JPH088965A - 電子メール管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 受信したメッセージの扱いを時間の経過と共
に変更し、電子メールシステムの有効利用を図る。 【構成】 メッセージに送信側で付加された属性情報が
受信者側メールボックス２４に格納されると、時刻メッ
セージ管理部２７がその管理を開始する。例えば、一定
の時期までそのメッセージを通常のメッセージとして取
り扱い、一定の時期を経過すると緊急度を次第に変更し
ていく。期限の直前では緊急度を最大にし、期限経過後
は自動的に削除する。属性情報を一定の規則により自動
的に変更していくようにすれば、期限の近いメッセージ
ほど受信者に目につくような取り扱いができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、コンピュータがネット
ワークを介して接続されメッセージ交換を行う電子メー
ルシステムにおける電子メール管理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】電子メールシステムは、コンピュータを
公衆回線やローカルエリアネットワーク等の通信回線に
より接続し、相互にメッセージの交換を可能にする。送
信側から送信されたメッセージは受信側のメールボック
スに蓄積される。電子メールの送信側ではワードプロセ
ッサ等の文書作成装置を利用してメッセージ本文を作成
し、更にこの本文に送り先や主題、緊急度、優先度等の
属性情報を付加して受信側に送信する。受信側ではメー
ルボックスに格納された多数のメッセージのリストを元
に目的とするメッセージを取り出し、ディスプレイ等に
表示してその内容を読み取る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、上記のよう
な従来システムにおける電子メール管理方法には次のよ
うな解決すべき課題があった。メッセージには送信の
際、緊急度や重要度等の属性情報を付加するが、メッセ
ージの種類は様々で、その緊急度や重要度は時間の経過
と共に変化するものも多い。例えば、ある期限までに処
理すべきメッセージ等は期限が迫れば緊急度は高くな
る。期限が過ぎてしまえば不要となる。このようなメッ
セージを他のメッセージと共に一律に取り扱っている
と、重要なメッセージの速やかな伝達が行われないこと
もある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】本発明は上記の点を解決
するため次の構成を採用する。この電子メール管理方法
は、メールボックスに格納されたメッセージに付加さ
れ、その取り扱いを定める属性情報を、予め設定したパ
ターンに従って、時間の経過と共に逐次変更することを
特徴とする。

【０００５】

【作用】メッセージに送信側で付加された属性情報が受
信者側メールボックスに格納されると、時刻メッセージ
管理部がその管理を開始する。例えば、一定の時期まで
そのメッセージを通常のメッセージとして取り扱い、一
定の時期を経過すると緊急度を次第に変更していく。期
限の直前では緊急度を最大にし、期限経過後は自動的に
削除する。属性情報を一定の規則により自動的に変更し
ていくようにすれば、期限の近いメッセージほど受信者
に目につくような取り扱いができる。

【０００６】

【実施例】以下、本発明を図の実施例を用いて詳細に説
明する。図１は、本発明実施のための電子メールシステ
ム例ブロック図である。このシステムは、送信側コンピ
ュータ１０と受信側コンピュータ２０とがネットワーク
１を介して接続されたものである。各コンピュータは、
それぞれワークステーションやパーソナルコンピュー
タ、その他文書作成と電子メール送受信機能を持つもの
であればどのようなハードウェアを利用しても差し支え
ない。ネットワーク１は、例えば電話網、ファクシミリ
網等の公衆回線やローカルエリアネットワーク等が使用
される。

【０００７】送信側コンピュータ１０には、文書作成部
１１、属性指定部１２、ユーザーエージェントモジュー
ル（ＵＡ）１３、送信履歴ログ部１４、メッセージトラ
ンスファーエージェントモジュール（ＭＴＡ）１５及び
通信制御部１６が設けられている。また、受信側コンピ
ュータ２０には、通信制御部２１、メッセージトランス
ファーエージェントモジュール（ＭＴＡ）２２、メッセ
ージストアモジュール（ＭＳ）２３、受信者側メールボ
ックス２４、ユーザーエージェントモジュール（ＵＡ）
２５、メッセージ表示部２６、時刻メッセージ管理部２
７及び受信者側メッセージ管理テーブル２８が設けられ
ている。

【０００８】図の実施例では、送信側コンピュータ１０
には送信用の機能ブロックを、受信側コンピュータ２０
には受信側の機能ブロックを中心に表示した。しかし、
相互にメッセージ交換を行う場合には、それぞれ全く同
一の機能ブロックが双方に設けられていてよい。上記送
信側コンピュータ１０における文書作成部１１は、ワー
ドプロセッサやパーソナルコンピュータ等の各種文書作
成機能を持つ装置から構成される。属性指定部１２は、
送信側において送信者が宛先等の属性を指定するための
部分で、キーボードや属性の候補を表示するメニュー表
示手段等から構成される。従って、ここには、具体的に
はコンピュータのキーボードやディスプレイが利用され
る。

【０００９】ユーザーエージェントモジュール１３は、
属性指定部１２によって指定された宛先が正当なもので
あるかどうかを解析し確認したり、メッセージに対し自
動的に発信者名やメッセージＩＤ等を付加する機能を持
つ部分である。送信履歴ログ部１４は、過去に送信した
メッセージの属性情報を記録し蓄積しておく部分であ
る。これは、本発明の一実施例において過去に送信した
メッセージの訂正等を行う場合に利用される。メッセー
ジトランスファーエージェントモジュール１５は、電子
メールシステムにおいて、メッセージを宛先に送信する
ための制御を行う部分である。通信制御部１６は、ネッ
トワーク１に送信側コンピュータ１０を接続するための
インタフェースである。

【００１０】受信側コンピュータ２０の通信制御部２１
は、ネットワーク１と受信側コンピュータ２０とを接続
するためのインタフェースである。また、メッセージト
ランスファーエージェントモジュール２２は、送信側コ
ンピュータ１０に接続したものと同様、電子メールシス
テムにおいてメッセージの送受信を制御するための部分
である。メッセージストアモジュール２３は、受信した
メッセージの格納制御を行う部分で、そのメッセージは
受信者側メールボックス２４に格納される。

【００１１】ユーザーエージェントモジュール２５は、
受信したメッセージの属性情報等を解析する部分であ
る。メッセージ表示部２６は、受信者の要求に従って受
信者側メールボックス２４から任意のメッセージを引き
出し表示するためのディスプレイ等から構成される。時
刻メッセージ管理部２７は、本発明において時間の経過
と共にメッセージの属性情報を変更したりする場合に、
その制御を行う部分である。受信者側メッセージ管理テ
ーブル２８は、時間と共に属性情報をどのように変更す
るかを示すテーブル等から構成される。

【００１２】図２に、メッセージ構成例説明図を示す。
電子メールシステムで送受信されるメッセージは、一般
にヘッダ部と本体部とから構成される。ヘッダ部が属性
情報を構成し、例えばこの例では、宛先、主題、発信
者、メッセージＩＤ、緊急度、オリジナル、期限、期限
超過、既読等の情報が含まれている。宛先は、メッセー
ジを送信する宛先のことで、ここでは宛先はＡと表示さ
れている。主題はメッセージのタイトルであって、ここ
では、例えば「会議開催について」となっている。発信
者はメッセージを送信する者のことであり、ここではＢ
となっている。

【００１３】メッセージＩＤはメッセージ毎にそのメッ
セージを区別するために付けられる番号で、ここでは
“３０５１”となっている。緊急度はメッセージの重要
性等を管理して付けられるもので、この例は普通となっ
ている。オリジナルは本発明においてメッセージの内容
を時間の経過と共に変更して追加していく場合に、一番
最初に送信されたメッセージを区別するための部分であ
る。従って、このオリジナルの部分が空欄になっていれ
ばオリジナルのメッセージである。別のメッセージのメ
ッセージＩＤが記入されていれば、そのメッセージＩＤ
を持つメッセージがオリジナルであって、その他のメッ
セージは変更されたものであることが分かる。

【００１４】期限は年月日等を表示する部分である。期
限超過とある部分は、期限を超過した場合のメッセージ
の取り扱いを示す。ここの例では、転送とある。即ち、
期限を経過した場合、その右側に表示された転送先Ｃへ
このメッセージが転送されるということを意味する。回
覧等に適用される属性情報である。既読というのはメッ
セージがメールボックスから取り出されて、既に受信者
に読まれた場合にイエス（ＹＥＳ）、まだ読まれていな
い場合にノー（ＮＯ）という内容の表示となる。本体部
はメッセージ本文のことであって、この例では「１２月
１３日３時より第１０１会議室で会議を行います。」と
されている。

【００１５】図３に、図１に示した送信側コンピュータ
１０の送信履歴ログ部１４に格納される情報の内容を図
示した。この図に示すように、メッセージが送信される
と、その都度送信した日付や時刻、メッセージの宛先、
主題、メッセージＩＤ等が順に記録され蓄積されてい
く。また、この送信履歴ログは、後で宛先やメッセージ
ＩＤ等をキーとして検索し、その内容を読み出して利用
することができる。例えば、ここの図に示す例では、９
３年１２月３日、午後３時にＫという宛先に「ミーティ
ングの件」という主題でメッセージを送信したことが示
されている。そのメッセージＩＤは“３０２０”であ
る。

【００１６】図４に、受信者側メッセージ管理テーブル
説明図を示す。本発明の一実施例においては、受信者側
のメールボックスに格納されたメッセージが時間の経過
と共に、一定の規則で取り扱いを変更される。この取り
扱いの変更は属性情報をその都度に書き換えることによ
り行う。受信者側メッセージ管理テーブルは、その変更
のための規則を示すものである。例えば、あるメッセー
ジについて言えば、この例に示すように、期限の４日前
までは通常のメールと同様の扱いをされる。即ち、受信
者側のメールボックスに格納されると、そのまま受信者
が取り出すまで放置される。また、期限の３日前になる
と、そのメッセージはメールボックス格納後一定期間経
過しているにも関わらず、新着のメールとして取り扱う
よう属性情報が書き換えられる。

【００１７】これによって、メッセージの取り忘れが防
止され、新着メールとして受信者が読み出すように注意
を喚起させる。期限の１日前には緊急メールとして取り
扱うようにする。これは、図２に示したメッセージのヘ
ッダ部において、緊急度の内容を普通から緊急というよ
うに変更することによって実行される。また、期限の１
週間後はそのメッセージ自体をメールボックスから削除
する。一定の期限があるメッセージは、期限を経過した
後は無価値となるからである。

【００１８】図１に示した受信側コンピュータ２０の時
刻メッセージ管理部２７は時計等を内蔵しており、時間
の経過に従って受信者側メールボックス２４に格納され
たメッセージの属性情報と受信者側メッセージ管理テー
ブル２８とを比較参照しながら、属性情報の逐次変更を
行う。以下、図１に示すシステムの使用状態における動
作をフローチャート等を用いて順に説明する。

【００１９】図５は、メッセージ作成手順フローチャー
トである。図１に示す送信側コンピュータ１０ではこの
手順に従ってメッセージを作成する。まず、ステップＳ
１において、ワードプロセッサやパーソナルコンピュー
タ等の機能を用いて文書作成、即ちメッセージの本文が
作成される。これは、図１に示す文書作成部１１により
行われる。そして、属性指定部１２によって図５のステ
ップＳ２において、宛先と主題と緊急度等の属性情報が
入力される。次に、ステップＳ３において、そのメッセ
ージに期限があるかどうかが判断される。もし、期限が
ある場合にはステップＳ４に移り、期限の設定が行われ
る。

【００２０】次に、ステップＳ５に移り、転送先を指定
する。即ち、ある一定の期限を過ぎた場合に、そのメー
ルを一定の転送先に転送する場合には、このステップＳ
４とＳ５の処理が実行される。ステップＳ６において
は、そのメッセージが既に送信済みのメッセージの内容
を変更するものであるかどうかが判断される。内容を変
更するものであれば、図１に示した送信履歴ログ部１４
に格納された送信履歴ログが読み出される。これはステ
ップＳ７で行われるが、この際に既に送信した該当する
メッセージのメッセージＩＤが求められる。

【００２１】そして、ステップＳ８において、これから
変更用として送信されるメッセージの属性情報のオリジ
ナルという部分に、既に送信済みのメッセージのメッセ
ージＩＤが記入される。上記のような属性情報の指定
は、全て図１に示す属性指定部１２によってキーボード
等を操作することにより実行される。そして、更にステ
ップＳ９において、ユーザーエージェントモジュール１
３等の動作によって発信者とメッセージＩＤ等が自動的
に付加される。その後、ステップＳ１０においてメッセ
ージを送信し、ステップＳ１１において送信したメッセ
ージの属性情報をもとに送信履歴ログの更新が行われ
る。

【００２２】図６は、受信側における時刻メッセージ管
理動作フローチャートを示す。この動作は、図１に示す
受信側コンピュータ２０の時刻メッセージ管理部２７に
より行われる。まず、ステップＳ１において、コンピュ
ータに内蔵される時計等から現在時刻が読み出される。
そして、ステップＳ２において、受信者側メールボック
ス２４からメッセージを１件取り出す。次にステップＳ
３において、そのメッセージの属性情報中にオリジナル
のメッセージ表示があるかどうかが判断される。オリジ
ナルのメッセージがあるという場合には、ステップＳ４
に移り、メールボックスから対応するメッセージを捜し
出す。そして、今回新たに受信したメッセージと対応す
るメッセージのマージを行う。このマージは、実際には
古い順にメッセージ本文を配列することによって行われ
る。

【００２３】図７及び図８に、このようなメッセージの
変更に伴う属性情報の変更と本文のマージ結果を示す。
図７（ａ）はオリジナルメッセージで、（ｂ）は変更メ
ッセージである。オリジナルメッセージは宛先がＡ、主
題は「会議開催について」、メッセージＩＤは“３０５
１”となっている。そして、本文は「１２月１３日３時
より第１０１会議室で会議を行います。」となってい
る。このオリジナルメッセージは、既に受信側のメール
ボックスに格納されている。その後に、新たな変更メッ
セージが送信されたものとする。

【００２４】この場合に、変更メッセージの内容は、例
えば宛先がＡ、主題が「会議開催について｛変更｝」、
メッセージＩＤは“３０５２”となる。そして、メッセ
ージの本文は「第１０２会議室に変更です。」という内
容となっている。このような変更メッセージが受信され
ると、受信側では図８に示すようにマージを行う。即
ち、マージされた新たなメッセージは、宛先がＡ、主題
は「会議開催について｛変更｝」、メッセージＩＤは
“３０５２”となる。そのメッセージ本文は「第１０２
会議室に変更です。」とされ、この次に、既に到着し受
信されているメッセージの内容が続けて表示される。即
ち、そのメッセージは主題が「会議開催について」、本
文が「１２月１３日３時より第１０１会議室で会議を行
います。」といった内容となっている。

【００２５】このようなマージされたメッセージを見る
と、最初に到着したメッセージに対し、新たに到着した
メッセージによって変更が加えられたことが一目瞭然と
なる。即ち、属性情報に、それぞれ到着時間を相前後さ
せて格納された複数のメッセージを相互に関連付けるよ
うな情報を盛り込むことにより、関連するメッセージを
併合して表示することができる。この属性情報は、図２
に示した、例えばオリジナルという項目になる。ここに
表示されたメッセージＩＤが同一のものを結び付ければ
よい。従って、オリジナルのメッセージに変更が何回生
じても、各メッセージを全て関連付けて併合して表示す
ることができる。また、時間の経過に従って順にメッセ
ージの内容を並べて表示することにより、メッセージの
内容変更の経過が明らかになり、変更されたメッセージ
の内容が誤りなく伝えられる。送信側においても、過去
に送信したメッセージを有効に活用しながら新たなメッ
セージを送信することができる。

【００２６】次に、図６のステップＳ５に戻って、期限
超過で転送をするべきメッセージかどうかの判断がされ
る。期限超過で転送を行うべきメッセージの場合にはス
テップＳ６に移り、転送先にそのメッセージを転送す
る。これは、図２において示した期限超過という項目の
属性情報を参照することによって実行される。これによ
って、例えば一定のスケジュールで回覧すべきメッセー
ジがいずれかの受信者のメールボックスに滞留してしま
うといったことが防止される。

【００２７】その後、ステップＳ７において、メッセー
ジ管理テーブルが読まれる。メッセージ管理テーブルの
内容は、既に図４を用いて説明した通りのものである。
ステップＳ８において、該当する属性変更部分があれ
ば、そのメッセージについて属性情報を変更する。即
ち、図４により説明したように、期限を参照しながら期
限の何日前かを判断し、それに該当する属性にメッセー
ジの属性を変更する。従って、十分に期限のあるメッセ
ージについては通常扱いとなり、期限がある程度迫った
場合には新着メールとして受信者の注意を促し、期限が
１日前というように差し迫った場合には、緊急メールと
して受信者に目につくようなアピールを行う。

【００２８】更に、ステップＳ９において、該当するア
クションがあれば実行する。図４に示す例では、期限の
前には特にアクションはない。しかしながら、期限を１
週間経過した後は、自動的にそのメッセージを削除する
といったアクションが指定されている。ステップＳ９で
はこのような処理を実行し、不要なメッセージがメール
ボックスに蓄積され、メールボックスの容量を制限する
といった事態を防止する。ステップＳ１０では、全ての
メッセージについて上記のような処理を実行済みかどう
かが判断され、メールボックスに他のメッセージが残っ
ていればステップＳ１に戻り、ステップＳ１からステッ
プＳ９の処理を繰り返す。

【００２９】なお、例えば属性情報が変更され、そのメ
ッセージの取り扱いが通常の取り扱いから新着メッセー
ジという取り扱いになると、メッセージ表示部２６に
「メッセージが到着しました。」といった表示が行われ
る。また、緊急度が高い状態に属性情報が変更される
と、「緊急メッセージが到着しています。」といった表
示がメッセージ表示部２６に表示されるようになる。こ
うした時刻管理は、例えばＵＮＩＸシステムのＣＲＯＮ
（時間起動システム）等のような既存のシステムを用い
て容易に実施できる。

【００３０】本発明は以上の実施例に限定されない。コ
ンピュータ同志でメッセージの交換を行う場合に、その
メッセージに付加される属性情報は上記以外、いろいろ
な内容を含んでいてよい。そして、時間の経過と共に変
更する価値のある属性情報は上記のようなメッセージの
緊急度等の他、重要度、その他各種のものが考えられ
る。また、変更するタイミングや変更方法等も自由に設
定して差し支えない。更に、所定期間経過した後、メッ
セージを別の場所に転送する場合に、メッセージをその
ままそっくり転送してしまう場合と、同一内容のメッセ
ージをコピーして転送先に転送する場合とを含んで差し
支えない。即ち、受信側に同一のメッセージが残された
状態でその内容が他の場所に転送されるようにして差し
支えない。

【００３１】また、時間の経過と共に予め設定されたア
クションを行うといった管理情報に従ったメッセージ操
作は、メッセージの廃棄のみならずそのメッセージの他
の場所へのファイリング、その他の操作が考えられる。
また、複数のメッセージを関連付けるための属性情報
は、オリジナルのメッセージＩＤを付加することの他、
適当な共通の数字や符号を組み合わせて使用することが
できる。また、メッセージを併合する方法は、単にメッ
セージ本文を到着順に並べる方法の他、その項目に応じ
て適当な形に配列替えしたり、一定のキーワードを抽出
してその順に並べたり、各種の方法が考えられる。

【００３２】

【発明の効果】以上説明した本発明の電子メール管理方
法は、予め設定したパターンに従って、時間の経過と共
に逐次属性情報を変更するようにしたので、時間の経過
と共に変化するメッセージの重要度や緊急度に従って、
そのメッセージの取り扱いを適切に行い、情報のより有
効な活用を図ることができる。

【００３３】また、受信後一定の期間経過後に指定され
た転送先へ転送することができる構成にしたので、一定
のスケジュールで回覧を必要とする稟議書等の書類の流
れを自動的に円滑化できる。また、既に送信したメッセ
ージの内容を利用した内容変更を属性情報の利用によっ
て容易に行うことができるようになる。また、その併合
によって、より見やすい、取り扱いやすいメッセージと
することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明実施のための電子メールシステム例ブロ
ック図である。

【図２】メッセージ構成例説明図である。

【図３】送信履歴ログ説明図である。

【図４】受信者側メッセージ管理テーブル説明図であ
る。

【図５】メッセージ作成手順フローチャートである。

【図６】時刻メッセージ管理動作フローチャートであ
る。

【図７】オリジナルと変更メッセージの説明図である。

【図８】マージされたメッセージの説明図である。

【符号の説明】

１０ 送信側コンピュータ ２０ 受信側コンピュータ １１ 文書作成部 １２ 属性指定部 １４ 送信履歴ログ部 ２４ 受信者側メールボックス ２７ 時刻メッセージ管理部 ２８ 受信者側メッセージ管理テーブル

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 メールボックスに格納されたメッセージ
   に付加され、その取り扱いを定める属性情報を、 予め設定したパターンに従って、 時間の経過と共に逐次変更することを特徴とする電子メ
   ール管理方法。
2. 【請求項２】 メールボックスに格納されたメッセージ
   を、 メールボックスに格納後所定期間経過したとき、 その属性情報に含まれる転送情報に従って、 該当する宛先に転送することを特徴とする電子メール管
   理方法。
3. 【請求項３】 メールボックスにメッセージが格納され
   ると、 時間の経過と共に、逐次、予め設定された管理情報に従
   ったメッセージの操作を実行することを特徴とする電子
   メール管理方法。
4. 【請求項４】 メールボックスに、それぞれ到着時間を
   相前後させて格納された複数のメッセージについて、 各メッセージを相互に関連付ける属性情報を付加し、 この属性情報により、前記関連するメッセージを併合し
   て表示することを特徴とする電子メール管理方法。
5. 【請求項５】 既に送信済みのメッセージの内容を後か
   ら送信するメッセージにより変更して、メッセージの内
   容変更の経過を表示することを特徴とする請求項４記載
   の電子メール管理方法。