JPH0638017A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

電子ファイリング装置

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Publication number
JPH0638017A
JPH0638017A JP4211986A JP21198692A JPH0638017A JP H0638017 A JPH0638017 A JP H0638017A JP 4211986 A JP4211986 A JP 4211986A JP 21198692 A JP21198692 A JP 21198692A JP H0638017 A JPH0638017 A JP H0638017A
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JP
Japan
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document
work content
fax
content instruction
electronic filing
Prior art date
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Pending
Application number
JP4211986A
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English (en)
Inventor
Shingo Yukimoto
真吾 行本
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Ricoh Co Ltd
Original Assignee
Ricoh Co Ltd
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Filing date
Publication date
Application filed by Ricoh Co Ltd filed Critical Ricoh Co Ltd
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Publication of JPH0638017A publication Critical patent/JPH0638017A/ja
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Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書のFAX通信を行う際の手間を省き、F
AX通信の効率を向上させる。 【構成】 多数の文書を登録し、必要時に読み出して出
力するFAX送受信機能付きの電子ファイリング装置で
あって、FAX通信によって送信されて来た登録作業内
容指示書付きの文書を受信した場合、その登録作業内容
指示に従って自動的に前記文書を登録すると共に、FA
X通信によって送信されて来た出力作業内容指示書を受
信した場合、その出力作業内容指示に従って自動的に登
録されている文書をFAX送信する様に構成されてい
る。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【産業上の利用分野】本発明は、FAX送受信機能付き
の電子ファイリング装置に関し、特に、FAX通信によ
って遠隔地より送信されて来た登録作業内容指示書付き
の文書を受信し、その指示に従って自動的に前記文書を
登録することができると共に、FAX通信によって遠隔
地より送信されて来た出力作業内容指示書を受信し、そ
の指示に従って自動的に登録されている文書をFAX送
信することができる電子ファイリング装置に関する。
【0002】
【従来の技術】一般に、遠隔地よりFAX通信によって
送信されて来た文書を登録したり、登録されている文書
をFAX通信によって遠隔地へ送信することのできるF
AX送受信機能付きの電子ファイリング装置が知られて
いる(特公昭56−006561号公報)。しかしなが
ら、前記従来技術においては、前記FAX送受信機能付
きの電子ファイリング装置間で文書の通信を行う場合、
まず、送信側の電子ファイリング装置の送信側オペレー
タは、転送するべき文書についての連絡を受信側の電子
ファイル装置の受信側オペレータから受けて、転送する
べき文書の検索を行い、その文書を読み出してからFA
X送信の指示を行わなければならず、多くの手間と時間
が必要で非効率的であった。また、前記受信側のオペレ
ータは、転送してほしい文書について前記送信側オペレ
ータに連絡し、送信されてきた文書の登録作業を行わな
ければならず、同様に多くの手間と時間が必要であり、
非効率的であった。また、従来、FAX通信による文書
の受信から文書登録までの処理を自動的に行うことので
きる電子ファイリング装置が提案されているが、この装
置の場合、前記登録文書の検索を行うための検索データ
の登録は行われない事や、光ディスク等に文書を自動登
録するためには定型的な管理用フォーマットの専用光デ
ィスクを使用しなければならない事などの欠点があっ
た。
【0003】
【発明の目的】本発明は、上述の如き従来の問題点を解
決するためになされたもので、その目的は、文書のFA
X通信を行う際の文書の登録および読み出し作業を自動
的に、しかも簡単に行うことができる電子ファイリング
装置を提供することである。
【0004】
【発明の構成】上記目的を達成するため、本発明は、多
数の文書を登録し、必要時に読み出して出力するFAX
送受信機能付きの電子ファイリング装置において、FA
X通信によって送信されて来た登録作業内容指示書付き
の文書を受信した場合、その登録作業内容指示に従って
自動的に前記文書を登録すると共に、FAX通信によっ
て送信されて来た出力作業内容指示書を受信した場合、
その出力作業内容指示に従って自動的に登録されている
文書をFAX送信する手段を具備したことを特徴とす
る。上述の如き構成によれば、FAX通信によって送信
されて来た登録作業内容指示書付きの文書を受信した場
合、その登録作業内容指示に従って自動的に前記文書を
登録すると共に、FAX通信によって送信されて来た出
力作業内容指示書を受信した場合、その出力作業内容指
示に従って自動的に登録されている文書をFAX送信す
る様にしているので、文書のFAX通信を行う際の手間
を省くことができ、FAX通信の効率が向上する。
【0005】以下、本発明の一実施例について図面に基
づいて説明する。図1は、本発明を実施した電子ファイ
リング装置の構成ブロック図である。図1において、こ
の電子ファイリング装置は、多数の文書を入力するため
のスキャナ1と、前記文書および検索データを登録する
ためのハードディスク3、第1の光ディスク5、および
第2の光ディスク7と、種々の指示等を入力するための
キーボード9と、読み出した文書を表示するためのディ
スプレイ11と、遠隔地にある他のFAX送受信機能付
きの電子ファイリング装置或はFAX装置13との間の
FAX通信を行うためのFAX送受信装置15と、FA
X通信される文書に付加された作業内容指示書を識別す
るためのOCR/OMR装置17と、FAX通信によっ
て送信されて来た登録作業内容指示書付きの文書を受信
した場合、その登録作業内容指示に従って自動的に前記
文書を登録すると共に、FAX通信によって送信されて
来た出力作業内容指示書を受信した場合、その出力作業
内容指示に従って自動的に登録されている文書をFAX
送信する様に前記各部を制御する制御部19と、を有し
ている。そして、前記制御部19は、画像メモリ21を
有している。
【0006】次に、図3のフローチャート図を参照し
て、図1に示す本発明を実施した電子ファイリング装置
における文書受信登録処理について説明する。まず、図
3のステップ301において、遠隔地にある他の電子フ
ァイリング装置或はFAX装置からFAX送信された情
報が受信される。ここで、その情報は、その1頁目が、
あらかじめ決められたフォーマットで登録作業内容指示
が記載された登録作業内容指示書(図2参照)から成
り、その2頁目以降が登録用文書となっている。そし
て、図2に示す如く、この登録作業内容指示書には、電
子ファイリング装置に文書登録する際の検索データとし
て、(フォルダー番号=2)、(キーワード=ジンジ−
シリョウ)が指定されてあり、また文書画像データなら
びに検索データの登録先に前記光ディスク5が指定され
ている。また、この場合、この登録作業内容指示書は、
文書登録のマーカーエリアがマーキングされているため
登録作業内容指示書として作用するが、文書出力のマー
カーエリアをマーキングすれば、出力作業内容指示書に
もなるものである。
【0007】次に、ステップ303において、前記第1
の頁の登録作業内容指示が前記制御部19の画像メモリ
21に展開される。次に、ステップ305において、前
記制御部19から前記OCR/OMR装置17に前記画
像メモリ21に展開された作業内容指示の自動認識指示
が出され、前記OCR/OMR装置17によって当核画
像データが前記登録作業内容指示書であることがマーキ
ング領域から識別され、更に、[検索データ]が文字コ
ードに変換され、[データ登録先装置名]がマーキング
されている装置名に対応するIDに変換され、これらの
結果が制御部19に出力される。
【0008】そして、ステップ307において、登録作
業内容指示が得られたか否かの判断がなされ、登録作業
内容指示が得られない場合は、前記ステップ301へ戻
り、登録作業内容指示が得られた場合は、ステップ31
1において、前記制御部19によって前記OCR/OM
R装置17からの出力に基づいて、指示された作業内容
に従って、FAX受信文書の第2頁以降が文書として前
記光ディスク5に登録されていき、さらにステップ31
3において、当文書の検索データが登録される。そし
て、最後に、ステップ315において、作業が終了した
か否かが判断される。以上の動作によって、遠隔地より
送信されて来た文書が自動的に登録される。
【0009】次に、図4のフローチャート図を参照し
て、本発明を実施した電子ファイリング装置における文
書検索送信処理について説明する。まず、図4のステッ
プ401において、遠隔地にある他の電子ファイリング
装置或はFAX装置からFAX送信された情報が受信さ
れ、ステップ403において、その受信された情報の第
1頁(出力作業内容指示書)が前記制御部19の画像メ
モリ21に展開される。次に、ステップ405におい
て、前記制御部19からOCR/OMR装置17に前記
画像メモリ21に展開された受信情報の第1頁の自動認
識指示が出され、前記OCR/OMR装置17によって
前記第1頁が出力作業内容指示書であることがマーキン
グ領域から識別され、さらに[文書検索条件]が文字コ
ードに変換され、[読み込み先装置名]がマーキングさ
れている装置名に対応するIDに変換され、また[文書
出力時作業指定]もマーキングされている作業項目に対
応するIDに変換され、[送信先FAX番号]が文字コ
ードに変換され、これらの結果が前記制御部19に出力
される。
【0010】そして、ステップ407において、出力作
業内容指示書が得られたか否かの判断がなされ、出力作
業内容指示書が得られない場合は、前記ステップ401
へ戻り、出力作業内容指示書が得られた場合は、ステッ
プ409において、前記制御部19により、前記OCR
/OMR装置17からの出力に基づいて、指示された文
書検索条件によって文書検索が行われる。そして、ステ
ップ411において、[文書出力時作業指定]が(検索
結果一覧送信)であるか、(検索該当文書画像送信)で
あるかの判断がなされ、前記[文書出力時作業指定]が
(検索結果一覧送信)であれば、ステップ417におい
て、前記文書検索によって得られた文書検索結果の一覧
表が画像メモリ21上に展開され、ステップ415にお
いて、前記一覧表を指示された[送信先FAX番号]先
の遠隔FAXへ送信する送信指示が前記FAX送受信装
置15に出され、FAX送信が行われる。
【0011】また、前記ステップ411において、[文
書出力時作業指定]が(検索該当文書画像送信)である
場合には、ステップ413において、文書検索によって
得られた文書検索結果に基づいて該当文書画像データが
画像メモリ21に展開され、ステップ415において、
前記文書画像データを指示された[送信先FAX番号]
先の遠隔FAXへ送信する送信指示が前記FAX送受信
装置15に出され、FAX送信が行われる。そして、最
後に、ステップ419において、作業が終了したか否か
が判断される。以上の動作によって登録されている文書
が自動的に検索されて送信される。
【0012】
【発明の効果】以上説明した様に、本発明では、FAX
通信によって送信されて来た登録作業内容指示書付きの
文書を受信した場合、その登録作業内容指示に従って自
動的に前記文書を登録すると共に、FAX通信によって
送信されて来た出力作業内容指示書を受信した場合、そ
の出力作業内容指示に従って自動的に登録されている文
書をFAX送信する様にしているため、文書のFAX通
信を行う際の手間を省くことができ、FAX通信の効率
が向上する。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明を実施した電子ファイリング装置の構成
ブロック図。
【図2】FAX送信文書に付けられた作業内容指示書の
説明図。
【図3】本発明を実施した電子ファイリング装置におけ
る文書受信登録処理のフローチャート図。
【図4】本発明を実施した電子ファイリング装置におけ
る文書検索送信処理のフローチャート図。
【符号の説明】
1 スキャナ、 3 ハード
ディスク、5 第1の光ディスク、
7 第2の光ディスク、9 キーボード、
11 ディスプレイ、13 遠隔地のFA
X装置、 15 FAX送受信装置、17
OCR/OMR装置、 19 制御部、
21 画像メモリ、

Claims (2)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 多数の文書を登録し、必要時に読み出し
    て出力するFAX送受信機能付きの電子ファイリング装
    置であって、FAX通信によって送信されて来た登録作
    業内容指示書付きの文書を受信した場合、その登録作業
    内容指示に従って自動的に前記文書を登録すると共に、
    FAX通信によって送信されて来た出力作業内容指示書
    を受信した場合、その出力作業内容指示に従って自動的
    に登録されている文書をFAX送信する手段を具備した
    ことを特徴とする電子ファイリング装置。
  2. 【請求項2】 前記手段が、遠隔地にある他のFAX送
    受信機能付きの電子ファイリング装置或はFAX装置と
    の間のFAX通信を行うためのFAX送受信装置と、F
    AX通信される文書に付加された作業内容指示書を識別
    するためのOCR/OMR装置とを有していることを特
    徴とする請求項1記載の電子ファイリング装置。
JP4211986A 1992-07-16 1992-07-16 電子ファイリング装置 Pending JPH0638017A (ja)

Priority Applications (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP4211986A JPH0638017A (ja) 1992-07-16 1992-07-16 電子ファイリング装置

Applications Claiming Priority (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP4211986A JPH0638017A (ja) 1992-07-16 1992-07-16 電子ファイリング装置

Publications (1)

Publication Number Publication Date
JPH0638017A true JPH0638017A (ja) 1994-02-10

Family

ID=16615002

Family Applications (1)

Application Number Title Priority Date Filing Date
JP4211986A Pending JPH0638017A (ja) 1992-07-16 1992-07-16 電子ファイリング装置

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JP (1) JPH0638017A (ja)

Cited By (1)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
US6885481B1 (en) * 2000-02-11 2005-04-26 Hewlett-Packard Development Company, L.P. System and method for automatically assigning a filename to a scanned document

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* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
US6885481B1 (en) * 2000-02-11 2005-04-26 Hewlett-Packard Development Company, L.P. System and method for automatically assigning a filename to a scanned document

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