見ることによって、何時作成
した資料なのかを資料を管理するユーザ自身が思い出し
ながら、必要な時に一々検索している。

【００１１】このように、従来の資料管理方法では、一
度作成した資料は活用されることは少なく、どうしても
必要な時に苦労して探すことになり、仕様書等の資料作
成においても、重要項目を見落とすことも十分考えられ
る。

【００１２】一方、最近、マルチメディアによる資料作
成システムが出て来ているが、各メディ間の関連付け、
いわゆるリンク付け作業は人手を介しているのが現状で
ある。

【００１３】また、これらのシステムは、一般化された
形で検討されたものであるため、業務において各個人レ
ベルで作成される資料ライフサイクルの範囲で効率的に
資料作成支援および管理を行うといった１つの応用に絞
ったシステムには向かない。

【００１４】本発明は、上記問題点を解決するために成
されたものであり、資料のライフサイクルの各過程で時
間管理の下、インタラクティブに処理し、資料作成者の
作業形態に合った、ヒューマンインタフェースに優れた
資料作成支援システムを提供することにある。

【００１５】

【課題を解決するための手段および作用】本発明は、各
種指示を入力するための指示入力手段と、作成した日付
を示す日付スタンプ情報を付加して資料ファイルを入力
するための資料情報入力手段と、入力された上記資料フ
ァイル内の任意の文字列をキーワードとして設定するキ
ーワード設定手段と、この設定されたキーワードを上記
資料ファイルから抽出するキーワード抽出手段と、この
抽出されたキーワードを上記資料ファイルに付加するキ
ーワード付加手段と、このキーワードが付加された上記
資料ファイルを蓄積するための蓄積手段と、上記指示入
力手段により上記キーワードが指定された場合に、指定
されたキーワードが付加された資料ファイルを上記蓄積
手段内で検索する検索手段と、検索された上記資料ファ
イルを表示する表示手段とを設け、上記表示手段は、新
しい資料ファイルを作成するのに必要な資料ファイル群
が上記指示入力手段により指定されて、この指定された
資料ファイル群を作成した期間内での任意の日付が指定
されると、この指定された日付と上記日付スタンプ情報
の示す日付とが一致する資料ファイルのキーワードを一
覧表示し、この一覧表示されたキーワードの内、任意の
１つが上記指示入力手段により指定されると、当該資料
ファイル群内の、上記指定された日付と上記日付スタン
プ情報の示す日付とが一致する資料ファイルの中から、
指定されたキーワードが付加されている資料ファイルを
検索して表示すると共に、この表示された資料ファイル
に付加されている他のキーワードと同じキーワードが付
加されている資料ファイルの日付スタンプ情報の示す日
付をすべて表示し、この表示された日付の内、任意の１
つが上記指示入力手段により指定されると、当該資料フ
ァイル群内で、上記指定された日付と上記日付スタンプ
情報の示す日付とが一致する資料ファイルのキーワード
を一覧表示し、この一覧表示されたキーワードの内、先
に指定されたキーワードが付加された資料ファイルに同
キーワードと一緒に付加されている他のキーワードにつ
いては、その表示形態を他のキーワードと変えて表示
し、上記表示形態を他と変えて表示されたキーワードの
内、任意の１つが上記指示入力手段により指定される
と、指定されたキーワードを基に、当該資料ファイル群
内の、上記指定された日付と上記日付スタンプ情報の示
す日付とが一致する資料ファイル内で、上記指定された
キーワードが付加された資料ファイルを検索して表示す
る構成としたことを特徴とする。

【００１６】上記した構成によれば、主に業務における
個人が作成する、仕様書等のライフサイクル性のある資
料ファイルに対して、各資料ファイルの日付情報、各資
料ファイル内から抽出したキーワードとを関連付けて管
理し、仕様書等の資料作成過程において、他の関連する
資料ファイルを適宜提示するようにしたので、オペレー
タは重要事項の見落としをすることなく、効率的に資料
を作成することができる。

【００１７】また、作成した資料ファイルの内の作業工
程を示す資料ファイルを使って、実際の作業の進歩状況
を視覚的に提示する等の管理を行うことができ、この管
理において、過去の関連した資料ファイルを提示するこ
とにより、具体的に対策を示すことができる。

【００１８】上記した構成において、さらに資料情報入
力手段により入力された資料ファイル中に記載された日
付を、日付データとして設定する日付データ設定手段
と、この設定された日付データを資料ファイルから抽出
する日付データ抽出手段と、この抽出された日付データ
を資料ファイルに付加する日付データ付加手段とを設け
た構成とすることにより、資料ファイル中の日付を表す
情報である日付データを用いて資料ファイルの検索を行
うことができる。

【００１９】また、資料ファイルの内容を限定文字数で
要約した要約ファイルを作成して蓄積手段に蓄積してお
く構成とすることにより、所望の資料ファイルを検索す
るときに、まず要約ファイルを用いて検索を行い、検索
の結果得られた要約ファイルが所望の資料ファイルの要
約ファイルである場合に、オペレータがその所望の資料
ファイルを表示させる構成とすることにより、検索の効
率を向上することができる。

【００２０】

【実施例】以下、図面を参照して本発明の一実施例を説
明する。図１は同実施例に係る資料作成支援システムの
構成を示すブロック図である。図１において、資料作成
支援システムは、資料データ入力部１、キーワード設定
部２、キーワード抽出部３、日付データ設定部４、日付
データ抽出部５、支援システム管理部６、資料ファイル
蓄積部７、画面操作部８、表示部９、および操作入力部
１０から構成される。

【００２１】資料データ入力部１は、各種資料データを
コンピュータにコード情報として入力するためのもので
ある。ここでいう資料データとしては、業務の進行過程
で各個人が毎日作成する日誌情報、メモ情報、各会議な
どの議事録情報、業務の概略的なスケジュールを示す作
業工程表といったものが考えられる。

【００２２】これらの資料データは、現在のネットワー
ク環境下での、業務形態として各種資料作成の段階でコ
ンピュータに直接、コード化されたデータとして入力さ
れることが多くなってきている。また、ネットワーク環
境が充実してくると、電子メール等の使用が盛んになる
ので、資料データは、最初からコンピュータが扱えるコ
ードデータとして蓄積管理することができる。

【００２３】なお、この資料データには、同データを作
成した日付を示す日付スタンプ情報が資料データ入力部
１により自動的に付与されるものとする。キーワード設
定部２は、資料データ入力部１により入力された資料デ
ータ中の任意の単語、文節などの文字列をキーワードと
して設定する。キーワードの設定は、キーワードとなる
文字列に対して、下線、強調などの特定マークを施すこ
とで行われる。

【００２４】キーワード抽出部３は、キーワード設定部
２により特定マークが施された文字列をキーワードとし
て資料データから抽出する。コード化された資料データ
内では、キーワードとして設定された文字列に特定のコ
ード属性が付加されているため、キーワード抽出部３は
キーワードを容易に抽出できる。

【００２５】日付データ設定部４は、資料データ入力部
１により入力された資料データ中の日付を示すデータ
（日付データ）に特定マークを施すものである。日付デ
ータ抽出部５は、日付データ設定部２により特定マーク
が施された日付データを抽出する。

【００２６】支援システム管理部６は、キーワード抽出
部３により抽出されたキーワード、および日付データ抽
出部５により抽出された日付データを資料データに付加
して、資料ファイルを作成する。また、同管理部６は、
外部から資料ファイルの検索が指示された場合には、外
部から指定された資料ファイルを検索する。

【００２７】資料ファイル蓄積部７は、支援システム管
理部６により作成された資料ファイルを蓄積するための
ものである。画面操作部８は、支援システム管理部６か
ら送られる情報をオペレータに分かりやすい形で表現す
るためのグラフィック・ユーザ・インタフェース（ＧＵ
Ｉ）を備えている。

【００２８】表示部９は、画面操作部８によりオペレー
タに分かりやすい形で表現された情報を表示するための
ものである。操作入力部１０は、外部からの各種指示を
受け付けるためのもので、例えばマウス、キーボード等
である。

【００２９】本実施例では、既に述べたように資料デー
タとして、業務における作業工程表、日誌情報、各種メ
モ情報、および会議議事録などを扱っている。例えば、
日誌情報は、通常、毎日の作業の進行状況などが記載さ
れるものである。このため、資料データのライフサイク
ルという点から観た場合、日誌情報には、他の資料デー
タとの関連付けを行うのに有効な情報（関連付け情報）
が数多く含まれている可能性がある。この日誌情報の記
載例を図３に示す。

【００３０】図の例では、記載のフォーマットとして、
日付け「１９９３．５．１５」（ａ）、業務のテーマ
（対象システム名「ＬＥＤ統合ＨＩシステム」）
（ｂ）、数値情報「６４０×４８０」（ｃ）といったデ
ータが記載されているので、これらデータの中から好き
な単語をオペレータが必要に応じてキーワードとして選
択することができる。入力された資料データにキーワー
ド等を設定する場合には、通常は、文書データとしてコ
ンピュータに入力した後、キーワード設定の機能をオペ
レータが選択すればよい。

【００３１】また、各種メモ情報は、この業務における
資料ファイルのライフサイクルにおいて、時間的に離れ
た資料ファイル間の関連付け、および資料ファイルを更
新する場合などに有効な情報として用いることができ
る。

【００３２】また、これら資料ファイルは、図４（ａ）
に示すように、資料ファイルの検索用のキーワード、日
付スタンプ情報を書き込むためのヘッダ部と、入力され
た資料データを書き込むための資料データ書込部とから
構成されている。

【００３３】つぎに、上記した構成の資料作成支援シス
テムの動作を図２（ａ），図２（ｂ）のフローチャート
に従って説明する。 （キーワードおよび日付データの設定）まず、各種資料
データが資料データ入力部１により入力される（図２
（ａ）のステップＳ１０１）。この時、この資料データ
を作成した日付を示す日付スタンプ情報が資料データ入
力部１によって当該資料データに自動的に付加される。

【００３４】つぎに、画面操作部８は、入力された資料
データ中に出現する日付データを抽出するか否かの選択
を促すメッセージを画面上に表示する。このメッセージ
に応じて日付データの抽出を行う場合（図２（ａ）のス
テップＳ１０２）、オペレータは、資料データ中に出現
する日付を示す部分に、操作入力部１０を用いて下線、
強調などの特定マークを施す。

【００３５】つぎに、日付データ設定部３は、画面上で
特定マークが施された部分の文字データに、特定マーク
が施されていることを示す属性情報（マーク属性情報）
を付加する。

【００３６】すると、日付データ抽出部４は、資料デー
タ中で日付データ設定部３によりマーク属性情報が付加
された部分を日付データとして抽出し、抽出した日付デ
ータを支援システム管理部６に出力する（図２（ａ）の
ステップＳ１０３）。

【００３７】つぎに、画面操作部８は、入力された資料
データからキーワードを抽出するか否かの選択を促すメ
ッセージを画面表示する。すると、オペレータは、表示
部９に画面表示されている資料データ中の重要な単語、
文節をその資料データのキーワードとするために、操作
入力部１０を用いて当該単語、文節に下線、強調などの
特定マークを施す。

【００３８】例えば、資料データが図３に示すような日
誌であれば、日付け（ａ）「１９９３．５．１５」、対
象システム名（ｂ）「ＬＥＤ統合ＨＩシステム」、数値
情報（ｃ）「６４０×４８０」といった単語が、この日
誌の内容を示す単語であることから、これら単語の中か
らオペレータが重要と思う単語が必要に応じてキーワー
ドとして選択されて、選択された単語に特定マークが施
される。

【００３９】キーワード設定部２は、画面上の資料デー
タに特定マークが施されると、その特定マークが施され
た部分の文字列にマーク属性情報（キーワードであるこ
とを示す情報）を付加する。

【００４０】つぎに、キーワード抽出部３は、資料デー
タ中でキーワード設定部２によりマーク属性情報が付加
された文字列をキーワードとして抽出し（図２（ａ）の
ステップＳ１０５）、抽出したキーワードを支援システ
ム管理部６に出力する。

【００４１】支援システム管理部６は、資料データ入力
部１により入力された資料データのヘッダ部に、キーワ
ード抽出部３から出力されたキーワードと、日付データ
抽出部５から出力された日付データとを付加して、資料
ファイルを作成する。その後、支援システム管理６は、
当該資料ファイルを資料ファイル蓄積部７に蓄積する
（図２（ａ）のステップＳ１０７）。

【００４２】さらに、支援システム管理部６は、図４
（ｃ）に示すようなグラフ表示用ファイルの内容を更新
する。このグラフ表示用ファイルは、日付毎に、その日
付に作成した資料数を登録するためのもので、資料ファ
イル蓄積部７内に予め用意されている。 （新しい資料ファイルを作成する場合の参考資料ファイ
ルの表示）まず、オペレータは、操作入力部１０により
資料ファイルの追加作成の対象となる業務の資料ファイ
ル群を指定する。すると、画面操作部８は、その旨を支
援システム管理部６に通知する。

【００４３】すると、支援システム管理部６は、当該資
料ファイル群に対応するグラフ表示用ファイルを資料フ
ァイル蓄積部７から読み出して、同ファイルの内容（資
料データ）を画面操作部８に出力する。

【００４４】すると、画面操作部８は、オペレータが所
望の資料ファイルを検索し易くするために、図５に示す
ような、グラフ表示領域９１および資料データ表示領域
９２から構成される画面９０を表示部９に表示する。

【００４５】つぎに、画面操作部８は、支援システム管
理部６から出力されたグラフ表示用ファイルの内容を基
に、図５に示すように、表示部９の画面９０上のグラフ
表示領域９１に、日付別の資料作成頻度を示す棒グラフ
（以下、資料作成頻度グラフと称す）を表示する（図２
（ｂ）のステップＳ２０１）。この資料作成頻度グラフ
では、図５に示すように、横軸に日付、縦軸に各日付毎
に作成した資料ファイルの数量が取ってある。また、グ
ラフ表示領域９１内のグラフ指定用カーソルは画面の水
平方向に移動するようになっている。

【００４６】画面９０上のグラフ表示領域９１上に資料
作成頻度グラフが表示されると、オペレータは、自分が
欲しい資料ファイル（所望の資料ファイル）があると思
われる日付の位置にカーソルを操作入力部１０により移
動して、クリックする（図２（ｂ）のステップＳ２０
２）。ここでは、「５月１５日」にオペレータの所望の
資料ファイルがあるとして、画面上の「５月１５日」の
資料作成頻度グラフの位置にカーソルを移動したものと
する。

【００４７】すると、画面操作部８は、「５月１５日」
の資料作成頻度グラフが指定されたと判断して、その旨
を支援システム管理部６に通知する。支援システム管理
部６は、画面操作部８から「５月１５日」の資料作成頻
度グラフが指定されたことを通知されると、資料ファイ
ル蓄積部７内の当該業務の資料ファイル群の中で、「５
月１５日」の日付スタンプ情報が付加されている資料フ
ァイルを検索する。

【００４８】支援システム管理部６は、資料ファイル蓄
積部７内の当該資料ファイル群の各資料ファイルの各ヘ
ッダ部を参照し、「５月１５日」の日付スタンプ情報が
付加されている資料ファイルを検索し、検索した資料フ
ァイルのヘッダ部に記録されているキーワードをすべて
抽出し、抽出したキーワードを画面操作部８に出力す
る。

【００４９】画面操作部８は、図５に示すように、表示
部９の画面９０上の資料データ表示領域９２にキーワー
ド表示用ウインドウを開いて、そのウインドウ内に、支
援システム管理部６から出力されたキーワードを一覧表
示する。

【００５０】オペレータは、キーワード表示用ウインド
ウに一覧表示されたキーワードの中から、所望の資料フ
ァイルのキーワードを操作入力部１０により選択指定す
る。すると、画面操作部８は、操作入力部１０により指
定されたキーワードを基に、資料ファイル蓄積部７を検
索する。

【００５１】つぎに、画面操作部８は、図５に示すよう
に、画面９０の資料データ表示領域９２に資料データ表
示用ウインドウ＃１を開いて、この開いた資料データ表
示用ウインドウ＃１に、選択されたキーワードが付加さ
れている資料ファイルの資料データ書込部に書き込まれ
ている資料データを表示する。ここで、選択されたキー
ワードを持つ資料ファイルが複数存在する場合は、画面
操作部８は、その資料ファイルの数に対応する分だけ資
料データ表示用ウインドウ＃１を開いて、各資料データ
表示用ウインドウ＃１にそれぞれの資料データを表示す
る。

【００５２】これと共に、画面操作部８は、図５に示す
ように、グラフ表示領域９１上において、この資料ファ
イルに関連する資料ファイル（この資料ファイルと同じ
キーワードを持つ資料ファイル）が存在する日付の資料
作成頻度グラフを点滅させるなどして、その表示形態を
変える。

【００５３】関連する資料ファイルの内容を見たい場
合、オペレータは操作入力部１０により、画面上のグラ
フ指定用カーソルを表示形態の変わった資料作成頻度グ
ラフの位置まで移動させる。グラフ指定用カーソルの移
動中も、キーワード表示用ウインドウには、最初に指定
された日付で作成された資料ファイルのキーワード群が
表示されている（図２（ｂ）のステップＳ２０３）。

【００５４】グラフ指定用カーソルが点滅している資料
作成頻度グラフの位置に達すると、キーワード表示用ウ
インドウ内に表示されているキーワード群の中で、先に
表示された資料データに関連する資料ファイル（先に表
示された資料ファイルと同じキーワードが付加されてい
る資料ファイル）のキーワードが強調表示される。

【００５５】オペレータが強調表示されたキーワードを
操作入力部１０を用いて選択すると、画面操作部８は、
選択されたキーワードが付加された資料ファイルを資料
ファイル蓄積部７内で検索する。続いて、画面操作部８
は、表示部９上の資料データ表示領域９２内に資料デー
タ表示用ウインドウ＃２を開いて、この資料データ表示
用ウインドウ＃２内に検索の結果得られた資料ファイル
の内容を表示する（図２（ｂ）のステップＳ２０４）。
この状態を図６に示す。

【００５６】この結果、新たな資料ファイルを作成する
ために必要な資料ファイルの内容を表示させることがで
きる。上記実施例によれば、ある資料ファイル群を作成
した特定期間内の任意の日付をオペレータが指定する
と、指定された日付を示す日付スタンプ情報を持つ資料
ファイルを検索し、この検索の結果得られた資料ファイ
ルに付加されているキーワードを一覧表示し、この一覧
表示されたキーワードの中から任意の１つをオペレータ
が指定することで、指定されたキーワードを持つ資料フ
ァイルを表示させるようにしたことにより、オペレータ
が、作成した資料ファイルのキーワードを一々覚えてい
なくとも、オペレータの所望の資料ファイルを検索する
ことができる。

【００５７】さらに、この表示された資料ファイルを作
成した時に、この資料ファイル中の重要な単語、文節な
どの文字列に下線、強調などの特定マーク（文字修飾）
を施すことで同資料ファイルに設定しておいたキーワー
ドの中から、オペレータが任意の１つを指定すること
で、当該資料ファイル群内で、指定されたキーワードを
持つ資料ファイルに付加されている日付スタンプ情報の
示す日付をすべて表示するようにしたことにより、オペ
レータは、最初に表示された資料ファイルに内容的に関
連する資料ファイルの存在を知ることができる。

【００５８】さらに、オペレータが、表示された日付の
中の任意の１つを指定することで、当該資料データ群内
で、指定された日付の日付スタンプ情報を持つ資料ファ
イルに付加されているキーワードをすべて一覧表示し、
この一覧表示されたキーワードの任意の１つをオペレー
タが指定することで、指定されたキーワードを持つ資料
ファイルの内容を表示するようにしたことにより、オペ
レータは、関連する資料ファイルの内容を表示させるこ
とができる。

【００５９】上記実施例では、同じキーワードを持つ資
料ファイルを検索し、この検索の結果得られた資料ファ
イルの持つ別のキーワードを表示することにより、オペ
レータは、最初に表示させた資料ファイルに内容的に関
連する資料ファイルの存在を知ることができる。これに
よって、任意の資料ファイルに内容的に関連する資料フ
ァイルを漏れなく表示させることができる。

【００６０】上記実施例では、一般に、コンピュータ上
で作成した資料データには必ず日付スタンプ情報が属性
情報として付加されることを利用して、業務において時
間経過に沿って作成される資料ファイル群を、その資料
ファイル群を作成した期間内で、日付別の資料ファイル
の作成量を時間経過に沿った形で表示するようにしてい
る。これにより、必要な資料ファイルタの所在が分から
ない場合でも、資料ファイルの作成量が多い日付には重
要な資料ファイルが存在すると思われることから、表示
された作成量の多い日付を指定すれば、その日付の日付
スタンプ情報が付加されたすべての資料ファイルの内容
を提示することができるので、オペレータは容易に検索
することができる。

【００６１】また、上記実施例では、各資料ファイル内
では、重要部分と思われる部分には下線を施したり、色
を他の部分と変えたり、文字の大きさを変えるなどし
て、その部分を強調するようにしていることを利用し
て、これら強調された部分の情報を資料ファイル間を関
連付ける関連情報として用いることにより、過去に作成
した資料ファイルを参考にして、新たに資料ファイルを
作成する際に、重要な資料ファイルを見落とすことな
く、また、関連する資料ファイルとして参考にすること
で再活用することができ、必要なときに適宜、オペレー
タに提示することができる。

【００６２】なお、上記実施例では、スタンドアロンの
システムとして、個人が資料作成をする場合の作成支援
に適用した場合について説明しているが、ネットワーク
システムなどにも適用することができる。例えば、各グ
ループで協調作業を行うグループウエアなどでは、グル
ープ内の各個人単位で整理された資料ファイルとして共
有することができる。

【００６３】なお、上記実施例では、外部指定したキー
ワードに一致する資料ファイルを検索して表示するよう
にしているが、指定したキーワードに範囲を持たせるよ
うにしても良い。例えば、日付を指定することで検索を
行う場合、上記実施例で適用対象としている業務では、
週、月などの単位で物事が処理されることを利用するこ
とにより、指定した日付を含む１週間、１か月の範囲で
資料ファイルを検索するようにしても良い。

【００６４】なお、上記実施例では、所望の資料ファイ
ルを表示させたいときに、資料ファイル蓄積部７内の資
料ファイルを直接検索して、検索した資料ファイルをそ
のまま表示するようにしていたが、これに限定されるも
のではない。例えば、資料ファイルを限定した文字数で
要約した要約ファイルを作成し、この要約ファイルに対
応する資料ファイルから抽出したキーワードおよび日付
データを付加して、同要約ファイルを蓄積部７内に予め
蓄積しておく。また、要約ファイルにも、作成した時に
日付スタンプ情報が自動的に付加される。所望の資料フ
ァイルを表示させたいときには、直接資料ファイルを検
索して表示させるのではなく、まず予め用意しておいた
要約ファイルを検索して表示させる。そして、オペレー
タが、表示された要約ファイルが所望の資料ファイルを
要約したものであると判断して、その要約ファイルに対
応する資料ファイルの表示を指示したときに、初めて当
該要約ファイルに対応する資料ファイルを表示するよう
にすればよい。このように、所望の資料ファイルを検索
する途中で、目的とする資料ファイルの内容の確認のた
めに要約ファイルを表示させるようにすることにより、
検索の効率を向上させることができる。

【００６５】さらに、上記実施例では、資料ファイルを
作成した時に、資料ファイル中の文字列にマーキングを
施してキーワードを設定していたが、これに限定される
ものではない。例えば、既存の資料ファイル群中ので、
資料ファイル中で下線、強調表示、マーキングなどの修
飾が施された文字列を抽出して、その抽出した文字列を
キーワードとして資料ファイルに付加するようにしても
良い。また、このとき、任意の修飾を指定して、指定し
た施された文字列を抽出して、抽出した文字列をキーワ
ードとするようにしても良い。

【００６６】

【発明の効果】以上詳述したように本発明によれば、一
般に業務などにおいて作成した資料には日付情報が付加
されており、またコンピュータ上で作成した資料ファイ
ルには必ず日付情報が属性情報として付加されているこ
とを利用して、特定期間に作成した資料ファイルの量を
示す情報を時間経過に沿った形で表示するようにしてい
るので、必要な資料ファイルを検索するのが容易にな
る。

【００６７】さらに、各資料ファイル内でマーキングさ
れた重要部分には、一般に、下線、色を変えて強調、お
よび文字の大きさを変えて強調する等していることを利
用して、これらの情報も各資料ファイル間の関連情報と
して用いることにより、過去に作成した重要資料を見落
とすこと無く、また関連資料として再活用することがで
きる。必要なときに適宜、必要な資料ファイルをタイミ
ング良く提示することができる。

【００６８】また、資料ファイルを検索して表示する過
程において、元の資料ファイルを表示せずに、作成した
資料ファイルの内容を要約した要約ファイルを表示する
ようにしたことにより、検索過程の効率化を図ることが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係る資料作成支援システム
の構成を示すブロック図。

【図２】図１の資料作成支援システムの動作を説明する
ためのフローチャート。

【図３】図１の資料データ入力部１により入力される資
料データの記載例を示す図。

【図４】図１の資料ファイル蓄積部７の資料ファイルの
データ構造を示す図。

【図５】資料ファイルの検索過程での図１の表示部９上
の表示画面の様子を示す図。

【図６】資料ファイルの検索終了後の図１の表示部９上
の表示画面の様子を示す図。

【符号の説明】

１…資料データ入力部、２…キーワード設定部、３…キ
ーワード抽出部、４…日付データ抽出部、５…日付デー
タ設定部、６…支援システム管理部、７…資料ファイル
蓄積部、８…画面操作部、９…表示部、１０…操作入力
部。

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 時間経過に沿って作成される少なくとも
   １組の資料ファイル群を管理し、新しい資料ファイルを
   作成するときにはその作成を支援するために、過去に作
   成された資料ファイル群の中から、新しい資料ファイル
   の作成に必要な資料ファイルを提示する資料作成支援シ
   ステムであって、 各種指示を入力するための指示入力手段と、 作成した日付を示す日付スタンプ情報を付加して前記資
   料ファイルを入力するための資料情報入力手段と、 前記資料情報入力手段により入力された前記資料ファイ
   ル内の任意の文字列をキーワードとして設定するキーワ
   ード設定手段と、 前記キーワード設定手段により設定された前記キーワー
   ドを前記資料ファイルから抽出するキーワード抽出手段
   と、 前記キーワード抽出手段により抽出された前記キーワー
   ドを前記資料ファイルに付加するキーワード付加手段
   と、 前記キーワード付加手段により前記キーワードが付加さ
   れた前記資料ファイルを蓄積するための蓄積手段と、 前記指示入力手段により前記キーワードが指定された場
   合に、指定されたキーワードが付加された資料ファイル
   を前記蓄積手段内で検索する検索手段と、 前記検索手段により検索された前記資料ファイルを表示
   する表示手段とを具備し、 前記表示手段は、新しい資料ファイルを作成するのに必
   要な資料ファイル群が前記指示入力手段により指定され
   て、この指定された資料ファイル群を作成した期間内で
   の任意の日付が指定されると、この指定された日付と前
   記日付スタンプ情報の示す日付とが一致する資料ファイ
   ルのキーワードを一覧表示し、 この一覧表示されたキーワードの内、任意の１つが前記
   指示入力手段により指定されると、当該資料ファイル群
   内の、前記指定された日付と前記日付スタンプ情報の示
   す日付とが一致する資料ファイルの中から、指定された
   キーワードが付加されている資料ファイルを検索して表
   示すると共に、この表示された資料ファイルに付加され
   ている他のキーワードと同じキーワードが付加されてい
   る資料ファイルの日付スタンプ情報の示す日付をすべて
   表示し、 この表示された日付の内、任意の１つが前記指示入力手
   段により指定されると、当該資料ファイル群内で、前記
   指定された日付と前記日付スタンプ情報の示す日付とが
   一致する資料ファイルのキーワードを一覧表示し、 この一覧表示されたキーワードの内、先に指定されたキ
   ーワードが付加された資料ファイルに同キーワードと一
   緒に付加されている他のキーワードについては、その表
   示形態を他のキーワードと変えて表示し、 前記表示形態を他と変えて表示されたキーワードの内、
   任意の１つが前記指示入力手段により指定されると、指
   定されたキーワードを基に、当該資料ファイル群内の、
   前記指定された日付と前記日付スタンプ情報の示す日付
   とが一致する資料ファイル内で、前記指定されたキーワ
   ードが付加された資料ファイルを検索して表示すること
   を特徴とする資料作成支援システム。
2. 【請求項２】 前記資料情報入力手段により入力された
   前記資料ファイル中に記載された日付を、日付データと
   して設定する日付データ設定手段と、 前記日付データ設定手段により設定された日付データを
   前記資料ファイルから抽出する日付データ抽出手段と、 前記日付データ抽出手段により抽出された日付データを
   前記資料ファイルに付加する日付データ付加手段とをさ
   らに備え、 前記表示手段は、新しい資料ファイルを作成するのに必
   要な資料ファイル群が前記指示入力手段により指定され
   て、この指定された資料ファイル群を作成した期間内で
   の任意の日付が指定されると、この指定された日付と前
   記日付スタンプ情報の示す日付とが一致する資料ファイ
   ルのキーワードを一覧表示し、 この一覧表示されたキーワードの内、任意の１つが前記
   指示入力手段により指定されると、当該資料ファイル群
   内の、前記指定された日付と前記日付スタンプ情報の示
   す日付とが一致する資料ファイルの中から、指定された
   キーワードが付加されている資料ファイルを検索して表
   示すると共に、 この表示された資料ファイルと共通のキーワードが付加
   されている資料ファイルの日付スタンプ情報の示す日
   付、およびこの表示された資料ファイルに付加されてい
   る前記日付データの示す日付を表示し、 この表示された日付の内、任意の１つが前記指示入力手
   段により指定されると、当該資料ファイル群内で、前記
   指定された日付と前記日付スタンプ情報の示す日付とが
   一致する資料ファイルのキーワードを一覧表示し、 この一覧表示されたキーワードの内、先に指定されたキ
   ーワードが付加された資料ファイルに同キーワードと一
   緒に付加されている他のキーワードについては、その表
   示形態を他のキーワードと変えて表示し、 前記表示形態を他と変えて表示されたキーワードの内、
   任意の１つが前記指示入力手段により指定されると、指
   定されたキーワードを基に、当該資料ファイル群内の、
   前記指定された日付と、前記日付スタンプ情報の示す日
   付とが一致する資料ファイル内で、前記指定されたキー
   ワードが付加された資料ファイルを検索して表示するこ
   とを特徴とする資料作成支援システム。
3. 【請求項３】 時間経過に沿って作成される少なくとも
   １組の資料ファイル群を管理し、新しい資料ファイルを
   作成するときにはその作成を支援するために、過去に作
   成された資料ファイル群の中から、新しい資料ファイル
   の作成に必要な資料ファイルを提示する資料作成支援シ
   ステムであって、 各種指示を入力するための指示入力手段と、 作成した日付を示す日付スタンプ情報を付加して前記資
   料ファイルおよび当該資料ファイルの内容を限定した文
   字数で要約した要約ファイルを入力するための資料情報
   入力手段と、 前記資料情報入力手段により入力された前記資料ファイ
   ル内の任意の文字列をキーワードとして設定するキーワ
   ード設定手段と、 前記キーワード設定手段により設定された前記キーワー
   ドを前記資料ファイルから抽出するキーワード抽出手段
   と、 前記キーワード抽出手段により抽出されたキーワードを
   前記資料ファイルの要約ファイルに付加するキーワード
   付加手段と、 前記キーワード付加手段により前記キーワードが付加さ
   れた前記要約ファイルと当該要約ファイルに対応する資
   料ファイルとを蓄積するための蓄積手段と、 前記指示入力手段により前記キーワードが指定された場
   合に、指定されたキーワードが付加された前記資料ファ
   イルを前記蓄積手段内で検索する検索手段と、 前記検索手段により検索された前記資料ファイルを表示
   する表示手段とを具備し、 前記表示手段は、新しい資料ファイルを作成するのに必
   要な資料ファイル群が前記指示入力手段により指定され
   て、この指定された資料ファイル群を作成した期間内で
   の任意の日付が指定されると、この指定された日付と前
   記日付スタンプ情報の示す日付とが一致する要約ファイ
   ルのキーワードを一覧表示し、 この一覧表示されたキーワードの内、任意の１つが前記
   指示入力手段により指定されると、当該資料ファイル群
   内の、前記指定された日付と前記日付スタンプ情報の示
   す日付とが一致する要約ファイルの中から、指定された
   キーワードが付加されている要約ファイルを検索し、こ
   の検索された要約ファイルが所望の資料の要約ファイル
   であると前記指示入力手段により指示された場合に、前
   記蓄積手段内で、前記要約ファイルに対応する資料ファ
   イルを検索して表示し、 この表示された要約ファイルに付加されている他のキー
   ワードと同じキーワードが付加されている要約ファイル
   の日付スタンプ情報の示す日付をすべて表示し、 この表示された日付の内、任意の１つが前記指示入力手
   段により指定されると、当該資料ファイル群内で、前記
   指定された日付と前記日付スタンプ情報の示す日付とが
   一致する要約ファイルのキーワードを一覧表示し、 この一覧表示されたキーワードの内、先に指定されたキ
   ーワードが付加された要約ファイルに同キーワードと一
   緒に付加されている他のキーワードについては、その表
   示形態を他のキーワードと変えて表示し、 前記表示形態を他と変えて表示されたキーワードの内、
   任意の１つが前記指示入力手段により指定されると、当
   該資料ファイル群内の、前記指定された日付と前記日付
   スタンプ情報の示す日付とが一致する要約ファイル内
   で、前記指定されたキーワードが付加された要約ファイ
   ルを検索して表示し、 この表示された要約ファイルが所望の資料ファイルの要
   約ファイルであると前記指示入力手段により指示された
   場合に、前記蓄積手段内で、前記要約ファイルに対応す
   る資料ファイルを検索し表示することを特徴とする資料
   作成支援システム。
4. 【請求項４】 前記資料情報入力手段により入力された
   前記資料ファイル中に記載された日付を、日付データと
   して設定する日付データ設定手段と、 前記日付データ設定手段により設定された日付データを
   前記資料ファイルから抽出する日付データ抽出手段と、 前記日付データ抽出手段により抽出された日付データを
   前記資料ファイルに付加する日付データ付加手段とをさ
   らに備え、 前記表示手段は、新しい資料ファイルを作成するのに必
   要な資料ファイル群が前記指示入力手段により指定され
   て、この指定された資料ファイル群を作成した期間内で
   の任意の日付が指定されると、この指定された日付と前
   記日付スタンプ情報の示す日付とが一致する資料ファイ
   ルのキーワードを一覧表示し、 この一覧表示されたキーワードの内、任意の１つが前記
   指示入力手段により指定されると、前記指定された日付
   と前記日付スタンプ情報の示す日付とが一致する要約フ
   ァイルの中から、指定されたキーワードが付加されてい
   る要約ファイルを検索し、この検索された要約ファイル
   が所望の資料の要約ファイルであると前記指示入力手段
   により指示された場合に、前記蓄積手段内で、前記要約
   ファイルに対応する資料ファイルを検索して表示し、 この表示された要約ファイルに付加されているキーワー
   ドと一緒に付加されているキーワードが付加されている
   要約ファイルの日付スタンプ情報の示す日付およびこの
   表示された資料ファイルに付加されている前記日付デー
   タの示す日付をすべて表示し、 この表示された日付の内、任意の１つが前記指示入力手
   段により指定されると、前記指定された日付と前記日付
   スタンプ情報の示す日付とが一致する要約ファイルのキ
   ーワードを一覧表示し、 この一覧表示されたキーワードの内、先に指定されたキ
   ーワードが付加された要約ファイルに同キーワードと一
   緒に付加されている他のキーワードについては、その表
   示形態を他のキーワードと変えて表示し、 前記表示形態を他と変えて表示されたキーワードの内、
   任意の１つが前記指示入力手段により指定されると、前
   記指定された日付と、前記日付スタンプ情報の示す日付
   とが一致する要約ファイル内で、前記指定されたキーワ
   ードが付加された要約ファイルを検索して表示し、 この表示された要約ファイルが所望の資料ファイルの要
   約ファイルであると前記指示入力手段により指示された
   場合に、前記蓄積手段内で、前記要約ファイルに対応す
   る資料ファイルを検索し表示することを特徴とする請求
   項３記載の資料作成支援システム。
5. 【請求項５】 時間経過に沿って作成される少なくとも
   １組の資料ファイル群を管理し、新しい資料ファイルを
   作成するときにはその作成を支援するために、過去に作
   成された資料ファイル群の中から、新しい資料ファイル
   の作成に必要な資料ファイルを提示する資料作成支援シ
   ステムであって、 各種指示を入力するための指示入力手段と、 作成した日付を示す日付スタンプ情報を付加して前記資
   料ファイルを入力するための資料情報入力手段と、 前記資料情報入力手段により入力された前記資料ファイ
   ル内の任意の文字列をキーワードとして設定するための
   キーワード設定手段と、 前記キーワード設定手段により設定された前記キーワー
   ドを前記資料ファイルから抽出するキーワード抽出手段
   と、 前記キーワード抽出手段により抽出された前記キーワー
   ドを前記資料ファイルに付加するキーワード付加手段
   と、 前記キーワード付加手段により前記キーワードが付加さ
   れた前記資料ファイルを蓄積するための蓄積手段と、 前記指示入力手段により前記キーワードが指定された場
   合に、指定されたキーワードが付加された資料ファイル
   を前記蓄積手段内で検索する検索手段と、 前記検索手段により検索された前記資料ファイルを表示
   する表示手段とを具備し、 前記キーワード付加手段は、前記資料ファイルの量を日
   付毎に算出して、この算出した資料ファイルの量を日付
   別に登録する統計用ファイルを前記資料ファイル群毎に
   作成して、この作成した統計用ファイルを前記蓄積手段
   内に格納しておき、 前記表示手段は、新しい資料ファイルの作成に必要な資
   料ファイル群が前記指示入力手段により指定された場合
   に、前記蓄積手段内の当該資料ファイル群に対応する前
   記統計用ファイルを基に、日付毎に、各日付で作成され
   た資料ファイルの量を示す資料ファイル量情報を時間経
   過に沿って表示し、 所望の日付の資料ファイル量情報が前記指示入力手段に
   より指定されると、前記資料ファイル群内で、前記指定
   された資料ファイル量情報に対応する日付と前記日付ス
   タンプ情報の示す日付とが一致する資料ファイルのキー
   ワードを一覧表示し、 この一覧表示されたキーワードの内、任意の１つが前記
   指示入力手段により指定されると、当該資料ファイル群
   内の、前記指定された資料ファイル量情報に対応する日
   付と前記日付スタンプ情報の示す日付とが一致する資料
   ファイルの中から、指定されたキーワードが付加されて
   いる資料ファイルを検索して表示すると共に、 この表示された資料ファイルに付加されているキーワー
   ドの他のキーワードが付加されている資料ファイルの日
   付スタンプ情報の示す日付に対応する資料ファイル量情
   報の表示形態を他の日付に対応する資料ファイル量情報
   の表示形態と変えて表示し、 前記表示形態を他と変えて表示された資料ファイル量情
   報の内、任意の１つが前記指示入力手段により指定され
   ると、当該資料ファイル群内の、前記指定された資料フ
   ァイル量情報の日付と前記日付スタンプ情報の示す日付
   とが一致する資料ファイルのキーワードを一覧表示し、 この一覧表示されたキーワードの内、先に指定されたキ
   ーワードが付加された資料ファイルに同キーワードと一
   緒に付加されている他のキーワードについては、その表
   示形態を他のキーワードと変えて表示し、 前記表示形態を他と変えて表示されたキーワードの内、
   任意の１つが前記指示入力手段により指定されると、当
   該資料ファイル群内の、前記指定された資料ファイル量
   情報の日付と前記日付スタンプ情報の示す日付とが一致
   する資料ファイル内で、前記指定されたキーワードが付
   加された資料ファイルを検索して表示することを特徴と
   する資料作成支援システム。
6. 【請求項６】 前記資料情報入力手段により入力された
   前記資料ファイル中に記載された日付を、日付データと
   して設定する日付データ設定手段と、 前記日付データ設定手段により設定された日付データを
   前記資料ファイルから抽出する日付データ抽出手段と、 前記日付データ抽出手段により抽出された日付データを
   前記資料ファイルに付加する日付データ付加手段とをさ
   らに備え、 前記表示手段は、新しい資料ファイルの作成に必要な資
   料ファイル群が前記指示入力手段により指定された場合
   に、前記蓄積手段内の当該資料ファイル群に対応する前
   記統計用ファイルを基に、日付毎に、各日付で作成され
   た資料ファイルの量を示す資料ファイル量情報を時間経
   過に沿って表示し、 所望の日付の資料ファイル量情報が前記指示入力手段に
   より指定されると、前記表示手段は、前記資料ファイル
   群内で、前記指定された資料ファイル量情報が対応する
   日付と前記日付スタンプ情報の示す日付とが一致する資
   料ファイルのキーワードを一覧表示し、 この一覧表示されたキーワードの内、任意の１つが前記
   指示入力手段により指定されると、当該資料ファイル群
   内の、前記指定された資料ファイル量情報の日付と前記
   日付スタンプ情報の示す日付とが一致する資料ファイル
   の中から、指定されたキーワードが付加されている資料
   ファイルを検索して表示すると共に、 この表示された資料ファイルに付加されている前記指定
   されたキーワード以外のキーワードが付加されている資
   料ファイルの日付スタンプ情報の示す日付に対応する資
   料ファイル量情報、およびこの表示された資料ファイル
   に付加されている前記日付データの示す日付に対応する
   資料ファイル量情報の表示形態を他の日付に対応する資
   料ファイル量情報の表示形態と変えて表示し、 前記表示形態を他と変えて表示された資料ファイル量情
   報の内、任意の１つが前記指示入力手段により指定され
   ると、当該資料ファイル群内の、前記指定された資料フ
   ァイル量情報の日付と前記日付スタンプ情報の示す日付
   とが一致する資料ファイルのキーワードを一覧表示し、 この一覧表示されたキーワードの内、先に指定されたキ
   ーワードが付加された資料ファイルに同キーワードと一
   緒に付加されている他のキーワードについては、その表
   示形態を他のキーワードと変えて表示し、 前記表示形態を他と変えて表示されたキーワードの内、
   任意の１つが前記指示入力手段により指定されると、当
   該資料ファイル群内の、前記指定された資料ファイル量
   情報の日付と前記日付スタンプ情報の示す日付とが一致
   する資料ファイル内で、前記指定されたキーワードが付
   加された資料ファイルを検索して表示することを特徴と
   する請求項５記載の資料作成支援システム。
7. 【請求項７】 前記キーワード抽出手段は、前記蓄積手
   段に蓄積されている既存の資料ファイル中で文字修飾が
   施された文字列をキーワードとして抽出することを特徴
   とする請求項１乃至請求項６のいずれかに記載の資料作
   成支援システム。
8. 【請求項８】 前記キーワード抽出手段は、前記指示入
   力手段により任意の文字修飾が指定された場合には、前
   記蓄積手段に蓄積されている既存の資料ファイルから、
   その資料ファイル中で文字修飾が施された文字列の内、
   前記指定された文字修飾が施された文字列をキーワード
   として抽出することを特徴とする請求項１乃至請求項６
   のいずれかに記載の資料作成支援システム。