JPH0659993A - データベースを利用した電子メールの制御方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 電子メールのメッセージ管理の複雑さを解消
し、データベースを利用した効率のよい電子メールの制
御方法を提供する。 【構成】 電子メールのメッセージを受信した後（ステ
ップ１０１）、電子メール送受信プログラムはヘッダ部
の各項目をデータベースのレコードに対応したフィール
ドに置き換え（ステップ１０２）、そのレコードをデー
タベース管理システムを用いて磁気ディスク装置に格納
する（ステップ１０３）。また、格納されたレコードは
ＡＰ（アプリケーション・プログラム）により磁気ディ
スク装置から取出され（ステップ１０４）、レコードの
参照、変更、削除（ステップ１０６）、またはヘッダ部
の解析（ステップ１０７）のいずれかを得る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子メールの制御方法に
係り、特にシステムＯＡ（オフィスオートメーション）
の金融情報端末が、コンピュータ・ネットワークを介し
て電子メールをやり取りする際に使用されるデータベー
スを利用した電子メールの制御方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】図６は、従来のＬＡＮを用いた電子メー
ルの基本形態を示す図である。ＬＡＮ６５に接続された
複数のワークステーション６１，６２，６３の間でメー
ルの送受信が行われる。図示しないワークステーション
からの電子メールの受信や図示しないワークステーショ
ンへの電子メールの送信は、ゲートウェイを構成するワ
ークステーション６１を介して各ワークステーション６
２，６３との間で行われる。

【０００３】このような電子メールの送受信のネットワ
ークは、統合オフィスシステムとして企業や団体が独自
に構築し、その団体内のユーザだけにメールの送受信を
許すような構成となっている。そして、このような統合
オフィスシステムにおける電子メールのメッセージ管理
方法は、各ユーザのワークステーションごとに管理が行
われるのが一般的であった。

【０００４】図４は従来の電子メールの送受信を行うワ
ークステーションの構成を示したブロック図である。ま
た、図５は従来の電子メールの制御方法を説明するフロ
ーチャートである。図４および図５を用いて従来の制御
方法を説明する。

【０００５】ワークステーションＷＳに到着したメッセ
ージは、まずメッセージ送受信プログラム１が受信し
（ステップ５０１）、当該ユーザのスプール磁気ディス
ク装置２に格納される（ステップ５０２）。格納された
メッセージは、各ユーザが独自のアプリケーション・プ
ログラム（ＡＰ）３を利用して取り出し（ステップ５０
３）、そのＡＰに応じた書式にメッセージを加工し（ス
テップ５０４）、再度磁気ディスク装置２に格納する。
取り出した時点で、スプール磁気ディスク装置２に格納
されたメッセージは消去される。

【０００６】一般に電子メールは機密性を持った私的な
メッセージのやり取りである。しかし、従来の電子メー
ルの利用状況に関する情報は、メッセージのヘッダ部に
しか付加されない。そこで機密性を保持しながらネット
ワークの状況把握や、情報公開性を持ったメッセージの
管理を行うことは各ユーザに委ねられている。ヘッダ部
の部分公開によりネットワークの状況把握を適切に行う
ことが非常に重要となっている。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかし、上述した従来
の電子メールの制御方法では、管理がかなり複雑になり
易く、重要な情報の損失につながるという問題点があっ
た。さらに、同時に各ユーザがメッセージを管理するた
め、保守情報が捉えにくくなるという問題点もあった。
すなわち従来の制御方法では、ヘッダ情報を参照できる
のは該当ユーザだけであり、電子メールのネットワーク
の経由状況がわからないため、遅延させるボトルネック
マシンが把握できず、トラフィックの増大につながると
いう問題があった。さらに、ユーザ毎のＡＰにメッセー
ジ管理が依存しているため、メッセージの再利用をする
場合に不便であった。特にグループ内で共通のメッセー
ジを利用する場合、特定ユーザのみが管理すると情報の
漏れが生じるという問題があった。

【０００８】本発明は、前述した問題点を解消するため
になされたもので、電子メールのメッセージ管理の複雑
さを解消し、データベースを利用した効率のよい電子メ
ールの制御方法を提供することを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明は、電子メールの
管理情報を含むヘッダ部とテキスト部とから構成される
電子メールのメッセージの送受信に際し、前記ヘッダ部
の所定の管理情報項目をキーとしてデータベースへの格
納と、取出しとを行うようにしたものである。

【００１０】

【作用】本発明では、メッセージのヘッダ部の所定の管
理情報項目をレコードとして管理する。これによりヘッ
ダ部が公開され、電子メールの使用状況が把握できると
ともに、利用状況の解析が可能となる。

【００１１】

【実施例】電子メールのメッセージはヘッダ部とテキス
ト部とから構成されている。図３はメッセージの構成を
示している。ヘッダ部は、図３に示した例では８個の項
目から構成されている。以下、この項目の説明を行う。

【００１２】経路情報は、どのワークステーションを何
時に経過してきたのかの累積情報を示している。リター
ンパスは相手のメールアドレスを示す。メッセージＩＤ
は、そのワークステーションに対する通番を示す。自ア
ドレスは自分のメールアドレスを、カーボンコピーは自
分以外に送った人のメールアドレスを、表題はメッセー
ジの題目を、日時は送信依頼した日時を、相手アドレス
は送信した相手のアドレスや相手の詳細情報をそれぞれ
示す。またテキスト部はメッセージの本文である。

【００１３】図２は、本発明の制御方法に用いられるワ
ークステーションの電子メール送受信のブロック図を示
したものである。電子メール送受信プログラム１は、電
子メール送信時にメールアドレスの解析や、配送先ある
いは配送手段の決定、さらにメッセージのヘッダの作成
や書換え等を行い、受信時には受信したメッセージを所
定の磁気ディスク装置２へ書込み動作を行う。データベ
ース管理システム４は、電子メール送受信プログラム１
から受け取ったメッセージのヘッダをデータベースのキ
ーに変換して、１つのレコードとしてスプール磁気ディ
スク装置２へ書込む。エンドユーザからの電子メールに
対しての要求は、アプリケーションプログラム（ＡＰ）
３で受け付けられ、送信時には相手アドレス、自アドレ
ス、カーボンコピーアドレスや本文であるテキストを入
力し、送信依頼を行う。また受信時には受信したメッセ
ージの表示を行う。保守面では、該当アドレスの保存や
削除などを指示する。

【００１４】次に、図２の装置の動作を説明する。メッ
セージは送信されてから受信されるまでの間、ワークス
テーションを経由して伝達されていく。この情報は、メ
ッセージのヘッダ部にある経路情報に付加されながら伝
達されるので、実際に受け取った時には、どのワークス
テーションでどのくらいの処理時間を費やしたのかがわ
かる。経由するワークステーションのメールアドレス
は、一意性を持っているため、経路情報を解析すること
により、どのワークステーションがボトルネックになっ
ているのかの判断は容易にできる。ワークステーション
のメールアドレスをキーとして、処理時間を検索し、統
計的に調べることも可能である。

【００１５】電子メールは、特定個人宛に送られるのが
前提であるが、グループのメンバーに共通して送られる
メールもある。この場合、ある個人がメールを保存する
際に、グループ共通といった種別コードをレコードに書
き換える。その時点でグループ内のメンバーにメールを
送信する。またこの種別コードを利用して、すぐに削
除、何ヵ月間保存といったメールの保守に活用すること
ができる。

【００１６】図１は本発明の電子メールの制御方法を説
明するフローチャートである。メッセージを受信した後
（ステップ１０１）、電子メール送受信プログラム１は
ヘッダ部の各項目をデータベースのレコードに対応した
フィールドに置き換え（ステップ１０２）、そのレコー
ドをデータベース管理システム４を用いて磁気ディスク
装置２に格納する（ステップ１０３）。同時にそのレコ
ードに対しては、所有者とシステム管理者しか読み書き
ができないような権限属性と種別コードとをフィールド
に付加する。格納されたレコードはＡＰからアクセスを
行い（ステップ１０４）、取り出されたレコードはアク
セス者が所有者かシステム管理者かによってその利用形
態が異なる（ステップ１０５）。所有者の場合には、参
照、変更、削除などができるが、ヘッダ部の変更はでき
ない（ステップ１０６）。また、システム管理者の場合
にはヘッダ部の解析結果を得ることができる（ステップ
１０７）。ヘッダ部の解析は、経路情報を基に、ワーク
ステーション間差分時間をある期間で累積的に算出する
ことにより得られる。例えば、ワークステーションＡか
らワークステーションＢ，Ｃを経由してワークステーシ
ョンＤにメッセージが送られた場合、ワークステーショ
ンＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄの通過時刻により伝送路、コンピュー
タを加味することによりネックとなる箇所を特定するこ
とができる。

【００１７】図３に示すレコード中の種別コードは、メ
ッセージの使用状況に使用する。例えば、登録された時
点では未読、読まれたら済読、そこで不用ならば削除、
グループ内に適用ならグループ適、などの利用方法を指
定し、個人としてもグループとしても有効に活用するこ
とができるようにする。このようなレコードの参照、変
更、削除およびヘッダ部の解析が終わったメッセージ
は、再びスプール磁気ディスク装置内に格納される。

【００１８】

【発明の効果】以上説明したように、本発明では、ヘッ
ダ部の所定の管理情報項目をキーとしてデータベースへ
の格納と取り出しとを行うようにしたので、メッセージ
をデータベースに登録し、ヘッダ部を公開することによ
り、電子メールの使用状況を把握することが可能となる
ため、ネックとなる原因究明を容易に行うことができ
る。

【００１９】またメッセージをデータベースのレコード
として管理しているため、回復、バックアップ、監視と
いった保守作業がサポートできる。さらに、レコードに
属性を持たせるといった拡張が可能であるため、レコー
ドに対して柔軟な処理が可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子メールの制御方法を説明するフロ
ーチャートである。

【図２】本発明のワークステーションによる電子メール
送受信の構成を示すブロック図である。

【図３】本発明によるメッセージのデータベースへの登
録を説明する図である。

【図４】従来のワークステーションによる電子メール送
受信の構成を示すブロック図である。

【図５】従来の電子メールの制御方法を説明するフロー
チャートである。

【図６】ＬＡＮを用いた電子メールの送受信のシステム
基本形態図である。

【符号の説明】

１ 電子メール送受信プログラム ２ スプール磁気ディスク装置 ３ アプリケーションプログラム（ＡＰ） ４ データベース管理システム

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子メールの管理情報を含むヘッダ部と
   テキスト部とから構成される電子メールのメッセージの
   送受信に際し、 前記ヘッダ部の所定の管理情報項目をキーとしてデータ
   ベースへの格納と、エンドユーザの要求に応じたメッセ
   ージの取出しとを行う事を特徴とするデータベースを利
   用した電子メールの制御方法。