JPH07182355A - 情報保管・検索システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 大量の情報を効率的に保管し、必要となった
場合にも迅速に検索又はファイル転送する。 【構成】 複数のユーザが保有する大量の情報をデジタ
ル化するデータエントリセンタ１を有する。デジタル化
された情報を検索用サーバ２１を介して保管するデータ
保管手段２２を有する。検索用サーバ２１に通信回線を
介してユーザ用端末機３を結ぶ。ユーザ用端末機３を検
索用サーバ２１を介してデータ保管手段２２と結んでい
るため、大量情報を効率的に検索できる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はデジタル化された情報を
保管すると共に、ユーザが、随時、必要情報を取り出す
ことができる情報保管・検索システムに関し、特に複数
のユーザが保有する大量の情報を保管して速やかに検索
又はファイル転送することができる情報保管・検索シス
テムに関する。

【０００２】

【従来の技術】金融・保険会社、信販会社等においては
大量の顧客データや契約書類等を有しており、航空会社
等においては搭乗者名簿等を大量に有している。その一
方、時間が経つにしたがってこれらの中から不要となる
ものも発生する。そして、それが年々蓄積されていく結
果、金融・保険会社等が保有している不要データや書類
等の量は膨大なものである。

【０００３】ところで、これらのデータや書類等は、暫
くたってから再び自社で使用する必要が生じる場合もあ
るし、また、別途、公的機関等からの要請により、それ
らの書類等を提出しなければならない場合もある。この
ような場合、自社ですべての書類等を保有しておくこと
は、スペースの無駄であるばかりか、災害対策等の点で
も問題がある。そこで、従来、オフィスとは地理的に離
れた場所に、耐火性等に優れた構造の倉庫を設け、これ
らの書類等を保管している。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、大量の
書類をそのまま倉庫に保管しただけでは、倉庫内のスペ
ース効率が悪く、また、必要となった書類を捜し出すの
にも相当の手間がかかる。その一方、すべてのデータを
自社でデジタル化するのも困難である。また、顧客デー
タや契約書類等、機密性を要する情報の場合には、その
保存方法に特に注意を払う必要がある。

【０００５】本発明は上記した課題を解消するためにな
されたものであり、大量の情報を効率的に保管し、必要
となった場合にも迅速に検索又はファイル転送すること
ができる情報保管・検索システムを提供することを目的
とする。また、情報を効率的にデジタル化する情報保管
・検索システムを提供することを目的とする。さらに
は、情報の機密性を確保した状態で保管・検索さらには
ファイル転送することのできる情報保管・検索システム
を提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記した目的を達成する
ため本発明の情報保管・検索システムは、複数のユーザ
が保有する大量の情報をデジタル化するデータエントリ
手段と、デジタル化された情報を検索用サーバを介して
保管するデータ保管手段と、検索用サーバに通信回線を
介して結ばれたユーザ用端末機と、を有して構成される
ことを特徴とする。また、データエントリ手段として
は、ユーザ用端末機とは別途に高速データ入力手段を設
けることが好ましい。さらに、検索用サーバとしては、
デジタル化された情報を予め学習してからデータ保管手
段に送るデータ学習手段を有するか、及び／又はデジタ
ル化された情報のインデックスを作成して、データ保管
手段に登録するインデックス作成手段を有するものが好
ましい。また、検索用サーバとしては、さらに曖昧検索
可能な機能及び／又は読み込んだ情報を暗号化する暗号
化手段を有するものが好ましい。また、これに対応し
て、ユーザ用端末機が、検索用サーバを介してデータ保
管手段から送信される暗号化された情報を復号化する復
号化手段を有していることが好ましい。

【０００７】

【作用】データエントリ手段によりデジタル化された情
報は、検索用サーバに送られ、これを経由して、該情報
が、データ保管手段に送られ保管される。この際、検索
用サーバとしてデータ学習手段を有するものを用いれ
ば、該情報を学習してからデータ保管手段に送り、イン
デックス作成手段を有するものを用いれば、該情報に対
応するインデックスを作成してから、該情報をデータ保
管手段に登録する。ユーザにおいて特定の情報が必要と
なった場合は、ユーザ用端末機から検索用サーバにアク
セスし、該検索用サーバを介してデータ保管手段から特
定の情報を読み出す。

【０００８】データエントリ手段として、高速データ入
力手段を用いれば、大量情報を素早くデジタル化するこ
とができる。検索用サーバとして曖昧検索可能な機能を
有するものを用いれば、入力されたデータが完全でなく
ても、所定の検索が可能となる。また、検索用サーバと
して、読み込んだ情報を暗号化する暗号化手段を有し、
ユーザ用端末として、復号化手段を有するものを用いれ
ば、情報の機密性が向上する。

【０００９】

【実施例】以下、本発明の情報保管・検索システムを図
面に示した実施例に基づきさらに詳細に説明する。図１
は、本発明の一実施例にかかる情報保管・検索システム
の構成図である。図において、１はデータエントリセン
タを、２はデータ保管・検索センタを、３はユーザ用端
末機を示す。

【００１０】データエントリセンタ１は、データエント
リ手段である高速データ入力手段１１を有して構成され
ている。この高速データ入力手段１１は、複数のユーザ
から預かった大量の帳票等に表示されている文字情報や
図形情報を高速で読み取ってデジタル化するものであ
り、高速ＯＣＲ等を用いることができる。

【００１１】この高速ＯＣＲは、大量情報を処理するた
め、できるだけ速く読み取れるものが好ましく、高速に
読み取ることができれば、文字部分を必ずしもすべて正
確に読み取ることのできるものでなくてもよい。例え
ば、図形・文字が混在する情報全体をイメージとして読
み取り、その後、文字部分を文字情報として読み取るも
の、すなわち、イメージ情報部分と文字情報部分とを分
けて読み取る機能を有するものであって、イメージ情報
部分と文字情報部分とを合わせて検索用サーバ２１に送
ることができるもの（例えば、東洋オフィスメーション
株式会社製の商品名「TOM/BANCTEC 5000シリース゛(モテ゛ル5500
/5700)」や「Scan-Opticsシリース゛9000 」）であれば、高
速読み取りが可能である。しかも検索時に曖昧検索機能
等を有するものを用いれば、検索時に支障を来すことが
ない。

【００１２】具体的には、後述の検索用サーバ２１が、
学習した文字情報を頼りに検索する場合、曖昧検索機能
を有するものならば、読み取った文字情報が正確でなく
ても所定の情報を検索することができ、さらには、検索
結果として、文字情報部分だけでなくイメージ情報部分
も表示すれば、ユーザが文字情報だけでなくイメージ情
報全体も確認して、目的の情報か否かを判断することが
できる。

【００１３】なお、データエントリ手段としては、高速
なものが好ましいことは上記したとおりであるが、デー
タエントリセンタ１において処理時間に余裕があれば、
通常のＯＣＲやキー入力手段を用いてもよく、これらを
必要に応じて上記高速データ入力手段１１と併用してよ
いことももちろんである。

【００１４】また、データエントリセンタ１は、情報の
デジタル化要求が複数のユーザから行われるため、ユー
ザ用端末機３とは独立した場所に設けられている。但
し、ユーザ用端末機３からは独立した倉庫等に設けれら
れるデータ保管・検索センタ２と同じ敷地、建物内等に
設けても支障はない。

【００１５】さらに、各ユーザ側で処理能力があれば、
データエントリ手段を保有するデータエントリセンタ１
を別途設けなくても、各ユーザ用端末機３やユーザが保
有する他のコンピュータをデータエントリ手段として使
用し、各ユーザ用端末機３等から情報を入力してデジタ
ル化し、データ保管・検索センタ２に直接送信する構成
とすることもできる。

【００１６】データ保管・検索センタ２は、検索用サー
バ２１とデータ保管手段２２とを有して構成され、上記
したようにユーザ用端末機３とは隔地に設けられてい
る。本実施例の検索用サーバ２１は、高速データ入力手
段１１から送られ、読み込んだ情報のうち文字情報部分
を全文学習するデータ学習手段を有し、学習後に作成し
た学習ファイルとデータファイルとを、データ保管手段
２２に送る機能と、データ保管手段２２に格納された情
報を検索する機能とを有する。検索用サーバ２１として
は、大量情報を高速検索可能な機能を有するものが好ま
しい。また、上記したように高速データ入力手段１１に
おいて帳票等から読み取った文字情報が不完全な場合も
あるため、曖昧検索可能な機能を有するものがより好ま
しい。これらの条件を満足する検索用サーバ２１として
は、例えば、新日本製鐵株式会社製の超高速全文検索ソ
フトウエア「ＮＳＥＡＲＣＨ」（商標）を搭載したサー
バを用いることができる。

【００１７】なお、検索対象項目が全文ではなく、特定
項目に限定できる場合には、検索用サーバ２１として、
上記したデータ学習手段に代えて、データエントリセン
タ１から送られてきた情報に対してインデックスを作成
するインデックス作成手段を有し、その後、該情報をデ
ータ保管手段２２に登録する機能を有するものを用いて
もよい。データ学習手段とインデックス作成手段を併有
し、選択によりいずれの手段も利用できる検索用サーバ
２１を用いてもよいことももちろんである。また、既に
ユーザによりインデックスが作成されている場合には、
検索用サーバでこのインデックスと情報とを読み込ん
で、データ保管手段２２に登録する。

【００１８】さらに、この検索用サーバ２１としては、
学習した後、又はインデックスを作成した後、文字情報
及びイメージ情報を暗号化する機能を有するものが好ま
しい。これにより、第三者による情報の盗取、改ざん等
を防止することができる。暗号化手段は、特に限定され
るものではなく、検索用サーバ２１に任意の暗号化プロ
グラムを組み込んで行ってもよいし、この暗号化プログ
ラムで用いる乱数を暗号化実行の度に異なったものとす
るような機能を有する暗号装置（図示せず）を外付けし
てもよい。なお、暗号装置としては、例えば、株式会社
ローレルインテリジェントシステムズ製の商品名「ＳＣ
Ｄ」を用いることができる。

【００１９】データ保管手段２２は、検索用サーバ２１
と情報の授受をするデータ管理用サーバ２２ａと、大量
データを保管する記憶装置２２ｂとを有して構成され
る。データ管理用サーバ２２ａは、上記検索用サーバ２
１から送られるデータファイル等を受け取って、記憶装
置２２ｂに格納する機能を有し、記憶装置２２ｂにおけ
るデータファイル等の記憶場所を管理する。このような
機能を果たすデータ保管手段２２としては、例えば、日
本ストレージ・テクノロジー株式会社製の商品名「Stor
ageTek」を用いることができる。この装置によれば、検
索用サーバ２１から送られてくる大量の情報を高速で保
管処理することができる。

【００２０】各ユーザが保有するユーザ用端末機３は、
上記したように、検索用サーバ２１と通信回線を介して
結ばれ、検索用サーバ２１に対して、必要な情報の検索
メッセージを送信し、検索の結果得られた情報を受信す
る機能を有するものである。また、検索用サーバ２１が
暗号化手段を有し、情報が暗号化された状態で送信され
てくる場合もあるため、その場合には、暗号化された情
報を復号化できる復号化手段を有する必要がある。な
お、復号化手段としては、検索用サーバ２１に搭載した
暗号化プログラムや暗号装置と同様のものを用いる必要
がある。なお、ユーザ用端末機３は、上記したように、
場合によってはデータエントリ手段として機能させるこ
とも可能である。

【００２１】ここで、図１上符号４は、書類等の保管倉
庫を示す。この保管倉庫４は、ユーザからの要求に応じ
て、データエントリセンタ１又はユーザ用端末機３やユ
ーザの保有するコンピュータで、所定の情報を入力した
後に、書類等を保管しておくもので、非常時のバックア
ップ用等として利用される。保管倉庫４は、このような
機能を果たす必要があるため、災害等を考慮し、ユーザ
のオフィス等から離れた場所に設置される。

【００２２】本実施例の情報保管・検索システムは次の
ように作用する。ユーザが、データエントリ手段１に対
して、情報、例えば、一年分の搭乗者リストのエントリ
を依頼する。データエントリ手段１では、高速データ入
力手段１１によりこのリストを読み取りデジタル化し、
イメージ情報部分と文字情報部分とを検索用サーバ２１
に送信する。検索用サーバ２１では、読み込んだ文字情
報部分を学習し、学習ファイルを生成する。暗号化手段
を有している場合には、学習ファイルを生成した後、生
情報を暗号化する。暗号化した場合には、当然、生情報
は削除する。

【００２３】次に、該検索用サーバ２１から、学習ファ
イルと、暗号化した又は暗号化しない生情報用のファイ
ルとを、データ保管手段２のデータ管理用サーバ２２ａ
を経由して、記憶装置２２ｂに記憶する。データ管理用
サーバ２２ａでは、記憶装置２２ｂにおける格納場所を
管理する。

【００２４】所定のユーザが上記一年分の搭乗者リスト
のうち、所定日のリストを必要とする場合、ユーザ用端
末機３から検索用サーバ２１に対してその旨のメッセー
ジを送信する。検索用サーバ２１では、該当する日付け
のリストが含まれている上記一年分の搭乗者リストを、
データ保管手段２２に対して取り出してくるように指令
する。データ管理用サーバ２２ａは、この指令に従い、
記憶装置２２ｂから当該搭乗者リストのデータファイル
と学習ファイルとを読み出し、検索用サーバ２１に送
る。検索用サーバ２１では、学習ファイルの全文検索を
行い、所定日のリストをデータファイルから読み出す。
この際、情報が暗号化されている場合には、暗号状態の
まま読み出す。その結果を通信回線を通じて所定のユー
ザ用端末機３へ送信する。ユーザは、受信した情報が暗
号化されている場合には、復号化手段を用いて復号化す
る。これにより、ユーザが所定日のリストを入手するこ
とができる。

【００２５】また、暗号状態で読み出される場合、情報
を、そのままユーザに送信するのではなく、検索用サー
バ２１で復号化し、ユーザ用端末機３に復号化された状
態で表示させるようにしてもよい。

【００２６】この場合、検索結果として、文字情報部分
だけでなく、イメージ情報部分も合わせてユーザ用端末
機３に表示することができる検索用サーバ２１を用いれ
ば、ユーザが目的とする所定日のリストであるか否かを
確実に確認することができる。

【００２７】さらに、ユーザの要望により、データ管理
用サーバ２２ａでファイル検索を行った後、検索用サー
バ２１では検索せずに、ファイル単位でユーザ用端末機
３に転送し、所望の情報は、ユーザが自己の端末機３又
は他のコンピュータを用いて検索するような構成として
もよい。

【００２８】

【発明の効果】本発明の情報保管・検索システムによれ
ば、大量の情報を効率的に保管し、必要となった場合に
も迅速に検索しまたファイル転送することができる。ま
た、データエントリ手段を別途に設けることにより情報
を効率的にデジタル化することができる。さらに、検索
用サーバ、ユーザ用端末機に暗号化手段、復号化手段を
設けることにより、情報の機密性を確保した状態で保管
・検索することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】図１は、本発明の一実施例にかかる情報保管・
検索システムの構成図である。

【符号の説明】 １ データエントリセンタ １１ 高速データ入力手段 ２ データ保管・検索センタ ２１ 検索用サーバ ２２ データ保管手段 ２２ａ データ管理用サーバ ２２ｂ 記憶装置 ３ ユーザ用端末機

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数のユーザが保有する大量の情報をデ
   ジタル化するデータエントリ手段と、デジタル化された
   情報を検索用サーバを介して保管するデータ保管手段
   と、検索用サーバに通信回線を介して結ばれたユーザ用
   端末機と、を有して構成されることを特徴とする情報保
   管・検索システム。
2. 【請求項２】 前記データエントリ手段が、ユーザ用端
   末機とは別途に設けた高速データ入力手段からなる請求
   項１記載の情報保管・検索システム。
3. 【請求項３】 前記検索用サーバが、デジタル化された
   情報を予め学習してからデータ保管手段に送るデータ学
   習手段を有する請求項１又は２記載の情報保管・検索シ
   ステム。
4. 【請求項４】 前記検索用サーバが、デジタル化された
   情報のインデックスを作成して、データ保管手段に登録
   するインデックス作成手段を有する請求項１〜３いずれ
   か１に記載の情報保管・検索システム。
5. 【請求項５】 前記検索用サーバが、曖昧検索可能な機
   能を有する請求項３に記載の情報保管・検索システム。
6. 【請求項６】 前記検索用サーバが、読み込んだ情報を
   暗号化する暗号化手段を有する請求項３〜５いずれか１
   に記載の情報保管・検索システム。
7. 【請求項７】 前記ユーザ用端末機が、検索用サーバを
   介してデータ保管手段から送信される暗号化された情報
   を復号化する復号化手段を有してなる請求項６記載の情
   報保管・検索システム。