JPH05242156A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 電子ファイリングシステムにおいて、文書の
検索者が登録者と異なっていても登録された文書をすぐ
に検索できるようにする。 【構成】 登録ワークステーションの制御部１２はジャ
ーナルファイルから文書名、ページ数、登録日、登録階
層、検索キーワードを抜き出して登録ニュースを作成す
る。ここで、検索ステーション２の検索者が登録ニュー
スを見たいとキーボード１９から制御部１７に指示する
と、登録ステーション１で作成された登録ニュースがロ
ーカルエリアネットワーク３を介して検索ステーション
２に送信され、表示部１８に表示される。したがって、
検索者は登録された文書の情報が容易に解る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子ファイリング装置
からなる複数のワークステーションと、これらワークス
テーションを結ぶローカルエリアネットワークから構成
される電子ファイリングシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、電子ファイリングシステムでは光
ディスク媒体に文書を登録しても、登録してあること
と、検索する人になかなか伝達することができず、その
ことが足かせとなって、情報がかなり登録されてからで
ないと、電子ファイリングシステムが使用されなかっ
た。

【０００３】このことは、電子ファイリング装置に文書
を登録する人と、検索する人が異なるためであり、その
間に適切な情報の伝達手段が無いことに起因する。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】電子ファイリングシス
テムに登録された文書の情報は、通常検索されないと文
書が登録されているかどうか解らない。電子ファイリン
グシステムが大規模化すればするほど、登録者と検索者
が異なることになり、日々登録された文書が、すぐに検
索される確率が減少する。

【０００５】本発明の目的は、文書の登録者と検索者と
が異なっていても、検索者が登録された文書をすぐに検
索できる電子ファイリングシステムを提供することであ
る。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明の電子ファイリングシステムは、登録ワーク
ステーションの光ディスクに登録されている文書から、
該文書の登録情報を取り出して登録ニュースを作成し、
前記ローカルエリアネットワークを介して検索ワークス
テーションに送出する登録ニュース作成・送出手段を、
登録ワークステーションから送出されてきた登録ニュー
スを検索用ワークステーションの表示部に表示する登録
ニュース表示手段とを有する。

【０００７】

【作用】本発明は、日々登録された文書の情報を、検索
者に解るように、登録ニュースとして、検索ワークステ
ーションの表示部に表示し、登録者と検索者との間にコ
ミュニケーションを円滑にするものである。

【０００８】日々登録された文書情報は、データベース
の障害のための復旧用として、通常ジャーナル情報とし
て、電子ファイリングシステム内にすでに存在してお
り、そのジャーナルファイルから、文書の登録情報を取
り出し、登録ニュースを作成して、検索ワークステーシ
ョンから検索が発生したときに、登録ニュースを表示さ
せるか、否か検索者に判断を求め、登録ニュースを見た
いと指示されたときに、文書の登録ニュースを検索ステ
ーションに表示させる。

【０００９】このことにより、登録された文書の情報が
検索者に伝わり、登録者と検索者とが異なっていても、
登録されたらすぐに検索できるようになる。

【００１０】

【実施例】次に、本発明の実施例について図面を参照し
て説明する。

【００１１】図１は本発明の一実施例の電子ファイリン
グシステムの構成図、図２はジャーナルファイルの構成
の一例を示す図、図３は登録文書の構成の一例を示す図
である。

【００１２】本実施例の電子ファイリングシステムは、
電子ファイリング装置であるワークステーション１，２
と、これらワークステーション１と２を結ぶローカルエ
リアネットワーク３で構成されている。

【００１３】ワークステーションは登録ワークステーシ
ョンで、光ディスク制御装置１１とキーボード１４と表
示部１３と登録用スキャナ１５と登録用制御部１２とか
ら構成されている。登録用制御部１６内には磁気ディス
ク１６がある。一方、ワークステーション２は検索ワー
クステーションで、表示部１８とキーボード１９とプリ
ンタ２０と制御部１７とから構成されている。

【００１４】通常、登録ワークステーション１から登録
された文書情報は、登録ワークステーション１にある磁
気ディスク１６内のデータベースに登録され、イメージ
情報は光ディスクに登録される。このとき、光ディスク
に登録された文書は、後で検索し易いように、文書名、
ページ数、登録キーワードが付けられる。日々登録され
る文書の検索データはデータベースの復旧のため、ジャ
ーナルファイルに履歴として残される。

【００１５】ジャーナルファイルの例を図２に示す。内
容は、日々に登録件数の数を示す番号２１、文書名２
２、ページ数２３、登録日２４、登録された場所を示す
登録階層２５、パスワード２６、キーワード２７から構
成されている。

【００１６】登録ワークステーション１の制御部１２は
ジャーナルファイルから文書名２２、ページ数２３、登
録日２４、登録階層２５、検索キーワード２７を抜き出
して図３に示すように登録ニュースを作成する。ここ
で、検索ステーション２の検索者が登録ニュースを見た
いとキーボード１８から制御部１７に指示すると、登録
ステーション１で作成された登録ニュースがローカルエ
リアネットワーク３を介して検索ステーション２に送信
され、表示部１８に表示される。したがって、検索者は
登録された文書の情報が容易に解る。

【００１７】なお、制御部１２は登録ニュース作成・送
出手段を構成し、制御部１７は登録ニュース表示手段を
構成している。

【００１８】このように、本電子ファイリングシステム
では、検索者と登録者が異なっていても、日々登録され
た文書情報の登録ニュースが検索用ステーション２に通
知されるために、登録したら即検索できるようになり、
電子ファイリングシステムの利用効率が向上する。

【００１９】

【発明の効果】以上説明したように本発明は、登録ステ
ーションに登録された文書情報を検索ワークステーショ
ンの検索者に登録ニュースとして伝達し、表示すること
により、光ディスクに登録する登録者と、光ディスクの
検索者とが異なっていても、登録されたその日からすぐ
に検索でき、電子ファイリングシステムの利用効率が向
上するという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の電子ファイリングシステム
の構成図である。

【図２】ジャーナルファイルの構成例を示す図である。

【図３】登録文書の情報を示す図である。

【符号の説明】

１ ワークステーション（登録用） ２ ワークステーション（検索用） ３ ローカルエリアネットワーク １１ 光ディスク制御装置 １２ 登録ワークステーション１の制御部 １３ 登録ワークステーション１の表示部 １４ キーボード １５ 登録用スキャナ １６ 磁気ディスク １７ 検索ワークステーション２の制御部 １８ 検索ワークステーション２の表示部 １９ キーボード ２０ プリンタ ２１ 文書のジャーナルに登録された番号を示すエリア ２２ 文書名 ２３ 文書のページ数 ２４ 文書の登録日 ２５ 文書の登録階層 ２６ 文書のパスワード ２７ 文書の検索用キーワード

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子ファイリング装置からなる複数のワ
   ークステーションと、これらワークステーションを結ぶ
   ローカルエリアネットワークから構成される電子ファイ
   リングシステムにおいて、 登録ワークステーションの光ディスクに登録されている
   文書から、該文書の登録情報を取り出して登録ニュース
   を作成し、前記ローカルエリアネットワークを介して検
   索ワークステーションに送出する登録ニュース作成・送
   出手段と、 登録ワークステーションから送出されてきた登録ニュー
   スを検索ワークステーションの表示部に表示する登録ニ
   ュース表示手段とを有することを特徴とする電子ファイ
   リングシステム。