JPH0640334B2 - 社内出納業務自動化システム - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 (a)技術分野 この発明は社内での現金の出納業務を自動化するシステ
ムに関する。

(b)発明の概要 この発明に係る社内出納業務自動化システムは、各社員
についての社内預金の残高や現金出納の精算状況をデー
タ処理装置に記憶させるようにして伝票の取り扱いを自
動化し、またこのデータ記憶装置に自動取引処理装置を
接続して社内預金の引き出し及び仮払等の現金出納を各
社員がこの自動取引処理装置を自ら操作して出来るよう
にして現金等の取り扱いを自動化したものである。

(c)発明の背景 従来、企業内における現金出納は、例えば、社内預金の
引き出しは第９図（Ａ）のように、また、出張旅費等の
仮払は第９図（Ｂ）に示すように、殆ど手作業により行
っていた。これらの現金出納は、現金自動支払機等の自
動取引処理装置を導入すればある程度自動化は可能であ
るが、利息計算を必要とする社内預金と、利息計算を必
要としないその他の現金出納とを同一口座とすることが
出来ず、従って自動化は困難であった。

(d)発明の目的 この発明は、パーソナルコンピュータ等のデータ処理装
置と現金処理手段を有する現金自動取引処理装置を接続
することによって、社内の現金出納を自動化出来る社内
現金自動化システムを提供することを目的とする。

(e)発明の構成及び効果 この発明は、各社員毎に社内預金口座及び仮払等の支払
や精算を行う現金出納口座のファイルを有するとともに
各口座に対する入出金データを入力する入力装置を有す
るデータ処理装置と、前記社内預金口座又は現金出納口
座からの出金操作を受け付ける出金操作受付手段、前記
出金操作受付手段によって受け付けられた出金額とその
口座に対応して必要な情報を表示する表示手段及び前記
出金額に従って現金を放出する現金処理手段を有し、前
記データ処理装置に接続される現金自動取引処理装置
と、を備えたことを特徴とする。

以上の構成によってこの発明によれば、上記第９図
（Ａ），（Ｂ）に示した従来の手作業による現金出納処
理が、第１０図（Ａ），（Ｂ）に示すように伝票処理は
パソコン等のデータ処理装置の入力装置から行うことが
出来、現金の支払処理は現金自動取引処理装置において
自動的に処理可能となる。即ち、経理担当者の伝票処理
時においては、データ処理装置の入力装置を操作して現
金を支払うべき社員の口座の残高にその金額を加算する
ことによってこれを処理することができる。各社員毎に
現金出納口座を設けたことによって、出張旅費等の仮払
も上記のように社内預金の処理と同様の処理で行うこと
ができる。また、各社員の社内預金の出金及び前記仮払
時においては、従来のような窓口への出金伝票提出に代
えて自動取引処理装置を操作して自らの作業で現金の出
納を行うことができる。

これによって、経理担当者は社員が出金伝票を持参した
時に出金する手間を省くことが出来、事務処理の流れの
中でその出金を処理することができるとともに、現金の
出納と同時にデータ処理装置のデータとして出納の事実
も記憶されるため、伝票を記入する手間を省くことが出
来、経理部門の省力化を図ることが出来る。また、各社
員は経理担当者が不在の時にも自動取引処理装置を操作
して入出金ができ、現金の出納が容易になる利点が生じ
る。加えて、現金を自動取引処理装置に収納する時を除
けば人間が現金を取り扱うことがなくなるため、ミスや
不正が発生し難くなる利点が生じる。

(f)実施例 システム構成 第１図，第２図はこの発明の実施例である社内出納業務
自動化システムの構成を示すブロック図，この実施例を
構成するパソコンのファイル構成を示す図である。社内
の経理部門に設置されているデータ処理装置であるパー
ソナルコンピュータ（以下「パソコン」と言う。）１は
社員が操作することのできる場所に設置されている現金
自動支払装置（以下「ＣＤ」と言う。）２に接続されて
いる。このＣＤ２がこの発明の現金自動取引処理装置に
対応する。パソコン１，ＣＤ２にはそれぞれカードリー
ダが装着されているが、これらカードリーダには各社員
が所持する磁気ストライプを有する社員カード３が挿入
される。

パソコン１はＣＰＵ１０と、このＣＰＵ１０に接続され
ているＣＲＴ１１，キーボード１２，メモリ１３，カー
ドリーダ１７及びハードディスク装置（以下「ＨＤ」と
言う）１４，フロッピィディスクドライブ装置（以下
「ＦＤ」と言う）１５，プリンタ１６からなっている。
前記キーボード１２はＪＩＳキー，テンキー等からなり
この発明の入力装置に対応する。

メモリ１３は３分割されそれぞれ社内預金，現金出納口
座の処理を行うＢＧエリア１３ｂ，公衆回線を介して接
続される銀行との間でファームバンキング処理を行うＦ
Ｇエリア１３ａ及びマルチタスク処理制御用のオペレー
ティングシステムプログラム（以下「ＯＳ」と言う）エ
リア１３ｃとして割り当てられている。ＨＤ１４には、
パソコン１を用いた様々な処理のためのプログラムが記
憶されるプログラムエリア１４ａ，ワークエリア１４
ｂ，各社員の社内預金口座及び現金出納口座等や科目別
ファイル等の帳票が記憶されているデータエリア１４ｃ
が設定されている。

前記データエリア１４ｃの社内預金口座及び現金出納口
座の構成を第３図に示す。エリアＭ１は社内預金口座エ
リアであり、口座名義社員の識別コード（Ｍ１０），預
金残高（Ｍ１１），過去５回の取引データ（Ｍ１２）が
記憶されている。この口座への入金処理は経理担当者が
パソコン１のキーボード１２を操作して行われるほか、
毎月一回計算機センタで更新された新残高がＦＤ１５か
ら入力される。この新残高は計算機センタで処理される
天引預金をＨＤ１４に入力するとともに、計算機センタ
での社内預金管理データとパソコン１での社内預金管理
データとを照合するためのものである。エリアＭ２は現
金出納口座である。この口座データエリアは社員一人一
人に対して設定されている。この口座には出張旅費等の
仮払が経理部門から口座名義の社員へ振り込まれる。従
って、この口座の残高（赤字／黒字とも）には利息はつ
かない。このエリアには社員の識別コード（Ｍ２０），
暗証番号（Ｍ２１），残高（Ｍ２２），過去５回の支払
／精算データ（Ｍ２３）が記憶されている。現金出納口
座の暗証番号は上述のようにＨＤ１４内に記憶されてい
るが、これは次の理由による。第一に一枚の社員カード
には普通１つの暗証番号しか記憶されておらず、また、
通常のＣＤでは１つの暗証番号しかチェック出来ないた
め、２つの口座のうち一方の口座に対する暗証番号のチ
ェックはパソコン側で行わなければならないからであ
る。第二にこのようにパソコン側で一方の暗証番号のチ
ェックを行う場合、ＨＤ１４に記憶しておく暗証番号は
セキュリティの面において社員カードに記憶しておく暗
証番号より劣るためである。このようなことから現金出
納口座の暗証番号のチェックはパソコン側において行わ
れる。即ち、その暗証番号はＨＤ１４において記憶され
る。なお、セキュリティの高い社員カードに記憶される
暗証番号は社内預金口座に使用される。現金出納口座へ
の入金処理は経理担当者のパソコン１の操作によって行
われる。ＦＤ１５には上述のように毎月１回このシステ
ムを設置している会社の中央計算機センタから供給され
るフロッピィディスクが挿入され、前記ＨＤ１４のデー
タエリア１４ｃの社内預金データが更新される。前記フ
ロッピィディスクには天引預金等で更新された社内預金
残高が記憶されている。通常の処理時に挿入されている
フロッピィディスクはパソコン１による経理事務処理，
ＣＤ２による出金データ等がバックアップデータとして
記憶されている。このフロッピィディスクは毎日中央計
算機センタに運ばれてマスタファイルを更新する。

カードリーダ１７はこのパソコン１を操作する者を識別
するためのものである。パソコン１を起動するときには
作業を行う者が自己の社員カード３をこのカードリーダ
１７に挿入する。ＣＰＵ１０はそのカードデータを読み
取り、操作資格のある者（例えば、経理担当職員等）で
無ければこのパソコン１が起動しないようにする。これ
は、このパソコン１を操作して社内預金口座や現金出納
口座のデータを修正したり暗証番号を読みだしたりする
ことができるため、不正な使用を防止し安全性を高める
ためである。プリンタ１６は経理の各帳票（日計表，部
門別リスト）を印刷出力する。各帳票は、確認のために
用いられるとともに、バックアップ用にも用いられる。

ＣＤ２は銀行等に設置されているＣＤと同様の仕様のも
ので、パソコン１のＣＰＵ１０に接続されているＣＰＵ
２０にはカードリーダ２１，ＣＲＴ２２，キーボード２
３，プリンタ２４及び紙幣放出機２５が接続されてい
る。カードリーダ２１，ＣＲＴ２２，キーボード２３は
利用者の操作パネル上に設置されており、キーボード２
３には出金口座（社内預金口座からの出金又は現金出納
口座からの出金）を選択する選択キー，暗証番号や請求
金額を入力するテンキー等が含まれる。利用者がこのＣ
Ｄ２を操作して現金の支払いを受けようとするときに
は、カードリーダ２１に自分の社員カード３を挿入した
のちＣＲＴ２２に表示される操作案内表示に従ってキー
ボードを操作すれば良い（第５図参照）。プリンタ２４
は引き出し時の支払い伝票やジャーナルを印字する。紙
幣放出機２５はＣＰＵ２０の命令に従って所定の紙幣を
カウントし、紙幣放出口（図示せず）から前記支払い伝
票とともに放出する。

第４図はこの実施例に用いられる社員カード３の概略構
成図である。社員カード３の表面には磁気ストライプ３
０が形成されており、この磁気ストライプ３０には社員
コードを記憶するエリア３０ａ及び社内預金口座を記憶
するエリア３０ｂが設定されている。

ＣＤ２の動作 第５図（Ａ），（Ｂ）はＣＤ２の制御部の動作を示すフ
ローチャートである。利用者によって出金口座選択キー
（社内預金の引き出し又は現金出納口座からの引き出し
を選択するキー：図示せず）が操作されるまで、ステッ
プｎ１（以下、ステップｎｉを単にｎｉと言う。）でＣ
ＲＴ２２に「出金する口座を選んで下さい」を表示する
とともに、出金口座キーの押下を判断するまでｎ２で待
機している。出金口座キーが押下されると、そのキーが
社内預金キーであるか否かをｎ３で判断し、社内預金キ
ーで有れば直接ｎ５に進み、そうで無ければ（現金出納
キーであれば）、ｎ４で現金出納口座からの支払いであ
ることを記憶するフラグをセットしてｎ５に進む。

ｎ５ではＣＲＴ２２に「カードをお入れ下さい」の表示
を行い、カードリーダ２１にカードが挿入されるまでｎ
６で待機する。社員カード３が挿入されるとｎ７に進ん
でそのカードの磁気ストライプの内容を読み取る。次に
ＣＲＴ２２に「暗証番号を入力して下さい」の表示を行
い（ｎ８）、ｎ９で暗証番号の入力があるまで待機す
る。この段階で利用者は選択した口座に対応する口座の
暗証番号を入力する。暗証番号の入力があるとｎ１０で
前記フラグのセットの有無を判断し、セットされていな
ければ社内預金口座からの出金であるため磁気ストライ
プから読み取った暗証番号と入力された暗証番号とを照
合する（ｎ１１）。フラグがセットされていれば現金出
納口座からの出金であるためキー入力された暗証番号を
パソコン１に送信してＨＤ１４に記憶されている暗証番
号と照合する（ｎ１２）。照合の結果キー入力された番
号がＨＤ１４に記憶されている暗証番号と一致した場合
はｎ１４の請求金額入力動作に進み、一致しなければ再
びｎ９以下の暗証番号入力動作を繰り返す。

ｎ１４ではＣＲＴ２２に「金額を入力して下さい」の表
示を行い、テンキーを用いて請求金額が入力されるまで
ｎ１５で待機する。ここで利用者は必要な金額をテンキ
ーを操作して入力する。請求金額が入力されるとｎ１６
に進み、ＣＲＴ２２に「しばらくお待ち下さい」の表示
を行って、請求された金額を支払い可能か否かをパソコ
ン１に照会する（ｎ１７）。パソコン１からの返信が支
払可の電文であるか否かをｎ１８で判断し、支払可であ
ればｎ１９でＣＲＴ２２に「只今、現金を数えておりま
す」の表示を行い、ｎ２０で現金をカウントするととも
に伝票を印字する。現金のカウントが終了すれば、ＣＲ
Ｔ２２に「カードをお取り下さい」の表示を行うととも
に（ｎ２１）、カードリーダ２１から社員カード３を放
出し（ｎ２２）、利用者がそのカードを抜き取るまでｎ
２３で待機する。カードが抜き取られると、ＣＲＴ２２
に「現金をお取り下さい」の表示を行い、現金放出口か
ら現金の伝票を放出する（ｎ２５）。現金，伝票が利用
者に抜き取られたことをｎ２６で判断すれば動作を終え
る。なお、ｎ１８で残高不足で支払不可の電文を受信し
たことを判断した場合には、ＣＲＴ２２に「残高不足で
す．カードをお取り下さい」の表示を行い（ｎ２７）、
カードを放出して（ｎ２８）、カードが抜き取られたこ
とをｎ２９で判断すると動作を終える。前記ｎ２，ｎ
６，ｎ９及びｎ１５がこの発明の出金操作受付手段に対
応し、前記ｎ１，ｎ５，ｎ８及びｎ１４がこの発明の表
示手段に対応し、ｎ２０及びｎ２５がこの発明の現金処
理手段に対応する。

パソコン１の動作 第６図は経理担当者がパソコン１を操作するときのパソ
コン１の動作を示すフローチャートである。ｎ３１〜ｎ
３３で経理担当者によって選択された処理種別を判断す
る。選択された処理種別が社内預金の入金処理であれ
ば、ｎ３１の判断でｎ３４以下の社内預金入金処理動作
へ進み、仮払処理であればｎ３２の判断でｎ３８以下の
仮払処理動作へ進み、仮払の精算処理であればｎ３３の
判断でｎ４３以下の仮払精算処理動作へ進む。

ｎ３４以下は社内預金入金処理動作である。担当者が入
金を処理する社員の社員コードを入力すると（ｎ３
４）、ＨＤ１４のデータエリア１４ｃからその社員の社
内預金口座を読みだし入金可であることを確認する（ｎ
３５）。担当者が入金金額を入力すると（ｎ３６）、そ
の社内預金口座の残高を更新して（ｎ３７）処理を終え
る。

ｎ３８以下は仮払処理動作である。担当者が仮払金の支
払いを受ける社員の社員コードを入力すると（ｎ３
８）、ＨＤ１４のデータエリア１４ｃからその社員の現
金出納口座を読みだし入金可であることを確認する（ｎ
３９）。担当者が仮払伝票の番号と仮払金額を入力する
と（ｎ４０，ｎ４１）、その現金出納口座の残高を更新
して（ｎ４２）動作を終える。

ｎ４３以下は仮払精算処理動作である。担当者が精算処
理を行う社員の社員コードを入力すると（ｎ４３）、Ｈ
Ｄ１４のデータエリア１４ｃからその社員の現金出納口
座を読みだして精算可能であることを確認する。ｎ４
５，ｎ４６で精算伝票番号及び精算金額が入力される
と、ｎ４７で精算金額と仮払金額との大小が比較され
る。精算金額の方が大きければ、仮払の不足金額をその
現金出納口座に加算して（ｎ４８）、仮払の記録を抹消
して（ｎ５１）動作を終える。仮払の金額の方が大きい
か又は等しければｎ４９に進み余剰金の精算が済んでい
れば直接ｎ５１に進み、余剰金の精算がまだ済んでいな
ければ、その余剰金を現金出納口座から引落してｎ５１
に進む。

第７図はパソコン１がＣＤ２からの照会電文を受信した
ときの動作を示すフローチャートである。ｎ５２でＣＤ
２から電文があるまで待機している。ＣＤ２から電文を
受信するとｎ５３，ｎ５４でその電文が社内預金の照会
であるか現金出納口座の照会であるかを判断する。社内
預金の照会電文であれば、ｎ５３の判断でｎ５５以下に
進み、現金出納の電文であればｎ５４の判断でｎ５８以
下に進む。社内預金口座の照会電文が送られてきた場合
は預金残高の照会である。そのためｎ５５ではＨＤ１４
のデータエリア１４ｃからその社員の社内預金口座を読
みだし、送信されて来た請求金額以上の残高があるか否
かをｎ５６で判断する。残高が有ればｎ５７で請求金額
を差し引いて残高を更新したのち、出金可の電文をＣＤ
２に返信して（ｎ６４）、再び電文を受信するまでｎ５
２でスタンバイする。残高が不足していればｎ５６から
ｎ６６へ進み残高不足電文をＣＤ２に送出してｎ５２に
戻る。

一方、現金出納口座の照会電文が送信されてくる場合に
は暗証番号の照合と残高照会がこのパソコン１側で行わ
れる。即ち、まず暗証番号の照合電文が送信され、次に
口座残高の照会電文が送信されてくるため、ｎ５８でそ
の社員の現金出納口座をデータエリア１４ｃから読み出
し、ＣＤ２から送信されてきた暗証番号とＨＤ１４に記
憶されている暗証番号とを照合する（ｎ５９）。一致し
ていれば暗証番号一致の電文をＣＤ２に送出して（ｎ６
０）ｎ６１に進み、一致していなければ暗証番号不一致
の電文をＣＤ２に返送して（ｎ６５）ｎ５２に戻る。ｎ
６１ではＣＤ２から請求金額照会の電文が送信されてく
るまでスタンバイし、請求金額が送信されてくると、そ
の請求金額が口座の残高以下であるか否かをｎ６２で判
断する。残高が有足りればｎ６３で請求金額を差し引い
て残高を更新したのち、出金可の電文をＣＤ２に返信し
て（ｎ６４）、再び電文を受信するまでｎ５２でスタン
バイする。残高が不足していればｎ６２からｎ６６へ進
み残高不足電文をＣＤ２に送出してｎ５２に戻る。

第８図は毎月１回行われる計算機センタからのデータに
よる社内預金口座の残高更新の動作を示すフローチャー
トである。担当者がＦＤ１５に計算機センタからのフロ
ッピィディスクをセットすると（ｎ６７）、パソコン１
はＨＤ１４のデータエリア１４ｃに記憶されている各社
員の社内預金の残高を更新する（ｎ６８）。

実施例の効果 このようにこの実施例によれば、経理用のパソコンとＣ
Ｄとを接続しパソコン側のＨＤには各社員毎に社内預金
口座及び現金出納口座を設けたことによって、各社員は
社内預金の引き出しをＣＤを操作するのみで行えるとと
もに、出張旅費等の仮払も社員が出金伝票を持参して直
接経理担当者の処へ出向かなくても上記社内預金の出金
と同様の操作でＣＤから引き出すことができる。一方、
経理担当者は現金を直接取り扱うことなくパソコンを操
作して社内預金口座，現金出納口座への入金処理を行う
ことが出来、さらに、従来担当者が手作業で行っていた
伝票の処理及び帳簿の記入を経理担当者はパソコン１を
操作して入金処理を行うだけでＣＤ２及びパソコン１に
行わせることが出来る。これによって、経理事務の省力
化を図ることができるほか、人間が現金を取り扱う機会
が少なくなるため、間違いや不正が起こり難くなる利点
がある。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の実施例である社内出納業務自動化シ
ステムの構成を示すブロック図、第２図は上記実施例に
使用されるパソコンのファイル構成を示す図、第３図は
上記ファイル中のデータファイルの構成を示す図、第４
図は上記実施例に使用される社員カードの概略構成図、
第５図（Ａ），（Ｂ）は社員がＣＤを操作した時のＣＤ
の制御部の動作を示すフローチャート、第６図は上記パ
ソコンを担当者が操作したときの作業及び動作を示すフ
ローチャート、第７図は前記パソコンがＣＤからの電文
を受信したときの動作を示すフローチャート、第８図は
社内預金の残高を計算機センタのデータで更新するとき
の前記パソコンの動作を示すフローチャート、第９図
（Ａ），（Ｂ）は従来の社内預金引き出し，仮払い時の
事務処理の流れを示す図、第１０図（Ａ），（Ｂ）はこ
の発明に係るシステムを導入したときの社内預金引き出
し，仮払い時の事務処理の流れを示す図である。 １……パソコン（データ処理装置）、 ２……ＣＤ（現金自動取引処理装置）、 ３……社員カード。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】各社員毎に社内預金口座及び仮払等の支払
   や精算を行う現金出納口座のファイルを有するとともに
   各口座に対する入出金データを入力する入力装置を有す
   るデータ処理装置と、 前記社内預金口座又は現金出納口座からの出金操作を受
   け付ける出金操作受付手段、前記出金操作受付手段によ
   って受け付けられた出金額とその口座に対応して必要な
   情報を表示する表示手段及び前記出金額に従って現金を
   放出する現金処理手段を有し、前記データ処理装置に接
   続される現金自動取引処理装置と、 を備えたことを特徴とする社内出納業務自動化システ
   ム。