JPH0635766A - 文書データ管理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】本発明は、文書データ管理方式において、順次
増加して行く旧文書データと新文書データとを、１つの
データベーステーブル上で一括管理することなく、特
に、アクセス頻度の高い文書データの効率的な検索処理
を目的とする。 【構成】磁気ディスク１１に対し順次改訂登録される文
書データのキーワードを、新文書台帳エリア１５に対し
順次加算登録すると共に、この登録文書のキーワードに
は、何番目の登録かを示すレビジョンフラグと共に、最
新の登録文書に対応して“最新文書”なる状態フラグ
を、既に登録済みの文書に対応して“旧文書”なる状態
フラグを付加し、一定期間毎に上記“旧文書”なる状態
フラグが付された文書キーワードを検索して旧文書台帳
エリア１６に移行登録し、新文書台帳エリア１５には最
新登録文書に対応するキーワードデータのみ保存される
構成とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、例えば電子化された文
書データにキーワードを付加してデータベースにて管理
する文書データ管理方式に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、整備マニュアル等の文書データ
は、整備対象となる製品が改良される度に、その一部を
改訂しバージョンアップする必要があり、製品改良の回
数に応じて整備マニュアルも順次改訂版が追加されるこ
とになる。

【０００３】このような整備マニュアル等の文書データ
では、市場に出回る旧型の製品にも対処させるため、改
訂前の旧いマニュアルデータを消去することができず、
経年に伴い順次改訂された多数の文書データを全て保存
する必要がある。従来は、上記のようにして順次増加さ
れる新旧多数の文書データを、データベース上の１つの
テーブル（台帳）にて管理している。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
ように順次増加される旧い文書データと新しい文書デー
タとを、１つのデータベーステーブルにて混在して管理
していたのでは、殆どアクセスしない文書データとアク
セス頻度の高い文書データとが同一テーブルに存在する
ため、その検索処理が非効率的であり、保存データ量の
増加と共に必要文書データの検索速度が低下する問題が
ある。

【０００５】本発明は上記課題に鑑みなされたもので、
経年に伴い順次増加して行く旧文書データと新文書デー
タとを、１つのデータベーステーブル上で一括管理する
ことなく、特に、アクセス頻度の高い文書データの効率
的な検索処理が可能になる文書データ管理方式を提供す
ることを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】すなわち、本発明に係わ
る文書データ管理方式は、順次編集改訂される文書情報
が追加登録される第１文書エリアと、この第１文書エリ
アに登録される文書情報に対しその登録と同時に付加さ
れ、該登録文書情報が最新登録文書か旧登録文書かを示
す状態フラグと、上記第１文書エリアと同一の情報登録
エリアを有する第２文書エリアと、上記第１文書エリア
に登録された各文書情報の状態フラグに基づき、旧登録
文書に対応する文書情報を検索する旧文書検索手段と、
この旧文書検索手段により検索された第１文書エリア内
の旧登録文書情報を上記第２文書エリアへ移行登録する
旧文書移行手段とを備えて構成したものである。

【０００７】

【作用】つまり、アクセス頻度の低い旧登録文書情報は
第２文書エリアで、また、アクセス頻度の高い最新登録
文書は第１文書エリアで、それぞれ別々に管理されるよ
うになり、文書台帳の検索処理が効率的に行なわれ、ア
クセス頻度の高い最新文書情報が高速に検索されるよう
になる。

【０００８】

【実施例】以下図面により本発明の一実施例について説
明する。図１は文書データ管理システムの構成を示すも
ので、このデータ管理システムには、データベースとし
て利用される磁気ディスク１１が備えられる。

【０００９】この磁気ディスク１１には、文書データ作
成用のフォーマットデータ（ブランクフォーム）及び作
成済みの文書データが登録されるもので、この磁気ディ
スク１１に登録された文書作成フォーマットや文書デー
タは、必要に応じて文書編集者の文書編集作業エリア１
２に呼出される。

【００１０】文書編集作業エリア１２において新規作成
あるいは改訂作成された文書データは、データ転送部１
３を介して文書校閲者の校閲作業エリア１４に転送さ
れ、この校閲作業エリア１４における校閲処理を経て上
記磁気ディスク１１に追加登録されると共に、該登録文
書データに対応するキーワード（文書名）データが新文
書台帳エリア１５に登録される。

【００１１】ここで、上記新文書台帳エリア１５は、上
記磁気ディスク１１内の一部領域に確保されるか、ある
いは他の磁気ディスクに対し領域確保され、上記キーワ
ードは被登録文書データの格納アドレスに対応付けられ
た検索コードとして登録されるもので、この新文書台帳
エリア１５には、個々の登録キーワードに対応して、そ
のキーワードに対応する登録文書が何番目の登録文書か
を示すレビジョンフラグの設定フィールド１５ａと旧文
書か最新文書かを示す状態フラグの設定フィールド１５
ｂとが備えられる。

【００１２】つまり、磁気ディスク１１に対し文書デー
タが作成登録されると同時にそのキーワードが新文書台
帳エリア１５に登録されると、該キーワードに対応して
上記レビジョンフラグ及び状態フラグが上記のフラグ設
定規則に応じたフラグ設定プログラムに応じて自動設定
されるもので、この新文書台帳エリア１５に登録された
文書キーワード（レビジョンフラグ及び状態フラグを含
む）は、一定期間（例えば６０日間）毎にその状態フラ
グの検索処理がなされ、旧文書フラグの設定されたキー
ワードデータの全てがアクセス頻度の極めて低い文書と
して旧文書台帳エリア１６へ移行転送される。次に、上
記構成によるの文書データ管理システムの文書管理処理
について説明する。

【００１３】すなわち、磁気ディスク１１から呼出され
たフォーマットデータに応じて、文書編集作業エリア１
２において新規文書が作成され、データ転送部１３及び
校閲作業エリア１４を経て上記磁気ディスク１１に登録
されると、この新規文書の登録と同時にそのキーワード
Ａが新文書台帳エリア１５に登録され、このキーワード
データＡに対応してレビジョンフラグの設定フィールド
１５ａには１回目の文書登録であることを示すレビジョ
ンフラグ“０００１”が設定され、状態フラグ設定フィ
ールド１５ｂには、最新登録文書であることを示す状態
フラグ“最新文書”が設定される。図２は上記文書デー
タ管理システムの新規文書登録時における新文書台帳エ
リア１５のフラグ設定状態を示す図である。

【００１４】そして、上記磁気ディスク１１に対し新規
登録された文書データの改訂要求に応じて、文書編集作
業エリア１２において文書改訂が成され、データ転送部
１３及び校閲作業エリア１４を経て上記磁気ディスク１
１に登録されると、この改訂文書の登録と同時にそのキ
ーワードＡ1 が新文書台帳エリア１５に登録され、この
キーワードデータＡ1 に対応してレビジョンフラグの設
定フィールド１５ａには２回目の文書登録であることを
示すレビジョンフラグ“０００２”がカウントアップし
て設定され、状態フラグ設定フィールド１５ｂには、最
新登録文書であることを示す状態フラグ“最新文書”が
設定される。この場合、予め登録された新規文書“００
０１”のキーワードＡに対応する状態フラグ設定フィー
ルド１５ｂの状態フラグは、“旧文書”に更新設定され
る。図３は上記文書データ管理システムの改訂文書登録
時における新文書台帳エリア１５のフラグ設定状態を示
す図である。

【００１５】この後、上記のようにして、磁気ディスク
１１に登録された改訂文書データＡ1 のさらなる改訂登
録が繰返されると、その度毎に新文書台帳エリア１５に
登録されるキーワードデータＡ2 ，Ａ3 には、３回目，
４回目の文書登録であることを示すレビジョンフラグ
“０００３”“０００４”が設定されると共に、状態フ
ラグも繰返し更新設定される。

【００１６】図４は上記文書データ管理システムの改訂
文書繰返し登録時における新文書台帳エリア１５のフラ
グ設定状態及び旧文書台帳エリア１６へのキーワード移
行状態を示す図である。

【００１７】すなわち、例えば新規文書Ａの登録時から
一定期間（例えば６０日間）が経過すると、新文書台帳
エリア１５に対する状態フラグの検索処理がなされるも
ので、この状態フラグの検索処理において、“旧文書”
に設定されている登録文書のキーワードデータＡ，Ａ1
，Ａ2 （レビジョンフラグ及び状態フラグを含む）
は、アクセス頻度の極めて低い文書として全て旧文書台
帳エリア１６へ移行登録され、上記新文書台帳エリア１
５には、アクセス頻度の高い文書として状態フラグが
“最新文書”に設定されたレビジョンフラグ“０００
４”の文書キーワードＡ3 のみ保存された状態になる。

【００１８】したがって、上記構成の文書データ管理シ
ステムによれば、磁気ディスク１１に対し順次改訂登録
される文書データのキーワードを、新文書台帳エリア１
５に対し順次加算登録すると共に、この登録文書のキー
ワードには、何番目の登録かを示すレビジョンフラグと
共に、最新の登録文書に対応して“最新文書”なる状態
フラグを、既に登録済みの文書に対応して“旧文書”な
る状態フラグを付加し、一定期間毎に上記“旧文書”な
る状態フラグが付された文書キーワードを検索して旧文
書台帳エリア１６に移行登録し、新文書台帳エリア１５
には最新登録文書に対応するキーワードデータのみ保存
される構成としたので、アクセス頻度の低い旧登録文書
は旧文書台帳エリア１６で、また、アクセス頻度の高い
最新登録文書は新文書台帳エリア１５で、それぞれ別々
に管理されるようになり、文書台帳の検索処理が効率的
に行なえるばかりか、アクセス頻度の高い最新文書デー
タを高速に検索できるようになる。

【００１９】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、順次編集
改訂される文書情報が追加登録される第１文書エリア
と、この第１文書エリアに登録される文書情報に対しそ
の登録と同時に付加され、該登録文書情報が最新登録文
書か旧登録文書かを示す状態フラグと、上記第１文書エ
リアと同一の情報登録エリアを有する第２文書エリア
と、上記第１文書エリアに登録された各文書情報の状態
フラグに基づき、旧登録文書に対応する文書情報を検索
する旧文書検索手段と、この旧文書検索手段により検索
された第１文書エリア内の旧登録文書情報を上記第２文
書エリアへ移行登録する旧文書移行手段とを備えて構成
したので、経年に伴い順次増加して行く旧文書データと
新文書データとを、１つのデータベーステーブル上で一
括管理することなく、特に、アクセス頻度の高い文書デ
ータの効率的な検索処理が可能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係わる文書データ管理シス
テムの構成を示す図。

【図２】上記文書データ管理システムの新規文書登録時
における新文書台帳エリアのフラグ設定状態を示す図。

【図３】上記文書データ管理システムの改訂文書登録時
における新文書台帳エリアのフラグ設定状態を示す図。

【図４】上記文書データ管理システムの改訂文書繰返し
登録時における新文書台帳エリアのフラグ設定状態及び
旧文書台帳エリアへのキーワード移行状態を示す図。

【符号の説明】 １１…磁気ディスク、１２…文書編集作業エリア、１３
…データ転送部、１４…校閲作業エリア、１５…新文書
台帳エリア、１５ａ…レビジョンフラグ設定フィール
ド、１５ｂ…状態フラグ設定フィールド、１６…旧文書
台帳エリア。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 順次編集改訂される文書情報が追加登録
   される第１文書エリアと、 この第１文書エリアに登録される文書情報に対しその登
   録と同時に付加され、該登録文書情報が最新登録文書か
   旧登録文書かを示す状態フラグと、 上記第１文書エリアと同一の情報登録エリアを有する第
   ２文書エリアと、 上記第１文書エリアに登録された各文書情報の状態フラ
   グに基づき、旧登録文書に対応する文書情報を検索する
   旧文書検索手段と、 この旧文書検索手段により検索された第１文書エリア内
   の旧登録文書情報を上記第２文書エリアへ移行登録する
   旧文書移行手段と、を具備したことを特徴とする文書デ
   ータ管理方式。